Overordnet prosjektplan - Timelærer-prosjektet (fase 1 i 2013)

Transkript

1 Overordnet prosjektplan - (fase 1 i 2013) Eksempel til prosjektverktøysiden Denne prosjektplanen er en avtale mellom prosjekteier og prosjektleder for Timelærerprosessen. Formålet med dette dokumentet er å tydeliggjøre og beskrive grunnlaget for forbedringsarbeidet i Timelærerprosessen ved HIOA (tilsvarer således et mandat). Prosjekteier Navn, sign./dato Prosjektleder Navn, sign./dato 1. Prosjektopplysninger Avdeling/ Fakultet/ Enhet Prosjekteier: Prosjektleder: FA, fakultetsovergripende prosjekt Geir Haugstveit, HR-direktør Karin Bakke, OU-programmet (HR) 2. Nåsituasjon og utfordringer Bakgrunn: Timelærere benyttes i stor grad av alle fakulteter ved behov for spesiell kompetanse i undervisning. HIOA benytter totalt ca timelærerkontrakter pr. år. Prosessen: Ved oppstått behov for timelærer, utarbeides det en arbeidsavtale på fakultet knyttet til oppdraget. Denne signeres og arkiveres. Etter gjennomført undervisning rapporterer timelærer inn forbrukt tid på en timeliste, og Økonomi i FA utbetaler lønn til timelærer. Nåsituasjon: Prosjektet bygger på kartleggingsarbeidet ifm. fusjonsprosessen. I forlengelsen av er det feb. 2013, gjennomført intervjuer med HR i alle 4 fakultet, og en felles workshop 19. mars (fagsiden, HR og økonomi FA og fakultet), for å avdekke dagens arbeidspraksis og sløseri rundt håndtering av kontrakter, timelister og utbetaling av lønn. Det er avdekket store forskjeller og variasjon i prosessen både mellom de enkelte fakultetene og mellom institutter innad på et fakultet i måten å håndtere timelærerprosessen på. I dag har en heller ikke trukket opp et klart skille mellom timelærer og gjesteforeleser, og det er behov for større klarhet rundt dette ift. de juridiske forskjellene. Ved opptelling benytter HiOA i dag samlet sett 17 ulike kontraktsvarianter/-maler. Her bør det være mulig å komme ned til 1-3. Det går mye tid med til saksbehandlingen. Det blir særskilt mye arbeid når det oppstår feil grunnet manglende lønnsutbetaling. Det brukes også mye tid på leting etter dokumenter. Arkivering og registre over timelærer er tilfeldig, personavhengig, flere steder (papir, ephorte, e-post, fellesområder) og ephorte benyttes i mindre utstrekning. Generelt er det svært mye papirer inkl.i omløp. Utfordringer: Utarbeide og implementere en felles fakultetsovergripende prosess som gir større ryddighet i avtaleforhold, samt øke flyteffektiviteten i timelærerprosessen gjennom å øke summen av

2 Prosjektplan for Timelærerprosessen Side 2 av 7 verdiskapende aktiviteter (redusere sløseri) sett i forhold til total gjennomløpstid. 3. Tilknytning til HiOAs overordnede mål og strategi: Utdanning X Samfunnsrettet virksomhet og formidling FoU Menneskelige og økn.ressurser (administrasjon) X Prosjektet bygger opp under HiOAs mål om å utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer. Timelærer understøtter spesielt utdanningsområdet ved HiOA. 4. Mål og leveranser Utvikle en første versjon av felles mal for arbeidsavtale for midlertidig tilsatt timelærer. Redusere dagens 17 varianter av mal for timelærerkontrakter ned til juni 2013 Implementere felles mal på HiOA Aug-sep 2013 Utvikle, dokumentere og implementere en felles fakultetsovergripende prosess for timelærer. Prosessen skal i snitt gi bedre flyteffektivitet, dvs. at verdiskapende tid skal økes ift. total gjennomløpstid for prosessen. Dette skal gjøres gjennom å redusere tidsbruk på dagens ikke-verdiskapende aktiviteter (sløseri) som dobbeltarbeid, dobbel-/trippelarkivering, leting etter arbeidskontrakter og timelister. 15. des 2013 Prosessen skal være kvalitativt god for timelærer. 5. Effekter for HiOA En felles beste praksis som ivaretar både HiOAs behov og timelærers behov, dvs. riktig lønn til rett tid og riktig pensjonsinnberetning til SPK. Bedre sikkerhet og ryddighet ift. at prosessen er fundamentert i riktig avtale- og regelverk. Høyere andel timelærer får riktig lønn til rett tid og riktig pensjonsinnberetning til SPK En prosess på tvers av fakultet som innebærer bedre flyteffektivitet, dvs. at verdiskapende tid (og ikke-verdiskapende tid reduseres) økes ift. total gjennomløpstid for prosessen. Mindre sløsing og mindre feil, leting etter dokumenter i ulike systemer, dobbel-/trippelarkivering. Mindre avhengig av enkeltpersoner, redusert sårbarhet. 6. Gevinstmål: Antall varianter i av timelærerkontrakter er på 1-2. Kvalitetsmål for timelærer. Antall timelærer som tar kontakt i ettertid (vedr.feil eller forsinket lønn, pensjonsgrunnlag mv.) er på et lavere nivå. 7. Brukernes behov Timelærer har behov for lønn til rett tid og riktig innberetning av pensjonspoeng til SPK. HiOA: vi skal øke antall studenter i årene fremover uten å øke fotavtrykket til administrasjonen. Dette innebærer at vi må forenkle og lage felles fakultetsovergripende prosesser, unngå dobbeltarbeid, og se etter måter hvor vi kan jobbe enklere. De som gjør jobben i Timelærer-prosessen (HR, Økonomi, timelærerne spesielt) har behov for gode oversiktlige maler og en ryddig prosess.

3 Prosjektplan for Timelærerprosessen Side 3 av 7 8. Avgrensninger av prosjekt Prosjektet vil (på kort sikt) ikke prioritere følgende oppgaver: Holdes utenfor: ekstern veileder, eksterne sensor, vikarer, eksamensvakter Lik avlønning og felles faktorberegning på tvers av fakultet. 9. Suksesskriterier Det vi i hvert fall må lykkes med for å kunne si at prosjektet er vellykket (prosjekteiers ståsted): Antall varianter timelærerkontrakter som er i bruk hos HiOA skal reduseres fra dagens 17 varianter ned til 1-2. Felles maler for arbeidskontrakt for timelærer som brukes på alle fakultet. 10. Gjennomføring - arbeidsmetodikk Prosjektet skal gjennomføre såkalt «kvikk-fiks» og LISE tiltak (liten innsats stor effekt) først.

4 Prosjektplan for Timelærerprosessen Side 4 av 7 Prosjektet står overfor følgende prosessflyt i dag: Arkiv er ikke tegnet inn som egen «svømmebane» i figuren over. Prosjektet jobber utfra følgende arbeidshypotese for fremtidig ønsket situasjon. 1) er med timelister og 2) er uten:

5 Prosjektplan for Timelærerprosessen Side 5 av 7 For alle figurene gjelder at prosess-symboler som er plassert mellom to «svømmebaner» indikerer at det idag jobbes ulikt i hvert fakultet og mellom institutter i hvert fakultet. Dette må avklares og tilpasses lokalt. 11. Ressurser og organisering Prosjektets organisering og ressurser henger sammen med prosjektets arbeidsomfang/leveranser, grad av tverrfaglighet, samt HiOAs desentraliserte organisasjon. Ressurser og organisering gjenspeiler OU-programmets arbeidsmetodikk rundt medarbeiderdrevet endring, samt prosjektets mål med å lykkes med implementering og gevinstrealisering. Direktørledermøtet (styringsgruppe) Ekspertgruppe Prosjektleder m/prosjektgruppe Forankrings- Referansegruppe Arbeidsgruppe Jus Arbeidsgruppe maler og dokumentasjo n -Økonomi og Arkiv Ekspertgruppens rolle vil være å: Kvalitetssikre og evt. videreutvikle prosjektleveranser Være konstruktiv deltaker i et tverrfaglig team som skal finne gode fellesløsninger. Være ambassadører for prosjektet. Nøkkelpersoner i forankrings- og implementeringsarbeidet. Evt. spørsmål av overordnet prinsipiell karakter som Ekspertgruppen ikke kan beslutte, vil bli løftet opp i direktørledermøtet.

