FDV-MANUAL. Revisjonshistorikk. Revisjon Dato Kommentar Ansv Første utkast LKA

Transkript

1 FDV-MANUAL Revisjonshistorikk Revisjon Dato Kommentar Ansv Første utkast LKA Dokumentet er utarbeidet av Universitetet i Oslo i perioden november 2013 april 2014>. Lise Katrine Amlie OptioFM

2 Innhold 1 Innledning Bakgrunn Hensikt Gyldighet Gjennomføring, organisering og fremdrift Generelt FDV-ansvarlig Dokumentplan Fremdrift Opplæring Krav til struktur, innhold og omfang FDV data for bruk i UiO sitt FDV-system (Xpand) Dokumenter Tegninger Revidering av eksisterende dokumentasjon Vedlegg... 8

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Leverandøren skal som en del av sin kontraktuelle ytelse levere en FDV-dokumentasjon som setter UiO i stand til å drive god forvaltning, godt vedlikehold, samt ressurseffektiv, trygg og stabil drift av universitetet. 1.2 Hensikt Hensikten med dokumentet er å: stille krav til hvordan tekniske anlegg, utstyr og bygningsmessige installasjoner skal dokumenters, og hvordan eksisterende dokumentasjon skal vedlikeholdes beskrive krav som stilles til planlegging, organisering, gjennomføring og overlevering av arbeidet med FDV-dokumentasjon 2 Gyldighet Dette dokumentet gjelder generelt for alle typer leveranser av tekniske systemer, utstyr, komponenter, bygningsmessige og utendørs konstruksjoner. 3 Gjennomføring, organisering og fremdrift 3.1 Generelt Normalt vil det bli avholdt et formelt oppstartsmøte for kontrakten hvor viktige forhold i forbindelse med gjennomføring av arbeidet med FDV-dokumentasjonen vil bli gjennomgått. I dette møtet vil det bli gitt en orientering om rutiner og krav som gjelder mht dokumentasjon, samt utlevert elektroniske maler som skal benyttes i forbindelse med utarbeidelse av dokumentasjonen, se kap. 6 i dette dokumentet. Leverandøren skal i tillegg til å levere FDV-dokumentasjon, delta på FDV-møter med UiO eller annen tredje part som leverandøren har grensesnitt til. 3.2 FDV-ansvarlig Leverandøren skal oppnevne en FDV-ansvarlig for kontrakten og dokumentere at denne personen har nødvendig kompetanse. 3.3 Dokumentplan Leverandøren skal fremlegge en dokumentplan som viser en detaljert oversikt over alle FDVdokumenter som skal utarbeides. Dokumentplanen skal brukes i fremdriftsrapporteringen. UiO utleverer mal til dokumentplan, se vedlegg 1, som er i form av en kryssliste. Denne skal holdes løpende oppdatert for å fange opp evt. nye dokumenter som skal inngå i FDV-dokumentasjonen. Første utgave av dokumentplanen skal foreligge senest en måned etter kontraktsinngåelse med mindre annet er avtalt. Side 3 av 8

4 3.4 Fremdrift Planlegging og utarbeidelse av FDV-dokumentasjon er å anse som en del av kontraktsarbeidene på linje med resten av leveransen. Leverandøren skal innarbeide aktiviteter vedr. FDV-dokumentasjon i sin fremdriftsplan, og sørge for at aktivitetene starter tidlig i kontraktsarbeidet og følger et forløp med gjennomføring av trinnvise godkjenningsprosesser hos UiO som leder frem mot godkjent FDVdokumentasjon i henhold til milepælene nedenfor. Leverandørens fremdriftsplan skal vise følgende milepæler: Fremleggelse av dokumentplan fire uker etter oppstart av kontraktarbeidene evt etter nærmere avtale med UiO Overlevering av Foreløpig FDV-dokumentasjon fire uker før ferdigstillelse av arbeidene og senest en uke før opplæring av kontraktarbeidene. Med foreløpig FDV-dokumentasjon menes en sammenstilt dokumentasjon med en ferdigstillelsesgrad som gir tilstrekkelig informasjon for drift og vedlikehold av anlegg som idriftsettes Overlevering av Godkjent FDV-dokumentasjon samtidig med overlevering av kontraktarbeidene Sluttoppgjør godkjennes ikke før FDV-dokumentasjonen er komplett og godkjent av UiO. 3.5 Opplæring Leverandøren skal som en del av sin kontraktuelle ytelse levere opplæringsplaner med påfølgende opplæring av brukere og driftspersonell. Opplæringen skal gis på en slik måte at driftsorganisasjonen blir i stand til å forvalte, drifte og vedlikeholde anleggene på en hensiktsmessig og teknisk riktig måte. Opplæring er å anse som en del av kontraktsarbeidene på lik linje med resten av leveransen. Hvis ikke annet er avtalt i prosjektet skal Leverandøren levere opplæringsplan åtte uker før prøvedrift/ferdigstillelse. Opplæringsplanen skal minimum inneholde: Hvilke systemer/bygningsdeler opplæringen gjelder for Målgruppe og kvalifikasjonskrav Mål for opplæringen Metoder for opplæringen samt opplæringsmateriell Tidsfobruk og sted for opplæringen For selve gjennomføringen av opplæringen gjelder følgende krav: Opplæringen skal utføres ved UiO og innenfor brukers arbeidstid Opplæringen og alt kursmateriell skal være på norsk hvis ikke annet er avtalt Det skal settes opp en opplæringsplan for alle anlegg som følger leveransen. For å få en mest mulig helhetlig anleggsforståelse skal Leverandøren samordne sin opplæring med andre leverandører med sammenfallende grensesnitt. Etter gjennomført opplæring skal kvittert opplæringsplan leveres UiO. 4 Krav til struktur, innhold og omfang FDV-dokumentasjonen skal bestå av 3 hoveddeler:

5 1. FDV data for bruk i UiO sitt FDV-system (Xpand) 2. Tekstdokumentasjon 3. «Som bygget»-tegninger Leverandøren skal levere en komplett, sammenstilt og enhetlig FDV-dokumentasjon, inkludert FDVdokumentasjon fra eventuelle underleverandører. Alle bygningsdeler, systemer og komponenter som leveres skal merkes både fysisk og i dokumentasjonen iht. UiOs krav til merking. Se vedlegg 2 TFM og merking av tekniske anlegg, for detaljer. 4.1 FDV data for bruk i UiO sitt FDV-system (Xpand) Generelt Leverandøren skal innhente all system- og bygningsdelsnformasjon som er nødvendig for FDV-formål. Informasjonen skal samles i en system- og komponentliste som muliggjør overføring av informasjon til UiO sitt FDV-system (Xpand). Se vedlegg 3 «Importmal for bygningsdeler og systemer til Xpand». I noen prosjekter vil UiO etablere et elektronisk databasebasert verktøy for innsamling av FDV-data, TIDA eller tilsvarende. Dersom dette benyttes vil innsamlingsverktøyet bli gjort tilgjengelig for leverandøren som skal registrere informasjonen inn i databasen. System- og bygningdelsinformasjon omfatter Firmaregister Tekniske data Vedlikeholdsrutiner Firmaregister Firmaregister omfatter et leverandør- og produsentregister for samtlige som har vært involvert i byggearbeidene. Registeret skal innehold firmanavn, adresse og kontaktinformasjon og annen relevant firmainformasjon. For hvert enkelt objekt skal det angis leverandør og produsent som hentes fra firmaregisteret. Med leverandør menes den det er aktuelt å henvende seg til for å gjenskaffe utstyret. Med produsent menes den som fabrikerer/sammentstiller et utstyr. For sammensatte komponenter, eks vifte og motor, angis delprodusentene som produserer en reservedel. Tekniske data Tekniske data skal være tilstrekkelig for: Gjenskaffelse av tilsvarende utstyr, og/eller reservedeler Nødvendig drift- og vedlikeholdsforståelse Tekniske data som skal registreres er mengde, beskrivelse, produktbetegnelse/-type og EL.nr/NRF.nr. Detaljerte tekniske data som f.eks. ytelse, dimensjoner, klassifiseringer o.l. må fremkomme i tilhørende dokumenter.

6 Vedlikeholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner som forventes av drift- og vedlikeholdsorganisasjonen og som er nødvendige for å ivareta kvaliteten og levetiden på anleggene skal registreres. Navn på rutinen, hvilke systemer/bygningsdeler rutinen gjelder for, intervall og beskrivelse av rutinen må fylles ut av Leverandøren. 4.2 Dokumenter Generelt Dokumenter vil kunne være samling av både prosjektspesifikke tekniske dokumenter og standarddokumenter fra produsenter og leverandører. Omfanget av tekstdokumentasjonen skal begrenses til den dokumentasjon som er relevant for forvaltning, drift og vedlikehold av systemene/bygningsdelene. Detaljert omfang og innhold skal avklares i samarbeid med UiO. I FDV materialet skal det kun medtas brosjyreblader på relevant, levert utstyr. Dersom et brosjyreblad eller en side omfatter flere komponenter skal det aktuelle utstyr markeres. Tekstdokumenter skal utarbeides iht. krav beskrevet i påfølgende kapitler og skal inndeles i hensiktsmessige dokumentstørrelser mht antall sider og filstørrelser. I de prosjektene hvor UiO har etablert et elektronisk databasebasert verktøy for innsamling av FDVdata skal tekstdokumentene lagres i databasen og kobles opp mot de tilhørende bygningsdelene/systemene som er registrert i databasen. Dokumenter som generelt kreves levert er: Beregninger (statiske, lyd) FDV-instrukser (ref. punkt 4.2.3), evt. produktspesifikke FDV-instrukser (ref. pkt ) Avstengingsplaner/nødinstruks Funksjonsbeskrivelser (ref. punkt 4.2.5) Mengdeoversikter Produktdatablader Protokoller og rapporter (innregulering, igangkjøring/ funksjonstesting, trykk- og tetthetsprøving, støymåling, termografering, risikovurdering) Godkjennelser og sertifikater (CE-merking, FG-godkjent, ISO-sertifisert, samsvarserklæringer og alle nødvendige godkjennelser og eventuelle dispensasjoner) System- og flytskjema med angivelse av tilhørende reguleringsfunksjoner Tegninger produsert av leverandør Spesifikke krav til dokumenter pr fagdisiplin kommer frem av dokumentplan, se vedlegg Format og språk Alle tekstdokumenter skal leveres både i papir- og elektronisk format. Ved godkjenningsrunder i henhold til avtalte milepæler skal følgende sett oversendes: 1. Foreløpig FDV-dokumentasjon 1 sett permer med papirkopier 1 sett elektronisk lagrede dokumenter

