Overordnet plan for OU-programmet (per høst 2012)

Transkript

1 Styrende dokument Beslutningspunkt 2 (BP2) Eksempel: OU-programmet per desember Overordnet plan for OU-programmet (per høst 2012) Programleder med støtte har ansvaret for å utarbeide programplanen basert på programmets mandat og øvrig tilgjengelig informasjon som finnes for programmet. Programplanen skal gi prosjekteier og ledelsen tilstrekkelig informasjon om programmet slik at de kan bidra konstruktivt i den overordnede styring og støtte til programmet slik at mål kan innfris og kan hente ut tiltenkte gevinster/nytte av prosjektet. Programplanen omfatter beskrivelse av programmets mål og rammer (så langt det lar seg gjøre), gjennomføringsstrategi, organisering mv. Programeier Navn/ dato Programleder Navn/ dato

2 Programplan for OU-programmet Side 2 av Programopplysninger Organisasjon: ved Fellesadministrasjonen (FA) Prosjekteier: Ann-Elisabeth Wedø Prosjektansvarlig: Torbjørn Eeg Larsen Programleder: Geir Haugstveit (fungerende for tiden) Prosjektperiode PROSJEKTETS TILKNYTNING TIL HIOAS OVERORDNEDE MÅL OG STRATEGI Sett ett kryss: Utdanning X FoU Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økn.ressurser (administrasjon) X 2. Bakgrunn, føringer og tilknytning til strategi Følgende dokumentasjon beskriver grunnlaget for OU-programmet (en grundigere redegjørelse for programmets bakgrunn finnes i vedlegg 1): 2.1. INTERNT GRUNNLAG OG INTERNE FØRINGER: Kriterier for de administrative tjenestene som de fremkommer i UADMs rapport og i høgskoledirektørens saksframlegg til de to høgskolestyrene 1 Nåsituasjonsanalysen fra høsten Fokusintervjuer med brukere som ble gjennomført i forbindelse med høgskoledirektørens arbeid med å fremme forslag til organisering av høgskolens administrasjon 3 Pilot i FAB-lab (forbedring av leveranseprosesser) 4 Strategiplan 2020, «Ny viten, ny praksis» EKSTERNE RAMMEBETINGELSER: Handlingsrom for kvalitet, rapport fra bl.a. arbeidsgruppen som vurderte handlingsrommet i universitets- og høyskolesektoren - februar Administrasjon og administrative utfordringer i UH-sektoren, Rapport fra tverrinstitusjonell arbeidsgruppe oktober TILKNYTNING TIL HIOAS STRATEGI: Undervisning, forsking og utvikling er kjernevirksomheten til. De administrative tjenestene skal bygge opp under kjernevirksomheten. OU-programmet bygger opp under s mål om å utvikle effektive og brukerorienterte administrative tjenester og systemer (ref. Strategi 2020 for Høgskolen i Oslo og Akershus). 3. Visjon for OU-programmet tilbyr brukerorienterte og effektive tjenester av god kvalitet. Vi har en kultur som fremmer læring og nyskaping. 1 Styresak 25/2011 «Forslag til organisering av det administrative arbeidet» Styresak 25/ «Ny viten - ny praksis»,

3 Programplan for OU-programmet Side 3 av Mål 4.1. FORMÅL Formålet med OU-programmet er å kunne: Utvikle administrasjonen som tjenesteleverandør med tjenester som er relevante og fleksible for brukerne. vil øke studenttallet i årene fremover uten å øke antall ansatte innen administrasjon. Fjerne unødvendige prosesser, byråkrati og godkjenningssløyfer. Dette vil bygge opp under målet om å: Sette administrasjonen i posisjon til å påta seg rollene som strategisk rådgiver og pådriver i utviklingsarbeid GEVINSTMÅL OU-programmets gevinstmål vil være knyttet til de konkrete underliggende forbedringstiltak/- prosjektene RESULTATMÅL OU-programmets resultatmål vil være knyttet til de konkrete forbedringstiltak/-prosjektene. Når vi på skrivende tidspunkt er i en tidlig fase av programmet, og vi har ufullstendig informasjon om hvilke konkrete forbedringsinitiativ dette vil gi. 5. Brukernes behov Representanter fra brukerne vil bli involvert og invitert til workshops for de respektive arbeidsprosesser som skal forbedres. Brukerne vil variere fra arbeidsprosess til arbeidsprosess og kan eksempelvis være: alle studenter, alle studenter som skal tas opp, alle studenter som skal uteksamineres, alle ledere hos (fakultet, institutt og fellesadministrasjonen), alle ansatte (fakultet, institutt og fellesadministrasjon) osv. Brukernes behov i OU-programmet er knyttet til brukernes behov i de enkelte tjenestene. Brukernes behov kan også avdekkes ved en rekke ulike undersøkelsesmetoder. Dette må velges utfra situasjon og tjeneste, og vil kunne være: Kvalitative undersøkelser eksempelvis gruppediskusjoner, intervjuer o.l. Kvantitative (statistiske) undersøkelser AVGRENSINGER Følgende er ivaretatt i andre prosjekter og/eller i linja: Rene lederutviklingsprogrammer (OU-programmet vil gi innspill til innhold) Rene kulturendringstiltak (i retning forbedringskultur) Opplæring i prosjektledelse via -skolen Større prosjekter med høy kompleksitet/risiko/unikhet skilles ut som eget prosjekt Store endringsprosjekter (eks. eiendom, SK prosjekter etc.) IT infrastruktur/it-system prosjekter Endringer som er en del av linjeleder ansvaret: OU-programmet skal ikke være «dumpingplass» for ting som ikke blir gjort andre steder FORUTSETNINGER Følgende forutsetninger er lagt til grunn for denne planen: har mellomledere som har forståelse for endret lederrolle og bygger kompetanse for å kunne mestre denne.

4 Programplan for OU-programmet Side 4 av 13 At får et lederutviklingsprogram hvor OU-programmet blir en av «bestillerne» slik at ledere hos får forståelse for endret lederrolle og bygger kompetanse for å gå inn i denne At lykkes med å implementere prosjekt som arbeidsform. Virkemiddel: prosjektopplæring for medarbeidere og lederutvikling for ledere. At tilstrekkelige ressurser frigis i linjeorganisasjonen for å drive prosessforbedringsarbeid av administrasjonens arbeid. 6. Prosjekteiers suksesskriterier Prosjekteiers viktigste suksesskriterier, det vi i hvert fall må lykkes med for å kunne si at prosjektet er vellykket (prosjekteiers ståsted): få til endrede, forenklede og standardiserte administrative prosesser ta ut «kvikk-fiks», dvs. begynne å jobbe med prosesser hvor det vil være lett å få til prosessforbedringer med liten innsats og stor effekt (LISE) implementering av nye arbeidsprosesser må bli god 7. Gjennomføring Følgende gjennomføringsstrategi er valgt for prosjektet: OU-programmet skal prioritere å ta ut såkalte «kvikk-fiks» og gjøre mindre forbedringstiltak på konkrete prosesser først. Dette vil kreve liten ressursinnsats og ha stor effekt/gevinst. Det er viktig for programmet å kunne vise til og raskt kommunisere konkrete prosessforbedringer. Det er et stort og sammensatt interessentbilde knyttet til OU-programmet. Det er gjennomført en interessentanalyse og programmet er i ferd med å utarbeide en kommunikasjonsplan for programmet med bistand fra Samfunnskontakt og kommunikasjon (SK). Kommunikasjonsplanen er ferdig 1. februar. OU-programmets bidrag til linjeorganisasjonen vil være: - programledelse - verktøy og prosessledelse av workshops i konkrete forbedringstiltak (prosjekter). Veiledning og støtte til tjenesteeiere og interne prosjektledere - pressestøtte til prioritering av prosessforbedringstiltak og -prosjekter God forankring i topp- og mellomledelsen er kritisk suksessfaktor for å få til de ønskede forbedringer. Programgruppen har lagt et grunnlag som må opprettholdes og følges opp. OU-programmet ved programgruppen vil få tilført ekstern kompetanse innen prosessforbedringsmetodikk (Lean). Firmaet Lean Communications (LC) er valgt som leverandør etter anbudsrunde med 10 tilbydere. LC vil primært levere opplæring innen lean-filosofi og verktøy, samt prosessledelse av workshops hos. Programteamet skal lære underveis i prosessen for så gradvis stå for workshopene selv, uten ekstern bistand. Programmet er inndelt i 4 faser som faller inn under hovedområdene OU-prosess og FAB-lab. Fase 3 og 4 jobbes det med konkrete forbedringstiltak:

5 Programplan for OU-programmet Side 5 av 13 Det er lagt inn to beslutnings- og prioriteringspunkter (BP) i arbeidsmetodikken. Beslutningspunkt1 (BP1) er programledelsen og teamet ansvarlig for, mens beslutningspunkt 2 (BP2) er linjeledelsen ansvarlig for. Foreslått fora for disse beslutningene er Direktørnettverksmøtet (forankring og frigivelse av ressurser for gjennomføring av prosessforbedringstiltakene). Programmet er delt inn i 3 typer prosessforbedringsinitiativ som fremkommer i figuren under. Disse innebærer ulik grad av ressursinnsats, verdi og risiko. I kommunikasjonsplaner er det lagt inn opprettelse av en forslagskasse 1. mars Hvilken form forslagskassen får er ikke avklart (elektronisk, tavle, debattfelt, etc.). I fase 4 bygger metodikken på lean six sigma som er en anerkjent metode for prosessutvikling. Programmet baserer seg på en «smidig» arbeidsmetodikk hvor læring og utvikling fortløpende. Det vises til vedlegg 3: Metodikk for prosess forbedringstiltak-/prosjekter i OU-programmet. For oversikt over hvilke konkrete arbeidsprosesser programmet skal jobbe med vises det til tidsplan i punkt 9 i denne planen.

6 Programplan for OU-programmet Side 6 av Organisering og ansvarsdeling En oversikt over prosjektets interne organisering som også illustrerer forholdet til evt. ekstern leverandør. Antall prosessveileder/ programteammedlemmer er tegnet inn i kartet for å illustrere plassering, men reflekterer ikke nødvendigvis riktig antall prosessveiledere. Programeier Direktørnettverksmøte Styringsgruppe Programleder Referansegrupp e Programstøtte Prosessveiled er/programtea m-deltaker Prosessveiled er/programtea m-deltaker Prosessveiled er/programtea m-deltaker Prosessveiled er/programtea m-deltaker Prosessveiled er /programteam Ekstern leverandø r (Lean) Styringsgruppe (SG) navn på person Prosjektansvarlig (leder SG): Torbjørn Eeg Larsen Styringsgruppemedlem: Kristin Nordseth Styringsgruppemedlem: Åge Johnsen Styringsgruppemedlem: Johnny Aasen Styringsgruppemedlem: Petter Øyan Styringsgruppemedlem: Oddgeir Kjell Osland Styringsgruppemedlem: Anne Drag Tidemand-Fossum Styringsgruppemedlem: Anders Lyng Styringsgruppemedlem: Eirik Strøm Solberg Styringsgruppemedlem: Martin Gulli Avd./ Fakultet/ Enhet FA, (RI) HF SAM LUI TKD SPS SAM NTL Studentrepresentant fra Arbeidsutvalget Studentrepresentant fra TKD Programgruppe navn på person Avd./ Ansvar i prosjektet/ fagområde Fakultet/ Enhet Programleder: Geir Haugstveit (fungerer inntil videre) HR Daglig ledelse av programmet Programteam Marianne Nalum HR, OU Workshops med avdelinger i fase 1-3, opplæring Programteam: HR Forbedringsmetodikk og verktøy, programstøtte, prosessveilder Programteamdeltaker: Eilin K.Gillesen (slutter) HR, OU Prosessveileder, kommunikasjon Programteamdeltaker: Åse Helen Skolla HR, OU Prosessveileder Programteamdeltaker: Hall Fure HR, OU Prosessveileder Programteamdeltaker: Randi Skovli HR, OU Prosessveileder Programteamdeltaker: ikke avklart Økonomi Prosessveileder Ikke avklart hvem HF Ikke avklart hvem SAM Ikke avklart hvem LUI Ikke avklart hvem TKD

7 Programplan for OU-programmet Side 7 av 13 Evt. referansegruppe navn på person Se eget vedlegg Avd./ Fakultet/ Enhet Ansvar i prosjektet/ fagområde Det skal utarbeides rolle og ansvarsbeskrivelse for hhv. programansvarlig, programleder, leder for OU-prosess, leder for FAB-lab samt programteam medlemmer/prosessveiledere RAPPORTERING Direktørnettverksmøte Prioritering av hvilke tjenester som skal gå videre inn i FAB-lab må prioriteres av linjeledelsen. Dette for å sikre forankring og frigivelse av linjeressurser som skal stå for de konkrete prosessforbedringene. Direktørnettverksmøte er foreslått som fora for prioritering av hvilke tiltak og prosjekter og som skal gå videre inn i FAB-lab. OU-programmet ved programledelsen/-teamet har mandat til å gjøre en fortløpende filtreringsjobb for ikke å forsinke igangsetting av tiltak, og bestemme hvilke tjenester som skal inn til prioritering hos direktørnettverksmøtet. Styringsgruppen Styringsgruppen slik den er utnevnt i dag består av representanter for brukerne (fakultet, ledelse studenter, tillitsvalgte). Gruppen er rådgivende, og har ikke besluttende myndighet. Sammensetningen tilsier at de er godt kvalifisert til å gi innspill og utfordre programmet. Styringsgruppemøter avholdes møte ca. hvert kvartal. Rapportering til styringsgruppen innebærer at underlag sendes til møtedeltakerne noen dager i forkant.

8 Programplan for OU-programmet Side 8 av BRUKERE, ØVRIGE INTERESSENTER OG KOMMUNIKASJON OU-programmet har utarbeidet en kommunikasjonsplan i samarbeid med SK (samfunnskontakt og kommunikasjon) Kommunikasjonsplan overordnet oversikt Figuren under viser en overordnet oversikt: Interessenter og budskap Det vises til Vedlegg 1 Kommunikasjonsplan OU-programmet. På side 3 fremkommer konkret aktivitetsplan for 1. kvartal 2013.

9 Programplan for OU-programmet Side 9 av Prosjektstyringsbasis 9.1. ARBEIDSOMFANG FOR OU-PROGRAMMET Det vises til Vedlegg 2 for oversikt over de viktigste områdene for det totale arbeidsomfanget til OUprogrammet fremkommer TIDSPLAN Overordnet tidslinje og gjennomføringsstrategi Figuren under viser overordnet tidslinje de neste 2 år: Tjenester i gang og for våren 2013

10 Programplan for OU-programmet Side 10 av METODIKK FOR HVERT ENKELT PROSESSFORBEDRINGSTILTAK Det vises til Vedlegg 3 for beskrivelse av metodikk knyttet til FAB-lab fase ENDRINGSHÅNDTERING En viktig del av omfangsledelse er håndtering av endringer som vil påvirke programstyringsbasis underveis i programmet. En endring kan være vekst eller reduksjon i programmets arbeidsomfang (f. eks oppgaver som var uteglemt i opprinnelig arbeidsomfang m.v.) eller justeringer av tids- og kostnadsrammer PROGRAMMILEPÆLER MP Beskrivelse Mnd S O N D J F M A M J J A S O N D 1 Mandat godkjent i SG møte Programplan presentert og godkjent i SG møte 3 Verktøykasse og metode fase 1-3 ferdig utarbeidet 4 Kompetanse i prosessforbedringsverktøy bygget (gult belte prog.team) 5 Verktøykasse og metode fase 4 ferdig utarbeidet 6 3 prosesser har startet fase Opplæring av tjenesteeiere, ambassadører, nøkkelpersoner, ledere. Grunnkurs og videregående gjennomført 9.6. RESSURSER, KOSTNADER OG BUDSJETT Type kostnad Antall Kommentar personer 1 0,5 årsverk 1 årsverk 1 årsverk 100 % stilling Programleder (intern ressursbruk) Leder OU-prosess og leder FABlab (intern ressursbruk) Prosessveiledere (intern ressursbruk) Konsulenttjenester Kr ,- Kr ,- 2 0,8 årsverk 1,6 årsverk 1,6 årsverk 80 % stilling 8 2 årsverk 4 årsverk 4 årsverk 50 % stilling Kr ,- Driftskostnader , , ,- Rammeavtale inngått i sept./oktober

11 Programplan for OU-programmet Side 11 av Usikkerhets- / risikoanalyse RISIKO OG TILTAK Her følger et sammendrag fra risikoanalysen som er gjennomført i løpet av planleggingsfasen. De største risikofaktorene er lagt inn i kritikalitetsmatrisen under:

12 Programplan for OU-programmet Side 12 av 13 Under følger en kort beskrivelse av risiko-faktorene med tilhørende tiltak: MULIGHETER Prosjektet står overfor følgende muligheter (intern og eksterne) som vil kunne bidra til oppfyllelse av effekt- og resultatmål: ID Navn på mulighet med kort beskrivelse Tiltak for å utnytte mulighet 1 En rekke nye ledere er og vil bli ansatt i organisasjonen. Dette vil bidra til at endringsarbeidet og implementering av endringer vil gå lettere. 2 Etter fusjonen opplever mange at det er stort behov for å utarbeide felles prosesser mellom Kommunisere som en del av den «brennende plattform». de to lærestedene. 3 har høy fagkompetanse innen en rekke områder. Dette bidrar til at vi vil kunne få gode innspill til å gjøre de rette tingene riktig. 4 Stor endringsvilje og endringskompetanse på medarbeidernivå i administrasjonen. 5 Mange offentlige virksomheter har vært gjennom tilsvarende prosessforbedringsløp (Skatteetaten, UDI, Bufdir med flere). 6 Behovet for endring er stort og det er mange «lavthengende epler», prosesser som kan forbedres gjennom relativt liten ressursinnsats. Kompetent styringsgruppe og referansegruppe benyttes aktivt på en hensiktsmessig måte. Aktivt innhente erfaring og lærings fra andre relevante programmer for å lære av hva de gjorde riktig og unngå de samme feilene. Prioritere disse prosessene og kommunisere disse. Velge gode eksempler først.

13 Programplan for OU-programmet Side 13 av Endringshistorie - prosjektplan Versjonsnr. Dato Status Beskrivelse/ Endring V0_ Input til styringsgruppemøte Første versjon 12. Vedlegg Nr Dokumenttype Dokumentnavn/ID 1 Kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplan for OU-programmet 2 Prosjektnedbrytningsstruktur Prosjektnedbrytningsstruktur til Overordnet plan for OUprogrammet 3 Metodikk for prosess forbedringstiltak- /prosjekter i OU-programmet Metodikk - Overordnet plan for OU-programmet FAB-lab, Fase 4