KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III. Oppdragsbeskrivelse. Rammeavtale for levering av konsulenttjenester til internkontroll i Forsvarsbygg

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL III Rammeavtale for levering av konsulenttjenester til internkontroll i Forsvarsbygg

2 Innhold 1 GENERELT Om Forsvarsbygg Bakgrunn for anskaffelsen Internkontrollen i Forsvarsbygg Forsvarsbyggs Internrevisjon / Riksrevisjonen / NATO-revisjon OPPDRAGETS INNHOLD TILBUDTE RESSURSER RESPONSTID VED AVROP OPPGITTE VOLUMER MV OPPDRAGETS VARIGHET BETALING FOR OPPDRAGET Generelt Honorar Prisregulering Dekning av kostnader og utgifter SIKKERHET... 5 Dato: Side: 2 av 5

3 1 Generelt 1.1 Om Forsvarsbygg Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvarsbygg utøver eierrollen for Forsvarets eiendommer, bygg og anlegg (EBA) på vegne av staten v/forsvarsdepartementet og forvalter de statlige eiendommene som Forsvaret disponerer. Forsvarsbyggs forvaltningsmessige status og fullmakter fremkommer av Forsvarsdepartementets økonomiinstruks til etatene og de årlige iverksettingsbrev. Administrerende direktør leder den daglige virksomheten. Forsvarsbygg er en selvstendig budsjetterende enhet, og budsjetterer og fører regnskap i samsvar med gjeldende regler og fullmakter, jfr. Stortingets bevilgningsreglement. Forsvarsbyggs økonomiforvaltning er også regulert av Statens økonomireglement med funksjonelle krav. For nærmere informasjon om virksomheten vises til Forsvarsbyggs hjemmeside med adressen Bakgrunn for anskaffelsen Konsernstab Internkontroll ønsker å videreføre en ordning med ekstern leverandør av tjenester ifb med internkontrollprosjekter, så vel til den sentrale internkontrollstaben i konsernet som til spesielle prosjekter i de enkelte forretningsområdene. Ordningen har vært praktisert siden 2010, som en videreføring av avtale om kjøp av internrevisjonstjenester. Forsvarsbygg hadde frem til oktober 2010 eget styre og internrevisjon underlagt dette. I ettertid, med virkning fra 2011, har Forsvarsbygg inngått avtale om leveranse av internrevisjonstjenester med Forsvarsdepartementet. 1.3 Internkontrollen i Forsvarsbygg Internkontroll er et lederansvar og skal være en integrert del av alle prosesser i bedriften. Forsvarsbygg har en sentral enhet for internkontroll, Konsernstab Internkontroll (KIK) og hvert forretningsområde skal ha egne dedikerte ressurser til å utføre internkontroll i linjen. Konsernstab Internkontroll er foretaksledelsens sentrale redskap for overvåking av internkontrollens opplegg og gjennomføring i forretningsområdene. Konsernstab Internkontroll skal ha overoppsyn med planlegging og utføring av den internkontroll som utføres i linjen i forretningsområdene. KIK rapporterer sine funn og vurderinger til AD, konsernledelsen og ledere på forskjellige nivå. KIK er etablert som enhet med liten bemanning som skal ha kompetanse til å foreta egne kontrollhandlinger, samt styre innkjøp av nødvendige tjenester fra ekstern leverandør og kvalitetssikre leveransene fra denne. 1.4 Forsvarsbyggs Internrevisjon / Riksrevisjonen / NATO-revisjon Internrevisjonen i Forsvarsbygg leveres av ansatte i Forsvarsdepartementets internrevisjon. Enheten avlegger årlig rapport til KL og ADFB. Dens primære funksjon er: for det første å vurdere om opplegget for internkontrollen er tilstrekkelig og hensiktsmessig i forhold til det risikobilde Forsvarsbygg står overfor og de mål som skal nås, og for det andre å kontrollere og vurdere hvorvidt etablerte opplegg blir etterfulgt i praksis. Riksrevisjonen er Forsvarsbyggs revisor og har en funksjon som på mange måter tilsvarer valgt revisor i et aksjeselskap (som tjener eieres, kreditorers, myndighetenes og eventuelt andre interessenters behov), men med et videre ansvars- og myndighetsområde. Forhold som berører NATOs regnskaper er i tillegg underlagt revisjon i henhold til NATOs bestemmelser. Dato: Side: 3 av 5

