UMB skal ha et arbeidsmiljø som bidrar til god forskning og undervisning. Dette skal skje ved å ha et arbeids- og læringsmiljø som:

Transkript

1 0

2 Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) er et kunnskapssentrum for biovitenskap, miljø og bærekraftig utvikling som videreutvikler sin fagportefølje med utgangspunkt i 150-års virke. UMB er det levende universitetet med samfunnsengasjerte, innovative og konkurransedyktige fagmiljøer som arbeider for en bærekraftig utvikling på områdene: Grunnleggende og anvendt biovitenskap Bioproduksjon, inklusive akvakultur Bruk og vern av natur Miljø, klima og fornybar energi Utviklingsstudier og globalisering Landskapsarkitektur og arealplanlegging Matproduksjon og mattrygghet Teknologi Økonomi og samfunnsfag Lærerutdanning i realfag og naturbruk Helse for dyr og mennesker Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet er et viktig virkemiddel for å nå UMBs målsetting på disse fagområdene. UMB har satt følgende mål for sitt HMS-arbeid: Trivsel og mestring i et trygt miljø UMB skal ha et arbeidsmiljø som bidrar til god forskning og undervisning. Dette skal skje ved å ha et arbeids- og læringsmiljø som: - fremmer trivsel, samarbeid og innflytelse over egen arbeidssituasjon - bidrar til innsyn, åpenhet og kommunikasjon - har fokus på brannsikkerhet, risiko og ytre miljø 1

3 Sammendrag Det foregår mye godt HMS-arbeid ved UMB. I handlingsplan for 2009 hadde UMB fokus på sykefraværsoppfølging, medarbeidersamtaler og revisjon av sikkerhetsarbeidet. Systematisk årsrapportering fra enhetene viser forbedring innen arbeidet med oppfølging av sykefravær, kjemikaliehåndtering, feltarbeidsrutiner og sikkerhetsarbeidet fra 2008 til Det har vært fokus på gjennomføring av medarbeidersamtaler i 2009 og ca. 400 av UMBs ansatte har gjennomført en slik samtale. Det vil bli satt ytterligere fokus på medarbeidersamtalen i 2010, samt at UMB har som mål å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse for å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet. I 2009 ble det økt fokus på laboratoriesikkerhet og bruk av stoffkartotek og dette arbeidet vil bli videreført i Universitetsdirektøren har startet kjemikalieprosjektet som vil bli premissleverandør i det videre arbeidet med kjemikaliehåndtering, laboratoriesikkerhet og UMBs stoffkartotek. Dette blir viktig i oppfølging av tilsynet ved UMBs laboratorier i februar Fusjonsprosessen mellom UMB og NVH har vært fast informasjonssak i AMU i Dette arbeidet vil også bli prioritert i Lederopplæring innen personalledelse, IA arbeid og HMS ansvar og en overordnet målsetting for systematisk arbeid med psykososialt arbeidsmiljø, er tiltak som skal gjøre UMB robuste i fusjonsprosessen. Universitetet har lavt sykefravær sammenlignet med landsgjennomsnittet når det gjelder tradisjonelle måltall som sykefravær og skadefrekvens. En sentral oppgave er derfor å tilrettelegge for gode arbeidsforhold slik at ansatte opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjøres gjennom videreføring av forebyggende arbeid. Resultater av det systematiske HMS arbeidet i 2009 har vært: - tydeligere rolle- og ansvarsfordeling innenfor HMS området - økt fokus på laboratoriesikkerhetsarbeid og oppstart av kjemikalieprosjektet - satsing på kompetanseoppbygging gjennom lederopplæring, mellomlederopplæring, stressmestringsseminar, HMS opplæring for verneombud, opplæring i verktøy for risikoog sårbarhetsanalyse og varme arbeider - miljøarbeidet har fokusert på arbeidet med å redusere forbruk av energi, papir og vann samt holdningsskapende arbeid lokalt - sikkerhets- og brannvernleder har startet revisjon av sikkerhet-, beredskap- og brannvernarbeidet ved UMB. Nytt verktøy for risiko- og sårbarhetsanalyse er innført UMB har fortsatt utfordringer innen HMS området. I rapporten foreslås tiltak innenfor psykososialt arbeidsmiljø, kjemikaliesikkerhet, miljø, sikkerhet og brannvern. Systematisk arbeid med disse arbeidsområdene vil styrke HMS-arbeidet ytterligere i kommende år. UMB, Siri Margrethe Løksa Universitetsdirektør 2

4 3

5 Årsrapport HMS 2009 Innholdsfortegnelse 1. Innledning UMBs sentralt organiserte HMS arbeid Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Hovedverneombud (HVO) og verneombud Bedriftshelsetjenesten Follo (BHT) HMS-system Helse Ergonomi og redcordtrening Sykefravær og IA-avtalen Personskader og nestenulykker Psykososiale og organisatoriske forhold Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek Kjemikalieprosjektet Organisering av sentralt arbeid med laboratoriesikkerhet og stoffkartotek Elektronisk stoffkartotek Ytre miljø Sikkerhet og beredskap Brannvern Strålevern Oppsummering av årsrapportering fra enhetene Handlingsplan for Vedlegg 1 Årsrapportering fra Follo Bedriftshelsetjeneste

