Prosedyre for koordinering av arbeid som kan påvirke sikkerheten

Transkript

1 Prosedyre for koordinering av arbeid som kan påvirke sikkerheten E Implementering GMBTR GMGAU GMMHR E Implementering GMBTR GMGAU GMMHR A Høringsutkast GMBTR GMGAU GMMHR E Implementering GMHPS GMBPE GMBVI REVISJON DATO TEKST LAGET KONTROLLERT GODKJENT DOKUMENTASJONS EIER / ORGANISASJONSENHET G6000 UTGIVER FAGDEL DOK.KAT LØPENR. REVISJON Side: 1 av 10 OSLAS AO PR 0011 E07 OSLO LUFTHAVN AS ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS

2 Vesentlige endringer i denne revisjonen: Beskrivelse av endringen Spesifisering pkt 2.2 samt Pkt.nr Side 2 av 10

3 Innholdsfortegnelse 1 Formål Omfang Hva Hvem Ansvarliggjøring Gyldighetsområde: Når og hvor lenge Ansvarsforhold Gjennomføring Kortfattet gjennomføring: Detaljert gjennomføring, Innmelding Behandling Fase 2, BYGGEFASE Fase 2, SLUTTBEFARING Huskeliste for aktører ved endringer: Ombygging av arealer Nye leietakere, leietakerforhold Endring/flytting av leietakere Opphør av leietakerforhold Vedlikehold av securityrelaterte systemer Spesielle krav til personell og utstyr Forkortelser og definisjoner Forkortelser Definisjoner Referanser og grensesnitt Referanser Grensesnitt Vedlegg Side 3 av 10

4 1 FORMÅL Formålet med denne prosedyren er å sikre at alle typer endringer på bygg som påvirker sikkerheten utføres slik at OSLs overordnede sikkerhetsplan oppfylles, og at de tekniske og operative driftsforstyrrelsene blir begrenset til et minimum. 2 OMFANG 2.1 Hva Prosedyren omfatter alle typer arbeider som har direkte eller indirekte innvirkning på de elektroniske sikkerhetssystemene, vakthold eller CSRA-skillet Her listes opp følgende forhold som senere omtales spesielt: Bygging av nye bygg eller bygningsdeler Provisoriske installasjoner Ombygging eller rivning av arealer Nye leietakere, leietakerforhold Nye eller endringer i tekniske innretninger Endring/flytting av leietakere Opphør av leietakerforhold Nyinstallasjoner eller vedlikehold av securityrelaterte systemer. 2.2 Hvem Prosedyren gjelder for: Ansvarlige i OSL som skal jobbe på sikkerhetssystemene. Ansvarlige i OSL som skal følge opp entreprenørers arbeid som vil påvirke sikkerhetssystemene, eller områder som er sikret av disse. Ansvarlige i OSL som skal følge opp utleiekontraktene/festekontraktene, og forhold rundt disse Ansvarliggjøring Byggherrens representant er ansvarlig for å gjøre entreprenør kjent med varslingsplikt i forhold til arbeider som kan påvirke sikkerheten, på en slik måte at nødvendig godkjenning kan innhentes før arbeidet kan startes. 2.3 Gyldighetsområde: Aktiviteten starter med innmelding av arbeider/endringer som skal utføres. En planleggingsfase med nødvendige planleggingsmøter, nødvendig godkjennelse fra riktig avdeling og en beslutningsfase om hvordan arbeidet gjennomføres. Innmelder gir tilbakemelding på at arbeidet er utført og hvilken status anlegget har etter at arbeidene er utført. Aktiviteten avsluttes med en sluttbefaring med representant fra avd sikkerhet før idriftsettelse. 2.4 Når og hvor lenge Prosedyren trer i kraft fra utgivelsen av denne prosedyren. 3 ANSVARSFORHOLD Side 4 av 10

