Semesterrapport høst 2013, Kvarteret

Transkript

1 Semesterrapport høst 2013, Kvarteret Årets semesterrapport tar utgangspunkt i handlingsplan som ble vedtatt på GF, og kvarterstyret sin handlingsplan for høstsemesteret I rapporten søker vi å gi en god oversikt over semesterets aktivitet med tanke på kjerneområdene i driften. Videre har man knyttet opp kvarterstyrets handingsplan til denne rapporten, da Kvarterstyrets handlingsplan bygger på handlingsplan vedtatt av generalforsamlingen, og Kvarterstyret ønsker å gi den 38.ordinære generalforsamlingen en oversikt over fremgangen i arbeidet til styret i tillegg til en god oversikt over den generelle driften. Økonomi, sponsorer og investeringsarbeid På økonomisiden er den viktigste jobben å sørge for en fortløpende vurdering av den økonomiske tilstanden til driften, samt å lage drifts- og investeringsbudsjett til generalforsamlingen. Dette har blitt utført på en grei måte dette semesteret. Videre har man i det siste fokusert i stadig større grad på sponsorarbeid, men her er det blitt gjort mindre grunnet sykdom. Vi har påbegynt innledende samtaler med DNB om en sponsoravtale, men det bør merkes at det fortsatt er uklart om disse forhandlingene vil resultere i en avtale. Når det gjelder den økonomiske tilstanden på huset viser driftsregnskapet på nåværende tidspunkt et overskudd på ca kroner. Vi ligger noe under overskuddet man hadde i samme periode i fjor, men kostnadsnivået har blitt hevet i årets budsjett i så stor grad at dette var å forvente. Salgsinntektene har vært bedre i år enn i fjor, så langt i år har de økt med ca kroner, eller ca. 5%. Samtlige investeringer har blitt gjennomført til en kostnad på eller noe under budsjettert kostnad, med unntak av innkjøp av ny ovn der det måtte kjøpes et nytt stativ for å kunne bruke denne, med en total kostnad på kroner. Et av kravene som stilles til Sommerkvarteret (SK) er at de gjennom drift skal dekke faste kostnader som påløper i sommermånedene uavhengig av drift. Selv om det økonomiske resultatet var noe svakere i år enn 2012, klarte SK 2012 allikevel å dekke både egne og faste kostnader. Konklusjonen fra årets Sommerkvarter er at den var økonomisk gunstig. Arbeidsgruppebudsjett er ferdigstilt og klar til bruk. Samtlige økonomiansvarlige i arbeidsgruppene vil få opplæring i grunnleggende økonomistyring ved begynnelsen av vårsemesteret slik at man får bedre budsjettdisiplin. kontroll på kostnader Strategi for sponsorarbeid: Ikke ferdigstilt grunnet sykdom. Anskaffelse av nye sponsorer: Påbegynt forhandlinger. Arbeidsgruppebudsjett: Ferdigstilt. Gjestehåndtering, bar og restaurantdrift Det fremgår av handlingsplanen at det skal fokuseres på gjestehåndtering i de gruppene der dette er naturlig, da i hovedsak Vaktetaten og Skjenkegruppen. Det har dette semesteret ikke blitt gjennomført noe slikt kurs. Ang. Gjestehåndteringskurs jobbes det nå med å forme et kurs sammen med BRAK, som med all sannsynlighet blir holdt ved semesterstart januar Det har ikke vært noen tilgjengelige kurs i området vi har kunnet benytte oss av, derfor inngår vi nå et samarbeid med BRAK om å forme vårt eget kurs.

2 Det skulle jobbes for at Halvtimen åpnet som skjenkepunkt dette semesteret, med seneste oppstartdato satt til 1. januar Grunnet noe treg rekruttering, et fokus på grundig opplæring og at Kontor for skjenkesaker ikke kan avholde AV-kurs grunnet sykemelding, er Halvtimen enda ikke startet opp som skjenkepunkt. På nåværende tidspunkt er gruppen som skal bemanne dette skjenkepunktet kommet såpass langt at det er sannsynlig at det vil være mulig å starte opp i slutten av november eller begynnelsen av desember, men det må tas en vurdering på om det vil være bedre å lansere dette skjenkepunktet neste semester, slik at man ikke lanserer det rett før eksamensperioden. Det ble prosjektert et nytt tappetårn i Grøndahls i starten av semesteret v13. Ønsket er å få mest mulig av de bestselgende ølene over på tapp. Det vil bli billigere pr liter, bedre smak, og kutter betydelig ned på suppleringer. Et tappetårn vil i tillegg passe bra inn i den ønskede profilen til Grøndahls og bedre mikromandag som konsept. Så langt har det vært diverse komplikasjoner med byggingen av systemet, hovedsakelig plassering av øltønnene og kjølesystem. Dette er fortsatt et problem, men det ligger an til å bli fikset innen året er omme. Halvtimen: Ikke lansert som skjenkepunkt, men vil være klart før fastsatt frist. Nytt tappetårn: Jobbes med, men har tatt lenger tid enn antatt. Gjestehåndtering: Pågående samarbeid med BRAK for å lage et kurs. Rekruttering og medlemspleie De fleste arbeidsgruppene på Kvarteret har hatt god bemanning dette semesteret. Det eneste problemet som har vært nevneverdig har vært bemanningssituasjonen i Kraftetaten. Dette skyldes at de har fått mange nye medlemmer, men at sliter med kompetanseoverføring grunnet lav antall erfarne kraftmedlemmer og lang opplæringstid. E-tjenesten har også hatt et lavt medlemsantall og dette henger sammen med at arbeidsoppgavene til denne gruppen enda ikke er helt avklart i etterkant av at Fribyte tok seg av mesteparten av IT-arbeidet på huset. Her er det en pågående prosess for å avklare arbeidsoppgaver og kvarterstyret vurderer andre tiltak for å bedre bemanningen. E-tjenesten: Kraftetaten: Personalgruppen: PR-etaten: Rettsvesenet: Romvesenet: Skjenkegruppen: Vakt: 2 medlemmer 48 medlemmer 15 medlemmer 46 medlemmer 21 medlemmer 5 medlemmer 99 medlemmer 46 medlemmer Rekrutteringsperioden var intens og krevende, og det ble jobbet i store deler av sommeren og august med denne. Sammen med Rekrutteringsansvarlig i Personalgruppen sier man seg fornøyd med gjennomføring og resultat av semesterets rekruttering. Når det gjelder rekrutteringsstrategi er denne utarbeidet og ferdig og har tatt utgangspunkt i rekrutteringsperioden som fant sted høsten Rekrutteringsstrategien skal legge føring på videre rekruttering ved Kvarteret, hvor det også foreligger en spesifikk ansvarsfordeling som bør gjelde. Det er i tillegg som vedlegg til rekrutteringsstrategien eksempler på kjøreplan og oversikt over alt innholdet i rekrutteringen. Det fremgår av handlingsplanen at man skal jobbe for å få samarbeidsavtaler med bedrifter. Per i dag er det ikke underskrevet noen avtale med bedrifter i Bergens-området som gir goder til de frivillige, men det ser med all sannsynlighet ut at det kommer i havn en avtale før 1. Desember. Årsaken til at dette arbeidet har gått tregere enn forventet er lav respons fra næringene i området, samt et ønske om å ikke inngå samarbeidsavtaler som er direkte konkurrenter med Kvarteret. Arbeidet er forøvrig ikke ferdigstilt.

3 Det er satt i gang et arbeid for å se på hva Kvarteret trenger av utviklingskompetanse i fremtiden, og sammen med PR-ansvarlig er det laget et forslag til hvordan dette kan se ut gruppemessig. I tillegg er det arbeidet med interne goder, avtaler med eksterne om interne goder, samt oppfølging av personaldatabasen og dens utvikling. Det har dette semesteret blitt avholdt GLEM hver tredje uke, hvor samtlige av disse møtene har vist seg å være til nytte både for Kvarterstyret og arbeidsgruppenes ledere. I tillegg har Frivilligansvarlig håndtert gjestelisteplasser hos DORGene, noe som har fungert optimalt. Samarbeidsavtale med bedrifter: Påbegynt, det er blitt tatt kontakt med flere potensielle steder og forhandlinger er pågående. Rekrutteringsstrategi: Ferdigstilt. Kultur og arrangører Det har i løpet av dette semesteret blitt arrangert sju ordinære helhus i regi av Driftsorganisasjonene. I tillegg til dette ble Studentkampen arrangert i etterkant av fadderuken og Samfunnet arrangerte et valgvakehelhus mandagen i forbindelse med Stortingsvalget. Studentkampen ble arrangert i samarbeid med 11 studiesteder og studentorganisasjoner og det ble satt omsetningsrekord på Kvarteret denne kvelden. Kvarterstyret mener også at Studentkampen bidrar til et bedre samarbeid med studiestedene i Bergen i tillegg til at det presenterer Kvarteret på en god måte for de nye studentene. Studentkampen er derfor på mange måter et viktig arrangement for Kvarteret. Samarbeidet med de ulike studiestedene er godt, men Kvarterstyret ser likevel at vi har et forbedringspotensial på dette området. Det ble i handlingsplanen for semesteret fastsatt at vi skulle arrangere en samling med SIB-lærestedene med fokus på samarbeid, men dette har ikke blitt utført. Arbeidet med en større satsing på helhus har begynt, men er ikke ferdigstilt. Helhus ble tatt opp som tema på Dorgeseminaret som ble arrangert med Kvast og Driftsorganisasjonene og det ble bestemt at det skulle nedsettes en helhuskomité som skulle arbeide med å styrke samarbeidet mellom Driftsorganisasjonene på helhus. Det har hittil blitt avholdt ett møte i komiteen og det vil arbeides videre med dette i slutten av dette semesteret og kommende semester. Det ble i september ikke arrangert Helhus, og det ble i denne måneden også gjort lite for å innhente arrangementer til lørdagene. Dette førte til at det en del lørdager skjedde lite og vi burde i større grad arbeidet for åpne arrangementer denne måneden. Phonofestivalen ble arrangert i september og det var en generell oppfatning av at kommunikasjonen mellom festivalen og Kvarteret har blitt betraktelig mye bedre enn foregående år. Dette bidrog i tillegg til at september ikke ble en kulturelt fattig måned til tross for helhusmangelen. Huset ble fylt av både kunst, konserter, og DJ-er, og det ble malt et permanent kunstverk på en vegg i første etasje i forbindelse med festivalen. Årets fadderuke kan på mange måter sies å være en suksess. De aller fleste institusjonene for høyere utdanning i Bergen benyttet seg av Kvarteret i sine fadderuker, noe vi er veldig fornøyd med. Dette gjorde at det rundt uken (som egentlig var to uker) oppstod en hel haug arbeid både for Driftsorganisasjonene og Arbeidsgruppene i en periode der medlemstallene ikke var på sitt beste. Likevel ble fadderuken gjennomført på en god måte. Det virket som om Fadderstyrene var fornøyde og som om vi fikk vist frem Kvarteret på en god måte for de nye studentene. I etterkant av Fadderuken ble det avholdt et evalueringsmøte der det viste seg at kommunikasjonen ikke nødvendigvis hadde vært på topp mellom fadderstyrer, Driftsorganisasjoner, og Kvarteret. Dette vil vi ta med oss til neste års fadderuke og forberedelsene til denne.

4 Fadderstyrene for 2014 er fremdeles ikke satt, men Produksjonsansvarlig vil ta kontakt med disse så snart de er det for å informere om hva Kvarteret og Driftsorganisasjonene kan tilby i fadderuken. Målet er å komme i gang med dette arbeidet tidig og dermed sørge for bedre planlegging og informasjon rundt arrangeringen. Det går frem av handlingsplanen at det skal fokuseres på konseptene der man både skal styrke eksisterende konsepter og jobbe for å innføre nye. Dette semesteret har Bifftorsdag blitt byttet ut med Tapastorsdag, og på onsdager har man begynt med Brettspillonsdag. Det er fortsatt rom for å bedre Mikromandag som konsept. Mye av arbeidet som er planlagt her har vært koblet opp mot et nytt tappetårn og således ikke blitt gjennomført. Det ble arrangert et «vors» i samarbeid med Bergen Ølfestival, og det har vært et økt fokus på kompetansen til de som jobber under konseptet. Likevel så ser vi at det kunne her vært gjort flere konkrete tiltak. Det har ikke blitt opprettet et fast vinkonsept, men det jobbes med å finne mennesker som kan stå bak driften av dette. Det har blitt hanket inn en gruppe med quizverter som skal dele på å av holde quizene i Stjernesalen. Ved å ha flere, men ikke for mange, faste quizverter slipper en at for mye ansvar faller på en person. Samtidig sikrer en litt variasjon uten at det går ut over konseptets kontinuitet. Det er tenkt at denne gruppen etter hvert skal være en del av den eventuelle arrangementsgruppen som skal opprettes. Videre har det blitt avholdt Stjernegulv hver fredag og lørdag, med et eneste unntak, da Den Elleville Festen hadde okkupert alle DJ-er i hele byen. Det har stort sett vært god stemning og klar musikalsk profil, men temakvelder har det dessverre ikke blitt arrangert noe av. Det håpes å gjøre noe med dette til neste semester, da Produksjonsansvarlig har kontakt med flere personer som ønsker å arbeide med å videreutvikle dansegulvtilbudet på Kvarteret. Det jobbes fremdeles med å utvikle et nytt rombookingssystem i samarbeid med Linticket. På grunn av stor arbeidsmengde tar dette arbeidet mye lengre tid enn planlagt, og rombookingssystemet blir derfor ikke ferdigstilt i løpet av dette semesteret. Uttesting av systemet har begynt, men tilbakemeldinger til Linticket på forbedringer og endelig ferdigstilling gjenstår. Promotering og identitet Promoteringen jobbes med kontinuerlig, og dette har bedret seg mye. Sosiale medier har blitt brukt mer og vi har mange nye følgere. Det er et godt stykke igjen til vi er der vi ønsker å være når det kommer til promotering, men med nye kanaler og oppdateringer av de kanalene vi har og bruker i dag så vil dette hjelpe oss godt på vei. Det jobbes med felles promotering sammen med dorgene og dette arbeidet vil også fortsette fremover. Plakatrunder har det blitt et system på, slik at det to ganger i måneden blir hengt opp plakater. Det har kommet flere bannere som skal sikre informasjon og lett synlighet for de arrangementene som er på huset. Bedre merking og skilting av dører er også noe som snart blir hengt opp. Identiteten og visuell profil til de forskjellige skjenkepunktene og de faste konseptene jobbes med og er nesten ferdig. Det å promotere hver enkelt skjenkepunkt og Kvarteret som helhet er noe som skal bli bedre. Det grafiske arbeidet nærmer seg slutten og promoteringen vil begynne ved semesterstart.

