Oppstart: 1. januar. Utvikle eget mandat, budsjett og prosjektplan, 15. februar

Transkript

1 Arkitektur- og designhøgskolen, Kunsthøgskolen i Oslo, Norges musikkhøgskole SAK, prosjektplan januar 2012 PROSJEKT MÅL AKTIVITETER FREMDRIFTSPLAN 2012 ADMINSTRATIVE PROSJEKTER INNKJØP Etablere felles innkjøpspolicy og strategi, avtale om forpliktende samarbeid, Rasjonalisert innkjøpsprosess, lavere kostnader, økt kompetanse Gjennomgå eksisterende situasjon og rutiner Avklare mulige områder for samarbeid; Foreslå organisering av felles innkjøp; Lage forslag til felles rammeavtaler på alle typer innkjøp/tjenester, serviceavtaler, lisenser Utrede bruk av elektroniske verktøy. Oppstart: 1. januar Situasjonsbeskrivelser og forslag til framtidig organisering, inkl. bruk av elektronisk verktøy, 1. juni. ØKONOMISK RAMME ANSVARLIG/ PROSJEKTORGANISERING Kunsthøgskolen v/jan Myhr Prosjektgruppe: Medarbeidere fra økonomi, innkjøp Anstein Haugen (AHO) Tore Broholt (NMH) Merethe Lieng (KHiO) Thusanthi Sebastian (NIH) Forslag til avtaler: 15. september

2 LØNNS PROSESS (timelærere) Raskere og mindre ressurskrevende lønnsprosess. Sikkerhet for at riktig lønn utbetales til riktig tid Kartlegge nåværende prosesser og påpeke eventuelle flaskehalser og sårbarhet i de eksisterende rutiner. Utrede muligheter for mer elektronisk registering og overføring av data. Foreslå eventuelle organisatoriske tiltak. Utarbeide felles rutinebeskrivelse for lønnsprosessen for gjeste- og timelærere Forslag til organisering og rutiner, 1. juli AHO v/randi Stene Prosjektgruppe: Medarbeidere fra personal, økonomi, Espen Mattheussen (KHIO) Knut Jarbo (NMH) Liv Astrid Tessem (KHIO) Silje Marie Øiestad Skeie (NMH) May Hellerud (AHO) Ljubica Matosic (NMH) NN ( NIH) usikkert IKT Identifisere områder hvor mer samarbeid er mulig. Legge grunnlag for en felles IT-strategi. Del 1: Lage en oversikt med beskrivelser av alle tilgjengelige systemer som brukes. Del 2: Utarbeide mandat og framdriftsplan for IKT-samarbeid Forprosjekt: Identifisere mulige områder for samarbeid, 1. april NIH v/ Baard Wist (?) Medarbeidere IKT Navid Sami (KHIO) Frode Gether- Rønning (AHO) Robert Haugan (NMH) INTERN- KONTROLL Få etablert robust og forenklet internkontrollsystem, inkl. rutiner for vedilkehold Kartlegge eksisterende rutiner/ordninger. Lage forslag til omfang og organisering av internkontrollsystem. Kartlegging AHO V/Heidi Holte Medarbeidere økonomi, personal, drift, Utrede mulig bruk av elektroniske verktøy Forslag til omfang og organisering, inkl bruk av verktøy, Bruke ekstern hjelp, eventuelt frikjøp av egne ansatte, til å gjennomgå eksisterende

3 Felles biblioteksy stem Forenkling av rutiner, lettere å samarbeide, bedre service for studenter og ansatte Utarbeide rutiner for vedlikehold. Lage skisse til handlingsplan for kommunikasjon og informasjon i internkontrollsystemet. Få laget en konsekvensutredning for å få oversikt over fordeler og ulemper ved eventuell overgang, og hvilke ressurser dette vil kreve 15. september Handlingsplan for kommunikasjon, 1. november Frist 1. mai 2012 situasjon og rutiner, foreslå omfang og organisering av internkontrollsystem. Gunn Marit Brattabø (KHIO) Lillian Andersen (KHIO) Tore/ Heidi Ramberg (NMH) NN (NIH) Kunsthøgskolen v/hanne Ofteland Prosjektgruppe: medarbeidere bibliotek, IKT Tone Elofsen (NMH) Sidsel Moum OPPHAVS- RETT Styrket kompetanse på opphavsrett i bibliotekene Styrke felles kompetanse på opphavsrett når det gjelder illustrasjoner, notemateriale, bildemateriale, innspilt musikk, filmog lydopptak. Opplæring av ansatte. 1. juni NMH v/tone Elofsen Prosjektgruppe: medarbeidere bibliotek, IKT Hanne Ofteland Sidsel Moum JURIDISK KOMPETA NSE Trygghet for juridisk holdbarhet i avgjørelser som fattes. Kompetanseheving blant ansatte Arbeide fram grunnlag for en felles avtale om tilgang til juridisk kompetanse. Behov på områdene avtaler og kontrakter, personalsaker, studentsaker Forlag til felles avtale utarbeidet, 16. juni Medarbeidere personal, studie og forskningsadministrasjon Linda Thu (KHIO) Reidun Høydal (AHO) Knut Jarbo (NMH) NN (NIH)

4 Foreløpig ikke igangsatt: STUDENT OPPTAK Forenklet prosess for søknad og søknadsbehandling. Utarbeide digital opptaksplattform tilpasset skolenes studier Prosjektgruppe: medarbeidere Torben Lai (KHIO) Berit Skjærvold (AHO) Kjetil Solvik (NMH) PROSJEKT FOR PROFILERINGS- OG LEDELSESSAMARBEID PROFILER- Felles strategi for INGS- OG ekstern LEDELSES- kommunikasjon og SAM- formidling ARBEID Definere en overordnet strategi for samarbeid Definere en ledelsesstrategi for å nå målene Definere visjoner, mål, strategi. Målgrupper og fellesarenaer. 1. juli Styringsgruppen, = rektorer og direktører Definere aktuelle målgrupper og fellesarenaer. Avklare viktige suksessfaktorer, hva må på plass for å nå målene. Tiltaks- og framdriftsplan 1. oktober ANDRE AKTIVITETER STYRE- SEMINAR Foreslå aktuelle innsatsområdet, konkrete tiltak, framdrift og resultatmål Felles styreseminar for de tre institusjonene. Orientering om status i pågående prosjekter. Ideer for videre utvikling og tiltak i samarbeidet 24. april Styringsgruppen Alle styremedlemmer KD inviteres til å delta

5