KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Har tilbrukt den største delen av tiden siden sist møte i Oslo. Ankom ByLarm torsdag morgen med festivitas og forholdsvis informative foredrag fram til lørdag. På tirsdag har jeg hatt koordineringsmøte med pr og markedsleder angående samarbeidspartnere. Denne planen ser ut til å materialisere seg bra, men bl.a. møte med Brann på fredag. Vi ønsker å legge stort fokus på promotering rundt åpningsuken (fadderuken), altså at samarbeidspartnere vi kommer i kontakt med får tilbud om å promotere seg i forbindelse med dette. Eks. kan det komme som en del av en startpakke for nye medlemmer, eks. med tilbud til våre interne om rabatter og annet stæsj. Har hatt et møte med adm. leder tirsdag formiddag vedr. satstningsmål for de tre siste månedene av mitt engasjement. Av hensyn til plass orienterer jeg mer om dette muntlig ved interesse. Skal på dorgemøte senere i dag sammen med øko ang. administrering av ymseposten. På onsdag vil adm. leder, eksternans og jeg ta et oppsummeringsmøte rundt bylarm. 2. ØKONOMIANSVARLIG SK2010. Sendt ut e-post hvor alle ansatte kan komme med krav på gjenstående lønn. Kravene realitetsbehandles kontinuerlig av Astrid Istad. Kun ett krav så langt. Forventer at saken er ferdig innen halvannen uke. Ymsepost. Møte med dorg tirs Muntlig orientering på KvaSt-møtet. Støy. Antall solgte pils 18. og 19. feb er hhv 163 og 49. Interne liker ny pris, og Støy er godt besøkt. Transportrefusjon. Ser ut til at denne er lite brukt i januar. Tar kontakt med styrene i de aktuelle argene for å finne årsaken. Ser på mulighetene for å endre betingelsene. FriByte. Rettsvesenet endrer FriBytes eksisterende avtaler. Endring av avtalepart, og kontroll av avtalebetingelser mot statuttene. Oppgjør. Hatt ukentlige møter med logistikkansvarlig og øko i Skjenkegruppen for å se over

2 oppgjørene. Virker som en positiv trend, og skjenkere og dorger begynner å bli flinkere med KDR, diff, tellelister osv. KØR. Faktureringsrutiner implementeres når Tove får tilstrekkelig programvare på ny maskin. Ukentlige omsetningsrapporter får egen "task unit". Jobber med bilag ift fordelingsmodell. Tatt ansvar for å sjekke differanser i kontanter, samt å få dette med i regnskapsrapport til V&E. KO49. Hadde opplæring for dorg og arg i KDR. Annet. Arme Riddere Jubileum. Eksamenslesing. 3. EKSTERNANSVARLIG Uke 7 gikk i stor grad med til en mini-ferie på Østlandet. Men noe har jeg fått med meg likevel. Bylarm Var på Bylarm februar. Deltok på seminarer om mersalg, presentasjon av kulturrådet, arrangementssikkerhet, økonomisk festivalorganisering og en debatt om bandliv i Norge versus Sverige. Var også på minglesamlinger i regi av Fagrådet for Studentarrangører (FaSt) og Norsk Rockforbund og fikk mange gode konsertopplevelser. Spennende å snakke med de andre representantene fra Studentarrangørene og husene. Fikk blant annet luftet våre planer for fadderuken med leder for STUDIO-festivalen i Oslo. Kurssøndag Var innom kurssøndagen 20.februar. DORG Møte i dag 22.februar hvor vi i all hovedsak skal diskutere Helhusorganisering og fadderuka. Muntlig orientering gis på møtet. Brukerundersøkelse for arrangører Denne er jeg såvidt i gang med, håper den er ferdigstilt og klar til bruk til starten av mars måned. 4. INTERNANSVARLIG Har jobbet med personalsaker. Personalsaksarkivet er nå oppdatert. Har jobbet med å få i stand KO49 på søndag. Har oppdatert kontraktspermen. Har fått alle kontrakter fra alle arbeidsgrupper. Alle Dorgekortene, med unntak av Samfunnet sine er ferdige. Deltar på PG-møte i dag, tirsdag, der skal vi se på de siste forberedelsene før Årsfesten. Har mottatt to søknader til Sommerkvarteret. Søknadsfristen går ut om tre uker, så forhåpentligvis får vi en del flere før den tid.