6 5

7 1. Innledning UMB skal være en sentral aktør innen miljø- og biovitenskapene med vekt på kjerneområdene: biologi, mat, miljø, areal- og naturressursforvaltning med tilhørende estetiske og teknologiske fag. Det er for tiden rundt 3250 studenter ved UMB, og ca. 500 av disse er fra andre land enn Norge. Hvert år blir rundt 900 studenter innskrevet ved universitetet, og halvparten av disse er kvinner. Det er ca. 940 ansatte ved universitetet, hvorav 495 i vitenskapelige stillinger. En av universitetsstyrets sentrale ansvarsoppgaver er å påse at UMB fyller gjeldende krav til internkontroll og påse at arbeidsmiljøet ved UMB er forsvarlig. Rektor representerer universitetet utad og fører tilsyn med virksomheten. Universitetsdirektør leder de sentrale administrative funksjonene, og har det overordnede utøvende ansvaret for at UMB har et gjennomgående system for helse, miljø og sikkerhet, og nødvendige beredskapsplaner. Enhetsledere har det utøvende ansvaret for at instituttet/avdelingen har ett fullt forsvarlig arbeids- og læringsmiljø, og å inspirere ansatte og studenter til aktiv deltagelse i arbeidet med HMS. Det skal legges til rette for at arbeidsmiljørelaterte problemer løses på lavest mulig nivå i organisasjonen. Strategi for trekker spesielt frem følgende punkter i de kommende årene: - Sikre et helhetlig læringsmiljø med høy kvalitet og internasjonalt perspektiv i samarbeid med studentenes egne organer. Bygg og renoveringsarbeid skal ikke skade læringsmiljøet. - Stille krav til og følge opp alle medarbeidere gjennom medarbeidersamtaler der årlige mål og resultater vurderes. - Videreutvikle en god og direkte kommunikasjon mellom de tillitsvalgte og ledelsen. - Videreutvikle tiltak som styrker det positive kollegiale samarbeidet. - Gjøre aktiv bruk av mulighetene for individuell tilpasning av arbeidsoppgaver ut fra universitetets behov og den enkeltes forutsetninger og livssituasjon (IA). - Være et forbilde og en inspirasjonskilde for miljøsatsinger i U&H-sektoren. I arbeidet med å nå UMBs mål innen HMS, finnes det et vidt spekter av utfordringer og tiltak. Denne rapporten gir oversikt over aktiviteter, utfordringer og tiltak. Rapporten er tredelt. I første del gis en oversikt over aktiviteter og tiltak innen sentralt organisert HMS arbeid. Del to er en oversikt over de mest sentrale temaene i årsrapportering fra enhetene. Enhetene svarer på HMS relaterte spørsmål via en nettbasert undersøkelse, og den viser et vidt spekter av aktiviteter og utfordringer på enhetene. Tiltak for 2010 (del tre) er prioritert på bakgrunn av enhetenes årsrapportering, bedriftshelsetjenestens årsrapport og gjennomgang i UMBs ledergrupper. 6

8 2 UMBs sentralt organiserte HMS arbeid 2.1 Arbeidsmiljøutvalget (AMU) I 2009 ble det avholdt 4 møter i AMU. Administrerende direktør Nils Dugstad var leder på de to første møtene, og Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa ledet de to siste møtene. På det siste møtet i desember 2009 ble førsteamanuensis Lindis Skipperud (Forskerforbundet) valgt til ny leder for POA koordinerer AMUs arbeid og er sekretær på møtene. Saker som har vært oppe i 2009: - Fusjonsprosessen med fokus på byggeprosess, medbestemmelse og arbeidsmiljø - Kollektivtilbudet til og fra UMB - IA-mål og handlingsplan - Vurdering av ytringsklimaet ved UMB (i forbindelse med nye varslingsrutiner) - Rutiner for nytilsatte første behandling i AMU - Lukking av avvik fra datatilsynet - Årsrapport HMS Kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø - Revisjon av rutine for målrettede helsekontroller - Oppfølging av US-sak 96/2009 Årsrapport HMS Grunnlagsdokument for sikkerhet - Årsrapport fra hovedverneombudet - Årsrapport fra Follo BHT (se vedlegg 1) - Varslingsrutine for UMB 2.2 Hovedverneombud (HVO) og verneombud Pål Sebergsen (Drift- og serviceavdelingen) var hovedverneombud i HVO har deltatt i en del saker om fysisk arbeidsmiljø. HVO har arrangert fire samlinger med verneombudene i Temaer på møtene var bl.a; sikkerhetsarbeidet ved UMB (ny beredskapsplan, plan for informasjonsspredning), pandemiberedskapen på UMB og varsling. HVO har hatt to saker til AMU. I september deltok HVO (vara) på hovedverneombudskonferanse i Kristiansand hvor alle universitetene i Norge var representert. Varsling og HVO sin rolle i varslingssaker var hovedtema på konferansen. HVO (vara) har også deltatt på HVO-nettverksmøte i Oslo i november. 2.3 Bedriftshelsetjenesten Follo (BHT) POA koordinerer arbeidet med bedriftshelsetjeneste. UMB har avtale med Follo Bedriftshelsetjeneste. Innenfor avtalen kan de blant annet bidra med følgende: - ergonomisk vurdering/veiledning - redcord-opplæring (slyngetrening) - rådgivning relatert til arbeidsmiljø: fysisk, kjemisk og psykisk - måling av støy og luftkvalitet - spørsmål om helsefarlige stoffer - arbeidshelseundersøkelser - psykolog - helserisiko knyttet til arbeidssituasjonen Vedlegg 1 viser Follo BHTs årsrapport til AMU i desember Follo BHT har oppsummert sin kontakt med UMB i denne rapporten. Denne rapporten har også vært diskutert i felles 7

9 ledermøte. Rapporten er lagt frem med basis i den kontakten Follo BHT har hatt med UMBs ansatte. Grunnlaget for rapporten er helsekontroller gjennomført av ca 50 personer, dialogmøter, en rekke vernerunder, ergonomiske tilrettelegginger og individuelle samtaler med ansatte. 2.4 HMS-system POA har ansvar for å samkjøre og tilrettelegge det systematiske HMS arbeidet ved UMB. Avdelingen innehar også koordinatorrollen mellom bedriftshelsetjenesten og enhetene, både formelt og praktisk. inkluderende arbeidslivsarbeid (IA), AMU, årsrapportering, rutine- og kompetanseoppbygging er en del av faste HMS-oppgaver som POA har ivaretatt de siste årene. HMS-rådgiver i POA har i tillegg deltatt på befaringer på enhetene og i nasjonale HMS nettverk. Avdelingen har i tillegg ansvar for å være pådriver og rådgiver i prosesser knyttet til samarbeidsproblemer og konflikter med forankring i arbeidsmiljøet. Det har vært behov for å tilby enkelte tilsatte nye arbeidsoppgaver. POA har hatt ansvar i prosesser med omstilling eller omplassering av overtallige og/eller personer i utsatte situasjoner. POA har i løpet av året hatt jevnlige samtaler med seniorer som nærmer seg pensjonsalder om arbeidssituasjon, framtid og pensjonsmuligheter. Andre HMS relaterte saker i POA i 2009: - Varslingsrutiner for UMB - Formøte med arbeidstilsynet i forkant av tilsyn på UMBs laboratorier - Oppstart av kjemikalieprosjektet - Innkjøp, opplæring og implementering av verktøy for risiko- og sårbarhetsanalyse (Riskanalyzer) - Møte med studenter og ansatte vedrørende kollektivtilbudet til og fra Campus og påfølgende brev til Ås kommune - Avslutning av prøveprosjekt med NAV (Neurac treningsmetode) - Ny rutine for målrettede helsekontroller - Tiltak i forbindelse med varslet pandemi HMS relaterte kurs og seminarer: - HMS forum (for administrasjonssjefer og HMS koordinatorer) - Stressmestring (psykolog Kyrre Moen, Follo BHT, åpent for alle) - Opplæring i verktøy for risiko- og sårbarhetsanalyse (for administrasjonssjefer og HMS koordinatorer) - HMS opplæring verneombud og AMU (kurs gjennom Follo BHT) - Kurs i varme arbeider (Follo brannvesen, 16 personer, sertifikat med 5 års varighet) - Skidag for ansatte 2.5 Helse Ergonomi og redcordtrening Innen ergonomi har fysioterapeutene i Follo BHT i samarbeid med UMB, fått gjennomført en god del i Timene er benyttet til individuelle arbeidsplassvurderinger. Disse omfatter både arbeidsplassvurderinger hos sykemeldte eller de som står i fare for sykemelding, samt ansatte som ønsker en vurdering av arbeidsplassen sin. Redcordtrening er i full gang på i alt 11 enheter. Gjennomføringen varierer imidlertid noe fra sted til sted. Enkelte steder, hovedsakelig der treningen har pågått siden starten, er det jevn 8

10 og god treningsoppfølging, mens andre steder er oppslutningen lavere. Best oppslutning er det de steder hvor slyngene er lett tilgjengelig. Der hvor man enten må til en annen bygning for å trene og/eller de ansatte har flere arbeidsplasser er det vanskelig å holde en jevn treningsinnsats Sykefravær og IA-avtalen Registrering sv sykefravær for 2009 er foretatt på en annen måte enn tidligere, og det blir derfor ikke riktig å sammenligne tallene direkte med tallene for Tallene i tabellen nedenfor er oversendt database for statistikk i høyere utdanning (DBH). Først neste år vil vi kunne gjøre sikre sammenligninger med året før, basert på tallene i PAGA. Menn % Kvinner % Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 2,2 2,7 Støttepersonal 2,6 4 Administrativt personale 1,5 5,7 Drifts-og teknisk personale/andre tilsatte 7,5 10,2 Gjennomsnitt alle ansatte 3,2 Gjennom kontakten med enhetene og informasjonen i dialogmøtene vet vi at langtidssykefraværet i hovedsak skyldes alvorlig sykdom som ikke kan relateres til arbeidsforhold. En annen årsak er knyttet til graviditet. Sykefravær er regnet ut som prosentvis antall sykefraværsdagsverk i forhold til det totale antall dagsverk. Det gjennomsnittlige sykefraværet for alle ansatte ved UMB er 3,2 og er langt lavere enn landsgjennomsnittet på 6,9. Gjennom det lovpålagte sykefraværsoppfølgingsarbeidet i dialogmøtene gjøres mye tilretteleggingsarbeid som bidrar til at ansatte kan være helt eller gradert i arbeid. En sentral oppgave hvert år er å tilrettelegge for god arbeidskvalitet slik at folk opprettholder fysisk og psykisk god helse og bevarer motivasjon og arbeidsglede. Dette gjøres gjennom videreføring av forebyggende arbeid. Gjennom IA-avtalen har UMB benyttet seg av tilretteleggingstilskudd fra NAV til vikartjenester, til innkjøp av tilpassede kontormøbler og arbeidsutstyr for sykmeldte og for tilsatte som er utsatt for sykdom. Gjennomført i 2009: - Det er foretatt opplæring i IA-arbeid for ledere og personalarbeidere i Personalforum og individuelt gjennom dialogmøter og rådgivning, spesielt kan nevnes kurset Når nok er nok som ble holdt av representanter fra NAV. - Nye rutiner i samarbeidet mellom NAV, BHT og UMB i sykefraværsoppfølgingsarbeidet. Alle dialogmøter foregår en fast dag i måneden. En person fra Personal- og organisasjonsavdelingen er med og har blant annet en koordinerende funksjon for hele UMB. - Konfliktløsingstiltak og annet miljøarbeid i utsatte grupper, for å hindre sykmelding og øke kvaliteten på arbeidsmiljøet. - Tilsatte med behov har fått anledning til å prøve seg i annet arbeid så langt det har vært mulig å finne passende arbeidsoppgaver. - UMB har gitt eksterne søkere gjennom NAV mulighet for arbeidsutprøving. - BHT har gitt tilbud om samtale, rådgivning og behandling gjennom hhv bedriftssykepleier og psykolog. 9

11 - UMB har i over to år hatt tilbud om Redcord-trening (slyngetrening) for ansatte. Det er blitt gitt individuell veiledning for ansatte med spesielle behov og for grupper. Formålet har vært å forebygge overbelastning og skader hos friske arbeidstakere og forhindre at de med plager blir sykmeldt og kommer i risikogruppe for uførepensjon (individuell trening) Målrettede helsekontroller Ca 50 personer har vært inne til helsekontroll, inkludert kontroll av hørsel- og lungefunksjon, samt leverfunksjonsprøver. Det er ikke oppdaget noen arbeidsrelaterte helseplager av fysisk karakter Personskader og nestenulykker I løpet av 2009 ble det rapportert 12 mindre hendelser ved UMB. Avvikene viser stor variasjon og det ble blant annet rapportert et mindre branntilløp, skade i møte med innbruddstyver, syreflaske i gulvet og kuttskader ved håndtering av dyr og ved parkarbeid Psykososiale og organisatoriske forhold Det har i 2009 vært fokus på at ansatte skal få tilbud om en medarbeidersamtale. UMB har ikke gjennomført systematisk kartlegging (medarbeiderundersøkelse) av det psykososiale arbeidsmiljøet i Dette er planlagt gjennomført i Follo bedriftshelsetjeneste har i sin årsrapport (vedlegg 1) oppsummert sin kontakt med UMBs ansatte. Rapporten gir gode råd i det videre systematiske HMS arbeidet innen viktige temaer som personalledelse, sykefraværsoppfølging, rusforebyggende arbeid og kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet ved UMB. POA har valgt å prioritere flere av forslagene til tiltak i denne rapporten på handlingsplanen for 2010 (se punkt 4). 2.6 Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek Kjemikalieprosjektet I de siste årene har det vært et økende fokus på laboratoriesikkerhet ved universiteter og høyskoler. Dette har bakgrunn i bl.a. Rosenborgsaken ved NTNU. I har arbeidstilsynet hatt fokus på kjemisk og biologisk helsefare ved universiteter og høyskoler. UMB hadde helhetlig tilsyn på sine laboratorier i januar og februar I januar 2010 vil UMB lyse ut en 50 % stilling med ansvar for overordnet laboratoriesikkerhet og stoffkartotek. Universitetsdirektøren har med bakgrunn i dette startet et prosjekt for å samordne ressurser og gå igjennom dagens rutiner innen kjemikaliehåndtering, laboratoriesikkerhet og UMBs stoffkartotek. Målsettingen med prosjektet er å sørge for at UMB har kontroll på egne risiki i forbindelse med studenter og ansattes arbeid med kjemikalier og biologiske faktorer. Prosjektet skal skaffe en oversikt over følgende områder: - Behov for felles rutiner - Opplæring av studenter og ansatte (krav, omfang, språk og dokumentasjon) - Rutiner for stoffkartotek (ansvarlige, innlegging av datablader, opplæring og kompetanse) - Miljøregnskap, innkjøp- og avfallsrutiner - Lagring av kjemikalier - Rutinemessige kontroller (avtrekkskap, ventilasjonskanaler, gassanlegg etc.) 10

12 Arbeidsgruppen er satt sammen med representanter fra de enhetene som har utstrakt laboratorievirksomhet. POA koordinerer prosjektet. Prosjektet skal levere rapport i juli Organisering av sentralt arbeid med laboratoriesikkerhet og stoffkartotek Under ledelsens miljøgjennomgang ble det tatt opp at miljøkoordinator deler sin arbeidstid mellom miljøledelse, innkjøpsarbeid og stoffkartotek/hms. Innkjøpsseksjonen har mange arbeidsoppgaver, og har behov for å øke innsatsen på dette området. Høsten 2009 ble det derfor utredet at miljøkoordinator fritas fra arbeidet som stoffkartotekansvarlig. Universitetsdirektøren har med bakgrunn i dette arbeidet besluttet å opprette en 50 % stilling som UMBs stoffkartotekog laboratoriesikkerhetsansvarlig. Denne stillingen kombineres med en 50 % HMS koordinatorstilling ved IKBM. Stoffkartotek og laboratoriesikkerhetsarbeidet vil bli rapportert sammen med det systematiske HMS arbeidet i POA Elektronisk stoffkartotek Bakgrunn Gjennom et samarbeid med de andre institusjonene på Campus, ble det i 2001 skrevet kontrakt med Ecoonline AS om levering av et felles stoffkartoteksystem. Det er nå etablert en lokal database med over 6300 stoffer og kjemikalier. I tillegg har UMBs brukere gjennom denne basen, tilgang på til sammen nesten stoffer. Det er et generelt inntrykk at de labansatte har god oversikt over faremomentene til stoffene de bruker, og at datablader er lett tilgjengelig i nærheten av arbeidsplass. Organisatorisk opplæring Ved alle enheter hvor kjemikalier brukes, er det utnevnt såkalte stoffkartotekansvarlige. Disse, og flere andre, har gjennomført brukerkurs og kurs i hvordan risikovurdering av stoffer og kjemikalier skal gjennomføres. Instituttene har også fått tilbud om konkret hjelp i forbindelse med oppstart av risikovurdering av stoffer og kjemikalier. Nytt I august fikk UMB beskjed om en kommende gjennomgang fra Arbeidstilsynet, med vekt på kjemisk og biologisk helsefare i laboratorier. Tilsynet ble gjennomført vinter Som forberedelse til dette tilsynet ble det høsten 2009 fokusert på å få ferdig risikovurderinger av stoffer og kjemikalier ved aktuelle institutt. I tillegg er stoffkartoteksystemet komplettert med en modul for eksponeringsregistrering. Det er en målsetning å kjøre opplæring på denne modulen i første halvdel av 2010, for deretter å starte eksponeringsregistreringen lokalt. Året ble avsluttet med at Ecoonline fikk oppdrag med å vaske vårt stoffkartotek for ukorrekte og ufullstendige registreringer, og erstatte disse med oppdaterte HMS-sikkerhetsdatablad. Utfordringer Året startet med de samme utfordringer og svakheter som ble registrert i 2008 (se rapport). Med informasjonen om den kommende gjennomgangen fra Arbeidstilsynets i august, ble det satt fart i arbeidet med risikovurdering av stoffer og kjemikalier. Ved årsskiftet var mange kommet vesentlig mye lenger med dette arbeidet. De største utfordringene i året som kommer, vil være å: - etablere en forståelse hos lokal ledelse hva ansvaret for kjemikaliesikkerhet innebærer, og hva det kan føre til for UMB dersom dette ansvaret ikke blir tatt på fullt alvor. 11

