Saker til høring. 32. ordinære generalforsamling

Transkript

1 Saker til høring 32. ordinære generalforsamling 16. oktober 2010

2 2

3 Høringsrunde høsten 2010 Denne høringsrunden arrangeres for at Kvarterstyret, Representantskapet, arbeidsgruppene og interesserte studenter i Bergen skal kunne sette seg inn i og få uttalt seg om vedtakssakene som skal opp til Kvarterets 32. ordinære generalforsamling den 16. november kl i Teglverket. Vi vil oppfordre alle om å lese gjennom disse sakene og ber berørte og interesserte parter sende inn svar på høring innen fredag kl Vi setter stor pris på at konkrete innvendinger og alternative vedtaksforslag blir sendt inn til svar på høring. Endringsforslag til budsjettet kan fremmes som endringsforslag til enkeltposter i Kvarterstyrets budsjettforslag eller som et helhetlig budsjettforslag. Endringsforslag som sendes inn som svar på høring vil kunne stemmes over på Generalforsamlingen. Av hensyn til en forsvarlig budsjettprosess vil Representantskapet anbefale Generalforsamlingen å ikke realitetsbehandle budsjettendringer som foreslås på Generalforsamlingen. Følgende saker er meldt innen fristen: Sak Fra Side Semesterrapport for Kvarteret Kvarterstyret 4 Handlingsplan for Kvarteret for 2011 Kvarterstyret 9 Fjerning av særregler for den gamle villaen Jørgen Skjellevik og Ingrid Norgren 14 Endring av Geriatrisk Avdeling Ingrid Norgren 15 Opprettelse av Skjenkegruppen som fast arbeidsgruppe Kvarterstyret 16 Opprettelse av KØR som fast arbeidsgruppe Kvarterstyret 21 Ansattes deltakelse i forhandlinger og beslutningsprosesser Michael Lyngstad 22 Valgordning for Kvarterstyremedlemmer Kaia Tetlie og Pål Andreas Sætre 23 Sammenslåing av E-tjenesten og Fribyte E-tjenesten og Fribyte 25 Økonomisk fordelingsavtale med driftsorganisasjonene Michael Lyngstad 26 Nedsettelse av granskingskomité Erik Oramas 29 Budsjett for 2011 Kvarterstyret 30 Investeringsplan for 2011 Kvarterstyret 36 Representantskapet vil arrangere Talerør mandag kl 19 i Støy. Talerør er et åpent møte der de sakene som er meldt til Generalforsamlingen kan debateres. Formålet er å gi interesserte en mulighet til å sette seg bedre inn i sakene før de sender inn høringssvar, og vil også være en mulighet til å finne frem til felles forslag. Siden det vil gis begrenset tid til å diskutere alle sakene på Generalforsamlingen oppfordrer vi alle forslagsstillere om å presentere sakene sine på Talerør. Frist for å melde saker til Generalforsamlingen er torsdag 4.11 kl Regnskap og semestermeldinger fra arbeidsgruppene og driftsorganisasjonene må sendes inn innen denne fristen. Alle saker som gjelder Generalforsamlingen skal sendes til ordforer@kvarteret.no i et redigerbart format. For Representantskapet Jørgen Skjellevik Ordfører 3

4 Fra Til Kvarterstyret 32. generalforsamling Semesterrapport Kvarterstyret har høsten 2010 hatt følgende medlemmer: Lars Arnesen (leder) Magnus Halsnes (økonomiansvarlig) Linn Karlsen (skjenkeansvarlig) Sigrid Strand (eksternansvarlig) Anne-Lise Breivik (internansvarlig) Eirik Høydal (pr-ansvarlig) Prosjektansvarlig har ikke vært besatt i perioden. Økonomiansvarlig, pr-ansvarlig og prosjektansvarlig er ledige verv der kandidatur kan meldes til den 31. Generalforsamling 16. november Høsten 2010 markerer det første hele semesteret med drift i Olav Kyrres gt. 49. Våren 2010 var et hektisk semester der driften av Kvarteret på kort tid ble oppskalert fra en liten pub- og cafévirksomhet i Nygårdsgaten 2 til et kulturhus over 3000 kvadratmeter i Olav Kyrres gt. 49. Vårsemesteret trengte vi til å komme på plass, høstsemesteret har vært muligheten til å begynne å se fremover mot flere år med god og solid drift på huset. Vårt neste budsjettår ser derimot ut til å bli svært stramt, og driftskostnadene må derfor nøye prioriteres. Ny Vaktvirksomhetslov, Alkohollov, 10 prosent økning av alkohol- og tobakksavgiften og en skattesmell fra 2007 er utfordringer som står for døren i I 2011 må vi derfor satse på å videreutvikle organisasjonen på kreative og kostnadseffektive måter, i tillegg til å aktivt søke etter nye inntektskanaler. Fokus på økt brukergruppe og ansvarsdelegering Vi identifiserte tidlig i august noen satsingsområder for semesteret. For det første ville vi jobbe med å inkludere flere organisasjoner på huset. I løpet av høstsemesteret har dette vist seg vellykket, med nært fullt belegg på rommene våre fra et stort mangfold av studentorganisasjoner. Det har også vært vår målsetning å jobbe for strategisk målstyring i alle ledd i organisasjonen, og delegere ansvar til arbeidsgruppene så godt det lar seg gjøre. Kvarterstyre ønsker å utvikle seg til et strategisk styre, der den daglige detaljstyringen skal forlates til fordel for et styre som kan se fremover, og ikke bare nedover. Mer ansvar ut i organisasjonen fører til økte kompetansemuligheter for flere frivillige på Kvarteret. Får de interne meningsfulle oppgaver med ansvar, tror vi det også er lettere å motivere folk til å fortsette. Vi håper også dette fokuset vil gjøre Kvarterstyrevervene mer overkommelige, og dermed også gjøre det mer fristende å melde sitt kandidatur til disse vervene kommende semestre. 4

5 Stillingsinstrukser Kvarterstyrets stillinger har fått nye stillingsinstrukser med formål om å være enkle og håndterlige for alle som er nysgjerrig på hva de ulike vervene i Kvarterstyret faktisk skal gjøre. Handlingsplan 2011 Det har blitt utviklet en handlingsplan tidlig i august førende for høsten Vi mente vi burde satse på å ha en handlingsplan, da det er to semestre siden Kvarterstyret sist har utarbeidet en handlingsplan. Denne planen fungerer som et godt utgangspunkt for handlingsplan 2011, som vi vil satse på at hele organisasjonen blir bevisst og bruker aktivt. Vi har valgt oss ut fire mål fra den langsiktige handlingsplanen vedtatt av den 31. generalforsamling, og utarbeidet en liste med prosjektiltak og pågående tiltak til hvert mål. Se egen sak om handlingsplanen 2011 for utfyllende informasjon. Sommerkvarteret Sommerkvarteret gikk av stabelen fra 1. juni til og med 14. august i år. Kvarterstyret ble rapportert om driften gjennom hele sommeren, og driften gikk stort sett greit. Det var likevel flere ting det er verdt å lære av til neste gang, og kanskje det beste forbedringspotensialet vil være å kreve sluttføring av alt relatert til Sommerkvarteret innen utgangen av august. Vi har inntil nylig mottatt fordringer i forbindelse med Sommerkvarteret. Vi tar sikte på å kunne sluttføre en endelig evaulering og lyse ut engasjement for Sommerkvarteret 2011 i løpet av desember måned. Fadderuken Fadderuken ble i høst avviklet med en del større avvik, noen så flaue at det har gitt motivasjon til en større revidering for Vi ser for oss at Kvarteret, og Kvarteret sine driftsorganisasjoner, tar en mer aktiv del i Fadderuken. Fadderstyrene, som etablerers en gang i løpet av vårsemesteret, besitter ikke nødvendigvis den bredeste erfaring hva gjelder konsertbooking, og vi ser helst at dette arbeidet koordineres med dorgene til neste år. Kvarteret ønsker for øvrig å delta i debatten Studentparlamentet har reist vedrørende en helhetlig revidering av Fadderuken, der det blant annet ønskes at det settes inn mer ressurer sentralt for å koordinere uken. Personalsaksreglement på plass Konfliktnivået var til tider forholdsvis høyt i vårsemesteret. Vi er svært fornøyd med at dette nå har stabilisert seg, og at spesielt forholdet mellom arbeidsgruppene nå ser ut til å være sterkt forbedret fra situasjonen i vår. Vi har nå fått på plass et nytt Personalsaksreglement, og Kvarterstyret har nå god kompetanse til å håndtere personalsaker om de skulle komme. Personaldatabase og kontrakter for alle interne Kvarterstyret søkte Rettsvesenet om en juridisk klargjøring av lovligheten rundt personaldatabasen. Konklusjonen er at opplysningenene kan innhentes lovlig mot samtykke fra berørte part. Dette er noe vi jobber med å få inkludert i kontraktene, og det skal også være mulig å å unngå å få sine opplysninger registrert i databasen. Vi har nå endelig en god oversikt over alle interne på huset, med kopi av alle kontrakter i eget arkiv. Uteservering Vi fikk utemøbler i bakgården i løpet av sommeren, som ble godt brukt langt ut i september måned. På lengre sikt vurderes skjerming og oppvarming av uteserveringen, men dette vil være en investering som etter all sannsynlighet 5

6 ikke vil få første prioritet i kommende budsjettår. Vaktsaken Forskrift til Vaktvirksomhetsloven har blitt sendt ut på høring av Justideptartmenet denne høsten, med svarfrist 26. november. Proposisjonen foreslår å inkludere egenvakthold inn i lovverket, noe som gjør det frivillige vaktholdet på Kvarteret svært vanskelig å videreføre. Proposisjonen ble sendt ut til alle interne på Kvarteret for uttalelser, og Kvarteret sine innspill vil bli sendt inn i løpet av oktober. Vi har en løpende dialog med Hulen både om politisk strategi og om hvordan vi skal forholde oss til konsekvensene de nåværende foreslåtte endringer vil føre til. Både KØR og Rettsvesenet har vært inkludert i dette arbeidet. NHHS er rett rundt hjørnet med etableringen av et vaktselskap med en opplæringsenhet som også kan tilbys våre vakter. Dette er et svært interessant tilbud for oss som vi vil følge videre. Om det blir aktuelt vil våre vakter få den nødvendige opplæringen høsten 2011 med kursstart i september. Vi vil da ha en pulje med autoriserte vakter fra og med våren 2012, som vil være det tidligste tidspunktet lovendringen vil få konsekvenser for vår drift. Internbaren Støy Det siste lokalet i Olav Kyrres gt. 49 ble åpnet 20. september med tilhørende internfest 23. september. Det var først tiltenkt å differensiere internprisen mellom denne baren og resten av huset for å skape oppmerksomhet rundt tilbudet. En høringsrunde ga ikke noe positiv respons på dette forslaget, og grunnet de problemene vi så i forhold til å få bemannet baren valgte vi å legge forslaget til side for ny vurdering i vårsemesteret. Baren er åpen for interne arrangementer, og vi håper de interne blir vant med det gode tilbudet en internbar faktisk er, slik at vi kan satse på regelmessige åpningstider til våren. Skjenkestruktur Kvarterstyret fikk i oppgave på den 30. generalforsamling å utarbeide en rapport med anbefaling om skjenkestruktur. Det er snakket med både nye og gamle skjenkere, og en endelig rapport er lagt frem på høring 17. oktober. Avtalene med Swedish Match og Philip Morris Vi har gått inn i markedstøtteavtale med tobakksleverandør Philip Morris og snusleverandøren Swedish Match. Swedish Match avtalen skal reforhandles i 2011, vi er så langt fornøyd med resultatet, og regner med at vi stiller godt til reforhandling til våren. Forhold til Kontor for Skjenkesaker Vi har ikke hatt noen saker med Kontor for Skjenkesaker i høst. KØR sin rolle Kvarterets Økomomiske Ressursgruppe har høsten 2010 gått inn i sitt andre semester som midlertidig arbeidsgruppe på Kvarteret. De må bli godkjent som permanent arbeidsgruppe av den 31. Generalforsamling for å få fortsette i sin nåværende form. Kvarterstyret mener Kvarteret har god nytte av KØR og vil anbefale at gruppen blir anerkjent som en permanent arbeidsgruppe av Generalforsamlingen. 6

7 Revidering av webløsning En av Kvarterstyret sine målsetninger for semesteret har vært å bedre informasjonsstrømmen. Dette er et punkt vi kan innrømme store forbedringer på, og blant de største potensial finner vi på nettet. Vi har derfor engasjert en komité til å vurdere Kvarteret sitt behov, og med hensyn til disse behovene utarbeide en webløning som forhåpentligvis vil ferdigstilles ved slutten av vårsemesteret BT avtalen Under eit møte med BT i september meldte dei at dei ikkje var interessert i å reforhandle avtalen mot slutten av året. Dette skuldast at dei ikkje har fått like mykje igjen for avtalen som dei hadde håpa på, i form av auke i salet av studentabonnement. Dei påpeika at dei ikkje utelukkar å samarbeide med Kvarteret, men vil ta det meir frå sak til sak, til dømes i form av arrangementstøtte. Dette er likevel alvorleg for Kvarteret i form av at me går glipp av eit betydeleg annonsevolum i BT og profilering. Det jobbast med å sjå på moglegheiter for å få til noko meir med BT eller eventuelt skaffe andre samarbeidspartnerar. Avtale med dorgene Vi har fått på plass en grunnavtale med driftsorganisasjonene våre den 12. oktober. Vedleggene til avtalen behandles for seg og omhandler romfordeling, rutiner, interngoder og økonomisk rammavtale. Det er markert enighet om to av fire vedlegg, intergoder regnes å forhandles ferdig 19. oktober, mens den økonomiske rammavtalen fortsatt ikke er ferdigstilt. Grunnet Kvarteret sin økonomiske situasjon i neste budsjettår vil Kvarterstyret ikke legge opp til økonomiske oveføringer til driftsorganisasjoene i budsjett Dette kan revideres ved revidert budsjett etter at vårsemesteret er gjennomført. Resten av høsten vil brukes til å skissere opp en ferdig modell, med håp om at vi vil finne enighet om en modell i før utgangen av Modellen kan da implementeres når det synes forsvarlig i forhold til Kvarteret sin økonomiske situasjon, der det i utgangspunktet ikke anbefales for Raptus og Phono Uke 36 ble utfordrende for hele huset da vi hadde både Phonofestivalen og Raptus Internasjonale Tegneseriefestival på besøk. Phonofestivalen gikk av stabelen september og Raptus september. Begge festivalene var vellykkede på mange måter og trakk godt med mennesker til huset. Det er likevel mange ting vi har lært fra denne uka, blant det viktigste er at vi ikke bør huse to så store og krevende festivaler på samme uke i fremtiden. Det var svært krevende for mange arbeidsgrupper og det blir for tett timeplan for en praktisk tilfredsstillende gjennomføring for festivalene selv. Brukerorganisasjonenes Helhus Lørdag 2.oktober arrangerte Brukerorganisasjonene for første gang sitt eget samarbeidshelhus. Etter tilbakemeldinger fra både gjester og de som jobbet på huset virker dette som et vellykket arrangement. Både den praktiske gjennomføringen, allsidigheten i tilbud og stemningen har blitt trukket frem. Tallmessig var dagen også helt på det jevne sammenlignet med andre Helhus dette semesteret. Borgene har i lys av dette blitt tildelt et Helhus også våren Jeg håper som eksternansvarlig at dette kan bli en fast semestertradisjon videre. 7

8 Brukerorganisasjonener Et mål dette semesteret har vært å etablere Det Akademiske Kvarter som et kulturhus hvor alle studentorganisasjoner er velkomne med sine arrangementer. Det å trekke brukerorganisasjoner til å arrangere har vært overraskende lett, da det har vært stort trykk av romsøknader hele høsten. Opplevelsen av at det er mange som ønsker å bruke huset har vært sterkt fra første dag. Store deler av min hverdag har gått til å svare på romsøknader fra nye grupper som vil arrangere hos oss og sette dem inn i rutinene vi har på det. I forbindelse med dette er det lett å se at maillisten vår som går til alle brukeroganisasjonene våre mer oppdatering. Dette er dog vanskelig å få til da det er mange organisasjoner som ikke opererer med faste kontaktadresser eller gir beskjed når de bytter kontaktperson. Det daglige og til tider overveldende arbeidet med rombooking har gjort at det er blitt liten tid til andre oppgaver. Arbeidet rundt avtalen med Studentforeningen BORG har dessverre lidd under dette, det har også den mer personlige oppfølgingen av andre brukerorganisasjoner. DORG Gjennom dette semesteret har jeg hatt koordineringsmøter med DORGene annenhver tirsdag. Dette har lagt til rette for en forholdsvis god oppfølging av deres arbeid og deres ønsker for huset videre. Viktige innspill har kommet frem blant annet når det kommer til heving av Helhuskonseptet neste semester. Det har også vært en god arena for å få til samarbeid, som i forbindelse med Phono, Raptus, ASFs jubilèumsuke og ukentlige utfordringer med romkabalen. 8

9 Fra Til Kvarterstyret 32. generalforsamling Handlingsplan 2011 Handlingsplanen baserer seg på rammeverket innen Langsiktig handlingsplan vedtatt av den 31. generalforsamling 10. mai i år. Dette dokumentet inneholder gode mål som Kvarteret har vist at de ønsker å satse på. Utfordringen med en årlig handlingsplan er derimot å forbinde våre visjoner med det faktiske arbeidet som utføres på huset. Vi har fokusert på å kartlegge situasjonen først, notere oss de behovene huset har og de tiltakene som bør prioriteres. Basert på dette har vi valgt oss ut fire mål fra Langsiktig handlingsplan som passer godt med de ønskede tiltakene. Formålet har vært å få på plass konkrete prioriteringer basert på den faktiske situasjonen på huset i motsetning til å sette seg mål forut for en situasjonsanalyse. Målet er at handlingsplanen får et godt fotfeste i det faktiske arbeidet, og at det blir brukt som at aktivt dokument både i det daglige og strategiske arbeidet på huset. Med handlingsplanen følger et excel dokument inndelt i fire faner etter de fire prioriterte målsetningene. I hver fane er ønskede tiltak oppført, inndelt etter prosjekttiltak og pågående tiltak. Proskjekttiltak er tiltak som har en definert begynnelse og slutt, men pågående tiltak er arbeid som følges opp fortløpende gjennom året. Et eksempel på et prosjektiltak er å få møbler til et ett rom. Dette er et prosjekt da det har en klar begynnelse og slutt. Et pågående tiltak er for eksempel å sørge for at internavisen til Kvarteret kommer ut en gang i måneden. Dette er et pågående tiltak som må følges opp kontinuerlig gjennom hele perioden og evalueres jevnlig. Prosjektiltak evalueres med kategoriene ikke påbegynt, påbegynt og fullført. Pågående tiltak evalueres en gang i måneden med godkjent eller mangler. Dokumentet gjør det mulig å jevnlig vurdere status i forhold til handlingsplanen. Gruppeledermøter (GLEM) som avholdes to ganger i måneden, og spørretime som vil bli avholdt en gang i måneden er gode anledninger til å evaluere handlingsplanen gjennom perioden. Handlingsplanen sine enkelte tiltak delegeres til en eller flere ansvarlige samt en eller flere som skal evaluere tiltaket. Denne fordelingen legges opp til GLEM møte 19. oktober og 2. november der gruppeledere vil bli presentert dette handlingsplanforsalget. Nedenfor følger våre fire prioriterte mål med bakgrunn for målet, og en liste over de tiltak som ønskes gjennomført under hvert mål. Disse tiltakene vil dere finne igjen i excel dokumentet. Organisasjonen er veldig velkommen til å komme med innspill til tiltak som bør prioriteres for det kommende året. Handlingsplanen er et utkast som vi håper vil få mange gode innspill til endring gjennom høringsperioden før generalforsamlingen 16. november. 9

10 KULTUR 2 Det Akademiske Kvarter skal bidra til videreutvikling og koordinering av eksisterende kulturtilbud ved å legge til rette for husets brukere. Bakgrunn for målet: I løpet av 2010 har Kvarteret tiltrukket seg god oppmerksomhet fra studentmassen i Bergen og vi mener vi per dags dato har et godt variert kulturtilbud på huset. Dette kan vi se med at huset i høst har vært så godt som fullbooket med unntak av søndag. Utfordringen er å videreutvikle dette ved å tilrettelegge bedre for det mangfoldet av arrangører vi har på huset. Vi mener fokus bør ligge på de som allerede bruker huset, og gjøre huset mer attraktivt for dem, før vi eventuelt kan satse videre på å tiltrekke oss enda flere brukergrupper. Tiltak: Nettssideløsning må forbedres Nettsidene til Kvarteret har potensial til å være et naturlig startsted for alle som ønsker informasjon om studentaktiviteter og kulturtilbudet i Bergen. Nettsiden er per dags dato ikke i nærheten av dette potensialet. Vi ønsker derfor å satse på en helhetlig forbedring av nettsiden vår, som inkluderer et program- og bookingsystem. Kvarterets lille røde håndbok om Kvarteret Kvarteret er en komplisert verden for både interne og eksterne. Det er derfor mange som ville hatt nytte av en håndbok om Kvarteret der det mest essensielle kan bli forklart for brukere, interne, presse og andre interesserte. Vi ser for oss at denne håndboken kan utvikles i elektronisk interaktivt format, med mulighet for trykking i 2012 (vi har et stramt budsjett i 2011). Utarbeide et evauleringsskjema for arrangører Arrangørene bør få tilbud om et evalueringsskjema i etterkant av avholdt arrangement. Bedre utnyttelse av søndagen Søndagen er et stort ubrukt potensial på Kvarteret. Selv om ikke de største konsertene bør ha noe mål om å bli avholdt på en søndag er det fortsatt mulighet for en rekke andre aktiviteter som film- og sportvisninger, dansing, øving av ulike slag med mer. Videreutvikle Fadderuken på Kvarteret i samarbeid med dorgene Fadderuken på Kvarteret blir i dag arrangert av brukerorganisasjoner (fadderstyrer) som har lite erfaring med Kvarteret, og konsertarrangement spesielt. Vi bør derfor være behjelpelig med fadderuken, som er et enormt stort rekrutteringspotensial for alle som er tilknyttet huset. Fadderuken kan bli en fantastisk åpningsuke for Kvarteret, i motsetning til det rotet førstesemesterstudenter blir møtt med i dag. Dette arbeidet bør også koordineres med Universitetet, SiB, NHH, HiB, studentorganisasjoner og eventuelt andre læresteder. Fungerende lydanlegg for musikk Halvtimen, Maos, Speil og Støy Arrangører av mindre arrangementer bør kunne få lett tilgang til et musikkanlegg. Det bør ikke være nødvendig å sende inn en teknisk rider for å lire noen sanger av en ipod under for eksempel en fagfest. Lydanlegg i Halvtimen, Maos, Speil og Støy prioriteres derfor. Standard oppsett for møbler i alle rom (romplaner) For å bedre presentere tilbudet vårt for arrangører bør vi ha klart for oss hvilke gjenstander som tilhører hvilke rom. Med en møbelplan for alle rom slipper vi forvirring rundt hvor bord og stoler tilhører, og alle rom for et standardoppsett som er lett å rydde etter. 10

11 Øke potensialet for Eldorado og Tivoli Eldorado bør kunne fungere som et arrangementlokale selvstendig fra Tivoli. På arrangementer der det ikke forventes mange nok mennesker til å fylle opp Tivoli som et åpent lokale bør det legges bedre til rette for å fylle Tivoli med møbler og muliggjøre for at man kan arrangere i Eldorado uavhengig av Tivoli. GJEST 2 Det Akademiske Kvarter skal til enhver tid gi sine gjester følelsen av optimal tjenesteyting, service og miljø. Bakgrunn for målet: Kvarteret trenger å åpne seg mer for sine gjester og bedre kartlegge hvem gjestene våre er, hva de ønsker av oss og hvordan vi kan tiltrekke oss andre ønskede kundegrupper. Tiltak: Helhusdugnad En gang i måneden bør det arrangeres helhusdugnad. På GLEM møter og spørretime i tidligere i måneden vil vi ha kartlagt forbedringstiltak som kan gjøres gjennom dugnad. Synlige menyer i alle barer Alt som selges i våre barer må komme synlig frem i menyer i alle barer, og helst også på bord i lokalene. En løpende produktutvikling i barene Produktene skal vurderes fortløpende opp mot tilbakemelinger fra kunder og salgstall. Spesielt fokus på videreutvikling av mattillbudet. Det må legges til rette for at mattilbudet kan evalueres bedre enn det som er mulig i dag. Kursing innen kaffe, vin, øl Ekspertisen til skjenkerne bør økes ved at det tilbys jevnlig kursing i kaffe, vin og øl. Fokus på god service Ekspertisen til skjenkerne bør økes ved fokus på god service. God service inkluderer også kunnskap om hva som skjer på huset da mange henvender seg til baren ved spørsmål om programmet. Vakter skal også være informert om husets program. Synlig program for uken og måneden i alle barer, på skjerm, tavler og i inngangspartiet I tillegg til at skjenkere bør vite, bør det også komme frem program så mange steder på huset som mulig. Effektiv køavvikling Det virker rimelig å tro at vi har mistet mange kunder i 2010 grunnet treg køavvikling. Vi må forbedre oss på dette. Kart over huset, og kart over huset for svaksynte og døve Gjestene på huset trenger et oversiktskart over huset for å finne frem. Spesielt er dette et problem for svaksynte og døve, som i dag har store problemer med å finne frem til den rette konserten. En tilgjengelig resepsjonist Resepsjonen vår bør være bedre bemannet. Det er mange klager på at det ikke finnes noen bak skranken når man ønsker hjelp. Markedsanalyser og brukeranalyser For å videreutvikle satsing under GJEST 2 må vi ha mer konkret informasjon om gjestene og brukergruppene våre. Det bør satses på å innhente slik informasjon i

12 INTERNE PROSESSER 5 Det Akademiske Kvarter skal ha en lett tilgjengelig og oppdatert informasjonsstrøm, synlig både internt og eksternt. Bakgrunn for målet: Informasjonsstrømmen må forbedres på huset både oppover, nedover og utover. At de interne blir bedre informert om hva som skjer på huset vil også øke deres tilhørighet til huset. Allmøter og spørretime en gang i måneden I tillegg til gruppeledermøter (GLEM) som arrangeres to ganger i måneden skal det i 2011 også arrangeres allmøter med spørretime en gang i måneden. På disse møtene er alle medlemmer velkommen til å ta opp det de skulle ønske å spørre om. Kvarterstyret orienterer om det som har skjedd den siste måneden og det som skal skje den kommende måneden. Koordineringsmøter mellom arbeidsgrupper Arbeidsgruppene skal sørge for å møtes når de trenger å orientere noe seg imellom. Dette vil være et tillegg til gruppeledermøter (GLEM) der bare de arbeidsgruppene som trenger å samarbeide om en spesifikk oppgave møtes. Nyhetsbrev hver uke fra Kvarterstyret Kvarterstyret skal komme med et nyhetsbrev en gang i uken. Dette nyhetsbrevet vil i hovedsak ta for seg det som har blitt vedtatt av Kvarterstyret den gjeldende uken. Mengde informasjon vil variere fra uke til uke etter aktiviteten på Kvarterstyremøtene. Nettsider med løpende oppdatert informasjon Tiltaket referer til tiltaket nevnt under GJEST 2, der vi ønsker å satse på å kraftig forbedre nettsideløsningen vår. Et åpenbart krav er at informasjonen er fortløpende oppdatert. En internavis som kommer ut jevnlig Internavisen til Kvarteret skal komme ut en gang i måneden og publiseres både trykket og elektronisk. Oppdatert protokoll fra Kvarterstyret og Representantskapet Protokollen over vedtak gjort i Kvarterstyret og Representantskapet skal løpende oppdateres og publiseres på offentlige filer. Informasjonstavle i første etasje Informasjonstavle for plakater skal settes opp. Informasjonsskjerm i første etasje (fungerende) Sørge for at det alltid er en pære tilgjengelig for denne skjermen. Tilgjengelige bilder av det som skjer på huset Vi skal se bildene som expo tar av aktiviteten på huset. Det er naturlig at disse blir gjort tilgjengelig på nettsidene og henges opp i lokalene våre. Informasjonspakke til alle nye medlemmer. LÆRING & UTVIKLING 3 Det Akademiske Kvarter skal gjøre strategiutvikling og målstyring synlig på alle nivåer og styrende for utvikling og drift av organisasjonen. Bakgrunn for målet: Kvarteret skal ha en handlingsplan, og målet bør være at alle er bevisst denne planen, og at alle bruker den aktivt til å styre sitt arbeid på huset. 12

13 Kvarterets Lille Røde Kvarterets håndbok som en startpakke for de interne, se for øvrig Aktiv oppfølging av handlingsplanen For økt strategisk målstyring skal handlingsplanen være utgangspunktet for GLEM møter, allmøter og spørretime. Handlingsplanen skal aktivt følges opp og evalueres gjennom disse møtene i tillegg til Kvarterstyremøtene. Undersøkelser i arbeidsgrupper For å fokusere på medlemspleie i arbeidsgruppene skal utfordringer i hver enkelt arbeidsgruppe kartlegges og en tiltaksanalyse utarbeides. Fastsette det ideelle medlemstallet Alle arbeidsgrupper skal fastsette det ideelle medlemstallet beregnet ut i fra den reelle arbeidsmengden den enkelte gruppen har. En gjennomgående rekrutteringsstrategi for hele året Kvarteret skal ha en løpende rekrutteringsstrategi og gjennom differansen gjennom det ideelle og faktiske medlemstallet i hver enkelt arbeidsgruppe til enhver tid fokusere på aktuelle utfordringer. Naturlig fokus på august og september. Årshjul Kvarteret skal ha et årshjul som belyser de ulike periodene gjennom året. Dette gjør det enklere å planlegge, og vi unngår at ting kommer overraskende på oss. Årshjulet skal blant annet inneholde datoplan for Generalforsamling, ferier og datoplan for større prosjekter som trenger lang planleggningstid, for eksempel Sommerkvarteret. Satsing på kursing Selv i et stramt budsjettår bør det prioriteres penger til kursing av våre interne. 13

14 Til : Det Akademiske Kvarters generalforsamling Fra : Jørgen Skjellevik og Ingrid Norgren Dato : Fjerning av særregler for den gamle villaen Vi fremmer herved forslag om å fjerne hele 9.1 i statuttene. Dagens ordlyd: 9.1 Særregler for bruk av "Villaen" Olav Kyrres gt. 53 Villaen huser kontorplass for Kvarterets organisasjon, brukende organisasjoner og andre studentorganisasjoner. Villaen er stilt til disposisjon av Universitetet i Bergen som erstatning for andre lokaler som organisasjoner registrert ved Universitetet tidligere har disponert. Alle organisasjoner registrert ved Universitetet i Bergen har rett til kontorplass. Kvarteret har rett til plass nødvendig for dets adminsitrasjon. Andre kan få plass om det er praktisk mulig. Studenttinget i Bergens Kulturstyre skal orienteres hvert år om arealbruken. Denne paragrafen kan kun endres med Studenttingets tilslutning. foreslås erstattet med: 9.1 Fjernet på den 32. ordinære generalforsamling. Forslaget er begrunnet med at bygget statutten omhandler er revet, og at særreglene ikke lenger er relevante. Kvarteret disponerer nå en ny villa sammen med driftsorganisasjonene våre, men dette bygget har ikke samme formål som den gamle villaen, og det er ikke behov for at lignende særregler gjøres gjeldende for den nye villaen. Universitetet har stilt andre kontorbygninger til disposisjon for de øvrige studentorganisasjonene i Bergen som før kunne få kontorplass i den gamle villaen. Statutten kan formelt sett kun fjernes dersom Generalforsamlingen vedtar dette og Studenttinget gir sin tilslutning. Bakgrunnen for at Studenttinget skal godkjenne endringer er at Kulturstyret hadde ansvar for tildeling av plass til de øvrige studentorganisasjonene. Siden dette ikke lenger er relevant må vi anta at Studenttinget vil gi sin tilslutning. Med hilsen Jørgen Skjellevik, student i Bergen Ingrid Norgren, student i Bergen 14

15 Til: Generalforsamlingen ved Det Akademiske Kvarter Fra: Ingrid Norgren, Student i Bergen Dato: Endring av 5.1 i Statuttene Jeg ønsker å endre 5.1 i statuttene; nærmere bestemt det avsnittet som omhandler Geriatrisk Avdeling. Per i dag lyder det som følger: Geriatrisk Avdeling (etabl. 2001): Drift av ½- timen og fagfester samt ledige skjenkepunkter. Forslaget går ut på å endre dette til Geriatrisk Avdeling (etabl. 2001): Drift av Støy og fagfester samt andre ledige skjenkepunkter. Den nye ordlyden vil ikke gå på akkord med fomålet for Geriatrisk Avdeling. Første avsnitt av dette lyder som følger: Geriatrisk Avdeling (GA) er opprettet av Det Akademiske Kvarters Generalforsamling med det formål å være en ressurs- og kompetansegruppe for andre grupper tilknyttet Det Akademiske Kvarter. Geriatrisk Avdeling skal være en miljøskapende faktor og skal styrke den sosiale og faglige tilhørighet blant studenter ved universitetet og andre høgskoler i Bergen. For øvrig skal gruppen bidra til å realisere Det Akademiske Kvarters formål, i henhold til statuttenes 1.1, 2. ledd. Det er flere grunner til at jeg ønsker at GA ikke lenger skal være ansvarlig for driften av Halvtimen. - Erfaring viser at gruppen ofte mangler den nødvendige medlemsmassen til å drifte et fast skjenkepunkt som er åpent for gjester. - Skjenkegruppen vil etter all sannsynlighet være en arbeidsgruppe etter denne Generalforsamlingen, og jeg ser det som mer naturlig at de har ansvaret for dette skjenkepunktet. For øyeblikket tror jeg ikke det er sannsynlig GA vil ha særlig mange medlemmer, derfor foreslår jeg at de foreløpig får ansvar for Støy. Dette vil sette lavere krav til gruppen inntil medlemstallet når et akseptabelt nivå, og samtidig gjøre det mulig for GA og utfylle sitt potensiale i den grad medlemsmassen tillater det. GA har helt fra begynnelsen hatt andre krav til nye medlemmer enn de andre skjenkegruppene, nærmere bestemt at søkeren har 3 semestere på Kvarteret bak seg. Medlemmene av GA har heller ikke pleid å jobbe like mye som de andre arbeidsgruppene, og har som navnet indikerer vært en gruppe for aktive pensjonister. Dette har gjort det enklere å beholde kompetansen innenfor organisasjonen. Ved å la GA drive Støy vil vi sannsynligvis få beholde flere erfarne Kvartermedarbeidere enn vi ellers ville gjort, og vi vil også ha de lett tilgjengelige ved behov. På sikt er det ønskelig at GA får større ansvar, men for øyeblikket ser jeg det som en hovedprioritet at gruppen får bestå. Om GA blir lagt inn under Skjenkegruppen vil vi miste den eneste gruppen vi har viss formål er å beholde kompetansen på huset, og i lys av det store frafallet vi har hatt i NG2 perioden mener jeg at dette er noe vi rett og slett ikke har råd til. Avslutningsvis vil jeg gjerne gjøre det klart at dette ikke er ment som et motforslag til opprettelsen av skjenkegruppen. Skjenkegruppen vil være det naturlige valget for drift av alle faste skjenkepunkt, Halvtimen inkludert. GA sitt formål var imidlertid aldri å drive halvtimen, men å beholde kompetansen erfarne medarbeidere har opparbeidet seg innenfor organisasjonen. Dette kan oppnåes i like stor grad - om ikke enda større - ved å drive nettopp internbaren. Ingrid Norgren Student i Bergen 15

16 Fra Til Kvarterstyret 32. generalforsamling Rapport om skjenkestruktur Bakgrunn for saken I 2007 stengte Kvarteret ned for å pusse opp og har siden åpningen av det nye huset i februar i år benyttet lokaler i Nygårdsgaten 2. Før stengingen i 2007 var det tre skjenkegrupper på huset, en for hver av barene med ordinære åpningstider. Ordningen med tre selvstendige grupper ble ersattet av én skjenkegruppe under NG2 perioden da det virket mer hensiktsmessig i et lite lokale som Nygårdsgaten 2 er. Planen var den gangen at skjenkegruppen skulle reorganiseres som tre grupper etter åpning ett år senere. Som kjent ble det aldri åpning i 2008, men tre år senere i februar i år. Ved åpningen i februar fortsatte skjenkegruppen sin struktur med én gruppe, selv om det etter statuttene fortsatt eksisterer tre skjenkegrupper på Kvarteret. Det ble sendt inn et forslag til den 30. generalforsamling i november i fjor om å reorganisere skjenkingen på Kvarteret til én gruppe slik det har fungert i praksis frem til i dag. Forslaget ble først behandlet på den 31. ordinære generalforsamling 10. mai i år der det ble bestemt at Kvarterstyret skal utarbeide en rapport om saken til neste ordinære generalforsmaling 16. november Formålet med en slik rapport skulle være å kartlegge hvorvidt strukturen med tre skjenkegrupper er den mest heldige, eller om vi bør beholde den ordningen som praktiseres i dag med én gruppe. Begrepsbruk Halvtimen bar i 3. etasje Grøndahls puben i 1. etasje Stjernesalen kafé i 2. etasje Geriatrisk avdeling arbeidsgruppe etablert i 2001 med ansvar for Halvtimen Skumetaten arbeidsgruppe etablert i 1993 med ansvar for Grøndahls Kafégruppen arbeidsgruppe etablert i 1993 med ansvar for Stjernesalen Skjenkegruppen navn på midlertidig organisasjonstruktur under NG2 perioden, denne organisasjonstrukturen praktiseres fortsatt på huset i dag. Metode Denne rapporten har etter instruks fra generalforsamlingen hentet inn informasjon fra både tidligere og nåværende skjenkere på Kvarteret. Både nye og gamle skjenkere, med og uten styrebakgrunn, har blitt intervjuet om hvilken struktur de mener er mest heldig å fortsette på Kvarteret. I intervjuene har det vært fokus på å ikke bare finne ut hva intervjuobjektet foretrekker, men grunnen til at de foretrekker en gitt skjenkestruktur. På den bakgrunnen har det kommet frem flere nøkkelmomenter som er viktige både for nye og gamle skjenkere. 16

17 Resultater Det kom frem at det viktigste en organisasjonsstuktur må ivareta er for det første følelsen av tilhørighet, og for det andre følelsen av kompetanse. For at en skjenker skal bli motivert på Kvarteret er det viktig at både det sosiale og kompetansemessige er på plass. Tilhørighet Flere av de intervjuede med erfaring fra den gamle ordningen med tre grupper påpeker at den nye ordningen vanskelig ivaretar tilhørighet. Skjenkegruppen er i dag en gruppe med potensielt 200 medlemmer. Det er da en legitim bekymring at den enkelte frivillige kan ha problem med å finne seg til rette. For å skape trivsel bør hver skjenker føle et medlemskap til en mindre gruppe, noe det har blitt påpekt at den gamle ordnigen med tre grupper bedre kan ivareta. Den gamle ordningen hadde i tillegg til å være delt i tre, også fragmentert seg ytterligere gjennom en gruppelederordning. Det har kommet frem gjennom intervjuer med skjenkere under dagens ordning at dette er svært ønskelig. Gruppelederordningen går ut på at en person blir personalansvarlig for en mindre gruppe, helst oppad til ti personer. Dette er en ordning som anbefales for å sikre det sosiale hos så mange som mulig av våre skjenkere. Kompetanse De som jobber på Kvarteret gjør ikke dette for materielle goder. Det er da svært viktig at det er et godt alternativ til det man kunne fått gjennom en betalt jobb. I tillegg til det sosiale er også kompetansebygging et viktig motivasjonsmoment. Det bør være et mål at alle skjenkere på Kvarteret har tilbud om å bygge opp sin kompetanse som frivillig på Kvarteret. Et viktig tiltak i denne retning er at det delegeres mer ansvar fra toppen av organisasjonen og ned til de enkelte frivillige. Kvarterstyret behøver for eksempel ikke detaljstyre hvilke produkter som til enhver tid skal finnnes bak barene, dette er et ansvar styret blant skjenkerne i større grad kan administrere. Det er viktig at også skjenkere uten styreverv blir inkludert i beslutningsprosesser så godt det er mulig. La folk få si sin mening. Det er skjenkerne som jevnlig står bak barene, det er derfor de som bør være best skikket til å ta beslutninger rundt produktutviklingen av barene våre. Mer ansvar gir økt kompetanse, og økt kompetanse er en viktig motivasjonsfaktor for våre frivillige. Det er også blitt påpekt blant skjenkere fra den gamle ordningen at man må få mulighet til å spesialisere seg. Hver enkelt bar bør fokusere på sine områder. Grøndahls, Stjernesalen og Halvtimen er tre barer som kan dyrke ulike konsepter og dermed tilby forskjellige kompetanser til skjenkerne. En skjenker i Grøndahls lærer seg mye om typisk barvirksomhet, mens en skjenker i Stjernesalen vil kunne nyte godt av mer kunnskap om kafé og restaurandrift. Halvtimen har også muligheten til å kunne dyrke et eget konesept, for eksempel ved å satse mer på alternativer til øl, som vin og andre drikker. Ved å spesialisere hver enkelt bar kan hvert skjenkested tilby noe unikt, noe som også kan være en styrke for tilhørigheten som nevnt i øvre punkt. Andre momenter Tilhørighet og kompetanse er trukket frem over som de to viktigste momentene en organisasjonstruktur må ta hensyn til. I tillegg er det verdt å 17

18 ta med seg rent administrasjonseffektive hensyn. De tre barene Grøndahls, Stjerne og Halvtimen har som nevnt muligheten til å dyrke sine egne unike konsepter. Likevel er det mange likheter i deres drift som virker mer hensiktsmessig å samkjøre enn at samme arbeid repeteres tre ganger. Innkjøp bør for eksempel organiseres alle tre barene imellom. Økonomien bør også kunne håndteres alle tre barene imellom. Det gir mening at en person har ansvaret for innkjøp på huset, istendenfor at dette arbeidet skal koordineres mellom tre eller flere personer. Diskusjon Det anbefales å bygge på dagens ordning, men dagens ordning har likevel flere svakheter. Det er vanskelig å imøtekomme behovet for tilhørighet og kompetanse med en så stor gruppe som Skjenkegruppen er i dag. Dagens ordning kan derfor lære mye av den ordningen som var på huset før stenging. Det bør satses på gruppelederordingen og det bør satses på identitsbygging i hver av de tre barene. I dag har hver bar egne personalansvarlige. Det virker hensiktsmessig at det velges flere tillitsvalgte til å følge opp hver av de tre barene. Det bør være en leder for hver av barene og det bør legges opp gruppeledere med ansvar for maks ti personer hver. Lederen i hver enkelt bar blir ansvarlig for å følge opp alle gruppeledere og ellers hovedansvarlig for å rapportere om driften av baren. De tre barene Halvtimen, Stjernesalen og Grøndahls kan med det fungere som forholdsvis selvstendige komiteer innen arbeidsgruppen Skjenkegruppen. Lederen av Halvtimen, Grøndahls og Stjernesalen vil sitte som styremedlemmer i Skjenkegruppen. I tillegg vil dette styret bestå av en leder, innkjøpsansvarlig, økonomiansvarlig og en kurs- og kompetanseansvarlig, til sammen et hovedstyre på seks personer. Det anbefales å bygge på dagens ordning fordi et hovedstyre legger bedre til rette for at skjenkerne har sin egen autonome arbeidsgruppe. Med tre selvstendige arbeidsgrupper må mer av arbeidet koordineres av Kvarterstyret, da det er flere felles oppgaver mellom tre slike grupper som det er hensiktsmessig å samkjøre på huset. Med et hovedstyre av leder, innkjøpsansvarlig, økonomiansvarlig, kurs- og kompetanseansvarlig, rekrutteringsansvarlig, sekretær, internkontrollansvarlig og kokkeleder kan felles oppgaver mellom skjenkerne koordineres av medlemmer av deres egen arbeidsgruppe. Det skapes en fin kompetansestige fra å begynne som skjenker, fortsette som gruppeleder, leder for en bar og deretter leder for hovedstyret. Grupplederordningen fører til at mer ansvar er fordelt utover de frivllige i gruppen. Det anbefales ikke å fortsette en ordning med tre skjenkegrupper. Tilhørighet og kompetanse er nevnt som viktige momenter, men kan på en god måte dekkes av overnenvte skisserte alternativ. Ulempen med egne selvstendige grupper er større utfordringer rundt koordinering av felles oppgaver. Det er også en ulempe at det ikke er vil finnes en hovedansvarlig for å følge opp de enkelte barene. Leder i Halvtimen, Stjerne og Grøndahls vil med en overordnet leder bli fulgt opp av skjenkegruppen selv. Dersom denne lederen ikke finnes blir dette et arbeid Kvarterstyret får ansvaret for. Det er som nevnt et viktig poeng at ansvar og kompetanse skyves nedover i organiasjonen. Det er et generelt ønske på Kvarteret å unngå et 18

19 detaljstyrende Kvarterstyre. De intervjuede, både dagens skjenkere og skjenkere fra den tidligere ordningen er i stor grad enig om hvilke premisser en organisasjonsstruktur skal bygge på. Eneste kontrovers å melde er at det er fremmet ønske om at Halvtimen eksisterer som egen gruppe, mens Grøndahls og Stjernesalen anbefales å slås sammen. Grunnen til at Halvtimen ønskes som egen gruppe er at denne før stenging av huset hadde visjoner om å utvikle seg til en bar for litt mer erfarne interne, slik at baren i tredje etasje ble et fint tilholdssted for denne målgruppen. Vi ser dette som en god intensjon, spesielt med tanke på å ta vare på kompetanse som erfarne interne gjerne sitter på. Vi ser likevel faren med kontinuiteten i denne baren, da det har kommet frem at Halvtimen hadde en svært uregelmessig drift da den ble styrt av sin egen arbeidsgruppe. Skjenkegruppen har vist en god visjon for denne baren i høstsemesteret, og ser ut til å ha god kontroll med en regelmessig drift. Med tanke på at Halvtimen inngår som en av tre barene våre med ordinære åpningstider, er det svært viktig at vi kan stole på stabil drift. Dette virker mer sannsynlig dersom baren inngår under den større skjenkegruppen, men gjerne med visjoner om å skape en særegen identitet for denne baren. Dette har Skjenkegruppen allerede vist lovende planer for. Dersom Halvtimen med tiden utvikler seg til å bli spesialisert innen vin og/eller andre drikker som fortjener ekspertise, kan denne baren med tiden bli et naturlig tilholdsted for erfarne interne. Det er også verdt å nevne er at vi allerede har et internbarlokale, Støy, som kan benyttes av de interne til sosialisering. 19

20 Konklusjon Rapporten konkluderer positivt for et hovedstyre og en leder for hver av de tre barene Halvtimen, Grøndahls og Stjernesalen. Gruppelederordning med maks ti personer per gruppe ønskes videreført. Visuelt vil anbefalte organisasjonstruktur se slik ut. Forslag til statuttendringsforslag Den 32. generalforsamling vedtar å kutte følgende tre punkt under 5.1 Arbeidsgrupper: - Kafégruppen (etabl. 1993): Har ansvar for Stjernesalen og kjøkkenet. - Skumetaten (etabl. 1993): Har ansvar for driften av Grøndahls Flygel og Pianolager, og bistår med serveringsvirksomhet på resten av huset. - Geriatrisk Avdeling (etabl. 2001): Drift av ½- timen og fagfester samt ledige skjenkepunkter. og ønsker å legge til følgende punkt under 5.1 Arbeidsgrupper i kronologisk rekkefølge etter etableringsår: - Skjenkegruppen (etabl. 2010): Har ansvar for Stjernesalen, Grøndahls og Halvtimen. Skjenkegruppen har også ansvar for innkjøp til alle barer og bistår med serveringsvirksomhet på resten av huset. 20

21 Fra Til Kvarterstyret 32. generalforsamling Innstilling om KØR som arbeidsgruppe Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe (KØR) er nå en midlertidig arbeidsgruppe på Kvarteret. Formålet til denne gruppen har vært å samle personer med entusiasme og ekspertise innen økonomifaget for å bistå hele organisasjonen mot en målstyrt økonomisk sunn drift. Dersom KØR skal fortsette sitt arbeid i den nåværende struktur må den godkjennes av den 32. generalforsamling som en permanent arbeidsgruppe. Økonomi er viktig, og grunnlaget bak å etablere KØR som en permanent gruppe er for å øke den økonomiske kompetansen på huset både spesifikt gjennom KØR og generelt gjennom mellom annet opplæring av de økonomiansvarlige i arbeidsgruppen. KØR vil gjennom å være et rådgivende og bistående organ ved Kvarteret også hjelpe til med å skape en kontinuitet i fokuset på og tenkningen rundt Kvarterets økonomi. Med store utskiftinger i organisasjonsen generelt og i styrer vil det være svært gunstig å ha en gruppe som konsentrerer seg om det økonomiske. Kvarterstyret mener Kvarteret har god bruk for en økonomisk ressursgruppe og anbefaler at gruppen godkjennes som en permanent arbeidsgruppe. Statuttendringsforslag: Den 32. generalforsamling vedtar følgende tillegg til 5.1 i kronologisk rekkefølge etter etableringsår: - Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe (etabl. 2010). Har ansvar for å bistå Kvarterets arbeidsgrupper med økonomiske problemstillinger og oversikt over den overordnede økonomiske situasjonen på huset. 21

22 Statuttendringsforslag Til: Kvarterets Generalforsamling ved RS Fra: Michael Lyngstad, student ved Universitetet i Bergen Emne: Statuttendringsforslag Forslag til statuttendring 5.6 Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar et tillegg til 5.6, slik at den totale ordlyden er: Kvarterets ansatte og sivilarbeidere er Kvarterstyrets ansvar. Stillingshjemler og budsjettmidler må vedtas særskilt av generalforsamlingen. Ansatte kan rådføres, men ikke selv delta i forhandlinger eller beslutningsprosesser. Endringen er uthevet. Bakgrunn: Fundamentet i en frivillig organisasjon baseres på at den skal drives og styres av de frivillige selv. Retten til å være med å styre sin egen organisasjon er et av de viktigste privilegiene ved å delta som frivillig. For større frivillige organisasjoner kan det være gunstig å ansette et mindre antall personer som kan ivareta støttefunksjoner som krever kontinuitet eller spesiell kompetanse, for eksempel regnskapsarbeid. En frivillig organisasjon eies, drives og styres av de frivillige selv. Det er derfor viktig å gjøre klart at ansatte kun er der for assistere de frivillige på nødvendige områder der frivillig arbeidskraft alene ikke strekker til. Det er viktig med en klar rollefordeling mellom ansatte i støttefunksjoner og de frivillige som driver organisasjonen. En viktig motivasjonsfaktor for å delta frivillig i en organisasjon er å jobbe og styre sammen med andre som er der på like vilkår. De frivillige driver organisasjonen fordi det er noe de brenner for, og fordi de ser nytten av hva organisasjonen gjør for andre mennesker hver dag. De frivillige skal ta avgjørelser og videreutvikle organisasjonen til å bli den organisasjonen de ønsker å delta i. Dersom frivillige føler eller opplever at de blir underlagt en ansatt, kan det føre til at motivasjonen for å drive organisasjonen svekkes. Dette vil stride mot strategien til organisasjonen og motivasjonen for å starte organisasjonen i utgangspunktet. Det er fare for at frivilligheten vil svekkes dersom det ikke er klart at det er de frivillige selv som skal bestemme. 22

23 Til : AU Fra : Kaia Tetlie og Pål Andreas Sætre Dato : Statuttendringsforslag Hei, Pål Andreas Sætre og jeg vil herved foreslå å endre statutt om Kvarterstyret. Formålet med statuttendringen er å gjøre rekrutteringen til Kvarterstyret lettere og sikre at personer med spesifikk kompetanse kan stille til de enkelte verv fremfor at Kvarterstyret skal fordele vervene selv. Med dette får Generalforsamlingen ansvar for at viktige verv fylles før andre Kvarterstyret Kvarterstyret består av leder og 6 medlemmer. Kvarterstyret velges på grunnlag av en vedtatt handlingsplan. Alle medlemmer av generalforsamlingen er valgbare. Kvarterstyrets leder velges separat for ett år. Kvarterstyrets øvrige medlemmer velges for ett år, med halvparten på valg hvert semester. Nye medlemmer tiltrer henholdsvis 1. juni og 1. desember. Dersom et medlem trekker seg fra Kvarterstyret før dennes valgperiode går ut, velges det en ny person til å sitte ut valgperioden til den som slutter. Generalforsamlingen kan vedta mistillit mot hele eller deler av Kvarterstyret med simpelt flertall. Ved mistillit velges nye personer til å sitte ut valgperioden til de som fratrer. Saksbehandling og saksforberedelse for mistillitsforslag følger de vanlige regler for (ordinær eller ekstraordinær) generalforsamling. Mistillitsforslag kan ikke reises som benkeforslag Kvarterstyret Kvarterstyret består av leder og 6 medlemmer. Alle medlemmer av generalforsamlingen er valgbare. Vervene velges enkeltvis. Kvarterstyrets medlemmer velges for ett år, med halvparten på valg hvert semester. Nye medlemmer tiltrer henholdsvis 1. juni og 1. desember. Dersom et medlem trekker seg før dennes valgperiode går ut, velges det en ny person til å sitte ut valgperioden. Generalforsamlingen kan vedta mistillit mot hele eller deler av Kvarterstyret med simpelt flertall. Ved mistillit velges nye personer til å sitte ut valgperioden til de som fratrer. 23

24 Saksbehandling og saksforberedelse for mistillitsforslag følger de vanlige regler for (ordinær eller ekstraordinær) generalforsamling. Mistillitsforslag kan ikke reises som benkeforslag. Med vennlig hilsen Kaia Tetlie og Pål Andreas Sætre 24

25 Søknad om sammenslåing E-tjenesten og fribyte E-tjenesten v/stian L. Wiken og Endre Oma fribyte v/marius Bakke og Thomas Bjørnsen Innledning 15. oktober 2010 Både E-tjenesten og fribyte har i de siste årene opplevd redusert tilstrømming av engasjerte studenter til våre virksomheter. Denne situasjonen har gjort det vanskelig for begge parter å opprettholde en stabil og sikker drift av systemene vi står ansvarlig for. Dette er et forslag til hvordan E-tjenesten og fribyte kan stå sterkere både når det gjelder rekruttering og kvaliteten på tjenestene vi tilbyr. Bakgrunn fribyte er en non-profit studentorganisasjon startet i 2002 for å hjelpe andre studentorganisasjoner med deres interne databehov. I ettertid har fribyte fokusert mer på nettbaserte tjenester, dette inkluderer blant annet nettsider, streaming og epost. fribyte har fra starten av hatt en stabil økonomi og er selvforsynt da organisasjonen ikke er søknadsberettiget til noen støtteordninger i SiB/KS/Velferdstinget. Både E-tjenesten og fribyte trenger teknisk kvalifiserte studenter for å opprettholde medlemstallet og dermed variasjonen i tjenestene som tilbys våre respektive brukere. På denne måten er vi konkurrenter. Begge organisasjonene er enige om at en sammenslåing vil gjøre det enklere å kunne tilby interesserte studenter ena verdifull praksis. Driftsoppgavene våre er også i stor grad overlappende. Der er derfor stort innsparingspotensiale i form av materiell og arbeidsmengde ved å samle styrkene. Dette sammen med forenklet rekruttering forventes å gi oss anledning til å tilby flere og bedre tjenester i fremtiden. fribyte driver i dag tjenester for flere studentorganisasjoner som medfører krav til høy oppetid på våre maskiner. Derfor er stabil økonomi en prioritet for oss slik at vi kan drive kontinuerlig vedlikehold og fortsette å være konkurransedyktige. For Kvarterets del er en fordel ved sammenslåing at fribyte har tilgang til bedre fasiliteter for maskinparken. Rekrutteringsmessig har fribyte gjort det bedre enn E-tjenesten de siste årene siden en minoritet av E-agentene har erfaring med serverdrift og opplæring er tidkrevende. fribyte sitter også i likhet med E-tjenesten, på et stort og aktivt miljø av tidligere medlemmer. Mange av disse er eksperter på sine felt. Forslag Vi (E-tjenesten og fribyte) foreslår å slå sammen våre organisasjoner under Det Akademiske Kvarter. Alle kundene til fribyte blir sikret videreføring av sine tjenester til arbeidsgruppen. Siden fribyte har brukt lang tid og mye energi på å bygge opp dette miljøet, ønsker vi at medlemmer og guruer få overført sin ansiennitet til pingvinpoeng i henhold til Kvarterets regler. Vi forventer at arbeidsgruppen får tilgang til de midler nødvendig for å opprettholde en sikker og stabil drift både for Det Akademiske Kvarter og fribytes nåværende kunder. Vedtaksforslag Det Akademiske Kvarters Generalforsamling vedtar å trekke studentorganisasjonen fribyte inn under arbeidsgruppen E- tjenesten. fribytes kunder videreføres, fribytes medlemmer og guruer får overført sin ansiennitet til pingvinpoeng i henhold til Kvarterets regler og E-Tjenesten blir sikret økonomiske middler for en sikker og forsvarlig drift. Med vennlig hilsen For E-tjenesten: Stian L. Wiken, Leder Endre Oma, E-agent For fribyte: Marius Bakke, Fungerende leder Thomas Bjørnsen, Styremedlem 25

26 Fra Til Michael Lyngstad Representantskapet v/ ordfører Jeg ønsker at Det Akademiske Kvarters Generalforsamling vedtar følgende: Generalforsamlingen pålegger Kvarterstyret å tilby vedlagte økonomiske fordelingsavtale som vedlegg 4 i avtalene med driftsorganisasjonene ved Det Akademiske Kvarter. Foreslått vedlegg 4 til avtalene mellom driftsorganisasjonene og Det Akademiske Kvarter: Økonomiske vilkår. 1. Varesalg Det Akademiske Kvarter plikter å stille varer tilgjengelig for videresalg i de lokaler de har tilgjengelig for kulturelle arrangementer. Arrangør står selv for varesalg og oppgjør, og beholder alt salgsoverskudd. Dette gjelder ikke om arrangementet foregår i Grøndahls Pub, Stjernesalen eller Halvtimen med mindre spesielle avtaler inngås. I nevnte lokaler beholder som grunnregel Det Akademiske Kvarter selv alle salgsinntekter selv om det arrangeres kulturelle arrangementer i lokalet. I lokaler hvor arrangør selv står for varesalg skal Det Akademiske Kvarter fakturere arrangør for varenes innkjøpspris, i tillegg til: a) Kroner 5 per solgte enhet øl b) 59 øre per solgte enhet øl som skal dekke Det Akademiske Kvarters kostnad til engangsglass. Det er i begge parter intensjon at summen per solgte enhet skal justeres slik at den til enhver tid tilgodeser den part med de største økonomiske utfordringene. Summen kan kun justeres ved enighet av begge parter. Det er opp til arrangør og Det Akademiske Kvarter v/kvarterstyret å utarbeide rutiner for fakturering, oppgjør og overføring av midler som havner på Det Akademiske Kvarters konto via betalingsterminaler. 2. Driftsstøtte Arrangør plikter å gi Det Akademiske Kvarter en driftsstøtte tilsvarende kroner 10 per solgte billett på helhusarrangementer. Disse midlene overføres fra arrangør til Det Akademiske Kvarter etter rutiner som utarbeides i samarbeid mellom arrangør og Det Akademiske Kvarter v/kvarterstyret. Det er arrangør og Det Akademiske Kvarters intensjon at denne driftsstøtten også skal formaliseres i fremtidig utlysning og tildeling av helhusarrangementer slik at en driftsstøtten tilfaller Det Akademiske Kvarter uavhengig av hvilken organisasjon det er som står som arrangør av helhusene. Bakgrunn for forslag: Det Akademiske Kvarter ved Kvarterstyret og driftsorganisasjonene har forhandlet i snart 12 måneder om en økonomisk fordelingsmodell. Jeg ønsker derfor å fremme forslag om at Kvarterets øverste organ tar et vedtak hvor det avklarer hvordan den økonomiske modellen på huset skal være da jeg synes det er lite fornuftig at en så avgjørende diskusjon om husets økonomi og økonomiske fordeling skal foregå bak lukkede dører. 26

27 I Kvarteret statutt 2.3 står følgende: Generalforsamlingen skal fremlegges alle saker av stor økonomisk eller praktisk betydning for Kvarterets og de brukende organisasjoners virksomhet i bygningene. Bare Generalforsamlingen kan vedta å disponere fond, oppta lån eller selge eiendeler. Større avtaler og bindinger på Kvarterets drift skal opp til generalforsamlingen til godkjenning.. Dorgeavtalene er nylig underskrevet, men det er ikke kommet til enighet om vedlegg 4, den økonomiske fordelingen. Derfor er det kun den delen jeg ønsker debatten skal omhandle, ikke hele avtalen. Mitt forslag er å benytte den enkle og rettferdige modellen som var benyttet frem til huset stengte i Kort fortalt var den praktiske gjennomføringen av den som følger: Arrangør åpner et rom for arrangement. Arrangør får låne vekslepenger hos driftsleder/orgsek. Arrangør står selv for omsetningen og oppgjør. Ved avsluttet arrangement gjøres det opp en regning hvor man teller opp antall solgte varer. Arrangør og driftsleder/orgsek signerer begge regningen som dannes på bakgrunn av antall solgte varer. Arrangør betaler tilbake vekslepengene til driftsleder/orgsek. Arrangør har så følgende valg: 1. Betale regningen kontant der og da. 2. Be Kvarteret om å sende regning. Kvarteret har historisk sett fått en provisjon av det salget arrangøren har stått for. Dette har variert fra 25 øre til 3 kroner per solgte enhet øl. Da Kvarteret stengte i 2007 var denne provisjonssatsen satt til 25 øre. Denne provisjonen ble automatisk lagt til av Kvarterets regningssystem og gjorde fakturering og betaling enkelt og korrekt. I mitt forslag er denne provisjonssatsen økt til kroner 5,- per solgte enhet. Dette er tyve ganger høyere enn provisjonen var i 2007, og høyere enn noen gang tidligere. Dette gjenspeiler at det ikke er uenighet i at Kvarteret er i en utfordrende økonomisk situasjon og at driftsorganisasjonene må bidra for å bedre dette. I tillegg innebærer mitt forslag at en sum tilsvarende 10,- per solgte helhusbillett overføres til Det Akademiske Kvarter som et driftstilskudd. Hvorfor denne modellen? 1. Det er denne modellen Kvarteret ble grunnlagt på, som har blitt benyttet siden oppstart og det har ikke vært fremført noen offentlig debatt om at Kvarterets driftsform burde endres. 2. Den er enkel å gjeninnføre, enkel å forstå og enkel å bruke. 3. Skulle en part være i økonomisk uføre kan satsen enkelt justeres slik den ble de første 12 årene Kvarteret var åpent, men ikke uten at begge parter er enige. Hva vil dette si i forhold til salg? Det er min klare mening at når arrangører har direkte økonomisk interesse og incentiv så vil salget av varer øke. Det er i tillegg enklere å satse kulturelt når man har ekstra økonomisk sikkerhet i form av salgsinntekter. Arrangører vil få incentiv til å drive salg selv etter at et arrangementet er over, ved f eks en konsert som er ferdig klokken 24:00 når lokalet er åpent til 02. Arrangementer som Bierstube, St.Patrics day og samarbeidsprosjekter vil bli mye mer attraktive å arrangere. Per i dag vil en driftsorganisasjon tape penger pga faste utgifter ved at man har samarbeidskonserter med f eks BergenFest. Historisk sett har da samarbeidsparnerne stått for billettsalg og bandutgifter og driftsorganisasjonene har tatt baromsetningen. Forsvinner barinntektene blir slike samarbeid rene tapsprosjekter. Man vil derfor kunne regne med økt arrangementsfrekvens, økte besøkstall for huset, økt varesalg og økte inntekter både for arrangør og Kvarteret ved at arrangørene får deler salgsoverskuddet de selv er med på å skape. 27

28 Hva vil dette si i form av økonomi? Driftsorganisasjonene solgte våren 2010 ca enheter øl i Teglverket ihh. til Kvarterets regnskap. Våren var avkortet pga at man ikke åpnet før i februar så jeg vil anslå at man kan budsjettere med minst solgte enheter per år. Spesielt om man regner inn økt salg i Tivoli, Speilsalen og Maos. Man bør også kunne regne med en økning i salget ettersom driftsorganisasjonene nå får incentiv til å selge varer på sine arrangementer solgte enheter ganger 5,- pluss 59 øre pr i glasskostnad gir ,- i provisjon til Kvarteret. Jeg mener også at denne økonomiske modellen bør øverføres til brukerorganisasjonene slik at disse også får incentiv til å selge varer på sine arrangementer. Da får Kvarteret som helhet økt besøk, økt varesalg og økte inntekter. Det er dog ikke noe jeg vil be generalforsamlingen ta stilling til nå, men det burde være en del av debatten rundt fordeling av salgsinntekter. 10,- per solgte helhusbillett kan avtales gjennom helhusavtalen og kan derfor gjennomføres uavhengig om arrangør er en driftsorganisasjon eller en bruksorganisasjon. Ved å ta utgangspunkt i ca 35 helhus per år, (52 minus sommer, jul og påske), og ved å budsjettere med 1000 betalende per helhus gir dette en sum på per år. Man hadde høsten 2004 over 1200 betalende i snitt på lørdager (Aktive Studenters Forenings lørdager). Siden den gang er huset utvidet og man bør derfor ha en betydelig oppside både besøksmessig og varesalgsmessig i årene fremover. Klarer man å komme opp på samme nivå vil det gi Kvarteret ytterligere per året. Disse pengene kan overføres til Kvarteret samme kveld som arrangementet avholdes ved at økonomiansvarlig for arrangør teller opp og deponerer et beløp tilsvarende 20% av billettsalg til driftslederen på slutten av kvelden. Totalt vil da driftsorganisasjonene tilføre Kvarteret fordelt jevnt over hele året. Hva er alternativet? Ved gjeninnføring av presentert modell vil Kvarteret motta et enormt økonomisk bidrag fra driftsorganisasjonene, samtidig som der er en betydelig oppside ved at begge parter tjener på å øke salgsomsetning og antall besøkende. Ved at Kvarteret tar alle salgsinntekter vil dorgenes økonomi bli dårligere, kulturtilbudet vil mest sannsynlig bli svekket, besøkstallene vil trolig falle, og med det Kvarterets totale besøksantall og salgsomsetning. Dette vil igjen føre til en dårligere økonomisk ramme for Kvarteret som vil kunne føre til ytterligere kutt og en nedadgående økonomisk spiral. Jeg vil til slutt påpeke vanskelighetene ved at Kvarteret selv skal ha alle salgsinntekter ved salgsutstedene. Man kan ikke forvente at dorger og borger stiller personale for å drive Kvarterts barer, Kvarteret må dermed utvide/opprette nye skjenkegrupper som skal drive Teglverket, Mezzaninen, Maos, Speilsalen osv. Med de historiske problemene som har vært med å rekruttere nok personale til å holde Puben, Stjernesalen og Halvtimen åpen vil jeg påstå det er fullstendig urealistisk at Kvarteret i overskuelig fremtid skal klare å rekruttere nok personale til også å drive disse skjenkestedene. Modellen jeg presenterer her er den modellen som Kvarteret ble basert på, som fungerte før stenging, og som jeg mener er det eneste realistiske alternativet. Jeg ber derfor om at generalforsamlingen, som kvarterets øverste organ, pålegger Kvarterstyret å gjeninnføre denne økonomiske modellen ved å tilby driftsorganisasjonene denne avtalen. Michael Lyngstad Student ved Universitet i Bergen 28

29 Vedtaksforslag Fra Erik Oramas, Student i Bergen Til Generalforsamlingen Nedsettelse av Granskingskomit. Til grunn: Under DAK. 30. generalforsamling ble innholdet i protokollen forsøkt endret av ordfører med assistanse fra varaordfører uten at jeg som protokollskriver og underskrivende parter ble informert. Jeg mener dette er en bevist manipulasjon som rammes av straffelovens 181. I sivil rett har dette en strafferamme på fengsel i 2 år. På bakgrunn av sakens alvorlighet anbefaler jeg at saken sanksjoneres etter personalsaksreglementet ( ) etter ledd f eller strengere. Grunnen til at saken ikke er blitt reist tidligere er at det ikke finnes noen retningslinjer som sier noe om hvordan misstillitssaker skal fremmes. Jeg mener at dagens praksis hvor skyldspørsmålet drøftes direkte på generalforsamling er svært uheldig og i liten grad er egnet til å avklare det reelle skyldspørsmålet. Jeg vil derfor foreslå nedsettelse av en ekstern granskingskomisjon med relevant ekspertise på området. Jeg anbefaler at sammensetningen av denne kommisjon vil bli bestemt gjennom vedtak i RS. På bakgrunn av konfliktpotensiale og personlige påkjenningen for involverte parter er det ønskelig med en klar tidsramme for behandling av saken. Vedtaksforslag: «GENERALFOSAMLINGEN VEDTAR Å SETTE NED EN EKSTERN GRANSKINGSKOMITE FOR Å AVKLARE SPØRSMÅLET OM BEVIST MANIPULASJON AV PROTOKOLLEN FOR KVARTERETS 29. GENERALFORSAMLING. NEDSETTELSE AV KOMITEEN SKAL SKJE GJENNOM VEDTAK I RS INNEN RIMELIG TID. I DEN GRAD KOMITEEN KONKLUDERER MED AT DET HAR SKJEDD KRITIKKVERDIGE HANDLINGER GIR GENERALFORSAMLINGEN KVARTERSTYRET MANDAT TIL Å SANGSJONERE DE ANKLAGEDE ETTER PERSONALSAKSREGLEMENTET PARAGRAF 3-2-1» MVH. ERIK ORAMAS (STUDENT I BERGEN) 29

30 Fra Kvarterstyret Til Generalforsamlingen v/rs Budsjett Med dette legg Kvarterstyret fram Budsjett for Kvarteret er framleis i gang med sitt første driftsår etter å ha vore stengt i tre år. Det første driftsåret er førebels ikkje ferdig og det er vanskeleg å sjå korleis året har gått før rekneskapet blir ferdigstilt til neste år. Det har difor vore færre faktiske tal å basere seg på enn dersom Kvarteret hadde hatt full drift i fleire år har i tillegg vore gjenopningsåret noko har gjort til at året ikkje heilt tilsvarar eit normalår. Det er med andre ord framleis fleire usikre element og utfordringar ein må rekne med for budsjett Kvarteret står føre fleire usikre faktorar som kan påverke økonomien med innføringa av ei ny vaktlov gjeldande frå 2012 og potensiell innskrenka skjenketid som kan verke inn i Alkohol- og tobakkavgiftene kjem òg til å stige frå og med 1. januar Det er for 2011 færre sponsormidlar enn for 2010, noko som igjen har ført til eit stramare budsjett. Ein annan faktor ein må rekne med er sidan Kvarteret i dag er skattepliktige kan ein risikere å måtte betale skatt i 2011 dersom ein når eit visst resultat for Dette resultatet veit vi ikkje sikkert frå årrekneskapet blir ferdigstilt på våren 2011 og det er difor budsjettert med ein potensiell skattesmell til Det er òg budsjettert med utgifter tilknytta den nye vaktlova. Kvarteret har i budsjett 2011 lagt opp til drift av Sommarkvarteret sommaren 2011 noko som gjev eit utslag i budsjettet. Budsjett 2011 er eit stramt budsjett og det har vore ein god del kutt i samband med budsjettprosessen. Det er budsjettert med eit overskot i underkant av kr Utdjupingar Salsomsetning For å estimere forventa omsetning har vi brukt so mange tilgjengelege kjelder som mogleg. Vi har først sett på omsetninga i perioden for å sjå kva omsetninga ligg på ved eit normalt driftsår og dinest har vi sett omsetninga til no i 2010 for å sjå på kva omsetninga vil ende på i år. Budsjett for 2010 (medrekna Sommarkvarterbudsjettet 2010) har hatt litt for høge omsetnings- og avansemål samanlikna med resultatet vi ser ut til å nå. Vi trur omsetninga vil auke i 2011 sidan vi har ein ekstra driftsmånad med januar. Sjølv om februar vil miste opningseffekta den hadde i 2010 so har mange problema etter opning, med tanke på rutiner, opningstider, kapasitet og ordinær drift, vorte kartlagde og utbetra. Lønskostnadar Lønskostnadane er eit av Kvarteret sine største utgifter. Innunder lønskostnadar ligg løn til heiltidstilsette (Administrative Leiar og Kjøkkensjef) til driftsleiarane (kvartane) og utgifter tilknytta organisasjonsekretariatet (orgsek). Halve løna til Administrativ leiar er betalt av UiB. Dette utgjer til saman 1,8 millionar kroner. Det er budsjettert med Sommarkvarteret i 2011 og lønskostnadane for dei er budsjettert til kr