MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 15/ Møtested: St. Olav Eiendom, Abels gate 5 Møtedato: , kl 12:30-15:00 SAKSLISTE Saksnr. Tittel 3/15 IKT statusrapport per /15 Økonomisk rapportering mars /15 Årsregnskap og sameiestyrets beretning /15 Statusrapport reklamasjonshåndtering per Orienteringer: - Møbelanskaffelse - Avslutning av byggeprosjektet - Status I3 lab - Status MR lab i Kvinnebarn-senteret

2 Sak 3/15 3/15 IKT statusrapport per Saksbehandler: Trond Grimstad Arkivsaksnr.: 14/4364 Arkiv: 03 Innstilling: Sameiestyret tar IKT statusrapport per til orientering. VEDLEGG - IKT statusrapport per

3 Arkivref. Dato Side 1 IKT-gruppen STATUSRAPPORT for perioden november 2014 mars 2015 Til: Sameiestyret Dato: Merknad: Fra: Kopi: Vedlegg: IKT-gruppen Renate Hansen Administrativt Det har i perioden blitt avholdt 4 møter og behandlet 21 saker. Økonomi Der er utbetalt bonus til Evry i perioden november 2014 til mars 2015 med kr ,- eks mva. Det har ikke vært feil av en slik art at det har utløst kompensasjon. Foreløpige regnskapstall for 2014 viser et forbruk på 74,2 mill som er 9,0 mill under opprinnelig budsjett Drift Det har vært tre feil på meldingstjeneren i januar og februar, men ikke av en slik art og varighet at det har utløst kompensasjon. Tilleggsbestillinger leveres stort sett i henhold til avtalte leveringsfrister Det har i hele perioden vært jobbet med å finne årsak til feil i pasientsignalanlegget ved Gastro og AHL (såkalte spøkelsessignal) som oppsto etter oppgradering av programvaren til systemet for å rette en tidligere feil (reklamasjonssak). Løsning er funnet og testet ut på Haukeland der det har vært et tilsvarende problem. Oppgradering til ny versjon av programvaren vil bli gjort for alle senter i mai og juni. IKT-gruppen statusrapport november mars 20155

4 Arkivref. Dato Side 2 Forvaltning Arbeidet med utskifting av kantsvitsjer og trådløse basestasjoner i byggene fra byggefase 1, er godt i gang. Det trådløse nettet bygges nå for å kunne ta i bruk det såkalte 5GHz-båndet som vil gi en langt større kapasitet for de ulike tjenestene. Dette medfører behov for en større tetthet av basestasjoner og dermed også behov for ny kabling til disse. Fordi nye basestasjoner krever bruk av ny kontrollerløsning, har det medført noen problemer når trådløse ip-telefoner beveger seg mellom områder på nytt og gammelt system. Dette problemet er nå løst. Tidpunkt for gjennomføring av arbeid i hvert bygg blir avtalt nøye med det enkelt fagmiljø (klinikk og institutt) etter hvert som de blir berørt. Gjennomføring av tiltak i henhold til Integrasjonsprosjektet er godt i gang o o o o o Løsning for tilgang til hverandres kalendere (St. Olav/DMF) er på plass og informasjon er lagt ut både på Kilden og Innsida. Hemit jobber også med å få åpnet for Hemits kalendere. Tilgang til epost (for ansatte i dobbelstilling) i egen outlookklient er på plass for NTNUepost på en St.Olavs pc. Gjenstår å utarbeide ROS-analyse og få på plass løsning for tilgang til St.Olav-epost på en NTNU pc. Dette forventes ferdig i løpet av april. Det vil bli gjennomført et oppdrag for utredning av tekniske og organisatoriske utfordringer i forhold til et felles epostsystem mellom St.Olav og NTNU. Newsfeed fra Kilden til Innsida er på plass i en første versjon. Det er ikke mulig å få åpnet vedlegg(dokumenter/bilder) eller lenker som peker til interne sider hos St.Olav. Det vil bli startet et arbeid for å tilgjengeliggjøre informasjon fra Innsida på NTNU til Kilden på St.Olav. I delprosjektet "IKT-støtte til forskning", har Hemit gjennomført et møte med Felles forskningsutvalg og presentert mulige tjenester inkl "sikker lagring". Det har også vært møte mellom Hemit og NTNU IT og med Reginonal forskningsbiobank (ad. lagring av sensitive data). Nytt sentralbordsystem er bestilt og det blir Trio-løsning levert av Telenor/Datametrix. Forventes at dette blir ferdigstilt og satt i drift innen utgangen av juni. IKT-gruppen statusrapport november mars 20155

5 Sak 4/15 4/15 Økonomisk rapportering mars 2015 Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 15/3396 Arkiv: 025 Innstilling: Sameiestyret tar økonomirapport per til orientering. VEDLEGG - Sameieregnskap per Kommentarer til regnskap

6 Sameieregnskap for bygg TOTAL detaljert regnskap spesifisert per eier Sameiet totalt Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

7 Sameieregnskap for bygg 130 detaljert regnskap spesifisert per eier Nevro Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

8 Sameieregnskap for bygg 230 detaljert regnskap spesifisert per eier Laboratorie Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

9 Sameieregnskap for bygg 240 detaljert regnskap spesifisert per eier Kvinne-Barn Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

10 Sameieregnskap for bygg 320 detaljert regnskap spesifisert per eier 1902-bygget Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

11 Sameieregnskap for bygg 330 detaljert regnskap spesifisert per eier Forsyningssenteret Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

12 Sameieregnskap for bygg 430 detaljert regnskap spesifisert per eier Gastro Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

13 Sameieregnskap for bygg 310 detaljert regnskap spesifisert per eier Bevegelse Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

14 Sameieregnskap for bygg 340 detaljert regnskap spesifisert per eier Akutt, Hjerte, Lunge Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

15 Sameieregnskap for bygg 420 detaljert regnskap spesifisert per eier Kunnskapssenteret Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

16 Sameieregnskap for bygg 999 detaljert regnskap spesifisert per eier Sameiet felles Status periode: Mars St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT TOTALT Alle beløp i 1000 NOK Hittil i år Hittil i år Hittil i år Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

17 Sameieregnskap pr Forklaringer til avvik: 1. Løpende drift. Løpende drift omfatter kjøp av tjenester fra St. Olavs driftsservice. Merforbruk hittil i år er 0,1 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 2. Energi Energileveransene omfatter strøm, fjernvarme og fjernkjøling. Forbruk av energi er lavere enn forutsatt pga mild vinter. I tillegg er det gunstige priser. Pga. mulig feil på strømmåler i Gastrosenteret er det gjort en avsetning i regnskapet på 2 mill. kr. Mindreforbruk hittil i år er 0,7 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 3. Vann og avløp/avfallshåndtering Mindreforbruk hittil i år er 0,1 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 4. Vedlikehold. Hovedtyngden av prosjektene er planlagt gjennomført i 2. halvår. Mindreforbruk hittil i år er 0,3 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 5. Forsikring. Forbruk hittil i år er på linje med budsjett. Prognose settes lik budsjett. 6. Administrasjon St. Olav Eiendoms kostnader (lønn, kjøp av konsulenttjenester, advokatbistand med mer) belastes netto uten påslag. Merforbruket skyldes mer kjøp av konsulenttjenester enn forutsatt. Merforbruk hittil i år er 0,1 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 7. IKT Mindreforbruk hittil i år er 0,4 mill. kr. Prognose settes lik budsjett.

18 Sak 5/15 5/15 Årsregnskap og sameiestyrets beretning 2014 Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 15/3564 Arkiv: 025 Innstilling: Sameiestyret vedtar det fremlagte årsregnskap og styrets beretning for VEDLEGG - Utkast til årsberetning med regnskap 2014.

19 ÅRSRAPPORT 2014 Jorunn Irene Hanstvedt «Sleepers». Bevegelsessenteret

20 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse 2 Nytt universitetssykehus 3 Historikk 3 Mål 4 Forvaltningsstrategi 4 Virksomhetens art og lokalisering 4 Styrets sammensetning 4 Sameieavtalen 4 Sameiestyrets aktivitet Ferdigattest 5 Kunnskapssenteret 5 Energimerking 5 IKT 5 Etablering av MR lab 5 AGV 9 ITV 9 Personsøkere 9 Vedlikehold 10 BIM 10 Ny helikopterlandingsplass 10 Forretningsførsel 12 Regnskapsprinsipp 12 Kostnadsføring 12 Arbeidsmiljø 12 Ytre miljø 12 Sameiets stilling og resultatet av virksomheten 12 Fremtidig utvikling 12 Resultatregnskap Regelverk for styret 14 Avslutning av byggeprosjektet 6 Parkeringsavtalen 6 Samordning HMS 6 Reklamasjonsoppfølging 6 Driftsrapport 7 Energi 7 Miljø 7 Uønskede hendelser 8 Tverrgående systemer 8 Rørpost 8 TEXI 8 Heis 9 Adgangskontroll 9 2

