Vedtekter og styringsdokument

Transkript

1 Vedtekter og styringsdokument

2 Kapitteloversikt 1 Statuttar Side: 3-6 Sist revidert: 2. desember Valgreglement Side: 7-9 Sist revidert : 2. desember Forretningsorden Side: Sist revidert: 2. desember Definisjoner Side: Sist revidert: 2. desember Instruks for Velferdstingets arbeidsutvalg Side: Sist revidert: 2. desember Instruks for Velferdstingets kulturstyret Side: 16 Sist revidert: 2. desember Instruks for Velferdstingets budsjettkomité Side: Sist revidert: 2. desember Instruks for Studentidrettsrådet Side: Sist revidert: 2. desember Statuttar for Studvest Side: Sist revidert: 2. desember Statuttar for Velferdstingets kulturstyre Side: Sist revidert: 2. desember 2014 Side 2 av 29 Telefon:

3 1 Statutter 1.1 Formål er det øverste studentorganet i Studentsamskipnaden i Bergen. Velferdstinget representerer alle studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen, og skal være deres stemme i velferdspolitiske spørsmål overfor Studentsamskipnaden i Bergen, utdanningsinstitusjonene, Bergen kommune, Hordaland fylkeskommune og staten Eierform er selveiende og ingen kan i kraft av eierposisjon disponere over dets formue eller hefte for dets gjeld Valg til Velferdstinget Valg til Velferdstinget beskrives i Velferdstingets valgreglement. Representantene må ha betalt semesteravgift til Studentsamskipnaden i Bergen for å være valgbare, og må betale semesteravgift til samskipnaden i hele vervets funksjonstid. Velferdstinget kan gjøre unntak fra dette kravet med simpelt flertall Sammensetning Antallet representanter i Velferdstinget avhenger av antallet semesteravgiftsbetalende studenter ved de enkelte medlemsinstitusjonene. Det finnes ingen øvre grense for hvor mange representanter som kan sitte i Velferdstinget. Alle utdanningsinstitusjonene får én representant per påbegynte student. Snittet av antall semesteravgiftsbetalende studenter de siste to semester avgjør hvor mange representanter hver enkelt institusjon blir tildelt. Utregning foretas i forkant av det første Velferdstingsmøtet for hvert semester. Sammensetningen kan ikke være slik at én enkelt institusjon har mer enn 50 % av representantene i et fulltallig velferdsting. Dersom en institusjons representanter utgjør mer enn 50 % av et fulltallig Velferdsting, skal denne institusjonen miste representanter fram til dens representanter utgjør mindre enn 50,1 % av et fulltallig Velferdsting Stemmerett Representantene i Velferdstinget har stemmerett ved oppmøte Arbeidsprogram Velferdstinget skal hvert år vedta et arbeidsprogram på sitt første ordinære møte etter valgmøtet. Arbeidsprogrammet gjelder fram til nytt arbeidsprogram er vedtatt. Endringsforslag og alternative forslag til arbeidsprogram må være Velferdstingets arbeidsutvalg i hende innen møtestart. 1.2 Møter Offentlighet Alle møter i Velferdstinget er offentlige, og alle studenter som inneværende semester har betalt semesteravgift til Studentsamskipnaden i Bergen har tale- og forslagsrett i Velferdstinget. Velferdstingets arbeidsutvalg kan med simpelt flertall vedta at en sak og dens saksdokumenter skal unntas offentligheten. Velferdstinget kan med 2/3 flertall gå imot Velferdstingets arbeidsutvalgs beslutning om at en sak skal unntas offentligheten. Velferdstinget kan med 2/3 flertall vedta at en sak og dens saksdokumenter skal unntas offentligheten. Side 3 av 29 Telefon:

4 1.2.2 Innkalling og saksliste Innkalling med midlertidig dagsorden skal være Velferdstinget sine medlemmer i hende fjorten dager før møtedato. Endelig innkalling med dagsorden, saksdokument og innstillinger fra arbeidsutvalget skal være Velferdstingets medlemmer i hende sju dager før møtedato. Innkalling skal gå ut til faste representanter i Velferdstinget og deres vararepresentanter. Innkalling skal også gå ut til Velferdstingets arbeidsutvalg, alle medlemmer i styret i Studentsamskipnaden i Bergen, leder og nestleder for Kulturstyret, Kontrollkomiteen, ordstyrer og protokollfører. Enhver som ber om det skal også motta innkalling Innmelding av saker Enhver student som i inneværende semester har betalt semesteravgiften til Studentsamskipnaden i Bergen kan melde inn saker til Velferdstinget. Saker må være meldt og saksdokument må være sendt inn til arbeidsutvalget senest ti dager før møtedato. Saker som kommer etter denne fristen må meldes som eventuelt-sak før dagsorden godkjennes eller møtet settes Vedtaksdyktighet Velferdstinget er vedtaksdyktig når minst halvparten av representantene er til stede. Blant disse må representanter fra minst fire medlemsinstitusjoner være representert, og representasjonen til en enkelt institusjon kan ikke overskride 50 % Valgmøte Valgmøte skal avholdes på kalenderårets siste møte. Leder og øvrige medlemmer av Velferdstingets arbeidsutvalg, samt medlemmer til styret i Studentsamskipnaden i Bergen og Kulturstyret skal, om mulig, velges på valgmøte. Medlemmer til komiteer, råd og utvalg som Velferdstinget oppnevner eller velger til skal også, om mulig, velges på valgmøte Ordinære møter Velferdstinget skal ha minst tre ordinære møter per semester. Møteplan for kalenderåret skal vedtas på valgmøtet Ekstraordinære møter Velferdstingets arbeidsutvalg skal innkalle til ekstraordinært møte dersom 1/3 av representantene i Velferdstinget, eller 30 studenter ved medlemsinstitusjonene, krever det. Arbeidsutvalget skal også kalle inn til ekstraordinært møte dersom minst to av arbeidsutvalgets medlemmer krever det. Krav må fremsettes skriftlig. Innkalling og saksliste til det ekstraordinære møtet skal være Velferdstingets medlemmer i hende sju dager før møtet avholdes. På møtet er det kun den eller de sakene som ligger til grunn for møtet som skal behandles Budsjettmøte På budsjettmøte skal fordeling av semesteravgiften for det påfølgende kalenderåret vedtas. Innkalling til budsjettmøte skal, i tillegg til de ordinære mottakerene, også sendes ut til alle organisasjoner som har søkt Velferdstiget om støtte for påfølgende kalenderår. 1.3 Utvalg Velferdstinget skal ha et eget arbeidsutvalg, kulturstyre, budsjettkomite og kontrollkomite. Valg av representanter til disse reguleres av Velferdstingets valgreglement Velferdstingets arbeidsutvalg Side 4 av 29 Telefon:

