MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Sak. 24/07 Godkjenning av møteprotokoll /07 Statusrapport fra driftsorganisasjonen

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 07/ Møtested: St Olav Eiendom, Elgeseter gt 10, 3.etg. Møtedato: , kl Sak SAKSLISTE 24/07 Godkjenning av møteprotokoll /07 Statusrapport fra driftsorganisasjonen 26/07 Omdisponering Labsenteret - HMS-pålegg 27/07 Overtakelse TEXI 14/07 Makebytte før innflytting 28/07 Fremtidig utvikling av bygningsmasse utover byggefase 1 og 2 29/07 Øya Helsehus - tilknytning til felles infrastruktur 30/07 Venteareal for pasienter i Nevrosenterets kantine 31/07 Eventuelt - 1 -

2 Sak 24/07 Sak 24/07 Godkjenning av møteprotokoll Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: 012 Innstilling Protokoll fra møte godkjennes. Side 2 av 18

3 Sak 24/07 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: - Protokoll fra møte Side 3 av 18

4 Sak 25/07 Sak 25/07 Statusrapport fra driftsorganisasjonen Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: Orientering v/ Otto Koch, St. Olavs Driftsservice. Innstilling Saken tas til orientering. Side 4 av 18

5 Side 5 av 18 Sak 25/07

6 Sak 26/07 Sak 26/07 Omdisponering Labsenteret - HMS-pålegg Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: Innstilling Gjensidig leie godkjennes som foreslått. Side 6 av 18

7 Sak 26/07 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Saksfremlegg (utarbeidet av klinikksjef Trond Jacobsen, Laboratoriemedisinsk Klinikk) BAKGRUNN Avdeling for medisinsk biokjemi har et uløst HMS-pålegg ift. støy, som vil løses ved en ombygging og omdisponering av rom i lab-senteret. DRØFTING Ombyggingen og omdisponeringen forårsakes av et HMS-pålegg knyttet til støy i spesielt maskintett arbeidsrom. I den anledning er det nødvendig for AMB å kunne flytte enkelte av sine maskiner til et areal som pt. disponeres av MTA. AMB, MTA, ATA og NTNU er enige om løsningen. NTNU godtar løsningen under forutsetning av at MTA og ATA fortsatt kan yte service til både NTNU og St. Olavs Hospital, noe begge avdelinger bekrefter. Det forutsettes at kostnadene i forbindelse med omdisponeringene dekkes av HMS-midler i investeringsbudsjettet. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Omdisponeringen får følgende konsekvenser for areal- og kostnadsbildet: Rom Fra Til Økt kostnad for endring NTNU 67% / STOH STOH 100% STOH: kr ,12 33% NTNU 65% / STOH NTNU 67% / STOH NTNU: kr % 33% STOH 100% NTNU 65% / STOH 35% NTNU: kr ,80 Side 7 av 18

8 Sak 27/07 Sak 27/07 Overtakelse TEXI Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: 039 Innstilling Forslag til overtakelsesprotokoll godkjennes. Styrets leder gis fullmakt til å signere overtakelsesprotokollen på sameiets vegne. Side 8 av 18

9 Sak 27/07 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Overtakelsesprotokoll BAKGRUNN Texi er sykehusets nye system for håndtering av personaltøy. Systemet skal automatisk loggføre: Hvor hvert enkelt personalplagg er til enhver tid (I bruk, til rens eller i tøyskap). Antallet plagg hver enkelt bruker er i besittelse av. Systemet består av tøyskap og returautomater, begge med automatisk loggføring av plagg. DRØFTING Systemet har vært i bruk siden september I denne perioden har det oppstått flere problemer med systemet, og dette gjelder da spesielt for returautomatene. Overtakelsesprotokollens utforming er utarbeidet med bakgrunn i disse problemene. Dette som en sikkerhet for eier om at de blir forsvarlig løst og at man ikke overtar et system som ikke tilfredsstiller opprinnelig tiltenkt funksjon. KONSEKVENSER Returautomatene blir ikke overtatt, da de ikke tilfredsstiller funksjonen. Disse blir tatt ut av drift og erstattes med normale beholdere uten loggføring inntil videre. Loggføringen vil da skje på renseriet, noe som ansees som tilfredsstillende inntil et fungerende system er på plass. Dette vurderes installert etter en fungerende leveranse av den samme funksjonen er levert til byggefase 2. Side 9 av 18

10 Sak 14/07 Sak 14/07 Makebytte før innflytting Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: Innstilling Makeskiftet godkjennes som foreslått. Side 10 av 18