4 2 Oppdragets innhold Oppdragene som denne anskaffelsen omfatter er, basert på organiseringen av internkontrollen som nevnt over i punkt 1, todelt: Oppdraget omfatter bistand til generell revisjons- og kontrollmessig rådgivning og til planlagte internkontrollprosjekter som KIK har ansvar for. I tillegg kan KIK/leverandøren, ved behov, bidra til å kvalitetssikre prosjekter og rutiner som er av vesentlig betydning for produksjonen i de ulike forretningsområdene. Basert på avrop fra de enkelte forretningsområdene direkte til leverandøren skal anskaffelsen også omfatte bistand til definerte prosjekter og ad hoc kontroller i de enkelte forretningsområdene. Forsvarsbygg ønsker å opprette en rammeavtale for å dekke behovet for bistand. Resultatet av arbeidet skal løpende rapporteres på en hensiktsmessig måte og med en frekvens som fastsettes av Forsvarsbygg i dialog med leverandøren i hvert enkelt avrop. Se også bestemmelsene i Del II om honorarbudsjett ifm avrop mv. 3 Tilbudte ressurser Forsvarsbygg ønsker tilbudt et team på tre navngitte rådgivere med erfaring innenfor leveranseområdet revisjonog kontroll innen områdene: IKT / Finans, økonomi og regnskap / HMS/ dokumenthåndtering (anskaffelser, forvaltning, avhending). Leverandøren bør herunder ha erfaring fra offentlig sektor: 1) Senior/Partner: Ressursen skal ha om lag 8 års relevant erfaring eller mer i forhold til oppdraget. 2) Konsulent/rådgiver: Ressursen skal ha om lag 4 års relevant erfaring eller mer i forhold til oppdraget. 3) «Junior» konsulent/-rådgiver: Ressursen skal ha om lag 2 års relevant erfaring eller mer i forhold til oppdraget. Tilbudt person og timepris oppgis innenfor hver av kategoriene i vedlagte prisskjema. I konkurransegrunnlagets Del I punkt 5.1 er det under tildelingskriteriet pris oppgitt en relativ vekting av timeforbruk i forholdet mellom de ulike kategoriene. Leverandøren må påregne at oppdragsgiver under gjennomføringen av kontraktsarbeidene kan styre ressursenes innsats under de ulike kategorier i retning av den relative fordelingen som er oppgitt. 4 Responstid ved avrop Det forutsettes at oppdrag senest påbegynnes innen 14 dager etter at oppdragsgiver har oversendt sin behovsbeskrivelse/avrop til leverandøren. 5 Oppgitte volumer mv Dersom kunden i kunngjøring, innbydelse eller i annen sammenheng oppgir opplysninger i tall eller tekst knyttet til historisk eller forventet behov, volum, eller prognoser for uttak av ytelser, skal disse opplysningene anses å være ikke forpliktende og av rent orienterende art, med mindre annet er spesifikt angitt sammen med angjeldende opplysning. 6 Oppdragets varighet Avtaleperioden har oppstart 1. februar 2014, eller fra tidspunktet for partenes signering om dette inntrer senere. Maksimal avtaleperiode er år, til sammen fire år regnet fra oppstartstidspunktet for avtalen. Avtalen løper automatisk videre fra år til år, med mindre Forsvarsbygg gir meddelelse om at avtalen ikke vil bli fornyet for kommende år. Slik meddelelse skal i så fall senest gis på tidspunktet da avtalen går over i påfølgende ett års periode. 7 Betaling for oppdraget 7.1 Generelt Timeprisene for de enkelte ressurser leverandøren tilbyr i konkurransen skal oppgis i vedlagte prisskjema. Timepriser skal oppgis eks. mva. Dato: Side: 4 av 5

5 7.2 Honorar Oppdraget honoreres etter medgått tid med leverandørens tilbudte timepriser for de særskilt angitte ressurser. Timepriser ved eventuelt tilleggsarbeid skal være de samme. 7.3 Prisregulering Prisene som oppgis i tilbudet skal kunne reguleres i tråd med konsumprisindeksen. Hver av partene kan kreve prisregulering. Prisregulering etter indeks skjer maksimalt én gang per år, første gang 12 måneder etter kontraktsinngåelse, og med virkning for fremtidige arbeider. Utgangspunktet for prisreguleringen etter indeks er indekstallet for måneden før den måned kontrakt inngås. 7.4 Dekning av kostnader og utgifter Oppdragsgivers faste møtested i henhold til konkurransegrunnlaget Del II punkt 5.3 er Forsvarsbyggs lokaler ved Grev Wedels plass 5 i Oslo. Kostnader i forbindelse med reiser til øvrige lokasjoner dekkes i tillegg til honoraret. Omfanget av slike reiser skal avtales mellom partene på forhånd. Utgifter og reisetid godtgjøres som øvrige reiser i henhold til nevnte punkt Sikkerhet De personene som skal arbeide for Forsvarsbygg i forbindelse med denne kontrakten må kunne sikkerhetsklareres, jfr. sikkerhetsloven med tilhørende forskrifter. Leverandøren må videre kunne utføre sitt arbeid i henhold til de krav som fremkommer av sikkerhetslovgivningen og militære retningslinjer. Det er en forutsetning for iverksetting av kontrakten at personellet kan sikkerhetsklareres innen tre måneder etter at kontrakten er undertegnet, og at klareringen opprettholdes under hele kontraktsperioden, jfr. for øvrig pkt i konkurransegrunnlagets del II. Dato: Side: 5 av 5