Referat fra møte i ledergruppen

Transkript

1 1 av 4 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen Til stede: Dekanus Bjørn Hafskjold (BH) Prodekanus forskning Åse Krøkje (ÅK) Prodekanus utdanning Anne Borg (AB) Administrativ leder Hans Jakob Jakobsen Instituttleder Arne Strøm (AS) Instituttleder Berit Kjeldstad (BK) Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) Instituttleder Tor Grande (TG) Student FTR siv.ing. Svein Åsmund Slungård (SåS) Student FTR realfag Siri Nesbakken (SN) Stipendiat Silje Håkonsen (SH) IBI IBT IFY IKP IMT Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (GW) Konsulent Wenche Kanestrøm (referent) Seksjonssjef Heidi Hugdal (HH) under NTL-sak 02/07 Seksjonssjef Vidar Broholm under NTL-sak 02/07 Seksjonssjef Terje Olsen under NTL-sak 07/07 Dato Referanse WK Forfall: Instituttleder Eivin Røskaft Instituttnestleder Berit Johansen Instituttleder David G. Nicholson Instituttnestleder Trond Peder Flaten IBI IBI IKJ IKJ Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 11. januar 2007, kl Referat fra møtet ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker NTL-sak 115/06: Søknad om likestillingsmidler 2007 informasjon ligger på Innsida. Frist , intern frist til fakultetet er NTL-sak 01/07 Læringsmiljøutvalget (LMU) ved NTNU Leder av LMU i 2006, seksjonssjef Anne Rossvoll, IVT-fakultetet SA orienterte om Læringsmiljøutvalget (LMU) ved NTNU, jfr. vedlegg. I tillegg deltok Ny leder for LMU 2007 er Ida Bjørklund Gundersen og LMUs sekretær, seksjonssjef Anne Sølberg Ellingsen. De har informert om LMU ved å være med på ledermøter, utdanningsutvalg, studentorganisasjoner med mer for å bli mer synlig i NTNU-miljøet. Besøk fra NOKUT bidro til et løft for LMU LMU har fått deltakelse i Campusutviklingen mot NTNU PhD-studentene omfattes ikke av LMU, de håndteres av arbeidsmiljøutvalget.

2 2 av 4 LMU har mye samarbeid med Teknisk avdeling, blant annet i avgjørelsen om prioritering av saker. HMS-bok for studenter er utviklet. LMU har myndighet til å stanse undervisning dersom forholdene tilsier det. NTL-sak 02/07 Budsjett 2007 Presentasjon av Vidar Broholm som er nytilsatt seksjonssjef i økonomi- og planseksjonen ved NT-fakultet. HH gikk igjennom endringene som ble tatt opp på ledermøtet HH vil oppdatere tabell 7 sammenligning mellom bevilgning 2006 og 2007 inkl. både lønn og drift ved å legge inn fakultetets og verkstedene sine tall inn i tabellen i tilegg til instituttene. Instituttene ønsker å få tilsendt bevilgningsbrev, og oversikt over lønnsbudsjettet. Oppfølging av budsjettet vil skje gjennom regnskapsrapporter i forhold til det periodiserte budsjettet. Periodisering vil skje i samarbeid med instituttenes administrative ledere. Det er derfor ønskelig med referat fra de administrative ledermøtene, spesielt i budsjettsaker. I 2007 vil inntektsfordelingsmodellen bli revidert. Det er derfor viktig at det foreligger klare retningslinjer for hva som skal bokføres som investeringer og hva som er driftsmidler. Dette har også betydning for regler for avskriving, som er under innføring. NTL-sak 03/07 Professorat II i biofysikk og medisinsk teknologi ved IFY tilsetting i ny periode Stillingen settes ut i prosess. Vedtak i ansettelsesutvalget uke 3. NTL-sak 04/07 Professorat II i uorganisk kjemi/karbonteknologi ved IMT - tilsetting i ny periode Stillingen settes ut i prosess. Vedtak i ansettelsesutvalget uke 3. NTL-sak 05/07 Stipendiat- og post doc-stillinger fra SO-midler utlysing og tilsettingsprosess Rektoratet har høsten 2006 drøftet fordeling av rekrutteringsstillinger for 2007 med det sentrale forskningsutvalget og med dekanene. Rektoratet har nå fordelt stillingene, og NT-fakultetet har fått tildelt 14 stipendiat- og to post doc-stillinger. I tillegg har sju stipendiat- og fire post docstillinger allokert til tematiske områder og SFI er tilknytning til fakultetets virksomhet. Antall tildelte stillinger er pt avhengig av både master- og dr.gradsproduksjon. Fordelingsnøkkelen vil bli vurdert i Av de 16 stillingene som ikke er øremerket fra NTNU er følgende i utgangspunktet bundet opp: - Stipendiat instituttleder IBI - Stipendiat instituttleder IKJ - Stipendiat instituttleder IKP - Stipendiat startpakke til Turid Worren - Stipendiat systembiologi - Stipendiat systembiologi

3 3 av 4 - Post doc egenandel ISP Otto Lohne I lys av praktisk framdrift mht tilsetting blir konklusjonen vedrørende SO-stillingene som følger: Sju stipendiatstillinger pluss én post doc-stilling lyses ut basert på faglig kvalitet uavhengig av fagområde. To stipendiatstillinger allokeres til systembiologi To stipendiatstillinger allokeres til nanoteknologi Alle stillingene utlyses snarest mulig. Forskningsutvalget foretar innstilling. Det er prinsipielt ikke ønskelig å konvertere en stipendiatstilling til en post doc. Dette påvirker dr.gradsproduksjonen, og NTL-sak 06/07 Samhandling mellom nivå 2 og 3 organisering av arbeidet GW orienterte om prosjektet for samhandling og organisering av fakultetets samlede administrasjon, jfr vedlegg Ledergruppen ble inviter til å styre prosessen med å organisere den administrative samhandlingen mellom nivå 2 og 3 ut fra omforente mål, jfr bl a NTL-sak 104/06. Implementering av LØF 2010 skal iverksettes innen , jfr NTL-sak 98/06. Ledergruppen ga sin tilslutning at også delprosjektene innenfor studie-, personal-, og forskningsprosessene gjennomføres parallelt med LØF-prosessen. Konklusjon: Prosjektet starter som presentert, med forbehold om at det kan gjennomføres innenfor fakultetets budsjettramme. NTL-sak 07/07 Revisjon av NTs studieprogrammer og emneportefølje - diskusjon om videre framdrift AB orienterte om S-sak 72/06 Retningslinjer for videre utvikling av studieprogramporteføljen ved NTNU og tiltak som følge av bevilgningsreduksjon i forslag til Statsbudsjettet for Det ble diskutert om hvilken prosess som ønskes i vårsemesteret 2007, og en del spørsmål ble stilt: o Bør det være en intern prosess, og hvordan skal den evt. gjennomføres? o Hvem skal involveres? o Hvilke emner/emneportefølje bør taes bort? Skal det vurderes ut i fra antall studenter, evt. hva er lite studenter? o Prosess mot andre fakultet? o Hvilken rammer/styringssignaler skal være rundt arbeidet? o Kostnad kontra inntekt må tas med i avgjørelsen. (Gjennomsnittskostnad pr. emne). AB tar opp innspillene sammen med prorektor Julie Feilberg. Det ble foreslått å angripe prosessen via tre forskjellige innfallvinkler: Nivellering av ressursinnsatsen på et emne, inntekt relatert ti lifm og emneporteføljen. Konklusjon: Gå igjennom emne/studieprogramporteføljen på instituttstrategiseminar

4 4 av 4 Dagseminar overgangen mellom emner og studieprogrammer - innen 1. april. Dialog med andre fakultet, primært IVT, IME og DMF. Saken vil bli tatt fortløpende opp ved behov på ledermøter, og evt. på administrativt ledermøte. Frist for resultat er satt til 1. juni Nærmere bestilling vil bli sendt instituttene fra fakultetsledelsen. NTL-sak 08/07 Pris for beste målgivende pasning Godfotpris - forslag til statutter Saken ble utsatt til ledermøtet Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Dialogmøte mellom rektorat og fakultets- og instituttledelse berammet til kl Møtested er møterom E1-11. Kong Olav kreftforskningsfonds pris 2007 oversendt IFY for eventuell oppfølging. FRIDA informasjon fra GW om viktigheten av å registrere publikasjoner. o Frist for registrering av 2006-data er o GW er kontaktperson ved NT-fakultetet og Arild Søntvedt, UB. o Registreringen har betydning for budsjettet i 2008 o NT-fakultetet har fått straffebeløp pålydende kr ,- grunnet for sein sensurering. Beløpet vil bli fordelt på instituttene. Fakultetet vil i samarbeid med instituttene gjennomgå sensurlistene med sikte på å avdekke eventuelle feil.

5 Læringsmiljøutvalget I lov om universiteter og høgskoler 4-3.Læringsmiljø står det blant annet: Ved institusjonen skal det være et læringsmiljøutvalg. Læringsmiljøutvalgets mandat b) delta i planlegging av tiltak vedrørende læringsmiljøet a) ha forslags- og uttalerett i saker som gjelder studentenes læringsmiljø c) nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet d) avgi årlig rapport til styret om NTNUs arbeid med studentenes læringsmiljø. 1

6 Læringsmiljøutvalget medlemmer Anne Rossvoll - Seksjonssjef IVT - Leder av LMU Arne Halvorsen - Instituttstyrer, Inst. for moderne fremmedspråk, HF-fak. Julie Feilberg - Prorektor for utdanning og læringskvalitet Berit Borthen - Overingeniør, Institutt for kjemisk prosessteknologi, NT-fak. Anne Sølberg Ellingsen - Seksjonsjef, Seksjon for Studentservice, Studieavdelingen - Sekretær for LMU Student Kristin Tyldum Kjøglum, NT-fak. Student Rikard Johannesen, SVT-fak. Student Axel Sandaas, HF-fak. Student Morten Kongsgaard Læringsmiljøutvalget medlemmer og observatører, forts. 1.vara for studentene Bodil Andersen, SVT-fak. 2.vara for studentene Per Øyvind Hansen, HF-fak. Fast møtende vara for ansatte Sven Hugo Andersen, Teknisk avdeling Observatørstatus: HMS-seksjonen v/hms-leder Anne Beth Holthe Observatørstatus: SiT-velferd Observatørstatus: Rådgivningstjenesten for studenter med funskjonshemming v/rådgiver Anne Nylund 2

7 Handlingsplan for LMU Kartlegge dagens læringsmiljø 2. Utvikle fremtidens læringsmiljøet Handlingsplan for LMU Informere og skape medvirkning om utvikling av læringsmiljøet på NTNU 4. Iverksette strakstiltak som forbedrer læringsmiljøet 3

8 1. Kartlegge dagens læringsmiljø Definere begrepet læringsmiljø Holde oss orientert om aktiviteter knyttet til læringsmiljøet ved å bla besøke fagmiljøer, studentorgan Oppfordre Styret til at det gjennomføres systematisk kartlegging av læringsmiljøet vhja spørreundersøkelser Medvirke i kartlegginger i regi av f.eks teknisk avdeling og prosjekter som er relevant for læringsmiljøet Læringsmiljø definisjoner a) Fysisk læringsmiljø b) Psykososialt læringsmiljø c) Organisatorisk læringsmiljø 4

9 Læringsmiljø definisjoner a) Fysisk læringsmiljø Kravene til det fysiske læringsmiljøet fremgår av universitets- og høyskolelovens 44, nr 2. I utformingen av det fysiske arbeidsmiljøet skal det, så langt det er mulig og rimelig, sørges for at: Læringsmiljø definisjoner a) Fysisk læringsmiljø lokaler, atkomstveier, trapper mv. er dimensjonert og innredet for den virksomhet som drives. lokalene har gode lys- og lydforhold og forsvarlig inneklima og luftkvalitet. lokalene blir vedlikeholdt og er rene og ryddige. lokalene er innredet slik at uheldige fysiske belastninger for studentene unngås. virksomheten er planlagt slik at skader og ulykker forebygges. 5

10 Læringsmiljø definisjoner a) Fysisk læringsmiljø tekniske innretninger og utstyr er forsynt med verneinnretninger og blir vedlikeholdt slik at studentene er vernet mot skader på liv og helse. at lokaler, atkomstveier, sanitæranlegg og tekniske innretninger er utformet på en slik måte at funksjonshemmede kan studere ved institusjonen. læringsmiljøet er innrettet for studenter av begge kjønn. læringsmiljøet er utformet etter prinsippet om universell utforming. Læringsmiljø definisjoner b) Psykososialt læringsmiljø Omfatter psykologiske og sosiale faktorer som har konsekvenser for studenten på studiestedet. Handler om samspillet mellom studenten, medstudenter og ansatte på NTNU, og trygghet mot psykiske skadevirkninger. 6

11 Læringsmiljø b) Psykososialt læringsmiljø Studenten kan i dag få råd og støtte gjennom ulike tilbud og tjenester: Studentveiledning: Studentprester Studentvelferd: SIT rådgivning: SIT Helse Helsestasjon for studenter Rådgiver for studenter med funksjonshemming: Likestilingsrådgiver Læringsmiljø definisjoner c) Organisatorisk læringsmiljø Dette handler om hvordan arbeidet med systematisk oppfølging av læringsmiljøet ved NTNU er organisert. Avvik i læringsmiljøet? Er det noe du som student ønsker å ta opp når det gjelder læringsmiljøet, så er rådet å løse problemet på lavest mulig nivå 1. Referansegruppen for faget 2. Student demokratiet: 3. Institutt og fakultet: 4. Læringsmiljøutvalget: Men hvordan håndterer vi avvik i læringsmiljøet på NTNU i dag?? 7

12 2. Utvikle fremtidens læringsmiljø Gi Styret på NTNU råd om at det må lages en handlingsplan for læringsmiljøet basert på NTNUs strategier Delta i arbeidet med Campusutviklingen 3. Informere om læringsmiljøutvalget Besøke ledermøtene ved fakultetene og studentrådene Utvikle hjemmeside for LMU 8

13 4. Iverksette tiltak i læringsmiljøet Eksempler: Rusforebyggende tiltak Eksamenslokaler ( inneklima ) Bruk av referansegruppene Forsikringsordning for studenter 9

14 1 Samhandling og organisering av NT-fakultetets samlede administrative tjenester 2 Mål NT-fakultetet skal ha effektive administrative tjenester av god kvalitet De administrative tjenestene skal understøtte fakultetets strategi og primærfunksjoner I de administrative prosessene skal det være en hensiktsmessig og tydelig fordeling av ansvar og oppgaver 1

15 3 Arbeidsprosess Bearbeide eksisterende materiale for administrative oppgaver på nivå 2 utarbeidet i forkant av Jægtvoldenseminaret i april 2006, særlig mht kartlegging av dagens oppgaver på nivå 3 Modellere de administrative støtteprosessene/-oppgavene slik de utføres i dag (hva gjøres i disse, av hvem og hvor) Definere behov for utvikling og mål Foreslå forbedrete rutiner 4 Delprosjekter 1. Studieprosesser Rekruttering Mottak av studenter Oppfølging av studenter Innpassingssøknader Klagesaker Etter- og videreutdanning mm Modelleringseksempel: SAP 2

16 5 6 Delprosjekter 2. Forskningsprosesser Eksternt finansierte prosjekter Søknadsprosedyrer Kvalitetssikring av Faglig innhold Bemanning og budsjett Oppfølging ved revidering av søknad mm Kvalitetssikring av kontrakt, signering Forskertermin Opptak og oppfølging av PhD-studenter fram til disputas mm 3

17 7 Delprosjekter 3. Økonomi Implementering av LØF 2010 PBO/Controller Bestilling til Betaling Lokal prosjektstøtte Lønnsprosessen mm 4. Personal Tilsettingsprosessen Vurdering av behov for stilling Utlysing Tilsettingsprosess Mottak av ny medarbeideroppfølging av medarbeideravslutning av arbeidsforhold mm 8 Organisering av arbeidet Ledergruppen Referanse gruppe Adm.lederne og seksjonslederne Fakultetsdirektøren Styringsgruppe Prosjektleder Prosessveileder Steinar Gynnild, PTL Delprosjekt Studier Prosjektleder Terje Olsen Delprosjekt Forskning Prosjektleder Jon Olav Bjørgum Delprosjekt Økonomi Prosjektleder Vidar Broholm Delprosjekt Personal Prosjektleder Heidi Hugdal Delprosjektene vil dekomponere de ulike administrative hovedprosessene 4

18 9 Roller Styringsgruppen Godkjenne overordnede planer for prosjektet Prioritere tiltak underveis og beslutte plan for implementering Gi råd om forhold til økonomi og framdrift Referansegruppen Løpende validering av delprosjektenes resultater Peke ut deltakere til delprosjektene Ansvar for å informere sine respektive miljøer Prosessveileder Gi råd om prosessens framdrift og rolleavklaring Coaching av ledere 10 Roller Prosjektleder Initiere prosessen og koordinere gjennomføringen av delprosjektene Delprosjektledere Prosjektledelse Forberede og gjennomføre arbeidsmøter Forestå kartlegging og bearbeide eksisterende kartleggingsmateriale Utarbeide beslutningsunderlag for forbedringer/endringer Løpende kvalitetssikring 5

19 11 Forbedring av ALLE administrative prosesser Bedre rammevilkår for primærfunksjonene Bedre ledelse og styring av fakultetet og instituttene/enhetene En mer optimal utnyttelse av fakultetets samlede ressurser En harmonisering av forventningene fra mottakerne til oss og vår faktiske evne til å levere det vi skal At hver og en ser hvordan man bidrar til å nå målene i strategien Større jobbtilfredshet, spennende/utviklende arbeidsoppgaver og større attraksjon som arbeidsplass Raskere saksbehandling, mer effekt, høyere kvalitet, unngå dobbeltarbeid 12 Rammebetingelser Ref NTL-sak 104/06: Nivå 2 og 3 har felles mål og det må skapes en felles forståelse for dette. Saksbehandlingen skal utføres og avsluttes nærmest mulig der den virkelige avgjørelsen skjer Beslutning og saksbehandlingen skal utføres ihht overordnede lover og retningslinjer, Styrets vedtak og delegasjonsvedtak. Oppgavene skal utføres slik at den administrative kompetansen heves, blant annet gjennom mindre fragmentering av oppgavene og gjennom tettere nettverk. Arbeidsprosessene må gjennomgås med siktemål å gjøre dem mer effektive og enklere (inkludert bruk av elektronisk verktøy), samt unngå dobbeltarbeid og unødvendige oppgaver. Det er akseptabelt at arbeidskapasiteten innenfor studiesaker økes, med primært siktemål at dette er midlertidig i en overgangsfase. 6

20 13 Framtidens løsning Hvordan vi kan bli bedre Arbeidsprosesser Verktøy Bedre effektivitet og kvalitet i de administrative prosessene Organisering 14 Plan for arbeidet - milepæler Presentasjon/godkjenning av prosjektet i ledermøte Bearbeide eksisterende materiale for administrative oppgaver på nivå 2 utarbeidet i forkant av Jægtvolden-seminaret i april 2006 særlig mht kartlegging av dagens oppgaver på nivå 3 Modellere de administrative støtteprosessene/- oppgavene slik de utføres i dag (hva gjøres i disse, av hvem og hvor) Definere behov for utvikling og mål Foreslå forbedrete rutiner Presentasjon av nye rutiner for samhandling i ledermøte Iverksetting av beslutning 11. januar 1. mars 1. mai 10. mai 15. juni 7