Avtaler skal forelegges universitetsstyret for endelig godkjenning.

Transkript

1 US-SAK NR: 58/2013 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSANSVARLIG: TERJE HOLSEN SAKSBEHANDLER(E): KJERSTI SØRLIE RIMER, TERJE HOLSEN ARKIVSAK NR: 2003/2109 Drift av Aud max og Samfunnsbygningen m.v. Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Universitetsdirektøren gis fullmakt til å: 1. Si opp gjeldende driftsavtale om Aud max, for selv å ta over driften av denne bygningen 2. Forhandle med Studentsamfunnet i Ås om å inngå nye avtaler om eierskap til og driften av Samfunnsbygningen 3. Forhandle med SiÅs om ny avtale om driften av serveringsvirksomheten i bygningene Avtaler skal forelegges universitetsstyret for endelig godkjenning. Ås, 4. juni 2013 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 2 a) Saksfremlegg Bakgrunn UMB er i ferd med å oppgraderer Aud max til et undervisningsauditorium, samt å gjennomføre enkelte oppgraderingstiltak i festsalen i Samfunnsbygningen til bruk som undervisningslokale mens Urbygningen rehabiliteres (jf. US-sak 11/2013). I forbindelse med dette er det nødvendig å avklare framtidig drift av bygningene. Gjennom en trepartsavtale mellom UMB, Studentsamfunnet i Ås og Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) har bygningene siden 1990 vært driftet av SiÅs. I denne saken foreslås følgende endringer (se nedenfor for drøftinger): 1. UMB sier opp gjeldende driftsavtale om Aud max, for selv å ta over driften av denne bygningen 2. UMB og Studentsamfunnet i Ås forhandler om og inngår nye avtaler om eierskap til og driften av Samfunnsbygningen 3. Det inngås ny avtale med SiÅs om driften av serveringsvirksomheten i bygningene UMB eier Aud max alene, men har etter at driften ble overlatt til SiÅs ikke brukt bygningen til ordinær undervisningsvirksomhet. UMB eier Samfunnsbygningen i et ideelt sameie med Studentsamfunnet i Ås. Det betyr at UMB ikke alene kan endre gjeldende avtaler for denne bygningen. Selv om mange av de samme vurderinger som gjøres nedenfor mht. bygningsmessig drift av Aud max også kan gjøres gjeldende for Samfunnsbygningen, vil det være nødvendig for de to eierne å bli enige om dette før man ev. iverksetter endringer. Om bygningene Aud max og Samfunnsbygningen er beskrevet i utredningen Avtaler mellom UMB og SiÅs fra 2007: Aud. Max. er universitetets aula. Huset er finansiert dels ved gaver til NLHs l 00-års jubileum i 1959 og dels ved statsbevilgning over Landbtuksdepartementets budsjett. Aud.Max. stod ferdig i 1970 og ble frem til 1990 drevet som en ordinær del av NLHs bygningsmasse. Studentsamfunnets bygning ble innviet i 1934 og huset var opprinnelig eid av Studentsamfunnet i Ås alene med unntak av Gymnastikksalen (nåværende kontorfløy) som var eid av NLH. En større på- og ombygging av Samfunnsbygningen ble fullført i Dette var et samarbeid mellom NLH og Studentsamfunnet i Ås og byggeprosjektet ble finansiert ved 50 % gaver til Studentsamfunnet og 50 % statsbevilgning over Landbruksdepartementets budsjett. Innenfor statsbevilgningen lå finansieringen av de arealer som faller inn under "fri stasjon", dvs. kjøkken med birom og serveringsarealer for daglig bespisning.

