Velkommen til referansegruppemøte Analyse av administrasjon

Transkript

1 Velkommen til referansegruppemøte Analyse av administrasjon Forprosjekt våren

2 Organisering og roller Admin-forprosjekt HiOA Ekstern leverandør Styringsgruppe = rektors ledermøte Prosjekteier Curt Rice Referansegruppe Sekretariat: Org. og virks.hetsstyring ved HR HR/OU Admin. fakultet Kommunikasjon Ekstern leverandør

3 Rolle og ansvar - referansegruppa Rolle: - Rådgivende for prosjekteier og sekretariat representerer mangfold mht. erfaring, kjønn og organisatorisk tilhørighet ved HiOA Ansvar: «sparringspartner» for ekstern leverandør hvor en kan «prøve ut» ideer, analyser og forslag bidra til å sikre involvering, forankring og informasjon i egen enhet gi innspill underveis i prosessen Presentasjonens tittel

4 Analyse av administrasjon - tidsplan forprosjekt HiOA (2016) Foreløpig Ansvarlig: Jan Feb Mar Apr Mai Jun Rektors ledermøte (styringsgruppe) BP1 BP2 BP3 BP4 Sekretariat og Leverandør Planlegging - Velge leverandør - Utpeke ref.gruppe Oppstart og forventingsavstemming Analysefase (etablere baseline, mulighetsvurdering og anbefaling HiOA planlegger videre prosess Oppstartsmøte med leverandør Referansegruppemøte på HiOA Intervjuer og workshops hvor fagmiljøene på HiOA inviteres Andre fora på HiOA IDF RI-Fakultetsdirektørmøter Info på personalmøter Blogg Overordnet gjennnomføringsplan Øvrig involvering, medvirkning og informasjon: 11/2 Ferdig rapport med virkemidler og tiltak 20/12 3/2 3/3 7/4 4/5 9/6 14/1 11/2 10/3 21/4 26/5 16/6 BP= beslutningspunkt hos prosjekteier med styringsgruppe (=rektors ledermøte). BP1= godkjenne gjennomføringsopplegg. BP2=forankring av delleveranse. BP3= godkjenne endelig rapport med virkemidler. BP3= beslutte videre prosess hos HiOA

5 Sekretariatet Karin L Bakke, HR Geir Haugstveit, HR-direktør Kjersti Thoresen, seniorrådgiver kommunikasjon Marja Lundell, fakultetsdirektør Tore Hansen, fung. direktør for samfunnskontakt og kommunikasjon Mariann Hole, fung. direktør for teknologi og infrastruktur Ansvar: hovedkontakt med leverandøren ansvarlig for styringen av prosjektet kommunikasjon via blogg og nettsidene for tilsatte, møteplasser

6 Sammensetning av referansegruppe Utpekt fra prorektorene, faktultetene, Organisasjon og virksomhetsstyring samt Teknologi og infrastr.: Marianne Brattland, fra prorektor for utdanning (studiedirektør) Anne Ullmann, fra prorektor for FoU (fung. forskningsdirektør) Unni Hembre, HF (instituttleder) Laurence Habib, TKD (instituttleder, professor) Liv Gjestrum, SAM (UF-tilsatt) Øyvind Berg Larsen, LUI, (seniorrådgiver i økonomiseksjonen) Elsbet Vestvatn, SVA (administrasjonssjef) Idun Ingvaldsen, Organisasjon og virksomhetsstyring (fung. økonomidirektør) Kent Grødem, Teknologi og infrastruktur (rådgiver) Utpekt fra Studenparlamentet: Anette Myklemyr Magnussen, Studentrepresentant Jannicke Døvre, Studentrepresentant Utpekt fra tjenestemannsorganisasjonenene: Arve Angen, Forskerforbundet Anders S. Lyng, NTL Tore Jascha Lichtenstein Vogt, Akademikerne

7 Leveranse til forprosjektet (ekstern leverandør) juni 2016 Prioriterte administrative områder er: økonomi, HR og kommunikasjon Rapporten skal bygge videre på eksisterende datagrunnlag og skal inneholde: Analyse av dagens situasjon innenfor de administrative områdene med tydelig definerte behov. Oversikt over virkemidler HiOA kan benytte for å nå strategiske mål innenfor de administrative områdene. Anbefalinger på hvordan HiOA kan realisere potensielle gevinster og hvordan HiOA bør jobbe videre etter forprosjektfasen

8 DAGENS MØTE OPPSTARTSMØTE I REFERANSEGRUPPA Formålet med analysen Det er økende fokus på god og effektiv drift i universitets- og høgskolesektoren. Formålet med dette prosjektet er at ressursene i stabs- og støttefunksjoner skal brukes på en mest mulig hensiktsmessig måte for at HiOA skal være rustet til fremtidens utfordringer. Formålet med møtet Presentere analyseprosessen og gi referansegruppen mulighed til å stille spørsmål og forstå hva som faller innenfor og utenfor analysen. Våre forventninger Vi skal lytte til hverandre Vi kan snakke åpent og direkte om tingene Vi skal respektere at vi har forskjellige meninger og akseptere det Der skal være plass til å tenke nytt og vi kan utfordre hverandre Rambøll skal levere en profesjonell og uavhengig analyse. Vi forbeholder oss retten til å utfordre HiOA

9 RAMBØLLS VERDENSBILDE OG ANALYSENS ADMINISTRATIVE FUNKSJONER Bakgrunnslide Rambølls verdensbilde Økonomi HR Kommunikasjon Forbedringer av de adminstrative funksjoner handler om å skape synergier innenfor og på tvers av den enkelte funksjon Ressursene skal alltid brukes slik at de understøtter en organisations mål og prioriteringer Kvalitet og effektivitet går alltid hånd i hånd Generell ledelse og administrasjon i funksjonen Regnskapsføring og kontering Håndtering av moms og skatt Generell ledelse og administrasjon i funksjonen Rekruttering og talent management Arbejdsmiljø Generell ledelse og administrasjon I funksjonen Ekstern kommunikasjon Intern kommunikasjon Det sentrale mål for administrative funksjoner (virksomhetsstøtte) er alltid å understøtte kjernevirksomheten best mulig (core business) Forbedringer av de administrative funksjoner kan være generelle eller spesifikke Aktivitetsbasert kost og budsjettering Controlling Bokføring og fakturering Innkjøp Kontraktstyring Medarbejderudvikli ng Lønnsadministration Håndtering af tillæg, barsel, refusjon etc. Tilfredshetsmålling Markedsføring Omdømme Presse Oppdatering av websider og intranett En generell forbedring kan være lavere sykefravær En spesifikk forbedring kan være en standardiseret regnskabsprosess Retningslinjer for innkjøp Compliance

10 Output Aktiviteter FASEPLAN 1. Oppstart og forventningsavstemning 2. Etablering av baseline 3. Mulighetsvurdering 4. Anbefaling Oppstartsmøte med ledelsen. Forventningsavklaring og klargjøring av mål med prosjektet Utarbeide detaljert prosjektplan og kommunikasjonsplan Kobling til eksisterende tiltak og forutsetninger for effektivisering Etablering av styringsgruppe Godkjennelse av prosess i ledergruppen Innsamling av nøkkeltall på ressurser, driftsøkonomi og produktivitet Kartlegge oppgaver: organisering, strategi (intervju, workshop med medarbeidere og evt. spørreskjema) Benchmarking med andre organisasjoner Vurdering av utfordringer, muligheter og potensial (workshops) Etablering av baseline og foreløpige konklusjoner Diskusjon av baseline i ledelsen og styringsgruppen Identifisere beste praksis Eksempler og utviklingsmuligheter Kvalifisering av foreløpige forslag til forbedring (workshop) Revidering av forslag Statusmøte i styringsgruppen Utarbeide anbefaling til effektivisering virkemidler Diskusjon og validering av utkast til virkemiddelkatalog Forslag til implementeringsplan Forankring og godkjennelse av rapport hos ledelsen Avrapportering: samlet virkemiddelkatalog med innsatsområder Implementeringsplan med presisering av forutsetninger for realisering og konsekvenser Endelig projektplan Slides med baseline Slideopplegg om Samlet avrapportering potensiale- og mulighetsvurderinger 10

11 FORESLÅTT TIDSPLAN FOR PROJEKTET Aktiviteter Uge Avstemme forventninger og mål med oppgaven Utarbeide detaljert prosjektplan og kommunikasjonsplan Request for Information (økonomiske tall) Forutsetninger for analyse av administrative funksjoner Innledende intervjuer og godkjennelse av prosess i ledergruppen Samle inn nøkkeltall Kartlegge oppgaver, organisering, fokus i opgaven og strategi (interview, workshop og evt. skema) Benchmarke med andre organisasjoner (deskresearch og dialog) Vurdere utfordringer, muligheter og potensial (oppfølgende intervjuer) Etablere baseline og foreløpige konklusioner Diskutere baseline i ledelsen og styringsgruppen Identifisere best practice og utviklingsmuligheter Analysere potensialet og utvikle foreløpige muligheter Kvalifisere forslagene så langt Revisjon av forslag ut fra potentsialer Samlet potensialvurdering og potensialberegning Diskutere mulighetene i styringsgruppen Utarbeide en anbefaling med virkemidler Diskutere og validere en virkemiddelkatalog Utarbeide en samlet katalog Utarbeide og gi forslag til implementeringsplan og konsekvensvurdering Endelig rapport med implementeringsplan Sektretariatsmøte Feb Mar Apr May Jun Sektretariatsmøte Workshops Deadlines Vinterferie Påske

12 SPØRSMÅL TIL DISKUSJON Hva har vi oppnådd når forprosjektet er avsluttet? 1 Hvordan forholder vi oss til grenseflaten mellom strategien for henholdsvis administrasjonen og HiOAs kjernevirksomhet? Hvor beredt er organisasjonen til endring, hva skal til for å få det til, og hvordan kommuniserer vi prosjektet til medarbeidere 2 3