1.2 KS skal bidra til å styrke den kulturelle aktivitet og det sosiale tilbud til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen (SiB).

Transkript

1 Kort om oss Kulturstyret jobber på mandat fra Velferdstinget, og følgende formål ligger til grunn for arbeidet vårt: 1.1. Kulturstyret (KS) er Velferdstinget (VT) i Bergens utøvende organ for kulturpolitikk og er saksforberedende i kulturpolitiske spørsmål. 1.2 KS skal bidra til å styrke den kulturelle aktivitet og det sosiale tilbud til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen (SiB) KS skal bidra til å profilere studentkulturen utad. 1.4 KS skal legge forholdene til rette ved å tildele økonomisk og praktisk støtte for å utvikle kulturtilbudet i omfang og kvalitet. Rent konkret fordeler vi en viss andel av semesteravgiften alle studenter betaler inn. Dermed ligger det som et grunnliggende formål at pengene skal komme studentmassen til gode. Kulturstyrets øvrige statutter finner man her. Kulturstyret består av tretten medlemmer (inkl. leder og nestleder) som er delt inn i fem komiteer: - Musikk og scene - Tidsskrift - Politiske, religiøse, etniske og solidariske - Fagmiljø - Prosjekt

2 1.0 Søknadstyper og frister Driftsstøtte 2.1. Driftsstøtte er den viktigste støtten KS gir, og er støtte og/eller driftsgarantier til studentorganisasjonens ordinære drift. Støtte til regulær drift Søknadsfrist: 15. februar Kulturstyret kan også innvilge oppstartsstøtte til nyoppstartede organisasjoner. Prosjektstøtte 2.2. Prosjektstøtte er støtte og/eller underskuddsgaranti til arrangementer som i vesentlig grad skiller seg fra studentorganisasjonens ordinære drift i art eller størrelse Løpende søknadsfrist (før prosjekt avholdes) 2-årsregel: Har et arrangement blitt avholdt i to år, må man søke driftsstøtte i stedet. Skjemaer for drifts-, tidsskrifts- og prosjektstøtte, samt registrering, finner man her.

3 2.0 Krav til søkeren Organisasjonen må ha minst fem medlemmer To tredjedeler av medlemmene må være SiB-medlemmer (Se 3.3 for unntak) Organisasjonen må være registrert i Brønnøysundregisteret Organisasjonen må ha en utskillbar økonomi med et eget kontonummer 3.0 Ikke støtteberettiget Aktiviteter som hindrer registrering: - Rent faglig art, idrett, ulovlig/diskriminerende virksomhet Fristasjonsytelse - Leie av kontorplass, når man kunne hatt gratis kontorplass i NG1b. Inkluderer telefon Alminnelig støtte fra SiB - Studentradio, Studvest, Studentersamfunnet, BSTV Reisevirksomhet - Eks.: Tur til Berlin Egen mat og drikke Organisasjoner/prosjekter hvor overskuddet av drift går til veldedige formål Lønn til f.eks. revisorfirma, innleid fotograf osv. - Lønn kan være støtteberettiget i ekstraordinære tilfeller, se Investering i varige verdier - kan tildeles dersom det foreligger avslag om fristasjonsytelse og støtten er nødvendig for å starte ny virksomhet, sikre eksisterende verdier i fast eiendom og permanent utstyr, eller å bevare organisasjonens egenart

4 4.0 Vedlegg til søknad om drifts-/tidsskriftsstøtte 5.3 Søknaden skal ha følgende vedlegg: - budsjett for søknadsperioden - handlingsplan for aktiviteter i søknadsperioden - balanse (egenkapital/gjeld for året før +/- årsresultatet) og resultatregnskap for forrige søknadsperiode. - aktivitetsrapport for forrige søknadsperiode - eventuelle publikasjoner/programhefter fra forrige periode - gjeldene statutter/lover for søknadsperioden. I organisasjonens statutter/lover skal det defineres hvor et eventuelt overskudd går og hva som skjer med organisasjonens midler og verdier ved en eventuell oppløsning. - oversikt over tillitsvalgte Alle vedlegg må være med Avholdes organisasjonens årsmøte/generalforsamling senere enn fristen 15. februar, må det opplyses om dette i søknaden Merk også 5.5: Dersom ufullstendig søknad ikke kompletteres innen to måneder etter mottatt søknad, må ny søknad sendes.

