Protokoll fra Guvernørrådsmøte

Transkript

1 Protokoll fra Guvernørrådsmøte Møtet ble avholdt på Clarion Hotel Admiral Til stede: Evy Einarsen Distriktsguvernør 104 A1( DG), Per Olav Bjerkesmoen Distriktsguvernør 104 B2, Ole Bjørn Hasli Distriktsguvernør 104 C3, Jonny Steindal Distriktsguvernør 104 D4, Kari Sandøy - Jarman Distriktsguvernør 104 E6, Ketil Stuan Distriktsguvernør104 H, Knut-Olav Gaaseby Distriktsguvernør 104 J, Lill Alver Guvernørrådsleder (GRL), Arve Lund Assisterende guvernørrådsleder (AGRL) og Hroar Thorsen Lionskontoret (Referent). Christian H. Johansen leder klubb- og medlemsutvikling(md-gmt), Rolf Norgren leder for oppæring (MD-GLT), Stefan T. Soos leder ungdomsutveksling (MD-YCE), Nils Ørum Leder nasjonalt- og internasjonalt hjelpearbeid (MD-IRC). Bjørn K. Skovly PCC, Helle Soos leder fadderbarnkomiteen, Svein Berntsen PID, Fredrik Knutsen leder 100års komiteen, Øystein Berg Nilsen Lionskontoret, Thor-Jan Klever PDG, Kåre Rise leder kontrollkomiteen og Lars Skjold Wilhelmsen kontrollkomiteen, Per Olav Ullberget PDG og Einar Lyngar. Forfall: Vibeke Aasland kommunikasjonsmedarbeider ( MD-PRC) og Hans Otto Glomsås leder forebyggende barene- og ungdomsarbeid (MD-NAC) GRL Lill Alver ønsket velkommen til møtet spesielt Internasjonal president Bob Corlew og akkurat avgåtte internasjonal direktør Svein Berntsen. AGRL Arve Lund leste Lions Etiske norm. Internasjonal president Bob Corlew fortalte om sine mål og sitt program. Alle land har fjell, men temaet er ikke bare mytet på fjell, det er også ment som et symbol på de utfordringer som Lions møter i sitt arbeid. Det handler om hvordan vi velger å se på de hindringer som vi møter i vårt arbeid. Det er disse hindringene som vi skal «klatre» over og utvikle Lions videre. Det er også i dag utfordringer knyttet til dagens teknologi som vi ikke hadde før, dette påvirker mange mennesker og gir oss nye områder å jobbe på. De tre viktigste service områdene er Medlemsutvikling/ medlemstilfredshet, leder trening og lokale service aktiviteter. Hvordan vi benytter dette inn i de 100års målene som Lions Club International har satt er viktig. Corlew fortalte at innenfor de 4 områdene Syn, Helse, Ungdom og Miljø har vi snart nådd våre mål. Det er viktig at Lions Klubbene utfører aktiviteter i lokalsamfunnet som å sette ut benker i nærområdet slik at befolkningen kan sitte og nyte enn pause, skape «fri» områder som kan benyttes til idrettsaktiviteter eller lekeområder. Dette er viktig for å vise at Lions bryr seg om det lokale. IP Corlew presiserte at de viktigste brikkene i vår organisasjon er klubbene og at presidentene er gode ledere. Det er derfor viktig at vi skaper sterke ledere og motiverte medlemmer. Medlemsutvikling er et betent tema, derfor er det viktig hvordan vi snakker om dette. Det er viktig å bygge opp, motivere, ikke beklage oss over at det ikke er flere medlemmer. Tlf: e-post: post@lions.no Hjemmeside:

2 Våre medlemmer er jo med i vår organisasjon fordi de ønsker å gjøre en forskjell for de som trenger en hjelpende hånd. IP Bob ber oss om å se på de områdene der vi ikke har klubber, det er det å starte nye klubber som må være vårt hovedmål. Hvordan dette skal gjøres er et spørsmål som ikke har ett fasit svar, her må det gjøres undersøkelser for å se hvilke oppgaver som Lions kan bidra med på det spesifikke området. I 1998 hadde vi nesten 1,5 mil medlemmer, i dag har vi medlemmer. Årets mål er flere medlemmer enn det vi mister. Årets start er bedre enn på mange tiår, dette tror vi kommer av at de aktivitetene som er igangsatt skaper en positiv holdning i lokalsamfunnet og det er der vi får nye medlemmer. Årets International Convention vil bli den store 100 års markeringen for Lions Clubs International, dette vil bli magisk sier IP Bob. Linker til sakene finnes i bunnen av dokumentet. Følgende saker ble behandlet av guvernørrådet: Sak: 1.01 IP Chancellor Bob Corlew sitt tema, se sammendrag i starten av protokollen. 2. Protokoller og referater Sak: 2.1 Protokoll fra Riksmøtet 2016 i Sarpsborg Vedtak: Protokoll godkjennes. Sak: 2.2 Protokoll fra GRM Vedtak: Protokoll godkjennes Sak: 2.3 Protokoll fra Guvernørrådsmøte Vedtak: Protokoll godkjennes Sak: 2.4 Referat fra CC møtet i Fukuoka Vedtak: Protokoll tas til etterretning Sak: 2.5 Referat fra Europaforum 2015 Vedtak: GR tar referatet til informasjon. 3. Rapporter Sak: 3.01 Sak: 3.02 Årsrapport fra MD YCEC Vedtak: GR godkjenner rapporten. Ber om at siste punkt i rapporten flyttes til handlingsplan 2016 / 2017 Årsrapport fra MD NAC Vedtak: GR godkjenner rapporten. 2

3 Sak: 3.03 Sak: 3.04 Sak: 3.05 Sak: 3.06 Sak: 3.07 Sak: 3.08 Sak: 3.09 Sak: 3.10 Sak: 3.11 Sak: 3.12 Sak: 3.13 Sak: 3.14 Sak: 3.15 Årsrapport fra MD PRC Vedtak: Årsrapporten godkjennes. Årsrapport fra MD IRC Vedtak: Årsrapporten godkjennes. Årsrapport fra MD GMT Vedtak: Årsrapporten godkjennes. Årsrapport fra MD GLT Vedtak: Årsrapporten godkjennes. Årsrapport fra MD ITC Vedtak: Årsrapporten godkjennes. Halvårsrapport LAN / Malawi Halvårsrapport LAN / Zambia Årsrapport fra kontrollkomiteen Vedtak: GR godkjenner rapporten Statusrapport Kontrollkomiteen Vedtak: GR godkjenner rapporten Statusrapport Thorvaldsenfondet Rapport fra Orkester Norden Rapport fra Lovkomiteen Protokoll fra styremøte i stiftelsen Lions førerhundskole og mobilitetssenter Det er en feil i dette referatet, nytt referat publiseres på hjemmesidene i sakspapirene. Sak: 3.16 Årsrapport DMV 2015 Sak: 3.17 Report for opening of Mangochi District eye unit Vedtak: Utsettes til November møtet 3

4 Sak: 3.18 Sak: 3.19 Bygging av øyeklinikk ved Kabawe General Hospital Zambia Statusrapport 100år komiteen Sak: 3.20 Halvårs rapport Stiftelsen Lions Førerhundskole og Mobilitetssenter Handlingsplaner Sak: 4.01 Handlingsplaner distriktene A1 - J (felles forside) Vedtak: Distriktenes handlingsplaner tas til informasjon. Sak: Handlingsplan 104 A Sak: Handlingsplan 104 B Sak: Handlingsplan 104 C Sak: Handlingsplan 104 D Sak: Handlingsplan 104 E Sak: Handlingsplan 104 H Sak: Handlingsplan 104 J Sak: 4.02 Sak: 4.03 Sak: 4.04 Sak: 4.05 Sak: 4.06 Sak: 4.07 Handlingsplan MD YCEC Christian Johansen bistår i arbeidet med Løvelekene Vedtak: Handlingsplanen godkjennes med endringer. Handlingsplan MD NAC Vedtak: Planen godkjennes. Handlingsplan MD IRC Vedtak: Handlingsplanen godkjennes Handlingsplan MD GMT Følgende endringer skal inn: Ansvarlig for oppstart av nye klubber: IPDG Ragnvald Johnsen. Ansvarlig for yngre medlemmer: Lions Irma Huskic Ansvarlig for flerkulturelle medlemmer: Helle Soos Vedtak: Handlingsplanen godkjennes med tilleggsopplysninger. Handlingsplan MD GLT Vedtak: Handlingsplanen godkjennes Handlingsplan MD PR Vedtak: Handlingsplanen godkjennes 4

5 Sak: 4.08 Handlingsplan MD ITC Vedtak: Handlingsplanen godkjennes 5 Organisasjon og administrasjon Sak: 5.01 Komiteer, styrer og utvalg. Ajourhold og nyvalg. Vedtak: Oversikten over komiteer, styrer og utvalg i oppdateres med de innspill som er kommet og tas opp igjen på november møtet Camp Fjalir settes inn som egen komite. Innvesteringsrådet til Thorvaldsen fondet settes inn som egen komite. Mandat til samtlige komiteer settes inn i listen. Sak: 5.02 Krise- og ulykkesplan Vedtak: Krise- og ulykkesplan for besluttes vedtatt. Sak: 5.03 Oppfølging av vedtak på RM 2016 Vedtak: Listen ajourføres fortløpende. Sak: 5.04 Lions Convention lodd: Ny ordlyd: Reise, overnatting og deltagelse på Convention for en norsk Lions osv. Vedtak: GR godkjenner ny ordlyd. Sak: 5.05 Convention reisen 2017 Vedtak: AGRL m/ ledsager reiser med Electene. GRL reiser med lotterivinnerne. Gjeldene reglement oppdateres i samsvar med vedtak. Sak: 5.06 IK system Lions Norge Vedtak: Det nedsettes en komite som arbeider ferdig IK systemet, de må ta hensyn til den rapporten som fullmaktskomiteen leverte til GRM i mai Forslag til komitemedlemmer er: Lars Skjold Wilhelmsen (Leder), Rolf Norgren, Jonny Steindal, Ketil Stuan, Gunnhild Rein Almås, Øystein Berg Nilsen (ansatt) og Lill Alver som observatør. Komiteen avleverer forslag til GRM november for så å kunne vedtas på GRM i februar Sak: 5.07 Sak: 5.08 Fullmaktsstrukturen i Lions Norge Se vedtak 5.06 Valg av Norsk koordinator for NSR Vedtak Guvernørrådet velger Christian Johansen LC Oslo / Nordstrand som NSR koordinator i tidsrommet

6 Sak: 5.09 Sak: 5.10 Sak: 5.11 Bemanningen av Lionskontoret Vedtak: Det oppnevnes en komite bestående av: Tore Hovde (leder), Evy Einarsen, Lill Alver (observatør), Roar Eng og Harald Hartviksen. Komiteen avleverer forslag til GRM november for så å kunne vedtas på GRM i februar AU får myndighet til å bemanne komiteen hvis noen av de foreslåtte ikke kan stille. Sammensetning av MD valgkomite Vedtak: Lovkomiteen kommer tilbake med en orientering om dette på GRM i November. Instruks og fullmakter fadderbarn-komitéen i Lions Norge Bjørn K. Skovly informerte om status i saken, han fortalte at revisorgodkjent regnskap foreligger og er overlevert til GS. Bjørn K Skovly redegjorde også for hvilken type satsing som fadderbarnkomiteen ønsker å gjennomføre. Regnskapene er ikke overlevert til GR. Vedtak: AU tilpasser instruksen til det nye internkontroll systemet. Det innarbeides retningslinjer for funksjonstid og habilitetskriterier. Fadderbarn-komiteen skal til enhver tid bestå av tre medlemmer oppnevnt av Guvernørrådet, disse skal ha 3 års funksjonstid. For å komme i rotasjon vedtar Guvernørrådet at Bjørn S. Skovly er utnevnt til 2017, Helle Soos til 2018, Astrid Marie Bakk til GR ønsker å øke satsingen på fadderbarn. Før dette kan gjennomføres må det fremlegges et revisorgodkjent regnskap fra Balikuddembe Association LTD, med tilhørende årsrapport. Sak: 5.12 Sak: 5.13 Stillingsbeskrivelse Hroar Thorsen (Behandlet i GR-AU og blir ikke publisert) Arbeidsavtale for LAN ut 2017 (Behandlet i GR-AU og blir ikke publisert) Sak: 5.14 Kontraktsavtale med Lions Norge for perioden 1. september desember (Behandlet i GR-AU og blir ikke publisert) Sak: 5.15 Personalsak i Malawi (Behandlet i GR-AU og blir ikke publisert) 6

7 Sak: 5.16 GRL sin overtagelse av GS sitt ansvar I forbindelse med at GS slutter, overføres det ansvaret og myndighet som ligger til denne stillingen til GRL. GRL kan / vil delegere deler av ansvar / myndighet til andre ansatte / tillitsvalgte etter behov. Guvernørrådet er enig i denne løsningen frem til komiteen som ser på bemanningen ved Lionskontoret har fremlagt sin endelige rapport og det er fattet vedtak om hvordan Lionskontoret skal bemannes i fremtid. Vedtak: Fra er Generalsekretærs oppgaver overført til guvernørrådsleder. Sak: 5.17 Årshjul Vedtak: Revidert årshjul godkjennes. Sak: 5.18 Organiseringen av LAN RM 2014 vedtok at LAN skulle gå tilbake til «Reglement for LAN av ». Dette bemerkes også i rapporten fra fullmakts-struktur komiteen. Vedtak fattet på GRM i sak 5.05 viser seg å kunne være feil i forhold til vedtaket på RM Dette betyr at man bør se på hele organiseringen av LAN i forhold til det vedtaket som er gjort på RM 2014, og at lovverk oppdateres i forhold til det. Vedtak: Det nedsettes en komite som ser på organiseringen av LAN. Forslag til komitemedlemmer: Svein Berntsen (leder), Kari Sandøy-Jarman, Nils Ørum, Tore Ivar Svare og Jan Erik Larsen. Komiteen leverer forslag til mandat snarest. Dette godkjennes pr e -post av GR 6 Økonomi Sak: 6.03 Utkast årsregnskap 2015 / 2016 Vedtak: Utkast til regnskap fremlegges senest på GRM i november. Revidert regnskap skal opp som sak på GRM i november. Sak: 6.04 Revidert budsjett 2016/ 2017 Vedtak: Utsettes til GRM i november. Sak: 6.05 Budsjett RM 2017 Vedtak: Det fremlagte budsjettet godkjennes. Sak: 6.06 Regnskapsrutiner i Lions Norge Vedtak: Regnskaps «modell» utarbeides av Jonny Steindal og Ketil Stuan. Dette avleveres før

