Fakultet for naturvitenskap. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

Transkript

1 NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Fakultet for naturvitenskap og teknologi Møtereferat Møte i ledergruppen Til stede: Dekanus Bjørn Hafskjold (BH) Prodekanus forskning Åse Krøkje (ÅK) Prodekanus undervisning Anne Borg(AB) Instituttleder Eivin Røskaft (ER) IBI Instituttleder Arne Strøm (AR) IBT Instituttleder Bjørn Torger Stokke (BS) IFY Instituttleder David G. Nicholson (DN) IKJ Instituttnestleder Edd Blekkan (EB) IKP Instituttleder Tor Grande (TG) IMT Student FTR siv.ing. Martin A. Sværen (MS) Student FTR realfag Kristin Tyldum Kjøglum (KK) Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (GW) Seksjsonsjef Heidi Hugdal (HH) I tillegg deltok seksjonssjef Magnar Hole, konsulent Marianne Sjøholtstrand, rådgiver Stig Sund, samt koordinatorene Ruth Rødde (FUGE), Hanna Gautun (NTNU Nanolab) og Marianne Videm (Materialer) under NTL-sak 114/05, samt rådgiver Terje Olsen under NTL-sak 117/05. Forfall: Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) Saksbehandler: Geir Walsø IKP Dato: Signatur: Arkiv: Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 8. desember 2005, kl NTL-sak 114/05 Informasjons- og kommunikasjonsarbeid ved NTNU Stig Sund er nytilsatt som kommunikasjonsrådgiver og han presenterte hvilke oppgaver han kan bidra med: Bistand i informasjons- og kommunikasjonsarbeid o rådgivning - planlegging - koordinering til de som har fagkunnskapen o støttespiller for fakultetsledelse, institutter og fagmiljøer - hjelp til selvhjelp o utvikle en formidlings og kommunikasjons kultur o formidling - få fram relevante saker til media og til ulike samfunnssammenhenger o samarbeidsperson mot Informasjonsavdelingen - deltar i IA sine avdelingsmøter Utgangspunkt for målretta kommunikasjon: Vi ønsker en bestemt respons o Hvilke responser ønsker vi fra hvem og hvordan kommuniserer vi for å oppnå dette? o Hvilke virkemidler trenger vi å kunne bruke for å få det til? Postadresse Besøksadresse Telefon Side 1 av 4 Realfagbygget Høgskoleringen 5 Telefaks referat doc 7491 Trondheim

2 UHR har levert en formidlingsmelding til Stortinget. Den deler inn formidling i tre hovedgrupper som skal brukes i tildelingsgrunnlaget for penger til universitetene. o Forskerrettet - Vitenskapelig publisering o Allmennrettet - Det brede publikum, allmennheten o Brukerrettet - Grupper som har bruk for kunnskapen eller teknologien Hovedarbeidsområdet tillagt kommunikasjonsrådgiverstilingen ligger innenfor de to siste punktene Starter i jobben med: o Formulere en visjon som inkluderer hele NT-fakultetet og som er unik for oss. o Redaksjonelle oppgaver i forbindelse med årsmeldinger og ev web o Bli kjent med instituttene og i de ulike fagmiljøene Andre mulige oppgaver: o Mediestrategi - formidlingsstrategi - kommunikasjonsstrategi > målgruppe - form - innhold o Kommunikasjonskart > verktøy for å spesifisere målgrupper og interessenter o Kommunikasjonsplattform o Bruke undersøkelsesmetoder for å tilpasse kommunikasjon til ulike målgrupper - eks vgs o Gi kommunikasjonsfaglige drypp - kompetansepåfyll - respons og relasjoner o Integrert kommunikasjon - tenke helhet i kommunikasjon - kan vi gjøre flere ting samlet for å oppnå synergieffekter - hvilke virkemidler kan vi ta i bruk? o Medieovervåking (samarbeid med Infoavdelingen (Magenta News) o Bruk av eksternweb til formidling og profilering (jfr presentasjon nedenfor) o "Nye" områder å utnytte kommunikasjon på? Marianne Sjøholtstrand presenterte deretter hvilke oppgaver hun er involvert i som webmaster: Bistått fakultetet og instituttene med råd, veiledning og utforming av nettsider generelt: o Hjelp til planlegging, og utforming av instituttenes hovednettsider. o Bistått med nettsider i forbindelse med forskningsnettsider som f.eks. NTNU nanolab, Center for Molecular Imaging o.l. o Konferansenettsider med påmeldingssystem, oppdrag som er blitt etterspurt ganske mye i fra fagmiljøene ved instituttene. o Produksjon av studieprogrambrosjyrer for våre studieprogram. Fakultetets representant i flere samarbeidsprosjekter i regi av NTNU sentralt: o Utarbeidelse av NTNUs hovedkatalog og masterkatalog. o I rekrutteringsmøter i regi av NTNU sentralt (planleggingen av messer, brosjyrer, NTNUs annonsekampanjer osv., i samarbeid med Fredrik Steineke fra Samarbeidsforumet). o I planleggingen og oppbyggingen av NTNUs rekrutteringsweb/studieprogramnettsider ( o NTNUs Eksternweb - referansegruppe. o Kontakt mot instituttenes eksternwebkontakter o Utprøving ut de to publiseringsverktøyene, Escenic og Oracel Portal i den nye eksternweb en, der vi har vært pilotfakultet i dette prosjektet. Samarbeid med Samarbeidsforum i rekrutteringsarbeidet vedrørende: o Deltakelse på messer. o Arrangering av workshop for studentene. o Klassebesøk i videregående skole (produksjon av alt presentasjonsmateriell, powerpointpresentasjon, kofferter med tilpasset innhold som kan brukes i selve presentasjonen av fagområdet som skal presenteres, brenselcellebil osv. Sammen med koordinator holder vi informasjonsmøter for studenter, råd og veiledning, hvordan kontakte vgs, samt bistår med logistikk i forhold til reiser mm). Side 2 av 4 referat doc

3 o Deltakelse på forskningstorget sammen med studenter, PhD-studenter og hjelp (utstyr og tips) fra flere institutter.etablert varemerket o Vedlikehold av Samarbeidsforums nettsider med informasjon om rekrutteringstiltak ved fakultetet, spesielle aktiviteter og relevante nyheter, samt sommerjobber, utlysning av jobber osv., samt presentasjon av Månedens Bedrift. o Deltakelse på Researchers` Night. Magnar Hole presenterte deretter noe tanker om hvordan fakultetets nettsider kan bygges opp (se lysark nedenfor). I diskusjonen som fulgte, kom følgende momenter fram: PhD-studiene vil trolig bli presentert under NTNUs hovedside på tilsvarende måte som de studieprogrammene. Det vil trolig være mulig å inngå et samarbeid med en bank om betaling via internett ifm konferansepåmeldinger. Alle instituttlederne pålegges å rydde unna lenker til ikke-eksisterende, gamle hjemmesider, oppdatere de gjeldende og tenke igjennom hva som ønskes presentert på instituttets hjemmeside ut fra målgruppe. Presentasjonene skal være både på norsk og engelsk, men den engelskspråklige versjonen kan være snevrere i lys av målgruppens interessesfære. Magnar Hole anmodes om å utarbeide et malutkast for fakultetets og instituttenes hjemmesider som ivaretar behovet for å presentere nyheter og aktuelle oppslag. Fakultetsledelsen ble anmodet om å sette av ekstra midler til å leie inn/kjøpe fri personale for å legge inn ny informasjon og få de nye hjemmesidene på plass. NTL-sak 115/05 Vitenskapelig stilling i prosessutforming ved IKP Ledergruppen gir sin tilslutning til at stillingen utlyses, og det anbefales at den utlyses som førsteamanuensisstilling. Instituttet anmodes om å utforme en fullstendig betenkning i samsvar med mal. Et eventuelt framlegg om en professor II-stilling innenfor samme fagområde forutsettes fremmet etter finansiering av en slik stilling er klarlagt. NTL-sak 116/05 Professor II-stilling i faststoffkjemi ved IMT forlengelse (tredje periode) Ledergruppen gir sin tilslutning til at stillingen besettes for en ny periode og konstaterer at gjeldende betenkning kan opprettholdes. NTL-sak 117/05 Tidsfrister for innlevering av masteropgaver pålegg fra Det nasjonale fakultetsmøte for realfag BH innledet med å konstatere at siv.ing.-studiet har klare tidsfrister for innlevering av masteroppgaven med meget strenge regler for oversitting av fristen. Terje Olsen opplyste at tilsvarende regler ikke finnes for masteroppgaven i realfagstudiet, men at det nedtegnes en avtale med hver student som angir i hvilket semester oppgaven skal innleveres. Avtalene praktiseres trolig ulikt ved de enkelte institutter. IME-fakultetet har etablert en praksis som er i tråd med anbefalingen fra Det nasjonale fakultetsmøte for realfag. En arbeidsgruppe etablert i samråd med fakultetsdirektørene ved IME-, IVT- og NT-fakultetene er i ferd med å utarbeide utfyllende regler til studieforskriften for realfagstudiene. Neste møte i gruppen er 5. januar, og gruppen pålegges å legge fram et anbefalt forslag mht praktisering av tidsfrister umiddelbart etter dette møtet, med sikte på behandling i NTfakultetets Utdanningsutvalg i slutten av januar. Arbeidsgruppen skal utvides med en student fra realfagsstudiene (etter møtet er det avtalt at dette blir Kristin Tyldum Kjøglum) Side 3 av 4 referat doc

4 Eventuelt BS opplyste at han med virkning fra skal tiltre som leder av FUS. Dekanus har derfor fritatt ham fra sitt verv som instituttleder, med virkning fra samme dato. Instituttnestleder Kåre Olaussen vil fungere som instituttleder inntil nyvalg er gjennomført 19. januar. TG refererte til forrige møte og presentasjon av IFM, der det framgikk at det eksisterer avvik mellom faktiske tall for kandidatproduksjon og ditto registrert i DBH. Han ba om at forholdet blir fulgt opp med sikte på å klarlegge årsaken til avviket. GW opplyste at én mulig årsak kan være for sen innrapportert sensur i 2002 og 2003, men at dette forholdet ikke skal føre til avvik nå. Han lovet å følge opp saken. En arbeidsgruppe for statistikk og styringsdata er etablert ved NTNU (Jo Esten Hafsmo deltar fra NT-fakultetet) med sikte på å bl a kvalitetssikre datagrunnlaget i FS som grunnlag for statistisk bearbeiding. AB presenterte medlemmene i fakultetets nye utdanningsutvalg, der alle fakultetets studieprogrammer og institutter er representert: o Professor Berit Johansen o Førsteamanuensis Gunilla Olsson o Professor Bjørn Erik Christensen o Førsteamanuensis Jon Andreas Støvneng o Førsteamanuensis Trond Peder Flaten o Professor Ola Hunderi o Professor Hallvard Svendsen o Professor Otto Lohne o Representant for studieprogram i nanoteknologi siv.ing. (oppnevnes senere) o To studentrepresentanter (oppnevnes av studentene selv) BH opplyste at det neste år er The international polar year og at Forskningsrådet i den anledning arrangerer kontaktmøter med aktuelle institusjoner, men har foreløpig utelatt NTNU. Professor Bjørn Munro Jensen har tatt initiativ til et møte ved NTNU, der alle som har aktivitet/interesse innenfor polarforskning inviteres til å presentere seg og sin aktivitet. Siktemålet er å samle krefter for et felles framstøt overfor Forskningsrådet. BH opplyste at fakultetet vil motta brev fra Gassteknisk senter med henstilling om å tilsette en stipendiat ved IKP og en post doc ved IMT. Brevet vil bli oversendt de respektive institutter for innstilling. Saker på neste møte vil være budsjett for 2006 (de administrative lederne vil bli invitert til dette møtet) og studieplanen. Presentasjon av Realfagbiblioteket og dets budsjett er utsatt til møtet 22. desember, der det også blir servert en enkelt julelunsj. Side 4 av 4 referat doc

5 Eksternweb Målgrupper Design Struktur Minimumsinnhold Verktøy Liste over tema dere har stoff om Prioriter, kategoriser, strukturer Utpek innholdseiere Formuler i hht målgruppe Gjøre på enhetene Nettsider v3 Nettsider må oppdateres og fylles med innhold uavhengig av verktøy web.mmp v3

6 Etter- og videreutdanning? Alumni? Andre tema? Studier Intro-artikkel Studieprogrammer Intro-artikkel Historikk Framtidsvyer "Samfunnsutvikling" Forskning Aktualiteter Laboratorier, utstyr Månedens forsker/-gruppe Instituttenes forskningssider HMS-arbeidet Student ved NT Årsmeldinger Forslag til innhold/tema på NTs eksternweb Forskerutdanning Intro-artikkel Avlagte dr.grader Finansiering Visjon Strategi Mål og strategier Samarbeidsforum Ledelse, organisasjon Ansatte/kontaktinfo NT på web.mmp