21 Nytt universitetssykehus Nytt universitetssykehus bygger på en modell der undervisnings- og forskningsfunksjonene innen de kliniske fagene integreres i de samme anleggene som bygges for de kliniske funksjonene. Byggefase 1 ble ferdigstilt i 2006 og omfatter Nevrosenteret, Laboratoriesenteret og Kvinnebarn-senteret. Byggefase 2.1 ble innledet i oktober 2005 og består av 1902-bygget, Forsyningssenteret, Gastrosenteret, Bevegelsessenteret, Akutten og Hjerte-Lunge-senteret. De fleste bygg ble ferdigstilt i Byggefase 2.2 bestod av Kunnskapssenteret som ble overlevert høsten Totalt areal i nytt universitetssykehus er rundt m 2. Historikk Det formelle grunnlag for samarbeidet mellom St. Olavs Hospital HF og NTNU om bygging av nytt universitetssykehus er St.prp. nr. 53 ( ) og Stortingets vedtak knyttet til denne. Ved St.prp. nr. 53 ( ) ble Helse Midt- Norge RHF gitt en samlet ansvarsposisjon som byggherre i forhold til planlegging og utbygging av nytt Universitetssykehus i Trondheim. Sameiet omfatter bygg og anlegg som partene har finansiert i fellesskap, herunder grunnarealer som er ervervet i forbindelse med utbyggingen av nytt universitetssykehus, og bygg og anlegg som er særskilt finansiert av partene. I prosjektet nytt universitetssykehus inngår også bygninger som var i sykehusets eie før utbyggingen, men der rehabiliteringsutgiftene inngår i kostnadsoverslaget for nytt universitetssykehus. Selve sykehusaktiviteten og undervisnings- og forskningsaktiviteten faller utenfor sameiets virkeområde. Staten ved NTNU og St. Olavs Hospital HF eier anleggene i et tingsrettslig sameie. Hilde Vemren «Die Antitheoretische Schutzmauer. Kunnskapssenteret 3

22 Mål Det overordnede mål for sameiet er å forvalte eiendommene slik at det skapes optimale vilkår for kjernevirksomheten ved universitetssykehuset i Trondheim, samt å legge til rette for at klinisk virksomhet, forskning og undervisning kan drives integrert. Forvaltningsstrategi Sameiets strategi er å forvalte bygg og anlegg som eies av partene i fellesskap. Strategien skal legge til rette for hensiktsmessig og kostnadseffektiv forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling («FDVU») av det nye universitetssykehuset. Målsettingen er at anleggene i byggenes økonomiske levetid skal være tjenlige for sine formål og at realkapitalens verdi opprettholdes. Sameiestyret har inngått avtale med St. Olav Eiendom om forvaltningen av eiendommene i Nytt Universitetssykehus. Avtalen omfatter bl.a. økonomisk forvaltning, regnskapsførsel, teknisk forvaltning, eiendomsutvikling, prosjektledelse og administrasjon. Forvalter honoreres etter medgått ressursbruk beregnet til selvkost. Virksomhetens art og lokalisering Sameiets virksomhet omfatter forvaltning av bygg og anlegg som inngår i det nye universitetssykehuset i Trondheim. Styrets sammensetning Nils Kvernmo, St. Olavs Hospital, styrets leder Stig Slørdahl, NTNU, styremedlem Frank Arntsen, NTNU, styremedlem Jan Morten Søraker, St. Olavs Hospital, styremedlem Observatører: Anne Berit Lund, St. Olavs Hospital Heidi Egseth, NTNU Sekretariatsfunksjonen og daglig administrasjon ivaretas av St. Olav Eiendom. Sameiestyret har ansvaret for å ivareta de felles interesser som er knyttet til driften av nytt universitetssykehus, og skal herunder gi råd til partene i spørsmål som ligger under deres eksklusive bruksrett. I tillegg skal sameiestyret ha et særlig ansvar for å vurdere langsiktige forhold og tiltak knyttet til eiendomsmassen. Sameieavtalen Sameieavtalen ble signert av partene Avtalen legger til rette for at Staten v/ NTNU og St. Olavs Hospital HF skal eie anleggene i et tingsrettslig sameie. Videre skal den regulere forholdet mellom eierne og danne grunnlaget for hensiktsmessig og kostnadseffektiv drift, vedlikehold og utvikling av universitetssykehusanlegget. 4

23 Sameiestyrets aktivitet 2014 Sameiestyret har avholdt 4 styremøter i Styret har i perioden behandlet 19 styresaker og 10 orienteringssaker. driftsansvaret for disse tjenestene sammen med sine underleverandører. Overføring av driften til Hemit og ny anbudskonkurranse har gitt betydelig reduksjon i driftskostnadene. Ferdigattest Byggene i fase 2.1 (Gastro, Bevegelse og Akutten, hjerte- og lunge) har fått midlertidig brukstillatelse. Kunnskapssenteret fikk ferdigattest høsten Helsebygg Midt-Norge arbeider fortsatt med å få ferdigattest for byggefase 2.1. Dette har tatt noe lenger tid enn forutsatt på grunn av enkelte branntekniske utfordringer. Kunnskapssenteret Kunnskapssenteret ble overtatt av sameiet Det gjenstår noe arbeid på I3-lab i 3. etasje før bygget er helt ferdig. Reklamasjoner for dette bygget håndteres av Helsebygg. Det gjennomføres fortløpende utskiftinger og oppgraderinger av både datanettverket, serverpark og øvrig infrastruktur. Det ble i 2014 planlagt og satt i gang en stor utskifting av kantsvitsjene og aksesspunktene for trådløst nett i sentrene fra byggefase 1. Dette er et omfattende arbeid som skal være sluttført til sommeren Samtidig med utskiftingen av de trådløse aksesspunktene blir også frekvensbåndet 5 GHz tatt i bruk i tillegg til dagens 2,4 GHz. Dette vil gi en betydelig forbedring i forhold til kapasitet i det trådløse nettet. Både meldingstjener og telefonsentral ble oppgradert med nye programvareversjoner i 2014 IKT-driften har også i 2014 vært stabil og i tråd med avtalt tjenestenivå. Energidata er rapportert til Enova i forbindelse med tildeling av støtte til bygg med passivhusstandard. Registrert energiforbruk for 2014 er 214 Kwh/m2. Korrigert for prosessenergi er tallet 150 Kwh/m2. Målet til Helsebygg var 128 Kwh/m2. Det arbeides for å komme ned på dette nivået gjennom optimalisering av driften. IKT Informasjons- og kommunikasjonsteknologi omfatter datamaskiner, servere, pasientterminaler, telefonsystemer og datanettverk til disse enhetene. Driftsavtalen med Telenor utløp i juni og ble erstattet med en tjenesteavtale med Hemit. Hemit har nå det totale tjenesteansvar for alle IKT-tjenestene. Det ble gjennomført anbudskonkurranse på de tjenestene som Hemit ikke drifter i egen regi, dvs telefoni, meldingstjener, pasientterminaler og sengetunsapplikasjon(visi). Evry vant anbudskonkurransen og har det utøvende Energimerking Energimerking er gjennomført for alle nye sentra i Nytt universitetssykehus. Byggefase 1 har fått energimerke D, byggefase 2.1 har fått energimerke B og Kunnskapssenteret, som er bygd etter passivhusstandard, har fått energimerke A. Det arbeides med ENØK-tiltak i byggefase 1 for å oppnå en høyere energiklasse. Etablering av MR lab Sameiestyret vedtok i oktober etablering og byggestart for MR lab til forskning på dyr i NTNU sine laboratoriearealer i Kvinnebarnsenteret. Byggestart er planlagt våren

24 Avslutning av byggeprosjektet Utbyggingsprosjektet Universitetssykehuset St. Olavs Hospital er i avslutningsfasen og vil bli avsluttet i løpet av Sameiestyret behandlet avslutningsfasen i sak 4/14 og gjorde noen forutsetninger for avslutningen av prosjektet som forutsettes fulgt opp. Kartlegging og gjennomføring av resterende mangler ved byggefase 1 og byggefase 2.1. Forberedelse og gjennomgang av tvistesak mot byggentreprenør i byggefase 2.1. Kartlagt reklamasjoner i byggefase 2.2. Parkeringsavtalen Helsebygg reforhandler parkeringsavtalen mellom St. Olavs Hospital og Trondheim Kommune. På grunn av ulike tolkninger av avtalen, har partene ennå ikke kommet til enighet om ny avtale. Samordning HMS Arbeidsmiljøloven krever at det inngås skriftlig samordningsavtale der partenes underliggende enheter deler lokaler og / eller aktivitet. Alle avtaler er signert, unntatt for Kunnskapssenteret, der det ikke er arealer eller områder som krever HMS samordningsavtale. Reklamasjonsoppfølging Restanser og reklamasjoner ved overlevering er identifisert og beskrevet i overleveringsprotokollene. Samlet disponibelt beløp er 91,6 mill. kr. Ved årsskiftet er det disponert for 85,2 mill. kr, herav kostnadsført 59,5 mill. kr. Bruken av midlene rapporteres via sameiestyret til Helse Midt- Norge RHF. Av aktiviteter i 2014 kan nevnes: Utskifting av fuktig isolasjon i yttertak byggefase 2 Utbedring lekkasjer i takhager Gastro og Bevegelse Utbedring postkjøkken i byggefase 1 og byggefase 2 Montert brannmeldere på prefabrikkerte bad i byggefase 2 Invild Kjær Tofte «Ein våg me ikkje har visst umt». Gastrosenteret. 6

