Møtereferat Møte i Tjenesterådet Q4 2015

Transkript

1 Møtereferat Møte i Tjenesterådet Q Referat Tid og sted15. desember 2015, P659 i P46, Pilestredet. Deltagere til stede: Mariann Hole (møteleder, fungerende TI-direktør), Kristin Nordseth (HF), Cecilie Wilberg (LUI), Camilla Sønstabø Thorkildsen (for Marianne Brattland, STU), Tore Hansen (fungerende ORV-direktør og SK), Larse Egeland (LSB), Geir Haugstveit (HR), Ken Henry Hyttemoen (for Marja Lundell, SAM), Idun Thorvaldsen (Økonomi), Tommy Due Løvaas (IKT), Andre Nergaard (SDI), Stine Kihl (TKD), Karin L. Bakke (HR), Kent Grødem (møtesekretær, TI). Tilstede under sak 1/2016: Rønnaug Lyckander (Forutsigbar studiehvedag), Siren Linnestad (Styringsinformasjon), Tina Taucher (Innkjøpsguiden), Ingvild Korsned Daasvand (Digital informasjonsforvaltning), Heidi Margrete Toftner (Rom for alle), Ingrid Stensland (HiOA på nett) Meldt forfall: Anne Ullmann (fungerende direktør FoU), Marja Lundell (SAM), Marianne Brattland (STU). Referent(er): Kent Grødem (TI). Agenda 1/2016 Presentasjon «Porteføljestyring og digitalisering» ved Jens Nørve, DIFI 2/2016 Beslutningssak: Porteføljestyring ved HiOA 3/2016 Statusrapport for tjenesteeieres arbeid 4/2016: Status for gjennomgang av administrasjonen 1

2 1/2016 Presentasjon «Porteføljestyring og digitalisering» ved Jens Nørve, DIFI Jens Nørve fra DIFI leder nettverket for porteføljestyring i offentlig sektor, hvor HiOA inngår. Nørve orienterte om sammenhengen mellom porteføljestyring og digitalisering, og trakk frem eksempler fra beste praksis i Norge. Han påpekte blant annet at det bør legges felles prosjektmetode til grunn for at porteføljestyring skal fungere. Etter presentasjonen fikk både Tjenesteråd og tjenesteeiere anledning til å stille spørsmål. Det ble blant annet kommentert at HiOA bør etterstrebe å finne pragmatiske verktøy for sin tilnærming, og at man bør unngå for stor fokus på begrep og metode snarere enn faktiske resultater. Tatt til orientering 2/2016 Beslutningssak: Porteføljestyring ved HiOA Forslag til beslutning: Tjenesterådet godkjenner forslag til hvordan HiOA skal utøve porteføljestyring av større administrative utviklingsprosjekter. Fra diskusjonen: Tjenesterådet anser ikke HiOA som tilstrekkelig moden for full oppstart av porteføljestyring på nåværende tidspunkt. Tjenesterådet pekte på at følgende problemstillinger må svares ut: - Forankring hos rektorat hva er det Tjenesterådet faktisk skal/bør beslutte? - Sammenheng med budsjettprosess. Tjenesterådets prioritering bør kunne fungere som innspill i budsjettprosessen. - Strategimidler må vurdere Tjenesterådets rolle til å påvirke prioritering av strategimidler - Tjenesterådets møtefrekvens. Tjenesterådet møter fire ganger i året kan inntreffe flere beslutninger i mellomtiden som gjør Tjenesterådets kommentarer og prioriteringer overflødige i mellomtiden. - Vanskelig operasjonaliserbar strategi hva er de faktiske føringene Tjenesterådet skal prioritere ut i fra? - Uklar prosjektoversikt. Hvor mange prosjekter har HiOA? Hva slags prosjekter skal Tjenesterådet ta stilling til? HiOA starter ikke med full porteføljestyring på nåværende tidspunkt. Til neste møte i Tjenesterådet skal det foreligge kartlegging av faktiske prosjekter med utgangspunkt i: - Tjenesteeieres aktiviteter - Prosjekter som er tildelt ressurser via budsjett Tjenesterådets sekretær koordinerer videre kartlegging med tjenesteeiere og avdeling for økonomi. 2

3 Det ble samtidig påpekt at det er et reellt og presserende behov for tydeligere prioritering av prosjekter ved HiOA, særlig når det gjelder IKT-ressurser. Det ble derfor anbefalt en forsiktig start til porteføljestyring gjennom videre kartlegging av prosjekter ved HiOA. 24/2015 Statusrapport for tjenesteeieres arbeid Muntlig orientering om status ved fagdirektører, med utgangspunkt i rapportering fra tjenesteeiere. Rekruttering Bakgrunnssjekk - vurdere avtaleinngåelse på dette med firma Presiling av søkere - forsøke å redusere utgifter til sakkyndig utvalg Manfoldsplan - følges opp innen rekrutteringsområdet Styringsinformasjon Tjenesteeier har vært opptatt med årsrapport Ruller ut Agressodel slik at ledere ute i virksomheten kan få direkte adagng til å se økonomien sin. Slipper henvendelser for å få innsyn. Skal anskaffe overgriende virksomhetsstyringssystem, men er litt langt frem i tid. Innkjøpsguiden Min bestiling på OTRS - ikke alle på ennå. Forankring av rutiner på feilkjøp - under utrulling. Bedre flyt med bestilling og betaling av reiser. Digital informasjonsforvaltning 15.3 følger opp føringer om digital kommunikasjon med alle innbyggere. Kampanje med SK. Automatiserer timelærerprosessen med Difi-løsning. Tatt til orientering. Informasjonskompetente studenter LSB jobbet med det i mange år Prøver få til større bredde enn tidligere 3

4 Tjenesteeier ser ting med nye øyne og pågangsmot - bedre kontakt med fak I Studierådet - må ha vedtak om hva som skal skje - kan føre til at alt blir utsatt ett år. Digitalt kontor Operative og taktiske grep - få bedre brukeropplevelse. Fått bra resultat på brukerundersøkelse. Gjennomfører tiltak på tilbakemeldingene. Nye IKT-løsninger Henger tett sammen med Tjenesterådets aktivitet Tjenesteeier prater ute på fakultet, formidler behov for at prosjektmalen brukes HiOA Karriere på vei Nyter godt av strategimidler - hadde ikke gått uten disse midlene. Manpower på fakultet. Ikke hatt tilsvarende stillinger tidligere. Alumni + veilednign på fakultet + studentliv i STU. Tjenestedesign - gode brukeropplevelser for studentene - prosjekt i denne sammenhengen. Delprosjekt - skreddersydde tjenester for internasjonale studenter IT-prosjekt - CRM-løsning (lite, kunne vært enormt) HiOA forutsigbar studiehverdag Handlingsplan - hva skal gjøres fremover. Behandles i SAL. Forprosjekt på verktøy for programplaner - svært viktig studenter. Sluttført forprosjekt, anbefaling om leverandør - behandles i SAL. Timeplan - stor del. Workshop med timeplanleggere, kommet md tiltak til endringer, lavthengende frukter. Kartlegging undervisningsrom Forbedre nettsider Kommunikasjon internt. Avhengigheter til SK - litt for lite kapasitet pga NAP. 4

5 HiOA på nett NAP mai Endring i NAP - vil ligne mer på Min Side. Ny gruppefunksjonalitet - to ulike nivåer. Kan opprette egne grupper Rom for alle NMBU fått 7 milliarder til nybygg. HiOA jobber med knapper og glansbilder til sammenligning. o Prosjekt: mazemap o Nye forskningsinstitutt - utfordring å finne bosted til disse millioner som engangsinvestering. Andre fra SVA er selvfinansierende - betaler husleie. o Mindre prosjekt: 44 og 50 får nye foajeer. o Flytte inn i RR-bygget - vil gjøre P52 om til studenthus o Mulig flytting fra Kjeller til Romerrike 30/2015 Status for gjennomgang av administrasjonen Orientering ved HR-direktør Geir Haugstveit. - Møte i referansegruppe - Starter kartleggingsworkshoper med HR, økonomi og SK uke 10. Det ble etterlyst kommunikasjonspakker ledere kan benytte for å informere sine medarbeidere. Ble meldt om at arbeidet skaper usikkerhet blant medarbeidere.foreløpig er bloggen kommunikasjonskanalen som benyttes. Tatt til orientering 5