Intern husleie ved UMB. a) Saksframlegg. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Ås, Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

Transkript

1 US-SAK NR: 140/200 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSANSVARLIG: SAKSBEHANDLER(E): ARKIVSAK NR:12/756 KJERSTI SØRLIE RIMER TERJE HOLSEN K SØRLIE RIMER, Intern husleie ved UMB a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Ås, Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 2 a) Saksframlegg I forbindelse med førstegangsbehandlingen av budsjett 2013 ytret Universitetsstyret ønske om ytterligere informasjon om internhusleieordningen. Universitetsdirektøren legger derfor frem denne saken til Universitetsstyrets orientering. Internhusleieordningen ble innført i Systemet består av avtaler med det enkelte institutt eller avdeling som omfatter regler for internhusleie og Service og Leveranse Avtale/ansvarsmatrise (SLA). Internhusleieordningen har tidligere vært behandlet i Universitetsstyret ved følgende anledninger: US-sak 202/2008 Universitetsstyret behandlet noen prinsipper og vedtok innføring US-sak 153/2011 Omfattende orientering om ordningen og status per dato US-sak 63/2012 revidert budsjett Universitetsstyret vedtok omfordeling av midler fra driftsog serviceavdelingen til de ulike institutter og avdelinger basert på den enkelte avdelings leie og kvadratmeter. ILT fikk forelagt ordningen 10. januar og 24. oktober Ordningen med intern husleie bygger på følgende prinsipper Kostnader skal belastes der kostnaden oppstår Energi, elektrisitet og vann dekkes etter forbruk. Komplette målinger som grunnlag for fordeling av midler vil være klare først i Dette vil derfor bli utsatt ett år. Kostnader knyttet til enhetenes produksjon dekkes av enhetene, det utarbeides egne avtaler på oppfølging av infrastruktur, serviceavtaler og oppgradering av anlegg som er knyttet til spesielle laboratorier/produksjonslokaler SLA er et detaljert oppsett på hva som går inn i husleien og hva instituttet må dekke selv Tildeling av kvadratmeter og penger i 2012 er startpunktet i ordningen Frigir en enhet kvadratmeter og eier får leiet disse ut, får enheten beholde pengene Ber et institutt om større arealer, må de som regel betale mer selv. Søknad om mer arealer sendes Strategisk eiendomsstab. Ledelsen ved UMB vurderer om det er grunnlag for økt tildeling for husleie på grunnlag av pålagt økt produksjon. Universitetsstyret godkjenner fordeling av husleie årlig i budsjettbehandlingen Undervisningsrom/masterplasser; leie etter booking i timeplansystemet Åpne lesesaler, grupperom ligger under universitetsdirektøren Det er ikke anledning til framleie * * Grunnen til at det ikke er lov med framleie, er knyttet til at det er eier, og ikke bruker, som skal styre og signere slike avtaler. Det er begrunnet delvis i juridiske elementer, dels i forhold til hvem som skal vurdere helheten i arealbehovene og om hvem som skal styre leienivå og inntekter. Gjennomføring av ordingen og pengeflyt Budsjettenhetene får tildelt midler til husleie tilsvarende DSAs ramme pluss vedlikeholdsmidler 2012 (88 mill. kroner) DSA fakturerer intern husleie uten energi/vann/avløp

3 3 o Lønns og driftskostnader til renhold, forvaltning av bygg, utvendig infrastruktur, snømåking, vaktordning, vektertjenester, driftsmessige vaktmestertjenester, pålagte serviceavtaler i forhold til heiser, og andre lovpålagte forhold, park, eiendomsstab, DSA fakturerer energi-/vann-/avløpskostnadene etter forbruk Utregning av utgangspunkt for husleie er, følgende tabell som ligger til grunn for opplegget i 2012 Med dette grunnlaget får man følgende kvadratmeterpriser: Romtype Pris pr m² Antall m² Kontorer og øvrige rom Undervisningsrom, laboratorier ol Lager ol Fra 2013 vil felleskostnader for energi og vann og avløp legges ut til budsjettenhetene. Erfaringer fra første året Man har gjort seg følgende erfaringer den første perioden med ordningen: Fra 2012 til 2013 er det lite endringer i antall kvadratmeter ved enhetene Foreløpig er det lite frigjøring av arealer, de fleste enheter ønsker flere kvadratmeter Bytte av kontorarealer (IPM/HH) Lokaler ikke egnet for utleie i dag Dette gjelder blant annet 3. etg Jord, 2. og 3. etasje Ur, loft tunbygningene, Damgården. En utfordring at flere av bygningene ved UMB ikke er tilpasset dagens produksjon, dette gjør at behovet for midler til utvikling setter press på midler som må brukes til vedlikehold Budsjettenhetene ønsker og trenger nye laboratorier og nytt brukerutstyr, det medfører ofte følge og driftskostnader UMB må bli bedre til å avdekke følgekostnader og driftskostnader tidlig i prosessen, Strategisk eiendomsstab(ses) og DSA må kontaktes i søknadsprosessen SES og DSA vil så langt mulig skille ut det som er vedlikehold og det som er kostnader knyttet direkte til installering/montering og etablering av infrastruktur I forbindelse med utstyret

4 4 Det er en utfordring å finne plass til vedlikeholdskostnadene som følger av brukerutstyr/virksomhetsrelatert utstyr, dersom man ikke i god tid vet om dette, og kan legge prosjektet inn i langtidsvedlikeholdsbudsjettet Når det iverksettes utviklingsprosjekter, sammenslåing av fagmiljøer eller signerer på større søknader, må det foreligge en plan for hvordan følgekostnader og driftskostnader skal finansieres. Det er, som nevnt over, meget viktig at utviklingsprosjekter er lagt inn i det langsiktige vedlikeholdsbudsjettet. Skal man drive god eiendomsforvaltning må ikke utvikling gå på bekostning av vedlikehold. Det er den strategigske vurdering av produksjonsøkning og arealøkning som skal til for at det skal gis husleiekompensasjon. Det som er viktig for ledelsen ved UMB er at økt husleiekompensasjonen på bakgrunn av økte arealer ikke skal tas fra vedlikeholds- og utviklingsbudsjettet. Det må legges inn friske midler i ordningen. Tabell som viser utgangspunkt for fordeling av husleie i 2012 For 2013 er beløpene lønns- og prisjustert.

5 5

6 2