Vedlegg 5: Oppdragsgivers Ytelsesspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg 5: Oppdragsgivers Ytelsesspesifikasjon Leveranse av byggeentreprenørtjenester. Sak nr.: 15/03339

2 1 Innhold 2 Informasjon om oppdragsgiver Kvalitetskriterier for ytelsen Generelle krav til ytelsen Beskrivelse av behov Kvalitet på kompetanse og faglig utførelse av arbeid Kapasitet satt av til leveransen Materialvalg og materiellspekter Plan for samarbeid med oppdragsgiver Opplevd kvalitet Avvikling av kontrakt... 6 Sarpsborg kommune Side 2 av 6

3 Alle punktene nedenfor skal besvares som en del av tilbudet. 2 Informasjon om oppdragsgiver Data Sarpsborg Antall innbyggere i Sarpsborg kommune pr. 1. januar Totalt kjøp av tjenester innen avtaleområdet i 2014 eks. MVA Kommunal bygningsmasse (en rekke ulike bygningstyper) Ca. 6,5 millioner kroner* Ca kvm Kommunale leiligheter Ca 850 *Indikerer kun et historisk volum og gir ingen forpliktelse for oppdrag i avtaleperioden. Sarpsborg kommune er i stadig endring og utvikling, noe som kan medføre endringer i behov for tjenester i denne rammeavtalen. Leverandør må derfor være innstilt på at rammeavtalen er dynamisk og kan endre seg i takt med denne utviklingen i avtaleperioden. Avtalene har i utgangspunktet unntak for leveranser til investeringsprosjekter og større rehabiliteringsprosjekter som settes ut på egen entreprise, med mindre oppdragsgiver finner det forsvarlig å benytte rammeavtalen. En del av de mindre tømrerarbeidene utføres av egne tilsatte. Avtalene er tenkt for å dekke behov utover kapasiteten til egne tilsatte. Borg Næring og Eiendom (BNE) omfattes også av avtalen. BNE er et selvstendig rettssubjekt helt eid av Sarpsborg kommune og administrert av kommuneområde samfunn, økonomi og kultur. Kirkelig fellesråd i Sarpsborg har opsjon på å benytte avtalen. Leverandør skal bekrefte at punktet er forstått. 3 Kvalitetskriterier for ytelsen Leverandørens besvarelse i forhold til punkter nedenfor legges til grunn for evaluering av tildelingskriteriet kvalitet. Med kvalitet mener vi helheten av de egenskaper den tilbudte tjeneste har og dens evne til å tilfredsstille oppdragsbehovet. Vesentlige avvik eller forbehold til oppdragsgivers ytelsesspesifikasjon kan innebære at tilbudet avvises fra konkurransen. 3.1 Generelle krav til ytelsen a) Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Ved bruk av underleverandør forplikter hovedleverandør å påse at underleverandør innfrir oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremsatt i dette dokument. b) Dersom leverandør har til hensikt å benytte underleverandører i avtalen, skal det oppgis hvor stor andel som planlegges satt ut til underleverandører. Underleverandørens navn og organisasjonsnummer skal i så fall også oppgis. Sarpsborg kommune Side 3 av 6

