Dette er en ny prosedyre. Innholdet stammer fra L-230, men er skrevet helt om

Transkript

1 Class.: INTERNT PROSEDYRE Yara Porsgrunn L-238 Adgangstillatelse og sikkerhetsklarering Styringshåndbok Godkjent av : Knut Rutlin Utarbeidet av : Vidar Jarle Ersnes Document ID : L-238 Revision date: Revision: 01 Valid for: POR Valid to date: Dette er en ny prosedyre. Innholdet stammer fra L-230, men er skrevet helt om INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. ANVENDELSE OG HENSIKT 2. REFERANSER 3. ANSVAR OG MYNDIGHET 4. DEFINISJONER 5. BESKRIVELSE VEDLEGG 1: Prosessflyt - rekvirering av sikkerhetsklarerings nivå 0,1 og 2 VEDLEGG 2: Skjema for rekvirering av opplæring nivå 0 og 1 VEDLEGG 3: Skjema for rekvirering av kjøretillatelse VEDLEGG 4: Liste over personer som kan rekvirere kjøretillatelse VEDLEGG 5: Instruks assistanse transportører VEDLEGG 6: Oversikt over guider for Yara Porsgrunn sin sikkerhetsklareringssystem 1. ANVENDELSE OG HENSIKT Prosedyren beskriver de ordninger som gjelder med hensyn til adgang og tillatt ferdsel til/i fabrikker og bygninger som Yara Porsgrunn har i Industriparken, samt krav til sikkerhetsklarering av ansatte og entreprenører. Denne prosedyren beskriver først de ulike sikkerhetsklareringene og deretter hvem

2 Copy Page: 2 som kan rekvirere disse sikkerhetsklareringene og hvordan. Unntak for sikkerhetsklarering er også beskrevet. 2. REFERANSER H Ref. 1: Overordnede bestemmelser om adgangskontroll, HFO ; "Vakt og adgangskontroll" Ref. 2: POR-prosedyre L-229; "ISPS i Yara Porsgrunn" Ref. 3: POR-prosedyre L233 "Oppfølging av HMS arbeid hos entreprenører ved Yara Porsgrunn" Ref. 4: YARA TOPS 0-09; "Security" Ref. 5: YARA TOPS 1-12; "Management of Contractors " 3. ANSVAR OG MYNDIGHET Det operative ansvaret for adgangskontrollen er lagt til driftssjefer/vedlikeholdssjefer og avdelingssjefer. Disse kan delegere ansvar videre til stedfortredere eller skiftledere. Driftssjefer/vedlikeholdssjefer er ansvarlig for at listen i vedlegg 4 er oppdatert med hensyn på hvem som har tilgang til å rekvirere entreprenører og innleide. Rekvirenter er ansvarlig for å gi entreprenøren informasjon om kravene for sikkerhetsklarering og selv rekvirere denne sikkerhetsklareringen, se punkt for rekvirering. Rekvirenten er også ansvarlig for å søke om unntak for sikkerhetsklarering nivå 2, se punkt og Den enkelte entreprenør er ansvarlig for at nødvendig sikkerhetsklarering er gjennomført før oppdraget starter samt at det er utstedt adgangstillatelse og kursbevis i kredittkortstørrelse. Den enkelte entreprenør er også ansvarlig for å informere sine underentreprenører om kravene i denne prosedyren samt å gi beskjed til rekvirent om rekvirering av sikkerhetsklarering og adgangstillatelse til disse underentreprenørene. Nokas Beredskap AS er ansvarlig for å gi tilgang til de ulike sikkerhetsklareringene samt å kontrollere at de nødvendige sikkerhetsklareringene er gjennomført før utstedelse av adgangstillatelse.. 4. DEFINISJONER Rekvirent: Person i Yara som har myndighet til å rekvirere entreprenører og innleide Sikkerhetsklarering: E-læring og eller klasseromsundervisning som skal gi den enkelte informasjon om risikoer og regler ved Yara Porsgrunn Adgangstillatelse: Etter bestått sikkerhetsklarering får man tilgang til relevante

3 Copy Page: 3 områder Innkjøringstillatelse: Tillatelse til å kjøre inne på Yara Porsgrunn sine områder 5. ADGANGSTILLATELSE OG SIKKERHETSLARERING 5.1 Adgangstillatelse og sikkerhetsklarering for offentlige myndigheter Resepsjonen/Vaktsentralen skal varsle POR's kontaktperson om besøk. Dersom kontaktpersonen ikke kan treffes, skal det tas kontakt gjennom Sjefsvakthavende. Politi, Tollvesenets tjenestemenn og Loser som er uniformerte, gis adgang til PORs områder. Tjenestemenn som ikke bærer uniform, må vise identifikasjon. Offentlige tjenestemenn som har avlagt Sikkerhetsklarering HIP, kan betraktes som "Entreprenører", se punkt 4.3. Forøvrig gjelder de samme bestemmelsene som for besøkende, se punkt Adgangstillatelse og sikkerhetsklarering for besøkende Alle besøk skal godkjennes av representant fra Yara Porsgrunn ved oppringning fra Resepsjon/Vaktsentral ved besøkendes ankomst. Besøkende skal normalt hentes og bringes fra/til Resepsjonen/Vaktsentralen/Havneport av representant fra Yara Porsgunn Besøkende som er kjent på området, kan ta seg frem alene til bestemmelsesstedet under forutsetning av at vedkommende er kjent i Herøya Industripark, og at adgang alene godkjennes muntlig av representant fra Yara Porsgrunn. Av hensyn til mulige beskjeder over høyttaleranleggene, begrenses denne adgangen til personer som forstår et skandinaviskspråk (norsk, dansk, svensk) eller engelsk. Resepsjonen/Vaktsentralen skal registrere de besøkende og gi ut adgangskort for besøkende, samt gjennomføring av hurtig sikkerhetsklarering, som skal signeres før besøkskort utstedes. I tillegg skal resepsjonen levere ut Yara Porsgrunn sikkerhetsinformasjon for besøkende. Den ansvarlige for besøkende i Yara Porsgrunn skal gjennomgå Yara Porsgrunns utvidede sikkerhetsinformasjon ved oppstart av møte. Denne informasjonen ligger på Q:\INFORMASJON TIL BESØKENDE Familiemedlemmer av ansatte er å betrakte som besøkende. Barn under 14 år har ikke adgang innenfor HIP's gjerder, men ved spesielle arrangementer kan Herøya Industriparks HMS-avdeling.gi tillatelse for barn under 14 år, på vilkår som spesifiseres i hvert tilfelle. Det er ikke tillatt å ta med hunder eller andre dyr inn på PORs områder. 5.3 Adgangstillatelse og sikkerhetsklarering for sjåfører samt rekvirering og utstedelse av kjøretillatelse

4 Copy Page: 4 Minimumskravet for å kjøre inn på Yara Porsgrunn sine områder er at sjåføren må beherske et skandinavisk språk (norsk, dansk, svensk) eller engelsk. Alternativt skal sjåføren ha følge inn på området. Dette er beskrevet i Vedlegg 5: Instruks assistanse transportører Ved behov for utstedelse av kjøretillatelse, skal sjåføren ha gjennomført minimum sikkerhetsklarering nivå 0 og 1 før kjøretillatelsen gis ut, se punkt 4.4. For rekvirering av kjøretillatelse, skal skjema i vedlegg 3 fylles ut. Husk kopi av vognkort. Kjøring skal begrenses til det nødvendige. Kjøretillatelse for private biler gis kun unntaksvis. Yara Porsgrunn v/driftssjefer/vedlikeholdssjefer/avdelingssjefer godkjenner behov for inn- og utpassering og sørger for at det blir søkt om kjøretillatelser. Adgangskontrollen ved Herøya Industripark utsteder tillatelsene, etter at det er laget rekvisisjon om dette fra en av de bemyndigede personer, vedlegg 4. Vaktsentralen usteder kjøretillatelse, som skal plasseres synlig i bilen, og adgangskort for kjøretøyet. "Dagskort" for bil utstedes i resepsjonen og havneporten. Vakter utenom Industrivernet, kan ha kjøretillatelse for privat bil som følger vakten. Denne kjøretillatelsen skal kun benyttes ved utkalling i forbindelse med vakten, utenom ordinær arbeidstid. Ved utpassering med varer og utstyr som ikke er en del av det materiell som benyttes i arbeidssammenheng, kreves det dokumentasjon undertegnet av bemyndiget person som legitimerer dette. Innpassering av kjøretøy skjer via kjøreporter ved bruk av adgangskort med bilde og eget adgangskort for kjøretøyer Sjåfør er ansvarlig for å påse at alle medpassasjerer har gyldig adgang til Herøya Industripark og Yara. De samme retningslinjene for besøkende gjelder også ved innkjøring i bil. 5.4 Adgangstillatelse og sikkerhetsklarering for alle andre enn besøkende, sjåfører og offentlige myndigheter Rekvirering og gjennomføring av sikkerhetsklarering Det er rekvirent som er ansvarlig for å gi entreprenøren informasjon om kravene for sikkerhetsklarering, se punkt 5.4.4, og selv rekvirere denne sikkerhetsklareringen. Dette gjøres ved å sende skjema i vedlegg 2 til Nokas Beredskap AS på følgende adresse:: hipvaktsentral@heroya-industripark.no. Nokas Beredskap AS vil sørge for at nødvendige personer blir informert og at adgangskort og kursbevis blir laget. Se vedlegg 1 for detaljer. NB! Nokas vil ikke sende ut informasjon om sikkerhetsklarering uten at korrekt utfylt skjemaet er mottatt. For de tilfeller hvor entreprenør ikke har tilgang til å rekvirere HIP sin sikkerhetsklarering og Yara Porsgrunn sin sikkerhetsklarering for sine underentreprenører, må rekvirenten hos Yara rekvirere denne sikkerhetsklareringen gjennom Nokas Beredskap AS, se avsnittet over. Sikkerhetsklareringen og adgangstillatelsen skal registreres på underentreprenør firma.

5 Copy Page: 5 Krav til de hvem som skal ha de ulike sikkerhetsklareringene (se også Se punkt for unntak) - Sikkerhetsklarereings nivå 0 og 1: Alle som skal bevege seg fritt på Yara Porsgrunns område - Sikkerhetsklarerings nivå 2: Alle Yara Porsgrunn ansatte og innleid personell. Alle entreprenører, deres innleide og underentreprenører, som jobber direkte eller har indirekte befatning med Yara Porsgrunn sitt arbeids- og entretillatelsessystem. Hvordan får den enkelte informasjon om de ulike sikkerhetsklareringene - Sikkerhetsklarerings nivå 0 og 1: Den enkelte får en mail med en link til å ta kursene. Se vedlegg 6 for hvordan dette gjøres - Sikkerhetsklarerings nivå 2: Den enkelte må selv melde seg på. Se vedlegg 6 og guide 6 for hvordan dette skal gjøres. Se også vedlegg Beskrivelse av rekvirering og utstedelse av adgangstillatelse Rekvirenten skal angi varigheten av oppdraget på skjemaet i vedlegg 2. Varigheten skal begrenses til varigheten på oppdraget. Rekvirenten skal sende en ny rekvirering til Nokas Beredskap i de tilfeller adgangstillatelsen er gått ut, se punkt Unntak fra krav om sikkerhetsklarering Det kan i enkelte tilfeller gjøres unntak fra kravet om sikkerhetsklarerings nivå 0, 1 og 2: - Det kan gis unntak for sikkerhetsklarering nivå 0 og 1, men personene må da følges av en Yara ansatt. Dette må godkjennes av driftssjefer eller driftsvakt. Et slikt unntak innebærer at Rekvirent/prosjektleder minimum må gå gjennom «Sikkerhetsinformasjon for besøkende». - Det kan gis unntak isolert for sikkerhetsklarering nivå 2. Dette må godkjennes av driftssjefer eller driftsvakt. Disse personene kan da jobbe alene, hvis sikkerhetsklarering 0 og 1 er gjennomført Beskrivelse av de ulike sikkerhetsklareringsnivåene Yara Porsgrunn har delt opplæringen i 3 sikkerhetsklareringsnivåer: - Sikkerhetsklareringsnivå 0 Sikkerhetsklarering Herøya Industripark (HIP) - Sikkerhetsklareringsnivå 1 - Sikkerhetsklarering Yara Porsgrunn - Sikkerhetsklareringsnivå 2 - HMS Klasseromsundervisning

6 Copy Page: Sikkerhetsklareringsnivå 0 - Sikkerhetsklarering Herøya Industripark Denne sikkerhetsklareringen gir tilgang til Herøya Industripark. Sikkerhets-klareringen har en teoridel som avsluttes med en test. Testen må bestås for at sikkerhetsklareringen skal være gyldig. Etter utført test får den enkelte utstedt et adgangskort med bilde. Kortet utstedes i adgangskontrollen etter avlagt sikkerhetsklarering. Kortet skal benyttes ved innpassering til Industriparken. Adgangskortet skal alltid bæres godt synlig ved opphold innenfor Industriparken. Adgangskortet er personlig, dvs. at det ikke er tillatt å låne bort kortet til andre eller la andre bli med inn på kortet Type kurs: Nettbasert Estimert tidsbruk: ca 15 minutter Gyldighet Yara Porsgrunn ansatte: 5 år Gyldighet for entreprenører: 1,5 år. Ved kortere oppdrag vil gyldighet tilsvarende lengden på oppdraget. Obligatorisk for: Alle som skal bevege seg fritt på Yara Porsgrunns område Sikkerhetsklareringsnivå 1 Sikkerhetsklarering for Yara Porsgrunn Dette er Yara Porsgrunns egen sikkerhetsklarering. Hensikten er å gi en basis opplæring i fabrikkspesifikke risikoer og HMS regler. Hver sikkerhetsklarering har en teoridel som avsluttes med en test. Testen må bestås for at sikkerhetsklareringen skal være gyldig. Totalt består den av 5 deler En for Yara Porsgrunn generelt og en per fabrikkområde, se nedenfor: o Generell sikkerhetsklarering o Ammoniakkfabrikken (NII) o Salpetersyreområdet (SSO) inkl. tankterminalen (Yaras anlegg) o Fullgjødsel/Kalksalpeterområdet (FGJ/KS) o Skipningsområdet inkl. pakkerier Alle delen må være bestått før man får gå videre til opplæringsnivå 2 Vedlegg 4 viser hvem som har tilgang til å rekvirere sikkerhetsklarering nivå 1 Type kurs: Nettbasert