5 Områdedirektører kan gi dispensasjon til å fravike denne prosedyren i helt spesielle tilfeller. 4 GJENNOMFØRING Gjennomføringen av arbeid som kan påvirke sikkerheten gjøres i tre hovedfaser: Fase 1: PLANLEGGING Fase 2: BYGGEFASE Fase 3: SLUTTBEFARING 4.1 Kortfattet gjennomføring: Trinn Aktører Utførende 1 Driftssentral Sikkerhet 2a 2b 2c Sikkerhets systemer Lufthavn Sikkerhet Sikkerhet Terminal Aktivitet Beskrivelse 1. Mottar, registrerer og nummererer alle innmeldinger. 2. Videresender innmeldingen til avdelingssjef Sikkerhet Terminal, avdelingssjef Lufthavnsikkerhet, seksjonsleder Sikkerhetssystemer. 1. Behandler innmeldingen og innhenter nødvendig dokumentasjon. 2. Avklarer konsekvenser for egne systemer i dialog med innmelder og egne underleverandører. 3. Ved spørsmål til innmelder sendes dette pr mail direkte til innmelder, med kopi til DSS. 4. Avklarer behov for deltagelse i planleggingsmøter og koordinering mellom avdelinger 5. Avklarer mulig fremdriftsplan i dialog med innmelder og egne underleverandører. 6. Melder avtalte konsekvenser og fremdriftsplan til Driftssentral Sikkerhet. 1. Behandler innmeldingen og innhenter nødvendig dokumentasjon. 2. Avklarer konsekvenser for egen enhet og vaktselskap. 3. Ved spørsmål til innmelder sendes dette pr mail direkte til innmelder, med kopi til DSS. 4. Avklarer behov for deltagelse i planleggingsmøter og koordinering mellom avdelinger 5. Avklarer mulig fremdriftsplan for egen enhet og vaktselskap. 6. Melder avtalte konsekvenser og fremdriftsplan til Driftssentral Sikkerhet. 1. Behandler innmeldingen og innhenter nødvendig dokumentasjon. 2. Avklarer konsekvenser for egen enhet, avd. Sikkerhet terminal og vaktselskap. 3. Ved spørsmål til innmelder sendes dette pr mail Registreringer Resultater Loggnr. DS Konsekvenser avklart og meldt DSS. Konsekvenser avklart og meldt DSS. Konsekvenser avklart og meldt DSS. Side 5 av 10

6 3 Avd.sjef Lufthavnsikkerhet eller Avd. sjef Sikkerhet Terminal direkte til innmelder, med kopi til DSS. 4. Avklarer behov for deltagelse i planleggingsmøter og koordinering mellom avdelinger 5. Avklarer mulig fremdriftsplan for egen enhet, avd. Sikkerhet terminal og vaktselskap. 6. Melder avtalte konsekvenser og fremdriftsplan til Driftssentral Sikkerhet 1. Godkjenner innmeldingen eller gir tilbakemelding om bedre orientering vedr. planlagte arbeider 2. Returnerer innmeldingen til innmelder eller avtaler et planleggingsmøte 3. Sender melding om status (avslått/godkjent) på innmeldingen til Driftssentralen Sikkerhet. Behandlede innmeldinger arkiveres i DS 4.2 Detaljert gjennomføring, Innmelding Alle arbeider som kan påvirke OSL`s sikkerhet kreves en innmelding til Driftsentralen. Eksempelvis listet opp: Flytting, nye eller rivning av vegger/glasskiller Flytting, nye eller rivning av gjerder/sperrer Nye trappekonstruksjoner Fjerning av hele eller deler av takkonstruksjoner Installasjon av nytt maskinelt utstyr eller vedlikehold Hulltagning eller utsparring i konstruksjonsdeler Nye eller vedlikehold av dører, luker og vinduer i CSRA-skillet Nye eller utskifting av låsekasser, nødåpnerutstyr og holdemagneter i CSRAskillet VVS-tekniske nyinstallasjoner Elektro-tekniske nyinstallasjoner Nye eller vedlikehold av sikkerhetssluser Nytt ITV-utstyr eller vedlikehold av eksisterende Nye adgangskortlesere eller vedlikehold av eksisterende Ny bevegelsesdeteksjon eller vedlikehold av eksisterende Ny DVR/server eller vedlikehold av eksisterende Ny software tilknyttet overvåkningssystemet eller vedlikehold av eksisterende Nye reklameskilt/bannere/rømningsskilt Nye frittstående konstruksjonsdeler Nye trær, busker og store planter i terminalbyget, eller flytting av eksisterende Formularets Innmeldingsdel (DEL 1): Ansvarlig: Innmelder/saksbehandler. Navn/telefon for den som melder inn arbeidet/operasjonen (innmelder). Forslag til tidspunkt for planleggingsmøte Dato/Tidspunkt for testing Dato/Tidspunkt for sluttbefaring Arbeidsbeskrivelse (hva skal gjøres) Side 6 av 10

