Møtet ble avholdt om bord på DFDS Pearl Seaways mens båten lå til kai i Oslo.

Transkript

1 Lions Clubs International MD 104 Norge Protokoll fra Guvernørrådsmøte den 28. august 2014 Møtet ble avholdt om bord på DFDS Pearl Seaways mens båten lå til kai i Oslo. Til stede: Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen, ass. guvernørrådsleder Lill Alver, distriktsguvernørene: Torstein Nærbøe, Ingvar Waage, Rolf Stave, Rolf Norgren, Helle Soos Fauerskov, Yngve Lindgaard-Berntsen og Ragnvald Johnsen Fagsjefene; Stefan Soos, Bjørn Zarbell, Nils Ørum, Christian H. Johansen og Hroar Thorsen Fra administrasjonen møtte regnskapsmedarbeider Øystein Berg-Nilsen og generalsekretær Heidi Lill M. Oppegaard Observatører: Kåre Rise, Ole Traasdahl, Svein Berntsen, PO Bjerkesmoen, Thore Jan Klever, Asbjørn Larsen, Knut-Olav Gaaseby, Kari Sandum Jarman, Alf E. Olsen, Torgeir Pettersen, Borgar Aasterud, Annar Bottegaard, Evy Einarsen og Hilde Straumsheim. 1. Åpning og konstituering Guvernørrådsleder Kay Arne Sørensen ønsket velkommen til inneværende Lionsår sitt første Guvernørrådsmøte samt Lions fagdager. Sonelederne ble ønsket spesielt velkommen. Assisterende guvernørrådsleder Lill Alver leste Lions etiske norm. Innkalling og saksliste ble godkjent. Følgende saker ble tatt opp til behandling: 1.01 LCI International President Jitsuhiro Yamada sitt tema 2015/2016 Vedtak: Årets tema «Bringing Dignity to others through Humanitarian Service» ble tatt til orientering. 2. Protokoller 2.01 Protokoll fra GRM den Lions Clubs International MD 104. E-post: post@ lions.no Web: Ensjøveien 18, 0661 Oslo. Telefon: Mobil:

2 Vedtak: Protokoll fra GRM den i Kirkenes ble enstemmig vedtatt Protokoll fra Riksmøtet 2015 i Kirkenes Vedtak: Protokoll fra Riksmøtet 2015 i Kirkenes ble tatt til orientering 2.03 Protokoll fra CC møtet på Hawaii den Vedtak: Protokoll fra CC møtet på Hawaii den ble tatt til informasjon 3. Rapporter 3.01 Årsrapport YCEC 3.02 Årsrapport forebyggende ungdomsarbeid 3.03 Årsrapport PR 3.04 Årsrapport IRC 3.05 Årsrapport GMT 3.06 Årsrapport GLT Felles vedtak i sak 3.01 til og med sak 3.06; Rapportene godkjennes SAMMENDRAG AV RAPPORTER FRA MD FAGSJEFER DG Ragnvald Johansen hadde følgende kommentarer til rapportene fra fagsjefene; Generelt bør rapportene være skrevet slik at det er mulig og se hvilke aktiviteter og hvilke resultater som foreligger. Ikke alle har, etter min mening greid å få frem dette. Min vurdering av MD NAC er at den er litt vinglete, dvs. litt tungvint å bla i for å finne frem til de endelige resultater. Men det skal sies at her har det vært mange gode prosjekt og gode resultater. MD IRC: Svært mange gode prosjekt og aktiviteter, men jeg kunne ønske meg litt flere ord slik at det kom frem hva som er gjort på de ulike møter og befaringer. Rapporten er skrevet med stikkord, og da burde i hvert fall presentert den i plenum. MD GMT En fyldig og lett leselig rapport. Det mest positive i rapporter er at vi har fått inn 571 nye medlemmer siste året. Klubbene må bli dyktigere til å ta vare på alle medlemmer, dvs. at vi må bli stoltere. 2

3 MD GLT En rapport som inneholder alt som har skjedd, og han har maktet å få det inn på en og en halv side. Kort, konkret og lettlest. Etter min mening den beste rapporten. Skulle det være mulig å få inn en mal på hvordan rapporter skal settes opp? - Og hva med forskjellen mellom statusrapport og Årsrapport. Som fersking vet jeg ikke forskjellen på disse, og derfor ble statusrapport fra MC YCEC ikke vurdert Halvårsrapport LAN/Malawi 3.08 Rapport LAN/Zambia 3.09 Årsrapport Kontrollkomiteen Vedtak: Rapporten tas til informasjon 3.10 Statusrapport Kontrollkomiteen Vedtak: Rapporten tas til informasjon 3.11 Status Thorvaldsenfondet 3.12 Rapport Orkester Norden 3.13 Rapport Lion Mints 3.14 Årsberetning Stiftelsen Det er Mitt Valg Vedtak: Årsberetningen tas til informasjon 3.15 Statusrapport fra Lions Førerhundskole og Mobilitetssenter 3

