BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell) Sluttrapport for OU-prosjekter HiOAstart

Transkript

1 Sluttrapport for OU-prosjekter HiOAstart Dette dokumentet er en kombinert sluttrapport og plan for realisering av nytte og gevinster som følge av prosjektet. Hensikten med sluttrapporten er å sikre at erfaringsoverføring og læring gjort i prosjektet slik at andre i HiOA kan ta dra nytte av den innsatsen som er lagt ned. Hensikten med plan for realisering av nytte/gevinster, er å sikre at prosjektet faktisk får de tilsiktede nytteffektene/gevnst som opprinnelig var tiltenkt da prosjektet ble igangsatt. Del A: Beskrivelse av prosjektet Prosjektet ble opprettet på bakgrunn av at HiOA står fremfor en periode med økt rekruttering ifbm Universitetssatsningen og Strategi HiOA manglet klare og entydige retningslinjer, rutiner for mottak av nytilsatte og et etablert mottaksprogram. I tillegg identifiserte prosjektet tidlig at det var viktig å ha et økt fokus på internasjonale søkere, og bygge kompetanse internt for mottak av internasjonale kandidater. Det var utarbeidet en sjekkliste for nytilsatte, men denne var ikke kjent i hele organisasjonen, samtidig som det var ulik praksis på fakultet og fellesadministrasjonen. Prosjektets forløp og prosjektleders erfaringer Prosjektet startet på initiativ fra HR-direktør, arbeidet var påbegynt på et tidligere stadium, men ble ikke gjennomført pga utskiftning av personell. Prosjektet startet med en workshop med involverte fra ulike avdelinger, herunder IT, økonomi, HR (FA og fakultet), internasjonale studier og eiendom. Innspillene fra denne workshopen la grunnlaget for følgende leveranser: a) Det har blitt etablert en oppdatert sjekkliste som fungerer for alle som er nytilsatte og som kan brukes av HR og leder. b) Vi er i ferd med å publisere en engelsk karriere side for å ivareta engelsk språklige nytilsatte. c) Det jobbes fortsatt med skreddersydde løsninger for ledere d) Det har blitt satt opp egne BIT opplæringer 2 ganger per måned. e) HiOA- Start introdag har fått et format og holdes 2 ganger i året. f) Det har blitt satt i gang opptil flere HiOA- skole kurs med nytilsatte som målgruppe. g) Det jobbes med å få til mindre ekspert grupper i FA og fakultet i forhold til behov spesielt for internasjonalt tilsatte. h) HiOA Start med HR & ledere som målgruppe har kommet på rekrutteringssidene for tilsatte. HiOA Start har i hovedtrekk blitt gjennomført etter plan. Prosjektet har lidd noe under manglende ressurstilgang, og prosjektet har også erfart at stadig nye oppgaver (som vi har sett på som rene drift/linjeleveranser) har blitt forsøkt skyvet over på prosjektet. I tillegg gjenstår det en del detaljer for å få dette bedre kommunisert på tilsatte sidene, samt engelsk karriereside som ekstern side. Vi er derimot avhengig av en del parter for den siste gjennomføringen, som ikke har hatt kapasitet. Prosjektet struktur Prosjektleder: Monica Knutsen de Figueroa Prosjekteier: Geir Haugstveit Prosessveileder OU: Fredrik Lærum Wiktorin

2 Samfunnsmål fra Strategi2020 A. Praktisere en rekrutterings- og kompetansepolitikk som posisjonerer HiOA som et internasjonalt anerkjent og attraktivt arbeidssted B. HiOA skal være internasjonalt ledende på profesjonsutdanninger C. HiOA skal være et lærende og nyskapende arbeidssted som organiserer og utvikler virksomheten og ressursene målrettet og effektivt Del B: Hva vil man oppnå med prosjektet? Hensikt for prosjektet Ha et solid mottaksprogram for alle nytilsatte som gjør at det blir lettere å attrahere, rekruttere og beholde våre medarbeidere. Gevinster identifisert - Et standardisert og profesjonalisert mottaksapparat som sørger for at tilsatte får en lettere oppstart. - Økt brukerfokus gjennom å identifisere gjentagende feilkilder i oppstartsperioden ved gjennomføring av brukerundersøkelser. - Faddere og leder vet hva som forventes av dem når det kommer nytilsatte til avdeling/ fakultet. - Profesjonalisert konseptet med introduksjonsdager for nytilsatte. - Bedre informasjon til nytilsatte. Del C: Oppfølging av prosjektet Prosjektet overføres til rekrutteringsteam i HR (FA) som drifter og videreutvikler tilbudet. Etter hver introdag for nytilsatte gjøres det en brukerundersøkelse som gir oss innspill på hvorvidt vi har lykkes og som gir oss kvantitative data om hvordan nytilsatte opplever oppstartsperioden. Ansvarlig for oppfølging: Rekrutteringsteam HR / FA Estimert tid for gjennomføring: En del av prosjektet er allerede i drift, men tjenesten er i kontinuerlig forbedring og tilføres nye elementer og aktiviteter ved behov. Utestående aktiviteter ved prosjektslutt Utestående aktiviteter kan løses enten av prosjektets ressurser eller linjeressurser. Aktivitet Frist Ansvarlig (navn og enhet) Engelsk karriereside Januar 2015, Avhengighet til ressurser i SK Ingrid Stensland/SK, Monica Figueroa/HR HiOA Start for alle nytilsatte på Tilsatte/Mitt arbeidsforhold Avhengighet til ressurser i SK, håper innen påske Ingrid Stensland/SK og Monica Figueroa/HR

3 HiOA Start lagt opp som elektroniske linker fordelt på tema i nettarbeidsplassen Forankre bruken av HiOA Start sjekklisten ut i organisasjonen og sørge for at den brukes og oppdateres ved behov Deltakere i arbeidsgruppen bør ta del i forankringen og informere om og oppfordre til bruken av sjekklisten internt i sine avdelinger/fakulteter og sentere. Det har vært gitt flere gode innspill til å gjøre klart HiOA Start sjekklisten, men vi har allikevel fått tilbakemeldinger i etterkant når den var ferdig satt opp at ikke alt var relevant og praktisk når den skulle brukes i linja. Dette ønskes konkrete tilbakemeldinger på så det kan forbedres. Avhengighet til ressurser i SK. Håper på innen sommer Ingrid Stensland/SK og Monica Figueroa/HR Monica Figueroa og HiOA Start arbeidsgruppe Monica Figueroa og HiOA Start arbeidsgruppe Forankringsaktiviteter i overføring til linja <Beskriv kort hvilke kommunikasjonsbehov prosjektet har i prosessen med overføring til linja. Tabellen nedenfor er ment som hjelpemiddel. Ikke alle prosjekter vil ha særlig kommunikasjonsbehov ved overføring til linja.> Aktivitet Fora Når Ansvarlig Informere om HiOA skole kurs i mottak av nytilsatte Ledersamlinger, HRforum og LAO HR. Kommunikasjon og markedsføring av engelsk nettside Forankre bruken av sjekklisten til ledere og HR medarbeidere på fakulteter og sentere Ekstern nettside HR fora, rekrutteringskanaler, Employer Branding Ledersamling og sluttrapportmøter samt info på mail, avhengig av publiseringsdato Monica Figueroa og Solveig Svantesen Ingrid Stensland/SK og Monica Figueroa/HR (fakulteter/sentere/rekrutteringsteam HR) Monica Figueroa samt arbeidsgruppen for HiOA Start

4 Plan for gevinstrealisering og risikohåndtering Samfunnsmål Gevinstmål Resultatindikator Datakilde Måling Risiko Risikosannsynlighet og Tiltak -vesentlighet A og C. Praktisere en rekrutterings- og kompetansepolitikk som posisjonerer HiOA som et internasjonalt anerkjent og attraktivt arbeidssted. Et standardisert og profesjonalisert mottaksapparat som sørger for at tilsatte får en lettere oppstart. Lav turnover i prøveperioden. SAP SAP rappor tårlig Positive tilbakemeldinger fra HiOA Start introduksjonsdag som kjøres 2 x pr år. Bør være minimum 70%. Introdag undersøkel ser 2xårlig Manglende teknisk støtte i dagens personalsystem. Heller ingen rutine for hvordan disse datoene hentes ut. Lav svarprosent Oppleves irrelevant for engelskspråkli ge da alt er på norsk. Trenger eget opplegg. Fare for at nytilsatte ikke møter på introdagen. Per i dag høy risiko da systemet er mangelfullt Lav sannsynlighet Høy sannsynlighet Kan være høy hvis introdagene ikke er tilpasset tilsettelsesdato. E-HR prosjektet vil kunne bidra til å få på plass en enklere metode å analysere denne informasjon og bidra til å få på plass denne funksjonaliteten i SAP. Behov for å lage et eget engelskspråklig tilpasset mottak, eks. frokostmøte i stedet for hel dag, mer fokus på praktiske behov enn presentasjoner fra fakultetene. HR/Intl. Rekr. Sammen med fakultet/sentere med behov for intl. Kompetanse.

5 Enklere oppstart og mer fornøyde tilsatte. Herunder: Min. 80 % skal være tilfreds/svært tilfreds med mottakelsen på HiOA Rett lønn til rett tid PC/IKT- utstyr på plass fra dag 1 Permanent arbeidsplass innen 2 uker Limesurvey Utdrag fra SAP på tilsettinger de siste 6 mnd. 2xårlig BP4 (Beslutningspunkt 4 i HiOAs prosjektmodell) Økt brukerfokus gjennom å identifisere gjentagende feilkilder i oppstartsperiod en ved gjennomføring av brukerundersøkelser. Sammenligning av innhentet dato fra hver introdag. Lav risiko Som et ledd i gjennomføring av introdager skal alle nytilsatte få tilgang til undersøkelsen og oppfølging av gjentagende feilkilder må utbedres. Det anbefales fra prosjektets side at det gjøres tjenestevei. Alle nytilsatte skal bli tilbudt riktig og relevant opplæring, i løpet av oppstartsperioden. Alle nytilsatte skal ha gjennomført min. en samtale med ila oppstartsperioden. A. HiOA skal være internasjonalt ledende på profesjonsutda nninger Tiltrekke seg flere kandidater med riktig kompetanse internasjonalt. Øke antall internasjonale søkere med førstekompetanse My Network + SAP når denne funksjonen er utbedret med E-HR. Hente ut statisti kk fra MN årlig. Kontinuerlig og i forhold til spesielt vanskelige stillinger. Vanskelig å hente statistikk pga. lovverk om At vi ikke lykkes med kjennskap til HiOA internasjonalt, riktige rekrutteringskana ler og konkurransefortri nn. Publisering av engelsk karriereside med fokus på internasjonale kandidater samt egen HiOA Start program på engelsk som inkl. kursing innen kulturforståelse.

6 data i forhold til land, søkere vil ikke alltid oppgi innvandrebakg runn i rekr. Systemet, skjønnsvurderi ng i forhold til etnisitet og fødeland.