11 Sak 14/07 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Makebytter Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN I forbindelse med innflytting i nye sentra ble det gjort tilpasninger i form av bytte av areal som avviker fra Helsebyggs arealgrunnlag. Endringene er gjort i samråd med senterkoordinatorer og er en omforent løsning mellom NTNU og STOH. DRØFTING Byttene er gjennomført før innflytting, men ikke formelt godkjent. Alle makebytter er registrert i en egen oversikt og gjennomgått med eiendomsavdelingen ved NTNU og fordeler seg slik at de gir ubetydelig avvik i eierbrøk. Både NTNU v/ eiendomssjef og STOH vil legge disse makebyttene til grunn uten at eierbrøken endres. Byttene er registrert i arealdatabasen og inngår i startgrunnlaget. Gjensidige leieavtaler utarbeides for påfølgende endringer i henhold til styrets tidligere vedtak 057/2005. Vedlagte oversikt viser endringer som er gjennomført før innflytting. Oversikten er utarbeidet i samarbeid med DMF v/irene Sumstad. KONKLUSJON Sameiestyret godkjenner makeskiftet som foreslått. NTNU Eiendom, St. Olavs Driftsservice og Husråd informeres om vedtaket. Side 11 av 18

12 Sak 28/07 Sak 28/07 Fremtidig utvikling av bygningsmasse utover byggefase 1 og 2 Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: Innstilling Saken fremlegges til drøfting, uten innstilling. Side 12 av 18

13 Sak 28/07 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Kostnadsberegning av arealer i kunnskapssenteret (Helsebygg Midt-Norge) BAKGRUNN I forbindelse med utbygging av kunnskapssenteret ønsker NTNU (Campusprosjektet) og SINTEF Helse en vurdering av kostnadene for en mulig utvidelse av senteret. Det er mange mulige beregningsmodeller for en slik utvidelse. Sameiestyret må i denne sammenheng avgjøre hva som skal være føringer i dette prosjektet og fremtidige prosjekter. DRØFTING Utvidelsen man vurderer baserer seg i hovedsak på kontorlokaler. Slike lokaler vil naturlig nok være rimeligere å bygge enn f.eks klinikkarealer. Helsebygg Midt-Norge har utarbeidet et underlag til saken (Se vedlegg). Her synliggjøres 5 alternativer, der prosjektkostnadene per kvadratmeter spenner fra NOK ,- til NOK ,- (Alle priser i saksframlegget er inkl. mva). Saksansvarlig foreslår en modell til NOK ,-/kvm. Denne modellen tar utgangspunkt i budsjettet for kunnskapssenteret, men holder utenfor kostnader til bruer, takterasser, heis og storkjøkken. Vår vurdering: Kostnader: De som blir leietakere/brukere av en evt. utvidelse vil sannsynligvis benytte seg av infrastukturfunksjoner som avfallsanlegg, bruer, heiser og utomhusarealer. Det vil da være naturlig å legge seg på et kostnadsnivå som gjenspeiler hva man kommer til å benytte ift. fellesfunksjoner. Det vil også være naturlig å benytte seg av prosjektkostnader for den type areal man skal oppføre. Hadde denne utvidelsen vært en del av prosjektet i utgangspunktet, ville den økonomiske belastningen ligge nærmest denne modellen. Dette prosjektet kommer til å gjennomføres innenfor byggefase II, og det er også da naturlig at det følger de samme kostnadsprinsippene. Utviklingspotensiale: Utviklingspotensiale utgjør betydelige summer ift. Mulighetene for fremtidig utvidelse av kjernevirksomheten og tilhørende funksjoner innenfor området. Det utviklingspotensiale som ligger i kunnskapssenteret kan fordeles på St. Olavs Hospital og NTNU ift. en utviklingsbrøk, på tilsvarende måte som eierbrøken. En utvidelse utover eget potensiale bør godtgjøres den annen part. Dette er forhold som bør vurderes. Det bør også vurderes å etablere et nullpunkt etter ferdig utbygging der man avtaler at infrastruktur allerede er dekket ift. tidligere utbygging, samt den totale eierbrøk og brøk for utviklingspotensialet. Hvis man da antar at begge parter utnytter dette potensialet fullt ut vil det ikke være nødvendig å ta hensyn til tidligere kostnader inn i nye prosjekter. Dette vil da være andelsvis riktig dekket av begge parter. Side 13 av 18

14 Sak 29/07 Sak 29/07 Øya Helsehus - tilknytning til felles infrastruktur Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: Innstilling Fremlagte forslag til avtale om tilknytning til felles infrastruktur godkjennes, med forbehold om at kommunen godkjenner avtalen. Side 14 av 18

15 Sak 29/07 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Forslag til avtaleutkast med bilag 1 og 2 Bilag 3: Driftsinstruks BAKGRUNN I forbindelse med bygging av Øya sykehjem i regi av Trondheim kommune, ønsker kommunen å tilknytte seg sykehusets infrastruktur. Dette gjelder avfallssuganlegget og gangbrusystemet. Tilknytning til avfallssugeanlegget ble behandlet og godkjent av sameiestyret i sak 04/07. DRØFTING For å tilknytte seg avfallsanlegget må Trondheim kommunen betale en tilknytningsrefusjon til St. Olavs Hospital. Denne refusjonen skal dekke en prosentvis andel av de samlede prosjektkostnadene for avfallsanlegget for byggefase I & II. Den prosentvise andelen beregnes ut fra den relative andel brutto gulvareal mellom Øya sykehjem og St. Olavs Hospital (Byggefase I & II). Refusjonskostnadene er beregnet til: Kr inkl. mva. Dette er formalisert i avtalen med Trondheim kommune jf. sak 04/07 i sameiestyret. I tillegg må Trondheim kommune betale årlige FDVU-kostnader for Øya sykehjem sin prosentvise andel av anlegget. For etablering av gangbru mellom Øya sykehjem og pasienthotellet, vil St. Olavs Hospital dekke halvparten av prosjektkostnadene for denne, jf. Sak 06/07 i styringsgruppen for felles utviklingsenhet (FUE). Dette for senere å kunne tilknytte egne nærliggende bygninger til Øya sykehjem og gangbrusystemet. Prosjektkostnaden for gangbru er beregnet til kr ,- inkl. mva. St. Olavs Hospital sin andel vil da være: kr ,- inkl. mva. KONKLUSJON St. Olavs hospital refunderer Trondheim kommune for 50% av prosjektkostnadene med gangbru, kr ,- inkl. mva. Trondheim kommune refunderer sin andelsvise dekning av felleskostnader for avfallssuganlegg, kr ,- inkl. mva. Det etableres en ny avtale for tilknytning til infrastruktur der oppgjøret behandles samlet for de to delene av infrastrukturen. Trondheim kommune skal da overføre til St. Olavs hospital: kr ,- inkl. mva -kr ,- inkl. mva =kr ,- inkl. mva. Side 15 av 18

16 Sak 30/07 Sak 30/07 Venteareal for pasienter i Nevrosenterets kantine Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 07/ Arkiv: Innstilling Sameiestyret godkjenner gjensidig leie som foreslått. Side 16 av 18

17 Sak 30/07 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Søknad til sameiestyret BAKGRUNN På vegne av kjørekontoret, klinikk for anestesi- og akuttmedisin, søker prosjektleder Nina Hassel om å få benytte en liten del av kantinen i Nevrosenteret til venteareal for pasienter. DRØFTING I dag er det ingen samordnet løsning for personer som venter på transport ved St. Olavs Hospital. Dette medfører at personer som venter på transport ferdes noe tilfeldig rundt på sykehusområdet. Dette skaper problemer i forbindelse med henting da sjåførene ikke har ett fast punkt de kan hente pasientene ved. Det er også problematisk for pasientene, da de selv må finne et sted å oppholde seg under venting. For å løse denne situasjonen har nå kjørekontoret, klinikk for akuttmedisin, foreslått at pasienter får et fast venteareale i kantinen i Nevrosenteret. Arealet er på 22,6 m 2 og ligger nærmest bakutgangen i nevrosenteret (Se skisse). Saken er drøftet og godkjent av enhetsledere for Mat og Cafe (Gunnar Kvamme), Transport og sikkerhet (Nils Nesjan) og brukerrepresentant (Aud Torhild Andersen). Husrådet i Nevrosenteret har sagt seg enige i behovet, men har sagt nei til løsningen. Dette begrunnes i allerede for dårlig kapasitet i kantinen og en forståelse av at dette skulle være venteareal for hele sykehuset, noe som ikke er tilfelle. Det forutsettes at søker kan dekke kostnadene for å leie dette arealet, noe søker bekrefter muntlig. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Kantinen får ved denne løsningen en noe redusert kapasitet (ca. 14 personer). Kapasiteten kan opprettholdes ved å endre bordplassering. Det blir noe gjennomgangstrafikk av pasienter gjennom bakutgangen. Løsningen som er foreslått ansees som god. Det er kort avstand fra hentepunkt til Taxiholdeplass. Kantinen yter service til pasientene og det er toaletter like i nærheten. Trafikken blir også noe mer fordelt på området. Rom Fra Til Økt kostnad for endring NTNU 23% / STOH 77% NTNU 21,34% / STOH 78,66% STOH: kr ,35 Side 17 av 18

18 Sak 30/07 Venteareal, 22.6 m 2 Taxi-henteområde Gangsone Side 18 av 18