4 Vedtak: Rapporten tas til informasjon 3.16 Rapport fremdrift evaluering av Mitt Valg Vedtak: Rapporten tas til informasjon Utgår, se tidligere saker om Det er Mitt Valg Guvernørrådet tok en pause fra kl 12 til kl for å være tilstede under åpningen av Lions Norge sin første Bistandskonferanse om bord på båten. 4. Handlingsplaner Handlingsplaner distriktene A1- J 4.02 Handlingsplan GLT 4.03 Handlingsplan YCEC 4.04 Handlingsplan NAC 4.05 Handlingsplan IRC 4.06 Handlingsplan GMT 4.07 Handlingsplan PR DG i H Rolf Norgren hadde følgende kommentarer til planene: Generelt: De fleste fagsjefplanene utarbeidet på standard mal Alle har inkludert konkrete mål med ansvarshavende og milepæler. Noen har angitt tidspunkt for statusrapportering Måltall er generelt en mangelvare 4.01 Handlingsplaner distriktene: Alle planer utarbeidet i henhold til mal og innsendt som forutsatt 4.02 GLT: Ungdomskonseptet bør inkorporeres 4.03 YCEC: Tydelige mål Mangler Orkester Norden, Ungdomskonseptet og AIM 4

5 4.04 NAC: Konkret m/måltall 4.05 IRC: Tatt høyde for Strategi-vedtaket fra RM 4.06 GMT: Konkret, meget ambisiøs, men dette som følge av MD handlingsplan. Få med at Cyber-klubben skal evalueres Felles vedtak i sakene 4.01 tom 4.07; Handlingsplanene godkjennes. 5. Organisasjon og administrasjon 5.01 Komiteer, styrer og utvalg. Ajourhold og nyvalg Vedtak: Saken utsettes til neste møte 5.02 Krise- og ulykkesplan for Lions Norge Vedtak: Krise- og ulykkesplan for vedtas 5.03 Lions Norge Rundt/status Vedtak; Statusrapporten ble tatt til informasjon 5.04 Camp Fjalir Lions Norge Vedtak; Franzie Lerch foreslås som prosjektleder. Lerch er forespurt og har svart positivt på henvendelsen Oppfølging av vedtak på Riksmøtet 2015 a. Oppfølging av RM sak 3.1 i fra LC Lillesand: Det nedsettes en komite bestående av DG Rolf Norgren (leder), PCC Tove Gulliksrud og en representant fra LC Lillesand. b. Oppfølging av RM sak 3.8 Arrangør av RM fra og med Det nedsettes en gruppe bestående av Hroar Thorsen (leder), AGRL Lill Alver og DG Ragnvald Johnsen 5.06 Prosjektgrupper og ungdomsleirer 2016 Vedtak; Det nedsettes en sentralgruppe bestående av DG Rolf Stave, DG Ingvar Waage og MD YCEC Stefan Soos som jobber videre med dette. 5

6 5.07 Convention-lodd Vedtak ny ordlyd: Reise, opphold og deltagelse for en norsk Lions osv Convention-reise Vedtak: En representant fra Lionskontoret reiser som reiseleder for lotterivinnerene til Convention Reisefordelingskomiteen endring av retningslinjer Vedtak; Nye retningslinjer vedtas frem til Lions Norge ved administrasjonen overtar ansvaret for RM i Innbetalingen til dekking av reiseutgifter settes til 10 kr Innsamlingskontrollen Vedtak; En arbeidsgruppe bestående av 3 personer fra LC Oslo/Bygdøy, Øystein Berg-Nilsen fra administrasjonen og DG Rolf Norgren (leder) jobber videre med saken Stillingsbeskrivelse generalsekretær Vedtak; Någjeldende stillingsinstruks erstattes med vedlagte stillingsbeskrivelse. GR gjennomgår og evaluerer om et år Søknad til Det kongelige hoff Vedtak: Lions sender en søknad til Det kongelige hoff, om kongelig beskytterskap Den hvilte stokkens dag Vedtak: GRL kontakter Lions Førerhundskole og mobilitetssenter og Blindeforbundet om at mulig samarbeid om den hvite stokkens dag 5.14 Lions 100 år Vedtak: DGene skal komme med distriktenes mål og planer for LCI sin 100 års feiring, samt navn på distriktets 100 års koordinator innen den til Lill Alver Øvre aldersgrense for arbeid ved Lionskontoret Vedtak; Korrigeringen i reglementet for Lionskontoret kap 3 14 godkjennes Utnevning av MD-ITC Vedtak; GR utnevner Asbjørn Larsen fra LC Risør som MD-ITC Medlemssituasjonen i Lions Norge 6

7 Vedtak; MD GMT vurderer å sette ned en komite som skal jobbe med medlemssituasjonen i Lions Norge. Ungdomskonseptet og LEO sees i sammenheng Korreksjon av vedtatte retningslinjer for ungdomsleirer i MD 104 Vedtak: Ordet religion strykes i punkt Endring av vedtekter for Stiftelsen Det er Mitt valg Vedtak: De foreslåtte endringene godkjennes 6. Økonomi 6.01 Utkast årsregnskap Vedtak: Guvernørrådet tar denne orienteringen til etterretning 6.02 Tildeling fra Lions Tulipanfond Vedtak: MD NAC følger opp saken 6.03 Reisefordeling i forbindelse med Riksmøtet Vedtak; I henhold til arbeidsordning for MD 104 kapittel V 17 pkt 1,2 og 6 skal alle klubber delta i reisefordelingen i forbindelse med Riksmøtet uavhengig om de deltar eller ikke. DG informerer klubben om dette Budsjett NSR Vedtak: Guvernørrådet tar budsjettet til NSR til orientering 6.05 Reisefordeling RM 2015 Vedtak; GR godkjenner årets reisefordeling i forbindelse med Riksmøtet 2015 i Kirkenes 6.06 Takkebrev fra LCIF Vedtak; Takkebrevet fra LCIF ble tatt til informasjon 7. Andre saker 7.01 Korrigering av retningslinjer for Lions Tulipanfond Vedtak; Guvernørrådet ber MD-NAC komme med et nytt forslag 7.02 Innsamlede bidrag til øyehelse Vedtak: Guvernørrådet tar rapporten til orientering og gratulerer distrikt H med økningen 7

8 7.03 Daglig leders rapport Vedtak; Guvernørrådet godkjenner orienteringen 7.04 Europaforum i Augsburg 8-11 oktober 2015 Vedtak; De som representerer MD 104 på EF er YCEC-utvalget, GRL, GS og MD IRC. Vår LCIF kontaktperson Morten Singsaas deltar dersom han har anledning Lions Mints Vedtak; Avtalen med LC Randaberg forlenges med et år Presentasjon av kandidater til valg på Riksmøtet Vedtak; Alle kandidater som stiller til valg på RM skal lage en 5-10 punkters liste som sier noe om hvorfor de er kvalifiserte til vervet. Når kandidaten ikke er tilstede og kan presentere seg skal denne listen vises på storskjerm og leder av valgkomiteen eller den denne har delegert dette til lese opp listen Trading School Balikuddembe Vedtak; Saken er tatt inn i MD IRC sin handlingsplan 7.08 TV-aksjonen 2015 Vedtak; I forbindelse med TV aksjonen 2015 foreslås det at Lions Norge åpner en egen konto for innbetaling fra klubbene til dette formålet. Slik at vi kan overlevere en samlet gave. Dette i tråd med vedtak fattet av GR i sak Hel gjødsel - ny aktivitet Vedtak: Guvernørrådet anbefaler at Sele Garden annonserer i LION ang salg av sine produkter, de kan også tilbys plass på vår hjemmeside LRF 50 års jubileum 2016 Vedtak; Guvernørrådet anmoder alle medlemmer om å holde av helgen 8-10 april 2016 for deltagelse på 50 års markeringen av LRF på Beitostølen Humanitære dilemmaer Vedtak: Guvernørrådet anbefaler at dette er på vår agenda 7.12 Åpning av barnehjem i Minsk (NSR prosjekt) 8

9 Vedtak; Invitasjonen sendes til distrikt H Bygging av klasserom i Balikuddembe Vedtak; Saken utsettes til neste møte i Guvernørrådet 8. Eventuelt Referent Heidi Lill M. Oppegaard, generalsekretær Lions Norge 9