25 Driftsrapport Sameiets driftsleverandør er St. Olavs driftsservice. Det er utpekt egen driftsansvarlig per senter. Driftsdokumentasjon (FDV) ajourholdes av St. Olavs driftsservice og benyttes i planlegging og daglig drift for å opprettholde realverdien i byggene. Byggenes infrastruktur og teknisk drift er stabil. Strøm, fjernvarme, fjernkjøling, vann og medisinske gasser forsynes via etablert ringstruktur i kulvert. Det har ikke vært problemer med forsyninger fra teknisk infrastruktur i Det er i perioden utført trykk- og mengdetest for sprinkleranlegg med hensyn til kapasitet for hele Øya-området med tilfredsstillende resultat. Energi Det er utarbeidet energianalyse for Laboratoriesenteret, Kvinnebarn-senteret og Nevrosenteret. Rapportene inneholder konkrete forslag til ENØK-tiltak. Strakstiltakene i rapportene er i stor grad gjennomført og følges opp videre i Tiltak som krever større investeringer forelegges sameiestyret for godkjenning. Det er ansatt energirådgiver som følger opp energiforbruk og iverksetter tiltak for å få ned energikostnadene Energiforbruket i sameide bygg er redusert med 5,4 % fra 2013 til 2014 (ikke graddagskorrigert) Miljø Alle helseforetak i Norge skal miljøsertifiseres etter ISO St. Olavs Hospital ble sertifisert i oktober Det er utarbeidet overordnede mål med tilhørende tiltak for 5 fokusområder: Matvarer. 30 % av råvarene skal være økologisk produsert Legemidler. Redusere risikoen for utvikling av antibiotikaresistens hos mikrober i miljøet. Bruke miljøvennlige alternativ når terapieffekten er likeverdig. Redusere legemiddel- og legemiddelforurenset avfall. Kjemikalier. Redusere bruken av giftige kjemikalier og kjemikalier med kreftfremkallende, arvestoffskadelige og/ eller reproduksjonsskadelige egenskaper. Energi. Redusere utslippet av klimaskadelige gasser. Redusere energiforbruket med 2 % per kvm per år. Avfall. Minst 85 % av avfallet skal gjenvinnes som materialer eller som energi. Miljøstasjonen på Øya fungerer godt. Det arbeides fortsatt med ulike tiltak for å redusere restavfallsmengden, samt å bedre kildesortering, for å redusere avfallskostnadene. Avfallsmengden fra avfallssuget var tonn i 2014 mot tonn i Transport og levering av risikoavfall går til godkjent mottaker der dette forbrennes. Patologisk avfall fra dyrestall leveres direkte til godkjent mottaker. Foretaket har ikke egne gjenvinningsanlegg. Alt restavfall leveres til Statkraft for energiproduksjon av fjernvarme. Andre fraksjoner som papir og plast sendes til gjenvinning hos godkjent mottaker. Miljøskadelige stoffer, som Xylen, sprit og formalin, blir tatt hånd om separat. Det samme gjelder fettutskilling fra kjøkken. Prosessavløp fra laboratorier i Laboratoriesenteret blir phjustert i utjevningstanker. Spillvannsavløp renses i kommunalt renseanlegg. Arbeidet med ny avtale for avfall ble ferdigstilt i 2014 og avtalen trer i kraft i februar Dette gjelder alle avfallstyper (fraksjoner). 7

26 Uønskede hendelser Rekkeklemmer Kvinnebarn-senteret. Det er oppdaget feilmontasje i underfordelingsskap elektro på rekkeklemmer. Disse er kontrollert og utbedret. Deler av takgesims på Laboratoriesenteret løsnet pga dårlig utført arbeid. Skaden er reparert, men hele gesimsen kontrolleres og må utbedres. Lekkasje Bevegelsessenteret over operasjonsrom. Håndteres som reklamasjonssak. Skade på membran i takhage er utbedret. Sykehusapotekets arealer i Kunnskapssenteret har ikke tilstrekkelig kjøling for medisinautomat og apotekvarer i salgsarealet. Det er opprettet reklamasjonssak på forholdet. stansen ble flere ROS-analyser gjennomført der berørte enheter deltok. Gjennomføringen av prosjektet gikk smertefritt på grunn av god planlegging og innsats fra alle involverte. Portørtjenesten ivaretok i perioden transport av bl.a. prøver og blodprodukter, og Sikkerhetsseksjonen ivaretok all medisintransport. Rørpostanlegget fungerer godt etter gjennomført vedlikehold. Anlegget er nå blitt mer driftssikkert, noe som går frem av driftsstatistikk. En del rørpostpatroner holder fremdeles ikke tilfredsstillende kvalitet, men leverandøren arbeider med å finne bedre løsninger. Over 300 patroner ble returnert leverandør, noe som førte til at klinikkene i perioder måtte vente på ledige patroner. Automatisk Legemiddelforsyning (ALF) fra apoteket er utprøvd og klargjort for transport via rørposten. Alle avdelinger på Øya er tilknyttet ALF bygget: Tak er sikret etter nedfall av takstein. Vedlikeholdsprosjekt er under planlegging. TEXI Systemet har bidratt til lavere kostnader for personaltøy. Tverrgående systemer Systemforvalter er organisert hos St. Olav Eiendom for å ivareta forvaltningen av teknisk avanserte transport- og logistikksystemer. Dette gjelder AGV (Automatisk Gående Vogn), heis, TEXI (tøyhåndteringssystem), rørpost, avfallsanlegg, adgangskontroll og ITV (kameraovervåkning). Rørpost Totalt antall rørpostforsendelser i 2014 er , i gjennomsnitt 1393 sendinger per dag. Anlegget har 169 rørpoststasjoner. Det ble gjennomført et større vedlikeholdsprosjekt i byggene i fase 1 der fire overfartsenheter ble byttet ut i sin helhet. Dette arbeidet ble gjennomført i mai/juni, og medførte blant annet til sammen 8 dagers planlagt stans i anlegget, fordelt over to perioder. I forkant av Ny programvare for TEXI er tatt i bruk, og har forenklet bestilling av tøy pga. høyere grad av automatisering. Det er også gjort en organisatorisk endring, slik at bestillingsansvaret ligger til personellet som etterfyller tøy i skapene. Dette gir en mye bedre oppfølging av klessortiment og mengde på hvert utleveringssted. Det er fortsatt en betydelig underkapasitet på tøyskap, returautomater og tøyvogner i forhold til behov, slik at ansatte ikke alltid finner tøy eller returautomat i nærheten av sin garderobe. Dette skaper utfordringer for både ansatte og for leveranser av tøy. For å redusere antall plagg i omløp, og dermed redusere kostnad, arbeides det med å innføre en begrensning på antall plagg som hver ansatt kan ta ut. Dette fordi enkelte ansatte hamstrer klær, og 3 sjelden returnerer plaggene. Det er også et problem at enkelte ansatte kaster tøy på gulvet ved returautomat i stedet for å levere i automaten. 8

27 Sameiestyret vedtok i sak 15/14 at det skal gjennomføres en evaluering av forsyningskjeden av tøy. Heis Det viser seg at heiskapasiteten i nye bygg er for lav, spesielt i byggefase 2. Noe av kapasitetsproblemet kan tilskrives at mesteparten av forsyning fra AGV skjer på dagtid. Det er totalt 63 heiser i drift i nye sentra. De to heisene med høyest trafikk er heis 2 i Gastrosenteret og heis 4 i Akutten og Hjerte- Lunge-senteret med over 2,0 millioner starter pr år. Det er kun montert sengeheiser i byggefase 2, noe som har ført til ekstra høye drifts- og vedlikeholdskostnader. En sengeheis har omtrent 3 ganger høyere driftskostnader enn en personheis, forutsatt samme bruksmønster. Leverandør garanterer levering av reservedeler ut år 2024, så innen den tid må AGV-ene skiftes ut. ITV Independent TeleVision er sanntids kameraovervåkning av kritiske områder som legevakt, ubemannede områder på ubekvem tid og medisintransporter. Det er i tillegg utendørs overvåkning av bygningsmassen. En del kamera er erstattet med nye med forbedret kvalitet. Adgangskontroll Alle nodene i adgangskontrollsystemet er oppgradert for å møte behovet for å forenkle tildeling av gruppeadgang, samt for å adgangskontrollere rørpoststasjoner med medisinleveranser. Oppgradering av programvaren for adgangskontrollsystemet planlegges i Det oppleves fortsatt noen problemer med sletting av brukere og feilaktig duplisering av brukere. Det arbeides med å løse problemene sammen med Hemit og Bravida. AGV AGV-trafikk har økt i 2014 og det arbeides med å fordele oppdrag over flere timer, bl.a. ved at sterilt gods til operasjon transporteres fra kl. 05:30. Etter gjennomført vedlikehold fungerer nå AGV-ene tilfredsstillende. I tillegg er det flere ansatte som har kompetanse på AGV, noe som sikrer bedre driftsstabilitet. Pga. alder og slitasje vil det også videre bli behov for utskifting av et betydelig antall komponenter i AGV-ene for å sikre en god driftssituasjon. Sissel Blystad «Filigran». Bevegelsessenteret Personsøkere Det er 598 personsøkere i drift ved årsskiftet. Antall oppkall i 2014 er mot i Personsøkere er fremdeles et nyttig verktøy for akutt-team og teknisk personale. Personsøkere fungerer uavhengig av IP-telefoni. 9

28 Vedlikehold Det er gjennomført vedlikehold for 33 mill kr i De største prosjektene er: Forsyningssenteret: taktekking Gastrosenteret: radiatorer med røropplegg Kvinne-Barn-Senteret, Nevro og Laboratoriesenteret: overfartsenheter rørpostanlegg Kvinne-Barn-Senteret: rekkeklemmer i el-fordelinger Felles alle bygg: utbedring av ventilasjonsanlegg Felles alle bygg: maling av transportarealer Felles alle bygg: lysarmaturer i kulvert Vedlikehold AGV BIM Bygnings Informasjons Modell er et dataverktøy for planlegging og forvaltning av bygg. Hovedhensikten med BIM er å sammenstille all relevant bygningsinformasjon i en felles databasestruktur for å oppnå en mer rasjonell forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen. BIM gjør det bl.a. mulig å se 3D-romløsninger og teknisk infrastruktur i sammenheng. Arealadministrasjon er utviklet som en del av systemet og rommene blir klassifisert og vist i henhold til klassifikasjonssystemet for sykehusbygg. St. Olavs Hospital planlegger å implementere dette verktøyet i løpet av Ny helikopterlandingsplass Det pågår et arbeid med å vurdere mulig reservelandingsplass for helikopter. Sluppenområdet er utredet og må utelukkes som alternativ. Pir 2, Rosten og Forsyningssentret utredes som mulige alternativ. Nils Olav Bøe «Constructed landscapes». Kunnskapssenteret 10

29 Trondheim Nils Kvernmo Styreleder Stig Slørdahl styremedlem Jan Morten Søraker styremedlem Frank Arntsen styremedlem 11

30 Forretningsførsel St. Olav Eiendom er forvalter og forretningsfører for sameiet. Regnskapsprinsipp Regnskapsføringen for sameiet er i overensstemmelse med regnskapslovens bestemmelser og reglene som følger av god regnskapsskikk i Norge. Regnskapsavleggelsen følger de frister som gjelder for avslutning av regnskapet for St. Olavs Hospital HF. Arbeidsmiljø Sameiet har ingen ansatte. Ytre miljø Sameiets virksomhet, som er drift og forvaltning av bygninger og utearealer, forurenser i beskjeden grad det ytre miljø. Det er fokusert på miljøvennlige tiltak i byggene, både i forbindelse med driften og leietakernes bruk. Eksempler på miljøvennlige tiltak er programmer for lavere energiforbruk, bruk av miljøvennlige materialer samt miljøvennlig avfallshåndtering. Kostnadsføring Sameiets regnskap er et kostnadsregnskap basert på kontoplan (NS 4102) og NS 3454 (FDVUS). Kostnadene føres i regnskapssystemet for å ivareta sameiestyrets krav til rapportering, og fordeles i tre hovedtyper: Felleskostnader (løpende drift, strøm, renovasjon, vann og avløp) Eierkostnader (forsikring, administrasjon, vedlikehold) Brukerkostnader (brukers driftskostnader og IKT) Fordeling mellom St. Olavs Hospital og NTNU skjer etter eierbrøk / avtalt fordelingsnøkkel per senter. Rapporter som viser kostnader per senter og kostnader totalt legges frem for styret. Sameiets stilling og resultatet av virksomheten Regnskapet for 2014 er gjort opp med et nullresultat. Sameiet har ingen egenkapital. Kontantstrømmen fra ordinær virksomhet er tilstrekkelig til å betjene sameiets løpende forpliktelser. Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets finansielle stilling og resultat. Fremtidig utvikling Sameiets økonomiske og finansielle stilling bestemmes til enhver tid av de rammer eierne gir. Forutsatt at eierne i felleskap overfører tilstrekkelige midler til å dekke de løpende utgifter, vil det danne grunnlag for en stabil drift og opprettholdelse av realkapitalen. 12

31 Resultatregnskap 2014 Resultatregnskap (Alle tall i hele 1 000) Driftsinntekter og kostnader Note Driftsinntekter Sum driftsinntekter Felleskostnader Vedlikeholdskostnader Forvaltningskostnader Brukerkostnader (IKT) Sum driftskostnader Årsresultat 0 0 * Sameieregnskapet er gjort opp med et nullresultat Balanse Det utarbeides ikke balanse for Sameiet. Eierbrøk / kostnadsfordeling per Eierbrøk St. Olavs Hospital NTNU Totalt Kunnskapssenteret 50,5 % 49,5 % 100 % Nevrosenteret 77,4 % 22,6 % 100 % Laboratoriesenteret 39,0 % 61,0 % 100 % Kvinnebarn-senteret 82,0 % 18,0 % 100 % 1902-bygget 82,4 % 17,6 % 100 % Forsyningssenteret 5 75,6 % 24,4 % 100 % Gastrosenteret 84,1 % 15,9 % 100 % Bevegelsessenteret 79,8 % 20,2 % 100 % Akutten og Hjerte - lunge-senteret 85,1 % 14,9 % 100 % Sameiet totalt * 73,9 % 26,1 % 100 % IKT 94,0 % 6,0 % 100 % * Eierbrøk ved ferdig utbygd universitetssykehus Kostnadsfordeling (alle tall i hele 1 000) St. Olavs Hospital NTNU Totalt Kunnskapssenteret Nevrosenteret Laboratoriesenteret Kvinnebarn-senteret bygget Forsyningssenteret Gastrosenteret Bevegelsessenteret Akutten og Hjerte - lunge-senteret Sameiet felles IKT Totalt Noter til regnskapet 1) Felleskostnader: Energi utgjør 47,5 mill kr, løpende drift 58 mill kr, vann/avløp og avfall 5,9 mill kr. Rørpost, AGV, TEXI og UPS (reservekraft) utgjør 12,1 mill kr. Av dette er kr. 3,1 mill kr regnskapsmessig belastet NTNU og hensyntas i oppgjøret mot NTNU (jfr. avtale av ). 2) Det er utført vedlikeholdarbeider for til sammen 33 mill. kr. 3) Forvaltningskostnadene er 11,3 mill kr. Omfatter forsikring og St. Olav Eiendoms kostnader (lønn, eksterne leveranser og rådgivertjenester). 4) Brukerkostnader er IKT-kostnader og utgjør 74,2 mill kr. 5) Kostnader fordeles etter totalt areal i Forsyningssenteret. NTNU belastes 13,3 %. 6) I Sameiet felles inngår kostnader som ikke knyttes direkte til de enkelte bygg. Kostnader er fordelt etter eierbrøk i Sameiet totalt. 7) Regnskapet viser at NTNU har til gode kr Dette inkluderer kr som gjelder rørpost, AGV, TEXI og UPS som skal dekkes av basisrammen til St. Olavs Hospital. Beløpet godskrives i 2015.

32 Regelverk for styret vedlegg til sameieavtale mellom NTNU og St. Olavs Hospital HF 1. Styret er Sameiets øverste organ og skal ha ansvar for forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service i Sameiet, jf. Sameieavtalens pkt. 5.1 og Styret skal bestå av fire medlemmer og fire varamedlemmer, henholdsvis to medlemmer og to varamedlemmer utpekt av St. Olavs Hospital HF og to medlemmer og to varamedlemmer utpekt av NTNU. St. Olavs Hospital utpeker leder, jf. Sameieavtalen pkt Sekretariatsfunksjonen skal ivaretas av St. Olavs Hospital HF. Medlemmene i styret sitter inntil partene i Sameiet St. Olavs Hospital, St. Olavs Hospital HF og NTNU, herunder benevnt «Sameierne», beslutter utskiftninger. Det bør ikke skiftes mer enn inntil halvparten av styret ett enkelt år. 3. Sameierne dekker selv sine respektive kostnader med styrearbeidet herunder styregodtgjørelse jf. Sameieavtalens pkt Styret skal bl.a. ha følgende oppgaver: a) Overta bygg og anlegg på vegne av partene. b) Utarbeide retningslinjer og langtidsplaner for drift, vedlikehold og bygningsendringer samt service i Sameiet. c) Utarbeide forslag til langtidsbudsjett (tre år) og årlig budsjett samt likviditetsbudsjett og oversende dette til Sameierne jf. Sameieavtalens pkt. 5.5 og 5.6. d) Fordele kostnadene til forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service mellom partene, jfr. Sameieavtalens pkt e) Sørge for forsvarlige regnskapssystemer og -rutiner, utarbeide og godkjenne regnskapet. Regnskapet skal føres og revideres etter regnskapsreglene som gjelder for St. Olavs Hospital HF. Regnskapet skal revideres av revisor for St. Olavs Hospital HF, dog slik at Riksrevisjonen har innsynsrett. f) Inngå avtaler vedr. forvaltning, drift, vedlikehold og service av Sameiet jf. Sameieavtalens pkt. 5.3 og 5.9. g) Behandle ev. endringer i fordeling av bruksarealer, jf. Sameieavtalens pkt h) Behandle utleiesaker, jf. Sameieavtalens pkt. 4.2, 2. avsnitt. i) Behandle overdragelse av eierandeler, jf. Sameieavtalens pkt j) Behandle bygningsmessige endringer, jf. Sameieavtalens pkt k) Avgi uttalelse i forbindelse med forsikringssaker, jf. Sameieavtalens pkt. 5.7, 3. avsnitt. l) Utarbeide husreglement, herunder regler om skilting, fordeling av parkeringsplasser m.m. m) Utarbeide instruks for styrets arbeid, herunder regler om møteinnkalling, møteavvikling m.m. n) Avgi årlig rapport til Sameierne med redegjørelse for bl.a. hovedtall, utvikling og perspektiver. I denne sammenheng kan aksjeselskapers årsrapport være en modell. 5. Styret treffer sine beslutninger ved alminnelig flertall, dersom annet ikke er avtalt. Ved stemmelikhet regnes styrelederens stemme dobbelt. Styret er ikke beslutningsdyktig uten av minst tre medlemmer er til stede. 6. Følgende beslutninger kan ikke treffes uten enstemmighet: a) Fordele kostnadene til forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service mellom partene, jf. Regelverket pkt. 4.d. 14

33 b) Endring av eierandeler eller bruksrett som beskrevet i Sameieavtalens pkt. 3.3., pkt. 3.5 og 4.3, jf. Regelverket pkt. 4.g og 4.i. c) Vedlikehold eller utbedringer som nødvendiggjør ekstratilskudd fra Sameierene eller som vil påvirke Sameierenes adgang til å benytte arealer der en har eksklusiv bruksrett, jf. Regelverket pkt. 4.b. og 4.g. d) Påbygninger, ombygninger eller investeringer som nødvendiggjør ekstratilskudd fra Sameierene, jf. Regelverket pkt. 4.j. e) Avtale vedr. forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling og service herunder evt. med et driftsselskap, jf. Regelverket pkt 4.f. f) Instruks for styret, jf. Regelverket pkt. 4.m. 15