3 5. PR-ANSVARLIG Møte om samarbeidspartnerar Tirsdag med leiar, øko, adm. leiar og leiar av marknadsgruppa. Diskuterte kven me skal satse på og framgangsmåte. PR-forum Det er ikkje så mykje å ta opp på PR-foruma for tida, så me har beslutta å redusere det til ein gong annakvar veke. Diskusjonar omkring helhuspromoteringa vil eg, leiar i info, ASF og RF ta på eigne møter, då dette i liten grad angår dei andre dorgane. Marknadsundersøking Oramas har fått hovudansvaret for denne, og ønskjer å gjennomføre den som ein del av ei bacheloroppgåve. Det vil medføre at den får eit solid teoretisk grunnlag, men kanskje ikkje er heilt ferdig så tidleg som me hadde tenkt. 6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. DRIFTSANSVARLIG SM: Vår kontakt i SM skal prøve å få til møte i neste uke. Da vil det blant annet bli tatt opp dette med reforhandlinger rundt avtalen med dem. Det vil også bli gått gjennom hvilke produkter som selger bra og dårlig i omegn da vi har et par merker i vårt sortiment der salget er noe lavt og vi vurderer å bytte dem ut. Ellers vil også SM ta retur. Kontor for skjenkesaker: Sendte mail nå på mandag for å informere om tiltakene som er gjort hittil med tanke på opplæring. Fikk brev senest i dag om brudd på IK-mappen. Dette gjelder en kontroll gjort Slik jeg forstod det på møtet jeg og Thomas hadde med Linn-Therese forstod vi det slik at de hadde en uke på å sende ut eventuelle skriv til oss vedrørende brudd på skjenkeloven. Dette vil jeg kontakte kontor for skjenkesaker om imorgen (onsdag) og orientere mer om på møtet. Hansa: Møte med Hansa onsdag Orienterer om dette på møtet. Opplæring: Det vil bli drifstopplæring førstkommende torsdag klokken Forhåpentligvis vil samtlige dorger, borger og arger nå fått nødvendig opplæring. Annet: Vecturakurs førstkommende torsdag. Arbeider sammen med pers.ansvarlig angående opplæringsrutiner/opplæringsplan for å få på plass retningslinjer rundt dette. Slik at vi får en noe kvalitetsikring rundt dette. Pr.dags.dato er opplæringen altfor individuell og skjenkerne er preget av dette. PM: Jeg får ikke kontakt med Phillip Morris. Jeg og Samuel vil arbeide med dette på torsdag før vecturamessen. De har registrert vår forespørsel etter duppeditter som penner, lightere ect

4 men ikke hørt noe siden. Vet at vår kontaktperson skulle ha 3 ukers ferie men glemte registrere når. Ringer rett og slett hovedkontoret imorgen (onsdag) da jeg ikke har fått tilbakemelding på siste sendte mail fredag. Vaktvesenet: Leder for Bergen vaktvesen skal være tilbake torsdag denne uken. Det er blitt sendt mail i forkant med spørsmål rundt et eventuellt samarbeid med dem. Forhåpentligvis vil han være i stand til å ta et møte tidlig i neste uke. Status: Lav rekruttering hos skjenke og vakt. Fortsatt en del problemer med å fylle skiftene stjerne, pub og halvtimen. 8. ADMINISTRASJONEN Vært på By:larm og hatt samtaler med mennesker fra Chateau Neuf, Folken, BRAK og Norsk Rockforbund samt hatt møte med Musikkutstyrsordningen sammen med Hulen. Startet arbeid med å samle inn all mulig statistikk for 2010 til bruk i videre politiske og interne/eksterne sammenhenger. Hatt møtevirksomhet om samarbeidspartnere, ansvarsdelegering og fremdriftsplaner. Har også hatt møte med Kraft, BFK og SSiB om Tivoli. Kraft må i samarbeid med Eksternansvarlig finne tidspunkt for gjennomføring av tiltak.

5 INTERNNOTAT Fra Anders Furnes, leder BSI Friluft Til Kvarterstyret, Det akademiske kvarter Vedtak: BSI Friluft tilsluttes Fordelingsmodellen i henhold til økonomisk rammeavtale paragraf 4. BSI Friluft er en undergruppe av BSI med rundt 240 antall betalende medlemmer, og et høyt antall følgere på e-postlister (2100 stk), samt gjennom sosiale medier. Medlemmene kommer fra alle studiesteder i Bergen, da selsvagt flest fra de tre store; HiB, NHH og UiB. Totalt er rundt 20% av medlemmene utveklsingsstudenter. BSI Friluft arrangerer turer, kurs, foredrag og sosiale arrangementer. De tre sistnevnte er aktuelle å avholde på Kvarteret og er gratis og åpne for alle. For BSI Friluft er det aktuelt å avholde opptil antall arrangementer hvert semester. Vi har ved flere anledninger de siste halvåret fylt opp rom til våre fjellmøter, senest i samarbeid med NRK hadde vi fullt hus i Eldorado med Slingsbykveld mandag Arrangementet før der igjen; Onsdag fyllte vi opp Store Logen med foredrag av Rune Gjeldnes. Ettersom BSI Friluft arrangerer turer hver helg hele semesteret, vil vi alltid legge alle våre andre arrangement til ukedagene. BSI Friluft ønsker også muligheten til å kunne skjenke alkohol på våre arrangementer, og har derfor alt sendt tre av våre medlemmer på skjenkekurs i regi av Kvarteret. Førstkommende onsdag holder vi nytt Fjellmøte i Speilsalen, hvor vi håper å kunne skjenke selv. Vi har tidligere fått tilbakemeldinger fra medlemmer om at tilgjengeligheten til å handle i bar på Kvarteret har vært mindre god enn i NHH-kjelleren. Dette tror vi vil endre seg ved at vi får egne medlemmer som skjenker i baren. Vi håper at BSI Friluft kan bli inkludert i Fordelingsmodellen. Det vil gi muligheter til å stelle i stand større og bedre arrangement. Samt at ytterligere arrangementer kan flyttes fra andre lokaler til Kvarteret. Eksempelvis våre semesterfester. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar at BSI Friluft tilsluttes Fordelingsmodellen i henhold til Økonomisk Rammeavtale paragraf 4. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett

6 INTERNNOTAT Fra Jon Hågan Fjelland, leder for ASF Til Kvast Vedtaksforslag om egenbillettering til Teglverket 14. mai For flere måneder siden la vi inn bud på det canadiske bandet The Sadies til Helhus 14. mai. Dette er en utfordrende dato, og derfor bestemte vi oss for å legge oss på en litt annerledes profil enn på de andre helhusene ved å booke noe for et voksent publikum. Bookingen er bra, men kostbar, så det går ikke rundt ved vanlig billettering. Vi søker dermed om å kunne ha vår tredje og siste egenbillettering dette semesteret, denne gang på beskjedne 50 kr. Ellers denne kvelden skal vi ha: - Tivoli: frem til kl 23 Samfunnet - Grand Prix - Tivoli: fra kl 23 ASF - Spøkelsestimen - Speilsalen: ASF - To The Lions Storelogen: ASF - Angel VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar at Aktive Studenters Forening kan praktisere egenbillettering på 50 kr inn til Teglverket på Helhus 14. Mai

7 INTERNNOTAT Fra Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg, Kvarterstyret Til Kvarterstyret Vedtak: Styre i Eksponeringsetaten Eksponeringsetaten har hatt ekstraordinært ting for å få eit skikkeleg styre etter at tidlegare leiar vart prosjektansvarleg i Kvarterstyret. Det nye styret består av: Leiar: Nestleiar: Personalansvarleg: Økonomiansvarleg: Sosialansvarleg: Ole-Christian Bjarkøy Yorick Sabri Gontarek Marita Vikingstad Magnus Danielsen Mariann Lunde VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar eit styre i Eksponeringsetaten beståande av leiar Ole-Christian Bjarkøy, Nestleiar Yorick Sabri Gontarek, personalansvarleg Marita Vikingstad, økonomiansvarleg Magnus Danielsen og sosialansvarleg Mariann Lunde. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett