Status tredje kvartal 2015

Transkript

1 2. NOVEMBER 2015 Status tredje kvartal 2015 Modell for tjenesteforvaltning

2

3 Dagsorden 1. Repetisjon av formål med Modell for tjenesteforvaltning 2. Hva er gjort så langt? 3. Roller og ansvar for Tjenesterådet 4. Hva skjer fremover? 5. Presentasjon av tjenester og tjenesteeier Hva handler de om? Hva skjer fremover?

4 Hva vi skal få til? 1. Formålstjenlige tjenester i tråd med målgruppenes behov 2. Kostnadseffektive tjenester i tråd med samlet ressursbruk i virksomheten 3. Ivareta god balanse mellom kostnad og kvalitet/fleksibilitet standardisering dersom det er hensiktsmessig 4. God samhandling sikres gjennom etablering av fora og tydelighet i roller og ansvar. Bildet illusterer tjenesten informasjonskommpetente studenter 5. Gjennomsiktighet og sporbarhet i beslutninger

5 Hva har skjedd i tredje kvartal? Tid August August Aktivitet Ny programeier OU og leder for Tjenesterådet: Mariann Hole Tjenesteeier HiOA Forutsigbar studiehverdag utpekt: Rønnaug Lyckander (tidl. studieleder, LUI) August-september Løpende bistand til tjenesteeiere fra OU-programmet August-september Tjenesteeiere arbeider med fremdriftsplaner: hva skjer når fremover Beg. av september Videre arbeid med tjenester i FoU midlertidig parkert september Kartlegging roller og ansvar for Tjenesterådet 16. September Workshop: synliggjøre tjenester og MFT på nettsidene 6. oktober Møte i Tjenesterådet fremdrift i tjenestene, og roller og ansvar for Tjenesterådet

6 Roller og ansvar for Tjenesterådet 1. Prioriterer mellom større utviklingsprosjekter: HiOA skal settes bedre i stand til å gjennomføre store utviklingsprosjekter, gjennom bedre oversikt over tilgjengelig ressurser. Tjenesterådet prioriterer hvilke prosjekter som gjennomføres når, avhengig av tilgjengelige ressurser 2. Rådgir rektor: Tjenesterådet har ikke selvstendig myndighet, utover det som måtte være delegert fra rektor. 3. Koordinerende: Tjenesterådet er siste instans for å sikre at det ikke oppstår unødvendige forsinkelser i prosjekter som følge av samhandlingsproblemer mellom ulike enheter 4. Rådgivende for tjenesteområder: Tjenesterådet kan gi råd om hvor innsatsen på mindre utviklingsprosjekter bør legges, i de individuelle tjenesten

7 Hva skjer i fjerde kvartal? 1. Tjenesteeiere jobber med tjenestene: Definerer utviklingsbehov Etablerer kvalitetskriterier Oppretter ressursnettverk 2. Roller og ansvar for LAO- og tjenesteeier defineres 3. Modell for tjenesteforvaltning evalueres Bildet illusterer tjenesten Rom for alle 4. Organisatorisk tilhørighet for modellen bestemmes

8 Fremdriftsplan for implementering 2015 Tid Aktivitet Mars-april Dokumentere tjenesteeierrolle (IDF) 10. mai Tjenesteeiere er utpekt Mai-juni Videre arbeid med tjenester innen SDI og FoU mai Opplæring tjenesteeiere Mai-juni Utarbeide brukerundersøkelse 23. Juni Møte i Tjenesterådet tjenesteeierrollen og brukerundersøkelse August-september Oktober-november Novemberdesember Desember Dokumentere Tjenesterådets rolle og ansvar Dokumentere LAO- og tjenesteeiers rolle og ansvar Tjenesteeiere etablerer ressursnettverk og kartlegger kvalitet i tjenesten Modellen evalueres Etablere organisatorisk tilhørighet for modellen

9 Ytterligere informasjon Kent Grødem Anka Ødegaardshaugen Kristian Pfanzelter

10 PRESENTASJON AV TJENESTENE

11 Rekruttering Tjenesten innebærer profilering av høgskolen som en attraktiv arbeidsgiver, bistand i rekrutteringsprosessen for å bidra til tilsetting av de best kvalifiserte søkerne og god introduksjon av nyansatte. Brukerne: Ledere Jobbsøkere Nyansatte Behovet: - Ledere har behov for å kunne tiltrekke seg de beste medarbeiderne til å utføre enhetens arbeidsoppgaver. - Nytilsatte medarbeidere har behov for å bli godt tatt imot som ny medarbeider og få nødvendig verktøy, opplæring og oppfølging i prøvetiden, så de raskest mulig kan gjøre en god jobb for HiOA Ytelser (ikke utfyllende) Bemanningsplaner og -møter Jobbanalyse Utlysningstekst og publisering Sakkyndig utvalg Intervjuer og referanseinnhenting Arbeidsavtaler Lønnsfastsettelse Tilsettingsorganer Internasjonal rekruttering MyNetwork HiOA start Cecilie Haugen Horn

12 Grethe Moen Johansen Informasjonskompetente studenter Hvorfor er informasjonskompetanse en egen tjeneste? Studenter på alle nivåer er avhengige av å finne fram til, evaluere og bruke informasjon Informasjonskompetanse utvikles både ved hjelp av faglærerne og LSB Krav til informasjonskompetanse varierer mye mellom de ulike utdanningene, men som Høgskole må vi følge visse minstekrav (nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk) Samarbeid på tvers av fakulteter og administrasjon nødvending for å sikre kvalitet og kontinuitet Plan frem til sommer 2016 Kartlegge hva som gjøres i utdanningene ift informasjonskompetanse Kartlegge utviklingsbehov Identifisere forbedringstiltak Bestemme minstekrav til informasjonskompetanse hos studentene

13 HiOA Forutsigbar studiehverdag Tjenesten jobber for at studenter skal finne lett tilgjengelig informasjon om sin studiehverdag. Tjenesten omfatter programplaner, timeplaner og regelverk, og brukerne er både studenter, ansatte og eksterne som trenger informasjon. Hva skjer? Vi er midt i planleggings- og oppstartsfasen, og jobber med: oppstartsseminar med ressursnettverket skape en felles forståelse for mål for tjenesten kartlegge interessenter og forankre tjenesten identifisere forbedringsprosjekter Milepæler for høsten Kvalitetskriterier for tjenesten er utarbeidet Prosjektplan med prioriterte delprosjekter er vedtatt Etablere delprosjektet databaseløsning for programplaner Rønnaug Lyckander

14 HiOA Karriere på vei en karriereveiledningstjeneste i vid forstand Målsetning: HiOAs søkere og studenter er i stand til å ta gode, velinformerte valg knyttet til utdanning og karriere Målgruppe: Søkere, studenter og alumner Vi skal tilby aktiviteter som trener studenten ferdigheter som man ikke nødvendigvis tilegner seg gjennom pensum, men som er viktig i arbeidslivet og for å kunne ta riktige valg: Bli bedre kjent meg seg selv, styrker, svakheter, ønsker og drømmer Kunne ta gode valg knyttet til egen utdanning og jobb Vite hvordan man skal åpne opp og se nye muligheter Håndtere overganger Karriereferdigheter skal trenes gjennom hele studentens livsløp. Noen aktiviteter går igjen, som møteplasser med arbeidsgivere og alumner, mens andre fokuserer på enkelte tidspunkt i studentens liv på HiOA, f.eks spesialtilpassede kurs. Camilla Sønstabø Thorkildsen

15 Nye IKT-løsninger Ole Lycke Nye IKT-løsninger er en tjeneste som leveres til prosjekter og enheter etter avtale. Ved behov for nye IKT-løsninger på HiOA skal denne tjenesten benyttes. Tjenesten spenner fra ren rådgivning til full leveranse av nye IKT-løsninger. Det tas hensyn til at nye IKT-løsninger skal være i henhold til HiOAs strategi og også oppfylle andre lokale og eksterne krav. Nye IKT-løsninger kan ofte fremskaffes ved en mindre tilpassing av en eksisterende HiOA-løsning eller ved en anskaffelse av en ny standardløsning. Noen ganger vil det være behov for mer omfattende nyutvikling. Som regel vil det være behov for å integrere nye IKT-løsninger med våre nåværende systemer. Arbeidsoppgavene kan utføres av HiOA-ansatte, innleide konsulenter eller settes helt ut. Tjenesten er delt i de fire ytelsene Rådgivning, Nyutvikling, Integrasjon og Endring i gjeldende systemer.

16 Ina von Lukas Digitalt kontor Digitalt kontor er en basistjeneste av standardkomponenter til alle tilsatte. Nødvendig digitale verktøy og infrastruktur til vanlig kontorarbeid på HiOA, herunder kommunikasjon, nettilgang, verktøy, lagring og veiledning/støtte.