7 2. Godkjent FDV-dokumentasjon 1 sett permer med papirkopier 1 sett elektronisk lagrede dokumenter All dokumentasjon på elektronisk format skal minimum være lagret som søkbar Acrobat Adobe (.pdf). I tillegg kan det være aktuelt å levere deler av dokumentasjonen på originalformat, f.eks. der Leverandøren utarbeider tekstdokumentasjon spesifikt for sin leveranse, selv eller via underleverandør. All dokumentasjon skal være på norsk. Dersom dokumentasjon ønskes levert på annet språk må dette i forkant godkjennes av UiO FDV-instrukser Leverandøren skal utarbeide FDV-instrukser som på en oversiktlig og lett forståelig måte gir tilstrekkelig informasjon til at drift- og vedlikeholdspersonell kan betjene og vedlikeholde anlegg, utstyr og installasjoner på en sikker, økonomisk og funksjonsmessig riktig måte i alle faser fra leveranser eller driftsansvar overtas. Brukerinstruksene skal vise hvordan de tekniske anleggene skal betjenes både sentralt og i de enkelte rom. FDV-instrukser skal utarbeides med struktur og innhold i henhold til NS5820 Tillegg A Oppbygging av brukerhåndbok. Dette gir følgende hoveddisposisjon til FDV-instrukser: 1. Innledning 2. Hoveddata 3. Teknisk beskrivelse 4. Klargjøring 5. Driftsinstruks (inkl. beskrivelse av styrefunksjoner) 6. Vedlikeholdsinstruks (inkl. anbefalte service- og vedlikeholdsintervaller) Det skal beskrives dersom det finnes risikoforhold som krever spesifikke tiltak i drift/rehab/riving Produktspesifikke FDV-instrukser Der hvor det finnes standard produktspesifikke FDV-instrukser utarbeidet av produsent/leverandør av utstyret kan disse benyttes direkte. Dette forutsetter imidlertid at UiO aksepterer innhold og utforming av denne dokumentasjonen Funksjonsbeskrivelser Det skal utarbeides funksjonsbeskrivelser som inneholder en overordnet beskrivelse av bygningsdelen eller systemets funksjon og oppbygging. Beskrivelsene skal utarbeides som egne tekstdokumenter med eventuelle henvisninger til flytskjema etc. og skal som minimum inneholde: Beskrivelse av bygningsdelen/systemets oppbygging og tilknytning til andre systemer Beskrivelse av systemets funksjon i driftsfasen med angivelse av hvilke områder det betjener

8 Beregningsforutsetninger, materialkvaliteter etc. Kapasitetsutnyttelse og eventuell reservekapasitet Mulige på- og utbyggingsmuligheter for bygningsdelen/i systemet 4.3 Tegninger Det skal utarbeides digitale tegninger ved bruk av DAK, enten ved at det i eksisterende bygg og anlegg tas utgangspunkt i foreliggende DAK-underlag eller ved at det utarbeides nye modeller for nye bygg og anlegg. For begges situasjoner skal UiOs krav til DAK følges (se UiO DAK-manual), og det skal på forhånd avklares om det skal tas utgangspunkt i eksisterende DAK-underlag eller utarbeides nytt underlag. 5 Revidering av eksisterende dokumentasjon Dersom leveransen griper inn i andre eksisterende anlegg kan det være aktuelt å revidere deler av eksisterende FDV-dokumentasjon. En slik revisjon anses da å være en del av denne leveransens FDVdokumentasjon og leverandøren er ansvarlig for å utarbeide denne. Underlag leveres til leverandøren av UiO. 6 Vedlegg Filnavn Dokumentplan FDV-dokumenter.xls TFM og merking av tekniske anlegg.pdf Importxpand.xls HVA Vedlegg 1 Kryssliste for FDV-dokumenter Vedlegg 2 - Merkesystem UiO Vedlegg 3 - Importmal for bygningsdeler og systemer til Xpand