6 Prosjektplan for Timelærerprosessen Side 6 av 7 Ekspertgruppe Geir Haugstveit (leder gruppen) Avd./ Fakultet/ Enhet HR, FA Ansvar i prosjektet Sikre at beslutninger tas og implementeres i hhv. HR, økn, arkiv Kommunikasjon inn i direktørmøtet for beslutninger og avklaringer. Vara-representant Gunnar Bjølseth Studieleder, HF Repr. fagsiden Christel Sverre Studieleder, TKD Repr. Fagsiden Trude Myhrer Instituttleder, HF Repr fagsiden Live Pedersen FA, HR Tjenesteeier i FA Anne Blikra HR-sjef, HF Kvalitetssikre prosess Lin Ullern, HR-sjef TKD Karin Bjørnebo Løvli Arkiv, FA Arkiv-rutiner, beste praksis Andre Nergård, Arkiv FA Jan Marthiniussen, Økonomi, FA Økonomi/ Lønn Torill Erikson, Økonomi FA Knut Sverre Røang Økonomisjef, SAM Økonomi fakultet Stine Kihl, Økonomi TKD Prosjektgruppe Avd./ Fakultet/ Enhet Ansvar i prosjektet Anne Hexeberg (prosjektleder) FA, OU-programmet/ HR Daglig ledelse av prosjektet Karin L Bakke Prosessveileder OU-programmet Heidi Pedersen LUI, HR Elisabeth Foyn Ranheimsæter TKD, HR Inger Heidi Flesli FA, Økonomi Hanne Landen SAM, HR Stefan Johnsen HF, Økn. Kari Franck Dahl FA, Arkiv Rutiner arkivering i ephorte Tomas Helling (ved behov) Eksterne (Lean) Prosjekt- og prosesstøtte For å sikre medarbeiderdrevet endring og forankring er det opprettet to arbeidsgrupper bestående av medarbeidere som gjør jobben til daglig på fakultet og FA: Arbeidsgruppe Jus Avd./ Fakultet/ Enhet Ansvar i prosjektet Elisabeth Foyn Ranheimsæter (leder gruppen) TKD, HR Jus dokumentasjon Cecilie Horn Haugen/ Kirsten Faldås FA, HR, juridisk Hanne Landen SAM, HR Kristhild Marnseg LUI, HR/juridisk Stefan Andre Johansen Tove Arstad HF, Økn FA, Økn, lønn Arbeidsgruppe - maler og dokumentasjon Avd./ Fakultet/ Enhet Ansvar i prosjektet Heidi Pedersen (leder gruppen) Hanne Karine Rognlien Anne Sandvik Janne Steinsheim Kjersti Sortland Arne Bodin Baki Vurucu HR, LUI HR, HF Lønn, FA HR, LUI Faglærer, HF Økonomi, TKD Økonomi, SAM Maler og dokumentasjon av ny prosess Forankring og brukere Prosjektet skal jobbe med forankrings-/referansepersonene på en pragmatisk og smidig måte. Noe av kommunikasjonen kan skje på mail. Det skal også informeres og forankres i eksiterende fora som Instituttlederform, HR-forum, direktørledermøtet, rektors ledermøte, ledersamlinger o.lign. Forankrings-/ referansepersoner navn Avd./ Fakultet/ Enhet Kari Kildahl Studieleder, LUI (BLU) Inger Lise Holen Studieleder LUI (YFL) Johnny Aasen Instituttleder LUI (IST) NN Dekan..NN Dekan Timelærer, LUI (sjekke av helt til slutt når mal ferdig)..nn Timelærer Torill Nergård Kjersti Sortland HF, faglærer HF, faglærer Arkiv Økonomi

7 Prosjektplan for Timelærerprosessen Side 7 av Vedlegg Nr Dokumenttype Dokumentnavn/ID 1 Fremdriftsplan