ENDRINGSFORSLAG ARBEIDSUTVALGSMANDAT B Forslagsstiller: VT-AU

Transkript

1 ENDRINGSFORSLAG ARBEIDSUTVALGSMANDAT B01 01 sstiller: VT-AU 1 Generelt (1) Denne instruksen gjelder for Velferdstingets arbeidsutvalg. Instruksen skal fungere retningsgivende mellom møter i Velferdstinget. Velferdstingets vedtekter er i alle tilfeller overordnet denne instruks. 1-1 Generelt (1) Dette mandatet gjelder for Velferdstingets styre og arbeidsutvalg. Endring fra arbeidsutvalget til styret. B01 02 sstiller: VT-AU Kapittel 2 - Styret 1-1 Sammensetning (1) Styret består av fire medlemmer inkludert leder og nestleder, valgt i henhold til vedtektene. Endring fra arbeidsutvalget til styret B01 03 sstiller: VT-AU 2 Mandat

2 (1) Velferdstingets arbeidsutvalg er Velferdstingets utøvende organ. Arbeidsutvalget forvalter Velferdstingets vedtatte politikk, plikter å følge opp Velferdstingets vedtak, og disponerer midler i henhold til budsjett vedtatt av Velferdstinget. 2-2 Mandat (1) Styret forvalter Velferdstingets vedtatte politikk og disponerer midler i henhold til budsjett vedtatt av Velferdstinget. (2) Styret fordeler arbeidsoppgavene seg i mellom. Styremedlemmene som ikke er del av arbeidsutvalget tildeles særskilte ansvarsområder. Presisering av styrets mandat. B01 04 sstiller: VT-AU 6 Møter i Arbeidsutvalget (1) Arbeidsutvalget skal avholde møte minst to ganger i måneden i perioden januar til mai og august til desember. Møtet skal helst avholdes på en fast dag til et fast tidspunkt. Arbeidsutvalget velger selv dag og tidspunkt. Leder er møteleder og er ansvarlig for innkalling, nestleder er protokollfører. (2) Medlemmer av Velferdstingets arbeidsutvalg skal motta innkalling og protokoll til alle møter beskrevet under dette punkt. Medlemmer av Kontrollkomiteen skal motta kopi av innkalling og protokoll. I arbeidsutvalgets møter er arbeidsutvalget vedtaksdyktig dersom minst halvparten av de valgte AU-medlemmene er tilstede. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. 2-3 Styremøter (1) Det avholdes styremøter annenhver uke dersom det er hensiktsmessig. Innkallingen distribueres til styremedlemmene og kontrollkomiteen senest dagen før møtet og offentliggjøres på VTBergens nettsider. Det avholdes ikke styremøter i sommer-, jule- og påskeferien. (2) Vedtak i styret fattes med absolutt flertall. Dersom et styremedlem er inhabil skal denne forlate møtet under hele saksbehandlingen. Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt. (3) Leder kaller inn til og styrer ordet under møtene. Nestleder fører protokoll. Protokollen offentliggjøres på VTBergens nettsider senest fire dager etter møtet. (4) Behandling av saker som omhandler noens personlige forhold skal unntas offentligheten. Det skal føres særskilt protokoll over slike saker og denne skal tydelig merkes med unntatt offentligheten og oppbevares adskilt fra organisasjonens øvrige protokoller. Saker om mistillit er unntatt offentligheten under saksforberedelsen.

3 Arbeidsutvalget er byttet ut med styret. I tillegg er det en presisering på når styremøter avholdes. Det foreslås at det skal kreves absolutt flertall for å fatte vedtak i styret. Det er også foreslått at protokoller fra styremøter skal offentliggjøres. Det er tatt med inhabilitetsbestemmelser, samt et eget avsnitt om saker som er unntatt offentligheten. B01 05 sstiller: VT-AU 3 Sammensetning (1) Velferdstingets arbeidsutvalg består av fire medlemmer. Leder lønnes på 100%. Arbeidsutvalget velger selv nestleder som fungerer som leders stedfortreder. Kapittel 3 - Arbeidsutvalget 3-1 Sammensetning (1) Arbeidsutvalget består av leder og nestleder i Velferdstinget i Bergen. Forklaring av hvem arbeidsuvalget består av. B01 06 sstiller: VT-AU 2 Mandat (1) Velferdstingets arbeidsutvalg er Velferdstingets utøvende organ. Arbeidsutvalget forvalter Velferdstingets vedtatte politikk, plikter å følge opp Velferdstingets vedtak, og disponerer midler i henhold til budsjett vedtatt av Velferdstinget. 3-2 Mandat (1) Arbeidsutvalget er Velferdstingets utøvende organ. Presisering av arbeidsutvalgets mandat.

4 B01 07 sstiller: VT-AU 3-3 Beslutninger i arbeidsutvalget (1) Arbeidsutvalget tar beslutninger med tilslutning fra alle arbeidsutvalgets medlemmer. Dersom et medlem er inhabil kan den andre fatte beslutninger alene med mindre den som er inhabil krever saken behandlet av styret. (2) Beslutninger vedrørende disponering av midler skal orienteres om skriftlig til styret. En presisering av hvordan arbeidsutvalget kan fatte beslutninger, og hva som må orienteres om til styret. B01 08 sstiller: VT-AU 4 Arbeidstid og ferie (1) Leder har fast arbeidstid fra til alle virkedager. Arbeid utover 40 timer per uke kan tas ut som avspasering. Øvrige medlemmer i arbeidsutvalget har ikke fast kontortid. Ferieavvikling skjer etter avtale med SiB. 3-4 Arbeidstid og ferie (1) Arbeidstiden er 7,5 timer mandag til fredag med fast kontortid mellom 9.00 og Øvrig arbeidstid disponeres som fleksitid. Det er ikke arbeidstid på hellig- og høytidsdager. (2) Arbeid ut over 37,5 timer per uke kan tas ut som avspasering i forholdet 1:1, uansett når på døgnet avspaseringen er opptjent. (3) Ved reise og representasjon beregnes arbeidstiden på følgende måte: a. Ved reise regnes tid benyttet til transport, inkludert venting mellom korresponderende transportmiddel, mellom bosted eller arbeidssted og destinasjonsstedet som arbeidstid. b. Ved seminarer og liknende regnes arbeidstiden fra det organiserte faglige opplegget begynner til det er slutt for dagen. Lunsj og middag regnes som representasjon etter bokstav c. c. Ved representasjon i forbindelse med lunsjer og middager regnes arbeidstiden fra oppmøte i henhold til invitasjon eller avtale og frem til en halv time etter måltidets slutt. Dersom representasjonen ikke skjer i direkte forbindelse med annen arbeidstid regnes det likevel minst to timer arbeid.

5 (4) Ferien er på 25 virkedager. Som virkedag regnes alle dager som ikke er søndager eller hellig- og høytidsdager. Ferien skal avvikles sammenhengende mellom 1. juli og 31. juli. Eventuell restferie avvikles i samråd med styret. En grundigere bestemmelse av arbeidstid og ferieavvikling. I tillegg er nestleder også inkludert i bestemmelsene. B01 09 sstiller: VT-AU 8 Ansvarsområder (1) Arbeidsutvalget fordeler oppgaver seg i mellom. 3-5 Arbeidsfordeling (1) Arbeidsutvalget avtaler arbeidsfordeling seg imellom. Endring i språk. B01 10 sstiller: VT-AU 8-1 Leder (1) Leder har personalansvar og ansvar for Velferdstingets økonomi. Dette ansvaret kan ikke delegeres. Leder plikter å holde seg oppdatert på saker som behandles i styret i Studentsamskipnaden i Bergen, og skal stille på saker som Velferdstingets arbeidsutvalg anser som relevante. Leder skal være Velferdstingets ansikt utad, og etterstrebe å synliggjøre Velferdstingets politikk i media og relevante debatter. Kapittel 4 - Leder 4-1 Ansvar (1) Leder representerer VTBergen utad og har hovedansvar for å gjennomføre og følge opp politikken til organisasjonen. (2) Leder har det overordnede ansvaret for arbeidsmiljøet og økonomien.

6 (3) Leder skal bistå nestleder i arbeidet med dennes ansvarsområder ved behov. Avklaring av leders ansvarsoppgaver. B01 11 sstiller: VT-AU 4-2 Fast representasjon (1) Leder er fast representant i Ankeutvalget for barnehagesaker, Ankeutvalget for helsefondsaker, Byrådsleders kontaktforumn og Fylkeordførerens kontaktforum. I stedet for å velge til disse organene hvert år, foreslår VT-AU å inkorporere disse fast hos leder. Til nå har Velferdstinget hvert år valgt til disse utvalgene, men leder (og på to av disse også nestleder) har vært innstilt på disse vervene. For å spare tid i valgmøtene ønsker vi å gjøre det på denne måten i stedet. B01 12 sstiller: VT-AU 8-2 Nestleder (1) Nestleder er leders stedfortreder ved fravær. Nestleder har rett og plikt til å få innsikt i leders arbeid. Kapittel 5 - Nestleder 5-1 Ansvar (1) Nestleder har hovedansvar for intern drift og oppfølging av organisasjonens organer og medlemmer og føring av organisasjonens interne regnskap. (2) Nestleder skal bistå leder i arbeidet med dennes ansvarsområder ved behov. (3) Nestleder er leders stedfortreder i alle henseende hvor leder er forhindret fra å møte eller ellers utøve sitt verv.

7 Presiserer nestleders ansvarsoppgaver, og nestleders forhold til leder. B01 13 sstiller: VT-AU 5-2 Fast representasjon (1) Nestleder er fast representant i Ankeutvalget for barnehagesaker, Ankeutvalget for helsefondsaker og Studentidrettsrådet. Her er det samme begrunnelse som i leders oppgaver. I tillegg har vi lagt inn Studentidrettsrådet. B01 14 sstiller: VT-AU 8-3 Andre råd og utvalg (1) Arbeidsutvalget skal holde kontakt med relevante aktører som Studentsamskipnaden i Bergen, utdanningsinstitusjonene tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen, Bergen kommune, Hordaland fylkeskommune og andre velferdsting. Unødvendig bestemmelse. ØKONOMIREGLEMENT helhetlig forslag (nytt) Økonomireglement for Velferdstinget i Bergen Vedtatt: Sist endret: Hjemmel: Løpenummer: Kortnavn: Økonomireglement

8 Kapittel 1 - Innledende bestemmelser 1-1 Virkeområde Kapittel 2 - Ansvarsfordeling 2-1 Ansvarsfordeling 2-2 Spesielt for Kulturstyret Kapittel 3 - Reise 3-1 Generelt 3-2 Transport 3-3 Overnatting 3-4 Diett Kapittel 4 - Avsluttende bestemmelser 4-1 Generelle bestemmelser 4-2 Reglementsendringer Kapittel 1 - Innledende bestemmelser 1-1 Virkeområde (1) Økonomireglementet gjelder for alle tillitsvalgte i Velferdstinget i Bergen under utøvelsen av sitt virke i organisasjonen og andre som opptrer på oppdrag for Velferdstinget i Bergen. (2) Bestemmelsene i dette reglementet gjelder tilsvarende for Kulturstyret. Kapittel 2 - Ansvarsfordeling 2-1 Ansvarsfordeling (1) Styret disponerer Velferdstinget i Bergens midler i samsvar med dette reglement og organisasjonens budsjett. (2) Styret er ansvarlig for: 1. å effektuere alle vedtak av økonomisk karakter 2. regnskapsføring og budsjettkontroll 3. å sikre en god økonomiforvaltning 4. å utarbeide regnskapsrapporter og budsjettforslag 5. å holde Velferdstinget orientert om den økonomiske situasjonen i organisasjonen. (3) Arbeidsutvalget går til innkjøp av varer og tjenester i henhold til gjeldende budsjett. (4) Disponeringer over NOK skal behandles i styret og Velferdstinget skal orienteres om slike disponeringer. 2-2 Spesielt for Kulturstyret (1) Alle disponeringer i Kulturstyret skal vedtas av Kulturstyret selv. Disponeringer i driftsbudsjettet over NOK skal rapporteres til styret. Disponeringer i tildelingsbudsjettet rapporteres direkte til Velferdstinget i Kulturstyrets ordinære orientering. (2) Alle endringer i Kulturstyrets tildelingsbudsjett skal forhåndsgodkjennes av Velferdstinget.

9 Kapittel 3 - Reise 3-1 Generelt (1) Ved reiser på Velferdstinget i Bergens regning skal det hentes inn samtykke fra leder eller nestleder på forhånd. Den reisende skal opplyse om forventet tid for avreise og hjemkomst, planlagt transportmiddel og overnatting, samt gi et overslag over hva reisen kommer til å koste. (2) Reisen skal foretas på billigste og hurtigste måte så langt dette er forenelig med utførelsen av oppdraget når man tar samlet hensyn til alle utgifter og til en effektiv og forsvarlig utføring av tjenesten. Rabatterte billetter skal benyttes så fremt dette er mulig. (3) Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis, ved innsending av reiserefusjonsskjema med kvitteringer. Refusjonsskjema skal være sendt senest to måneder etter reisens slutt. (4) Refusjon utbetales ikke før refusjonsskjema er godkjent av AU. 3-2 Transport (1) Ved bruk av annet enn offentlig rutegående kollektivtrafikk som transportmiddel skal det hentes inn samtykke fra leder eller nestleder på forhånd. 3-3 Overnatting (1) Det dekkes ikke overnatting dersom det ikke er nødvendig for gjennomføringen av oppdraget med reisen. 3-4 Diett (1) Diett dekkes etter satsene i Statens personalhåndbok mot kvittering. Kapittel 4 - Avsluttende bestemmelser 4-1 Generelle bestemmelser (1) Utgifter til alkohol dekkes ikke. (2) Velferdstinget skal informeres om vesentlige budsjettavvik. 4-2 Reglementsendringer (1) Endring av reglementet må meldes som sak innen ordinær frist for å melde saker. (2) Vedtatte endringer trer i kraft umiddelbart, med mindre Velferdstinget bestemmer et senere tidspunkt for ikrafttredelse.