KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Oppfølging fra forrige møte Leder SommerKvarteret Internansvarlig Stands i Speilsalen til åpningsuken PR-ansvarlig Menymal til barene Brann Økonomiansvarlig Budsjettinnspill fra Kvast Orienteringer 1. LEDER Vaktenes hyttetur Avviklingen av vaktholdet på fredag og lørdag gikk fint på tross av at majoriteten av våre vakter befant seg på en eller annen hytte. Kvast, meg inkludert, bidro til en forholdsvis sikker avvikling av fredagskvelden. NHH ball lørdag Ekstern og jeg hadde gleden av å delta på mottagelse på NHH etterfulgt av ball på Banco Rotto. KO49 på søndag Deltok på KO49 på søndag, da med meningen å avholde et smilekurs. Etter min vurdering var dette lite hensiktsmessig etter oppmøte å dømme. Det virker ikke som tanken om KO49 er tilstrekkelig forstått av organisasjonen. Tittel bør byttes ut, og vi må sikre at det kommer ut til en bredere del av de frivillige for de resterende søndagene vi har igjen. Saken ble diskutert med internans og prosjektans i etterkant av arrangementet. Debatt om Litteraturhuset På mandag deltok jeg på debatten om Litteraturhuset i regi av Studentersamfunnet.

2 Debatten var forsåvidt greit, uten at det ledet til noe mer informasjon om selve prosjektet Litteraturhuset i Bergen. Intervjurunder for Sommerkvarteret Gjennom hele mandag og tirsdag har jeg sammen med resten av intervjukomiteen gjennomført alle intervjuer til Sommerkvarteret ved unntak av én som vil avholdes onsdag. Vi har også tatt oss tid til å diskutere kandidatene grundig, som bunner ut i dokument sendt til Kvast tirsdag kveld. Vi satser på å gi tilbakemelding til alle kandidater i løpet av uken, med mulige andre gangs intervju de siste dagene av denne uken. Omrokkering i Kvarterstyret Prosjektansvarlig kom tilbake på det vi forstår som permanent basis torsdag kveld, noe vi selvfølgelig gleder oss stort over. Driftsansvarlig har derimot beklageligvis kun få dager etter (mandag) meddelt at hun ikke ønsker å fortsette. Nestleder og jeg har hatt et møte tirsdag for å diskutere løsninger på dette, og vil presentere dette for Kvarterstyret i møte onsdag. 2. ØKONOMIANSVARLIG 3. EKSTERNANSVARLIG Fadderuka 2011 Det er nå kommet noen "påmeldinger" fra fadderstyrene. Borgene er invitert til å delta, men det er enda ikke kommet noen respons fra noen av dem. Fadderukeplanen er også sendt på mail til alle fadderlederene ved UiB, samt noen av de mindre skolene i Bergen. Det mangler fortsatt utsendelse til noen, da det er vanskelig å finne god kontaktinformasjon for denne typen ting. Kontrakter for eksterne Skal møte administrerede leder og en representant fra rettsvesnet tirsdag 22.mars for å diskutere kontrakter for eksterne. Både Raptus, Bergen Tango Meeting og Eggstock er i denne kategorien i nær fremtid. Dorg Dorgemøte i dag, tirsdag 22.mars. Kort orientering gis på møtet. Bookingen av dorgenes aktiviteter til høsten er også så smått i gang. Ellers har jeg deltatt på KO49, skrevet semesterrapport og forsøkt å få på plass litt mer for påsken. 4. INTERNANSVARLIG 5. PR-ANSVARLIG

3 6. PROSJEKTANSVARLIG 7. DRIFTSANSVARLIG 8. ADMINISTRASJONEN Deltatt på intervjuprosess for SommerKvarteret. Dette har tatt mesteparten av mandag og tirsdag. Har hatt befaring og innhentet tilbud på styringspaneler for AV i smårom. Levert administrasjonens innspill til revidert budsjett og har i den sammenheng gjort arbeid ovenfor endring i bemanning på dagtid. Jobbet opp mot Nordea for endring av nettbankløsning.

4 INTERNNOTAT Fra Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Bergen Challenge Bergen Challenge (BC) er ein idrettsfestival som skal finne stad i Bergen oktober Det vert arrangert av studentar ved NHH, og er organisert som ei interessegruppe under NHHS. Dei har eit mål om å trekke 2500 deltakarar til festivalen, og desse vil hovudsakleg bli innkvartert på skular i og i nærleiken av Bergen sentrum. Onsdag 12. oktober vil det bli holdt ein alkoholfri opningsseremoni på festplassen, og der vil det vere eit stort telt som blir ståande gjennom heile festivalen, med akkreditering og diverse tilbod. Nøyaktig kva er ikkje planlagt endå. På torsdag eller fredag blir det stor konsert i vestlandshallen, og på laurdag er det bankett. BC ønskjer og å kunne tilby dei tilreisande eit variert kultur- og aktivitetstilbod utanom idretten, og ser på Det Akademiske Kvarter som ein åpenbar samarbeidspartner i samband med det. Det er då i hovudsak torsdag og fredag som er aktuelle dagar å benytte seg av huset, eventuelt på onsdag etter opningsseremonien. Det me treng å finne ut av i denne samanheng er kva moglegheiter me har for å legge til rette for at ein, eller begge desse kveldane kan arrangerast av eller i samarbeid med BC. Nokon av forslaga som vart diskutert på møte med BC og eksternansvarleg i Kjernestyret : 1. BC presenterer Helhus. Ettersom banketten er i Vestlandshallen på laurdagen er det ikkje aktuelt å ha det då, så me ser på moglegheit for å ha torsdags-/fredagshelhus, eller eit helhusliknande arrangement. 2. Lukka helhusarrangement for deltakarar på Bergen Challenge. 3. Arrangement i samarbeid med dorgane. 4. Standup i Storelogen, evt. Teglverket. 5. Pubquiz (i pub, storelogen). 6. Diverse arrangement som ikkje har fokus på alkohol, som filmframsyning, teater med meir. Om Immaturus skal ha forestilling kan dei selge ut ei heil forestilling til BC. Tenk gjerne på fleire potensielle måtar å gjennomføre dette på, og ta det opp på møtet. Dette er ei anledning til å syne fram Kvarteret for studentar frå heile Noreg, og kanskje spesielt for NHH-studentar. Dei er mange som er med å arrangere, og eit bra samarbeid kan vere eit fint første steg for å trekke fleire studentar frå NHH til DAK. Det er dog nokre begrensingar. Nokon av forslaga over tråkkar Dorgane litt på tærne. Skal me rote med Helhuskonseptet ved å flytte det ein dag? Om det blir vellukka vil det vere bra for Kvarteret som merkevare, og det ligg store innteningsmoglegheiter ved det. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett

5 Fra Til ERIK ORAMAS (Etter mandat fra infostyret) Kvarterstyret Vedtak: Internprising av premier Vi ønsker at Kvast tar offisiell stilling til om det kan benyttes rabatterte varer som premier for undersøkelser foretatt av markedgruppen og gi økonomiansvarlig eller KØR ansvar til å utarbeide rutiner for hvordan dette skal gjennomføres innen en gitt dato (Denne avklaringen bør inkludere en løsning på premier gitt ved medarbeiderundersøkelsen v2011) Info sendte en vedtaksak til Kvast angående mulighet for å bruke budsjettet sitt for premier til å kjøpe interne varer til kostpris. Info fikk på denne henvendelsen tilbakemelding om at økonomiansvarlig skulle ta ansvar for å klarere dette spørsmålet. Denne arbeidet ble aldri gjort og var en stor del av årsakene til medarbeiderundersøkelsen 2010 ikke ble gjennomført. I begynnelsen av dette semesteret ble det ytret ønske fra Kvast å gjennomføre internundersøkelsen som var en del av handlingsplanen til info. Det ble fra markedgruppens side presisert at dette arbeidet ventet på en klarering rundt spørsmålet om intern fakturering av premier og at vi ønsket en klarering på hvilket mandat vi hadde til å gi ut slike premier. En slik klarering syntes imidlertid å være for tidkrevende og det ble ytret et klart ønske fra Kvast sin side at undersøkelsen skulle gjennomføres uten en slik klarering. Vi har derfor jobbet utfra en forutsetning at slike rutiner ville bli etablert i etterkant av undersøkelsen. På grunn av manglende klarering har info i dag ikke klarhet i hva som er igjen av budsjettet til å gjennomføre eksternundersøkelsen som etter planen skulle gjennomføres allerede neste uke. For å ha klarhet i om vi kan gjennomføre eksternundersøkelsen etter planen ønsker vi derfor en klarering på dette spørsmålet så fort som mulig. Det er viktig å presisere at premier synes å være et nødvendig virkemiddel for å gjennomføre eksternundersøkelsen. Erfaringene fra medarbeiderundersøkelsen viser at trekningen av premier syntes å ha mange fordeler for gjennomføringen av undersøkelsen: Det ble vist en god effekt da svarprosenten i forhold til tidligere tall. Sammenlignet med andel svar fra 2009 og 2011 er svarprosenten ca. det dobbelte (30%) av de frivillige. Undersøkelsen oppnådde nødvendig antall respondenter i løpet av første dagen (i motsetning til etter 2 uker i 2009) Det er også metodiske fordeler med premiene da vi i tillegg til ekstremt positive og ekstremt negative respondenter også skapte et incentiv for personer med mindre sterke meninger å svare på undersøkelsen. Bruk av egne varer til under 100kr i utsalgspris gjør at vi mest sannsynlig slipper å betale moms på varene vi gir bort (dette må verifiseres av økonomiansvarlig) Konsekvensen hvis det ikke blir innført en løsning for denne formen for fakturering er: 1. Info i praksis får 81% økte kostnader ved innkjøp av premier, noe som drastisk går ut over muligheten vår til å gjennomføre undersøkelser. 2. Info vil velge eksterne aktører som kan tilby mer attraktive premier for pengene noe som gjør at Kvarteret går glipp av den ekstra reklameeffekten vi får fra å la vinnere "prøve" mattilbudet vårt. 3. Eksternundersøkelsen baserer seg på internett undersøkelser som folk svarer på basert på

6 muligheten til å vinne premier. Dette gir oss potesniale til å nå ut til hele populasjonen studenter i Bergen. Alternativet til dette er en mye mer tidkrevende papirundersøkelse som er mange ganger mer tidkrevende, og har utallig flere feilkilder i form av manuell innplotting. 4. Info vil ikke ha midler til å gjennomføre eksternundersøkelsen etter dagens budsjett. Generelt synes vi det er uholdbart å bruke over et semester på å svare på et enkelt spørsmål om bruk av internbonger, særlig siden det allerede er velletablerte rutiner som tillater lignende praksis for Dorgene. Erfaringen vår viser at en uformell delegering av denne oppgaven til økonomiansvarlig ikke har ført til at problemstillingen er blitt avklart og vi ønsker derfor et offisielt vedtak og en konkret tidsramme for nårtid vi kan gå ut med premiene. Vi håper at tilbakemeldingen kommer innen 2 uker slik at vi har mulighet til å gjennomføre eksternundersøkelsen i løpet av dette semesteret. VEDTAKSFORSLAG "Kvast innvilger bruk av bonger til reel kostpris som premier til bruk i Info sin innsamling av primærdata i henhold til handlingsplanen, og gir økonomiansvarlig frist på 2 uker å gi tilbakemelding på hvordan dette kan gjennomføres." MVH. Erik Oramas (på vegne av Info)

7 INTERNNOTAT Fra Kjetil Lund Hansen, økonomiansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD/Vedtak: Endring av minsteavstand for transportrefusjon KvaSt har mottatt to skriftlige klager etter at minsteavstanden for transportrefusjon ble satt til 3 km. Hovedboken for januar viste minimal bruk av tilbudet om transportrefusjon, og utbetalt beløp ligger derfor langt under budsjett. Styrene i berørte arbeidsgrupper mener likevel at informasjon om transportrefusjon er godt kommunisert til medlemmene. Vedtaksforslaget gis med forbehold om at hovedboken for februar er ferdig, og at denne ikke viser urovekkende høye beløp. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å endre minsteavstanden i Retningslinjer for transportrefusjon til 2,3 km. Endringen gis ikke tilbakevirkende kraft. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett