Møte i Bibliografisk gruppe Referat

Transkript

1 Oppdatert: Møte i Bibligrafisk gruppe Referat Sted: BIBSYS, Trndheim, Møterm Sirkuss Dat: Onsdag 2. februar 2011 Tid: Referent: Anne Munkebyaune Til stede: Ketil Falck, Frank B. Haugen, Gøril Hesstvedt, Gunnlaug B. Leir Fra BIBSYS: Anne Munkebyaune, Jan Erik Garshl (Sak 2011/06) Frfall: Tve Aursøy 2011/01 Gdkjenning av dagsrden Dagsrden ble gdkjent. Til møteleder ble valgt Ketil Falck g til referent, Anne Munkebyaune Sak 2011/06 flyttes fram på dagsrden slik at den ble behandlet da Jan Erik Garshl fra BIBSYS var til stede. 2011/02 Referat fra frrige møte Kmmentar fra Ketil Falck m at sak 2010/09 i referatet pphever et vedtak fra I sak 08/04 heter det: vedtakene [er] gjeldende fra vedtaksdat i Bibligrafisk gruppe. Dette gjelder selv m ikke Avvik- g vedtak g BIBSYS-MARC er ppdatert. Passusen er pphevet i g med følgende vedtak i Sak 2010/09: Bibligrafisk gruppes anbefalinger begynner å gjelde først når de er behandlet av BIBSYS g står i håndbøkene. Referatet ble gdkjent. 2011/03 Valg av leder fr Bibligrafisk gruppe Leder, Ketil Falck, g nestleder, Frank B. Haugen, ble gjenvalgt med akklamasjn. De er valgt fr 2 år. 2011/04 Revisjner g anbefalinger fra Den Nrske katalgkmité DNK anbefaler at Katalgiseringsregler 22.17A5 anvendes fr persner sm har fått løsere tilknytning til kngehuset. DNK innfører valgfri regel under 6.5B1 i Katalgiseringsregler. Anbefalingene tas inn i Vedtak g avvik. 2011/05 Organisering av arbeidet i Bibligrafisk gruppe Frslag fra Ketil Falck: 1

2 En vesentlig del av arbeidet i gruppen blir gjrt i diskusjnsfrum mellm møtene. Nen saker blir gså behandlet i e-pst. Innkalling g referat fra møtene er biblitekenes viktigste (eneste) kilde til infrmasjn m gruppens arbeid, men det har vært uklarhet m hvrdan sakene sm er behandlet siden frrige møte skal presenteres. Frslag: Alle saker BG har behandlet mellm møtene må pprettes sm sak i Diskusjnsfrum fr å kmme med i saklisten til neste møte Saker i Diskusjnsfrum skal avsluttes med enighet m en rdlyd sm kan gå rett inn i saklisten. Teksten skal innehlde: Krt beskrivelse, gjerne med pplysning hvem sm har reist saken. Eks.: Sak fra Katvakt:. BGs vedtak/anbefaling Opplysning m implementering Selv m saken er ferdigbehandlet i diskusjnsfrum, kan det kmme nye innspill til saken på møtet i Bibligrafisk gruppe. Teksten i saklisten kan da bli justert i referatet. Saken låses i diskusjnsfrum først når siste innlegg har henvisning til saksnummer i møtereferat, evt. pplysning m at saken avsluttes sm intern diskusjn sm ikke skal inn i sakliste. Frslaget ble diskutert g akseptert av Bibligrafisk gruppe. Det presiseres at kpi av brev gruppen mttar g sender sm svar gså skal tas inn i diskusjnsfrum. Saker fra BIBSYS bør ha svarfrist. 2011/06 Bibligrafisk gruppe g vergang til nytt ILS Innledning ved Jan Erik Garshl. Det skal etableres en brukergruppe sm BIBSYS vil samarbeide med m nytt Integrated Library System (ILS). Dette danner grunnlaget fr den egentlige innføringsprsessen. Det skal i tillegg etableres faggrupper. OCLC skal lage systemet. I dette arbeidet inngår ikke vi (BIBSYS). Vi har innsikt i planer g vet hvr langt de er kmmet. Gruppa er utnevnt av BIBSYS etter anbefalinger fra styringsgruppa. Bibligrafisk gruppe vil bli sentral sm faggruppe. Mye skal eksprteres, ikke bare bibligrafiske data, men gså mye annet. Om t år vil det være registreringsklienten Cnnexin i en eller annen frm sm vil bli tilbudt ss. Autritetsregistre skal gså inn. Det er mange uavklarte frhld når det gjelder autritetsregistrene g hvrdan de vil fungere i det nye systemet. Hva skjer med håndbøker g veiledninger? Skal systemet versettes? Det er ikke bestemt ne m dette enda. Autritetsregistrene vil sannsynligvis bli liggende i BIBSYS, med pekere til de bibligrafiske pstene i WrldCat. Det vil gjelde både emnerdsregistrene g BIBSYS autritetsregistre fr persner, krprasjner g standardtitler. Omfatter det nye systemet gså andre typer baser, fr eksempel billeddatabaser? Svaret er ja. Tidlig på våren kmmer det en rapprt fra UNINETT angående samarbeid rundt arkitekturprsesser i UH-sektren. Denne mhandler blandt annet både institusjnelle arkiv g bibliteksystemet. 2

3 [2011/07-13 Saker behandlet siden frrige møte] 2011/07: Nye kder fr relasjn a) Sak: Henvendelse fra Sfie Arneberg, Nrsk barnebkinstitutt, m kde bjd. Vedtak: Kde bjd tas inn i liste ver relasjner med nrsk term "mslagsdesigner". Implementering: Liste ver relasjner er ppdatert med kde bjd. b) Sak: MARC Cde List fr Relatrs er ppdatert med følgende kder: mfp - Manufacture place prp - Prductin place Vedtak: Det er ikke behv fr de nye kdene mfp g prp i BIBSYS. 2011/08 : 1.1F5: Mer enn 3 ansvarshavende med samme funksjn a) Sak: Henvendelse fra Henry R. Haug, Nasjnalbibliteket, m manglende samsvar mellm BIBSYSvedtak g -avvik 1.1F5 g hjelpetekst i BIBSYS-MARC. Vedtak: Teksten i BIBSYS-MARC bringes i verensstemmelse med BIBSYS-avvik 1.1F5. Implementering: BIBSYS-MARC ppdatert : Rettet tekst under 245, 500 g 700 angående registrering av flere enn 3 ansvarshavende. b) Sak: Ved registrering av flere enn 3 ansvarshavende der bare den første nevnes i 245 $c var det før siste endring av BIBSYS-avvik 1.1F5 bligatrisk å registrere alle øvrige frfattere i 500-nte fr å få krrekt visning. Når det nå ikke lenger er anledning til å lage 500-nte fr øvrige ansvarshavende, bør det være bligatrisk å kde alle øvrige frfattere med 700 $x. Vedtak: Siste avsnitt i avvik 1.1F5: "Ved registrering av vitenskapelige mngrafier g I-analytter (d.v.s. pster kdet sm 008 $n v), er det nk å lage bi-innførsel på frfattere sm tilhører egen institusjn." erstattes med følgende tekst: "Ved registrering av vitenskapelige mngrafier g I-analytter (d.v.s. pster kdet sm 008 $n v), skal det lages bi-innførsel på samtlige medfrfattere. Ved flere enn tre kdes øvrige medfrfattere med 700 $x. Det er den enkelte institusjns ansvar å påse at frfattere sm tilhører egen institusjn er kdet med riktig institusjnskde i $u." Implementering: Siste avsnitt i avvik 1.1F5 endres i tråd med vedtaket ved neste ppdatering av BIBSYS-vedtak g -avvik fra Katalgiseringsregler 2011/09: 700 $x (R) Type funksjn a) Sak: BIBSYS-MARC 700 $x (R) Type funksjn: Delfeltet brukes gså når det er behv fr å registrere flere frfattere, etc. enn det katalgiseringsreglene tillater. Frmuleringen i BIBSYS-MARC kan mistlkes sm at delfeltet åpner fr videre avvik fra katalgiseringsregler enn det sm er dekket av BIBSYS-avvik 1.1F5. Vedtak: Tekstutsnittet i BIBSYS-MARC 700 $x (R) Type funksjn refrmuleres slik: Delfeltet brukes gså når flere enn tre persner har samme funksjn eller samme grad av ansvar g det er behv fr å registrere flere ansvarshavende (frfattere, etc.) enn katalgiseringsregel 1.1F5 tillater. Implementering: Tekst under 700 $x (R) Type funksjn i BIBSYS-MARC endres ved neste ppdatering. 3

4 b) Sak: Det er rm fr ulike tlkninger av hva sm ligger i enkelte av frtekstene til verdiene; f, m, r g b i 700 $x. Valg av riktig kde kan bli et prblem. Ettersm ansvarshavendes rlle blir angitt med $4 kde fr relasjn, skulle det ikke være nødvendig å differensiere mellm ulike typer funksjner i 700 $x. Vedtak: Verdiene; f, m, r g b i 700 $x erstattes med én verdi: f Øvrige ansvarshavende. Implementering: Verdier g frtekst Under 700 $x endres ved neste ppdatering av BIBSYS-MARC. 2011/10: Behldningsdata fr peridika Sak: Henvendelse fra Trill Jhannessen g Grethe Nielsen vedrørende bruken av delfeltene 008 $f, $g g 096 $g. Vedtak: BIBSYS-MARC ppdateres med nte sm presiserer bruken av feltene 008 $f g $g: Under 008 $f: NB! Her registreres første utgivelsesår g ikke krnlgisk betegnelse. Eks.: Hvis Nr. 1(1990) er utgitt i 1991, er det året 1991 sm skal registreres. Under 008 $g: NB! Her registreres siste utgivelsesår g ikke krnlgisk betegnelse. Eks.: Hvis siste utgivelse Nr. 10(2000) er utgitt i 2001, er det året 2001 sm skal registreres. Bibligrafisk gruppe ønsker på nåværende tidspunkt ikke å priritere rydding i 096 $g. Krever vergang til nytt bibliteksystem en slik rydding, er dette ne vi vil se på når det blir aktuelt. Implementering: Nte under 008 $f g $g føyes til BIBSYS-MARC ved neste ppdatering. 2011/11: 651 (R) Gegrafisk sted sm emnerd Sak: Henvendelse fra Nasjnalbibliteket m retningslinjer fr bruken av 651, i sær m bruken av delfelt $q Frklarende tilføyelser til delfelt $a. Vi er gjrt kjent med at NKKI har en sak m gegrafisk sted sm emnerd g spesielt dette med hierarki til behandling. Bibligrafisk gruppe vil derfr avvente innspill fra NKKI før endelig vedtak i saken. Muligheten fr å registrere hierarkiske gegrafiske navn ble innført i 2010 (Bibligrafisk gruppe, sak 2010/09) etter ønske fra Nasjnalbibliteket. Fr andre biblitek presiserer vi at denne muligheten ikke er ment sm en anbefaling eller påbud, men kun et tilbud. 2011/12: Obligatrisk registrering av itar-kde i 024. Sak: BIBSYS innfører bligatrisk registrering av itar-kde på alle pster sm er merket sm sjanger vitenskapelig (008 $n v). Vedtak: Bibligrafisk gruppe har ingen innvendinger. Implementering: BIBSYS-MARC er ppdatert med ny infrmasjn. 2011/13: (798) (R) Henvisning fra standardtittel Sak: MARC-felt 798 skal bare brukes av Nrsk bkfrtegnelse, men Nasjnalbibliteket ønsker at feltet blir liggende i pstene ved eksprt. Feltet skal ikke slettes eller endres på av andre biblitek Vedtak: Bibligrafisk gruppe har ingen innvendinger. Implementering: 798 er gjrt synlig fr alle i registreringskjermene, men er frtsatt bare til bruk fr Nasjnalbibliteket. 2011/14 Permanent kat3-status Lista ver latinske g greske frfattere trenger å ppdateres. Frfatterne til lista er ikke ansatt ved NB, 4

5 men bør få tilgang til å rette pstene sm inngår i lista ver latinske g greske frfattere (disse autritetspstene har kat2-status, men er låst på tilsvarende måte sm kat3-autritetspster). Det blir vurdert m flere enn NB-ansatte vil få tilgang til å gjøre endringer på kat3-bjektpster g - autritetspster. Fr de sm ikke har tilgang til å endre kat3-bjektpster kan frespørsler m endringer sendes NB, sm har rutiner fr tilbakemeldinger til de sm har meldt endringsønske. Kmmand Meldkat brukes. Når det sendes meldinger via Meldkat på kat3-bjektpster går meldingen bare til Nasjnalbibliteket. Fr endringer i kat3-autritetspster, kan endringsmeldinger sendes: TKautreg@nb.n Eventuell uenighet m katalgisering g ulike behv i NB g BIBSYS tas pp etter hvert sm sakene dukker pp. 2011/15 Nytt MARC-felt 534 Originalversjn Frslaget fra BIBSYS aksepteres. BG går inn fr å innføre 534 med alle relevante delfelt (a-z g 3) fra MARC /16 Omtalte navn nrmalisering, registrering g søking Saken var sendt inn av Marit Alm, Universitetsbibliteket i Osl. De uttrykker bekymring ver søkeindeksene. Indirekte ser det ut til at det er BIBSYS Ask de mtaler. Saksdkumentet innehlder bl.a. følgende frslag til vedtak: Frslag til vedtak Bibligrafisk gruppe tar initiativ til følgende: Autritetsfrmer g gjenfinning: Bibligrafisk gruppe ber Nasjnalbibliteket avklare status g fremdrift fr arbeidet med nasjnale autritetsregistre. Det må utredes hvrdan autritetfrmene skal integreres i bibliteksystemet ved registrering g søking. Generelt krav: Alle synnyme navnefrmer skal være søkbare g integrert i søkeindeksene fr publikum, gså ved emnesøk. Dette kravet gjelder gså søking i kntrllerte emnerdsfelt. BIBSYS emnemdul: Det må utarbeides kravspesifikasjner fr prgramvare fr bygging g vedlikehld av autritetsfiler fr kntrllerte emnesystemer (emnerdslister, tesauri, emneregistre). Disse erstatter den eksisterende emnemdulen i BIBSYS g prgrammet ERSØK, sm er fullstendig utdatert. Frie nøkkelrd (691) g registreringsplitikk: Eksisterende retningslinjer må presiseres verfr biblitekene slik at registreringen i de bligatriske marcfeltene blir mer fullstendig. Biblitekene må bevisstgjøres på sammenhengen mellm registreringsdata g gjenfinning i en felles bibligrafisk database. Opprydding: Det bør fretas en pprydding slik at de bligatriske feltene blir mer fullstendige g gir representative søkeresultater. 5

6 Knklusjn fra Bibligrafisk gruppe: Autritetsfrmer g gjenfinning: Infrmasjn lagt ut i BIBSYS nyhetsbrev m status fr nasjnalt autritetsregister 4.februar. Med tanke på nytt ILS er det svært usikkert hvilken innflytelse BIBSYS har på utvikling av systemet. Vi vil frhøre ss med BIBSYS m hva vi kan gjøre her. Samme svar sm venfr. BIBSYS emnemdul: Siden det nå skal innføres nytt ILS, bør dette tas pp i relasjn til det. Emnerdregistrene g emneregistrene skal, etter det Bibligrafisk gruppe frstår at det finnes planer m, bli liggende i BIBSYS. Kravspesifikasjn i frhld til dette er derfr relevant. Vi støtter derfr initiativet g vil fremme frslaget verfr BIBSYS. Det er gså her grunn til å nevne at det er usikkert hvrdan dette arbeidet kan fregå med tanke på at det er OCLC sm har ansvaret fr utvikling av det nye systemet. Fri nøkkelrd (691) g registreringsplitikk: Persn- g krprasjnsnavn fr mtalte persner g krprasjner skal registreres i henhldsvis 600 g 610. De skal ikke registreres i 691. (Lenke til 691 i håndbka Emnefelter) Følgende setning fra håndbka Emnefelter - Retningslinjer strykes: Av gjenfinningshensyn kan det være hensiktsmessig å registrere krtfrmer av krprasjnsnavn i 691, men det presiseres at disse gså må registreres sm se-henvisninger i autritetsfilen fr navn. Vi gjør ppmerkm på at denne regelen vil gjelde kun fram til innføring av nytt ILS hvr vi vil ta i bruk MARC 21 sm har mulighet fr å registrere flere typer nøkkelrd, sm blir angitt med indikatrverdier. Opprydding: Bibligrafisk gruppe ber BIBSYS m en liste ver frekmster av rd i 691 med pplysning m antall ganger det frekmmer. Lista ønskes rdnet alfabetisk fr å få en versikt ver hva sm finnes. Vi vil deretter vurdere tiltak. 2011/17 Innhldsnte g analytisk biinnførsel Universitetsbibliteket i Bergen v. Ketil Falck har sendt inn frslag m endring i håndbkstekster angående innhldsnte g analytisk biinnførsel. Det er en del feil i basen nå, g de mener det kan skyldes usikkerhet rundt hvrdan tekstene tlkes. Frslag til vedtak: Ny g utvidet tekst i BIBSYS-vedtak g -avvik fra Katalgiseringsregler: 1.7B18 Innhld Se: BIBSYS-AVVIK 13.3 Felt fr nter Felt fr nter BIBSYS legger ikke inn pplysninger m de enkelte deler av et flerbindsverk i nte (eksempel 1), men bruker beskrivelse på flere nivåer. BIBSYS legger sm hvedregel ikke inn pplysninger m deler av et dkument i nte 6

7 (eksempel 2), men beskriver delene med I-analytter. Innhldsnte sm beskriver de enkelte deler av et dkument lages bare i de tilfeller hvedkilden både innehlder en fellestittel g titlene på enkeltverkene (1.1B10), eller når beskrivelsen gjelder et dkument uten felles tittel der ett verk dminerer (1.1G1) Analytiske bi-innførsler Analytisk bi-innførsel på del av et større dkument (7XX $t) lages bare i de tilfeller tittelen på delen finnes i vertsdkumentets hvedkilde, jf. BIBSYS-AVVIK 13.3 Utvidet tekst i BIBSYS-MARC - Bibligrafisk frmat: 700 (R) Bi-innførsel persnnavn Feltet kan gså brukes fr å lage en analytisk innførsel på en persns verk når dette er en del av dkumentet sm katalgiseres. Slik bi-innførsel lages bare i de tilfeller tittelen på verket finnes i vertsdkumentets hvedkilde, se: BIBSYS-AVVIK Knklusjn: Bibligrafisk gruppe tar frslaget til etterretning g endrer tekstene i håndbøkene slik det er freslått. 2011/18 Rettelser i BIBSYS-MARC 260 $a Sak fra Katvakt Bibligrafisk gruppe har fått en sak fra Katvakt med frslag til rettelser i BIBSYS-MARC. Knklusjn: Bibligrafisk gruppe mener at teksten i BIBSYS-MARC er krrekt, men muligens ikke tydelig nk. Vi lager ny tekst sm frklarer bruk av delfeltene bedre. 2011/19 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. 7