Versjonsdokumentasjon for DI-PaperLess V.13 - build 3588

Transkript

1 Versjonsdokumentasjon for DI-PaperLess V.13 - build 3588 PaperLess Software Europe Ltd. 110 Amiens Street, Dublin 1, Republic of Ireland salg@paperless.no PaperLess Innovation Ltd April 2015

2 Innhold Om versjonsdokumentasjonen... 3 Pålogging første gang etter oppgradering til kan ta tid... 3 Viktigheten av likt brukernavn/passord for interne brukere i DI-Business og DI-PaperLess... 3 Viktigheten av korrekt Klientkode på klienten i Fil > Klient- og brukeradministrasjon... 4 Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S} må kjøres for hver klient... 4 av kundefakturaer... 4 Bilagsregistrering... 4 Vedr. bilagsnummerserier i DI-Business... 6 Bilagsregistrering av fakturaer med manuell MVA... 6 Viktig informasjon FØR du posterer fra DI-PaperLess til bunt i DI-Business... 6 Viktigheten av tasten {F4} i DI-Business sin bilagsregistrering... 7 Kobling mellom PaperLess-dokument og DI-bilagstransaksjoner... 7 Viktig informasjon vedr. buntbehandling i DI av PaperLess-bunter... 8 Oppsett av felt pr. bilagsart og pr. klient... 9 Konteringsmal og periodisering... 9 Kontroll av regnskapsperiode Registrering av betalinger m.v. og feltet Motreferanse Endre avdeling/anmerkning for oppdatert bilag i spørring i DI Avstemming av klient med DI-Business Rapport > Avstemming DI-Business av inngående og utgående saldi Fil > Synkronisere med DI-Business Bruk av PaperLess Printer til å skrive ut fra DI-PaperLess Vedlikeholdsrapporter for dokumenter og transaksjoner Oppsett av DI-PaperLess DIPL.dll Versjonsnotater build Versjonsnotater build Versjonsnotater build Versjonsnotater build 3576 og Versjonsnotater build Versjonsnotater build Versjonsnotater build Øvrige versjonsnotater som viser ny funksjonalitet, dernest endret funksjonalitet og korrigeringer i eksisterende funksjonalitet. Ny funksjonalitet Endret funksjonalitet Korrigering av eksisterende funksjonalitet PaperLess Innovation Ltd

3 Om versjonsdokumentasjonen Denne dokumentasjonen må distribueres til alle som bruker DI-Business og DI-PaperLess internt i selskapet. Øvrige versionsnotater med nyheter, endringer og korrigeringer kan sendes til eksterne brukere (Klientaksess) etter behov. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den inngåtte avtale om disposisjonsrett til programvare og vedlikehold for sluttbruker av PaperLess Dokumentsenter. Alle rettigheter til dette materiell innehas av PaperLess Innovation Ltd. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne dokumentasjonen, inkludert tekst, skjermbildeutforming eller rutiner, er forbudt. PaperLess er et registrert varemerke fra PaperLess Innovation Ltd. Windows og Excel er registrerte varemerker fra Microsoft. This program uses ImageLib Corporate Suite by SkyLine Tools. This program uses OE6 by Korbitec (Pty) Ltd. This program uses Recognition Toolkit, a registered trademark from Exper-OCR. All rights reserved. This program uses Raize Components 3.0 by Raize Software, Inc. This program uses XLSReadWriteII 2.0 by Axolot Data. All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra PaperLess Innovation Ltd. Pålogging første gang etter oppgradering til kan ta tid Det er foretatt endringer i klientdatabasen for å tilrettelegge for raskere søk i. Derfor vil det ved førstegangs pålogging til hver klient ta tid før du kommer inn i klienten. Tiden det tar avhenger av hvor stor klientdatabasen er. Vær tålmodig og ikke kontakte systemadministrator for å restarte PaperLess på serveren. Viktigheten av likt brukernavn/passord for interne brukere i DI- Business og DI-PaperLess For at ny funksjonalitet skal fungere så må det påses at det er likt brukernavn og passord for brukere av DI-Business som også er DI-PaperLess-brukere. Dersom dette ikke gjøres, kan det resultere i melding om ugyldig pålogging når det forsøkes kjøring av Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S}, Fil > Synkronisere med DI-Business, Rapport > Avstemming inngående og utgående saldi med DI-Regnskap samt når det skrives direkte til bunt i DI-Regnskap. Dersom du i dag alltid åpner DI-PaperLess innefra DI-Business så sjekkes ikke passord i DI- PaperLess fordi du er pålogget allerede i DI-Business. Dette kan dog bety at du ikke har oppdatert passordet i DI-PaperLess da du sist endret passordet i DI-Business. Det anbefales IKKE å endre brukernavnet i DI-PaperLess dersom brukeren har vært involvert i dokumentflyt. Dette fordi hisotrikken da vil ligge på tidligere brukernavn og brukeren vil da ikke kunne søke i > 1. Søk i oppdaterte bilag på de bilag der bruekren har vært involvert i dokumentflyten. Hver bruker kan endre sitt eget passord i DI-PaperLess via menyvalget Fil > Endre passord for pålogging. PaperLess Innovation Ltd

4 Derfor kan brukeren enkelt åpne DI-PaperLess fra DI-Business som vanlig og så endre passordet selv slik at ny funksjonalitet vil fun gere. Merk at eksterne brukere (Klientaksess) normalt ikke ligger registrert i DI-Business, og derfor er det kodet at alle eksterne brukere benytter det brukernavn/passord som må registreres i PLServerSetup > Database. Se veiledning for feltet i PLServerSetup. Viktigheten av korrekt Klientkode på klienten i Fil > Klient- og brukeradministrasjon Klientkode må være korrekt definert i Fil > Klient- og brukeradministrasjon. Det gjøres ved å klikke på knappen Endre på klienten i skillearket Klienter. Klientkode skal være identisk med DI sin klientkode, typisk X001. Dette er viktig for at oppdatering av faste opplysniger og skriving av bilag til bunt i DI skal kunne fungere. Klientkoden skal være unik. Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S} må kjøres for hver klient Dersom du konterer alt eller noe av dataene i PaperLess samt for å anvende ny funksjonalitet for kontering i DI-PaperLess, må Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S} kjøres pr. klient før du starter kontering og før overføring til bunt i DI-Business. Dette for å sikre at alle kontokodeegenskaper oppdateres, som bilagsarttype, tvungen avdelingskode, etc. av kundefakturaer Da DI-PaperLess etter at du kjører {Ctrl+Shift+S} for å oppdatere faste opplysninger nøyaktig vet bilagsarttypen så er det ikke lenger behov for eget menyvalg fordi det styres automatisk ut fra om det er kunde- eller leverandørbilagsarttype hva slags fakturatolk som kjøres. Det er da bare å angi korrekt bilagsart med {Ctrl+A} og kjøre fakturatolk {Ctrl+F5} eller sette i forkant oppe i første feltet i søkefilteret når du henter inn dokumentene noe som gjør at du automatisk kan få kjørt fakturatolken. Bilagsregistrering Du kan i versjon kontere alt av bilag i PaperLess og forretningslogikken rundt validering av kontoder foretas i PaperLess basert på de regler som er i DI-Business. Du kan PaperLess Innovation Ltd

5 nå også skrive direkte til bunt i DI fra PaperLess, noe du gjør med hurtigtasten {Ctrl+Shift+B} eller klikke på rutinen til venstre i PaperLess. Det er mulig å kontere et bilag i PaperLess over flere regnskapsperioder samt forskjellige bilagsarter slik at f.eks. betaling kan føres sammen med leverandørakturaen. Kontering i PaperLess har mange muligheter, og merk deg hurtigtastene for å legge til konteringslinjer {Ctrl+N}, slette konteringslinjer {Ctrl+Delete } og kopiere konteringslinjer {Ctrl+Shift+C}. Du kan også gjenta verdi fra felt i linjen over med {/} (skråstrek) på ditt nummeriske tastatur. Ønker du å kopiere innholdet fra ett felt til et annet, eller til annen applikasjon, så tast {F2} og du går i endremodus der du kan taste {Ctrl+C} etterfulgt av {Linjeskift}. Da har du verdien i minnet og kan lime inn i et felt i PaperLess eller i annen applikasjon. Merk deg også hurtigtasten {Shift+{+}} (Shift og tasten + på nummerisk tastatur) som går til neste bilag i listen og plasserer markøren i første felt i hodet. Dette er raskere enn {Ctrl+L} for å gå til dokumentlisten, taste {PilNed} og så bevege deg til første feltet. Husk også {Tab} og {Shift+Tab} for å gå fra hodet til linjenivå og motsatt. Du har også > Massoppdatering av konteringsfelt der du kan endre ett konteringsfelt av gangen på alle markerte bilag. Praktisk dersom du må endre regnskapsperiode (som styres av feltet Regnsk.dato) på en rekke bilag, eller må påføre en avdelingskode på en rekke bilag samtidig. En annen praktisk sak for kontering er Rapport > Konteringsoversikt som viser deg direkte i Excel alle konteringer for de bilag du velger i dokumentlisten. Der får du en lettfattelig oversikt over alt før postering til DI {Ctrl+Shift+B}. Ønskes det å kontere manuelt i DI, så er det eget valg i Rutine til venstre for dette, noe som gjør at bilaget flyttes til handlingen Bilag til bokføring. Det er også hurtigtast {Ctrl+Shift+D} for dette. (Merk at tasten {mellomrom} ikke lenger gjør klar for manuell bokføring i DI, men validerer alle konteringslinjer for å sjekke om det kan overføres til bunt i DI-Business.) PaperLess Innovation Ltd

6 Vedr. bilagsnummerserier i DI-Business Bilagsnummer i direkteoverført bunt fra DI-PaperLess til DI-Regnskap tilordnes ut fra valg som er satt under Egenskaper DI-Regnskap XI-XML import. Her kan du sette om det skal benyttes en bilagsnummerserie (fra Tellere/nummerserier) eller en serie pr. bilagsart. Vi anbefaler at dette settes likt som valg under Egenskaper DI- Regnskap Bilagsbehandling Dersom man ønsker å benytte fakturanummer som bilagsnummer for utgående faktura og kreditnota krysser man av for dette. Dette krever at utgående faktura og kreditnota er merket med bilagsarter for dette. Bilag fra DI-PaperLess får automatisk nytt bilagsnummer ved nytt dokumentnummer. Bilagsregistrering av fakturaer med manuell MVA Skal det bokføres avgiftskode 5 og 7 direkte på hovedbokskonto for MVA, må dette gjøres med manuell bokføring i DI og hake for skannede bilag som tidligere slik at anføring av hovedbokskonto foretas. Det tillates ikke avgiftskode 5 eller 7 på hovedbokstonto for MVA i DI-PaperLess. Viktig informasjon FØR du posterer fra DI-PaperLess til bunt i DI-Business Har du egendefinerte avgiftskoder i DI så må du endre slik at du ikke bruker koden 0 (null) som ikke er tillatt i DI-PaperLess. Merk dog at du alltid får opp standard avgiftskode for hovedbokskonti slik at dette ikke skaper mer inntasting, men du kan altså ikke bruke koden 0 (null). I en overgangsfase kan det være at du har bilag liggende som er kontert klart for manuell bilagsføring i DI-Business, og dette kan påvirke overføring til bunt i DI. For at DI-PaperLess skal kunne validere felt korrekt, må Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S} kjøres pr. klient før overføring til bunt i DI-Business. I forrige versjon (4.4.3) var det slik at registrert Dato automatisk satte Regnsk.dato til samme dato. Feltet Regnsk.dato er det som angir Regnskapsperiode i DI-Regnskap. I ny versjon så settes automatisk Regnsk.dato til siste dag i måneden for registrert Dato. Når det skapes bunt i DI-Business via DI-XML så grupperes bilagene pr. Regnsk.dato, og derfor kan oppleve å få en rekke bunter i DI-Business første gang du overfører bilag til bunt i DI- Business. (Dersom du ikke ønsker dette, men én bunt pr. Regnsk.dato så kan du bruke den nye funksjonen > Massoppdatering av konteringsfelt.) PaperLess Innovation Ltd

7 Det er krav om at registrert hovedbokskonto i Debet- eller Kreditkonto har avgiftskode. Kontering av hovedbokskonto vil derfor i versjon alltid sette avgiftskode iht. Innstillingene i DI-Business, og forsøker du å slette avgiftskode så settes den til avgiftskode for Ingen avgift. På bilag kontert klart for manuell bilagsførring vil det normalt ikke ligge avgiftskode, typisk for bankbilag. Du vil derfor på slike bilag få følgende beskjed når du forsøker å overføre til bunt i DI-Business: Du må da sørge for å ha feltet Ak synlig, noe som kan gjøres via Brukerinnstillinger > Kontering > Velg synlige konteringsfelt {Ctrl+U}, og registrere avgiftskode. Merk at du kan registrere avgiftskoden manuelt på alle konteringslinjer, men også den nye funksjonen > Massoppdatering av konteringsfelt kan være praktisk her da du kan oppdatere flere bilag på en gang. Spesielt vedr. DI-Prosjekt: Fører du bilag med kode for Prosjekt med hovedbokskonto og leverandør på samme rad så har du i dag mulighet til å søke i PaperLess på kombinasjon av prosjekt og leverandør på slike bilag. Dette vil ikke fungere dersom du posterer til bunt i DI fra PaperLess. Du beholde dagens bokføringsmetode for å beholde denne funksjonaliteten for slike bilag. Viktigheten av tasten {F4} i DI-Business sin bilagsregistrering Ved manuell bokføring av PaperLess-bilag i DI-Regnskap/Prosjekt så er det viktig å være klar over {F4}-tasten og dens betydning. Tasten ble skapt for mange år siden for å fortelle bilagsregistreringen i DI at du har skiftet fokus til annet dokument i PaperLess-vinduet. Dette er typisk når du ikke ønsker å bokføre det bilaget som det ble skiftet til etter du gikk ut av K- feltet i DI. Det er nå kritisk å taste {F4} når du står i første feltet i DI etter at du har markert det bilaget som ønskes manuelt bokført. Da hentes konteringsdata fra PaperLess fra det bilaget du flyttet til samt at koblingen melllom PaperLess-dokumentnummber og DI-bilagstrans etableres. Gjøres ikke dette, er det derfor store sjanser for at det blir feil kobling. Kobling mellom PaperLess-dokument og DI-bilagstransaksjoner I versjon så kobles bilagstransaksjoner fra bunt i DI når bunten er skapt av PaperLess via DI-XML, eller at det bokføres manuelt i DI-Regnskap/Prosjekt med haken for Skannede bilag. Det kobles basert på PaperLess sitt dokumentnummer. Alle andre bunter vil havne i PaperLess som manuelt oppbevart. For å kunne koble bilagstransaksjoner på eldre bilag der PaperLess sitt dokumentnummer ikke kom inn i bunten ved manuell bilagsføring med Skannede bilag, så vil det på bunter PaperLess Innovation Ltd

8 som har opprinnelse basert på 'Skannede bilag kobles basert på bilagsnummer i DI og "stemplet" bilagsnummer i dokumentlisten i DI-PaperLess. Dette betyr at man ikke kan koble dokumenter med en bunt som ikke har hake for Skannede bilag kun basert på bilagsnummer "påført" i PaperLess med endre dokumentteksten med {F2}, skrive bilagsnummer og så brue {Alt+PilNed/Opp} for å "stemple" bilagsnummer på andre bilag. Fremfor å bruke tid på slikt, bruk menyvalget Dokument > Koble dokument(er) til bilag i {Ctrl+Shift+V}, som kan brukes for å koble ett dokument til flere bilag, eller flere dokumenter til like mange bilag. Viktig informasjon vedr. buntbehandling i DI av PaperLess-bunter Med PaperLess så har du fleksibiliteten til å kontere flere perioder innenfor ett dokument så lenge det balanserer debet/kredit pr. periode. Når det skrives til bunt i DI så kan da ett dokumetnummer fremkomme i flere bunter. Det anbefales derfor å ikke deloppdatere bunter skapt av PaperLess, men oppdatere alle bunter skrevet fra PaperLess samtidig. Tilsvarende anbefales det å slette alle bunter som ble skapt dersom du er nødt til å slette bunt. Det forklares hvorfor i de etterfølgende avsnittene. Dersom du oppdaterer én av buntene så kan det bety at et dokument ikke lenger er synlig i Bilag til bokføring. Dette fordi første buntoppdatering gjør at dokumentet i PaperLess blir merket som oppdatert. Derfor kan det være at når man blar i bunt i DI så er det ikke noe dokument å gå til og da vil markert dokument i PaperLess ikke skifte. Derfor anbefalingen om ikke å ikke deloppdatere skrevne bunter fra PaperLess, men alle sammen på en gang. Husk at bunter skrives i PLDNo-rekkefølge til DI-XML, uavhengig av hvordan det er sortert. Dersom handlingen Bilag til bokføring da er sortert på noe annet enn dokumentnummer fordi man hadde det for manuell bokføring i DI så kan det oppleves som om det hopper usystematisk når man blar i bunten i DI. Det er dog systematikk fordi når man blar i en bunt som er skrevet fra PaperLess vil det da ligge i PLDNo-rekkefølge, mens brukeren kanskje har sortert Bilag til bokføring på noe annet. Da vil den hoppe i listen mens man blar nedover i bunten i DI. En annen ting man må være klar er at fleksibiliteten med flere perioder innenffor ett dokument også gjør at dersom man velger å slette en bunt i DI med etterfølgende 'Dokument > Oppev overføring til bunt' i PaperLess så må man være observant. Ett dokument kan ligge i flere bunter, og første bunt som oppdateres inneholdende PaperLess dok.nr. vil gjøre at det dokumentet blir merket som oppdatert i handlingen Bilag til bokføring selv om dokumentet også ligger i andre bunter. Velger man så å slette en bunt som inneholder et dokument som ikke lenger er synlig i Bilag til bokføring så vil du ikke få frem det dokumentet i Bilag til bokføring igjen. Dermed kan konteringer gå tapt. Derfor anbefale å slette alle bunter skulle det være nødvendig og så oppheve i PaperLess. Da har du full kontroll igjen og kan gjøre endringer til konteringslinjene i PaperLess og skrive til bunt igjen. PaperLess Innovation Ltd