3 3 I Aud. Max. har Studentsamfunnet brukerrettigheter. Det var en del av forutsetningene for at bygningskomplekset ble som det ble og et vilkår for at UMB på sin side fikk rett til å benytte lokaler i Samfunnsbygningen. Uten det måtte aulaen fått egne birom, og det ville gått på bekostning av aulaens størrelse. Samfunnet bidrog dessuten med et betydelig pengebeløp til byggekostnadene for Aud. Max., øremerket til scene med snorloft og birom bak og under scenen. Etter utbyggingen i 1981 henger Aud. Max. fysisk sammen med Samfunnsbygningen og det hele utgjør en driftsmessig enhet, slik vi kjenner den i dag. Hele komplekset ble da også planlagt under ett i Det var finansieringen som tok tid og som var årsak til at ikke alt lot seg bygge sammenhengende. NLH(UMB) er eneeier av sitt aulabygg, Aud. Max. Resten av bygningskomplekset eies av UMB og Studentsamfunnet i fellesskap. For denne delens vedkommende ble det i 1981 opprettet et felles Driftsstyre som fikk ansvar for å styre brukerrettighetene. Teknisk drift og vedlikehold tok NLH ansvaret for mot at Samfunnet betalte 1/3 av beregnede drifts- og vedlikeholdskostnader. Grunnlaget for dette var at eierne NLH og Samfunnet valgte å betrakte denne delen av bygningskomplekset som "felleseie" i stedet for å dele arealene mellom seg. Arealene er delt mellom eierne for ett formål, og det er forsikring. Studentsamfunnet har forsikret sin andel i et forsikringsselskap. Staten er selvassurandør for sine bygninger. Etter noen år viste det seg imidlertid at hus og utstyr ble så nedslitt at lokalene mot slutten av 1980-tallet ikke lenger var presentable nok for den bruken de var tiltenkt, og pattene var enige om at det var nødvendig å finne en annen løsning for drift og vedlikehold. Fravær av noen med nødvendig ansvar for orden og daglig tilsyn i huset var ansett som en hovedårsak til forfallet. Til å utrede problemene ble det nedsatt et felles utvalg med representanter fra NLH og Samfunnet som huseiere og med representanter fra Studentsamskipnaden som ansvarlig for serveringsfunksjonene i bygningskomplekset. Utvalget kom frem til at det var ønskelig å overlate driftsansvaret for hele bygningskomplekset til et driftsorgan som kunne ha daglig tilhold i huset. På grunnlag av utvalgets forslag ble det ført forhandlinger mellom partene. SiÅs som allerede hadde ansvaret for serveringsvirksomheten og ellers hadde nødvendig administrasjonsapparat ble valgt til å gå inn i rollen som driftsorgan. Driftsavtalen ble fremforhandlet og undertegnet Dagens avtaler hovedavtale om drift av Aud max og Samfunnsbygningen I dag driftes Aud max dels av SiÅs og dels av UMB selv. Dette er regulert gjennom flere avtaler. Den viktigste er en trepartsavtale mellom UMB (NLH), Studentsamfunnet i Ås og SiÅs. Formålet med denne avtalen er i hht. 1 å «etablere en driftsorganisasjon som på vegne av eierne kan forestå administrasjon og drift av bygningskomplekset». Det skilles i utgangspunktet i avtalen ikke mellom Aud max og Samfunnsbygningen. Avtalen kan sies opp med ett års oppsigelsestid. Gjennom avtalen har SiÅs også rett til utleie av bygningene. Når SiÅs benytter utleielokaler til servering og salg til utenforstående skal en del av fortjenesten etter særskilt avtale fastsettes som husleie og overføres til driftsregnskapet. SiÅs har ansvaret for innvendig vedlikehold samt for vedlikehold og fornyelse av inventar og utstyr. Eierne av bygningene har selv ansvaret for utvendig vedlikehold og annet bygningsmessig vedlikehold som vanligvis påfaller gårdeier.

4 4 I følge driftsavtalens skal eierne betale et årlig beløp til drift, innvendig vedlikehold av bygninger og fornyelse og vedlikehold av inventar for de tjenester som SiÅs utfører. Beløpets størrelse fastsettes ved særskilt avtale og reguleres årlig. Eierne betaler ikke romleie for sine arrangementer. I følge avtalens har eierne en gjensidig rett til gratis bruk av hverandres lokaler for sine egne arrangementer. Særskilte avtaler om økonomiske betingelser I tillegg til denne avtalen om drift er det også inngått særskilte avtaler om økonomiske betingelser vedrørende driften av Aud max Samfunnsbygningen. Oppvarming og strømforbruk leveres ihht. avtalene av UMB. Dette gjelder både for Aud max og Samfunnsbygningen. Ihht. avtalene skal også eier betaler for renhold og for «løpende driftsutgifter» og «andre driftsutgifter» gjennom innkreving av leie hver gang man leier lokaler. Det er ikke spesifisert hva som menes med «løpende driftsutgifter» eller «andre driftsutgifter», eller hvordan disse utgiftene skal beregnes. For Samfunnsbygningen skal eierne betale SiÅs et årlig rammebeløp. Dette beløpet tar utgangspunkt i «de kostnader eierne har hatt før inngåelse av avtale med samskipnaden, dvs. kostnadsfordelingen for 1989, slik den er oppstilt i NLHs brev av 29.desember 1989». Fra dette skal det for UMBs del gjøres fradrag for oppvarming og strøm. Nettobeløpet etter eiernes fradrag for naturalytelser skal belastes med 2/3 på UMB og 1/3 på Studentsamfunet i Ås. Beløpet indeksreguleres årlig ihht. konsumprisindeksen, med utgangspunkt i et omforent utgangsbeløp på kr Avtale om servering i Aud max og Studentsamfunnet I 1981 ble det inngått en avtale mellom NLH (UMB) Studentsamfunnet i Ås og SiÅs om servering i Aud max og Samfunnsbygningen. På samme måte som avtalen om drift av Aud max og Samfunnsbygningen (se ovenfor), er denne avtalen en trepartsavtale der det ikke skilles mellom de to bygningene. Avtalen ble inngått før staten hadde laget regler om fristasjon. Det er likevel grunn til å anta at i det minste hoveddelen av denne avtalen handler om fristasjon. Gjennom denne avtalen er SiÅs gitt rett og plikt til å drive serveringsvirksomhet «for de enkeltpersoner og grupper som har adgang til bygningskomplekset». Avtalen regulerer at det er SiÅs som er ansvarlig for å skaffe de offentlige bevillinger som er nødvendige for driften. Det er ikke nærmere avgrenset hva som menes med serveringsvirksomhet eller hvor i bygningene denne kan / skal drives ut over at det i avtalen sies at eierne «stiller kjøkken med lagerrom og servicerom, anretninger og serveringssteder gratis til disposisjon for serveringsvirksomheten». Avtalen kan sies opp med 3 måneders varsel.

5 5 Nærmere om bygningsmessig drift av Aud max I prinsippet kan det hevdes at UMB bør drifte egne bygninger når vi bruker dem selv. Med dette utgangspunktet må det vurderes hva som er praktisk løsbart. Aud max skal brukes som erstatningslokale for undervisningsarealer i Urbygningen i forbindelse med rehabiliteringen som starter i juni Det brukes over 10 millioner på bygget i 2013, for å bedre forholdene og tilstanden i storsalen Aud Max og i festsalen i Samfunnet. Studentene har ønsket at Aud Max ikke skal brukes til undervisning når Urbygningen er rehabilitert. Aud max har i mange år hatt en langt lavere bruksfrekvens enn det en så flott bygning bør ha. For å kunne forsvare nødvendige investeringer i bygningen, både det som gjøres nå for erstatningslokaler for undervisning og for senere investeringer, vil UMB derfor måtte legge opp til en mer intensiv bruk av bygningen. Med økt studentmasse vil det være behov for å bruke Aud max til undervisning også etter at Urbygningen er rehabilitert. Uten økt bruk av Aud max, vil ikke UMB vanskeligere kunne forsvare videre investeringer i bygningen. Slik sett vil videre bruk av Aud max til undervisning også i etterkant av at Urbygningen er rehabilitert, sikre videre bruk av bygningen også til studentvelferd. Uten videre bruk til undervisning, vil også bruken til studentvelferd på sikt være truet. Vi mener det er rom for begge typer bruk, og føler oss sikre på at dette er mulig. Det kan vises til flere grunner til at UMB bør ta tilbake driften av Aud max. Store arrangementer sliter på bygget, det er derfor viktig at renhold, internkontroll og oppfølging av sikkerhet følges godt nok opp. Dette er per i dag på et minimum. Det vil derfor i en kommende avtale bli en utfordring i forhold til at arrangementene må betale sin andel i forhold til at man kan holde tritt med de driftstiltak som følger konserter, fester og festivaler. Punktvis kan dette oppsummeres slik. UMB er eier og ønsker å ta tilbake driften av bygningen. Ansvar ved ulykker vil kunne gå tilbake til eier. UMB ønsker bedre ryddighet og renhold av bygningen, bl.a. gjennom bruk av andre renholdsmetoder. Bedre drift og renholdsmetoder vil forlenge levetiden på inventar og gulv UMB ønsker bedre kontroll på aktivitetene i bygningen og ønsker mer bruk på dagtid UMB er ikke fornøyd med sikkerheten i bygningen slik den driftes i dag. Dette gjelder spesielt i forhold til scenteknikk, elektro og brann I tillegg kan også nevnes at Aud max nå er fredet, og at det gjennom dette påhviler eier et tydeligere og særskilt ansvar for vedlikehold av bygningen. Nærmere om eierskap til og drift av Samfunnsbygningen I en resolusjon fra Studentdemokratiet har studentene bedt om at det settes klare rammer for samarbeid og planlegging av bruken av bygningene. UMB er helt enige i dette. Det har derfor vært avholdt flere møter for å greie ut ulike behov, og man har langt på veg funnet fram til løsninger på dette. Så langt det er bragt på det rene, eksisterer det ingen formell, skriftlig avtale om eierskapet til Samfunnsbygningen. Man har likevel muntlig vært enige om at UMB og Studentsamfunnet i Ås hver

6 6 eier en ideell halvdel av Samfunnsbygningen, selv om driftsutgiftene har vært fordelt med 2/3 på UMB og 1/3 på Studentsamfunnet i Ås. Trolig vil begge eierne av Samfunnsbygningen ha nytte av at en slik enighet konkretiseres i en egen eierskapsavtale. En slik avtale vil kunne danne grunnlaget for en avtale om drift av bygningen. Selv om den gjeldende avtalen med SiÅs utvilsomt over tid har bidratt til nødvendig vedlikehold av Samfunnsbygningen, kan de samme punktene som er anført for Aud max også gjelde for Samfunnsbygningen. UMB har p.t. ikke planer om å bruke Samfunnsbygningen til ordinær undervisning etter at Urbygningen er rehabilitert. Som situasjonen er i dag, vil vi nok likevel ha behov for å disponere en del rom til eksamensavvikling. Som eier av en ideell halvdel av bygningen, er det likevel i universitetets interesse å sikre en forsvarlig forvaltning. Utleie UMB har hittil ikke drevet med kommersiell utleie til konserter, fester, konferanser, mv. Det er i alles interesse at Aud max og Samfunnsbygningen blir aktivt brukt. Uansett hvem som skal drifte utleie, må det lages en avtale og en oppgave- og ansvarsmatrise som gjør det mulig å drifte bygget, booke til undervisning og booke til kveldsarrangementer og øvinger uten at det blir rot i bestillingene og i ressursflyten. Dette må løses på følgende måte: Undervisning gis prioritet med mindre det er avtalt mellom UMB og Studentsamfunnet i Ås at studentarrangementer skal gå foran Kommersiell utleie skal kun skje når det ikke er undervisning eller studentarrangementer Det anbefales at kommersiell utleie gjøres på samme måte som dagens interne utlånsordning i regi av NMBUs nyopprettede Felles ressurssenter. Servering SiÅs har i dag sitt produksjonskjøkken i Samfunnsbygningen. Dette benyttes for framstilling av varm mat for hele campus. I tillegg er det etablert flere serveringssteder i bygningene, i hovedsak i Samfunnsbygningen, men også i Aud max. Selve produksjonskjøkken med nødvendige bakrom og kantinen må antas være fristasjon. Det er sannsynligvis slik at øvrig serveringsaktivitet også er å regne som fristasjon så lenge denne er definert som studentvelferd. Dette blir muligens noe vanskeligere å definere dersom arrangementer i regi av studentene (i prinsippet) er åpne for allmenheten og/eller dersom de er av kommersiell karakter (f.eks. dersom hensikten (delvis) er å tjene penger). Dersom SiÅs ønsker å ta lokalene i bruk for kommersiell virksomhet, f.eks. å arrangere julebord, konfirmasjoner, osv. er dette ikke fristasjon, og det skal betales husleie. Samlet sett har SiÅs trolig dels rett til fristasjon i bygningene og dels er det juridiske gråsoner som bør avklares. Det er derfor et behov for å gå i gjennom og justere dagens serveringsavtale. Antakelig er det riktig å inngå ny avtale om serveringsvirksomheten der regler rundt fristasjon avklares og der prinsippene for ev. utleie til kommersielle arrangementer tydeliggjøres.

7 7 Universitetsdirektørens anbefaling Aud max og Samfunnsbygningen er ryggraden i studentvelferdstilbudet ved UMB. SiÅs, Studentsamfunnet i Ås og UMB har i mange år hatt et godt samarbeid som har sikret dette tilbudet rimelige vilkår. Gjennom de senere årene har bruken av Aud max av ulike årsaker blitt en del redusert, samtidig som bygningen etter hvert bærer preg av et vedlikeholdsetterslep. Det samme etterslepet preger også Samfunnsbygningen. Trepartsavtalen om drift av Aud max og Samfunnsbygningen har slik sett ikke blitt tilført tilstrekkelig med midler til at standarden har blitt opprettholdt. Som følge av at Aud max nå er fredet gjennom arbeidet med landsverneplan for Kunnskapsdepartementet, påhviler det UMB et større og mer forpliktende ansvar for vedlikehold, og som følge av oppgraderingen til auditorium vil UMBs egen bruk av bygningen bli intensivert. Begge deler taler for at UMB selv tar over driften av denne bygningen. Samfunnsbygningen kunne ikke tas med i landsverneplanen i og med at bygningen ikke helt er eid av staten. Det er likevel på det rene at bygningen betraktes som fredningsverdig og Riksantikvaren ønsker at eierne behandler den deretter. Samlet sett mener universitetsdirektøren at det er nødvendig også å vurdere hvordan denne bygningen skal driftes i framtiden. Som et ledd i disse vurderingene må det først å etablere en formell avtale om eierskapet til bygningen. Universitetsdirektøren ber med dette om fullmakt til å: 4. Si opp gjeldende driftsavtale om Aud max, for selv å ta over driften av denne bygningen 5. Forhandle med Studentsamfunnet i Ås om å inngå nye avtaler om eierskap til og driften av Samfunnsbygningen 6. Forhandle med SiÅs om ny avtale om driften av serveringsvirksomheten i bygningene

8 2