Saken tas til orientering med eventuelle tilbakemeldinger fra styret.

Transkript

1 US-SAK NR: 99/2012 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSANSVARLIG: ELIZABETH DE JONG SAKSBEHANDLER(E): CHRISTIAN ELIND ARKIVSAK NR: Midlertidig ansatte ved UMB - utvikling Dokumenter: a) Saksframlegg b) Retningslinjer for midlertidig ansatte ved UMB Forslag til vedtak: Saken tas til orientering med eventuelle tilbakemeldinger fra styret. Ås, Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 2 a) Saksfremlegg Bakgrunn for saken På grunn av det høye antallet midlertidige ansatte i universitet og høyskolesektoren har Kunnskapsdepartementet gitt klare føringer for at sektoren skal redusere antallet midlertidige ansatte. Dette kom blant annet frem i Regjeringens politiske plattform av 7. oktober 2009 hvor det fremkom at den vil arbeide videre for å sikre at fast ansettelse er hovedregelen og begrense midlertidige ansettelser og at det skal lages en plan for å redusere antall midlertidige tilsettinger i akademia. Dette er også blitt gjentatt av statsråden at det er for mange midlertidige ansettelser i universitetene og høyskolene i april 2012, og i mai 2010 nedsatte Kunnskapsdepartementet Rindal-utvalget som skulle kartlegge bruken av midlertidige ansatte i UoH-sektoren og fremme forslag til å få ned antallet. Kunnskapsdepartementet har også senest i 2012 utrykket at de ikke er fornøyd med utviklingen i antallet midlertidige ansatte og at samtlige universiteter har for mange midlertidige ansatte (Personallederkonferansen i Bodø juni 2012) og fra Kunnskapsdepartementets etatsstyringsmøte med UMB heter det at departementet ber om at styret har stor oppmerksomhet på dette. UMB har iverksatt forskjellige tiltak for å få ned andelen midlertidig ansette. Blant annet er følgende tiltak blitt gjennomført: - Det er blitt gjort en vurdering av hver enkelt midlertidig ansatt ved UMB opp mot lovlighet og eventuelle rettigheter til fast ansettelse (høst 2010) - Det er blitt gjennomført opplæring av aktuelt personell på lover og regler rundt midlertidig ansatte ( ) - Problematikk/diskusjoner rundt det høye antallet midlertidige ansatte har vært tema på mange ledermøte, herunder på instituttledermøter og møter med det sentrale lederteam ( ) - Universitetsstyret har fattet vedtak om innføring av retningslinjer for å få ned antallet midlertidige ansatte (desember 2011, US-sak 190/2011). Fra UMBs retningslinjer om redusering av midlertidige ansatte (vedlegg 1) fremkommer det under kapittelet om utøvelse av internkontroll at instituttene vil bli fulgt opp og målt på utvikling av antallet midlertidige ansatte. I det følgende vil utviklingen av midlertidige ansatte presenteres. Etter dette vil det redegjøres for enkelte forhold som har vært betegnende for arbeidet med å få ned antallet midlertidige ansatte ved UMB.

3 3 Grafisk oversikt over utvikling av antallet midlertidig ansatte ved UMB fra nov 2010 til august 2012: 500 Utvikling midlertidig ansatte ved UMB nov.10 jan.12 apr.12 aug Ansatte totalt Årsverk totalt Ansatte eks Årsverk eks "Røde" ansatte postdok m.fler postdok m.fler I stolpediagrammet over er det utviklingen av Ansatte eks postdoktor m.fler som gjenspeiler de viktigste tallene. Disse tallene gjenspeiler antallet hoder og ikke årsverk. Samtidig er det fra disse tallene tatt ut en gruppe midlertidige ansatte som det er ønskelig å ha, herunder postdoktorer, vitenskapelige assistenter og stipendiater. Antall ansatte eks postdoktor m.fler har hatt en nedgang ved hver eneste måling som er blitt gjort etter at UMB innførte en ny kurs når det gjaldt midlertidige ansatte ved UMB. Denne nedgangen er imidlertid ikke markant og det vises blant annet til at nedgangen er på 4 ansatte siden siste måling i april 2012.

4 4 Nedenfor foreligger oversikt over de enkelte midlertidige stillinger ved UMB. Merk at røde hoder er betegnelsen på de midlertidige stillinger som etter en gjennomgang høsten 2010 ble klassifisert til å være problematiske i henhold til lovverk. Universitetsdirektøren gav den gang klar instruks om at disse umiddelbart skulle ryddes opp i. De aktuelle saker er nå ryddet opp i. Utvikling i antall midlertidige ansatte/årsverk fordelt på stillinger ved UMB: Det er i denne fremstillingen også verdt å merke seg at professorstillingene og førsteamanuensisstillingene i denne fremstillingen i praksis oftest betyr II-stillinger (som oftest en 20% midlertidig stilling). Av den grunn er antall årsverk lavt (10,51 i august 2012) mens antall ansatte er vesentlig høyere (46 i august 2012). En har imidlertid valgt å innta disse stillingsgruppene

5 5 i de gjeldende tallene da de i realiteten ofte har sterkt stillingsvern (pga av at de er midlertidig ansatt over 4 år) og dermed kan ha rett til fast stilling til tross for at de tradisjonelt har blitt sett på som en åremålsstilling. I tillegg vil noen av professor- og førsteamanuensisstillingene være i lederstillinger og dermed på åremål. For øvrig bemerkes at forskerstillingene i praksis er midlertidig eksternfinansierte stillinger (noe en vil komme nærmere tilbake til i eget kapittel nedenfor). Status ved instituttene I tillegg til de felles konkrete tiltak som ble fastsatt i retningslinjene for å få ned antallet midlertidige ansatte ved UMB ble det lagt opp til at instituttene og avdelingene nødvendigvis også måtte sette i gang tiltak som var riktige for det enkelte institutt/avdeling. Det vises blant annet til følgende to punkter i retningslinjene som direkte berører dette: - Alle institutter skal i sin bemanningsplanlegging ha en høy bevissthet rundt, samt legge til rette for, at instituttet i størst mulig grad unngår midlertidig ansettelser (rullerende 5-årig bemanningsplan). - Når instituttet kjenner til forhold som ofte medfører til at det blir behov for midlertidig engasjement skal instituttet, hvis det er mulig, søke løsninger som gjør at de ikke havner i slike situasjoner. Det har derfor i utgangspunktet vært mye opp til de enkelte instituttene å finne sine egne veier for å få ned antallet midlertidige ansatte. Statusen og strategiene er litt forskjellig ved de forskjellige instituttene. Ved enkelte institutter har de kommet til et punkt hvor man mener det ikke er praktisk mulig å redusere midlertidige ansatte mer. Andre steder er man kanskje mer opptatt av å ikke ansette i midlertidige stillinger som gir rett til fast ansettelse mer enn man er opptatt av å ikke få midlertidige stillinger i utgangspunktet. Enkelte av instituttene har i utgangspunktet relativt få midlertidige ansatte (når man ser vekk fra postdoktorer og stipendiater m.m), og gjerne da hovedsakelig eksternfinansierte midlertidige stillinger som igjen ikke egner seg for fast ansettelse. Andre institutter velger derimot å gå mot et mål om å ansette samtlige midlertidig eksternfinansierte stillinger i faste eksternfinansierte stillinger. Da med et mål om å finansiere hele stillingen fra de eksternfinansierte midlene, samt legge til rette for forholdene rundt slik at dette kan bli en praktisk mulighet (se nærmere om eksternfinansierte midlertidige stillinger i eget kapittel nedenfor). Noen tiltak har bestått i å gjøre om enkelte typer deltidsstillinger til faste stillinger (systematisk). Dette er et tiltak som tar noe tid før det får utslag og som dermed ikke gir klare utslag på statistikken fra gang til gang. Noen institutter vurderer å mer eller mindre systematisk avslutte, samt ansette i faste II-er stillinger. Dette vil kunne gi en relativt stor nedgang i antallet midlertidig ansatte over tid. Andre institutter igjen har mer fokus på å ikke fornye midlertidige engasjement, samt la de midlertidige ansettelsene avsluttes naturlig mens de samtidig har en vesentlig høyere terskel for å påbegynne nye midlertidige ansettelser. Dette vil dermed nødvendigvis over tid bety en jevn og trutt nedgang i antall midlertidig ansatte. Blant annet at det praktiseres full stopp av nye midlertidig eksternfinansierte forskerstillinger, samt at det i praksis er innført stopp av å tilby forskerstillinger til avsluttende postdoktorstillinger.

6 6 Utover dette har instituttene gjort om andre midlertidige stillinger til faste når det viser seg at de har mer enn 4 års sammenhengende tjenestetid (altså der ansatte kan ha rettskrav på stillingene) så lenge det ikke er snakk om åremålsstillinger (som er lovpålagte midlertidige stillinger og dermed unntatt). Også i andre enkelttilfeller hvor det har vært praktisk mulig er det blitt gjort om og eller avsluttet med det formål å få ned det samlede antallet midlertidige ansettelser. Særskilt om eksternfinansierte midlertidige ansatte Det er godt over 100 eksternfinansierte midlertidige ansatte i vitenskapelige stillinger (forskning og utdanning) ved UMB. Av disse utgjør postdoktorer og stipendiater ca halvparten: Resten er hovedsakelig forskerstillinger med unntak av noen få prosjektledere, førsteamanuensis, professorer og ingeniørstillinger. Et tilbakevendende løsningsforslag som har blitt diskutert i lederforaene er midlertidige eksternfinansierte stillinger, og hvorvidt disse kan gjøres om til faste ansettelser og på den måten få ned antallet midlertidige ansettelser. Det er momenter i dette grepet som har vært problematiske. Det vises til at ansatte som jobber utelukkende på eksternfinansierte stillinger er i en noe sårbar situasjon i forhold til andre ansatte. Dette som følge av tjenestemannsforskriften 2-4 som lyder: Når en tjenestemann er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert, sidestilles bortfall av oppdragsinntekter med bortfall av arbeid etter lovens 10 nr. 1 Dette betyr i realiteten at bortfall av oppdragsinntekter medfører at grunnlaget for saklig oppsigelse kan foreligge. Når en ser dette i sammenheng med at det tradisjonelt sett er vanskelig for en arbeidsgiver å dokumentere en saklig oppsigelse ser man at ansatte på eksternfinansierte midler kan komme i en mer sårbar situasjon enn andre. Dette fordi det vil bli lett å dokumentere at arbeidet faller bort når oppdragsmidlene faller bort. Det er også verdt å merke seg at denne forskriftsbestemmelsen ikke skiller mellom midlertidige ansatte og fast ansatte. Det betenkelige i en slik setting er dersom arbeidsgiver omgjør midlertidige eksternfinansierte stillinger til faste eksternfinansierte stillinger kun for å få utslag på statistikken, men med viten om at en oppsigelse i realiteten vil sørge for at ansettelsen ikke har varig karakter likevel fordi man lettere kan si opp vedkommende når midlene opphører. Det er på den annen side viktig å også få frem at fast ansatte eksternfinansierte får goder som de ikke ellers ville fått som midlertidig ansatt, slik som fortrinnsrett ved oppsigelse, lettere å få boliglån osv. Ventelønn har man derimot ikke krav på så lenge man jobber utelukkende på eksternfinansierte prosjekter. Instituttene har en noe forskjellig tilnærming når det gjelder å gi eksternfinansierte midlertidig ansatte tilbud om fast ansettelse på eksternfinansierte midler. Enkelte institutter har i praksis kun enkeltstående midlertidige engasjement (som ikke varer over 4 år) knyttet opp til eksternfinansierte ansatte. Når det er svært lite sannsynlig at de aktuelle ansatte vil få mulighet til ytterligere prosjekter har man avstått fra å omgjøre disse til faste ansettelser. På den andre siden er det institutter som har eksternfinansierte midlertidige ansatte som i praksis har gått fra prosjekt til prosjekt og hvor det i fremtiden antas relativt store muligheter for å kunne fortsette å tilby ytterligere eksternfinansierte prosjekter. Ved disse tilfellene har det blitt tilbudt fast ansettelse på eksternfinansierte midler. Ved disse forholdene anses det mer naturlig å gi fast ansettelse. Det er også et element av en risikovurdering fra de som ansetter på faste eksternfinansierte midler at dersom den ansatte påtar

7 7 seg interne arbeidsoppgaver (ikke eksternfinansierte) vil ikke den aktuelle forskriften ha betydning. I praksis vil dette da bety at den ansatte ikke kan sies opp med hjemmel i nevnte forskrift. Som det fremkommer er dette et vanskelig område for instituttene. Det hører også med å nevne at enkelte midlertidige eksternfinansierte ansatte nok kan være noe skeptiske til å bli tilbudt fast ansettelse på disse vilkår, selv om de aller fleste har reagert positivt. Universitetsdirektørens vurdering Som det fremkommer fra tallmaterialene går antallet midlertidige ansatte totalt ned ved UMB etter at det har vært tatt tak i problematikken rundt det høye antallet midlertidige ansatte. Etter universitetsdirektørens mening er det imidlertid ikke tilstrekkelig til at UMB kan være fornøyd. Det vises blant annet til at vi kun har redusert antallet midlertidige ansatte med 4 siden siste måling i april 2012 (eks postdoktorer m.v). Universitetsdirektøren hadde forventet en vesentlig tydeligere nedgang. Instituttene og avdelingene har nå hatt tid til å sette i verk tiltak i henhold til UMBs retningslinjer om å få ned midlertidige ansatte, og det må kunne forventes at vi ser større utslag av disse tiltakene. Samtidig er universitetsdirektøren kjent med at det er gjennomført endringer og tiltak ved instituttene helt nylig som ennå ikke har fått utslag i statistikken. Det vises blant annet til flere eksternfinansierte midlertidige stilinger som i disse dager blir gjort om til fast. Ellers er det å bemerke at antallet stipendiater og postdoktorer har en moderat økning i siste periode. Dette er en ønsket uvikling og medfører således at midlertidig ansatte totalt sett går opp ved UMB. Videre har vi tidligere observert at årsverkene har gått opp (mens antall ansatte har gått ned) og forklart det med at man nok har sett utslag av at deltidsstillinger har blitt slått sammen. I siste periode har imidlertid også antall årsverk gått ned. Det kan synes som om det utkrystalliserer seg to grupper/typer midlertidige ansatte som man må vurdere å ha omforente UMB-strategier mot. Den ene gruppen er de midlertidig eksternfinansierte ansatte. Den andre gruppen er II-stillingene. Disse to gruppene utgjør en svært stor del av de midlertidige ansatte og vi ser at de forskjellige instituttene har vidt forskjellige tilnærminger til disse gruppene. Når det gjelder eksternfinansierte midlertidige har noen institutter valgt å ansette samtlige av stillingene fast, mens andre institutter kun har lagt vekt på at disse ansettelsene skal ligge innenfor det lovlige (dvs under 4-årsgrensen). Det kan være en vei å gå å ha en overordnet UMB-strategi som medfører at alle midlertidig eksternfinansierte ansatte skal/bør tilbys fast stilling. En ser imidlertid at dette vil slå ut forskjellig for de forskjellige instituttene pgr av at de forskjellige fagområdene har forskjellige behov i forhold til kompetanse. For noen fagområder vil det være svært utfordrende å overføre samme personell fra et eksternfinansiert prosjekt over til et nytt og fast ansettelse for disse derfor vil være vanskelig. En kompliserende element er at man nok ser at arbeidsgiver fort vil komme i en situasjon der man sitter med mange fast ansatte eksternfinansierte stillinger som man ikke finner nok eksternfinansiert arbeid til og at man derfor vil gi dem internt UMB-arbeid (undervisning m.m). Dette vil igjen føre til at de eksternfinansierte arbeidsforholdene ikke lenger vil omfattes av tjenestemannforskriftens 2-4 (som gir arbeidsgiver en noe lettere adgang å avslutte disse arbeidsforhold når midlene opphøre, se tidligere avsnitt om eksternfinansierte). Når det gjelder II-stillingene vurderer de fleste instituttene at disse er midlertidige av natur, mens noen institutter så vidt har begynt å vurdere om disse kan gjøres faste i stedet (eventuelt

8 8 avsluttes helt). Universitetsdirektøren vil anbefale å gjennomføre en vurdering av hvorvidt UMB bør ha som praksis at disse stillingene bør gjøres om til faste stillinger. Universitetsdirektøren ønsker tilbakemelding fra styret hvorvidt det er ønskelig å sette i gang et ytterligere press på organisasjonen for å få ned andelen midlertidige ansettelser. Problemet for organisasjonen ved et for stort press på å få ned antallet midlertidig ansatte er at de enkelte institutter mister handlekraft og endringsmuligheter som er viktig i forhold til drift og utvikling. På den annen side er signalene fra politisk hold og Kunnskapsdepartementet svært tydelige, antallet skal ned. Universitetsdirektøren foreslår som mulige tiltak: - Revisjon av foreliggende retningslinjer for midlertidig ansettelser ved UMB - At det settes opp klarere og mer presise mål en i dag (i dag er det overordnete målet iht retningslinjene å få en markant/merkbar nedgang). - Opptrapping av kontroll ovenfor de enkelte institutter og avdelinger med en enhetsvis rapportering. I dag foretas kun en uthenting av oversikt på UMB-nivå.

9 2

10

11

12

13