9 Oppsett av felt pr. bilagsart og pr. klient Hver bruker kan i DI-PaperLess tilpasse synlige felt og rekkefølgen av dem pr. bilagsart og pr. klient. Du kan tilpasse synlige felt både i hodet og på linjenivå. Merk at første linje har samme konteringsdata som hodet, noe som er bevisst kodet fordi dette passer bra for fakturaer og kreditnota der der er data som kun skal registreres i hodet. Konteringsmal og periodisering Under menyen er det mulig å opprette konteringsmaler som kobles til kundeeller leverandørkontokode. vil alltid bruke en kontringsmal koblet til kunde- /leverandørkontokoden, og dersom en konteringsmal er benyttet ser du kontokoden i blå skrift. Konteringsmalene lagres pr. klient. Det er fint mulig å sette opp konteringsmal som ikke er linket direkte til kunde- eller leverandør, og det gjøres ved opprette en «blank» kunde- eller leverandørkontokode. Du kan f.eks. lage en kunde som heter «Konteringsmal månedlig avskriving» og du velger da denne kundekontokoden i hodetfeltet i DI-PaperLess og du vil få hele konteringsmalen frem. Etterpå sletter du bare kundekontokoden med {Delete}. Det er nå også mulighet til å angi periodisering av hovedbokskonto som ved skriving til bunt i DI-Regnskap {Ctrl+Shift+B} vil sørge for periodering i DI. Du må hente frem feltene Per. startdato og Period. mnd der du angir startdato, som angir regnskapsperioden, og antall måneder du ønsker å periodisere. Du må også passe på å tillate periodisering for hovedbokskonto i kontoplanen i DI. Sett hake ved Periodiseringskonto og spesifiser balanse -og resultatkonto. PaperLess Innovation Ltd

10 Kontroll av regnskapsperiode I DI-PaperLess bestemmes perioden bilaget skal føres på ut fra feltet Regnsk.dato (ValDt). Du kan pr. bilagsdokument i PaperLess ha forskjellig periode fra bilagsdato, samt at du kan ha forskjellige bilagsarter for konteringslinjene. Ved skriving av bunt i DI vil DI-PaperLess sørge for at bilag grupperes pr. regnskapsperiode selv om du markerer bilag i DI-PaperLess som er fra forskjellige regnskapsperioder. Det er ikke kontroll i DI-PaperLess på lukkede perioder, men bunten blir nektet oppdatert i DI dersom regnskapsperiode på bunten ikke er åpen. Dermed kan du gå inn i bunten i DI og endre bunthodet. Dersom du som regnskapsfører vet at en regnskapsperiode er stengt før skriving av bunt i DI fra PaperLess, så kan du bruke menyvalget > Masseoppdatere konteringsfelt på valgt(e) dokument(er) for å endre feltet Regnsk.dato på nødvendige bilag før skriving DI. Registrering av betalinger m.v. og feltet Motreferanse For at det skal fungere med bilagsregistrering av såkalt PMP-referanse i DI, så må være det sjekkes for innstillingene i Egenskaper > Kunder / Leverandører > Post-mot-postbehandling. Det er innstillingen for «andre system» som må settes korrekt for at det skal krysses automatisk ved oppdatering av bunt skapt fra PaperLess. PaperLess Innovation Ltd

11 For registrering av betalinger brukes feltet Motreferanse som må hentes frem. Du kan gjøre {F3}-oppslag i feltet og har du angitt kunde/leverandør så finner du kun poster for den kunde/leverandør. I tillegg kan du skrive inn fakturanummer direkte og det hentes forslag til konteringsdata fra motposteringen. Endre avdeling/anmerkning for oppdatert bilag i spørring i DI Det er i DI-Business fra versjon 7.3 med DI-PaperLess versjon eller høyere mulighet til å foreta endringer foretatt direkte i oppdatert bilag for feltene Avdeling og Anmerkning slik at dette oppdaterer automatisk. Avstemming av klient med DI-Business Når rutinene følges for bokføring av PaperLess-bilag i DI så vil det ikke forekomme differanser i regnskapet mellom DI-Business og PaperLess. Av erfaring ser vi at differanser oppstår dersom manuell bokføring av PaperLess-bilag i DI påfører feil bilagsnummer på dokumentet i PaperLess-vinduet. I tillegg vil det bli differanser dersom reglene for oppsett av korrekte buntnummerserier i de forskjellige delsystemene i DI ikke er utført, slik at det ikke er unike buntnumre innenfor et regnskapsår. En annen kilde til differanser er at det legges tilbake sikkerhetskopi i DI uten å enten legge til tilbake tilsvarende sikkerhetskopi i PaperLess, eller sørge for å fjerne bunter i PaperLess som ikke lenger er i DI etter gjenopprettelse av sikkerhetskopi i DI. Det vil også bli differanser dersom DI ved buntoppdatering i DI ikke får kontakt med PaperLess, men bruker for da en advarsel om dette som gir beskjed til bruker at man må sørge for å eksportere bunten(e) på nytt til PaperLess slik at det ikke bli differanser. For å rette opp når det først har oppstått differanse, så er det laget forskjellige verktøy: Rapport > Avstemming DI-Business av inngående og utgående saldi Denne rapporten går gjennom valgt eller alle klienter og henter ut inngående og utgående saldi for ett angitt regnskapsår via DIBusinessExchange.dll og sammeligner med samme data som du får i PaperLess sin Rapport > Saldoliste. Denne er til hjelp for å avdekke om det kan være differanser i en klient, noe som normalt vises i form av forskjellig IB og UB. PaperLess Innovation Ltd

12 Fil > Synkronisere med DI-Business Denne rutinen sletter alt av transaksjoner i PaperLess og henter inn på nytt fra DI via DIBusinessExchange.dll. Rutinenen jobber periode for periode innenfor angitt regnskapsår og periode. PaperLess tar var på koblinger mellom dokument og buntnummer+bilagsnummer før sletting av transkasjoner og avstemmer med transaksjoner fra DI. Eventuelle dokumenter i PaperLess som ikke kan kobles med transaksjoner fra DI vil havne i handlingen Bilag til bokføring. Slike dokumenter kan forekomme når det er lagt tilbake sikkerhetskopi i DI uten å korrigere i PaperLess, eller dersom reglene for unike buntnummerserier ikke er fulgt og det ikke lar seg gjøre å koble ut fra unikt buntnummer, bilagsnummer og bilagsdato. Bruk av PaperLess Printer til å skrive ut fra DI-PaperLess Det er ikke lenger mulig å skrive ut flere dokumenter av gangen fra selve DI-PaperLess til PaperLess Printer. Det fungerer kun med ett dokument av gangen. Forsøker du flere av gangen så får du beskjed i PaperLess om å bruke menyvalget Dokument > Lage kopi av valgt(e) dokument(er) til Legg inn dokumenter {Ctrl+Shift+A}. OBS! Har du Legg inn dokumenter allerede åpent i annet vindu så husk at du må taste {F5} eller {Alt+5} for å gjenoppfriske dokumentlisten for å se dokument som du har tatt kopi av. Vedlikeholdsrapporter for dokumenter og transaksjoner Det er lagt til to nye rapporter som hjelper å holde kontroll på dokumenter og bilagstransaksjoner i PaperLess. Disse er tilgjengelige for brukere med Brukerrettighet 'Klientadministrator' og 'Administrator'. Første rapport er 'Dokumenter ikke koblet til eller Øvrige dokumenter' og er praktisk for å se om det finnes slike dokumenter. For enkelte integrasjoner med PaperLess kan det være korrekt at det skal være slike dokumenter fordi dokumentet er lagret kun i integrert økonomisystem, men normalt skal alle ferdigprosesserte dokumenter som ikke er synlig i noen av dokumentflythandlingene (Legg inn dokumenter t.o.m. Avventer synkronisering/bilag til bokføring) være lagret i enten eller Øvrige dokumenter. For å se på dokumentet og avgjøre om det skal slettes, lagres eller kobles, bruk menyvalget Dokument > Endre dokumentstatus og angi dokumentnummeret øverst, klikk knappen Hent verdier og fjerne alle haker. Etter du kikker OK vil dokumentet være synlig i handlingen Legg inn dokumenter. Andre rapport er 'transaksjoner uten dokument' og lister opp for valgt regnskapsår alle bilagstransaksjoner som ikke har tilkoblet dokument. Denne er praktisk for å avstemme at alt av dokumentasjon er lagret. Enkelte transaksjoner vil normalt ikke ha dokument og det er enkelt å kontrollere da du kan sortere bl.a. på bilagsnummer i rapporten. PaperLess Innovation Ltd

13 Oppsett av DI-PaperLess DIPL.dll Vedr. søk etter PL.ini og PLDCenter.exe ved kall til DIPL.dll, så er det kodet slik at kall via DIPL.dll leter etter PL.ini for å finne kjørende PLSever i mappen der DIPL.dll ligger, dernest i undermappen...\pldcenter, så...\data\pldcenter og til slutt ut fra registry HKEY_CURRENT_USER\Software\PaperLess\PLApplicationPath. Versjonsnotater build 3588 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build 3584 Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i build For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Endret funksjonalitet Kontering Saksnr. #SRX08839 Korrigert slik at det er mulig å kontere hovedbokskonti som tillater Avdeling for debet og kredit på samme linje. Nå tillattes dette og ved skriving til bunt dersom hovedbokskontiene tillater dette, kommer Avdeling på både Debetkonto og Kreditkonto når det skrives til bunt i DI, noe som alltid skaper to bilagslinjer via DI-XML. Kontering Ønske #742 Endret slik at det er tillatt å kontere prosjekt/prosjektkoder dersom enten hovedbokskonto debet eller kredit tillater dette. Tidligere måtte du lage ny konteringslinje {Ctrl+N}. Korrigering av eksisterende funksjonalitet {Ctrl+F5} Dokumentoversikt Pålogging Kontering Saksnr. #SRX08684 Saksnr. #SRX08705 Saksnr. #SRX08806 Saksnr. #SRX08807 Korrigert feilsituasjon som kunne føre til at første funnet IBAN på en faktura ble hoppet over, noe som skyldes rekkefølgen på systemdefinerte alias. Korrigert spesiell feilsituasjon der en bruker som ut fra Brukerrettighet skulle ha tilgang til handlingen Dokumentoversikt ikke fikk det. Korrigert feilsituasjon som kunne oppstå når en bruker logger inn i PaperLess og fikk beskjeden "En ny versjon () av PLDCenter er klar for nedlasting.". Etter dette ville brukeren få feilmelding på skjermen som skapte en BugReport. Dette kunne skje dersom av en eller annen grunn kjørende PLServer mister aksessrettighetene til PaperLess sin programmappe. Nå får brukeren en melding om at det er problem og om å kontakte systemadministrator som må sjekke loggfil og restarte PLServer. Korrigert slik at det ikke kommer feilmelding når man i søker på beløp i formatet "5000,-" og at det oppfører seg som om man skriver , noe som begge gir søkeresultat for Beløpe = 5000,00. Korrigert slik at du får beskjed om hva som er tillatt datoformat når du taster inn feil datoformat som " " i feltet PaperLess Innovation Ltd

14 Legg inn dokumenter PaperLess Web PaperLess Web PaperLess Web Dokumenflyt Synkronisere med DI-Regnskap Oppgave #6914 Oppgave #6936 Oppgave #6935 Saksnr. #SRX08818 Saksnr. #SRX08917 Regnskapsdato (PLAcLn.ValDt). Korrigert slik Behandle TIF > Splitt valgt dokument {Ctrl+Shift+Y} ikke vil feile og gi melding "Ingen tlgang" i spesielle tilfeller der PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) er plassert i en utdelt mappe i et nettverk. Dette var feil etter build Korrigert spesielle tilfeller der en bruker ville få listet opp firma den har tilgang flere ganger i påloggingsbildet. Dette var relatert til å sette tilgangskontroll på hva brukeren kan se i Regnskaparkiv. Korrigert spesielle tilfeller der en bruker ville fått listet opp mottakere flere ganger i listen over mottakere i søkefilteret. Dette var relatert til å sette tilgangskontroll på hva brukeren kan se i Regnskaparkiv. Korrigert slik at begrensninger til satt i Fil > Tilgangskontroll for fungerer i handlingen Oppdaterte bilag i PaperLess Web. Tidligere ble alle dokumenter vist. Tidligere når tre eller flere mottaker var tilknyttet for dokumentflyt og første mottaker godkjente dokumentet så ble det satt feil dato for siste mottaker. Rekkefølgen var den samme og kun dato ble feil. Dette er nå korrigert. Korrigert feil med kobling av dokument og bilagstranser som kunne oppstå ved bruk av semikolon i feltet Anmerkning og synkronisering av med DI. Tidligere ville dokumenter som har semikolon i Anmerkning havne tilbake til Bilag til bokføring og måtte manuelt kobles til bilagstranser igjen. Versjonsnotater build 3584 I dette avsnittet ser du korrigeringer siden build Korrigering av eksisterende funksjonalitet Kontering og Rapport > Avstemming inngående og utgående saldi med DI-Regnskap PLServer Korrigert ved oppslag og inntasting av verdi i konteringsfeltet Motref. samt ved kjøring av Rapport > Avstemming inngående og utgående saldi med DI-Regnskap slik det ikke kommer BugReport der man må klikke Continue for å fortsette i tilfeller der PaperLess ikke kan finne filen DIBusinessExchange.dll, noe som kan skje dersom det er feil med tilordning av diskbokstav ved start av PLServer. Det kommer nå en melding om at DIBusinessExchange.dll ikke finnes eller at PLServer ikke har tilgang til å kjøre filen. Foretatt endringer i måten PLServer starter på når det er registrert tilordnet diskbokstav i skillearket Tjeneste basert på rapporterte tilfeller der enkelte ganger diskbokstavene ikke blir tilordnet ved start av PLServer noe som fører til at man i PaperLess får melding om at DIBusinessExchange.dll ikke finnes. I slike tilfeller må man etter start av tjenesten sjekke at det i PLLog-filen er lignende setning :30:05;System ;;Info from PLServer.exe : Mapped drives: S:=\\server\utdeltmappe; PaperLess Innovation Ltd

15 XML-fakturaer Hjelp > Om Skrive til bunt i Visma DI {Ctrl+Shift+B} I de tilfeller der XML-faktura i EHF-format har innstilling for at det skal være innebygd vedlegg, men at det ikke eksisterer noen innebygd fil, korrigert slik at du får en melding pr. fil som hentes inn som forklarer at XML-fakturaen ble hentet inn, men vises som HTML da det ikke var noe innebygd faktura. Du kan dermed kjøre fakturatolk som vanlig og XML-fakturaen er den mottatte fakturaen i lovlig forstand. Du må i slike tilfeller kontakte leverandøren og be om å at de korrigerer sin XML-faktura. Endret slik at den versjon og buildnummer som vises for filen DIPL.dll vises fra DI-programmappe som definert i PLServerSetup > Database > Programkatalog. Dersom DIPL.dll ikke eksisterer i definert DI-programmappe så sjekkes det om DIPL.dll ligger sammen med PaperLess sine applikasjonsfiler (PLServer, PLSererSetup, etc.) og viser versjonsinfo fra den filen. Endret metode for plassering av filer til Windows Clipboard slik at DI-XML-fil og -loggfil ved feil og advarsler ved skriving av bunt til Visma DI kan limes inn med {Ctrl+V} som vedlegg i e-post til DIsupport eller legges i en mappe i Windows, også i de tilfeller der PaperLess og DI er installert og kjører på separate servere. Versjonsnotater build 3582 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i build For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Ny funksjonalitet #6742 Lagt til mulighet for brukere til å søke etter dokumenter basert på feltet Text/Beskrivelse (PLAcLn.Txt) i dokumenter de har vært involvert i dokumentflyten for, noe som gjøres i og første skilleark '1. Søk i arkiverte bilag'. Tidligere var dette kun mulig i de øvrige skillearkene 2-5 som kun er tilgjengelig for brukere med Brukerrettighet som har tilgang til hele (med mindre man har begrenset ved hjelp av Fil > Tilgangskontroll. Endret funksjonalitet Integrasjon med Visma DI Forbedret håndtering av feilsituasjoner i integrasjonen med Visma DI der pålogging til Visma DI Server er nødvendig, som ved Fil > Oppdatere kontokoder, Rapport > Åpen post liste, Rapport > Avstemming IB og UB med DI-Regnskap og ved skriving av bilag til bunt(er) i Visma DI. Tidligere kunne disse gi en urforklarlig feilmelding og skriving til bunt med feil brukernavn/passord ville gjør at PaperLess stopper opp på arbeidsstasjonen. Det er også lagt inn bedre PaperLess Innovation Ltd

16 OCR:IE Fil > Bytt firma Dokument > Snu dokumentnummerrekkefølge Dokumentflyt #6741 #6791 #SRX08096 #SRX08479 feilmelding når skriving av bunt enten feiler eller gir advarsel, og det vises nå første linjer fra feilloggen til Visma DI. Det er også forbedret slik at dersom det kommer advarsel ved skriving av bunt så blir bilaget i PaperLess likevel satt hengelås på fordi bilagene er skrevet til bunt, men trenger korrigering i bunt i Visma DI for å kunne oppdateres. Tidligere ble slike bilag liggende igjen som om de ikke var skrevet til bunt. Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret hvordan MVA-registreringsnummer blir funnet for irske fakturaer. Tidligere når man var i og valgte å bytte til annet klient så ble alle søkeverdier du hadde i den foregående klienten beholdt og søk aktivert, noe som førte til at du måtte vente til søket var ferdig. Dersom du stod i første skilleark og ikke hadde angitt søkeverdier så ville det føre til at alle dokumenter ble hentet, noe som kan ta lang tid. Endret nå slik at kun Regnskapsår beholdes og at søket ikke automatisk utføres. Endret slik at denne funksjonaliteten kun kan benyttes for TIF-filer ettersom det var det derfor den ble skapt, nemlig å endre rekkefølgen dersom man skannet inn dokmenter i feil rekkefølge. Det kommer melding dersom kan forsøker å kjøre rutinene på andre typer dokumenter enn TIF: Korrigert slik at det ikke lenger er mulig å sette på hakene samtidig for valgene 'Automatisk overføre til økonomisysemet etter siste mottaker' og 'Automatisk til bokføring etter siste mottaker' (som plasserer dokumentet i handingen Avventer synkronisering/bilag til bokføring). Dette gjelder både i Dokumentflyt > Tilknytt mottakere {Ctrl+T} og i Brukerinnstillinger > Dokumentflyt. Korrigering av eksisterende funksjonalitet Behandle TIF #6751 Korrigert feil som oppstod i 4.2. build 3579 som gjorde at splitting av dokument {Shift+Ctrl+Y} ikke kunne utføres. > Lagre konteringsmal for leverandør/kunde {Ctrl+Shift+T} Fil > Oppdatere faste opplysninger {Ctrl+Shift+S} #SRX08465 oppave #6558 Korrigert slik at konteringsmalen lagres med konteringslinjene i samme rekkefølge som du hadde da malen ble lagret. Tidligere kunne det skje at rekkefølgen ble lagret annerledes. Tidligere dersom datamaskinen som kjører Visma DI og PaperLess gikk i dvale og du etter start av datamaskinen igjen startet PaperLess og kjørte {Ctrl+Shift+S} så villle det komme en uforklaring feilmelding. Nå kommer det en PaperLess Innovation Ltd

17 melding som forklarer at det kan være feil brukernavn/passord eller at DI-Office Server ikke kjører og må restartes. Fil > Tilgangskontroll Handlingen Legg inn dokumenter OCR:EUR #6688 #SRX08353 #SRX08083 Korrigert feilmelding som kunne oppstå i spesieller tilfeller. Eneste løsning tidligere var å slette filen PLSetup_Usr.ini file for brukeren og restarte PaperLess. Korrigert feilsituasjon som kunne oppstå når det var satt feil Windows-rettigheter til PaperLess sin dokumentmappe, noe som ville slette dokumentet ved kjøring av Behandle TIF > Splitt valgt dokument {Ctrl+Shift+Y}. Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret måten å finne tyske IBAN. OCR:EUR #SRX08112 Basert på innsendte fakturaeksempler forbedret måten å finne nederlandske IBAN. Overføre til økonomisystemet {Ctrl+Shift+B} PLServerSetup > Tjeneste PLServerSetup > Web Rapport > Vedlikeholdsrapporter #SRX08491 #6805 #SRX08022 #6608 #6698 Korrigert slik at det kun kommer melding for opp til første 20 valideringer som feiler ved overføring av bilag til økonomisystemet fra PaperLess. Dette for å sikre at meldingsboksen ikke blir større enn skjermen. Når det blir liggende igjen dokumenter i dokumentlisten etter overføring av bilag til økonomisystemet skyldes det at valideringen har feilet, og du kan da velge et mindre antall dokumenter og forsøkee igjen for å se alle valideringsmeldinger. Korrigert slik at du kan angi UNC-sti med utdelt mappe som inneholder mellomrom. Tidligere ville slikt gi feilmelding og man måtte manuelt skrive PL.ini. Korrigert feil som oppstod i PLServerSetup > Web ved import av tredjeparts sertifikatsfil. Det kom melding 'Either the file is damaged or not a valid PCKS#12 file or the password is incorrect" som ikke var korrekt og skyldes en feil i lagring av password i filen PL.ini. Korrigert slik at du får advarsel dersom du ikke angir korrekt regnskapsår for rapporten transaksjoner uten dokument. Tidligere ville dette gi feilmelding. Korrigert slik at kolonnen "Utg. saldo" i skillearkene 2, 3 and 4 viser korrekt utgående saldo for kontokodene når du velger flere år i søkefilteret, som Tidligere ble det vist korrekt utgående saldo når ett år ble angitt selv om Rapport > Kontoutskrift ville viser korrekt. PaperLess Innovation Ltd

18 Versjonsnotater build 3576 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i build For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Korrigering av eksisterende funksjonalitet XML-fakturaer #SRX08062 Korrigert problem med innhenting av XML-filer som kunne oppstå når XML-filene var av EHF-format, men ikke inneholdt innebygd (embedded) dokument. Også forbedret slik at man kan hente inn miks av XML og andre dokumenter samtidig fra mappe og inn i PaperLess. Versjonsnotater build 3574 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i build For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Korrigering av eksisterende funksjonalitet Utkopiering til CD/USB Fil > Tilgangskontroll Klient og brukeradministrasjon Klient og brukeradministrasjon Klient og brukeradministrasjon Legg inn dokumenter #SRX07963 #SRX07970 #6488 #SRX08021 #SRX08023 #SRX07974 Endret plassering av rapporter som tas ut når man kjører PaperLess fra utkopiering til CD/USB. Tidligere ble rapportene lagret i rotmappen C:\. Alle rapporter blir nå opprettet i brukeren sin temporærre mappe i Windows, %Temp% som når PaperLess kjøres vanlig. Korrigert tilfelle der endring av Brukerrettighet kunne føre til at lagrede begrensninger for en bruker til ble fjernet. Korrigert en oppfriskningsproblem ved setting av Brukerregler. Dersom hake for en brukerregel ble satt, f.eks. Vis kun egne dokumenter i handlingen Legg inn dokumenter så ble haken visuelt fjernet dersom du gikk til annet skilleark og tilbake igjen, noe som feilaktig fikk men til å tro at verdien ikke var lagret. Korrigert slik at det ikke kommer feilmelding ved sletting av brukerregel. Korrigert feil som kunne oppstå ved setting av hake for Domenebruker i brukerinnstillinger. Dette kunne føre til at feil bruker fikk satt hake for domenebruker. Tidligere ved bruk av PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) ble ikke rotering av sider lagret når PaperLess Innovation Ltd

19 Legg inn dokumenter Koble til mappe i Øvrige dokumenter {Ctrl+F} Oppsett Øvrige dokumenter Dokumentoversikt XML-fakturaer Dokumentflyt {Ctrl+F5} Ferdige dokumenter #SRX08053 #SRX07986 #SRX07985 #SRX08023 #SRX08024 #SRX08017 #SRX07960 #SRX08037 dokumentet var overført til sentral server. Korrigert slik at når du blar gjennom dokumenter som befinner seg lokalt hos en bruker (ved bruk av PaperLess i Sikkermodus (Klientaksess) så vises det korrekt hos hvilken bruker dokumentet befinner seg. Tidligere ville det ikke endre seg i dokumentviseren dersom det var forskjellige brukere og man måtte gå tilbake til et dokument som lå på serveren og så klikke direkte på dokumentet med hodet på seg for å se hvilken bruker som hadde dokumentet lokalt hos seg. Korrigert feil som enkelte tilfeller kunne føre til at man ikke kunne velge brukere som kun skal ha tilgang til dokumentet. Korrigert feil som enkelte tilfeller kunne føre til at man ikke kunne velge brukere som kun skal ha tilgang til mappen. Fjernet menyvalgene for slå sammen og splitt fra menuen Behandle TIF fra handlingen Dokumentoversikt da de ikke hadde noen funksjon fordi dokumentene skal forberedes før dokumentflyt aktiveres. Korrigert problem med tilgangsrettigheter som kunne oppstå i nettverksmiljø og stoppet innleggelse av XMLfaktura til PaperLess med en BugReport-feilmelding. Korrigert så sletting av dokumentflytgruppe som er satt som standardmottaker for en leverandør ikke fører til at dokumentflyt neste gang blir opprettet med kun pålogoget bruker satt som "Registrert." Kombinert med brukerregel kunne dete føre til at dokumentflyt ble aktivert uten at dokumentet ble synlig i mottakerens handling Min arbeidsliste. Korrigert slik at leverandørkode blir korrekt funnet i spesielle tilfeller der to leverandører har samme organisasjonsnummer og en av leverandørene samtidig har identisk bankkontonummer som en tredje leverandør. Korrigert vedr. bruk av rutinen Dokument > Til manuell bokføring i DI-Business i handlingen Ferdige dokumenter. Det å sette på haken i versjon validerer bilaget iht. debit/kredit og felt som krever prosjektkoder, m.v. fremfor å gjøre bilaget synlig i handlingen Bilag til bokføring. Derfor skal 'Til manuell bokføring i DI-Business' {Ctrl+Shift+D} brukes i de tilfeller det ikke skal skrives til bunt fra PaperLess, men bokføres manuelt i DI. Dersom man hadde et bilag i handlingen Ferdige dokumenter som ikke ble validert og så valgte 'Til manuell bokføring i DI- Business' så ble brukeren som kjørte rutinen feilaktig lagt til som siste mottaker i dokumentflythistorikken. PaperLess Innovation Ltd

20 Versjonsnotater build 3569 I dette avsnittet ser du ny funksjonalitet, endret funksjonalitet og korrigering for build Dette avsnittet er praktisk for deg som allerede har gjort deg kjent med alt av ny og endret funksjonalitet i build For deg som nettopp har oppgradert så er det bare å lese gjennom og så fortsette på de neste avsnittene. Ny funksjonalitet Kontering Skrive til bunt i DI-Business {Ctrl+Shift+B} #SRX07488 #SRX07523 #SRX07573 Forbedret måten fakturabeløp blir funnet på når det er en alfanummerisk verdi foran beløpet slik at det nå hoppes over og beløpet blir funnet. Lagt til funksjonalitet slik at klienter som ikke har MVA kan konteres korrekt i PaperLess for skriving av bunt direkte til Visma DI. Dersom klienten er satt opp til ikke å ha MVA så legges det likevel til avgiftskode '9 Ingen avgift'. Lagt til ny funksjonalitet etter ønskemål slik at bruker blir sperret fra å skrive faktura til bunt i Visma DI når fakturanummeret er identisk for leverandør. Dette for å hindre dobbeltføring av faktura og ønskes det å postere likevel så må det legges til et siffer eller lignende for å kunne skrive til bunt. Bruker har også fått advarselen ved enten kontering i PaperLess eller ved fakturatolk. Det er mulig ta til manuell bokføring i Visma DI. Endret funksjonalitet Fil > Klient- og brukeradministrasjon #5915 #SRX07645 #SRX07645 Endret slik at man kan sette hake for Ekstern bruker selv om man ikke har lisens for Modul for Klientaksess. Basert på innsendte fakturaer med dårlig skanningskvalitet har vi endret regel for gjenfinning av nederlandske IBAN-numre slik at når IBAN starter med NL og two tall, dernest 4 bokstaver, så vil resten bli tolket som kun tall. Basert på innsendte fakturaer med dårlig skanningskvalitet har vi endret regel for gjenfinning av nederlandske IBAN-numre slik at når IBAN starter med NL og two tall, dernest 4 bokstaver, tolk vi funnet 1-tall som i i boktavene. PaperLess Innovation Ltd