4 c) Alle som utfører tjenester eller arbeid for kommunen er bundet av Forvaltningsloven ( 13), og etter personvernlovgivningens regler om taushetsplikt. Brudd på taushetsplikten eller på vilkår etter Forvaltningslovens 13 d annet ledd, straffes etter straffelovens 121. Medarbeidere hos leverandør som blir engasjert i arbeid for oppdragsgiver vil måtte signere taushetserklæring. Leverandør skal bekrefte at punktet er forstått og akseptert. d) All kommunikasjon (muntlig og skriftlig) i forbindelse med oppdragene skal foregå på norsk. e) Leverandøren skal besørge rigg og drift for egne arbeider. f) Alle leveranser skal skje i henhold til prinsippene om Rent bygg, skade og asbestsanering, håndtering av miljøfarlig avfall og kildesortering. Leverandør skal bekrefte at dette følges opp og legge beskrivelse av sine rutiner ved tilbudet som gjelder: - Rent bygg - Sikker gjennomføring av skadesanering - Avfallshåndtering g) Leverandør skal sørge for utarbeidelse av endelig SHA-plan i samarbeid med oppdragsgivers representant. Oppdragsgiver gjør selv risikovurderinger. Et forslag til SHAplan vil normalt være en del av tilbudet som leveres i minikonkurranser h) Leverandør skal besørge egenkontroll av alle sluttførte arbeider. I tillegg til sluttkontroller, skal det også utføres en ferdigbefaring sammen med aktuell bestiller. Tilbakemelding om utførte oppdrag klar for ferdigbefaring skal gjøres uten opphold til aktuell bestiller. i) Leverandør skal sørge for å informere oppdragsgiver om hvilket grunnlagsmateriell og andre opplysninger han finner nødvendig å ha for å gjennomføre oppdraget. Leverandør skal varsle oppdragsgiver når det oppstår behov for endringer, utredninger eller supplerende undersøkelser. Leverandør kan ikke påføre oppdragsgiver forpliktelser eller fraskrive oppdragsgiver rettigheter uten uttrykkelig fullmakt. j) Kvalitetssikring av utførelse, helse, miljø og sikkerhet (HMS) er leverandørs plikt og skal gjennomføres i samsvar med aktuelle lover, forskrifter og de enkelte oppdrags målsetninger for kvalitet, arbeidsmiljø og sikkerhet og evt pålegg gitt av oppdragsgiver. Leverandør er ansvarlig for systematisk kontroll av egne og evt. underleverandørene sine arbeider. Leverandøren kan bli pålagt å utarbeide SHA-plan for de enkelte oppdrag. k) Eventuelt avdekking av mangler ved brannvern, vanninntrengning, skadedyr eller annen risiko for liv og helse skal meldes skriftlig til oppdragsgivers representant uten unødig opphold. Utbedringer av slike mangler skal ikke igangsettes uten uttrykkelig godkjennelse fra oppdragsgivers representant. l) Leverandør plikter å etablere nødvendige søknader og innhente nødvendige godkjenninger for arbeidets art, før igangsetting. 3.2 Beskrivelse av behov Sarpsborg kommune har i hovedsak behov for følgende tjenester innenfor tømrerfaget: Akutt og planlagt vedlikehold og mindre rehabilitering av kommunens bygningsmasse Oppføring av mindre tilbygg, boder, garasjer mv. I hovedsak vil arbeidene foregå i eksisterende bygninger, mange av eldre dato.flere av bygningene er verneverdige, med det det medfører av særskilte behov. Behovet gjelder tilbygg, ombygginger og tilpassinger av lokaler/bygninger eid og/eller drevet av Sarpsborg kommune, så Sarpsborg kommune Side 4 av 6

5 som eksempelvis skoler, barnehager, sykehjem, bofellesskap, kontorer, museumsbygninger, bibliotek mv. 3.3 Kvalitet på kompetanse og faglig utførelse av arbeid. a. Det skal dokumenteres kompetanse og faglige kvalifikasjoner gjennom å vedlegge CV på de dedikerte/faste personene som vil bli benyttet til oppdrag for kommunen. CV en(e) skal også inneholde anleggsreferanser fra tidligere arbeider disse personene har utført. b. Leverandøren skal angi hvilken av de dedikerte fagarbeiderne som vil bli oppdragsgivers faste fagperson(er) i kontraktsperioden. c. Dersom leverandør benytter underleverandører skal tilsvarende leveres for disse. CV en(e) skal også inneholde anleggsreferanser fra tidligere arbeider disse personene har utført. d. Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren stiller med fast(e) person(er) som utfører arbeider for oppdragsgiver i kontraktsperioden. Ved hendelser som gjør bytte av personer aktuelt, skal det være en gjensidig varslingsplikt på 2 uker. Sarpsborg kommune skal godkjenne bytte av aktuelt personell. Dersom leverandør tilbyr dedikerte personer som har relevant spisskompetanse og eller erfaring fra tilsvarende oppdrag (jf. behovsbeskrivelsen i punkt 3.2 ovenfor), vil det bli tillagt vekt i evaluering av tilbudene. 3.4 Kapasitet satt av til leveransen a) Tilbudet skal også inneholde en beskrivelse av hvor stor andel kapasitet er satt av til avtalen opp mot leverandørens totale tilgjengelige kapasitet i området. Dersom leverandørs kapasitet endres på en slik måte at det får vesentlig innvirkning på leverandørs kapasitet til å gjennomføre avtalen forpliktelser, vil det kunne gi grunnlag for endringer for oppdragsgivers bruk av firmaet eller vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten. b) Tilbudet skal også inneholde en beskrivelse av hvordan de dedikerte personer hos leverandøren holdes ajour med den faglige og tekniske utviklingen i bransjen. c) Leverandør skal oppgi responstid, se egne rubrikker i prisskjema, vedlegg 6. Responstiden vil bli vurdert som et moment vedrørende leverandørs kapasitet. 3.5 Materialvalg og materiellspekter Dersom det ved bestilling ikke presiseres annet, skal det i leveransen inngå levering av nødvendig materiale som medgår til å utføre de aktuelle oppdrag. Leverandør er forpliktet til å benytte materiell som tilfredsstiller norske forskrifter, NS, TEK 10 og øvrige bransjenormer og om nødvendig fremlegge nødvendig dokumentasjon på de aktuelle produkter. Oppdragsgiver kan også velge å bestille materiellet fra egen materiell- leverandør, slik at det kun er selve tømrertjenesten som utføres. Dette avtales i så fall for de(t) spesifikke oppdrag ved bestilling. 3.6 Plan for samarbeid med oppdragsgiver Leverandøren skal beskrive hvordan oppdragsgiver vil bli fulgt opp i avtaleperioden og hvordan leverandøren ser for seg et praktisk samarbeid. Dette gjelder gjennomføring av, og innholdet i statusmøter, hva leverandøren mener er nødvendige for å sikre leveringsdyktighet og nødvendig kapasitet og kvalitet i avtaleperioden, og hva leverandøren ser for seg av praktisk samarbeid i forbindelse med noe større prosjekter. Leverandøren skal også beskrive hva som tilbys av statistikk på planlagte og gjennomførte oppdrag. Det forutsettes at den faste kontaktpersonen deltar på minimum 2 statusmøter i året vederlagsfritt. Sarpsborg kommune Side 5 av 6

6 3.7 Opplevd kvalitet Leverandøren skal oppgi minimum 2 relevante referanser. De oppgitte referanser kan bli kontaktet for å besvare spørsmål angående opplevd kvalitet, service og oppfølging vedrørende følgende temaer: a) Leveransepunktlighet: Bestilte oppdrag levert til forventet /kontraktsfestet leveringstid b) Leveransekvalitet Kvaliteten på gjennomførte oppdrag c) Opplevd service ved henvendelser og opplevd service dersom det har vært problemer med leveranser. Hvordan oppleves tilbyder når feil må rettes opp? d) Faktureringsrutiner, inkludert underdokumentasjon til faktura. Referansenes erfaring og oppdragsgivers egen erfaring med tilbyder de siste 18 måneder vil kunne bli tillagt vekt. 3.8 Avvikling av kontrakt Leverandør skal bidra til smidige overgangsordninger og avviklingsperiode ved avslutning av denne kontrakten. Det gjelder blant annet å avgi alle dokumenter, tegninger, prosjektgrunnlag, beregninger, opplysninger om avklaringer med ev.t. tredjeparter med videre som naturlig hører til de oppdrag som er gjennomført eller er under gjennomføring for oppdragsgiver til oppdragsgivers kontaktperson(er). Sarpsborg kommune Side 6 av 6