KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Kommet tilbake fra juleferie søndag 9. januar. Over jul har jeg kost meg med å lese over handlingsplanen, budsjettet vårt og en rekke andre dokumenter nyttige for semesteret som nå kommer i gang. Har bedt alle kvastmedlemmer om møter torsdag og fredag denne uken for å arbeide med handlingsplanens enkelte punkter. For fremtidige orienteringer vil jeg be om at den enkelte kvaster fast orienterer om de prosjektene de har under arbeid i henhold til handlingsplanen. Uttalt meg til Studvest mandag om hvordan det går med oppstarten på Kvarteret etter jul. Studvest lager sak om at det er mange studentorganisasjoner som sliter med rekruttering etter jul, deriblant Arme Riddere. Skal i kontaktutvalgsmøte mandag og har fulgt opp med pr-ansvarlig at plakatsaken ferdigstilles denne uken slik at jeg kan presentere denne til byråden. 2. ØKONOMIANSVARLIG Kort om november Underskudd på kr 7379,-. Lavere salgsinntekt enn budsjettert, 36% lavere iflg V&E. Oppfordrer til å lese novemberrapporten fra V&E, samt excelarket mitt. Prognosen for regnskapsår 2010 er res f.s. på nesten 1,2''. Prognosen er nok ganske optimistisk, men overskudd ser det ut til å bli. Dette tærer på FFU (fremførbart underskudd) fra tidligere år. Skjenkegruppen Informert pers.anser om hvordan og hvor mye man får dekket i telefonutgifter. Prøver å presse gjennom bedre rutiner for kassetelling ved skiftstart, bruk av KDR til internkaffe og - te, samt føring av svinn og brekkasje. Dessuten bedt skjenkeøko om å komme med anslag på antall skumpils pr mnd slik at dette kommer inn i budsjett. 3. EKSTERNANSVARLIG DORG Det viste seg vanskelig å få til et møte med alle dorgelederene før åpning. For å ikke kollidere med Glem slik vi gjorde hele forrige semester starter vi opp med møter fra neste tirsdag og annenhver uke fremover.

2 Monster/TV2/Norske Talenter Har jobbet mye med organiseringen av dette arrangementet og er på huset under hele perioden de er her som koordinator. Nå (tirsdag formiddag) er de godt i gang og virker fornøyd med både lokaler og service så langt. Resten av KvaSt har vært hjelpsomme til å bemanne Eldorado som brukes som oppholdsrom slik at vi har salg der, takk! Internasjonal uke Har hatt møte med Krisztina fra Internasjonal 4.januar. De skal ha sin åpning her på huset 17.januar og vi er nå kommet stort sett i mål med planleggingen av det. Inghild, Martin (ogsek) deltok også, noe som var hjelpsomt for å få alle detaljer på plass. Dugnad skjenke Deltok lørdag 8.januar på dugnad i regi av skjenkegruppen, godt tiltak! Jeg håper vi kan prøve å få til minst en dugnad på hele huset i løpet av våren da det er veldig sosialt og man får gjort unna mye småplukk. Rådsmøte Kraft Var på rådsmøte i Kraft sammen med prosjektansvarlig mandag 10.januar. De kom med mange innspill, for liste se Prosjektansvarligs orientering. Invitasjoner til årsfest Det ble en ubehagelig overraskelse at disse ikke var sendt ut før jul, men nå er det snart helt ordnet. Arkiveringssystem godkjente rombookinger Har laget nytt system for arkivering av godkjente rombookinger slik at vi lettere kan holde kontroll i papirene og lage statistikk. Dette er alle som har med rombooking orientert om. Kurs NRF Har vært i kontakt med Gry, undervisningsansvarlig i Norsk Rockforbund, og vi er sammen i gang med å skreddersy et kurs til oss. Det ser ut til å bli rundt temaene promotering, rekkrutering og internt miljø for å holde på medarbeidere. De fleste aktuelle datoer er i April. 4. INTERNANSVARLIG Rekruttering Har sammen med pr-ansvarlig skrevet tekst til flyer som vi skal bruke til rekruttering. Satser på å få denne ferdig i begynnelsen av neste uke. Sender også ut mail til alle argene der jeg oppfordrer dem til å stå på stand på de forskjellige fakultetene i neste uke. Personalsaker Har jobbet med et arkiv for personalsaken vi hadde i høst. Satser på at dette er ferdig i løpet av uken. GLEM Arbeider med en plan for å gjøre GLEM bedre i dette semesteret. Kontrakter og internkort Arbeider med å utarbeide retningslinjer for hvem som skal få internkort både i arger og dorger. Deltar på pg-møte i dag, der vi skal blant annet planlegge undersøkelser i arbeidsgrupper, rekruttering og trykking av internkort til dorgene.

3 5. PR-ANSVARLIG Plakatsak Held på å utarbeide eit skriv til kommunen om fleire plakatpunkt i byen. Grafisk Har bistått grafisk med produksjon av månadsprogram og annonse i Samfunnet sitt semesterprogram. Nettside Ny nettside er lansert. Det er framleis ein del utbetringar som må gjerast, og me set pris på innspel i fall det er noko me ikkje har tenkt på. Saman med nettsida har det og kome ein basisfungerande arrangementdatabase. Denne vil og bli utbetra noko. PR-forum På onsdag er det PR-forum, Har førebudd ein del saker til det. Munnleg orientering på møtetetetetet. 6. PROSJEKTANSVARLIG Sosialt - Fikk Kvarterets første solgte Hansa 2011 Fra Kraftmøte - Vil at skjenkere skal ta bedre vare på teknisk utstyr, Linn er orientert. - Kraft har ikke noe med AV utstyr å gjøre, men er villig til å gi Kraftere internkurs. - Ønsker utfyllende informasjon om forsikringer, personskade og utstyr. Skal ordne det med Thomas. - Ønsker at Kvarter og interne ikke tar Krafts driftsmateriell, som f.eks teip og strømpadder. - Skal få tilgang til bookingsystem, etttersom de hadde mistet passord. - Vil være mer involvert i avgjørelser om kommersielle arrangementer. - Ønsker sterkt at Speilsalen ikke blir brukt til konserter, men Dj`er. - Vil ha en deadline på konsert start/slutt grunnet nedrigg. Tar opp saken med intern. - div ting som jeg tar tak i. Fra Romvesenet - Får lite informasjon fra NKF, men skal forsøke videre med samarbeidet. 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke

4 8. ADMINISTRASJONEN Uken etter ferien har gått til klargjøring av huset for oppstart. Bakdisk i Stjerne har blitt montert og ferdigstilt av håndverkere. Kvarterets åpne fordringer er gjennomgått og purringer er sendt ut til de som fortsatt skylder oss penger. Arbeidstøy er mottatt og sendt tilbake til leverandør med trykkfeil.

5 Fra Prosjektansvarlig Til Kvarterstyret AD: Nye dørlåser Det har kommet en forespørsel fra Kraftetaten om å bytte ut låser på dører til lager hvor dyrt teknisk utstyr oppbevares. Det er kommet frem at utstyr har forsvunnet ved flere anledninger. Låsene skal være med nøkler som hovedsakelig Kraftmedlemmer bruker, slik at ikke andre interne/personer kan låse seg inn på lageret. Kraft foreslo også at det skulle være smekklås. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post Nett

6 Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvast Som kjent er vedlegg 3 tilhørende dorgeavtale ikke signert selv om det foreligger en sedvane for store deler av avtaleinnholdet. Jeg har skissert opp et gjeldende situasjon med dorgene og et forslag som jeg har skissert under basert på hva vi har diskutert tidligere. Sender dette da til forhandlingsbordet med dorgene i uke 3 eller 4. Sist oppdatering fra dorgene var at prosentvis avslag var vanskelig for dem å imøtekomme grunnet forholdet til tredjeparten (agentene). Avtale mellom Det Akademiske Kvarter (DAK) og Aktive Studenters Forening (ASF) ASF sine goder til DAK sine interne: 5 gjestelisteplasser på alle arrangementer. Gratis inngang på alle arrangementer under 100 kroner. Godene ovenfor gjelder kun ved fremvisning av DAKs gyldige internkort utstedt av Personalgruppen ved DAK DAK sitt forslag for ASF sine goder: Prosentvis avslag på alle billetter fra 10%-30%. DAK sine goder til ASF sine interne: Internpriser på lik linje med DAK sine interne. Rettigheten forutsetter gyldig internkort utstedt av Personalgruppen ved DAK DAK forbeholder seg retten til å regulere internprisen på lik linje med alle andre salgspriser ved DAK. Avtale mellom Det Akademiske Kvarter (DAK) og Bergen Realistforening (RF) RF sine goder til DAK sine interne: 5 gjestelisteplasser på alle arrangementer. Gratis inngang på alle arrangementer under 100 kroner. Godene ovenfor gjelder kun ved fremvisning av DAKs gyldige internkort DAK sitt forslag for RF sine goder: Prosentvis avslag på alle billetter fra 10%-30%.

7 DAK sine goder til RF sine interne: Internpriser på lik linje med DAK sine interne. Rettigheten forutsetter gyldig internkort utstedt av Personalgruppen ved DAK DAK forbeholder seg retten til å regulere internprisen på lik linje med alle andre salgspriser ved DAK. Avtale mellom Det Akademiske Kvarter (DAK) og Studentersamfunnet i Bergen Samfunnet sine goder til DAK sine interne: Gratis inngang mot medlemskap og DAKs gyldige internkort på regulære arrangementer på Kvarteret. Maks 20 plasser ved pågang. DAK sine goder til Samfunnet sine interne: Internpriser på lik linje med DAK sine interne. Rettigheten forutsetter gyldig internkort utstedt av Personalgruppen ved DAK DAK forbeholder seg retten til å regulere internprisen på lik linje med alle andre salgspriser ved DAK. Avtale mellom Det Akademiske Kvarter (DAK) og Studentteateret Immaturus Immaturus sine goder til DAK sine interne 20% avslag på visninger mot visning av DAKs gyldige internkort. DAK sine goder til Samfunnet sine interne: Internpriser på lik linje med DAK sine interne. Rettigheten forutsetter gyldig internkort utstedt av Personalgruppen ved DAK DAK forbeholder seg retten til å regulere internprisen på lik linje med alle andre salgspriser ved DAK. Avtale mellom Det Akademiske Kvarter (DAK) og Bergen Filmklubb Filmklubben sine goder til DAK sine interne: Må kjøpe medlemskort, ti gratis plasser på regulære visninger på Kvarteret mot fremvisning av DAKs gyldige internkort og Filmklubbens medlemskort. DAK sine goder til Filmklubben sine interne: Internpriser på lik linje med DAK sine interne. Rettigheten forutsetter gyldig internkort utstedt av Personalgruppen ved DAK DAK forbeholder seg retten til å regulere internprisen på lik linje med alle andre salgspriser ved DAK.

8 Fra Frode Realfsen, vervløs/gretten pingvin Til Skjønne Kvast AD: Skur til bakgården I forrige år så fikk vi endelig den etterlengtete bakgården med møbler slik at Kvarteret kan ta å kapitalisere maksimalt ut av de skjeldene varme sommerdagene. Det som har manglet er langringsmulighetene for disse møblene. Sånn som det er nå, så står de under en presenning som sikkert gjør sitt beste for å holde elementene ute. Beklagvis så er ikke det akkurat en den beste løsningen hvis intensjonen er å ikke måtte bytte ut møblene hvert 5. år. Forslaget mitt går ut på å børste støv av en ide som først ble lansert på slutten av 90-tallet. Bygge et lagringsskur i det som nå er bakgården. Plassering som jeg ser det for meg er i hjørnet der riggbitene nå (vedlagt er det en veldig dårlig tegning). Sånn ganske nøyaktig der muren står nå. Planen er å få det bygget slik at det er skikkelig fuktisolert. I tillegg så hadde det vært fint med en form for oppvarming som sørget for at temperaturen ikke faller under 5 grader. Det vil da være mulig å lagre alle slags møbler der i tillegg til kraftutstyr. Hvis man får installert oppvarming så kan bygget i tillegg brukes til verksted hvis man vil omprioritere romfordelingen på huset. Det jeg lurer på er om det vilje i fra Kvast sin side å la meg(eventuellt andre) bruke tid og penger på dette? Det som må gjøres for å kunne få søke om byggeløyve er; Fagmessig utførte tegninger, nabovarsling, utfylt basiskart samt å høre med kommunen om det lov å bygge noe i det hele tatt. For å komme dithen krever at man får bruke penger for å få et firma som driver med slikt til å få laget en tegning samt et kostnadsestimat. Hvis man får byggeløyve så er det gyldig i tre år. Så det er ingenting som sier at det bygget må settes opp i 2012 hvis man får byggeløyve i år. Dette skrivet er ment som en forespørsel om dette prosjektet er noe Kvarterstyret er interessert i å se på. Jeg kan gjerne sette i gang, men det er bare hvis det er mulig å få det gjennomført. Hvis jeg får et positivt svar, så setter jeg i gang med å finne ut hva en slik søknadsprosess koster. Hilsen Frode Realfsen Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett

9 Fra Kjetil Lund Hansen, økonomiansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Transportrefusjoner I budsjettpost 5995 Transportrefusjoner er det satt av kr 49601,- til å dekke hjemtransport for medlemmer av Skjenkegruppen, Vaktetaten, Kraftetaten og Sommerkvarteret. Midlene er ment til å dekke billigste transport hjem fra sisteskift når kollektivtilbudet er redusert og prisene høyere enn på dagtid, type nattbuss og drosje. I permen for godkjenning har jeg sett at flere refusjoner på slik transport blir liggende fordi de er avslått av den enkelte gruppes økoer. Da jeg selv var i tvil om hvilke vilkår for utgift og avstand som ligger til grunn for at man skal få dekket transport, har jeg spurt bl.a. Skjenkegruppens øko om hva som må til. Han har forespurt seg videre, og det virker som at det er motstridende svar blant de enkelte. Det som det er enighet om, er at det finnes en minimumsavstand og et maksimumsbeløp. De fleste mener at minimumsavstand er 3 km fra Kvarteret, mens maksimumsbeløpet strekker seg fra kr 200,- til kr 500,-. Mener det bør bli klarhet i hva som skal til for å få dekket hjemtransport etter sene kvelder for disse gruppemedlemmene. Jeg tar gjerne på meg oppgaven med å formidle informasjonen videre. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

10 Fra Adm. leder Til Kvast Vedtak: Endring av stillingsinstruks til kvastmedlemmer Etter ansvarsfordeling utført i V4406 på møte er ansvar for E-tjenesten gitt PR- Ansvarlig. Eksisterende stillingsbeskrivelse for Prosjektansvarlig har følgende siste setning: Prosjektansvarlig har et spesielt ansvar ovenfor frivillige tilknyttet E-tjenesten, Romvesenet og Kraftetaten. Samtidig har Skjenkeansvarlig (Driftsansvarlig), Internansvarlig og PR-ansvarlig tilsvarende siste setninger i sine instrukser. Øko, Ekstern og Leder har ikke slike setninger. Økonomiansvarlig har etter gjeldende ansvarsvedtak fått ansvar for KØR. Internansvarlig har samtidig fått ansvar også for GA. Det foreslås å endre setningen i de instrukser som inneholder denne, samt legge til setning i de som ikke har slik setning. Setningen som foreslås endret/lagt til er følgende: [Stilling] har gruppeansvar beskrevet i gjeldende vedtak om ansvarsfordeling. Dette for å gjenspeile endret ansvarsfordeling samt å gjøre stillingsinstruksene nøytrale i forhold til gruppeansvar. På slik måte slipper man tilsvarende småendringer hvis man i fremtiden vedtar nye endringer i ansvarsforhold. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å endre siste setning i stillingsinstruks til Prosjektansvarlig, Skjenkeansvarlig, Internansvarlig og PR-ansvarlig, samt legge til ny siste setning i stillingsinstruks til Leder, Eksternansvarlig og Økonomiansvarlig, til: [Stilling] har gruppeansvar beskrevet i gjeldende vedtak om ansvarsfordeling. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

11 Fra Hanne Brørs, Leder personalgruppen Til Kvast AD/Vedtak: Internpris på drikkevarer årsfesten I anledning Kvarterets årsfest 26. februar 2011 vil jeg be Kvast om tillatelse til å gi de eksterne gjestene internpris på drikkevarer denne kvelden. Huset vil i utgangspunktet være stengt for eksterne gjester. De eneste eksterne som vil bli gitt adgang denne kvelden er de som er spesielt invitert til å feire Kvarterets bursdag sammen med oss. Det vil derfor være naturlig å gi de eksterne gjestene samme pris på drikkevarer som vi gir de interne denne kvelden. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å gi de eksterne gjestene på årsfesten internpris på drikkevarer. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett