KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Møtevirksomhet Det gikk en god del tid i uke 40 til møtevirksomhet i SKiBAS, Representantskapet, GLEM, Kvast, møter med økonomiansvarlig, eksternansvarlig og administrativ leder, samt intervjuer i forbindelse med rapport om skjenkestruktur. Skjenkestruktur Jeg har gjennom uke 40 forhørt meg med skjenkere fra både ny og gammel ordning, og har søndag (10.10) laget et utkast til en rappor med anbefaling. Denne skal endelig sendes inn til høring fredag (15.10). Dorgeforhandlinger Økonomiansvarlig og jeg har vært i diskusjon om videre framgang i dorgeforhandlingene, og vi orienterer oss mot en form for provisjonsrettet modell, med prinsipper om enkelthet og integrasjon i budsjettet til Kvarteret (for at modellen ikke skal legge opp til vilkårlig forhandling i tide og utide). Jeg regner med at det ikke vil stå i hovedfokus i uke 41 grunnet budsjettarbeid, men satser på at det kan presenteres en modell innen uke 43 med implementeringsmulighet i Innkalt til møte der vedleggene til avtalen skal behandles. Handlingsplan 2011 Arbeidsmøte (10.10) hadde et godt oppmøte beståene av eksternansvarlig og meg, der vi fikk lagt en grov skisse av handlingsplan for Jeg tar med meg denne videre til arbeidsmøte om budsjettet mandag (11.10). Handlinsplan sammen med budsjett må inn fredag (15.10). Vaktsaken Jeg satte opp på planen i uke 40 at jeg skulle få skrevet et utkast til høring. Grunnet stor møtevirksomhet denne uken ble det dessverre ikke til, men vil sende dette inn til Kvastmøte onsdag (13.10). Dette sendes da videre til Hulen, NHHS og til slutt NRF. Ellers har KØR gjort en kostnadsanalyse av betydningen av lovendringen, beregnet til omkring Det ventes fortsatt svar fra Rettsvesenet om de juridisike konsekvensene i forhold til ansettelser og oppretelsen av et autorisert vaktselskap. Pressesak Studvest lager en sak om frivillig verv der jeg er invervjuet til onsdagens (13.10) utgave. Satsing på elektronisk informasjonsstrøm Kostnadsanalyser viser at vår ønskede satsing på nettsider og elektronisk bookingssystem ligger på et såpass høyt nivå at det bør søkes midler eksternt. Jeg kommer til å følge denne saken til Velferdstyret og samarbeider med adm. leder om et godt saksfremlegg.

2 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG DORG Var på premiære for Immaturus forestilling "Et Draumspel" lørdag 9.oktober. Et godt stykke og en hyggelig opplevelse. BORG Har tatt kontakt med leder for Borgehelhuset og bedt om å få delta på evalueringsmøte. Det skal være om 2 uker. Har tatt kontakt med Studentforeningen BORG anngående hva som skjer videre med en avtale der. Helhus og rombooking Helhussøknadene er behandlet og datoene er fordelt. Det gjenstår fortsatt 2 lørdager jeg håper vi får på plass kjapt. Både Helhus og DORGedagene er lagt inn i rombookingsprogrammet slik at alt er klart til de ordinære romsøknadene. Fristen for disse går ut 1.november. Arbeidsmøter Deltok på arbeidsmøte 10.oktober med leder der vi så gjennom og diskuterte Kvarterets handlingsplan for neste semester. Dette skal ut på høring 15.oktober og leder har utarbeidet et forslag ut fra det vi kom frem til. Skal på arbeidsmøte igjen mandag 11.oktober der vi skal gjennom budsjett og skjenkestruktur. Annet Deltok på Likestillings- og diskrimineringsombudets paneldebatt om utelivsdiskriminering i Teglverket 7.oktober. 4. INTERNANSVARLIG Bindingskontrakter Har begynt arbeidet med å revidere de bindingskontraktene vi har i dag, slik at vi kan få en bindingskontrakt som er lik for alle arbeidsgruppene. Skal ha møte med rettsvesenets Jan Fredrik om dette i dag, tirsdag. Satser på at dette arbeidet er ferdig innen neste uke. Budsjett Har jobbet med budsjettene til Vakt, PG og Rettsvesenet. Skal ha møte med PG i dag,der vi skal gå gjennom deres budsjett. Har avtalt møte med økoene til Vakt og Rettsvesenet til torsdag.

3 Arbeidsmøte Har deltatt på arbeidsmøte mandag 11.oktober Tullballcup Har jobbet en del med planlegging av årets sosiale event. 5. PR-ANSVARLIG Foreligger ikke 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke. 8. ADMINISTRASJONEN Det er jobbet videre med forsikringsutvidelser, og det er levert vedtak om dette på ukens møte. Det er også innhentet informasjon om kanalpakker. Dette ligger også som vedtak på ukens møte. Det purres fortsatt på UiB for å bytte glass i maskinrom samt dimme nødlys. Glass er erkjent feillevert og vil forhåpentligvis komme innen året er omme. Nødlys er det ikke kommet tilbakemeldinger på og brannansvarlig er gitt oppdrag i å finne løsninger for å deaktivere de manuelt under teater/film. Dette er en midlertidig løsning som vi håper vil medføre handling hos UiB. Det har blitt avholdt møte om prosess med lønnskrav fra Kvartene. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

4 INTERNNOTAT Fra Eirik Magnar Høydal, PR-Ansvarleg, Kvarterstyret Til Kvarterstyret xx.xx.2010 AD: IT-løysing Formål: Bli einige om kva me skal gjere angåande heimeside, arrangementdatabase og rombooking. Det er primært tre aspekt ved dette: heimesida, arrangementdatabase og rombooking. Slik det er per dags dato har me ei heimeside som er tung å oppdatere, ein arrangementkalender som er like tung som heimesida, og eit manuelt rombookingsystem. Det er fleire moglege vegar å gå for å forbetre dagens situasjon på dette feltet. Intern løysing Det beste ville vere å få til ei løysing der Infoetaten og E-tjenesten lagar noko som fungerar bra og er lett for framtidige gruppemedlemmer å setje seg inn i og drifte vidare. Grunnen til at heimesida har blitt så lite oppdatert dette semesteret er todelt: Strukturen på sida er tungvint, og for å legge inn ting må ein mellom anna beherske ei viss mengd HTML-koding. I tillegg vart webgruppa kraftig redusert i løpet av sommaren, med berre eit gjenverande medlem pluss to nye. Denne webgruppa har brukt mesteparten av tida på å flytte heimesida over på wordpress, eit format som er enkelt å bruke, og som dei aller fleste fremtidige webgruppemedlemmer vil ha vore borti frå før. Dette reknar dei med å ha ferdigstilt i løpet av ein liten mnd. Dorgane med fleire har ved fleire anledningar klaga på brukargrensesnittet til arrangementkalenderen som har vore i bruk. Dette er òg noko Web-gruppa og E-tjenesten har jobba med å forbetre, og reknar med å klart ei arrangementdatabase innan utgangen av semesteret. Det har ikkje blitt gjort noko foreløpig med rombooking av våre interne IT-folk. Dei meiner imidlertid at det går an å operere med to skall til arrangementdatabasen. Eg har ikkje nok teknisk kunnskap til å utdjupe dette meir, men det let seg truleg gjennomføre. Korleis resultatet eventuelt vil bli er usikkert. Fordelar: - Bra å nytte dei frivillige i organisasjonen - Gratis Bakdelar: - Resultatet er uvisst - Support i framtida når dei som lagar systemet reiser sin veg er usikker - Har ikkje inkludert andre grupper i prosessen til no - Usikker leveringstid og funksjonalitet på rombookingsystem Blanda løysing Forslaget frå Reaktor går ut på å utvikle eit rombookingsystem og arrangementdatabase som kan nåast frå wordpress sitt CMS. Dei vil med andre ord ikkje utvikle heimesida vår, som vil bli det våre interne lanserar i løpet av den neste månaden. Prisane dei har presentert for oss varierar frå mellom kr , men kan reduserast betrakteleg dersom me gjennomfører eit grundig forarbeid, noko me bør gjere i alle høve. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

5 Fordelar: - Solid leverandør som har levert liknande produkt tidlegare - Sikker support - Moglegheit for kompetanseutvikling Bakdelar - Dyrt å opprette og dyr support med bindande utgifter av uklare summar Ekstern løysing Forslaget frå KeyTeq inkluderar at me kjøper lisens til, og brukar deira CMS. Dette vil seie at me må flytte heimesidene våre over til det CMSet, og forpliktar oss til å betale månadlege avgifter for å bruke dette. Dette ser eg på som noko unødvendig ettersom Wordpress har eit velutvikla, gratis CMS som er tilstrekkeleg for vår bruk. E-tjenesten og Webgruppa advarar mot å gå inn på ein slik avtale ettersom det sperrar for å gjere endringar av våre folk, og har årlege kostnader oppmot kr 20,000. Forretningsmodellen til KeyTeq er basert rundt dette CMSet, og dei vil ikkje levere rombooking og arrangementdatabase utan det. På møtet med KeyTeq forstod eg det slik at dei ikkje har særleg erfaring med denne type oppdrag. Prisestimatet frå KeyTeq var i underkant av kr 600, men dette vil i likskap med Reaktor sitt forslag reduserast gjennom gode førebuingar. Fordelar: - Kraftig CMS - Sikker support - Moglegheit for kompetanseutvikling Bakdelar: - Låst til eit lukka CMS som me eigentleg ikkje treng - Dyrt å opprette og dyr support Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

6 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Handlingsplan 2011 Formål: Bli enig om en handlingsplan for å sende på høring førstkommende fredag (15.10). Generalforsamlingen 16. november skal vedta en handlingsplan for 2011 der firsten for innsendelse er fredag 15. oktober for høring. Notatet som følger er vårt forslag så langt til innsendelse på fredag. Jeg ber om innspill i møte for endelig klargjøring av planen. Handlingsplanen bruker dokumentet Langsiktig handlingsplan som utgangspunkt og har valgt seg ut fire mål fra denne planen. Grunnen til å velge fire mål, og ikke alle målene i denne planen er for å kunne holde et fokus. Ett år er en kort periode i perspektiv av en langsiktig handlingsplan, og for 2011 bør man derfor velge seg de målene som vi mener vil være viktigst å satse på for denne kommende perioden. Den langsiktige handlingsplanen gir oss en ramme handle innenfor, mens den årlige handlingsplanen vil definere et fokus for et begrenset tidsrom. Jeg har utviklet et excel dokumentk kalt Tiltaksplan.xls der det er laget en fane til hvert av de fire hovedmålene. Hver fane har to sider, en for prosjektiltak og ett for pågående tiltak. Prosjekttiltak har en begynnelse og en slutt, mens pågående tiltak vil evalueres fortløpende gjennom alle årets måneder. Exceldokumentet er utarbeidet med tanke på at det skal være et dynamisk dokument som man tar frem aktivt gjennom hele 2011 for å forandre status etter hvert som prosjektene arbeides med. Hver gang en status forandres til fullført eller godkjent skal det lages en kort evalueringsrapport over hvordan prosjektet har gått. Ellers blir handlingsplanen vurdert på månedelig basis, og alle mangler da må minimumum alle mangler forklares (se excel dokument). KULTUR 2 Det Akademiske Kvarter skal bidra til videreutvikling og koordinering av eksisterende kulturtilbud ved å legge til rette for husets brukere. Vi har valgt oss KULTUR 2 fordi vi mener vi har et bredt kulturtilbud på huset,

7 men må fokusere på hvordan tilbudet kan koordineres bedre. Kvarteret har i løpet av 2010 fått en bred brukergruppe, fokus i 2011 bør ligge på å videreutvikle vårt forhold til disse nye brukerne. Følgende punkter bør det satses på i 2011: Få på plass et elektronisk bookingsystem Få på plass nye nettsider Kvarterets lille røde håndbok om Kvarteret Videreutvikle rompresentasjoner på nett Utarbeide et evauleringsskjema for arrangører Bedre utnyttelse av søndagen Videreutvikle Fadderuken på Kvarteret i samarbeid med dorgene GJEST 2 Det Akademiske Kvarter skal til enhver tid gi sine gjester følelsen av optimal tjenesteyting, service og miljø. Det er på tide å inkludere et punkt fra kategorien gjest i handlingsplanen for Kvarteret. Gjestene på Kvarteret fortjener mer oppmerksomhet. Kvarteret er et sted der alle skal føle seg velkommen, ikke bare interne og stamgjester. Følgende punkter bør det satses på i 2011: Fungerende lydanlegg for musikk i alle rom Standard oppsett for møbler i alle rom (romplaner) En forbedringsanalyse av alle rom med prioriteringer Øke potensialet for Eldorado (blant annet sørge for å dekke til Tivoli) Elektronisk bookingsystem Synlige menyer i alle barer En løpende produktuvikling i barene, følelsen av fornyelse i produktporteføljen. Satsing på intern kursing av skjenkere spesielt innenfor kaffe og vin Opplevelsen av god service fra skjenkere (imøtekommende, kompetent) Synlig program for uken og måneden i alle barer, på skjerm, tavler og i inngangspartiet Interne på jobb på huset skal vite hva som foregår på huset av arrangementer når gjester spør Effektiv køavvikling Kart over huset, og kart over huset for svaksynte En tilgjengelig resepsjonist Kursing av interne med Ansvarlig Vertskap og Ordensvakt Videreutvikle mattilbudet i Stjernesalen, reklamere for dette tilbudet INTERNE PROSESSER 5 Det Akademiske Kvarter skal ha en lett tilgjengelig og oppdatert informasjonsstrøm, synlig både internt og eksternt.

8 Alle på Kvarteret er nok enig i at informasjonsstrømmen kan forbedres i alle retninger. Følgende punkter bør prioriteres i 2011: Allmøter og spørretime en gang i måneden Koordineringsmøter mellom arbeidsgrupper Nyhetsbrev hver måned fra Kvarterstyret Nettsider med løpende oppdatert informasjon, inkl. hva skjer i dag og denne uken. En internavis som kommer ut jevnlig Oppdatert protokoll fra Kvarterstyret og Representantskapet Informasjonstavle i første etasje Informasjonsskjerm i første etasje (fungerende) Tilgjengelige bilder av det som skjer på huset, legges ut på nettsider, henges opp på veggene. Sørge for at mailsystemet er oppdatert Informasjonspakke til alle nye medlemmer. LÆRING & UTVIKLING 3 Det Akademiske Kvarter skal gjøre strategiutvikling og målstyring synlig på alle nivåer og styrende for utvikling og drift av organisasjonen. Kvarteretskolen en håndbok for interne om hvordan Kvarteret fungerer (både som hefte Kvarterets Lille Røde og elektronisk) Organisasjonsstruktur og historikken til Kvarteret Begreper brukt på Kvarteret Hva er en Generalforsamling? Hva gjør man på en Generalforsamling? Hvem er Kvarterstyret Hvem er arbeidsgruppene? Hvordan sende saker til Kvarterstyret Hvordan avholde ting Hvordan avholde styremøter Hvordan booke rom på Kvarteret Statuttene til Kvarteret Representantskapet Hva er SKiBAS? Aktiv oppfølging av handlingsplanen på GLEM-møter Videreutvikling av lederseminar og organisasjonsseminar Tiltaksanalyse fra Personalgruppen av alle arbeidsgrupper (hva som bør forbedres, hva gruppen sliter med). Fokus på trivsel og medlemspleie. Fastsette det ideelle medlemstallet for alle argene, rekrutteringsstrategi for arger. En gjennomgående rekrutteringsstrategi for hele året, måned for måned.

9 Til : Kvarterstyret Fra : RS v/ lovkom Dato : Lønnsøkning driftsledere Hovedspørsmålet vi har fått er hva som er korrekt saksgang ved lønnsøkning for driftsledere. De relevante spørsmålene er disse: 1. Er driftsledere ansatte eller frivillige? 2. Hvis de er frivillige, kan de motta lønn eller honorar? 3. Hvis de er ansatte, har stillingshjemmel og budsjettmidler blitt godkjent? 4. Hvis de er ansatte, må lønnsøkning behandles av GF? 5. Hvis de er ansatte, må endring i indeksjustering behandles av GF? Sammendrag og anbefaling 1. Driftslederne er per i dag ansatte. 2. Funksjonærer i Det Akademiske Kvarter kan ikke motta noe vederlag i form av penger for å jobbe på Kvarteret. Dette ville også gjelde for driftsledere dersom man skulle gått over til en ordning med driftsledere som frivillige funksjonærer. 3. Stillingshjemmel og budsjettmidler for driftslederne er vedtatt på korrekt vis. 4. Lønnsøkning må behandles som del av budsjettet av Generalforsamlingen. 5. Endring av indeksregulering bør behandles som egen sak på Generalforsamlingen dersom Kvarterstyret stiller seg bak dette. Dersom Kvarterstyret ønsker å øke lønnen til driftslederne må dette tas med i forslag til budsjett for 2011, i form av en økning på posten for lønn til driftsledere. Det bør spesifiseres i notene e.l. at økningen gjelder en lønnsøkning. Budsjettet vil sette en øvre grense for hva driftslederne kan få i lønnsøkning, Kvarterstyret kan avtale en lavere økning med driftslederne i etterkant. Lønnsforhandlingene med driftslederne kan med fordel startes nå, slik at man får et bedre grunnlag til å foreslå et samlet beløp til budsjettet. Det må i så fall gjøres klart ovenfor driftslederne at forhandlingene ikke er bindende og at en lønnsøkning kun vil gis dersom Generalforsamlingen vedtar tilstrekkelige budsjettmidler. Dersom Kvarterstyret ønsker å endre indeks for årlig justering for driftsledernes lønn fra konsumprisindeksen til en lønnsindeks bør dette meldes som egen sak til generalforsamlingen. Kvarterstyret bør da foreslå å endre indeksjusteringen under forutsetning av at Generalforsamlingen godkjenner dette. Er driftsledere ansatte eller frivillige? Kvarterstyret og Skibas hadde en grundig gjennomgang av spørmålet om kvartene var ansatte eller frivillige i Konklusjonen da var at kvartene var ansatte, og det ble vedtatt arbeidskontrakter og stillingsinstrukser i henhold til dette. Driftslederne har en arbeidskontrakt mellom seg selv som arbeidstaker og Skibas som arbeidsgiver. De er underlagt arbeidsgivers instruksjonsmyndighet, og lønnen de mottar regnskapsføres som lønn. Arbeidskontraktene til dagens driftsledere har samme innhold, og driftslederne vil dermed fortsatt være ansatte. Gjennomgangen fant to grunner til at usikkerheten rundt kvartenes ansettelsesforhold hadde oppstått. For det første var ikke kvartene fast ansatt i 1995, på det tidspunktet var det kun kjøkkensjef og regnskapsansvarlig som var fast ansatte og som ble omtalt som de faste ansatte i alle papirer. Kvartene var midlertidig ansatte fra 1995 til 1997, da en lovendring i arbeidsmiljøloven fjernet muligheten til midlertidig ansettelse. Fra 1997 til i dag har kvartene vært fast ansatte, da i deltidsstilling. For det andre hadde Kvarterstyret på et tidspunkt etter 1995 begynt å betegne kvartene som frivillige som ikke mottok lønn for arbeid men kun kompensasjon for ansvar. Kvarterstyrets egne vitebøker viste at dette ble gjort i et forsøk på å omgå arbeidsmiljøloven. Man ønsket å sette opp kvartene på jobb fra til 05.30, noe som ikke er tillatt. Gjennomgangen fant at Kvarterstyrets tidligere praksis besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

10 verken var lovlig eller i tråd med det opprinnelige vedtaket fra 1995, som fastslo at kvartene skulle motta lønn, Representantskapets sak 07-95: Det Akademiske Kvarter skal lønne kvartermester i henhold til budsjettforslag. Kan driftsledere motta lønn eller honorar som frivillige? 5.5 Tillitsvalgte og funksjonærer i Kvarteret skal ikke ha lønn for sin innsats Funksjonær: Enhver som arbeider i Kvarteret underlagt generalforsamlingens myndighet. 1-5 Organisasjonen Det Akademiske Kvarter, og synonymet Kvarteret, henviser til organisasjonen som tilrettelegger for andres kulturelle og sosiale virksomhet i bygningsmassen nevnt i 1.1. I disse statutter er det ikke et synonym for den samlede virksomheten i bygningene. Det følger av 5.5 at ingen funksjonærer i Kvarteret skal ha lønn for sin innsats. Med lønn menes her ethvert vederlag i form av penger for det disse gjør på Kvarteret, uavhengig av om man kaller det lønn, kompensasjon, honorar, påskjønnelse e.l., og uavhengig av om man får penger for arbeidet man gjør eller for ansvaret man har. Man kan ikke definere seg vekk fra prinsippet bak statutten. Dersom driftsledere skulle regnes som frivillige og inngå som funksjonærer i Det Akademiske Kvarter kunne de ikke mottatt penger slik de gjør i dag. Driftslederne er ansatt i SKiBAS, som er en egen organisasjon med egne vedtekter. Statuttene til Det Akademiske Kvarter gjelder ikke for SKiBAS, og ansatte i SKiBAS er ikke underlagt generalforsamlingen til Kvarteret sin myndighet. SKiBAS sine ansatte kan derfor motta lønn for arbeidet sitt. Dette gjelder i dag for driftslederne, administrativ leder og kjøkkensjef. Har stillingshjemmel og budsjettmidler blitt godkjent? 5.6 Stillingshjemler og budsjettmidler må vedtas særskilt av generalforsamlingen. Kvarterets generalforsamling vedtar stillingshjemler for de ansatte. Med dette menes at Generalforsamlingen må vedta å opprette en stilling og fastsette hva innholdet i denne stillingen skal være. Generalforsamlingen har kun vedtatt én slik stillingshjemmel, for administrativ leder i I tillegg har Representantskapet opprettet stillinger for regnskapsansvarlig, kjøkkensjef og driftsledere i perioden før 1995, da RS var Kvarterets øverste organ. Da RS opprettet stillingene som driftsledere (da kalt kvartermestre) vedtok de at kvartene skulle få lønn for arbeidet. En av de viktigste begrunnelsene for dette var hensynet til Kvarterets kontantbeholdning, et ansettelsesforhold ville gjøre at kvartene kunne holdes økonomisk ansvarlig for brudd på arbeidsgivers instrukser og ikke kun direkte lovbrudd slik som underslag. Arbeidsoppgavene RS tilla stillingen har ikke endret seg. Dagens praksis med at driftslederne er ansatt og mottar lønn er dermed i tråd med den vedtatte stillingshjemmelen. Hvem som ansettes i en av disse opprettede stillingene er Kvarterstyrets ansvar. Dersom noen slutter i sin stilling kan Kvarterstyret ansette en ny person i denne stillingen, uten å involvere Generalforsamlingen. Kvarterets generalforsamling vedtar budsjettmidler for de ansatte. Generalforsamlingen gjør dette hvert år når den vedtar budsjett. Lønnen som fastsettes i en arbeidskontrakt vil gjelde til den sies opp, og Kvarterets mulighet til å si opp ansatte er begrenset av lovverket. Generalforsamlingen vil dermed binde seg selv for fremtiden når den fastsetter budsjettmidler til lønn. Lønnspostene vil normalt ikke kunne settes lavere enn året før, med mindre man planlegger å si opp ansatte eller dersom man har ubesatte stillinger. Generalforsamlingen har vedtatt å sette av midler til lønn til driftsledere på årets budsjett, og driftsledernes nåværende lønn er dermed godkjent. Må lønnsøkning behandles av Generalforsamlingen? Generalforsamlingen fastsetter ikke lønnen til de ansatte direkte, dette gjøres i lønnsforhandlinger mellom Kvarterstyret og de ansatte. Generalforsamlingen setter imidlertid en øvre grense under behandlingen av budsjettet, Kvarterstyret kan ikke avtale å betale ut mer lønn enn det Generalforsamlingen har fastsatt som budsjettramme for lønnspostene. besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

11 Dersom Kvarterstyret ønsker å ha muligheten til å øke lønnen til driftslederne fra 2011 må en slik økning foreslås i høstens budsjettforslag til Generalforsamlingen. Økningen trengs ikke tas som en separat sak, men kan fremgå som en økning i posten for lønn til driftsledere. Må endring i indeksjustering behandles av Generalforsamlingen? En indeksjustering av lønnen vil binde Kvarteret i fremtiden utover det inneværende årets budsjett. Det er nok mulig å gi uttrykk for nåverdien av fremtidige lønnsjusteringsforpliktelser i balanseregnskapet, men om noen uten revisorutdanning vil forstå det er heller usikkert. Vi er usikre på om det i hele tatt kan føres i et driftsbudsjett. Et moment som taler for at Generalforsamlingen må behandle saken er 5.6 om at budsjettmidler til de ansatte må vedtas av Generalforsamlingen. Prinsippet bak dette må være at Generalforsamlingen skal bestemme lønnsnivået til de ansatte. Et moment som taler mot at Generalforsamlingen kan behandle en slik sak er 8.2: 8.2 Kvarterets økonomiforvaltning Kvarterstyret har ansvar for Kvarterets forpliktelser og inntekter. Kun Kvarterstyret kan forplikte Kvarteret utad. Kvarterstyret kan kun bruke midler i tråd med vedtatte budsjetter. Det er enkelte ting en generalforsamling ikke kan gjøre, f.eks. er det normalt at kun styret kan inngå avtaler. 8.2 fastslår at kun Kvarterstyret kan forplikte Kvarteret utad. Denne saken kan tolkes som at den forplikter Kvarteret utad. For å unngå feil saksgang anbefaler lovkom at Kvarterstyret, dersom de ønsker, fremmer et forslag om endring av indeksjustering med forutsetning av at Generalforsamlingen godkjenner dette. Andre spørsmål Spørsmålet om smusstillegg faller litt utenfor hovedspørsmålet om korrekt saksgang ved lønnsøkning for driftsledere, og vi har derfor ikke gått nøye inn på dette. At driftslederne får smusstillegg står i arbeidskontrakten deres, og midler til dette skal inngå i lønnspostene i budsjettet. Spørsmålet om lønnen til driftslederne faktisk har blitt indeksjustert siden 2002 faller også litt utenfor hovedspørsmålet, men i den grad det har betydning bør det være enkelt å avklare. Et raskt søk i Kvarterstyrets referater viser at kvartermestrenes lønn i hvert fall ble justert i sak fra 581,- i 2002 til 595,- i 2003, og i sak fra 612,- i 2005 til 614,- i Dette bør også kunne bekreftes via Kvarterets regnskapssystem og driftsledernes lønnsslipper. For lovkom Jørgen Skjellevik besøksadresse Olav Kyrresgate 49 telefon postadresse PB 1822 Håkonsgaten telefaks Bergen e-post orgsek@kvarteret.no nett

12 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret Formål: Få Kvarterstyret sine innspill på rapporten om skjenkestruktur som skal sendes til høring fredag (15.10) i forkant av den 31. Generalforsamling. Rapport om skjenkestruktur Bakgrunn for saken I 2007 stengte Kvarteret ned for å pusse opp og har siden åpningen av det nye huset i februar i år benyttet lokaler i Nygårdsgaten 2. Før stengingen i 2007 var det tre skjenkegrupper på huset, en for hver av barene med ordinære åpningstider. Ordningen med tre selvstendige grupper ble ersattet av én skjenkegruppe under NG2 perioden da det virket mer hensiktsmessig i et lite lokale som Nygårdsgaten 2 er. Planen var den gangen at skjenkegruppen skulle reorganiseres som tre grupper etter åpning ett år senere. Som kjent ble det aldri åpning i 2008, men tre år senere i februar i år. Ved åpningen i februar fortsatte skjenkegruppen sin struktur med én gruppe, selv om det etter statuttene fortsatt eksisterer tre skjenkegrupper på Kvarteret. Det ble sendt inn et forslag til den 30. generalforsmaling i november i fjor om å reorganisere skjenkingen på Kvarteret til én gruppe slik det har fungert i praksis frem til i dag. Forslaget ble først behandlet på den 31. ordinære generalforsamling 10. mai i år der det ble bestemt at Kvarterstyret skal utarbeide en rapport om saken til neste ordinære generalforsmaling 16. november Formålet med en slik rapport skulle være å kartlegge hvorvidt strukturen med tre skjenkegrupper er den mest heldige, eller om vi bør beholde den ordningen som praktiseres i dag med én gruppe. Metode Denne rapporten har etter instruks fra generalforsmalingen hentet inn informasjon fra både tidligere og nåværende skjenkere på Kvarteret. Både nye og gamle skjenkere, med og uten styrebakgrunn, har blitt intervjuet om hvilken struktur de mener er mest heldig å fortsette på Kvarteret. I intervjuene har det vært fokus på å ikke bare finne ut hva intervjuobjektet foretrekker, men grunnen til at de foretrekker en gitt skjenkestruktur. På den bakgrunnen har det kommet frem flere nøkkelmomenter som er viktige både for nye og gamle skjenkere.

13 Resultater Det kom frem at det viktigste en organisasjonsstuktur må ivareta er for det første følelsen av tilhørighet, og for det andre følelsen av kompetanse. For at en skjenker skal bli motivert på Kvarteret er det viktig at både det sosiale og kompetansemessige er på plass. Tilhørighet Flere av de intervjuede med erfaring fra den gamle ordningen med tre grupper påpeker at den nye ordningen vanskelig ivaretar tilhørighet. Skjenkegruppen er i dag en gruppe med potensielt 200 medlemmer. Det er da en legitim bekymring at den enkelte frivillige kan ha problem med å finne seg til rette. For å skape trivsel bør hver skjenker føle et medlemskap til en mindre gruppe, noe det har blitt påpekt at den gamle ordnigen med tre grupper bedre kan ivareta. Den gamle ordningen hadde i tillegg til å være delt i tre, også fragmentert seg ytterligere gjennom en gruppelederordning. Det har kommet frem gjennom intervjuer med skjenkere under dagens ordning at dette er svært ønskelig. Gruppelederordningen går ut på at en person blir personalansvarlig for en mindre gruppe, helst oppad til ti personer. Dette er en ordning som anbefales for å sikre det sosiale hos så mange som mulig av våre skjenkere. Kompetanse De som jobber på Kvarteret gjør ikke dette for materielle goder. Det er da svært viktig at det er et godt alternativ til det man kunne fått gjennom en betalt jobb. I tillegg til det sosiale er også kompetansebygging et viktig motivasjonsmoment. Det bør være et mål at alle skjenkere på Kvarteret har tilbud om å bygge opp sin kompetanse som frivillig på Kvarteret. Et viktig tiltak i denne retning er at det delegeres mer ansvar fra toppen av organisasjonen og ned til de enkelte frivillige. Kvarterstyret behøver for eksempel ikke detaljstyre hvilke produkter som til enhver tid skal finnnes bak barene, dette er et ansvar styret blant skjenkerne i større grad kan administrere. Det er viktig at også skjenkere uten styreverv blir inkludert i beslutningsprosesser så godt det er mulig. La folk få si sin mening. Det er skjenkerne som jevnlig står bak barene, det er derfor de som bør være best skikket til å ta beslutninger rundt produktutviklingen av barene våre. Mer ansvar gir økt kompetanse, og økt kompetanse er en viktig motivasjonsfaktor for våre frivillige. Det er også blitt påpekt blant skjenkere fra den gamle ordningen at man må få mulighet til å spesialisere seg. Hver enkelt bar bør fokusere på sine områder. Grøndahls, Stjernesalen og Halvtimen er tre barer som kan dyrke ulike konsepter og dermed tilby forskjellige kompetanser til skjenkerne. En skjenker i Pub lærer seg mye om typisk barvirksomhet, mens en skjenker i Stjernesalen vil kunne nyte godt av mer kunnskap om kafé og restaurandrift.

14 Halvtimen har også muligheten til å kunne dyrke et eget konesept, for eksempel ved å satse mer på alternativer til øl, som vin og andre drikker. Ved å spesialisere hver enkelt bar kan hvert skjenkested tilby noe unikt, noe som også kan være en styrke for tilhørigheten som nevnt i øvre punkt. Andre momenter Tilhørighet og kompetanse er trukket frem over som de to viktigste momentene en organisasjonstruktur må ta hensyn til. I tillegg er det verdt å ta med seg rent administrasjonseffektive hensyn. De tre barene Pub, Stjerne og Halvtimen har som nevnt muligheten til å dyrke sine egne unike konsepter. Likevel er det mange likheter i deres drift som virker mer hensiktsmessig å samkjøre enn at samme arbeid repeteres tre ganger. Innkjøp bør for eksempel organiseres alle tre barene imellom. Økonomien bør også kunne håndteres alle tre barene imellom. Det gir mening at en person har ansvaret for innkjøp på huset, istendenfor at dette arbeidet skal koordineres mellom tre eller flere personer. Diskusjon Det anbefales å bygge på dagens ordning, men dagens ordning har likevel flere svakheter. Det er vanskelig å imøtekomme behovet for tilhørighet og kompetanse med en så stor gruppe som Skjenkegruppen er i dag. Dagens ordning kan derfor lære mye av den ordningen som var på huset før stenging. Det bør satses på gruppelederordingen og det bør satses på identitsbygging i hver av de tre barene. I dag har hver bar egne personalansvarlige. Det virker hensiktsmessig at det velges flere tillitsvalgte til å følge opp hver av de tre barene. Det bør være en leder for hver av barene og det bør legges opp gruppeledere med ansvar for maks ti personer hver. Lederen i hver enkelt bar blir ansvarlig for å følge opp alle gruppeledere og ellers hovedansvarlig for å rapportere om driften av baren. De tre barene Halvtimen, Stjernesalen og Grøndahls kan med det fungere som forholdsvis selvstendige komiteer innen arbeidsgruppen Skjenkegruppen. Lederen av Halvtimen, Grøndahls og Stjernesalen vil sitte som styremedlemmer i Skjenkegruppen. I tillegg vil dette styret bestå av en leder, innkjøpsansvarlig, økonomiansvarlig og en kurs- og kompetanseansvarlig, til sammen et hovedstyre på seks personer. Det anbefales å bygge på dagens ordning fordi et hovedstyre legger bedre til rette for at skjenkerne har sin egen autonome arbeidsgruppe. Med tre selvstendige arbeidsgrupper må mer av arbeidet koordineres av Kvarterstyret, da det er flere felles oppgaver mellom tre slike grupper som det er hensiktsmessig å samkjøre på huset. Med et hovedstyre av leder, innkjøpsansvarlig, økonomiansvarlig og kurs- og kompetanseansvarlig kan felles oppgaver mellom skjenkerne koordineres av medlemmer av deres egen arbeidsgruppe. Det skapes en fin kompetansestige fra å begynne som skjenker, fortsette som gruppeleder, leder for en bar og deretter leder for

15 hovedstyret. Grupplederordningen fører til at mer ansvar er fordelt utover de frivllige i gruppen. Det anbefales ikke å fortsette en ordning med tre skjenkegrupper. Tilhørighet og kompetanse er nevnt som vikitge momenter, men kan på en god måte dekkes av overnenvte skisserte alternativ. Ulempen med egne selvstendige grupper er større utfordringer rundt koordinering av felles oppgaver. Det er også en ulempe at det ikke er vil finnes en hovedansvarlig for å følge opp de enkelte barene. Leder i Halvtimen, Stjerne og Pub vil med en overordnet leder bli fulgt opp av skjenkegruppen selv. Dersom denne lederen ikke finnes blir dette et arbeid Kvarterstyret får ansvaret for. Det er som nevnt et viktig poeng at ansvar og kompetanse skyves nedover i organiasjonen. Det er et generelt ønske om på Kvarteret å unngå et detaljstyrende Kvarterstyre. De intervjuede, både dagens skjenkere og skjenkere fra den tidligere ordningen er i stor grad enig om hvilke premisser en organisasjonsstruktur skal bygge på. Eneste kontrovers å melde er at det er fremmet ønske om at Halvtimen eksisterer som egen gruppe, mens Pub og Stjernesalen anbefales å slås sammen. Grunnen til at Halvtimen ønskes som egen gruppe er at denne før stenging av huset hadde visjoner om å utvikle seg til en bar for litt eldre interne, slik at baren i tredje etasje ble et fint tilholdssted for denne målgruppen. Vi ser dette som en god intensjon, spesielt med tanke på å ta vare på kompetanse som erfarne interne gjerne sitter på. Vi ser likevel faren med kontinuiteten i denne baren, da det har kommet frem at Halvtimen hadde en svært uregelmessig drift da den ble styrt av sin egen arbeidsgruppe. Skjenkegruppen har vist en god visjon for denne baren i høstsemesteret, og ser ut til å ha god kontroll med en regelmessig drift. Med tanke på at Halvtimen inngår som en av tre barene våre med ordinære åpningstider, er det svært viktig at vi kan stole på stabil drift. Dette virker mer sannsynlig dersom baren inngår under den større skjenkegruppen, men gjerne med visjoner om å skape en særegen identitet for denne baren. Dette har Skjenkegruppen allerede vist lovende planer for. Vi anbefaler at internbaren Støy, som nå har et særdeles ubenyttet potensial kan benyttes med det formål Halvtimen hadde før stenging. Konklusjon Rapporten konkluderer positivt for et hovedstyre og en leder for hver av de tre barene Halvtimen, Pub og Stjernesalen. Gruppelederordning med maks ti personer per gruppe ønskes videreført. Visuelt vil anbefalte organisasjonstruktur se slik ut.

16 Halvtimen Gruppeledere Hovedstyre Stjernesalen Gruppeledere Grøndahls Gruppeledere

17 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Høringssvar Vaktsaken Formål: Få Kvast sine synspunkter på proposisjonen fra Justisdepartementet vedr. forskrift til Vaktvirksomhetsloven til Norsk Rockforbund. Sendes videre til Hulen og NHHS med endringer forekommet i møte. Til: Norsk Rockforbund Fra: Det Akademiske Kvarter i Bergen Konsekvenser for Studentkulturen Vi takker for invitasjon til innspill på forskrift for Vaktvirksomhetsloven. I proposisjonen er det kanskje ikke overraskende inkluderingen av egenvaktholdet i lovverket som bekymrer oss. Slik vi ser det har det store konsekvenser for vår videre drift, både med tanke på økonomiske, men også med tanke på den frivilligheten vi har klart å bygge opp på huset. Etter å ha gjennomgått den argumentasjonen som har vært fremmet av Norsk Rockforbund tidligere i forbindelse med høringen til selve lovendringen synes ikke det økonomiske aspektet å bli vektet særlig tungt av Justisdepartementet og arbeidsgruppen som har arbeidet med proposisjonen. Vi tror det derfor for studentkulturhusenes sin del vil være en fordel å legge fokus andre steder enn de rent økonomiske konsekvensene. Vi ønsker et fokus på betydningen av frivilligheten vi har på huset, noe vi deler med alle de andre studenthusene rundt om i Norge. Vakthold basert på frivillige studenter har den fordelen at de representerer kundegruppen vår. Våre vakter er stort sett i samme aldersgruppe som våre brukere, og de er stort sett studenter, som majoriteten av våre brukere. Vi mener det også er en stor fordel at vi har nær femti prosent kjønnsbalanse blant vaktene våre, noe som ikke ville være tilfellet dersom vi skulle leie inn vakter fra et eksternt selskap. Våre vakter kjenner huset godt, gjerne bedre enn det innleide vakter som roterer fra utested til utested vil ha. Konfliktnivået holdes lavt og håndteres godt i de tilfeller det oppstår episoder med en god kjønnsbalanse, og en vaktgruppe som brukerne våre kan identifisere seg med. Det er også et poeng at vi på et frivillig basert studenthus holder mengden ansatte på et minimum. Den frivillige kulturen vi har bygd siden åpningen i 1995 vil med rimelighet forandre seg i takt med flere ansatte på huset, noe som for eksempel kan Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

18 gjøre det mindre naturlig å stille som frivillig skjenker, lyd- og lysarbeider eller til alle de andre oppgavene vi i dag er avhengig av frivillig engasjement. Vi ser veldig godt intensjonen med proposisjonen, men vi mener den treffer uheldig i forhold til den frivillige studentkulturen. Vi mener intensjonen med lovforslaget står like godt selv om den ikke skulle ramme det frivillige vaktholdet på studentstedene. Vi forstår Justisdepartementet vegrer seg for å åpne for unntak i loven, kunne et forslag for videre politikk være å jobbe for tilskuddsordninger for opplæring av frivillig vakthold på studentstedene, slik at vi kan kombinere de ønskede skjerpede krav med fortsatt frivillig virksomhet av studenthusene rundt om i landet. Vi tror tiltak som bevarer det frivillige vaktholdet på studentstedene vil være mer i tråd med lovendringsforslagets intensjon enn tiltak som dreper dette engasjementet. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

19 INTERNNOTAT Fra Administrativ leder Til Kvarterstyret Vedtak: Utviding av forsikringsavtale Med bakgrunn i A3501 ble det gjort videre undersøkelser innen utvidelse av ansvarsforsikringen til SKiBAS samt inkludering av Kvarterets kunstneriske utsmykninger i huseierforsikring. UTVIDELSE AV ANSVARSFORSIKRING Kvarterets nåværende ansvarsforsikring dekker opptil ,-. Dette trer i kraft ved skader på gjester. Det kan oppstå alvorlige situasjoner hvor en mengde gjester blir skadet samtidig. For eksempel kan det oppstå brann eller svikt i et gulv i et lokale med over 100 mennesker. Disse vil kunne saksøke for over ,-. Hvor sannsynlig dette scenarioet er kan diskuteres, men det er uansett en risiko. UiB viser til aksjonæravtalen som sier: Studentkulturhuset i Bergen AS skal holde bygget med utstyr bekostet av UiB forsikret. I dette mener UiB det ligger at også ansvarsforsikring skal inkluderes. Det er selvfølgelig opp til saksøker hvem som skal saksøkes, men ved sak mot SKiBAS vil saksøker hente ut alle midler man kan derfra før man evt. vurderer et videre søksmål mot UiB. Det er to separate prosesser og det ligger ikke et sikkerhetsnett fra UiB i bakhånd. UiB vil først evt. komme inn som en saksøkt part i det tilfelle hvor SKiBAS ikke har midler til å betale ut hele erstatningssummen. I slikt tilfelle vil SKiBAS i realiteten være konkurs. Som sammenligning har Grieghallen en samlet ansvarsforsikring på Alternativene er: 1. Opprettholde eksisterende forsikringssum på NOK Kr Øke forsikringssum til NOK Kr Øke forsikringssum til NOK Kr Administrasjonen anbefaler å øke til NOK Dette vil medføre en premieøkning på kr INKLUDERING AV KUNSTNERISK UTSMYKNING For å inkludere kunstnerisk utsmykning på huset i vår eksisterende huseierforsikring trenger vi å utvide med tileggsdekning for dette. Kunst regnes ikke som løsøre dekket av bedriftsforsikring da det derimot blir ansett som del av bygningsmassen. En forsikringsavtale vil ikke kunne fremskaffe originale kunstverk skulle disse gå tapt, men er ment til å kunne gå til innkjøp av nye, tilsvarende verk. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

20 P.d.d. har Kvarteret følgende kunstinstallasjoner: Nytt: Gammelt: totalt ,- i innkjøpspris (3 verk) 4 malerier, 1 fasadeutsmykning og 1 akvarell. Korrekt totalsum på dette må innhentes fra godkjent takstmann. Premien er avhengig av takseringsverdien. Det er derfor vankelig å frembringe et estimat på dette. Administrasjonen anbefaler å gi mandat til å innhente taksering på Kvarterets kunstinstallasjoner for endelig inkludering i forsikringsavtale. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å utvide ansvarsforsikring til forsikringssum på NOK , samt gi administrativ leder mandat til å innhente taksering på Kvarterets eksisterende kunstinstallasjoner for fremtidig inkludering i huseierforsikring. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett