KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Vaktloven Møte med NHHS og Hulen der vi skisserte en intensjonsavtale om at Kvarteret ønsker å benytte opplæringstilbudet til NHHS på våre vakter til neste år gitt at forandringene i loven krever det. StudVest var også tilstede for å lage en sak om våre planer angående endringene i Vaktvirksomhetsloven. Det er fortsatt ikke stadfestet om vi ønsker å etablere vårt eget selskap for å ansette vakter eller om vi vil gjøre dette i samarbeid med Hulen. Svar på høring Arbeidsmøte er arrangert fredag og mandag for å utforme svar til høring. Kvast ønsker å svare på alle forslag som har kommet inn ved unntak av ett. Handlingsplan 2011 Handlingsplanen 2011 ble tatt opp til diskusjon på GLEM 20.10, der det reiste seg en debatt om målbarhet vs. enkelhet. Vi ønsker en handlingsplan som er enkel å følge, likevel legitimt å kreve at handlingsplanen legger opp til å kunne bli målt. Vært i møte med Anders Sagevik å diskutert løsninger som bygger på den allerede foreslåtte handlingsplanen. Satser på at en modifisert handlingsplan vil bli sendt ut på fredag som svar på høring. Avtale med BSTV BSTV har tatt frem avtaleforslaget fra i vår for å få en endelig avtale med oss ferdigstilt. Når vi er enig om utkastet sender jeg det ut til organisasjonen (i løpet av denne uken), dersom ingen kontroverser melder seg er det mulig å sende denne avtalen til vedtak i uke 44. Sender den som ad-sak denne uken. Dorgeforhandlinger Det har ikke vært dorgeforhandlingsmøter i etterkant av at høringsrunden åpnet. Kvast må diskutere hvordan de vil forholde seg til endret forhandlingsituasjon før videre avtaler med dorgene gjøres. 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke

2 3. EKSTERNANSVARLIG DORG Skulle hatt DORGemøte tirsdag 19.oktober, det ble avlyst grunnet sykdom og få deltakere. Møte om ny nettløsning 21.oktober Deltok på møte med PR-ansvarlig, Administrativ leder og Webgruppen for å diskutere ny nettløsning og progresjonsplanen for dette. Evalueringsmøte for BORGehelhuset 21.oktober Var på møte med BORGehelhusstyret og representanter fra noen flere deltakere på BORGehelhuset for å evalurere Helhuset deres som var lørdag 2.oktober. De var i det store og hele fornøyd med arrangementet, men ser flere punkter for forbedring neste semester. Blant annet ønsker de å starte tidligere, involvere flere organisasjoner og få en bedre sammkjøring av de forskjellige programmdelene. De har fått tildelt Helhus 5.mars 2011 og skal nå innkalle til allmøte for å velge et nytt styre som skal ta ansvar for planleggingen. Arbeidsmøte 22.oktober og 25.oktober med KvaSt Deltok på arbeidsmøte 22.oktober der vi gikk gjennom våre fokuspunkter i de ulike høringssakene til Generalforsamlingen. På arbeidsmøtet 25.oktober gikk vi gjennom alle utkastene til høringssvar og leste korrektur. Både i forkant og etterkant av møtene har det blitt mye jobbing med høringssvarene jeg har ansvar for for å gjøre dem klare til Kvarterstyremøtet på onsdag. Sosialisering med RS 23.oktober Deltok på RS og Kvast-sosialisering i Støy på lørdag, meget vellykket. Annet Skal i morgen (tirsdag 26.oktober) være med på møte med BA sammen med PR-ansvarlig, og i møte med Raptus sammen med Administrativ leder. 4. INTERNANSVARLIG Har arbeidet med punkter til høringssvar angående sammenslåing av fribyte og E-tjenesten, og har også arbeidet en del med høringssvaret angående statuttendringsforlsaget til Michael Lyngstad. Har deltatt på arbeidsmøte mandag angående dette. Har abreidet en del med innkjøp av arbeidstøy. Har deltatt på vaktting mandag. En særdels positiv opplevelse. Vaktetaten fikk et særdeles oppegående styre, med fem nye medlemer, blandt annet nye leder Ida. Har også såvidt deltatt på talerør. 5. PR-ANSVARLIG Vaffel- og Talerør Deltok på dette. Vaflar er nam. Talerør var interessant. Møte med BA Deltok saman med Sigrid på eit orienteringsmøte om avtalen BRAK har inngått med BA.

3 Denne avtalen gjer seg gjeldande for alt som skjer på Kvarteret, og inkluderar ganske bra rabattar på annonsering både i papir og på nett. Avtalar Har fått i stand avtale om fristar for innlevering av enkelte faste trykksaker til Bodoni, og ein avtale om helhusannonsering med Studvest. Svar på høyring Har laga svar på høyring angåande samanslåing av fribyte og E-tjenesten. Møte om nettprosess Hadde møte om dette på fredag, og skal sende ut eit skriv i dag der eg ber om tilbakemeldingar frå noverande og potensielle brukarar av rombookingsystem og arrangementdatabase. 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke. 8. ADMINISTRASJONEN Har sett en 35mm-film i Tivoli under BIFF og har sett en mengde forbedringer som bør utføres for å skape en så god som mulig filmopplevelse for gjestene. Prosess for gjennomgang av alle vare- og kontantrutiner er påbegynt. Vi håper dette vil ta om lag 3 uker slik at vi kan ha en viss testing før full implementering fra nyåret. Dagens system er delvis oppskalert fra NG2 og delvis kopiert fra tidligere drift på huset. Nå som vi har hatt litt over 6 mnd drift på huset bør vi ha gode nok kunnskaper om hvordan ting fungerer slik at vi kan lage rutiner som er tilpasset dagens bruk og behov. Har bidratt til oppstart av prosess for nytt nettsystem. Det ser ut som å kunne bli en god prosess med spennende løsninger. Målet for 2010 er å ferdigstille overgang til nytt cms og ha en nettside med nytt utseende og contentløsning til oppstart på nyåret. Vinter/vår 2011 vil bli brukt til å utvikle løsninger for backend. Sakthi har sin siste dag på fredag. Ny praktikant heter Tove Eikefet og vil ha formell oppstart medio november, men med noe opplæring på onsdager frem til det. Raptus virker ivrige på å få til et ennå bedre samarbeid neste år, og det blir gøy å se hvilke synergieffekter vi kan få mellom disse og dorgene. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

4 INTERNNOTAT Fra Sigrid J. Strand, eksternansvarlig Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Forslag til ny støttegruppe for rombooking: Vertskapskomitéen Eksternansvarlig i Kvarterstyret har mange oppgaver, i hovedsak skal man være kontaktperson for alle som ønsker å bruke huset og eksterne aktører vi ønsker å knytte bånd til. Kvarterstyret ønsker å være et strategisk organ, et mål som er umulig for eksternansvarlig å oppnå med dagens arbeidsmengde. Per dags dato er det et betydelig arbeid bare å å få unna de daglige forespørslene som gjelder rombooking. Det er ikke mulig å gi den oppfølging og oppmerksomhet til de strategiske delene av vervet som er ønsket. Det kreves langt mer av våre eksisterende og potensielle brukere enn det man har til rådighet av tid og energi. Jeg vil derfor foreslå å opprette en komité som kan assistere eksternansvarlig med rombookingen. Det vil si både behandlingen og prioriteringen av søknadene som kommer inn til våre ordinære fristene 1.november og 1.juni, samt den daglige bookingen. Viktigheten av å ha flere som har oversikt over rutiner, muligheter og kan svare på spørsmål fra brukerorganisasjoner er stor. Påtrykket er stort og vil bare øke etterhvert som Kvarteret etablerer seg sterkere som studentenes kulturhus. Tidligere har det vært organisasjonssekretærens oppgave å ta seg av bookingen fra dag til dag. Det er likevel ikke kun den daglige bookingen som er hovedbelastningen, det er etter de offisielle fristene det er mest behov for hjelp til å ta unna de store mengdene. Det vil med dagens arbeidsmengde og organisering ikke være mulig for organisasjonssekretærene å tilby nok hjelp i de kritiske periodene. Dermed vil det være hensiktsmessig å legge dette arbeidet til en gruppe som kan stå for mer utadrettet oppfølging og arbeide sammen for å gjøre prosessene rundt rombooking mer effektive og tilgjengelige. Komiteén kan gjerne organiseres på en noe mer uformell måte enn dagens arbeidsgrupper, med personalgruppen som administrativ base og eksternansvarlig som leder. Jeg annslår at det vil være behov for 2-3 medlemmer i utgangspunktet. Det vil da være opp til eksternansvarlig å lage rettningslinjer og avholde fellesmøter for komiteén, samt ha det overordnede ansvaret for at rettningslinjene blir fulgt. Arbeidsmengden til denne kommiteen vil variere noe, da det er ujevnt fordelt når og hvor mange søknader som kommer inn. Likevel vil det være nok å gjøre til å forsvare at noen sitter i denne komiteèn med kun dette som arbeidsoppgaver. Det vil også frigjøre mye tid for eksternansvarlig slik at våre forhold utad til mer eksterne arrangører kan få den pleie det er behov. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-postkontakt@kvarteret.no Nett