5 Vedlegg 1: Årsregnskap fra i fjor Kulturstyret skal vite at driftsstøtten som ble bevilget i fjor har blitt brukt til det som det skulle Dette gir et bilde av organisasjonens aktivitet Vedlegg 2: Balanseregnskap fra årsskiftet Balanseregnskap har to funksjoner: 1) Gir et bilde av hvor stor organisasjonen er (i form av eiendeler) 2) Hvordan er disse eiendelene finansiert? Har organisasjonen mye gjeld eller mye oppspart? Et enkelt balanseregnskap: Eiendeler Bil Bankkonto 4500 Kontanter 500 Sum eiendeler Gjeld og egenkapital Billån Egenkapital Sum gjeld og egenkapital Egenkapital er ikke det samme som det man har på konto. Egenkapitalen er det man får når man legger sammen alt man eier og trekker fra gjeld. Dermed sier den mye om en organisasjons økonomiske situasjon. Egenkapital = Bankinnskudd + kontanter gjeld

6 Vedlegg 3: Budsjett for inneværende år Viser ambisjoner for året og gir et bilde av den økonomiske situasjonen Man skal ikke føre opp det som står på konto fra før av som inntekt på årsbudsjettet Kulturstyret jobber etter et skille mellom støtteberettiget aktivitet og ikkestøtteberettiget. Diverse -poster vil som utgangspunkt være ikkestøtteberettiget, da det ikke vil være mulig for Kulturstyret å si hva posten inneholder. Derfor bør budsjettposter spesifiseres så nøye som mulig. Beløpet dere søker om fra Kulturstyret skal føres opp som egen post på budsjettet. Vedlegg 4: Årsrapport fra fjoråret Årsrapport bør inneholde informasjon om: -> Økonomi -> Medlemsmasse -> Arrangementene/utgivelsene (frekvens, kvalitet, oppslutning) På de ovennevnte punktene bør det stå noe om: -> Hva er situasjonen ved årets slutt: Er den økonomiske situasjonen god eller dårlig? Fikk man gjennomført de planene man hadde? -> Har det vært endring? -> Hva skyldes endringen? Årsrapporten er viktig fordi den gir Kulturstyret sammenligningsgrunnlag fra årets budsjett til fjorårets regnskap, og forståelse for beløpet dere søker om

7 Vedlegg 5: Handlingsplan Fokuser på konkrete, oppnåelige mål for året/semesteret ikke langsiktige visjoner -> For et tidsskrift bør handlingsplanen f.eks. si noe om antall utgivelser, størrelsen på disse, hvor ofte de skal komme ut osv. Hva er situasjonen ved årets begynnelse? Hvilke endringer vil man gjøre fra forrige år og hvorfor? Ligger det an til noen endring i organisasjonens situasjon? -> Nye eksterne samarbeid? -> Interne endringer Handlingsplanen bør skrives i samspill med årsrapporten Vedlegg 6: Statutter/vedtekter Kulturstyret må ha organisasjonens seneste oppdaterte statutter/vedtekter, da disse utgjør grunnlaget for organisasjonens aktiviteter Vedlegg til søknader om prosjektstøtte 1) Budsjett: Støtten dere søker om skal fremgå som egen post på budsjettet 2) Regnskap skal sendes inn til Kulturstyret etter at prosjektet er gjennomført 3) Prosjektbeskrivelse: Hva er prosjektet? Må skille seg vesentlig ut fra organisasjonens ordinære drift. 4) Statutter/vedtekter (for organisasjoner som ikke allerede har levert inn disse i forbindelse med søknad om driftsstøtte)

8 5.0 Noen tips og oppfordringer Samle alle vedlegg i én pdf-fil. Det gjør arbeidet vårt lettere, men gjør også arbeidet for deres etterfølgende styremedlemmer lettere idet de skal lete opp i gamle søknader. Fjern unødvendig informasjon. Kulturstyret støtter ikke utgifter til kost og losji til interne medlemmer, og dermed trenger man ikke legge ved rapporten fra hytteturen hvor det står hva som stod på menyen. Få frem relevante aspekter! Gjør det enkelt for KS å sammenligne relevante aspekter fra fjoråret med året dere søker for. Medlemstall, arrangementfrekvens, mangfold, nye prosjekter, nye tiltak, større engasjement, mer PR er nøkkelord her. Av hensyn til miljøet: Send inn alt digitalt og ikke per post. 6.0 Hva ser vi etter i søknadsbehandlingen? 6: Søknadene behandles skjønnsmessig etter følgende kriterier: - Organisasjonens aktivitetsnivå - antall SiB-medlemmer som engasjeres - økonomistyring og driftskvalitet - evne og mulighet til egeninntjening - deltagelse i studentpolitiske/kulturelle fora - søkers posisjon i det totale kulturbildet Vi ser også på hva som har blitt tildelt tidligere år. Har organisasjonen vokst, i omfang, frekvens eller kvalitet, og mener det er grunnlag for økt støtte, må dette begrunnes i søknaden. Det vil aldri bli bevilget mer enn det søkes om.

9 7.0 Klage på vedtak i Kulturstyret Søkere kan klage på vedtak fattet i KS. Fristen er tre uker etter mottatt svar fra KS. Klagen behandles i nytt møte i KS. Dersom søker ikke får medhold i klagen fra KS, kan vedtaket påklages til VT innen tre uker etter svar på klage. Spørsmål? Send en e-post til kulturstyret@kulturstyret.no Lykke til!