Prosjektplan for Campus Lillestrøm Fase 2

Transkript

1 Prosjektplan til beslutningspunkt 2 Prosjektplan for Campus Lillestrøm Fase 2 Prosjektplanen er en avtale mellom prosjekteier og prosjektleder. Formålet med planleggingsfasen er å tydeliggjøre og beskrive grunnlaget for prosjektet. Prosjektplanen utarbeides i planleggingsfasen og versjon 1 går så til godkjenning/beslutning av prosjekteier (med evt. styringsgruppe) i BP2 (beslutningspunkt 2). Godkjent prosjektplan danner styringsunderlag for gjennomføringsfasen av prosjektet. Rektor er prosjekteier og leder av styringsgruppa, som er RLM. DI-direktør Asbjørn Seim har delegert eieransvar fra rektor. Prosjekteier Curt Rice Navn Prosjektleder Olgunn Ransedokken Navn 1. Prosjektopplysninger Avdeling/ Fakultet/ Enhet Avd. DI - Eiendom Prosjekteier: Rektor Curt Rice og DI-direktør Asbjørn Seim Prosjektleder: Olgunn Ransedokken 2. Formål med prosjektet Prosjektet skal ende opp med en innovativ, teknologirik, sentralt beliggende campus i Lillestrøm, til erstatning for den som nå er på Kjeller. Flere tilbydere (vi håper mange!) skal konkurrere om å få entreprisen for den nye campusen. 3. Nåsituasjon og utfordringer Etter fusjonen mellom HiO og HiAk har det vært stilt spørsmål til ledelsen om hva HiOA vil med campus Kjeller. Prosessen startet under forrige styreperiode med en utredning ledet av Jan Grund. En bredt sammensatt gruppe med eksterne og interne medlemmer ble nedsatt i 2014, og de leverte sin rapport i mars 2015: «Campus Kjeller/Lillestrøm en arena for innovasjon». Innholdet i denne rapporten ble fulgt opp av Prosjekt Campus Romerike fra februar 2016 og en hurtigarbeidende arbeidsgruppe for faglig innhold fra oktober Gruppa for faglig innhold leverte sin rapport Prosjekt Campus Romerike Fase 1 endte med en styresak der bl. a. rapporten «Veien til Lillestrøm» lå til grunn for vedtaket. Styret besluttet i møtet at vi skulle gå videre med de seks prekvalifiserte tilbyderne og med null-alternativet og legge fram en ny sak for styret i juni Statsbygg har vært og vil fortsatt være en viktig samarbeidspart i denne prosessen, ikke minst med koordinering mot Kunnskapsdepartementet og andre aktuelle myndigheter både lokalt i Skedsmo/Lillestrøm og sentralt. Styrets vedtak i junimøtet (sak ) ble gjort på bakgrunn av at

2 Prosjektplan for <prosjektnavn> Side 2 av 6 vi på det tidspunktet ikke hadde fått fritak fra KVU/KS1 (konseptvalgutredning). Ved konseptvalgutredning må også såkalt 0-alternativ utredes, dvs. alternativet å bli værende på Kjeller. I brev til HiOA fra KD , basert på brev til KD fra Finansdepartementet, gis HiOA fritak fra krav om KVU/KS1. I brevet fastslås det at Finansdepartementets vurdering er at en konseptvalgutredning ikke vil tilføre prosjektet noe nytt, og at det således er grunnlag for å gi fritak. Dette betyr at det kan gjennomføres en konkurranse om ny leiekontrakt med de begrensninger som er understreket i KDs brev av Alle kostnader til husleie, utstyr, inventar og flytting må HiOA dekke innenfor dagens budsjettrammer. Det vil bli nødvendig med budsjettmessige avsetninger over flere år til en investeringspott for å dekke utgifter til nytt utstyr til verksteder og moderne spesialrom. Summen vil være avhengig av de faglige aktiviteter som legges til campus Lillestrøm. Disse nye momentene er det gjort rede for i en orienteringssak til styret Der er også brevvekslingen mellom KD og Finansdepartementet lagt ved. Prosjektets knytning til HiOAs overordnede mål og strategi Vi skal være en av landets viktigste leverandører av forskningsbasert kunnskap for velferdssamfunnet X Vi skal være ledende å ta i bruk ny teknologi, innovative løsninger og effektive arbeidsformer Vi skal være et urbant universitet, med regionale og nasjonale oppgaver, og et tydelig internasjonalt preg Vi skal være en profesjonell organisasjon med engasjerte studenter og medarbeidere, og en velfungerende infrastruktur 4. Leveranser / Resultatmål Det skal utarbeides en overordnet funksjonsbasert kravspesifikasjon for en ny campus i Lillestrøm sentrum til erstatning for nåværende arealer på Kjeller. Det faglige innholdet/aktivitetene på campusen skal besluttes parallelt med utvikling av kravspesifikasjonen, og blir en del av prosjektet. HiOA hadde forutsatt å gjennomføre konkurransen om oppdraget med utgangspunkt i det såkalte leiefritaket i Forskrift om offentlige anskaffelser 2-4, a. Bestemmelsen der fastslår at leie i eksisterende bygg er unntatt fra regelverket for offentlige anskaffelser. Men nå foreligger ny retts- og KOFA-praksis, som gjør at HiOA sterkt rådes til å kunngjøre oppdraget og gjennomføre konkurransen i samsvar med Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Dette fordi HiOA i sin kravspesifikasjon vil komme til å ha betydelig påvirkning på utformingen av bygget. Det er valgt en gjennomføringsmodell for innovativ offentlig anskaffelse, såkalt konkurransepreget dialog, for best mulig å få en campusutforming som tilfredsstiller HiOA sine overordnete krav. Kravspesifikasjonen er utgangspunktet for konkurransegrunnlaget som skal offentliggjøres. Planen er at konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin/TED , og at konkurransedialogen foregår våren Ny sak legges fram for styret andre kvartal 2018 (se vedlegg 1) 5. Gevinstmål/gevinster i prosjektet HiOA har høye ambisjoner for en ny campus i Lillestrøm.

3 Prosjektplan for <prosjektnavn> Side 3 av 6 Målet er at HiOA innen 2023 skal ha en innovativ, teknologirik, sentralt beliggende campus i Lillestrøm, til erstatning for den som nå er på Kjeller. HiOA satser sterkt på digitalisering, noe som krever at den nye campusen i Lillestrøm må ha undervisningsarenaer og arbeidsplasser for ansatte tilpasset framtidsrettede digitale lærings- og arbeidsformer. Fokus på miljø veier tungt, HiOA skal leie i et miljøvennlig bygg med satsning på bærekraft. Målet er å kunne være energiøkonomiske og kostnadseffektive med hensyn til driftsutgifter, og arealeffektive i forhold til vitenskapelige og administrative aktiviteter. 6. Brukernes behov Prosjektet vil berøre og involvere Studenter, ansatte i tekniske og administrative stillinger, ansatte i undervisnings-, forsknings og formidlingsstillinger. - Deres behov vil bli ivaretatt gjennom dialoger og workshops i prosessen høsten 2017 og våren Eksterne samarbeidspartnere, som steder med praksisplasser i kommunen, A-hus, næringsliv, FoU-partnere. Behovene for nære og gode relasjoner til disse vil ivaretas gjennom hele prosessen. Også politiske aktører lokalt og sentralt vil bli berørt. - HiOA vil skåre høyere på omdømme, digitalisering, driftseffektivitet og på miljøfokus. Dialogmøter og muntlig og skriftlig informasjon vil ivareta disse. Brukernes behov vil være i varetatt når kravspesifikasjonen er utarbeidet, og vil videreutvikles i konkurransedialogen. Det er utarbeidet en kommunikasjonsplan for å ivareta ryddige informasjons- og kommunikasjonslinjer internt og eksternt. 7. Avgrensninger og forutsetninger 7.1. Avgrensinger Prosjektet vil i første rekke berøre de ansatte og studenter som får sitt hovedtilholdssted på Lillestrøm og de som er på Kjeller i dag Forutsetninger Viktige forutsetninger for gjennomføring av prosjektet er de begrensninger som ligger i de økonomiske rammer som KD og Finansdepartementet har gitt ved fritak fra KVU/KS1, at kostnadene skal ligge innenfor de tildelinger som HiOA har per i dag, 55,1 MNOK per år. Dette innbefatter også inventar, utstyr til spesialrom og flytting. Summen avhenger av hvilke aktiviteter som legges til Campus Lillestrøm. Det er også avhengig av de vedtak som gjøres av HiOA sitt styre. Det blir nødvendig med avsetninger gjennom flere år til en slik investeringspott. 8. Prosjekteiers suksesskriterier Forutsetningen for å lykkes, er Forankring i ledelsen og gjennom hele linjeorganisasjonen At vi holder framdriftsplanen. Mister vi tempo, kan vi miste viktige tilbydere og da kan hele forutsetningen for prosjektet ryke. Faglig innhold og aktivitet i den nye campusen må på plass i takt med at kravspesifikasjonen utvikles for å kunne få et best mulig konkurransegrunnlag ut til tilbyderne. Involvering av vitenskapelig ansatte er en viktig premiss for å lykkes. Kunnskapsdepartementet forventer at vi som statlig høgskole tilbyr undervisning og forskning i moderne lokaler som legger til rette for framtidas undervisnings- og vurderingsformer, og at vi har kostnadseffektive lokaler.

4 Prosjektplan for <prosjektnavn> Side 4 av 6 9. Gjennomføringsstrategi Det meste av kompetanse hentes ut fra egne rekker ved HiOA, avdeling DI. Gjennom avtaler med IBM henter vi også kompetanse fra dem, særlig med hensyn til teknologidesign. Utover det har HiOA kjøpt følgende bistand fra Statsbygg: Prosjektledelse - Til koordinering mellom HiOA og Statsbygg og andre eksterne (bl. a. KD) - Ansvar for anskaffelsene og strategi for løsninger i kravspeken og konkurransegrunnlaget - Utforming av helhetlig kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag som skal ut på Doffin/TED - Ha dialog med tilbyderne og håndtere utsending og bearbeiding av konkurransegrunnlaget - Ha dialog mot HiOA via prosjektleder Olgunn Ransedokken, som koordinerer prosjektet innad på HiOA Helhetlig Miljø- og energikonsept for en ny campus Plan og stedsutvikling (Arkitektur bygg, Uteområder, Stedsanalyser, ) Helhetlig teknologidesign skal være en rød tråd/ramme inn alle temaer i kravspesifikasjonen. 10. Organisering og ansvarsdeling Se figurer under for overordnet organisering og intern organisering. (Se vedlegg 2)

5 Prosjektplan for <prosjektnavn> Side 5 av Rapportering Prosjektet har jevnlige statusmøter, der TMO, SP og HVO er representert. Se vedlegg 2 som viser bl. a. møterekke høsten Delprosjektet for faglig innhold leverer inn til hovedprosjektet, og Knut Patrick Hanevik deltar i de jevnlige statusmøtene for prosjektet. Der deltar i tillegg til prosjektgruppa og representant for Statsbygg, prosjekteier Asbjørn Seim, HV og representanter for SP og TOM. Oppsummering fra møtene sendes ut til alle møtedeltakerne etter hvert møte. Det oppfordres i statusmøtene til at saken Campus Lillestrøm setts opp som sak også på de lokale IDF-møtene, noe dekan KPH og Asbjørn Seim tar videre i respektive fora Interessenter og kommunikasjon Se vedlagte kommunikasjonsplan (vedlegg 3). Den er utarbeidet i dialog med kommunikasjonsdirektør ved Statsbygg, bl. a. for å avklare roller mellom HiOA og Statsbygg. HiOA eier prosjektet, Statsbygg er rådgivere for HiOA. Skedsmo kommune og KD holdes jevnlig informert i skriftlige og muntlige dialoger.

6 Prosjektplan for <prosjektnavn> Side 6 av Milepæler BP1-BP4 i tabellen under refererer seg til beslutningspunkter i prosjektmodellen. Følgende milepæler gjelder for prosjektet: Nr. Beskrivelse: Dato MP0 Prosjektet er etablert 02/16 MP1 Prosjektets fase 2 startet 06/17 MP2 Prosjektplanen er godkjent (BP2) 12/17 MP3 Har utviklet og ferdigstilt overordnet kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag 01/18 MP4 Første leveranse av faglig innhold er ferdigstilt 01/18 MP5 Vedtakssak i styret for veien videre 02/18 MP6 Konkurransegrunnlaget offentliggjort på Doffin/TED 02/18 MP7 Ny styresak for plassering av HiOAs framtidige campus i Lillestrøm 06/18 MP8 Kontraktforhandlinger 12/18 MP9 Oppstart byggefase 2020? MP10 Prosjektavslutning (BP4) 08/2023