5 Hjemmesiden har ikke blitt fullført dette semesteret. Dette grunnet litt dårlig motivasjon i webgruppen. Det har vært et eksternt firma inne å sett på siden og gitt de en tilbakemelding slik de har noe å jobbe videre ut ifra. Promotering Konsepter - Kommet godt i gang. Profil skjenkepunker - Kommet godt i gang. Mikromandag - Vanskelig å promotere, men jobber med å finne en god løsning Plakatgruppe - Ikke plakatgruppe, men et plakatsystem som PR-etaten synes fungerer godt. Styrking av promotering - Har blitt bedre, men langt igjen for å komme dit vi ønsker å være. Ny nettside - Det er laget en beta versjon, men det er mye arbeid som gjenstår. Ledelse og organisasjon Kvarterstyret anser årets GF-prosess for å ha vært ryddig, og vi har fått mange gode tilbakemeldinger. Det har vært noen forsinkelser på utsending av papirer, og dette tar Kvarterstyret selvkritikk for. Helhusavtalen skal reforhandles dette semesteret, og her er arbeidet i gang. Målet med reforhandlingen av denne avtalen er å oppdatere denne slik at den tar hensyn til forandringene i den økonomiske rammeavtalen, som ble reforhandlet våren I tillegg ønsker vi å legge til rette for økt satsing på helhus og å bedre kvaliteten på disse. Rent konkret ønsker vi å satse på flere delarrangører på helhusene slik at huset fylles med innhold. Det har per dags dato ikke blitt opprettet en vertskapsgruppe, men oppgavene gruppen skal dekke er definerte, og det jobbes med å rekruttere medlemmer som allerede har en viss kjennskap til Kvarteret. Det er tenkt at gruppen også skal stå for arrangering av Kvarterets faste konsepter, og det er kanskje derfor mer hensiktsmessig å kalle det en slags arrangementsgruppe - selvsagt med fokus på at dette ikke er en bookinggruppe. Prosjektansvarligvervet ble våren 2013 forandret til Produksjonsansvarlig i den hensikt å lette på arbeidsmengden til Eksternansvarlig, samt et ønske om å ha en person i styret som kunne fokusere på konsepter og gjennomføring av produksjoner og arrangementer. Siden dette vervet er nyopprettet går det frem av handlingsplanen at det skal vurderes, men Kvarterstyret har valgt å utsette denne vurderingen til vår 2014 slik at man har et bedre grunnlag for en god vurdering. Evalueringen av sammenslåingen Info og Expo har blitt gjort og det har bare vært positive tilbakemeldinger. Det har selvfølgelig vært litt problemer i oppstarten, men dette har de arbeidet godt inn og fått gode rutiner på. I 2015 har Kvarteret 20-årsjubileum, og i den forbindelse skal Kvarterstyret sette ned en komite som skal jobbe med denne markeringen. Mandatet til denne komiteen er ferdigstilt og det jobbes nå med å finne medlemmer til denne. GF: Arrangeres i år også Vertskapsgruppe: Jobbes med, selve gruppen er enda ikke helt klar. Helhusavtale: Forhandlinger pågår. Vurdering av produksjonsansvarligvervet: Utsettes til våren 2014 Prosjekt 2015: Mandat ferdigstillt, jobbes med å finne komitémedlemmer.