Del A: Beskrivelse av prosjektet

Transkript

1 Sluttrapport for timelærerprosjektet Dette dokumentet er en kombinert sluttrapport og plan for realisering av nytte og gevinster som følge av Hensikten med sluttrapporten er å sikre at erfaringsoverføring og læring gjort i prosjektet slik at andre i HiOA kan ta dra nytte av den innsatsen som er lagt ned. Hensikten med plan for realisering av nytte/gevinster, er å sikre at prosjektet faktisk får de tilsiktede nytteffektene/gevnst som opprinnelig var tiltenkt da prosjektet ble igangsatt. Del A: Beskrivelse av prosjektet Bakgrunn: Timelærere benyttes i stor grad av alle fakulteter ved behov for spesiell kompetanse i undervisning. HIOA benytter totalt ca.3250 timelærerkontrakter pr. år. Prosjektet bygger på kartleggingsarbeidet ifm. fusjonsprosessen. I februar /mars 2013 ble det gjennomført intervjuer med HR ved alle 4 fakultet, og en felles workshop (fagsiden, HR og økonomi FA og fakultet), for å avdekke arbeidspraksis og sløseri rundt håndtering av kontrakter, timelister og utbetaling av lønn. Det ble avdekket store forskjeller og variasjon i prosessen både mellom de enkelte fakultetene og mellom institutter innad på et fakultet i måten å håndtere timelærerprosessen på. Det var heller ikke trukket opp et klart skille mellom timelærer og gjesteforeleser, og fastslått behov for større klarhet rundt de juridiske forskjellene. Ved opptelling benyttet HiOA samlet sett 17 ulike kontraktsvarianter/-maler. Målet var å komme ned til 1-3. Det gikk mye tid med til saksbehandlingen. Det ble særskilt mye arbeid når det oppstod feil grunnet manglende lønnsutbetaling. Mye tid gikk også med til leting etter dokumenter. Arkivering og registre over timelærer var tilfeldig, personavhengig, og på flere steder (papir, ephorte, e-post, fellesområder). Målsetting: Utarbeide 1-2 felles kontraktsmaler Lage felles rutiner for prosess for hele forløpet fra kontrakt til utbetaling Elektronisk saksbehandling Riktig lønn til riktig tid til riktig timelærer!

2 Prosjektets forløp og prosjektleders erfaringer Det ble nedsatt en prosjektgruppe bestående av representanter for alle fakultet og fellesadministrasjonen, og hvor alle fag (HR, økonomi, lønn og arkiv) var representert. I tillegg ble det oppnevnt en ekspertgruppe bestående av ledere innenfor disse samme fagområdene og brukerrepresentanter. Tre felles maler beregnet på oppdrag av forskjellig varighet og forskjellig tilknytningsform ble utarbeidet og tatt i bruk i løpet av mars- april Arbeidet ble noe forsinket da det var mer omfattende enn forutsatt. Malene fungerer bra. Felles rutiner for hele HiOA: arbeidet med dette ble utsatt da det i 2013 ble klart at høgskolen skulle gå over til bruk av Public 360 som nytt saksbehandlingssystem i 2014 og at dette ville muliggjøre en større grad av elektronisk behandling av timelæreravtalene. Felles prosess i såkalt forløpsmal i Public 360 ble implementert i oktober-desember Måling av effekt/gevinst for prosjektet er vanskelig å gjøre nøyaktig, da forventede gevinster til dels er vanskelige å måle og til dels vil vise seg først etter en tid. Erfaringer: Underveis har kanskje den største utfordringen i prosjektet vært å forankre beslutninger om bruk av felles maler og endringer i prosessen/rutiner. Det har medført en del ekstra arbeid og en viss grad av omkamper lokalt som burde vært unngått. Samtidig har dette vært et komplisert arbeid hvor mange forskjellige fag har vært involvert og det har vært vanskelig å forankre enkeltbeslutninger før vi har sett helheten. Hyppigere møter med ekspertgruppen og mer involvering (større møtedeltakelse) fra denne hadde kunnet avhjelpe dette noe. Gruppen kunne gjerne også vært mer proaktive i å promotere Opplæring i forløpsmaler i Public 360 har også vært en utfordring, noe som har medført forsinkelse i gjennomføringen av denne delen av prosjektarbeidet. Dette kan skyldes innkjøringsproblemer i forbindelse med et helt nytt saksbehandlingssystem, og kanskje en noe uheldig timing i forhold til at forløpsmalene for timelærer skulle tas i bruk umiddelbart etter at Public 360 var lansert. En noe om utilsiktet, men kanskje ikke uventet effekt av arbeidet har vært en viss grad av merarbeid på HR-medarbeiderne i forbindelse med innføring av forløpsmalen i P360 og til dels noe endrede arbeidsoppgaver/-fordeling HR/lønn. På sikt er det likevel grunn til å tro at dette vil jevne seg ut og at resultatet blir en arbeidsbesparelse sett på institusjonsnivå og saksbehandlernivå. Sammensetningen av prosjektgruppen på tvers av fag og fakulteter har vært en positivt erfaring for deltakerne i prosjektet Prosjektet struktur Prosjektleder: Cecilie Haugen Horn Prosjekteier: Geir Haugstveit Prosessveileder OU: Kent Grødem

3 Samfunnsmål fra Strategi2020 A. Utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer Del B: Hva vil man oppnå med prosjektet? Hensikt med prosjektet Effekter og gevinster identifisert Forenkle og forbedre prosessen knyttet til inngåelse av timelærerkontrakter og sikre rett utbetaling til rett tid med et minimum av sløsing av tid og ressurser underveis. HiOA fremstår som en mer profesjonell og enhetlig arbeidsgiver gjennom felles malverk og rutiner Høyere andel timelærer som får riktig lønn til rett tid og riktig pensjonsinnberetning til SPK. Antall timelærer som tar kontakt i ettertid skal reduseres. En prosess på tvers av fakultet som innebærer bedre flyteffektivitet, Mindre sløsing av tid og mindre feil, leting etter dokumenter i ulike systemer, dobbel-/trippelarkivering. Redusert sårbarhet (Mindre avhengig av enkeltpersoner). Del C: g av prosjektet <Beskriv kort hva som skjer med prosjektet når det overføres til linja.> Ansvarlig for oppfølging: Fakultetsdirektør og HR-sjefer ved fakultetene Estimert tid for gjennomføring: Januar Utestående aktiviteter ved prosjektslutt Utestående aktiviteter kan løses enten av prosjektets ressurser eller linjeressurser. Aktivitet Frist Ansvarlig (navn og enhet) Elektronisk signatur fra arbeidstaker Vår 2016 e-hr prosjektet ved Joakim Fredriksen Elektronisk registrering av timer Høst e-hr prosjektet ved Joakim Fredriksen Forankringsaktiviteter i overføring til linja <Beskriv kort hvilke kommunikasjonsbehov prosjektet har i prosessen med overføring til linja. Tabellen nedenfor er ment som hjelpemiddel. Ikke alle prosjekter vil ha særlig kommunikasjonsbehov ved overføring til linja.> Aktivitet Fora Når Ansvarlig Informasjon HR-sjefs nettverk Nov 2014/Jan Cecilie H Horn Forankring Møte med fakultetdir. November 2014 Kent Grødem

4 Plan for gevinstrealisering og risikohåndtering Samfunnsmål Effekter og gevinstmål Resultatindikator Datakilde Måling Risiko Risikosannsynlighet og -vesentlighet Tiltak Utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer HiOA fremstår som en mer profesjonell og enhetlig arbeidsgiver gjennom felles malverk og rutiner Fakultetene bruker malverk og praktiserer rutinene. Suksesskriterium: Alle fakultet bruker malverk og rutiner likt. HR-sjefer, lønnsansvarlig, SDI Enkeltperso ner/- institutter/- fakultet går tilbake til bruk av egne tilpassede kontrakter Foreldede avtaler lagres lokalt og gjenbrukes hindrer at versjonopp dateringer tas i bruk av alle Lavt Middels Lokale tilpasninger vil undergrave prosjektets mål om enhetlige maler og rutiner. God informasjonsflyt og opplæring til HRseksjonene gjennom HRsjefsnettverk fra HR-direktør og fra HR-seksjonene ut til de enkelte brukerne (behovseiere). Tekniske begrensinger på endringer i selve malverket tilgang ligger hos HR-avdelingen (Cecilie Haugen Horn)

5 Høyere andel timelærer som får riktig lønn til rett tid og riktig pensjonsinnbere tning til SPK. Antall timelærer som tar kontakt i ettertid skal reduseres En opplevelse av at antall klager/henvendelser reduseres. (Det finnes ikke innsamlet data på antall henvendelser før prosjektet ble igangsatt.) Suksesskriterium: Klar opplevelse fra alle fakultet om reduksjon i henvendelse. ere Timelærer får fortsatt ikke riktig lønn til rett tid. Tidligere erfaringer kan ha redusert tillitten til HiOA. Lav, men svært alvorlig Middels, men ikke alvorlig Opplæring og gjennomgang av rutiner i dialog mellom HR og lønn for å avdekke hvor feilen ligger og sørge for at den ikke gjentas. Tillit til HiOA opparbeides over tid. En prosess på tvers av fakultet som innebærer bedre flyteffektivitet Totalt bedre flyteffektivitet sett på institusjonsnivå. ere Enkeltperso ner eller miljøer gir ikke fra seg kontroll og hindrer flyteffektivi teten Middels, middels alvorlig Ledere må være tydelige og lojale i forhold til de beslutningene som er tatt i

6 Mindre sløsing av tid og mindre feil, leting etter dokumenter i ulike systemer, dobbel- /trippelarkivering Den enkelte saksbehandler/seksjon har en opplevelse av å bruke mindre tid på hver enkelt sak ere Saksbehan dlere er ikke lojale til rutinene og lager skyggearkiv eller går uten systemer Lav Ledere må være tydelige og lojale i forhold til de beslutningene som er tatt i Redusert sårbarhet (Mindre avhengig av enkeltpersoner). Alle opplysninger ligger samlet i P360 og er tilgjengelig for alle HR-medarbeidere ere, + SDI Saksbehan dler er ikke lojal i forhold til oppfølgnin g av forløpsmal i P360 Middels, men ikke alvorlig Ledere må være tydelige og lojale i forhold til de beslutningene som er tatt i Dato: Dato: <dd.mm.åå.>

7 Skrevet av: Cecilie Haugen Horn Rolle: tjenesteeier/prosjektleder Mottakende leder i linjen: Geir Haugstveit Rolle/avdeling: prosjekteier