17 Digital informasjonsforvaltning Hvorfor? En moderne og effektiv organisasjon trenger: Bedre og enklere digitale arbeidsprosesser med økt grad av automatisering Mer helhetlig strategi for informasjon som har verdi for virksomheten Hva skal tjenesten gjøre? - Fasilitere utarbeiding av digitale arbeidsprosesser - Veilede, gi råd om og koordinere digitalisering av informasjon som har verdi for HiOA - Utarbeide en helhetlig informasjonsforvaltningsstrategi for HiOA Planer i nærmeste fremtid - Digital kommunikasjon med tilsatte og studenter via Sikker digital post - Heldigitale tilsettingsprosesser ved hjelp av integrasjon mellom Public 360 og MyNetwork - Elektronisk signatur for eksterne (MinID) - Heldigitale anskaffelsesprosesser ved hjelp av integrasjon mellom Public 360 og Amesto - Kartlegging av informasjon som har verdi som dokumentasjon for HiOA Spørsmål? Kontakt tjenesteeier Ingvild Korsnes Daasvand ingvild-korsnes.daasvand@hioa.no Telefon /

18 HiOA PÅ NETT MÅL HiOAs nettsted skal ha en standard som bygger opp under virksomhetens faglige ambisjonsnivå for utdanning, forskning og formidling HiOAs nettsted skal fremstå helhetlig i design og struktur, med innhold og tjenester som er tilpasset brukerne HiOAs nettsted skal bidra til støtte og utvikling av virksomhetens målsettinger 2. NOVEMBER 2015 Plattformer og ytelser Eksterne nettsider (hioa.no) - Innholdsstrategi /Fortilsatte/Rutinebeskri velser/nettpubliseri ng-paa- - Organisasjon, roller og ansvar /Fortilsatte/Rutinebeskri velser/nettpubliseri ng-paawww.hioa.no/organ isasjon-roller-ogansvar Interne nettsider for studenter (Min side) - Rådgiving og drift com/spreadsheets/ d/16xnubieuggyy dq7gbufxrxmfcza0e9wwvquj Bh4e4M/edit#gid= Interne nettsider for tilsatte (NAP) - Analyse, SEO, KPI og brukertesting com/spreadsheets/ d/16xnubieuggyy dq7gbufxrxmfcza0e9wwvquj Bh4e4M/edit#gid= Ingrid Stensland Blogg.hioa.no - Utvikling Innhold, funksjonalitet, design, kontinuerlig forbedringer om/spreadsheets/d/ 1YFLIsdTCpvXmOU3C c7b7vbqzdz_9ajnbo rhmofuxwdm/edit#g id= AVD. SK V/NETTREDAKTØR OG TJENESTEEIER INGRID STENSLAND

19 ROM for alle Tjenesten skal levere en god totalopplevelse i forhold til brukernes behov ved å ha god dialog med fakulteter og enheter, og koordinere utviklingen av undervisningsrom, grupperom, arbeidsplasser, møterom og sosiale soner. Viktige prinsipper er arealeffektivitet, sambruk, standardisering og fleksibilitet Dette konsentrerer tjenesten seg om i 2015: Prosjektstruktur og kultur i Avdeling eiendom Lage en prosjektoversikt for 2016, og som peker vider frem mot 2020 Informasjon lage/viderutvikle nettsider med info om tjenesten Utvikling av undervisningsrom utforske teknologi og fleksible arealer Møteromsprosjektet enklere å reservere og forts. Oppgraderingen Lydia legge inn informasjon om arealene våre, registrere HiOA sin kunst og registrere skilter Overodnede diskusjoner frem mot 2020: grupperom, masterlesesaler, undervisningsrom og arbeidsplasser for tilsatte Heidi Margrete Toftner PRESENTASJONE NS TITTEL

20 Tina Taucher HiOA Innkjøp/Innkjøpsguiden Tjenesten jobber med å tilby innkjøpsfaglig støtte og veiledning for å gjennomføre effektive og gode innkjøp, informasjon til tilsatte om innkjøpsarbeid og opplæring for alle med innkjøpsroller. Brukerne er: Godkjennere (personer med budsjettdisponeringsmyndighet) Innkjøpere Alle tilsatte som behovseiere Leverandører 1. Tjenesten innebærer å legge til rette for: elektroniske innkjøp gjennom bestillingssystem rammeavtaler på de områder der det er behov for det enkle og tydelige prosedyrer for innkjøp støtte til anskaffelsesarbeid. 2. Arbeidet skal bidra til: 3. Veien fremover: skape en felles forståelse av mål for tjenesten forankre tjenesten starte arbeidet med å identifisere forbedringsprosjekter. mer effektive og riktige innkjøp korrekt gjennomførte innkjøp økonomisk bedre innkjøp.

21 Styringsinformasjon Siren Linnestad Hva handler tjenesten om? - Ledere og styrer skal ha enkel tilgang til gode beslutningsgrunnlag på alle områder, for å gjøre det enkelt å ta gode beslutninger - Handler både om hvordan informasjonen presenteres, så vel som prosessene som leder frem til utarbeidelsen av informasjonen. Hva skjer fremover? - Tjenesten er helt i startfasen og tjenesteeier vil i første omgang kartlegge hva slags informasjon ledere trenger for å fatte gode beslutninger