13 - fullføre risikovurdering av stoffer og kjemikalier - forholde seg til Arbeidstilsynets avvik og lukke disse - gjennomføre opplæring på modulen for eksponeringsregistrering - starte og fullføre arbeidet med eksponeringsregistrering - bestemme og gjennomføre tiltak for å redusere eller fjerne registrert eksponering - etablere og implementere rutiner i forbindelse med anskaffelse av farlige kjemikalier, for å vedlikeholde kvaliteten på stoffkartoteksystemet 2.7 Ytre miljø I henhold til UMBs miljøstrategi skal universitetets virksomhet være miljøvennlig, og miljøhensynet skal integreres i styringssløyfen så vel som i den totale driften av virksomheten. Arbeidet med det ytre miljøet ved UMB er absolutt et lagarbeid, og det er liten tvil om at enheter, ansatte og studenter har hatt, og har, et økt fokus på dette. Dette har stor betydning for de resultatene UMB har oppnådd på dette feltet. I 2009 ble UMB resertifisert etter NS-EN ISO for andre gang. Denne gangen ble sertifiseringen gjennomført av TI-Sertifisering AS, som vant anbudsrunden etter at vi hadde hatt Dovre sertifisering AS i seks år. Det var en ny og spennende erfaring, men som også denne gangen endte med at vi ble resertifisert for nye tre år. Miljømål UMBs mål for 2009 er beskrevet i form av en handlingsplan, og har hatt fokus på: redusert forbruk av energi, papir og vann miljøvennlige innkjøp kildesortering og reduksjon av restavfallet gjenbruk av UMBs brukte PC er i utviklingsland klimaregnskap redusert reisevirksomhet miljøandeler i forskning og undervisning holdningsskapende arbeid lokalt I skrivende stund eksisterer det ikke en fullstendig oversikt over alle måltall, men det ser ut til at vi også i år vil få gode reduksjoner i deler av forbruket og utslippet. UMB har ikke klart å komme i mål med å lage et opplegg for redusert reisevirksomhet, og kildesorteringen bør bli bedre. Undervisning Noen laboratoriekurs har fokusert på kjemikaliers påvirkning på ytre miljø, og hvordan disse evt. kan gjenvinnes eller uskadeliggjøres. Det er ikke gjennomført kurs i miljøledelse i Informasjon Informasjon om UMBs miljøprestasjoner og løsninger har skjedd gjennom web, miljørapporter og foredrag, samt at prestasjonen er kontrollert av ekstern revisor i forhold til miljøstandarden NS-EN ISO 14001:2004. Samarbeid Det har de siste årene vært arrangert faglige utvekslingsmøter med de andre universitetene på temaet ytre miljø. Dette har vært svært positive møter med stort utbytte for alle. Det siste året har UMBs studenter hatt et økt fokus på ytre miljø, og på hvordan UMB kan bedre sin miljøprestasjon. Dette er et veldig bra og viktig bidrag i det arbeidet som allerede gjøres for 12

14 miljøet ved universitetet ikke minst med tanke på at studentene også har gode kanaler mot ledelsen. Vi håper på et fortsatt godt samarbeid med studentene for økt miljøprestasjon og redusert klimapåvirkning fra UMBs virksomhet. Det kan også nevnes at det er etablert et nytt videokonferanserom i 4 etasje i Cirkus. 2.8 Sikkerhet og beredskap Det har ikke vært større avvik på fysisk sikkerhet. Noen avvik er registrert av innleide vektere. Eksempler på avvik er: - Åpne hoveddører etter stengetid - Åpne vinduer etter stengetid - Alarm utløst pga. feil bruk - Personer uten identifikasjon I 2009 har ingen avvik vært umulig å lukke. UMB står allikevel ovenfor flere utfordringer når det gjelder sikring av mennesker, bygninger og øvrig verdier. Pr i dag har UMB et minimumsbudsjett til fysisk sikring. Det medfører at det til tider tas en risiko med henblikk på verdier (datautstyr, forskningsmateriell etc.). Vi har flere bygninger som er for dårlig sikret i forhold til risiko. Noen få investeringer i adgangskontroll og alarmanlegg er blitt gjort i Det har ikke vært hendelser hvor bruk av beredskapsplanen har vært nødvendig. Det arbeides med en ny berederskapsplan, basert på handlingskort for de forskjellige ledernivåene ved UMB. Dette arbeidet vil være ferdig i løpet av høsten Parallelt med dette er det innkjøpt egen programvare for Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS). Det er igangsatt opplæring ute ved instituttene, slik at alle skal få gjennomført ROS innen utgangen av Brannvern Flere tekniske og organisatoriske brannverntiltak er gjennomført: Tekniske: - Nytt brannalarmanlegg i Meieribygget. - Lukking av avvik fra branntilsyn foretatt i Oppfølging av sluttfase Sørhellingabygget - Løpende oppfølging og vurderinger av brannverntiltak i nye byggeprosjekter - Stengt to etasjer i Ur-bygget og bedret rømningsforholdene for de andre etasjene. Organisatoriske: - Gjennomført branntilsyn på 14 særskilte objekter - 1 lokal brannkoordinatorer har vært på brannvernlederkurs - Arrangert 1 samling med de lokale brannkoordinatorene - Bistått brannkoordinatorene med brannøvelser 2.10 Strålevern Årsrapport fra UMB for året 2009 omfatter ca. 40 mer eller mindre faste brukere og 20 engangsavlesninger i forbindelse med kurs og lignende, samt 4 faste installasjoner (1 EM, 2 røntgenutstyr, 1 gamma kilde) og 10 laboratorier (1 B-lab., 16 C- lab.). Flere av disse C- laboratoriene er i 2009 lagt ned som laboratorier hvor det arbeides med radioaktivitet, så ved utgangen av 2009 var kun 4 C-laboratorier operative. 13

15 Uhell og hendelser Det har ikke forekommet noe uhell eller hendelser av strålevernmessig betydning i 2009 (jf. strålevernforskriftens 11) ved Campus Ås. Strålevernet utfører dosemålingene for alle brukere ved Ås Campus og det har ikke vært noen eksponeringer av betydning av dosekortene til brukerne av ioniserende stråling i denne perioden. Generelt har bruk av radioaktive isotoper på enkelte av brukerstedene blitt redusert i 2009 og radioaktivitetsnivåene som benyttes er lave. Undervisning Isotoplaboratoriet har holdt ordinært kurs KJ350 Radioaktivitet og strålevern (10 studiepoeng) på hovedfag/dr. grads nivå høst Kurset bidrar til å gi de som arbeider med radioaktivitet adekvat utdanning, og studenter med bestått eksamen får brukertillatelse. Det planlegges at deler av dette kurset skal gis som brukerkurs for eksterne/teknisk brukere som ikke trenger studiepoengene, men kun brukertillatelsen. Brukere som ikke har dette kurset må dokumentere tilsvarende utdanning før brukertillatelse gis. Strålevernansvarlige Det har ikke vært endring av strålevernansvarlige i Forbruk av åpne radioaktive kilder Oversikt over innkjøp og forbruk av åpne radioaktive kilder i forutgående år, summert for hver enkelt nuklide totalt for hver enkelt virksomhet og rapportert til Statens Strålevern. Oversikt over utslipp av alle radionuklider i henhold til godkjenningen for utslipp av radioaktive stoffer er rapportert til Statens Strålevern. Når det gjelder generert avfall, er det ikke levert noe til IFE i 2009, men det er foretatt en opprydning som tilsier levering til IFE i Ellers blir avfall oppbevart til nuklidene har dødd ut før de kastes som vanlig avfall, eller oppbevart med tanke på levering til IFE. Konklusjon Arbeidet med radioaktive kilder ved UMB følger de kravspesifikasjonene som er gitt i Strålevernets rammetillatelse. 14

16 3 Oppsummering av årsrapportering fra enhetene Enhetene har svart på HMS relaterte spørsmål via en nettbasert undersøkelse. Under er de viktigste funnene i årsrapporteringen oppsummert. Overordnet HMS arbeid - Det har vært fokus på å øke gjennomføring av medarbeidersamtaler i oppfølging av ansatte i Enhetene rapporterer at fra 0 til 100 % av de ansatte har gjennomført en medarbeidersamtale. Ca 400 ansatte har hatt en slik samtale i Enhetene ønsker felles rutiner for nytilsatte av 11 enhetsledere har obligatorisk HMS opplæring. 9 av 11 enheter har egen handlingsplan for HMS. Sykefravær og IA-avtalen - Alle enhetene svarer at de arbeider systematisk med oppfølging av sykemeldte. 5 av 11 enheter svarer at alle ansatte har fått tilbud om IA-opplæring og informasjon om sine rettigheter og plikter. - Flere av enhetene etterspør mer informasjon og opplæring til enhetens ansatte. Laboratoriesikkerhet og elektronisk stoffkartotek - Enhetene rapporterer god opplæring på laboratoriene i bruk av verneutstyr, førstehjelp og sikkerhet. Opplæring ble gitt på engelsk ved behov. - Ved enheter med laboratorier blir det rapportert om gode rutiner for kjøp, merking og oppbevaring av kjemikalier. - Når det gjelder bruk av stoffkartotek rapporterer tre av fem enheter at stoffkartoteket er oppdatert i henhold til forskrift - Tre av fem enheter mangler rutiner for substitusjon av kjemikalier. - Fire av fem enheter har gjennomført kontroll av avtrekkskap. Ytre miljø - Det er gjennomgående gode rutiner for tiltak for gjenvinning av avfall og for reduksjon av papir- og energibruk. - 6 av 11 enheter har egne rutiner for telefonmøter. Det rapporteres om manglende utstyr til videokonferanser. - Enhetene har ikke hatt fokus på reduksjon av bilbruk eller vannforbruk. De etterspør felles miljøkampanjer. Sikkerhet og beredskap - Det blir rapportert om god adgangskontroll på områder med personalopplysninger, genmodifiserte organismer, strålevern, farlige kjemikalier og sensitivt forskningsmateriale - Fem av syv enheter har innarbeidet rutine for feltarbeid i Seks av åtte enheter har skriftlige rutiner for arbeid som medfører økt risiko (ROS) - Alle enheter som bruker maskiner og utstyr rapporterte at alle har obligatoriske sertifikater Brannvern - Fire av elleve enheter har gjennomført brannvernopplæring - Sju enheter av elleve gjennomførte en årlig brannvernøvelse 15

17 4 Handlingsplan for 2010 Overordnede tiltak i 2010 Innen Ansvarlig Alle ansatte får tilbud om medarbeidersamtale 2010 Enhetsledere Kjemikalieprosjektet gjennomføring og sluttrapport Juli 2010 POA Egen side for interne kurs ved UMB Febr POA Prosjekt som vurderer gjennomføring av Juni 2010 POA medarbeiderundersøkelser Revisjon av handlingsplan mot seksuell trakassering Mai 2010 POA Rutiner for rusforebyggende arbeid ved UMB Juni 2010 POA Overordnet målsetting for systematisk arbeid med psykososialt Sept 2010 POA arbeidsmiljø Rutiner for mottak av nytilsatte og gjesteforskere 2010 POA Revisjon av tilpasningsavtalen 2010 POA Implementering av rutiner for sykefraværsoppfølging på 2010 POA /enhetene enhetene Lage system og rutiner for ansatte med behov for andre Juli 2010 POA arbeidsoppgaver Rutiner for mottak av nytilsatte og gjesteforskere 2010 POA Oppfølging av tilsyn ved UMBs laboratorier Nov 2010 POA Sluttrapport på kjemikalieprosjektet Juli 2010 POA Nye, felles rutiner for kjemikaliehåndtering, stoffkartotek og 2010 POA opplæring Risiko- og sårbarhetsanalyser på alle enheter 2010 DSA Etablering av stasjonærvakthold ved UMB. våren DSA Utarbeide instrukser for bruk av UMBs lokaler etter kl DSA Revisjon av sikkerhetsarbeidet ved UMB 2010 DSA Ytre miljø egen handlingsplan til US 2010 Økonomiavd. Opplæring og kompetanse - tiltak for 2010 Innen Ansvarlig Videreutvikle opplæring i Redcord 2010 POA Kurs i hovedavtalen - medbestemmelse Mars 2010 POA Opplæring av mellomledere i personalledelse og IA 2010 POA Seminaret positiv prestasjonskultur tilbud til alle ansatte Sept 2010 POA Informasjon om UMBs medarbeidersamtaleverktøy som en del 2010 POA av lederopplæring samt som egen sak i personalforum Kurs for ledere - håndtering av personkonflikter og trakassering 2010 POA Lederopplæring ved UMB HMS ansvar 2010 POA Opplæring på modul for eksponeringsregistrering (Ecoonline) 2010 POA Felles lab. opplæring for utenlandske forskere (på engelsk) 2010 POA Utarbeide og implementere et foredrag i brannopplæring for studenter og ansatte 2010 DSA 16

18 Aktuelle saker for AMU 2010 Medbestemmelse og psykososialt arbeidsmiljø i fusjonen Rutiner for rusforebyggende arbeid Rutiner for mottak av nytilsatte og gjesteforskere Oppfølging av tilsyn ved UMBs laboratorier Sluttrapport på kjemikalieprosjektet Nye, felles rutiner for kjemikaliehåndtering og stoffkartotek Lederopplæring ved UMB Tospråklig Campus hvordan sikre at HMS info er tilgjengelig på engelsk og norsk Medarbeiderundersøkelse Handlingsplan mot seksuell trakassering Grunnlagsdokument for sikkerhet Ansvarlig POA POA POA POA POA POA POA POA POA POA DSA 17

19 Vedlegg 1 Årsrapportering fra Follo Bedriftshelsetjeneste Leveranse/timeforbruk Follo Bedriftshelsetjeneste AS ble etablert i 1995 og holder til i Ås sentrum. Per januar 2010 er det 10 ansatte fordelt på lege, sykepleiere, fysioterapeuter, yrkeshygieniker, jurist, psykolog og førstehjelpinstruktør. UMB har hatt avtale med Follo Bedriftshelsetjeneste AS siden januar Avtalen er todelt og omfatter 500 timer ordinært BHT-arbeid og 200 timer spesielt mot friskvern/ergonomi. Det ble i 2009 brukt noen flere timer som skyldes økt bruk av redcord, psykolog og økt fokus på laboratoriesikkerhet på enhetene. Det har medgått relativt mye tid til administrasjon og møter i forbindelse med organiseringen av lovpålagte, målrettede helsekontroller og hvilke kartlegginger som skal ligge til grunn for utvelgelse av utsatte personer, samt stoffkartotek. Derfor er tiden til administrasjon, planlegging og møter relativt høy. Nå er dette stort sett avklart. Vi forventer derfor høyere aktivitet på kartlegginger og helsekontroller og mindre tid til administrasjon i Generelt inntrykk av HMS-arbeidet ved UMB Etter vår oppfatning gjøres det en god jobb med HMS på mange områder ved UMB. Sentraladministrasjonen har høy kompetanse, god fokus og jobber systematisk med arbeidsmiljøet. Sentralt finnes det også mange gode rutiner på HMS. Imidlertid ser vi at det er store variasjoner mellom enhetene i hvordan arbeidet med HMS praktiseres, og det er store forskjeller i forhold til interesse, kompetanse og ressursbruk. Enkelte institutter har ennå ikke vært i kontakt med BHT (med unntak av Redcord-trening), mens andre har benyttet oss flere ganger. Vårt inntrykk er at det er mangel på kunnskap om BHT mer enn mangel på behov, som gjør at enkelte enheter ikke har tatt kontakt med BHT. Det er forbedringspotensialer i hvordan vi samarbeider. Først og fremst gjelder dette bestillerkompetansen og kunnskapen om BHT ute hos instituttlederne og kanskje særlig på ansattnivå. Vi opplever at vi kan få gjort en bedre og mer helhetlig jobb dersom kjennskapen til hva vi kan bidra med, rutiner for bestilling av BHT og våre arbeidsrutiner hadde vært bedre kjent. Erfaringen er at enheter som har begynt å bruke BHT, ofte tar kontakt igjen. Inspeksjoner, vernerunder og målinger I 2009 har vi gått vernerunder og gjennomført yrkeshygieniske målinger for nesten alle enhetene på UMB: INA, IMT, IPM (Vollebekk), IHA, NORAGRIC, ILP og SHF. De yrkeshygieniske målingen har belyst svært ulike problemstillinger. Det har blitt målt Legionella i fiskeanlegg, kvikksølvdamp på nedlagte laboratorier, vannkvalitet på springvann, inneklima, støy på lab og i fiskeanlegg. I tillegg er det planlagt målinger på kjemikalielekkasjer fra lab til ventilasjon samt støv og muggsopp på forsøksgård. Fra et så bredt spekter av undersøkelser, er det vanskelig å slutte noe annet enn at UMB har et varierende miljø med mange ulike utfordringer. Vernerundene som er gått, har også vært i svært ulike typer lokaler med store variasjoner i utfordringer. Blant annet har vi vært på fiskefjøset, verkstedet på IMT, labene på IHA og INA, samt forskningsgården på Vollebekk. Disse stedene har et stort spenn i alder på bygninger og bruksområde. Det er derfor vanskelig å trekke noen generelle slutninger i forhold til vedlikehold, gjennomgående problemer, kompetanse, planlegging av arealer/oppussinger, ressurser m.m. Det er imidlertid tydelig av mange av bygningene bærer preg av lav teknisk standard som følge av høy alder og/eller mangelfullt vedlikehold over lang 18

20 tid. Vi ser også at det i en del tilfeller er gjort nødløsninger og ettermonteringer som ikke er tilstrekkelig gjennomtenkt og midlertidige installasjoner som har vart vesentlig lenger enn de var tiltenkt. Eksempler på feil som er funnet: - Mangel på ventilasjon i lokaler hvor dette er påkrevd. - Mangel på ledelys og skilting av rømningsveier. - Midlertidige fiskeanlegg bygd for å vare i to år, er i bruk mer enn 10 år senere. - Ignorering av risikoforhold som ansatte har meldt fra om i lang tid. - Montering av om luftsventilasjon som ikke gir fullgodt resultat, ikke tilfredsstiller - forskriftskrav og medfører andre problemer som f.eks støy. Ergonomi På ergonomi har fysioterapeutene i Follo BHT i samarbeid med UMB, fått gjennomført en god del i Timene er benyttet til individuelle arbeidsplassvurderinger. Disse omfatter både arbeidsplassvurderinger hos sykemeldte eller de som står i fare for sykemelding, samt ansatte som ønsker at noen skal se på arbeidsplassen sin. Ved vurderinger av sistnevnte gruppe, opplever vi stadig at mye av jobben består i å vise hvordan stoler reguleres, hva som er god innstilling og gi allmenne tips om ergonomi og variasjon i arbeidet. Det er derfor en god del å hente på å heve kunnskapsnivået innen ergonomi slik at de individuelle arbeidsplassvurderingene blir forbeholdt de som har reelle behov. Et forslag for kommende år er å satse mer på fellesundervisning for å øke forståelse for grunnleggende ergonomi. Dette vil også være en god arena for å øke generelle kunnskapsnivå om muskel- og skjelettlidelser blant de ansatte og gi økt forståelse for hva og hvordan den enkelte selv kan jobbe forebyggende. Interessen for dette ble luftet tidligere dette året, men vi mottok den gang ingen respons. Vi ønsker en ny dialog rundt hvordan slik undervisning kan gjennomføres da vi føler at vi kan gjøre mer for flere ved slike fellessamlinger enn ved individuelle arbeidsplassvurderinger. Også innenfor ergonomi er det et ønske fra Follo BHT å foreta flere helhetlige kartlegginger. Kartleggingene bør omfatte både fjøs, laboratorier og kontorlandskap. Ved å foreta større kartlegginger og vurdere risiko, kan vi i samarbeid komme frem til bedre og mer målrettede tiltak enn de sporadiske arbeidsplassvurderingene som har dominert det ergonomiske arbeidet til nå. Vi foreslår følgende forbedringer for 2010: - Ergonomiske kartlegginger som grunnlag for tiltak. - Mer undervisning i generell ergonomi og tilpasning av arbeidsplasser. Redcord Redcordtrening er i full gang på i alt 11 enheter. Gjennomføringen varierer imidlertid noe fra sted til sted. Enkelte steder, hovedsakelig der treningen har pågått siden starten, er det jevn og god treningsoppfølging, mens andre steder er oppslutningen lavere. Best oppslutning er det de steder hvor slyngene er lett tilgjengelig. Der hvor man enten må til en annen bygning for å trene og/eller de ansatte har flere arbeidsplasser er det vanskelig å holde en jevn treningsinnsats. Det kan være en ide å gjøre en evaluering av Redcord treningen blant de ansatte. Vi ønsker gjerne å evaluere oss selv, treningstilbudet og tilgjengelighet på lokaler/utstyr ved å gi 19