8 Sak: 6.07 Huskeliste for økonomiske anbefalinger Vedtak: Listen skal forespeile det vedtaket som er gjort på RM. Det kan opprettes et punkt 3 på dagens liste med overskriften: Andre nasjonale aktiviteter. Her settes Fadderbarn inn og det settes etter evne under sum. 7 Andre saker Sak: 7.02 Sak: 7.03 Sak: 7.04 Sak: 7.05 Europaforum i Sofia RM 2016 vedtok at deltagelse på EF skal godkjennes av Guvernørrådet: All deltagelse i møter i regi av NSR og Europaforum der det er forutsatt at Lions Norge skal dekke kostnadene, skal vurderes og godkjennes av Guvernørrådet ut fra krav om verdien av deltagelsen. Det vises da til de to prioriteter gitt under anbefalinger. Dette var arbeidsgruppens konklusjon som ble vedtatt med følgende vedtak: Dirigenten foreslo følgende tillegg til forslaget: Rapporten godkjennes og konklusjonen i forslaget følges opp av Guvernørrådet. Guvernørrådets forslag, med dirigentens forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt Vedtak: GR anbefaler at følgende reiser til årets Europaforum fra MD104: GRL, AGRL, MD-GMT, MD- GLT, MD-IRC, MD 100års koordinator og Hroar Thorsen. I tillegg reiser YCE delegasjonen. GRL fordeler seminardeltagelsen mellom deltagerne. Lions mint Vedtak: Det gjøres kjent for klubbene i Lions Norge at vi trenger en ny Lions mints ansvarlig. Klubbene har mulighet frem til med å melde sin interesse. Evaluering av LRF og hva gjør vi i fremtiden? Vedtak: GR går innfor at det gjennomføres en ny LRF aksjon i 2020, GR ber Knut- Olav Gaaseby, Ole Bjørn Hasli og Kjell Framnes utføre det forarbeidet som komiteen skriver at bør gjøres. Avtale med Tråastølen På GRM i mai 2016 ble det vedtatt at Lions Norge skulle støtte oppussingen av Tråastølen, betingelsen var at det skulle lages en avtale med Tråastølen om fremtidig bruk av stedet for Lions Norge. Legg ved avtale Vedtak: Avtalen godkjennes 8

9 Sak: 7.06 Presisering av teksten i retningslinjer for Lionskrystallen. PÅ GRM i mai 2016 vedtok GRM følgende: Guvernørrådet, støtter forslaget og vedtar denne endringen. Saken sendes da automatisk til neste GR for videre behandling. Retningslinjer for Lionskrystallen sier at en endring av disse skal godkjennes av to påfølgende GR. Saken omhandler å justere følgende setning: Å ha hatt eller ha et tillitsverv er i seg selv ikke et tilstrekkelig kriterium for tildeling, dog med unntak av vervene som guvernørrådsleder eller internasjonal direktør. til Å ha hatt eller ha et tillitsverv er i seg selv ikke et tilstrekkelig kriterium for tildeling. Vedtak: GR godkjenner forslaget og ber om at dokumentet oppdateres. Sak: 7.07 Sak: 7.08 Sak: 7.09 Evaluering av fagområdene i Lions Norge Vedtak: GR ønsker at dette arbeidet skal starte så fort som mulig, det lages et mandat som sendes ut på høring blant MD fagsjefer, slik at vedtak kan fattes på GRM i November. Dato for utsendelse til MD fagsjefer settes til Med svarfrist Evaluering av «anbefalte økonomiske rammer» Det nedsettes en arbeidsgruppe som redegjør for de postene som er på dagens liste, gruppen leverer sin rapport til GRM i november 2016 slik at GR kan ta dette med i den økonomiske fremstillingen for på RM Vedtak: GR ber KK finne ut av hvilke saker på listen som er hjemlet i tidligere RM vedtak, GR må så vurdere om listen skal justeres i forbindelse med RM 2017 Støtte til Guðrún Bjӧrt Yngvadóttir vår 2.viseverdenspresident. Utdrag fra saksfremlegg fra PCC Ole Fleldtvet og PDG Alf Erling Isaksen For å støtte opp om «jobben» Guðrún skal gjøre i de kommende årene så foreslår jeg derfor at guvernørrådet i Norge oppfordrer alle klubbene i Norge til å bidra med f.eks. 500,- kr. Pr. klubb eller 15,- pr medlem - som et frivillig bidrag til Guðrún s Campaign committee. Vi foreslår at det opprettes en konto sentralt ved lionskontoret, hvorfra det overføres uforkortet til nevnte komite s konto på Island (jf. bankinfo under). Vedtak: GR støtter Guðrún Bjӧrt Yngvadóttir sitt arbeid og stiller seg positive til forespørselen men med følgende endringer: Lions Norge ved administrasjonen kan ikke påta seg ansvaret for å opprette konto og føre regnskap for denne. GR ber om at nytt brev sendes til Distriktsguvernørene for videre behandling 9

10 / distribusjon i distriktene. Sak: 7.10 FXB konseptskisse sendt Norad ultimo juni 2016 Vedtak: Det er mottatt negativt svar i fra NORAD, på det grunnlaget ønsker GR ikke å gå videre med saken. Sak: 7.11 Sak: 7.12 Sak: 7.13 Tildeling av Lionskrystallen (Behandlet i GR-AU og blir ikke publisert) Internlotteri ang 100års feiringen Vedtak: GR gir ikke tillatelse til dette. Presisering av dato for «Gi & Få en dag» Vedtak: Lions Norges markering av Lions Clubs International 100års jubileum foregår i uke 24 / 2017 med hovedmarkering den Alle klubber, soner og distrikter oppfordres til å bruke denne uken/ dagen. GR vil presisere at det er noen arrangementer som kommer til å strekke seg over et lenger / andre tidsrom enn denne uken. Sak: 7.14 Sak: 7.15 Lions Norges hjemmesider Hjemmesidene er under en konstant utvikling, på fagsjeftreffet i 2015 laget fagsjefene for IT og PR en liste over forslag til forbedringer av hjemmesiden. Dette arbeidet ble stoppet opp av forskjellige årsaker. På dette grunnlaget ønsker GR å ta denne saken videre. Vedtak: GR ber MD ITC / MD PRC legge frem skisse og pris på ny / oppgradert hjemmesidestruktur på GRM i november. Styremedlem i Frivillighet Norge. Det skal velges nye styremedlemmer i Frivillighet Norge, Lions Norge er forespurt som medlemmer i Frivillighet Norge om vi ønsker å stille med kandidat. Vedtak: Guvernørrådet foreslår DG Knut-Olav Gaaseby, DG Kari Sandøy- Jarman har ansvaret for at søknad sendes. 10

11 Sak: 7.16 De glemte barna, status, aktiviteter, organisering Prosjektet har tre innsatsområder 1, Safe Center i Bekaa dalen 2, Skole i Bekaa dalen eller nord Libanon og 3, støtte til Redningsselskapet vedr. anskaffelse av båt til innsats i havområdene utenfor Syria. Omfanget av prosjektet er fleksibelt, slik at dette tilpasses de midler prosjektet klarer å samle inn, dog slik at hvert safe center har en pris for bygging og drift, et skolebygg vil få en fastsatt pris når det besluttes (i området 2 3,5 mill.) avhengig av den økonomi vi stiller til rådighet, og støtte til Redningsselskapet er fullt ut fleksibel ifht vår økonomi. Det ble i juni 2016 inngått MOU i Libanon med lokal NGO Beyond som vil sette opp komplett(e) SC og drifte dette (disse). MD 104 har gjennom dette MOU forpliktet seg til å dekke kostnader for opprettelse av ett SC inkl. ett års drift i alt usd eller ca nok 2,1 mill. For de to andre prosjektområdene er det ikke inngått noen avtaler som forplikter MD 104. Vedtak: GR ber om at prosjektet «de glemte barna» føres opp på «huskeliste » under punkt 3 andre nasjonale aktiviteter. GR ber om at punkt 3 fjernes fra rapporten og overleveres komiteen vedtatt i punkt 5.18 Resten av rapporten godkjennes. MOU med Beyond tas til etterretning. 8. Eventuelt Tore Jan Klever informerte om «gi og få en dag» prosjektet som vil bli arrangert, flere steder i landet og som er Lions Norges makering av Lions Clubs International sitt 100 års jubileum se sak: 7.13 Einar Lyngar informerte om endelig åpning av krisesenteret i Minsk. Sak: 8.01 Fastsettelse av dato for 50 årsjubileet til Lions Førerhundskole og Mobilitetssenter. Datoen er fastsatt til Ansvarlig for arrangementet er Kay Arne Sørensen Sak: 8.02 Felles reise for Lions Norge til 100år jubileet til Lions Clubs Internasjonal i Chicago sommeren Administrasjonen kommer med forslag på dette i løpet av september. 11

12 Linker til sakene: Sak 1 til 3.10 Sak 3.11 til 4.04 Sak 4.05 til 5.18 Sak 5.18 til 7.10 Sak 7.12 til