KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Dorgeforhandlinger På møte med dorgene ble vi enig om å dedikere uke 23 (forrige uke) til en intensiv uke for dorgeforhandlinger, for å sikre å få disse på plass før de respektive representanter tok sine forholdsvis fortjente sommerferier. Jeg valgte derimot å avlyse vårt planlagte møte søndag da vi enda ikke hadde fått noe grunnlag for å oppfylle agendaen for møte diskutere fordelingsmodellen og gå gjennom avtalen punkt for punkt. Onsdag gikk vi i møte der vi kom gjennom alle punkter i grunnavtalen. Vi ble enig om å kutte ut fordelingsmodellen av avtalen inntil videre, men begge parter er i utgangspunktet positivt innstilt til modellens intensjonsgrunnlag. Vi rakk ikke å komme gjennom vedleggene i avtalen, dette er planlagt gjort tirsdag Grunnavtalen er tiltenkt klar til signering i løpet av denne uken, innen fredag 18.06, men vi vil utsette selve signeringen til første uke av ordinær drift av Kvarteret fra 15. august. Overlappingseminar Deltok på overlappingseminar med gamle og nye Kvastere torsdag ManyMoon Har utforsket et gratis verktøy på nett som kan gjøre det enklere for Kvast å følge opp sine respektive prosjekter. Presenterer dette for Kvast onsdag 16.06, og håper at dette er noe vi kan ta i bruk kommende semester. Verktøyet organiseer prosjekter, holder styr på frister og er ellers et god mulighet Kvast å følge med på hverandres gjøremål. GLEM møter Foreslår en ny modell for GLEM som jeg fremmer på Kvast møte Dette er liten forskjell fra dokumentet som jeg allerede har fremmet tidligere dette semesteret til avtroppet Kvast. Foreslår å dele opp i et større og ett mindre arrangement, og er åpen for å omdøpe det til noe annet enn GLEM. En viktig forbedring vil være å komme seg vekk fra selve navnet GLEM, som for mange nå virker å ha en litt besk ettersmak. Langsiktig handlingsplan og fadderinndeling Foreslår for Kvast enn mulig ansvarsdeling av argene, samt noen mål vi bør fokusere på som Kvarterstyret i henhold til den strategiske handlingsplanen. Her er det fritt frem for alle å foreslå satsingsområder. Jeg håper vi kan bli enig om dette denne uken, slik at vi har sommerferien til å utarbeide konkrete planer for hvordan vi skal nå være mål det kommende semesteret.

2 Bergen International Week Kvarteret deltok på Bergen International Week i forrige uke der vi ga en presentasjon til en delegasjon europeere om Kvarteret med fokus på det frivillige arbeidet som gjøres av studenter på huset. Delegasjonen virket mektig imponert over hva studentfrivilligheten kan føre til, og var tydelig ikke vant til institutisjoner som Kvarteret ved sine universiteter. Forhåpentligvis vekket besøket noe engasjement for frivillighets- og Kvarteretånden inn i den mektige, erverdige europeiske universitetstradisjonen. Pingviner er som kjent allerede observert i Tyskland, kanskje ikke et fremmed fenomen i andre hjørner av kontinentet om noen få måneder eller år. 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG Rombooking Denne uka har jeg i hovedsak jobbet med å behandle alle romsøknader som har kommet inn. Alle søknader skal ha fått svar (jeg tar et lite forbehold da vi er i en overgangsfase hvor informasjonen kommer litt hit og litt dit). De søknadene som ikke er godkjent har fått oppfølging for å få oppklaring på innhold eller for å høre om alternative datoer/rom på arrangementer som har kollidert. Noen problemer har dukket opp under vegs, men de fleste har løst seg uten videre strev. Jeg er veldig glad for at dette arbeidet er så godt i gang, slik at man har en mulighet til å håndtere problemer nå og få en god basis til høstsemesteret. Det ligger foreløbig ann til å bli et stort mangfold av arrangementer og arrangører. Tilbakemeldingene fra mange av de små BORGENE er også veldig positiv i forhold til å bruke DAK til sine arrangementer. DORG Noen av problemene med rombooking har vært i forhold til feil på søknader eller mangel på søknader fra DORGer som har blitt oppdaget under vegs og i ettertid av andre bookinger. Men DORGene er selv flinke til å samarbeide og løse skike tvister seg i mellom. Jeg har også valgt å kjøre en litt hard linje for å sette standarden videre. Det er faktisk søknader jeg forholder meg til, og DORGer blir kun prioritert om de følger de rettningslinjer og frister som er satt for romsøknader. Jeg håper dette vil skape mer ryddighet i prosseser som dette i fremtiden. DORGene har også mange samarbeidsprosjekter frem mot høsten, noe jeg opplever som svært positivt. Jeg har likevel bedt om en avklaring i forhold til underarrangørenes rolle på helhus (f.eks. BORG). Dette etterlyste også leder for BORG, Siri, i mitt møte med henne sist uke. BORG Det er gledelig å melde at alle studentkorene skal arrangere sine julekonserter på DAK! I godt samarbeid med helhusarrangør ASF klarte vi å få til en god løsning for Arme Riddere og Sirenene som også ønsket å benytte Tivoli til dette en lørdag. Som sagt er det et stort

3 spekter av BORGer som ønsker å bruke Kvarteret til sine arrangementer. Andre arrangører Marte og jeg har planlagt møte med både Raptus og fadderkoordinator på HIB senere denne uka. Videre blir jobbing både med Phono, Raptus og fadderkoordinatorene viktig for å få samlet all informasjon om disse støre arrangementene. 4. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke 5. PR-ANSVARLIG Masar på Bendik for litt assistanse i samband med aksjetrykking/utlevering og få orden på faktura. Møte med Birgitte Rosén eller Reiser vekk for tre veker på tirsdag PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Vi har mottatt flere henvendelser fra sivilarbeidere som ønsker å jobbe på Kvarteret fra september. Det har vært 1 på intervju, og jeg håper å ha i alle fall 2 til før vi tar en avgjørelse før ferien. Sindre dimmer i løpet av september. Det er avhold møte med utdanningsdirektøren hvor det ble skissert videre prosess i å benytte Tivoli som forelesningssal. Kommende semester vil bli brukt som prøvesemester før det vil kunne potensielt bli brukt på fulltid til forelesninger fra Universitetet setter datoer for kommende vårsemester den 15. oktober. Innen det skal prøveperioden være utført. Vi har overført ,- fra kapitalkonto (sparekonto) til brukskonto da brukskontoen ikke hadde særlig midler igjen. Dette var forventet, men kom senere enn antatt. Viktig at vi klarer å unngå videre overføringer fra sparekonto.

4 SommerKvarteret ligger pr. 15. Juni ca ,- under salgsbudsjett, men jeg estimerer med rimelig grov utregning og synsing at de antakeligvis de 15 første dagene har gått i pluss i forhold til budsjett. De har budsjettert med ,- overskudd de første 15 dagene. Ellers har vi startet ny prosess med å gjøre rombookingskjemaene klikkbare og slikt i pdf, og det har blitt utarbediet utkast til attestmal. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

5 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen Til Kvast AD: Ny modell for GLEM Formål: Vurdere utkastet. Diskutere endringsforslag og til slutt vedta ny modell. Fra Kvast møte kom det fram et par innspill til hvordan fremtidige glemmøter bør se ut. Det ble foreslått to glemmøter i måneden, et stort og et lite. Basert på denne diskusjonen har jeg skissert et forslag. Det store møte kaller jeg her allmøte, de mindre koordineringsmøter. Forslaget er ambisiøst og noe å strekke seg etter for neste semester. Er åpen for andre forslag til tittel på lite og stort møte. Denne modellen kan eventuelt inkluderes i org. kartet som et koordineringsorgan. Allmøte Allmøte arrangeres den siste onsdagen i månden. Dette arrangementet skal være i et større lokale på Kvarteret der alle interne i er invitert. Disse møtene skal fungerer som allmøter, der poenget er å få informasjonen ut til flest mulig, samt gi muligheten til så mange som mulig å komme med innspill. Formålet er å skape en god, tradisjonell informasjonskanal som forhåpentligvis vil styrke samholde i organisasjonen på tvers av gruppegrensene. Dagsorden Det skal sendes ut dagsorden til alle på Glemlisten en uke i forveien, det vil si innen den tredje onsdagen i måneden. Dagsorden har to deler, en orienteringsdel der Kvarterstyret eller andre orienterer om ting som er nytt den siste måneden, som resten av organisasjonen bør få med seg. Den andre delen består av diskusjonssaker. Diskusjonssaker skal presenteres i dagsorden med en kort forklaring rundt saken, og hvilke punkter vi ser for oss skal diskuteres av de oppmøtte. Alle diskusjonsaker skal ha et formål definert på begynnelsen av sakspresentasjonen. Dagsorden fungerer som et slags nyhetsbrev i og med at den også inneholder orienteringsaker om ting som har skjedd den siste måenden. Prosess Kvarterstyret vil vurdere på Kvastmøte den andre onsdagen i måneden hvilke saker som bør kommuniseres ut til hele organisasjonen, enten som orienteringssak eller diskusjonssak. Kvarterstyret henvender seg til den arbeidsgruppen eller dorgen som er mest aktuell for å presentere saken, evenutelt presenterer Kvarterstyret saken alene. For eksempel vil det være naturlig å henvende seg til Personalgruppen dersom vi ønsker å få Personaldatabasen presentert for hele organisasjonen. Kvarterstyret, i samarbeid med evenutelle andre grupper, sørger for at dagsorden er ferdigstilt til å sende ut tredje onsdagen i måneden. Etter at sakene har blitt presentert vil det være åpent for spørsmål og kommentarer fra de oppmøte. Referat blir skrevet av Kvarterstyret. Kvarterstyret er også ordstyrer. Kvarterstyret vil vurdere om saker fra referatet skal inn som orienteringssaker på neste dagsorden. Møte skal så godt det lar seg gjøre avvikles på en time. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

6 Tidsplan oppsumert Andre onsdag i måneden: Allmøte er fast sak på Kvastmøte der aktuelle orienteringsaker og diskusjonsaker blir diskutert. Man blir enig om hvem som skal jobbe videre med de enkelte sakene. Tredje onsdag i månden: Siste onsdag i måneden: Dagsorden ferdigstilles og sendes ut. Allmøte avholdes. Koordineringsmøter Arrangeres to ganger i måneden og består av Kvarterstyret og arbeidsgrupper, som bør oppdatere hverandre på hvordan det går på deres respektive områder. Ulike grupper er satt sammen til koordinergsmøter, for eksemepel vil Skjenkegruppen, Vaktetaten og Kraft utgjøre en hensiktsmessig gruppe. En annen gruppe kan være info, expo og pg. Formålet med møte er at disse gruppene skal evaluere driften seg i mellom de siste to ukene, og koordinere de kommende to ukene, eller lenger frem i tid dersom det er nødvendig. Andre grupper kan bli invitert dersom de er akutelle for den daglige avviklingen av driften på Kvarteret. Noen grupper vil være mer dynamiske enn andre, for eksempel kan det tenkes å innkalles til et koordineringsmøte mellom pg og e-tjenesten en gang, mens pg, info og expo er mer hensiktsmessig med en annerledes dagsorden. Mens allmøter er ment for hele organsiasjonen er koordineringsmøtene ment å være effektive ekslusivt for de som har noe konkret å samarbeide om. Med tiden kan kanskje disse koordinerngsmøtene bli gjennomført på eget initiativ av arbeidsgruppene, inntil videre virker det hensiktsmessig at Kvast tar aktivt del i koordineringsarbeidet mellom arbeidsgruppene. Dagsorden skal alltid inkludere ekstraordinære arrangementer som skal avvikles den kommende perioden der arbeidsgruppene må koordinere. Dagsorden er ellers åpen. Kvarterstyret utarbeider dagsorden og sendes ut første onsdagen i måneden. Referat skrives og sendes ut samme dag som møte er avviklet av Kvarterstyret. Kvarterstyret må her huske å ta med seg ekstraordinære arrangementer til koordineringsmøte lenge før arrangmenetet skal avholdes. Kvarterstyret er ordstyrer og referent. Møte skal så godt det lar seg gjøre avvikles på en time. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

7 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen Til Kvast AD: Kvastfaddere til arbeidsgrupper Formål: Fordele ansvar for oppfølging av arbeidsgrupper mellom Kvastmedlemmene Det er vanlig at Kvastmedlemmene fordeler seg imellom hvilke arbeidsgrupper de skal ha et spesielt ansvar for å følge opp. Det vil være naturlig at fadder for en arbeidsgruppe orienterer resten av Kvastom hvordan det går med arbeidsgruppen samtidig som fadderen sørger for at arbeidsgruppen er informert om saker som kan berøre dem. Jeg foreslår følgende deling mellom Kvastmedlemene: Skjenkeansvarlig Skjenkegruppa Vaktetaten Kraftetaten Økonomiansvarlig Kør Internansvarlig Personalgruppen Rettsvesenet Adm. leder Kvarter og andre ansatte Pr-ansvarlig Infoetaten (inkl. expo) Romvesenet E-tjenesten Inndelingen er basert på at prosjektansvarlig stillingen vil være inaktiv i og med at Magnus sannsynligvis får mer enn nok å gjøre i sitt verv som økonomiansvarlig. Leder og øko er fritatt fra å være fadder for spesifikke arbeidsgrupper. Skjenkeansvarlig sine grupper er de mest relevante i forhold til avvikling av den daglige driften, og jeg tror det kan styrke samarbeidet mellom disse tre gruppene om samme person i Kvast er fadder for dem. Det er mulig rom for diskujson om disse tre gruppene kan være i overkant krevende å følge opp, men jeg mener at oppfølgingsarbeid av arbeidsgrupper bør være skjenkeansvarlig sitt hovedfokus dette semesteret, da brorparten av rutiner for daglig drift har begynt å falle på plass i løpet av dette semesteret. Internansvarlig vil normalt være ansvarlig for de ansatte, men i og med at adm. leder nå har hatt dette ansvaret i ett semester, og fortsatt har ting i forhold til dette som skal ferdigstilles med UiB, virker det heldig at adm. leder fortsetter dette anvaret videre inn i neste semester. Internansvarlig er derimot hovedansvarlig for alle interne på huset. Pr-ansvarlig sine grupper virker naturlig i forhold til vervet, gitt at prosjektansvarlig vervet uteblir. Kør virker som en naturlig undersått av økonomiansvarlig. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

8 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen Til Kvast AD: Mål for Kvast kommende semester Formål: Bli enig om strategiske mål for kommende semester. Etter vedtatt langsiktig handlingsplan bør Kvast ta tak aktivt tak i noen av målene, og utarbeide en konkret plan for hvordan disse målene skal oppnås. Jeg foreslår at Kvast for kommende semester skal jobbe for følgende fire mål. Den langsiktige handlingsplanen er lagt ved, og det er åpent for møtet å satse på andre mål. Ved valg av mål bør man ha en klar tanke for hvordan man konkret skal gå frem for å nå målene. Etter å ha blitt enig om mål for kommende semester kommer jeg til å foreslå en dato for et arbeidsmøte der vi kan formulere konkrete planer for å nå målene. 13. INTERNE PROSESSER 5 Det Akademiske Kvarter skal ha en lett tilgjengelig og oppdatert informasjonsstrøm, synlig både internt og eksternt. Blant annet gjennom fadderordningen med arbeidsgruppene, koordineringsmøter og allmøter skal informasjonsstrømmen i hele organisasjonen forbedres. Kommunikasjonen utad skal også revideres, og det bør satses mer på direkte promotering av Kvarteret og det å være frivillig på huset, ikke bare ensidig promotering av husets kulturtilbud. 17. LÆRING & UTVIKLING 3 Det Akademiske Kvarter skal gjøre strategiutvikling og målstyring synlig på alle nivåer og styrende for utvikling og drift av organisasjonen. Kvarterstyret vil satse på strategisk målstyring på alle nivåer ved å gi alle gruppestyrer reelt ansvar. Alle arbeidsgrupper bør utarbeide en handlingsplan med basis i den langsiktige handlingsplanen. Vi skal bli flinkere til å utvikle og utnytte kompetanse på alle nivåer. Skjenkegruppen kan for eksempel spille en mer aktiv rolle i produktutvalg, prissetting og markedsføring av bartilbudet. Koordineringsmøter vil sørge for at nyttig kunnskap i en gruppe blir overført til andre grupper som kan ha behov for det for eksempel skjenke sin barkunskap opp mot info sitt markedsføringsarbeid. Vakt tar allerede et stort ansvar i forhold til egen kursing og oppfølging, dette kan andre grupper lære av. Kraft har også gode innarbeide rutiner. Målet er at alle arbeidsgrupper ikke bare er selvstendige, men at de fungerer som autonome målstyrte enheter. 1. KULTUR 1 Det Akademiske Kvarter skal være et nyskapende kulturhus som legger til rette for nye kulturtilbud og aktiviteter. Vi skal åpne opp for alle typer borger, og tilstrebe å tilpasse oss behovene til de ulike borgene. Borger er svært forskjellig, og bør også behandles ulikt avhengig av om det er en liten politisk bevegelse, et kor eller en stor klubbarrangør. Kvarterstyret skal jobbe for at møte med Kvarteret skal gå smidig og enkelt for alle arrangører, og at Kvarteret ikke blir forbundet med en type kultur, men et stort og nyskapende mangfold av kulturformer. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

9 6. ØKONOMI 1 Det Akademiske Kvarter skal forvalte studentenes penger bevisst og ansvarlig, og ressursbruken skal være bærekraftig med hensyn til miljø og kostnadsniva. Kvarterstyret skal bruke KØR som en aktiv ressurs i arbeidet for en aktiv økonomisk målstyring. Kvast vil også jobbe for kostnadsbesparende tiltak, spesielt innenfor ENØKsektoren. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

10 KVARTERSTYREMØTE EKSTRAORDINÆRT REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Til stede Møtt fra RS Andre deltakere , kl. 15:00 i Stillhet Kvarterstyret Ingen Tiltalt og bisitter i personalsak Andreas Nieuwjahr Fraværende Marte Tobro (eksternansvarlig) Bendik Støren (pr-ansvarlig) Ordstyrer Referent Stian Dahle (leder) Lars Arnesen (skjenkeansvarlig) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling 2. AD A2101 Gjennomgang av hendelsesforløpet Til grunn: rapporter fra vitner og muntlig orientering Andreas Niwujahr orienterer fra Vakt sitt ståsted om hendelsesforløpet Kvast går i tillegg gjennom de rapporter som er sendt inn fra andre som har deltatt eller bevitnet hendelsen torsdag Kvast noterer seg kritikkverdige punkter ut ifra rapporter og den muntlige orienteringen. Resultatet av saken er i undernevnte skriv: RAPPORT FRA KVARTERSTYRET OM HENDELSEN TORSDAG Til: Alle medlemmer av arbeidsgrupper og dorger, samt ansatte ved DAK Fra: Kvarterstyret (avtroppende) Dato:

11 Torsdag oppstod det flere kritikkverdige forhold på Kvarteret som følge av en konflikt mellom to arbeidsgrupper på huset. Det oppstod uenighet vedrørende om en gjest var utestengt eller ikke, der en arbeidsgruppe på huset og Kvartene hadde motstridende meninger. Konflikten esklarte seg til å påvirke driften av huset, noe som også gikk utover RF (Realistforeningen) som arrangerete på huset denne kvelden. Kvarterstyret samlet seg til et ekstraordinært styremøte dagen etter, 28.05, for å gå gjennom alt som skjedde punkt for punkt. Kvast har i tillegg mottatt rapporter fra alle involverte parter i løpet av helgen; Kvarter, Skjenkegruppen, Vaktetaten og RF. Kvarterstyret ble forsøkt kontaktet flere ganger etter hvert som situasjonen eskalerte. Det tok en god stund før det var mulig å få kontakt med noen av Kvarterstyremedlemmene over telefon, noe som førte til frustrasjon for både de involverte arbeidsgruppene og Kvartene. Vi opplever det som svært kritikkverdig at Kvartene sin beskjed ikke blir tatt til følge av de som jobber på huset. Kvartene er høyeste autoritet ved driftingen av huset, og bør anses som Kvarterstyret på kveldstid. Kvartene skal etter beste evne følge de instruksene de har fått av Kvarterstyret. Deres tolkning bør ligge til grunn den aktuelle kvelden. Dersom noen skulle mene at Kvartene sine instrukser er kritikkverdig kan det sendes inn en klage gjennom legitime kanaler. Vi ser på det som svært uheldig at arbeidsgrupper argumenterer med Kvartene, dette er noe som opptar både Kvarter og arbeidsgrupper fra å gjøre deres tiltenkte arbeidsoppgaver. Konflikten handlet om en midlertidig utestengelse Vaktetaten har vedtatt, noe de kan gjøre i henhold til retningslinjer for personalsaker 6.2. Flere skal ha stilt spørsmålstegn ved gyldigheten av dette vedtaket. Dette er heller ikke noe som bør tas opp under kveldsdrift på huset. Dersom noen har bekymringer rundt om et vedtak er fattet på riktig måte bør dette sendes inn som en klage gjennom rette kanaler, som Kvarterstyret og eventuelt andre organer kan behandle på sitt førstkommende styremøte. Kvarterstyret bør informeres om de vedtak som kan ha driftskritiske konsekvenser for huset. I dette tilfellet gjorde ikke Vaktetaten noe forsøk på å informere Kvast om utestengelsesvedtaket de hadde fattet. Kvast fikk vite dette tilfeldig gjennom andre medlemmer på huset, noe som vi ser på som svært kritikkverdig, både fordi vi burde vært informert, og fordi de medlemmene vi fikk vite det av egentlig ikke skulle hatt denne informasjonen i utgangspunktet. Vi ser på det som svært uheldig at Vakter har gått av sitt skift for så å sette seg til å drikke på huset. Vi kan fullt ut respektere at en Vakt går av skift dersom han eller hun føler seg så belastet av situasjonen på huset at det ikke er forsvarlig å fullføre skiftet. Å gå av skift for å videre oppholde seg som en alkoholkonsumerende gjest på huset kan derimot ikke bli sett på som noe annet enn en provokasjon. Det er ikke feilaktig å omtale en slik handling som en streik.

12 Kvast ser også med bekymring på noe som virker som stadig mer ryktespredning, baksnakking og mobbing på huset. Styrene i Skjenkegruppen og Vaktstyret bør ta dette opp med sine grupper omgående. Det er spesielt kritikkverdig at de som har behandlet kondifensielle saker, og er taushetsbelagt, har gitt informasjon videre til andre medlemmer på huset. Når man er på jobb viser man vanlig folkeskikk, er man misfornøyd med noe så tar man dette opp på en ordentlig måte, gjennom de rette kanaler. Til slutt vil vi i Kvarterstyret gjerne få takke alle som bidro til å gjøre kvelden den lettere tross de forholdene som oppstod. Vi håper vi kan gå inn i neste semester der alle kan følge deres gode eksempel. Med hilsen avtroppende kvarterstyret v/ Stian Dahle, leder Marte Tobro, eksternansvarlig Magnus Halsnes, prosjektansvarlig Bendik Støren, pr-ansvarlig Lars Arnesen, skjenkeansvarlig A2102 Personalsak Personalsaker referes ikke.

13 KVARTERSTYREMØTE EKSTRAORDINÆRT REFERAT Møtenummer 22:10 Dato/Tid/Sted Til stede Møtt fra RS Andre deltakere Fraværende Ordstyrer Referent , kl. 15:00 i Stillhet Kvarterstyret Ingen Tiltalt og bisitter i personalsak Ingen Stian Dahle (leder) Lars Arnesen (skjenkeansvarlig) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling 2. AD A2201 Personalsak Personalsaker referes ikke.

14 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Innkalte , kl. 16:20 i Stillhet Kvarterstyret, Administrativ leder Møtt fra RS Andre deltakere Stian Dahle og Marte Tobro Fraværende Ordstyrer Referent Lars Arnesen Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling V2304 Arrangøravtale med BORG flyttet til innboks V2306 utestengelse lagt til dagsorden 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) Innboks Marte: Kan vi arrangere et allmøte før fadderuken? Internansvarlig tar saken videre Noe diskusjon om hvem som skal ta på seg ansvaret med utformingen av ny dorgeavtale Lars og Magnus tar på seg videre ansvar med dorgeavtaler Kvast må gå i dialog med vaktstyret angående konflikten fra forrige uke Forespørsel fra Borg om ny arrangør avtale Eksternansvarlig tar saken videre

15 3. AD A2301 Til grunn: Ansettelsesprosess SommerKvarteret Skriv fra leder Det har vært en del kluss i ansettelsesprosessen til sommerkvarteret Jørgen Skjellevik skriver vitebok for sommerkvarteret Lars tar saken videre 4. Vedtak V2301 Godkjenning av referat Til grunn: Referat VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2302 Til grunn: Konstituering av Kvarterstyret Behov Vedtaksforslag: Kvarterstyret konstituerer seg med følgende verv: Lars Arnesen Leder, Magnus Halsnes Økonomiansvarlig, Anne-Lise Breivik Internansvarlig, Linn Karlsen Skjenkeansvarlig, Sigrid Jangaard Strand Eksternansvarlig, Eirik Magnar Høydal Pr-ansvarlig. Anbefaling: Inkluderes i dagsorden For 5 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2303 Til grunn: Konstituering av nestleder Behov Vedtaksforslag: Kvarterstyret konstituerer xx som nestleder Utsettes

16 V2305 Til grunn: Utestengelse Skriv fra Stian Dahle. Inkluderes ikke i offentlige sakspapirer. Referat unntatt offentligheten. V2306 Til grunn: Utestengelse Orientering fra leder. Referat unntatt offentligheten.

17 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Til stede Møtt fra RS Andre deltakere , kl. 16:20 i Stillhet Kvarterstyret, Administrativ leder Jørgen Skjellevik Lars Arnesen Fraværende Ordstyrer Referent Lars Arnesen Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling V2403 flyttes til AD V2404 flyttes til innboks 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) Leder Har vært i dorgemøte, trenger et til for å gå gjennom vedlegg Oppfordrer alle i kvast til å skrive orienteringer Økonomiansvarlig Vært i Nordea og skrevet under avtale rundt kontroll av kontoen Venter på svar angående løsningsforslag på utemøbler Eksternansvarlig Var i møte med borg, har utkast et til en avtale RS Har hatt møte men var ikke vedtaksdyktig, kunne derfor ikke konstitueres

18 Det skal være RS galla på fredag Har diskutert litt rundt personalsakene, møtene ble referert Et behov for å nummerere ekstraordinere kvastmøter Vil gjerne ha innkalling til ekstra møter Jørgen: Har kvast alt de trenger for å lage dagsorden? Lars: dere kan basere på malen fra vanlig kvast møte 3. Innboks Snakk om vi skal gå til innkjøp av gjerde til uteservering Skjenkeansvarlig tar videre Lars: hvordan går det med opplæring? Eirik: jeg har fått opplæring i fakturering Sigrid: syns det går bra Lars: kan vi sette Tidspunkt for seminaret i morgen? Seminaret blir holdt fredag klokken Thomas: skal jeg være med? Lars: Jeg skal høre med Stian om du trenger å komme 4. AD A2401 Til grunn: Innkjøp av utemøbler Skriv fra Jørgen Skjellevik og orientering fra økonomiansvarlig Magnus mener de foreslåtte bordene er stygge, venter selv på forslag fra fagfolk Det kan være lurt å ikke bruke for mye penger nå i tilfelle vi skulle gå til innkjøp av andre møbler som f. eks sofa senere Vi har kroner satt til side Lars er veldig positiv til Jørgens møbelforslag både med tanke på levering og pris Thomas: snakker dere også om å bygge et tak? I så fall går må dere bruke av de samme pengene Magnus: det er kun et tankeeksperiment

19 Jørgen: jeg tok opp møbelsaken nå siden jeg trodde dette skulle være det siste møte, men hvis vi har en uke til trenger vi ikke avgjøre noe nå Magnus hvis vi kjøper de billige møblene så kunne vi også brukt de som bord i stjernesalen en periode for å pusse opp de gamle bordene Magnus: Jeg har lekt med tanken om å lage til uteservering med tak og varmelamper, så vi kan ha uteservering hele året Lars: i så fall burde saken ha ny budsjettpost, et så stort prosjekt koster mye penger 5. Vedtak V2401 Godkjennelse av referat Til grunn: Referat VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat med endringer forekommet i møte For 6 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står V2402 Konstituering av nestleder Til grunn: Behov Vedtaksforslag: Kvarterstyret konstituerer Sigrid Jangaard Strand som nestleder For 5 Mot 0 Avholdende 1 Vedtaket står V2403 Innkjøp av utemøbler Til grunn: Skriv fra Jørgen Skjellevik. Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å bruke inntil kr ,- til innkjøp av Bella & Sebastian Møbler Flyttet til AD

20 V2404 Gjerde til uteplass Til grunn: Mail fra May-Elin Emilsen Vedtaksforslag: X Flyttet til innboks V2405 Innstiling av styremedlemmer til SKiBAS Til grunn: - Det har vært en del diskusjon internt i rs angående om folk som ikke sitter i kvast kan være med i SKiBAS Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å innstille til SKiBAS Lars Arnesen som styreleder, Magnus Halsnes og Bendik Nagel Støre som styremedlemmer samt Linn Karlsen som varamedlemmer For 6 Mot 0 Avholdende 0 Vedtaket står