INSTRUKS FOR INNTAUING AV KJØRETØY M.M.

Transkript

1 Vedlegg 3: INSTRUKS FOR INNTAUING AV KJØRETØY M.M. FOR BYMILJØETATEN, OSLO KOMMUNE INNHOLD: 1) Oppdragets omfang ) Utførelse av oppdraget ) Kontaktpersoner ) Oppdragets art ) Inntauing ) Oppstilling av kjøretøy og annet i inntauingsanlegget ) Rydding av inntauingsanlegget ) Tilgang til inntauingsanlegget / kjøretøyene ) Krav til kapasitet og responstid ) Rapporter

2 1) Oppdragets omfang Denne instruksen gjelder inntauing av registrerte og uregistrerte kjøretøy. Instruksen for utførelse av oppdraget kan med rimelig varslingstid endres i kontraktsperioden. 2) Utførelse av oppdraget Gjennom avtalen vil Oppdragsgiver i samarbeid med Leverandøren bidra til: - alternative løsninger for en miljøvennlig og kostnadseffektiv inntauing - økt sikkerhet, fremkommelighet og tilgjengelighet i Oslotrafikken - forbedret kvaliteten i Oslo kommunes tjenesteproduksjon - ivaretakelse og utvikling Oslo kommunes serviceprofil 3) Kontaktpersoner Oppdragsgiver krever fast kontaktperson med navngitt stedfortreder. Leverandør skal vedlegge navn og kontaktinformasjon for den kontaktpersonen som er tiltenkt ansvaret for oppdraget. Kontaktperson hos Leverandøren er daglig leder eller den han/hun bemyndiger. Hos Oppdragsgiver er tjenesteleder i bypatruljen ansvarlig for spørsmål vedrørende de operative tjenestene ute på gaten. For andre spørsmål er seksjonsleder i Vaktsentralen eller den han/hun bemyndiger ansvarlig. 4) Oppdragets art Etter bestilling fra Oppdragsgiver skal Leverandøren på døgnkontinuerlig basis utføre inntauing av kjøretøy, container og annet fra offentlig eller privat grunn i Oslo. Kjøretøyene som hentes inn skal oppstilles i inntauingsanlegget i Ulvenveien 90. Oppdraget innebærer også rydding av inntauingsanlegget. Inntauing kan skje ved forskjellige forhold: på offentlig gategrunn på private eiendommer og institusjoner i trange parkeringshus/-anlegg i forskjellige værforhold (regn, snø, isdekke og lignende) og i forskjellige trafikkbilder (rolig, tett trafikk, høytid, arrangement og annet) Inntauing skal skje raskt og effektivt for å godtgjøre sin hensikt. Avhengig av situasjon vil inntauing variere fra enkelttilfeller med 1 eller 2 biler på et eller to steder. I ekstreme tilfeller kan antallet komme opp til flere titalls biler som skal inntaues samtidig på flere steder i byen. Dette vil stille krav til Leverandørs evne å tilpasse seg forskjellige arbeidsbetingelser. 5) Inntauing a) Avbestilling og fremmøte Rekvirert inntauingskjøretøy (kranbil) kan avbestilles så lenge det ikke er kommet frem til bestemmelsesstedet, det vil si før inntauingssjåfør og bybetjent har øyekontakt. Dersom eier av kjøretøyet ankommer før kranbil har forlatt stedet, betales fremmøtegebyr. Har kranbil forlatt stedet, skal kjøretøyet avleveres på etatens inntauingsanlegg direkte og 2

3 uten tap av tid. Annet oppdrag for Oppdragsgiver innen samme distrikt eller på veien til inntauingsanlegget kan tas med samme kranbil. Dersom kjøretøyets eier ikke kan betale fremmøtegebyr skal kjøretøyet normalt taues til etatens inntauingsanlegg. I helt spesielle tilfeller kan denne praksis fravikes, dette skal i så fall legges frem for tjenesteleder for godkjenning i hvert enkelt tilfelle. Godkjent legitimasjon av kjøretøyets eier skal fremvises. I de tilfeller hvor godkjenning foreligger, skal bileier underskrive på inntauingsjournalen og bekrefte at betaling skjer ved påkrav. Betaling av fremmøte behandles av Leverandøren. Leverandøren skal ha alternative betalingsmuligheter (kontant betaling, bankterminal eller annet). b) Inntauing av kjøretøy Oppdragsgiver ved tjenesteleder i bypatruljen avgjør til enhver tid prioritetsrekkefølgen av oppdragene. Det er ikke adgang til å åpne flere kjøretøy enn det kranbilen kan medbringe på en tur. Inntauing skal utføres på en skånsom og hensynsfull måte, slik at det ikke oppstår unødvendige skader. Leverandøren er selv ansvarlig for gjennomføring av oppdragene som tildeles under kontrakten, og er således økonomisk ansvarlig for eventuelle skader som oppstår under utføring av oppdragene. Erstatningskrav fra bileier eller andre skal behandles og avgjøres av Leverandøren innen rimelig tid etter at kravet er fremsatt. Inntauingssjåføren skal i samarbeid med bybetjenten fylle ut inntauingsjournal. Det skal gis opplysninger om kjøretøy, sted for inntauing, dato, klokkeslett, status på kjøretøyet med hensyn til synlige skader, samt utstyr og verdigjenstander i kjøretøyet. Leverandørens krav for godtgjørelse påføres kjøreseddelen. Ferdig utfylt og underskrevet kjøreseddel leveres i ekspedisjonen på inntauingsanlegget i original. c) Inntauing av kjøretøy med dyr og mennesker Ved inntauing av kjøretøy med kjæledyr (hund, katt, osv.) vil det normalt bli gitt melding om dette ved rekvirering av inntauingsbil. De stedlige representanter fra partene, må sammen vurdere om det er forsvarlig å gå inn i kjøretøyet. Andre muligheter for å løse oppdraget må også vurderes og eventuelt iverksettes. Foresatte kan rådspørres. Det anmerkes på inntauingsjournalen at det er et dyr i kjøretøyet. Det gis muntlig melding om dette til ekspedisjonen på inntauingsanlegget. I helt spesielle tilfeller kan det være personer i kjøretøyet som selv ikke kan redegjøre for seg eller av annen årsak ikke selv kan fjerne kjøretøyet (barn, gamle, syke, osv). Det kan være nødvendig å tilkalle politiet og/eller barnevernsvakten om oppdraget ikke kan løses på annen måte enn ved fjerning av kjøretøyet fra stedet. 6) Oppstilling av kjøretøy og annet i inntauingsanlegget Kjøretøy m.v. skal oppstilles i hallen i henhold til oversikten under, samt oppmerking. Oppdragsgivers ansatte vil om nødvendig henvise plass for inntauede kjøretøy. Området er oppdelt og det er fastsatt hvilke typer av kjøretøy som skal plasseres hvor: 3

4 Rad 1: busser, lastebiler, campingvogner og store kjøretøy. Rad 2: Varehengere, moped og MC. Rad 3 og 4 skal fortrinnsvis fylles først med kjøretøy av personbil størrelse. Når disse er fulle, skal rad 5 og 6 benyttes med samme kategori av kjøretøy. Rad 3 og 4 skal benyttes som gjennomgangsområde med kort lagringstid. Rad 5: Utenlandsk registrerte kjøretøy. Rad 6 og 7: Uregistrerte kjøretøy. Kjøretøy m.v. plasseres forsiktig slik at det ikke oppstår skader. Eventuell oppstått skade underveis eller ved plassering, skal straks meldes i ekspedisjonen og skal noteres på kjøreseddel. Oppdrag er avsluttet når kjøretøy m.v. er plassert på anvist sted og avlåst. Kan kjøretøyet ikke låses, noteres dette på kjøreseddel. Kjøreseddel med anmerkning og kjøretøyets plassering skal leveres til ekspedisjonen. 7) Rydding av inntauingsanlegget Rad 3 og 4 er beregnet som gjennomgangsområder og skal benyttes for korttidslagring. Kjøretøy som har stått på disse radene en tid, flyttes på anmodning fra Bymiljøetaten til andre områder beregnet for langtidslagring. Disse plasseres på fastlagte områder etter anvisning. Kostbare kjøretøy, som går over i langtidslagring, skal plasseres slik at de står minst mulig utsatt og under best mulig oppsyn. Kjøretøy m.v., som avskiltes i inntauingsanlegget, flyttes til området for uregistrerte kjøretøy. Endringer i kjøretøyets status skal registreres på kjøreseddel. Alle endringer av plasseringene av kjøretøy m.v. skal registreres og meldes til vaktsentralen. All rydding som skyldes dårlig utført plassering av kjøretøy m.v., skal rettes opp av sjåførene på egen tid uten godtgjørelse fra Bymiljøetaten. 8) Tilgang til inntauingsanlegget / kjøretøyene Inntauingssjåførene har ikke adgang til inntauingsanlegget unntatt i forbindelse med utførelse av sitt arbeid. Sjåførene skal ikke oppholde seg innenfor ekspedisjonsskranken eller på kontorene. Det er ikke anledning for utenforstående, herunder sjåførene, til å foreta teknisk gjennomgang og vurdering av kjøretøy m.v. i inntauingsanlegget. Det er ikke anledning til å skaffe opplysninger om kjøretøyenes eier gjennom dokumenter i ekspedisjonene eller på annen måte skaffe seg opplysninger om eller kontakt eieren. Unntaket er de situasjoner hvor det har oppstått skade og det er tjenestelig behov for dette. 9) Krav til kapasitet og responstid (1) Inntauing av registrerte og uregistrerte kjøretøy Daglig samband med Oppdragsgiver skal skje via telefon. Responstiden ved telefoniske henvendelser skal være maksimum 30 sekunder. Leverandøren skal ha sambandsnett mellom 4

5 egne mobile enheter og til/fra sin base. Utgifter til etablering og drift er Leverandørens ansvar. Beredskapen må være lagt opp med sikte på straks å kunne rykke ut på oppdrag fra Oppdragsgiver. Maksimal responstid er 20 minutter. Responstid regnes som tid fra rekvisisjon foretas til inntauingskjøretøyet møter frem. Maksimal opplastingstid er 10 minutter pr. kjøretøy. Leverandøren må som et minimum stille følgende kapasitet tilgjengelig for Oppdragsgiver: Mandag - lørdag kl : a) Minstekrav: Det skal være kapasitet til å innhente minimum 8 personbiler innenfor garantert responstid. Med 2 timers varsel skal kapasiteten kunne økes til å innhente minimum 16 personbiler Alle dager kl og søndager kl : a) Minstekrav: Det skal være kapasitet til å innhente minimum 4 personbiler innenfor garantert responstid. Med 2 timers varsel skal kapasiteten kunne økes til å innhente minimum 10 personbiler. Ved særskilt behov: a) Kapasiteten skal ved særskilt behov og med 6 timers varsel kunne økes til å innhente 24 personbiler. Dersom Leverandøren ikke har full kapasitet til å løse Oppdragsgivers behov selv, er han forpliktet til å leie inn ekstra utstyr, materiell og personell for å fullføre oppdraget. Leverandøren står som ansvarlig kontraktør i forhold til Oppdragsgiver, slik at innleie som nevnt ovenfor skjer for Leverandørens regning og risiko. Leverandøren skal ved behov fra Oppdragsgiver kunne stille inntauingskjøretøy med sjåfør på timeleie basis. Ved behov utover maksimal beredskap (innhenting av mer enn 24 personbiler), forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å kontakte andre leverandører dersom Leverandøren ikke har kapasitet til å dekke behovet. Oppdragsgivers vurdering legges da til grunn og oppdrag av denne art involverer ikke Leverandøren. Dersom Leverandøren ikke kan overholde maksimal responstid, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å på Leverandørens regning kontakte andre leverandører for det aktuelle oppdraget. 10) Rapporter Leverandøren skal dokumentere at responstid på oppmøte og telefonisk responstid overholdes. Sistnevnte rapport skal inneholde statistikk og gjennomsnittlig svartid, samt andel besvarte samtaler angitt i prosent. Månedlig rapportering skal skje elektronisk til oppdragsgiver innen den 10. i påfølgende måned. Rapportene er Oppdragsgivers eiendom og skal oversendes i form av Excel-filer som skal kunne bearbeides. 5