5 Fra Til Kvarterstyret 32. generalforsamling Handlingsplan 2011 Det Akademiske Kvarter åpnet dørene sine i Olav Kyrres gt. 49 i 1995 og har i perioden vært en viktig aktør for å fremme et bredt kulturtilbud blant studentene i Bergen. I 2007 stengte dørene til Olav Kyrres gt. 49 for en byggeprosess som tok langt lenger tid enn først planlagt. Først i februar 2010 åpnet dørene igjen, mens organisasjonen i mellomtiden har holdt til på langt mindre lokaler i Nygårdsgaten 2. Man er bare student noen få år av livet sitt, og i løpet av tre år er studentmassen i Bergen blitt en helt annen enn den var i Kvarteret har åpent dørene igjen til et publikum som i stor grad ikke kjenner til stedet fra før huset stengte ned. Det gir Kvarteret en stor utfordring med å gjenfinne sitt gode navn og rykte, der Kvarteret skal spille hovedrollen som tiltrettelegger for et mangfoldig kulturuttrykk i Bergen, spesielt tilrettelagt for byens studenter. I tillegg til den store utfordringen med å gjeninnta sin rolle i byen har organisasjonen også utfordringer som stort sett har vært gjeldende så lenge huset har eksistert. Kvarteret trenger å tiltrekke seg studenter fra alle lærestedene i Bergen, og ikke bare Universitetet. For at Kvarteret skal utvikle seg er vi også avhengig av en kraftig forbedring av informasjonsstrømmen, både internt og eksternt. Kvarteret må satse aktivt søke etter nye inntjeningsmuligheter for å sikre at basisdriften er økonomisk stabil og solid. Kvarteret må ha et aktivt forhold til vedlikehold av huset. Olav Kyrres gt. 49 rommer lokaler på over 3000 kvadratmeter, det vil alltid være rom som trenger å forbedres for å sørge for en god brukeropplevelse i alle rom. Alle rom fortjener en gjennomgående plan for hva som skal skje med rommet de kommende årene. Investeringer bør planlegges år frem i tid, istedenfor å komme når rom og utstyr allerede er forfalt. Kvarteret sin økonomiske historie har mange røde år å vise til. Gjenåpningen i 2010 er en god sjanse til å revurdere den driften på huset for å sikre en stabil og solid økonomisk drift, der det aktivt søkes etter nye inntjenningsmuligheter gjennom sponsoravtaler og produktutvikling. Kvarteret har nå en gylden mulighet til å ta aktivt stilling til hvordan organisasjonen skal utvikle seg. Gjennom å få oppdaterte tall på antall frivillige, antall arrangementer, antall besøkende, brukerundersøkelser og gjesteundersøkelser kan vi fortløpende vurdere driften av huset å legge fokus på de områdene som krever mest oppmerksomhet. Bakgrunn for handlingsplan 2011 Det Akademiske Kvarter skal tilby det bredeste kulturtilbudet og være et naturlig tilholdssted for studentmiljøet i Bergen. Det er Kvarteret sin visjon, vedtatt av generalforsamlingen 10. mai For å stake kursen i denne retning må vi ha et bevisst forhold til hva som bør prioriteres. Kvarterets drift kan enkelt deles inn etter husets ressurser, prosesser og utvikling. Sammen står disse tre elementene for å gi brukerne, som primært er studentmiljøet i Bergen det bredeste kulturtilbudet i byen. Ressurser Kvarteret er i en heldig posisjon å disponere betydelige ressurser. Vi har lokaler på over 3000 kvadratmeter i Olav Kyrres gt. 49. Vi har teknisk utstyr som gjør det mulig å ha konserter, 1

6 debatter, film, teater og andre kulturuttrykk. Vi har en forholdsvis god egenkapital, vi har noe tilskudd fra blant annet Universitetet i Bergen og vi har sponsoravtaler med noen av våre leverandører. Vår mest fundamentale ressurs er våre frivillige, hele modellen Kvarteret avhenger av et sterkt frivillig engasjement. Vi sitter også på merkevaren Kvarteret og Det Akademiske Kvarter, en merkevare som per 2010 har et stort vekstpotensial. Prosesser Organisasjonen Kvarteret består også av en mengde prosesser. Huset best består av en mengde styrer i arbeidsgrupper i tillegg til Kvarterstyret og Representantskapet. Alle disse styrene utgjør til sammen en betydelig saksbehandlingsprosses. Informasjonsstrøm internt og eksternt i Kvarteret er en annen viktig prosess, med stort forbedringspotensial per Strategisk mål- og økonomistyring er en viktig prosess i enhver organisasjonen, der Kvarteret ser ut til å ha et betydelig forbedringspotensial. Kvarteret er også en stor logistisk oppgave med blant annet varekontroll og bookingkontroll. Utvikling Kvarteret sin evne til å utvikle seg over tid er også et viktig element i organisasjonens drift. Både ressursene og prosessene på Kvarteret kan utvikles til det bedre. Ved å sette et særegent fokus på utvikling med handlingsplanen sikrer vi at det blir en kontinuerlig prosses og at ting blir tatt tak i før det har nådd et krisenivå. Handlingsplanen skal sikre et målbevisst utviklingsfokus i organisasjonen. Brukerne De tre elementene ressurser, prosesser og utvikling er ikke mål i seg selv. De er alle midler for målet til Kvarteret, nemlig brukerne. Brukerne av Kvarteret er studentene, de frivillige, driftsorganisasjonene, brukerorganisasjonene, og Universitetet i Bergen. Kvarteret skal ha brukerne sine for øye i enhver handlingsplan. For å vite hva som bør prioriteres i en handlingsplan må vi ha et forhold til status for alle elementene ved driften. For å vite hva som bør prioriteres i en handlingsplan må man først ha et mål om de ulike elementene ved driften til Kvarteret. Vi kan ikke vurdere om status per 2010 er god eller dårlig om vi ikke har gjort opp oss en formening om hvordan vi vil at det skal være. Når mål er på plass må vi ha et forhold til hvilke faktorer som spiller inn for å nå målet, og disse faktorene må så godt det lar seg gjøre kunne måles. Fra langsiktig handlingsplan er det valgt ut X mål i forhold til det som Kvarteret bør satse på det kommende året. Til vært av målene er det nevnt hvilke faktorer som må være tilstede for å nå målet, hvordan det skal måles og til slutt hvilke konkrete tiltak vi ser for oss er hensiktsmessig å satse på for å nå målene. Hvert av tiltakene er listet opp i et eget skjema i excel der tiltakene kan vurderes som ikke påbegynt, påbegynt, og fullført. Pågående tiltak gjennom året vil bli vurdert fortløpende som Godkjent eller Mangler. 2

7 Visjon Det Akademiske Kvarter skal tilby det bredeste kulturtilbudet og være et naturlig tilholdssted for studentmiljøet i Bergen. Ressurser Lokaler Frivillige Merkevare Sponsorer Egenkapital Tilskudd Brukere Studenter Gjester Driftsorganisasjoner Brukerorganisasjoner Universitetet i Bergen Utvikling Prosesser Saksbehandling Informasjonstrøm Mål- og økonomistyring Statistikk og brukerundersøkelser Logistikk Kursing Handlingsplan

8 MÅL OG TILTAK Mål: KULTUR 2 Det Akademiske Kvarter skal bidra til videreutvikling og koordinering av eksisterende kulturtilbud ved å legge til rette for husets brukere. Bakgrunn for målet: I løpet av 2010 har Kvarteret tiltrukket seg god oppmerksomhet fra studentmassen i Bergen og vi mener vi per dags dato har et godt variert kulturtilbud på huset. Dette kan vi se med at huset i høst har vært så godt som fullbooket med unntak av søndag. Utfordringen er å videreutvikle dette ved å tilrettelegge bedre for det mangfoldet av arrangører vi har på huset. Vi mener fokus bør ligge på de som allerede bruker huset, og gjøre huset mer attraktivt for dem, før vi eventuelt kan satse videre på å tiltrekke oss enda flere brukergrupper. Kritiske faktorer for å nå målet: Arrangører som er fornøyd med husets informasjonsstrøm Arrangører som er fornøyd med husets bookingrutiner Arrangører som er tilfredstilt med husets service At Kvarteret klarer å legge til rette for arrangører med ekstraordinære behov At Kvarteret sine rom er i tilfredstillende stand Måleparametere: Brukerundersøkelser som gir svar på tilfredsheten i forhold til informasjon, bookingrutiner og service Evalueringsmøter med arrangører med ekstraordinære behov for å kartlegge deres tilfredshet med husets tilbud. Statistikk over antall arrangementer på huset, type arrangementer og hvem som arrangerer på huset. Tiltak: Nettssideløsning må forbedres Nettsidene til Kvarteret har potensial til å være et naturlig startsted for alle som ønsker informasjon om studentaktiviteter og kulturtilbudet i Bergen. Nettsiden er per dags dato ikke i nærheten av dette potensialet. Vi ønsker derfor å satse på en helhetlig forbedring av nettsiden vår, som inkluderer et program- og bookingsystem. Kvarterets lille røde håndbok om Kvarteret Kvarteret er en komplisert verden for både interne og eksterne. Det er derfor mange som ville hatt nytte av en håndbok om Kvarteret der det mest essensielle kan bli forklart for brukere, interne, presse og andre interesserte. Vi ser for oss at denne håndboken kan utvikles i elektronisk interaktivt format, med mulighet for trykking i 2012 (vi har et stramt budsjett i 2011). Utarbeide et evauleringsskjema for arrangører Arrangørene bør få tilbud om et evalueringsskjema i etterkant av avholdt arrangement. Bedre utnyttelse av søndagen Søndagen er et stort ubrukt potensial på Kvarteret. Selv om ikke de største konsertene bør ha noe mål om å bli avholdt på en søndag er det fortsatt mulighet for en rekke andre aktiviteter som film- og sportvisninger, dansing, øving av ulike slag med mer. Videreutvikle Fadderuken på Kvarteret i samarbeid med dorgene Fadderuken på Kvarteret blir i dag arrangert av brukerorganisasjoner (fadderstyrer) som har 4

9 lite erfaring med Kvarteret, og konsertarrangement spesielt. Vi bør derfor være behjelpelig med fadderuken, som er et enormt stort rekrutteringspotensial for alle som er tilknyttet huset. Fadderuken kan bli en fantastisk åpningsuke for Kvarteret, i motsetning til det rotet førstesemesterstudenter blir møtt med i dag. Dette arbeidet bør også koordineres med Universitetet, SiB, NHH, HiB, studentorganisasjoner og eventuelt andre læresteder. Fungerende lydanlegg for musikk Halvtimen, Maos, Speil og Støy Arrangører av mindre arrangementer bør kunne få lett tilgang til et musikkanlegg. Det bør ikke være nødvendig å sende inn en teknisk rider for å lire noen sanger av en ipod under for eksempel en fagfest. Lydanlegg i Halvtimen, Maos, Speil og Støy prioriteres derfor. Standard oppsett for møbler i alle rom (romplaner) For å bedre presentere tilbudet vårt for arrangører bør vi ha klart for oss hvilke gjenstander som tilhører hvilke rom. Med en møbelplan for alle rom slipper vi forvirring rundt hvor bord og stoler tilhører, og alle rom for et standardoppsett som er lett å rydde etter. Øke potensialet for Eldorado og Tivoli Eldorado bør kunne fungere som et arrangementlokale selvstendig fra Tivoli. På arrangementer der det ikke forventes mange nok mennesker til å fylle opp Tivoli som et åpent lokale bør det legges bedre til rette for å fylle Tivoli med møbler og muliggjøre for at man kan arrangere i Eldorado uavhengig av Tivoli. Lage tiltaksplaner med prioriteringer Rommene på Kvarteret er avhengig av et aktivt forhold til vedlikehold. Vært rom trenger dermed en plan fra tre til fem år over hvordan rommet bør utvikles. Dette skaper også forutsigbarhet i investeringsbudsjettet, da vi kan se langt frem i tid hvilke investeringer huset kan trenge i de ulike rom over de kommende årene. Mål: GJEST 2 Det Akademiske Kvarter skal til enhver tid gi sine gjester følelsen av optimal tjenesteyting, service og miljø. Bakgrunn for målet: Kvarteret trenger å åpne seg mer for sine gjester og bedre kartlegge hvem gjestene våre er, hva de ønsker av oss og hvordan vi kan tiltrekke oss andre ønskede kundegrupper. Kritiske faktorer for å nå målet: Gjester som er fornøyd med husets informasjonsstrøm, spesielt i forhold til informasjon om arrangementene på huset Gjester som er fornøyd med den servicen de får av de som jobber på huset At gjestene blir tilbudt en innbydende miljø, spesielt med tanke at pub- og kafédrift tilfredstiller gjestenes forventninger til en pub og en kafé At det tilrettelegges for gjester med spesielle behov At rommene på Kvarteret er i tilfredstillende stand Måleparametere: Brukerundersøkelser som gir svar på hva gjestene mener om informasjon, service og hvorvidt deres forventinger er tilfredstilt. Statistikk på hvor mange gjester vi har til hvilke tider, samt demografisk bakgrunn av våre gjester Tiltak: Helhusdugnad En gang i måneden bør det arrangeres helhusdugnad. På GLEM møter og spørretime i 5

10 tidligere i måneden vil vi ha kartlagt forbedringstiltak som kan gjøres gjennom dugnad. Synlige menyer i alle barer Alt som selges i våre barer må komme synlig frem i menyer i alle barer, og helst også på bord i lokalene. En løpende produktutvikling i barene Produktene skal vurderes fortløpende opp mot tilbakemelinger fra kunder og salgstall. Spesielt fokus på videreutvikling av mattillbudet. Det må legges til rette for at mattilbudet kan evalueres bedre enn det som er mulig i dag. Kursing innen kaffe, vin, øl Ekspertisen til skjenkerne bør økes ved at det tilbys jevnlig kursing i kaffe, vin og øl. Fokus på god service Ekspertisen til skjenkerne bør økes ved fokus på god service. God service inkluderer også kunnskap om hva som skjer på huset da mange henvender seg til baren ved spørsmål om programmet. Vakter skal også være informert om husets program. Synlig program for uken og måneden i alle barer, på skjerm, tavler og i inngangspartiet I tillegg til at skjenkere bør vite, bør det også komme frem program så mange steder på huset som mulig. Effektiv køavvikling Det virker rimelig å tro at vi har mistet mange kunder i 2010 grunnet treg køavvikling. Vi må forbedre oss på dette. Kart over huset, og kart over huset for svaksynte og døve Gjestene på huset trenger et oversiktskart over huset for å finne frem. Spesielt er dette et problem for svaksynte og døve, som i dag har store problemer med å finne frem til den rette konserten. En tilgjengelig resepsjonist Resepsjonen vår bør være bedre bemannet. Det er mange klager på at det ikke finnes noen bak skranken når man ønsker hjelp. Markedsanalyser og brukeranalyser For å videreutvikle satsing under GJEST 2 må vi ha mer konkret informasjon om gjestene og brukergruppene våre. Det bør satses på å innhente slik informasjon i Mål: INTERNE PROSESSER 5 Det Akademiske Kvarter skal ha en lett tilgjengelig og oppdatert informasjonsstrøm, synlig både internt og eksternt. Bakgrunn for målet: Informasjonsstrømmen må forbedres på huset både oppover, nedover og utover. At de interne blir bedre informert om hva som skjer på huset vil også øke deres tilhørighet til huset. Kritiske faktorer for å nå målet: - De som jobber på Kvarteret er informert om det som skjer og de beslutningene som tas på huset. - Det skal være en lav terskel for de som arbeider på Kvarteret å delta i beslutningsprosesser. - Gjester som er fornøyd med husets informasjonsstrøm, spesielt i forhold til 6

11 informasjon om arrangementene på huset. - Arrangører som er fornøyd med husets informasjonsstrøm. Måleparametere: - Undersøkelser som gir svar på hvordan de som jobber på Kvarteret, gjester og arrangører opplever informasjonstrømmen - Statistikk over antall besøkende på nettsidene våre - Brukerundersøkelse på nettsidene våre som gir svar på tilfredsheten med informasjonen på nettsidene Tiltak: Allmøter og spørretime en gang i måneden I tillegg til gruppeledermøter (GLEM) som arrangeres to ganger i måneden skal det i 2011 også arrangeres allmøter med spørretime en gang i måneden. På disse møtene er alle medlemmer velkommen til å ta opp det de skulle ønske å spørre om. Kvarterstyret orienterer om det som har skjedd den siste måneden og det som skal skje den kommende måneden. Koordineringsmøter mellom arbeidsgrupper Arbeidsgruppene skal sørge for å møtes når de trenger å orientere noe seg imellom. Dette vil være et tillegg til gruppeledermøter (GLEM) der bare de arbeidsgruppene som trenger å samarbeide om en spesifikk oppgave møtes. Kvarterets Lille Røde Kvarterets håndbok som en startpakke for de interne i tillegg til å være nyttig informasjon for arrangører og andre interesserte eksterne. Nyhetsbrev hver uke fra Kvarterstyret Kvarterstyret skal komme med et nyhetsbrev en gang i uken. Dette nyhetsbrevet vil i hovedsak ta for seg det som har blitt vedtatt av Kvarterstyret den gjeldende uken. Mengde informasjon vil variere fra uke til uke etter aktiviteten på Kvarterstyremøtene. Nettsider med løpende oppdatert informasjon Tiltaket referer til tiltaket nevnt under GJEST 2, der vi ønsker å satse på å kraftig forbedre nettsideløsningen vår. Et åpenbart krav er at informasjonen er fortløpende oppdatert. En internavis som kommer ut jevnlig Internavisen til Kvarteret skal komme ut en gang i måneden og publiseres både trykket og elektronisk. Oppdatert protokoll fra Kvarterstyret og Representantskapet Protokollen over vedtak gjort i Kvarterstyret og Representantskapet skal løpende oppdateres og publiseres på offentlige filer. Informasjonstavle i første etasje Informasjonstavle for plakater skal settes opp. Informasjonsskjerm i første etasje (fungerende) Sørge for at det alltid er en pære tilgjengelig for denne skjermen. Tilgjengelige bilder av det som skjer på huset Vi skal se bildene som expo tar av aktiviteten på huset. Det er naturlig at disse blir gjort tilgjengelig på nettsidene og henges opp i lokalene våre. Informasjonspakke til alle nye medlemmer. 7

12 Mål: LÆRING & UTVIKLING 3 Det Akademiske Kvarter skal gjøre strategiutvikling og målstyring synlig på alle nivåer og styrende for utvikling og drift av organisasjonen. Bakgrunn for målet: Kvarteret skal ha en handlingsplan, og målet bør være at alle er bevisst denne planen, og at alle bruker den aktivt til å styre sitt arbeid på huset. Kritiske faktorer for å nå målet: - Kvarteret har en handlingsplan som alle i organisasjonen er klar over og bruker aktivt. - Kvarteret har lagt godt til rette for at de som jobber på huset er kompetente til å gjøre sine oppgaver - Kvarteret har oversikt over gjeldende utfordringer i samtlige arbeidsgrupper og har en strategisk plan for å jobbe med disse utfordringene. - Kvarteret har et gjennomgående rekrutteringsarbeid av frivillige til huset Måleparametere: - Brukerundersøkelser som gir svar på hvorvidt det som jobber på huset er tilfreds med kurs og opplæring på huset - Evaluering av målstyringsarbeidet til de enkelte arbeidsgruppene - Fortløpende evaluering av Kvarterets overordnede handlingsplan i forhold til status for tiltakene i planen og resultater fra statistikk og brukerundersøkelser - Statistikk over antall rekrutterte, hva de er rekruttert til, hvordan de ble rekruttert samt den demografiske bakgrunnen til de rekrutterte. Tiltak: Kvarterets Lille Røde Kvarterets håndbok som en startpakke for de interne i tillegg til å være nyttig informasjon for arrangører og andre interesserte eksterne. Aktiv oppfølging av handlingsplanen For økt strategisk målstyring skal handlingsplanen være utgangspunktet for GLEM møter, allmøter og spørretime. Handlingsplanen skal aktivt følges opp og evalueres gjennom disse møtene i tillegg til Kvarterstyremøtene. Undersøkelser i arbeidsgrupper For å fokusere på medlemspleie i arbeidsgruppene skal utfordringer i hver enkelt arbeidsgruppe kartlegges og en tiltaksanalyse utarbeides. Fastsette det ideelle medlemstallet Alle arbeidsgrupper skal fastsette det ideelle medlemstallet beregnet ut i fra den reelle arbeidsmengden den enkelte gruppen har. En gjennomgående rekrutteringsstrategi for hele året Kvarteret skal ha en løpende rekrutteringsstrategi og gjennom differansen gjennom det ideelle og faktiske medlemstallet i hver enkelt arbeidsgruppe til enhver tid fokusere på aktuelle utfordringer. Naturlig fokus på august og september. Årshjul Kvarteret skal ha et årshjul som belyser de ulike periodene gjennom året. Dette gjør det enklere å planlegge, og vi unngår at ting kommer overraskende på oss. Årshjulet skal blant 8

13 annet inneholde datoplan for Generalforsamling, ferier og datoplan for større prosjekter som trenger lang planleggningstid, for eksempel Sommerkvarteret. Satsing på kursing Selv i et stramt budsjettår bør det prioriteres penger til kursing av våre interne. Mål: ØKONOMI 3 Det Akademiske Kvarter skal ha et stort nok overskudd fra driften til å opprettholde en høy og stabil egenkapital. Bakgrunn for målet: Kvarteret har mange røde år bak seg og eksisterer fortsatt i dag takket være en solid egenkapital. Denne egenkapitalen blir mindre solid for hvert røde år vi går igjennom, Kvarteret nærmer seg nå smertegrensen og må ha et bevisst forhold til at driften må snus i retning av at egenkapitalen holder seg på et stabilt nivå. Kritiske faktorer for å nå målet: Kvarteret må ha en aktiv økonomistyring og evnen til å gjøre raske tiltak etter hvordan omsetningen går fra uke til uke. Kvarteret må ha kompetente økonomiansvarlige Kvarteret må ha en god budsjettprosess der alle arbeidsgrupper er involvert Måleparametere: Budsjett vs. regnskap Brukerundersøkelse på tilfredshet blant økonomiansvarlige på økonomiopplæringen de får av Kvarterets Økonomiske Ressursgruppe Tiltak: Ukentlige omsetningsrapporter Ved at KØR utarbeider ukentlige omsetningsrapporter kan vi aktivt følge utviklingen og ta tiltak deretter. Økonomiopplæring Alle økonomiansvarlige skal ha økonomiopplæring God budsjettprosess Plan for budsjettprosess bør inn i årshjulet til Kvarteret slik at den starter i god tid. Dette har hatt en vane å gjøres i skippertak, noe som er uheldig for kanskje den viktige prosessen Kvarteret skal gjennom i løpet av et år. 9

14 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret AD: Intensjonsavtale med NHHS Som tidligere orientert om er NHHS i gang med å etablere et vaktselskap med en opplæringsenhet. Dette selskapet vil etter planen være etablert før nyttår, og vil kunne tilby utdanning til våre vakter fra september I møte med Hulen og NHHS ønsket vi å inngå en intensjonsavtale mellom oss for å stadfeste enighet rundt hva vi vil gjøre videre i saken rundt Vaktvirksomhetsloven. Den skisserte intensjonsavtalen under spesifiserer at vi ønsker å benytte oss av deres ordning gitt at det blir nødvendig i forhold til foreslåtte lovendringer og at vi har intensjon om å bli enig om en makspris over X antall år ved endelig inngåelse av avtale. Formålet med en intensjonsavtale er å få kartlagt interessene til begge parter. En slik avtale er en naturlig sted å starte i prosessen med et endelig avtaleforhold. Avtalen blir tatt opp med styret i NHHS på deres styremøte torsdag, og i den anledning ønsker jeg å ta den opp på vårt styremøte for å gi tilbakemelding til NHHS i løpet av uken.

15 Intensjonsavtale mellom Det Akademiske Kvarter (DAK) og Norges Handelshøyskoles studentforening (NHHS) Denne intennsjonsavtalen gjelder gitt at - NHHS oppretter et selskap med et opplæringstilbud for vektere etter den kommende ordning. - det ikke blir gjort markante endringer i lovforslaget som gjør at vi kan fortsette med dagens ordning. DAK stiller seg positive til å utdanne sine vakter gjennom NHHS sitt vekterutdanningstilbud. Dette med forbehold om at tilbudet er markant lavere enn markedspris. Partene har intensjon om å bli enig om en makspris som vil være gjeldende i en lengre tidsperiode i løpet av Lars Arnesen Daglig leder DAK Maren Solhjem Eksternansvarlig NHHS

16 INTERNNOTAT Fra Eirik B. Tenfjord, fordelingsmodellgründeri KØR Til Kvarterstyret Vedtak: Fordelingsmodell Gjennom året har KØR utarbeidet en fordelingsmodell. Bakgrunnen for dette er ønske om en langsiktig bærekraftig modell for det økonomiske forholdet mellom Kvarteret og arrangører. Fordelingsmodellen som er foreslått vil gi insentiver for økt omsetning samtidig med å ha en dempende effekt på kostnadsbruk. Det har blitt foreslått en annen provisjonsmodell til kommende Generalforsamling. Denne er i motsetning til modellen vi har utarbeidet ikke dynamisk og kan påføre Kvarteret store utbetalinger som kan være i utakt med Kvarterets økonomi. Den vil heller ikke ha den samme dempende effekten på kostnadsbruk. I tillegg skiller ikke modellen mellom øl til internpris og fullpris, og gir en flat provisjon til arrangør. Til motsetning vil vår foreslåtte modell beskatte den totale fortjenesten, og dette vil gi insentiver til å løse utfordringer med stort salg av øl til internpris. Vår modell vil også gi insentiver til å selge andre varer enn øl. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å implementere Fordelingsmodellen i henhold til vedlagt plan Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

17 Implementering av Fordelingsmodell Bakgrunn Dette skrivet skal gi en kortfattet men detaljert beskrivelse av de stegene som gjenstår for å implementere Fordelingsmodellen omgående. Gjennomføring, hva gjenstår? Modellens oppbygning: Fordelingsmodellen sin logikk og virkemåte er utredet. Utredningen er tilgjengelig for alle og oversendes ved henvendelse til Utregninger: Alle utregninger ble så godt som sluttført i løpet av sommeren. De tar utgangspunkt i revidert budsjett 2010 og kostnader for første halvår hentet fra hovedbøkene. I tillegg har det blitt gjort en ny vurdering hvilket driftsresultat en sikter mot på bakgrunn av lavere omsetning enn forventet og en del budsjettsprekker. Siden den gang har Kraftetaten utarbeidet en liste over hvor investeringer har blitt plassert, denne skal modellen oppdateres med. Undertegnede vil anbefale at en ser over estimert driftsresultat en gang til når neste V&E rapport skal komme 20/10. Gjennomføring: For å komme i gang - Revurdere budsjettsprekker/omsetningssvikt når neste V&E-rapport kommer (26/10) - La partene få gjennomgå utregningene og komme med påpekninger (3 dager) - Utarbeide rutiner for håndtering av kontantavvik (30 min) - Oppdatere eller utarbeide nye skjemaer (1,5 timer) - Koordinering med V&E inkludert skjemagodkjennelse og kontobruk. (30 min) - Lage en kjøreplan/vitebok/ to do -liste der Kvartermester og Hovedansvarlig for arrangør kan finne alle steg/svar på hva en skal gjøre i løpet av en kveld (1,5 time) - Opplæring i rutiner med Kvartermestere (1 stk. informasjonsmøte) - Bli enig om hvordan utbetalinger av provisjon skal utføres (ulike forslag kommer med nytt skjemaforslag) Annet - Utregning av tilbakevirkende kraft for modellen (2 timer) - Orientere RS og SKIBAS (kan gjøres etter en har iverksatt, og si at modellen stoppes om det RS eller SKIBAS setter ned foten). - Utarbeide rutiner for håndtering av vareavvik (må forbedres på alle nivå på Kvarteret) Videre - KØR vil kunne legge in et nytt felt på sine ukentlige rapporter som viser omsetning ved ulike skjenkepunkter, utbetalt provisjon og akkumulerte tall - KØR vil forbedre viteboken som sikrer at modellen lett kan videreføres på Kvarteret.

18 Forslag til rutine for håndtering av kontanter Det foreslås at kontantavvik ved arrangementer der arrangøren selv står for betjeningene av baren blir arrangørens egen kostnad. Det betyr at arrangøren skal betale inn det beløpet som kasseapparatet forteller. Har arrangøren mer penger i kasser kommer det arrangøren til gode, har arrangøren mindre penger i kassen må arrangøren legge ut. I praksis ordnes denne inn/utbetalingen ved at en direkte justerer provisjonsutbetalingen. Forslag til rutine for håndtering av vareavvik Det vil alltid oppstå problemstillinger i tilfeller der det er avvik mellom det som er slått inn på kasseapparatet og det som er brukt av varer/tappet av øl. Arrangøren skal jo gjøre opp for alle varer som er brukt, og som grunnlag brukes forbruket som er registrert på kasseapparatet. Det medfører at ved feilregistreringer på kasseapparatet blir grunnlaget arrangøren skal gjøre opp for også feil. Problemstillinger knyttet til feilregistreringer er et generelt problem for de fleste områder ved skjenkevirksomheten på Kvarteret. Det har aldri vært fordelingsmodellen sin visjon å løse disse utfordringene. Forslagene under er ment til innspill på rutiner en bør begynne å jobbe med: Det utarbeides varetelleliste for alle skjenkepunkt som arrangører betjener. Arrangøren (ved hovedansvarlig, kasserer eller annen kontaktperson) plikter å fylle ut varetellelisten. Kvartermester eller annen kvarterarbeider utnevnt av Kvartermester verifiserer varetelling ved start og slutt. Alle varesuppleringer fra hovedlageret skal fortløpende påføres skjemaet og kvitteres av kvartermester. Arrangøren plikter å registrere alt salg og brekkasje fortløpende på kasseapparater. Ved arrangementets slutt står arrangør ansvarlig for å regne sammen vartellelisten og sammenligne den med forbrukslisten fra kassesystemet. Deretter skal feilregistreringer på kasseapparatet korrigeres. Dette verifiseres av kvartermester. Det er en fordel om suppleringer og etterkontroll kan gjøres av organisasjonssekretærer på dagtid. Avvik må da rapporteres umiddelbart og vil kunne føre til etterfakturering eller kreditering. Siste utfylte varetelleliste må alltid være lett tilgjengelig. Alle former for brekkasje og skumpils er arrangørens kostnad med unntak av varer utgått på dato som skal returneres til hovedlageret. Dette er forslag til rutiner som vil heve internkontroll varekontroll skyhøyt i forhold til dagens nivå. Noen vil kanskje tro at det ikke er gjennomførbart, men langt mer kompliserte og tidkrevende rutiner har vært benyttet til samme formål i over 10 år av Kvarterets drift tidligere.