7 Copy Page: 7 Estimert tidsbruk: 60 min Gyldighet for Yara Porsgrunn ansatte: 2 år Gyldig for entreprenører: 2 år Obligatorisk for: Alle som skal bevege seg fritt på Yara Porsgrunns område samt har adgangskort til Herøya Industripark. Dokumentasjon: Det blir utstedt et kursbevis i kredittkortstørrelse ved utlevering av adgangskort til Herøya Industripark, eller ved å kontakte HIPs vaktsentral. Alle som direkte eller indirekte har befatning med vårt Arbeidstillatelsessystem, skal bringe dette kortet med seg og skal forevises ved behov Sikkerhetsklareringsnivå 2 Modulbasert sikkerhetsklarering Dette er en opplæring som gjennomføres i klasserom ved Yaras Sikkerhetssenter i Herøya Industripark. Hensikten er å gi ansatte og entreprenører opplæring i Yara Porsgrunns sine HMS krav. Undervisningstiden er 4 timer og kurset avsluttes med en test som må beståes. Etter å ha fullført alle nivåene vil Yara utstede et ID-kort med bilde som dokumentasjon på at opplæringen er gjennomført. Dette kortet skal medbringes og kunne forevises til Yara på forespørsel. Entreprenøren er ansvarlig for at alle har gjennomført de nødvendige sikkerhetsklareringer før oppstart av arbeidet. Prinsippet er at de som direkte eller indirekte har befatning med vårt Arbeidstillatelsessystem må gjennomføre nivå 2 sikkerhetsklarering. Vedlegg 6 viser hvem som har tilgang til å rekvirere sikkerhetsklarering nivå 2. Type kurs: Klasseromsundervisning, selvpåmelding på yaraporsgrunn.muniolms.com Estimert tidsbruk: 4 timer Gyldighet for Yara Porsgrunn ansatte: 2 år Gyldig for entreprenører: 2 år. Obligatorisk for: Alle entreprenører og deres underentreprøner som jobber direkte eller inderekte har befating med Yara Porsgrunn sitt arbeids- og entretillatelsessystem, samt alle Yara Porsgrunn ansatte og innleid personell under Yaras arbeidsledelse. Dokumentasjon: Det blir utstedt et kursbevis i kredittkortstørrelse til entreprenører og deres underentreprenører. Kortet blir utstedt etter godkjent nivå 2 test. Alle

8 Copy Page: 8 entreprenører og underentreprenører som direkte eller indirekte har befatning med vårt Arbeidstillatelsessystem, skal bringe dette kortet med seg og skal forevises ved behov. 6 VEDLEGG VEDLEGG 1: Prosessflyt - rekvirering av sikkerhetsklarerings nivå 0,1 og 2 Klikk her for prosessflyt nivå 0 og 1 Klikk her for prosessflyt nivå 2 VEDLEGG 2: Skjema for rekvirering av sikkerhetsklarerings nivå 0, 1 og 2 og adgangstillatelse Klikk her for skjema for rekvirering av sikkerhetsklarerings nivå 0, 1 og 2 og adgangstillatelse VEDLEGG 3: Skjema for rekvirering av kjøretillatelse Skjema finnes her VEDLEGG 4: Liste over personer som kan rekvirere kjøretillatelse Vedlegg 4 L 230 Rekvirenter.doc VEDLEGG 5: Instruks assistanse transportører Vedlegg 5 L 230 Instruks assistanse transportører END.docx VEDLEGG 6: Oversikt over guider for Yara Porsgrunn sin sikkerhetsklareringssystem Guidene finnes her