KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Oppfølging fra forrige møte LEDER - Retningslinjer for ansatte INTERNANSVARLIG - Ekstraordinære datoer - Søknad om utvidelse av skjenketid i bakgården EKSTERNANSVARLIG - Stillhet & Backstage Orienteringer 1. LEDER Fadderuken Både torsdag og fredag har det vært satt av en del tid til å ordne fadderuken på best mulig måte etter de forutsetningnene vi nå lever etter. På torsdag hadde vi et felles møte med fire fakultetene og avsluttet med mye potensial. Fredag gikk vi mer inn i detaljene med hvert enkelt fakultet for seg for å se om vi kunne omgjøre torsdagens potensial til noe vi kan realisere i fadderuken. Resultatet etter fredagen er at HF, SV og Psykologi tar hver sin dag. For ett minutt siden fikk jeg inn i min innboks at HF trekker seg likevel. Jeg velger likevel å ikke avskrive det helt på nåværende tidspunkt at vi kan få HF på onsdagen. Uansett utfallet av sistnevnte fakultet ser det ut til at det blir fra 3-4 dager uten direkte støtte fra et fakultet eller annet lærested. Det betyr at vi nå må omstille oss til en langt mer utadvendt fadderuke med betydelig satsing på promotering.over helgen har dorgene jobbet med en søknad til UiB som de planlegger å sende inn i morgen ( ). Søknaden henvender seg til en pott for ikke-alkoholfokuserte arrangementer. Kvarteret i seg selv har ingenting med denne søknaden å gjøre. Sommerkvarteret På fredag har jeg også vært i møte med Sommerkvarteret sammen med økoans. for å gå over den ukentlige rapporteringen SK skal gjøre til Kvast. Sommeravtalen ble da også endelig undertegnet. Til dagsorden har jeg lagt ved kontrakter for styret og de ansatte som jeg håper vi kan ha på plass innen slutten av uken. Annet På fredag har jeg vært i møte med Hordaland fylkeskommune (om generell driftstøtte) og Hansa (om åpningsuken, overgang til Sommerkvarteret). Begge møtene ble gjort i selskap av

2 adm. leder. I tiden frem til møte vil jeg se over årsmeldingen med mål om ferdigstilling ved slutten av uken. 2. ØKONOMIANSVARLIG Rapportering SK11 Holder på å lage et excel-ark hvor SK11 kontinuerlig skal rapportere om økonomien. Dette vil deles inn i salg pr varegruppe pr uke, samt salg vs kostnader pr rom/skift/dag/osv. Skal også ordne funksjoner som gjør det enkelt å sammenligne enkelte skift i ymse rom mellom uker. Det tas høyde for antall timer jobbet og derfor lønnen. Dette er jo en av de viktigste utgiftspostene til SK, og den de lettest kan kontrollere. Dessuten lager jeg et eget ark som skal bli en slags hovedbok hvor SK skal føre inn og kontere alle fakturaer og utbetalinger de har godkjent. Grunnen til dette er at SK og KvaSt trenger oversikt over utbetalinger før hovedboken fra V&E kommer en måned senere. Hovedbok Jeg får stadig forespørsler fra ARGene om hvor mye de har igjen på ulike kontoer. Dette er umulig for meg å vite uten å spamme regnskapsfører. Jeg svarer derfor etter beste evne, og gir dem oppdatert forbruk pr hovedbok for mars. Jeg tar det videre til KØR om at det er ARGøko som skal ha oversikt over slikt, og at KØR må understreke dette bedre i økoopplæringen for neste semester. 3. EKSTERNANSVARLIG Fadderuka Deltok på møte med fadderlederene med Arbeidsutvalget og dorgene på torsdag. Veldig nyttig og oppklarende, en ny slagplan ble lagt. Da jeg selv hadde eksamen på fredag og har vært bortreist i helga har dorgene og Lars tatt seg av oppfølgingen. Dette virker å ha gått veldig bra og vi er nå i gang med en søknadsprosess og planlegging. Helhus Hovedansvar for Helhus er delt ut i første omgang. Et par datoer mangler, men regner med at det snart er på plass. 4. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke 5. PR-ANSVARLIG Skilt på stadion Fekk nettopp mail frå Brann om at skiltet kjem opp i god tid til neste heimekamp, så det er berre å kjøpe TV2 Sport og sjå om de får auge på det på Brann sine heimekampar. Fotografering Har bestilt fotograf frå ekspo til førstkomande og neste KvaSt-møte for å ta bilete av avtroppande og påtroppande styre. Kjekt å ha. Velkomsthefte Har framleis nokon skular eg ikkje har fått tak i, men det begynner å kome på plass. HiB skal ikkje sende ut velkomstpakke i år, så me må dele ut når dei er i Grieghallen. Meiner det er onsdagen under UiB si fadderveke. Treng litt meir info om kva som skjer i fadderveka før me lagar ferdig hefta. Trykking planlagt i første halvdel av juni. 6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke

3 7. DRIFTSANSVARLIG Stilling ikke besatt 8. ADMINISTRASJONEN Fortsatt arbeid med nytt system for avvik og jobber med klargjøring av rutinearbeid gjennom sommeren. Avsluttet medarbeidersamtaler med de ansatte og sivilarbeider. Hatt møter med bl.a. Hansa og Fylkeskommunene sammen med leder. Ferdigstilt arbeidet med årsmelding og avventer siste tekstene. Startet arbeid med KLR.

4 Fra Til Kraftetaten v/ Lars Johan Lohne - Lysmaterialansvarlig Kvarterstyret Nytt lysbord i Teglverket Hovedlysbordet vårt på huset, en Avolites Pearl 2004, som ble kjøpt inn i 2002, synger nå på siste verset. Vi har i den siste tiden, og da spesielt den siste måneden opplevd ustabilitet og at bordet henger seg opp. I tillegg har diskettstasjonen vært defekt i nesten et år, noe som gjør det ubrukelig når eksterne teknikere kommer med bevegelige hoder og lignende. Ustabiliteten er derimot kritisk for gjennomføring av konserter i Teglverket. Det er kun tilfeldigheter som har gjort at lysbordet til nå ikke har hengt seg under konserter, men kun under lydprøve og før show. Lysbordet er gammelt og vi får ikke tak i reservedeler, derfor ønsker vi å kjøpe inn et nytt så fort som mulig. Det kan forøvrig sies at problemene begynte etter sommeren i fjor, og vi har mistanke om at de ekstreme temperaturene som var i Teglverket på den tiden har fremskyndet problemene. Under er et prisoverslag for et nytt lysbord. (Alle priser er uten moms.) Pearl Expert ,- Flightcase 5 400,- Beskyttelsestrekk 595,- Frakt (uvisst, ca.beløp) 1 000,- ================================ Sum ,- Vi ber om at det blir bevilget midler til dette så snart som mulig, vi merker en forverring av tilstanden hver uke, og det er bare et tidsspørsmål før lysbordet bryter sammen for godt. MTI Norge AS har et supertilbud på en Pearl Expert med Touch Wing til ,- Jeg er usikker på om tilbudet fortsatt gjelder da det er et veldig begrenset parti, og vi vil selvfølgelig gå for dette om tilbudet fortsatt gjelder. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

5 Investeringsbudsjett Det er gjort noen endringer i forslag til investeringsbudsjett fra vedtatt investeringsplan for Nytt er satsning på tiltak i tråd med år 0 av Kvarteret 5-årsplan for lokalene. I tillegg er kasseapparatene økt med og kjøpt inn grunnet behov for full dekning av salgspunkter. INVESTERINGSPLAN KJØPT INN Kasseapparater ,- Det ble investert i flere kasseapparat i februar for å sikre overholding av bokføringsforeskriften. Det var i investeringsplan avsatt til dette. Økning skyldes behov for fullstendig dekning av utsalgspunkter. Bord, Halvtimen ,- Økt med grunnet tilbud. Tepper, Tivoli ,- Vi mangler to scenetepper langs siden av Tivoli. Disse er viktige for å kunne dekke til den totale bredden av salen under for eksempel kino, foredrag, debatt og teater. Teppene er bestilt fra AVAB CAC. Projektor, Lerret og Beskyttelseskasser ,- Grunnet endring i forelesningsprojektor som medførte manglende digitalprojektor for film i Tivoli har disse midlene blitt benyttet på ny digitalprojektor. Kvarteret har med fastmonterte og mobile projektorer full dekning i bruksrom. INVESTERINGSPLAN IKKE KJØPT INN Ledutstyr ,- Electron, Atomic 3000 og Parkanner. Dette er ledkanner som er greie til å belyse rundt i huset og som ikke trenger dimmer eller filter. Forsterkere ,- Dette skal kjøpes inn ved behov eller ved god avtale. Det er behov for en del utskiftning av forsterkere på huset da mye av det vi har er fra 94 og ble kjøpt brukt. Leverandør vil ikke lenger reparere disse forsterkerne. Dimmere ,- Mange av Kvarterets dimmere er gamle og følger ikke el-forskrifter med doble sikringer og jordfeilbrytere. Styringspaneler Maos & Speilsalen ,- Styringspaneler til projektor og anlegg samt enkel tilkobling til kilder for lyd/bilde og mikrofoner. Erstatter Musikkanlegg i Maos, Speil og Støy fra investeringsplanen da dette ble kjøpt inn i Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

6 Lysmiksepult ,- Planen er å bytte ut lysmikseren i Teglverket med en nyere versjon. Eksisterende mikser er avskrevet og vi kan få omtrent ,- i innbytte for denne. Denne blir kun kjøpt inn dersom en innbytteavtale blir inngått. Delefilter, Speilsalen ,- Speilsalen sitt delefilter er nær døden og trenger utskiftning. Det er også av førstegenerasjon digital lydprosessor og låter ikke særlig bra. AV-Spredenett ,- NYTT TIL INVESTERINGSBUDSJETT Romvesenet År ,- Kvarterstyret ønsker å bruke midler på å gjøre lokalene mer koselige og har bedt Romvesenet om å utarbeide forslag til dette som år 0 av 5-årsplanen. Det vil bli gjort tiltak via budsjett før semesterslutt. Disse midlene er for helhetlig tiltak til semesterstart. Totalt ,- Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

7 !"#$%#&%'#&()*%+#,"#-)!"#$%&'#()(*+())(#$,(*$-"))(#.,/#&(#(&./ 0&()*%+1*,)& 0/,12 -&3*(1&.3+&3#43%(&$5$6(#7(1$8-8*#(%%(2 0&()*%+"#2)& 9/7+57$+(*(#2 0/,12 B(+(!"11#2 8*#(%%(2 CDE"%&2./!3--*$1+()+2&*,)-+) 6(%.#5,(+%(2 9/7+57$+(*(+%($/,$-"))(#.,/#&(#(&$54&F$-"))(#/,&/+(1 0G#)(%&($",(#"#*1(*(2./ 0$+)4)-+)+56&76-%)"+',#&*17)"'61'#&()*%+3% 81%/H$!#/2 -K++517%E#"%(1&2 81%/H$K+2 8#M(5*%K*2 :EE%57(+%(%!#5%&2 9(&$7P(+*(#$(1$7P(1%5*57$"EE%57(+%(%!#5%&$EQ$A$)Q1(*F R(#5(K*2 89$$ ZX11$E(#$)Q1(*2 AL$L=L$$.# ZX11$,(*$!(#5(2 9(&$3&M(&/+(%$!3++$+X11$3/,4(1757$/,$!(#5(>$!"#3&%/H$/&$/#M(5*%&/.(#$./1$%/11%'1+577PX#($(1$ 7P(11")%15H+57$/#M(5*%K*$EQ$IL$K)(#$E(#$3.($",(#$4(+($E(#5"*(1F$[(*$!(#5($",(#$U$,5#.(*/7(#$)Q$ /#M(5*%&/.(#$*".3)(1&(#($!/.K%.$/#M(5*%K*F$ :,(#K*%K++(772 6"13%2 8#M(5*%&/.(#$!Q#$*(+$5$(1$M"13%$M/%(#&$EQ$",(#%.3**(&$!#/$-"))(#.,/#&(#(&F$6"13%(1$!"#*(+(%$ ]&M(&/+5172 ZX11$3&M(&/+(%$K+$M/1.."1&"$&"$7/17(#$5$)Q1(*(1$F$RX#%&($3&M(&/+517$,5+$,G#($EQ$(H(#%.3**F$ RX#%&($3&M(&/+517$,5+$!X#%&$%.P($1Q#$/#M(5*%&/.(#$4/#$+(,(#&$%./H(."#&F R(#5(E(17(#2 R(#5(E(17(#$EQ$AJN$."))(#$5$K++(77$K+$+X11$P!$!(#5(+",(1F$:EE&P(1&($!(#5(E(17(#$3&M(&/+(%$,(*$ %5%&($+X11517%*/7$!"#$-"))(#.,/#&(#(&>$)(*$311&/.$!"#$;,/#&(#)(%&#($%")$!"#&%(H(#$K+$4X%&(1F ZX11$,(*$%'.*")2 8#M(5*%75,(#$3&M(&/+(#$%'.(E(17(#$*(#%")$/#M(5*%&/.(#$4/#$,G#&$/1%/H$5$)51%&$<$3.(#>$P!$ &#'7*(+",(1$OLDALF

8 2A$(/% ]'M*'",1$3% ZX$$0('M*'",*/0K,0M"$++A$'A0'A03"$3*-010EQ$*)*$0F0RX-/'*0('M*'",1$30#1,0#G-*0DQ0*H*-/+())F0 R*-1*D*$3*-% ZX$$0#*)0/8+)AE% '-83)*,A#*$0OLC>LF 4-M*1)/'"+*-0."-0-*H0K,0Q0M*$8H*0*3*$E*,)1$30*H*-0Q0."0#G-*'0"$/"H010E1$/'0J0EQ$*)*-F0B,,*-/0EQ0 /8+)AE0)A+(E*$'*-*/0E*)0,*3**-+,G-1$3F RA-0+#"-'*-E*/'-*0#1,0"$/*H*,/*/D*-1A)*$0/AE0+#"-'*-E*/'*-0-*3$*/0E*)010ADD'P*$1$3/K)*$F!" #2($&75::1;)2'2*&$!" <2(&$).$'=&$ 5"'A% ]$)*-/+-1Y0"-M*1)/31#*-% 5"'A% ]$)*-/+-1Y0"-M*1)/'"+*-%

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