7 Prosjektplan Detaljert liste over hvilke alarmpunkter det ønskes håndtering i henhold til instruks og hvilke som tidsstyres. (Vedlegg til innmelding) Kontaktperson- dag og natt Kopi av ev. driftsavtale. (Vedlegg til innmelding) Videre er det viktig at slike innmeldinger kommer inn minst 14 dager i forveien, slik at nødvendig forarbeid kan bli gjennomført. Avd.sjef Lufthavn-sikkerhet eller Avd. sjef Sikkerhet Terminal må sende endelig melding om status (avslått/godkjent) til Driftssentralen sikkerhet senest 7 dager i forveien. Innmelder har ansvar for å informere de berørte parter og få aksept for at arbeidet kan utføres på det ønskede tidspunkt. Formularet sendes pr. mail til Driftssentral Sikkerhet så snart arbeidene blir definert. Mail-adressen som skal brukes er: driftssentral-sikkerhet@osl.no 4.3 Behandling Formularets Behandlingsdel (DEL 2): Ansvarlig: Saksbehandler. Innmelding mottas av DS, som påfører loggnummer og sine kommentarer, og distribuerer innmeldingen parallelt til Seksjon Sikkerhetssystemer, Avd. Lufthavnsikkerhet og Avd. Sikkerhet i Terminalen. Den enkelte saksbehandlende enhet sender sine kommentarer til den avdelingssjef hvor godkjenningen naturlig faller til: Formell godkjenning gjøres av avdelingssjef Lufthavnsikkerhet for arbeider på uteområdet eller soneskillet i bygninger utenom Terminalen. Formell godkjenning gjøres av avdelingssjef Sikkerhet Terminal for arbeider i Terminalen. 4.4 Fase 2, BYGGEFASE Ofte vil det under byggingen være aktuelt med midlertidige og provisoriske løsninger som krever ekstraordinære sikkerhetstiltak, som f. eks vakthold m.m. Det er viktig at dette kan planlegges i god tid, slik at "brannslukking " unngås. Tett dialog mellom den som har ansvar for gjennomføringen, ST/LHS og DSS er viktig. 4.5 Fase 2, SLUTTBEFARING Når arbeidene er ferdigstilt, skal det gjennomføres en avsluttende test SAT, (site acceptance test) og en sluttbefaring. SAT gjennomføres i samarbeid med ST/LHS og DSS, og dokumenteres. Formålet med sluttbefaringen er å kunne kvittere ut at alle security relaterte forhold er ivaretatt/idriftsatt. Side 7 av 10

8 5 HUSKELISTE FOR AKTØRER VED ENDRINGER: 5.1 Ombygging av arealer Innmelding av arbeidet til OSLs driftssentral sikkerhet Følge opp at leverandøren sperrer for alle alarmer inntil anlegget er i driftssatt Levere plantegninger over sikkerhetsanlegget til OSLs avdeling Lufthavnsikkerhet eller avdeling Sikkerhet Terminal, så snart som mulig, og senest 4 uker før idriftssetting Levere plan for tilgangsbehov til de forskjellige sonene til bygget til OSLs avdeling Lufthavnsikkerhet, eller få byggets eier til å levere dette. Må leveres senest 2 uker før idriftssetting. Få utført SAT på sikkerhetsanlegget, med deltakelse fra OSLs seksjon IT sikkerhet og seksjon Driftssentral. Levere dokumentasjon på anlegget før i driftssetting. Dokumentasjonen omfatter også konfigurering av alarmbilder på systemet, samt Cabsys og FDV-data. Varsle OSLs driftssentral sikkerhet om at anlegget nå settes i drift. Husk å få leverandøren til å åpne sperren for alarmer. Slike innmeldinger må leveres senest 2 uker før planlagte arbeider, slik at nødvendig forarbeide kan bli gjennomført. 5.2 Nye leietakere, leietakerforhold I de tilfelle det er nye leietakere, leietakerforhold som skal inn på sikrede områder, og/eller leie arealer i sikrede områder, så må kontaktperson i OSL sørge for følgende saker: Melde om nye leietakerne, nytt leietakerforhold til OSLs Avd. Lufthavnsikkerhet og Avd. Sikkerhet Terminal.. Levere plan for tilgangsbehov til leietakerne i de forskjellige sonene i bygget til OSLs avdeling Lufthavnsikkerhet, eller få byggets eier til å levere dette. Må leveres senest 2 uker før leietakerne trenger adgang. Melde om tidspunkt fra når nye leietakere trenger adgangen. 5.3 Endring/flytting av leietakere I de tilfelle det er behov for å flytte leietakere, leietakerforhold som har adgang/skal ha adgang inn på sikrede områder, og/eller leier/skal leie arealer i sikrede områder, så må kontaktperson i OSL sørge for følgende saker: Melde fra til OSLs avdeling Lufthavnsikkerhet om hvor leietakerne, leietakerforhold flytter fra og til. Levere plan for tilgangsbehov til leietakerne i de forskjellige sonene i bygget til OSLs avdeling Lufthavnsikkerhet, eller få byggets eier til å levere dette. Må leveres senest 2 uker før leietakerne trenger adgang. Melde om tidspunkt fra når nye leietakere trenger adgangen, og når adgangen til de tidligere arealene skal opphøre. Side 8 av 10

9 5.4 Opphør av leietakerforhold I de tilfelle det er opphør av leietakere, leietakerforhold som har adgang inn på sikrede områder, og/eller leier arealer i sikrede områder, så må kontaktperson i OSL sørge for følgende saker: Melde fra til OSLs avdeling Lufthavnsikkerhet om hvor leietakerne, leietakerforhold flytter fra. Melde om tidspunkt fra når adgangen til de tidligere arealene skal opphøre. 5.5 Vedlikehold av securityrelaterte systemer Ved vedlikehold av securityrelaterte systemer skal innmelding gjøres ved arbeider som påvirker bruken av systemene, eller når det er nødvendig å sette inn tiltak som f.eks. vakthold. Tiltak vurderes i samråd med ST/LHS og DSS. 6 SPESIELLE KRAV TIL PERSONELL OG UTSTYR. Alle som skal arbeide med endringer må ha spesiell fokus på CSRA skillet, slik at brudd på soneskillet ikke skjer. Innmelder må sette seg godt inn i tegningsgrunnlaget og CSRA-skillet for det nivået(terminalen) det skal utføres endringer Riggeutstyr og lifter må også medregnes og innmeldes i samsvar med andre endringer 7 FORKORTELSER OG DEFINISJONER 7.1 Forkortelser Forkortelse CSRA SAT DSS ST LHS 7.2 Definisjoner Forklaring Critical Security Restricted Area Site Acceptance Test Driftssentralen Sikkerhet Sikkerhet Terminalen Lufthavnsikkerhet Følgende utstyr defineres som security relaterte anlegg: Adgangskontrollanlegg(kortlesere og tilhørende utstyr) Adgangskontrollerte dører/porter/vinduer/luker Enveissluser. Ransmeldere, alarmknapper. ITV anlegg(kamera) ITV overvåkede områder(dekningsområde for kamera) DVR, digital video recording. Portaler, Røntgenutstyr. Er man i tvil om arbeidet kan påvirke sikkerheten, ta kontakt med Driftssentral Sikkerhet for avklaring. Side 9 av 10

10 8 REFERANSER OG GRENSESNITT 8.1 Referanser Ikke relevant 8.2 Grensesnitt Grensesnitt for innmelding til riktig avdeling forvaltes av Driftssentralen. 9 VEDLEGG Nummer OSLAS-AS-SK-0017 Tittel Skjema for innmelding av tiltak i henhold til denne prosedyren Side 10 av 10