5 Arbeidsutvalget er Velferdstingets utvøvende organ og har ansvar for den daglige driften av Velferdstinget. Arbeidsutvalget skal følge budsjett vedtatt av Velferdstinget. Arbeidsutvalget består av leder, nestleder og to medlemmer. Arbeidsutvalget forvalter Velferdstingets vedtatte politikk, og plikter å følge opp Velferdstingets vedtak. Arbeidsutvalget er vedtaksdyktig dersom minst halvparten av de valgte AU-medlemmene er tilstede. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Arbeidet til Velferdstingets arbeidsutvalg er nærmere regulert i egen instruks Styret i Studentsamskipnaden i Bergen Styremedlemmene valgt av Velferdstinget har møteplikt på alle Velferdstingets møter, og plikter å orientere om deres virke siden sist møte, samt svare på eventuelle spørsmål Kulturstyret Kulturstyret er Velferdstingets utøvende organ for kulturpolitikk og saksforberedende i kulturpolitiske spørsmål. Kulturstyret er underlagt egne statutter vedtatt av Velferdstinget. Leder for Kulturstyret plikter å orientere Velferdstinget om Kulturstyrets drift og har møteplikt i kultursaker Møteledelse Møteleder er møtets ordstyrer. Møteleder skal sørge for at møtet gjennomføres i henhold til forretningsorden. Protokollfører skriver protokoll fra møtet Kontrollkomité Kontrollkomiteen består av inntil tre medlemmer, og tre varaer, valgt av Velferdstinget. Kontrollkomiteens oppgave er å kontrollere at de vedtak og valg som Velferdstinget fatter, eller tidligere har fattet, skjer i henhold til Velferdstingets vedtekter. Kontrollkomiteen har også som oppgave å vurdere om Velferdstingets arbeidsutvalg følger opp de vedtak som Velferdstinget har fattet. Velferdstinget, medlemsinstitusjoner eller arbeidsutvalget kan be Kontrollkomiteen om å ta stilling til regeltolkninger eller vedtak utført av Velferdstinget eller relevante underorgan. Velferdstinget kan overgå Kontrollkomiteens regeltolkning med 2/3 flertall. Medlemmer av Velferdstingets arbeidsutvalg, SiB-styret, Velferdstinget og Budsjettkomiteen kan ikke sitte i kontrollkomiteen Budsjettkomité Velferdstinget skal oppnevne en budsjettkomité med fem medlemmer, og fem varaer. De tre største utdanningsinstitusjonene kan kreve én representant kvotert inn. Kravet kan bare fremmes ved valg til ledig verv. Størst institusjon har førsterett på kvotering, nest størst har andrerett, og tredje størst av tredjerett. Komiteen har ansvar for å utarbeide innstilling til budsjett for fordeling av semesteravgiften. Budsjettkomiteen har møteplikt på Budsjettmøtet. Budsjettkomiteens arbeid er nærmere regulert i egen instruks. Velferdstinget kan velge å gi komiteen mer utfyllende instrukser Arbeidsprogramkomité Velferdstinget kan oppnevne en arbeidsprogramkomité. Komiteen har ansvar for å utarbeide forslag til arbeidsprogram. Hver institusjon tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen kan kreve én representant kvotert inn og tallet på institusjoner avgjør størrelsen på arbeidsprogramkomiteen. Kravet kan bare fremmes ved valg til ledig verv. Tallet på institusjoner avgjør størrelsen på arbeidsprogramkomiteen. Side 5 av 29 Telefon:

6 1.3.8 Andre komiteer Velferdstinget kan oppnevne komiteer som har ansvar for å utarbeide saksdokumentene til en enkelt sak eller tema. 1.4 Budsjett og regnskap Velferdstinget skal hvert år vedta budsjett for Velferdstingets virksomhet. Arbeidsutvalget er ansvarlig for å følge vedtatt budsjett, og skal holde Velferdstinget løpende orientert om den økonomiske situasjonen Budsjett Budsjett skal legges fram for vedtak på første ordinære møte Regnskap De av Velferdstinget valgte medlemmer av styret i Studentsamskipnaden i Bergen skal, senest på siste velferdstingsmøte før sommeren, legge fram og gjøre rede for studentsamskipnadens endelige regnskap for fjoråret. 1.5 Mistillit Velferdstinget kan med 2/3 flertall tilbakekalle tillitsvalgte ved å vedta mistillit mot personer med verv beskrevet i statuttene. Den som får vedtatt mistillit mot seg fratrer umiddelbart sitt verv som tillitsvalgt for Velferdstinget. Utbetaling til honorerte verv opphører fra og med utgangen av kalendermåneden etter at mistilliten ble vedtatt. Mistillit kan ikke vedtas på ekstraordinært møte. Regler for tilbakekalling av styremedlemmer i styret i Studentsamskipnaden i Bergen reguleres til enhvert tid av lov om studentsamskipnader med tilhørende forskrifter. 1.6 Endring av statutter Endring av styringsdokumenter Velferdstinget har mandat over må gjøres med 2/3 flertall på møte i Velferdstinget. Endring må meldes senest ved foreløpig innkalling. Endringene må vedlegges. Alternative forslag til endring må være inne senest 8 dager før møtetidspunktet og skal sendes ut med endelig innkalling. Eventuelle endringer trer i kraft etter at møtet er hevet. Side 6 av 29 Telefon:

7 2 Valgreglement Formål Dette reglement gjelder for valg av representanter til og for valg av representanter fra til ulike råd og utvalg. Reglementet gjelder også for valg med Velferdstinget som valgforsamling til andre råd og utvalg dersom ikke annet er særskilt bestemt Forhold til andre regelverk Valgreglementet er underordnet Velferdstingets statutter, og viker med motstrid for disse Valgmåte Alle valg i dette reglement foregår som preferansevalg dersom ikke annet er særskilt bestemt. Framgangsmåte for preferansevalg er beskrevet i kapittelet Definisjoner Suppleringsfullmakt Velferdstinget kan gi Velferdstingets arbeidsutvalg fullmakt til å supplere inn representanter i råd og utvalg Funksjonstid i verv Dersom ikke annet er særskilt bestemt og opplyst om før valget trer representantene inn i sine verv etter at møtet der de ble valgt er hevet. Studenter som velges etter dette reglement får en funksjonstid på ett år i vervet, med mindre annet er bestemt og opplyst om før valget. Ved suppleringsvalg vil funksjonstiden tilsvare det som gjenstår av ordinære valgperiode Valgbarhet Alle studenter som i inneværende semester har betalt semesteravgift til Studentsamskipnaden i Bergen kan stille til valg. Velferdstinget kan i særlige tilfeller gjøre unntak fra dette kravet med simpelt flertall. En student kan ikke sitte som medlem av Velferdstingets arbeidsutvalg, som fast medlem av styret i Studentsamskipnaden i Bergen, som medlem av budsjettkomiteen eller som medlem av Kontrollkomiteen samtidig Endring av valgreglement Endring av valgreglement må gjøres med 2/3 flertall. Endringsforslag må foreligge senest ved foreløpig innkalling, og kan ikke fattes på ekstraordinære møter. 2.1 Valg til Velferdstinget Det øverste studentorganet ved en utdanningsinstitusjon tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen velger selv sine representanter til. Valget gjennomføres i henhold til det øverste studentorganet sine vedtekter, så sant disse er i tråd med Universitets- og høyskoleloven. Representantene anses ikke som formelt valgt inn i Velferdstinget før valgprotokoll er overlevert Velferdstingets arbeidsutvalg og Kontrollkomiteen. Dersom en utdanningsinstitusjon ikke leverer valgprotokoll vil deres mandat anses for å være sovende. Institusjoner med sovende mandat vil ikke være representert i Velferdstinget. Et sovende mandat kan vekkes ved at valgprotokoll leveres til Velferdstingets arbeidsutvalg og Kontrollkomite Valgforsamling Valgforsamling defineres av utdanningsinstitusjonens egne vedtekter Gjennomføring av valg Side 7 av 29 Telefon:

8 Valget gjennomføres i henhold til vedtektene til det øverste studentorganet ved utdanningsinstitusjonen Sammensetning Velferdstingets sammensetning defineres av statuttene. 2.2 Valg til Velferdstingets arbeidsutvalg Valgforsamling Velferdstinget er valgforsamling Gjennomføring av valg Kandidatene nominerer seg selv, enten på eller i forkant av møtet. Alle kandidater som stiller til valg skal presentere seg selv og svare på eventuelle spørsmål fra valgforsamlingen. Kandidater kan presenteres telefonisk eller av tredjepart. Medlemmer av Velferdstingets arbeidsutvalg trer inn i sine verv 1. januar året etter Sammensetning Velferdstingets arbeidsutvalgs sammensetning defineres av statuttene. 2.3 Valg til Kulturstyret Valgforsamling Velferdstinget er valgforsamling Gjennomføring av valg Kandidatene nominerer seg selv, enten på eller i forkant av møtet. Alle kandidater som stiller til valg skal presentere seg selv og svare på eventuelle spørsmål fra valgforsamlingen. Kandidater kan presenteres telefonisk eller av tredjepart Sammensetning Kulturstyrets sammensetning regules av Kulturstyrets egne statutter, Valg til styret i Studentsamskipnaden i Bergen Valgforsamling Velferdstinget er valgforsamling Gjennomføring av valg Kandidatene nominerer seg selv, enten på eller i forkant av møtet. Alle kandidater som stiller til valg skal presentere seg selv og svare på eventuelle spørsmål fra valgforsamlingen. Kandidater kan presenteres telefonisk eller av tredjepart. Medlemmer og varamedlemmer av styret i Studentsamskipnaden i Bergen trer inn i sine verv 1. januar året etter det konstituerende møte Sammensetning Det skal velges fem faste medlemmer til styret i Studentsamskipnaden, og fem varamedlemmer. Leder velges særskilt. Nestleder velges av styret i Studentsamskipnaden i Bergen. Leder og to styreremedlemmer velges i én periode, og to styremedlemmer velges i en annen. Varamedlemmer velges hvert år. Minst tre utdanningsinstitusjoner tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen skal være representert blant studentene i styret. Side 8 av 29 Telefon:

9 Institusjonstilhørighet i valgøyeblikket er gjeldende for hele funksjonstiden. Institusjonstilhørighet skal protokollføres. Funksjonstiden for faste medlemmer er to år. Varamedlemmer har en funksjonstid på ett år. Medlemmer av styret i Studentsamskipnaden i Bergen fratrer automatisk sitt eventuelle verv som representant i Velferdstinget. Medlemmer av styret i Studentsamskipnaden i Bergen må også fratre eventuelle verv i Velferdstingets arbeidsutvalg og/eller Kontrollkomiteen. 2.5 Valg til andre råd og utvalg Valgforsamling Velferdstinget er valgforsamling, med mindre annet er opplyst om i forkant av valget Gjennomføring av valg Kandidatene nominerer seg selv, enten på eller i forkant av møtet. Alle kandidater som stiller til valg skal presentere seg selv og svare på eventuelle spørsmål fra valgforsamlingen. Kandidater kan presenteres telefonisk eller av tredjepart Sammensetning Sammensetning vil være definert av organisasjonens eller utvalgets egne vedtekter, med mindre annet er opplyst om i forkant av valget. Side 9 av 29 Telefon:

10 3 Forretningsorden 3.1 Formål Dette reglement skal regulere Velferdstingets møter. 3.2 Forhold til andre regelverk Forretningsorden utfyller Velferdstingets statutter og valgreglement, og viker med motstrid for disse. 3.3 Møter Møter i Velferdstinget skal følge møteplan som vedtas på valgmøtet Møteledelse Møtet skal ledes av valgt møteleder. Protokoll fra hvert møte skal føres av valgt protokollfører, og godkjennes av Velferdstinget på neste ordinære møte. Møteleder skal føre taleliste, sette taletid, sette strek for ordskifte, avholde prøveavstemninger, sette frister for innlevering av endringsforslag og fatte andre beslutninger for å holde møtene effektive og demokratiske Vedtaksdyktighet Krav til vedtaksdyktighet reguleres av Velferdstingets statutter Møteplikt De valgte representantene til Velferdstinget har møteplikt. Dersom en representant ikke har mulighet til å møte, skal en valgt vararepresentant stille. Medlemmene i Velferdstingets arbeidsutvalg, de studentvalgte styremedlemmene i Studentsamskipnaden i Bergen, medlemmer av Kontrollkomiteen, samt møteleder og protokollfører har møteplikt på Velferdstingets møter Møte-, tale- og forslagsrett Alle studenter som har betalt semesteravgift til Studentsamskipnaden i Bergen i inneværende semester har møte-, tale- og forslagsrett på møtene i Velferdstinget. Forslag må fremmes skriftlig før de kan voteres over, med mindre annet er fastslått av møteleder. Velferdstinget kan innvilge talerett til eksterne. Vedtaket må godkjennes med simpelt flertall. Innledere invitert av Velferdstingets arbeidsutvalg har automatisk talerett i saken det gjelder. Dersom én eller flere av Velferdstingets representanter krever det skal taleretten opp til vedtak Dagsorden Fjerning av saker fra dagsorden krever 2/3 flertall Eventuelt For å kunne behandle saker meldt under eventuelt må Velferdstinget vedta dette med 2/3 flertall. Saker som foreslås etter at dagsorden er satt kan behandles dersom det vedtas med med 2/3 flertall Stemmerett Representanter valgt til Velferdstinget har stemmerett ved oppmøte Lukking av møtet Alle møter i Velferdstinget er i utgangspunktet åpne. Velferdstinget kan selv vedta å lukke møtet i enkeltsaker, jf. punkt om offentlighet i statutter for Velferdstinget. Side 10 av 29 Telefon:

11 3.3.9 Protokolltilførsel Alle studenter som i inneværende semester har betalt semesteravgift til Studentsamskipnaden i Bergen kan fremme protokolltilførsel. Protokolltilførsler skal leses høyt i plenum av vedkommende som fremmer den, og leveres skriftlig og signert til protokollfører før møteslutt. En protokolltilførsel kan i tillegg signeres av ovenfornevnte studenter Voteringsform Votering foregår som hovedsak med stemmeskilt. Dersom én representant krever det skal votering foregå skriftlig. Valg reguleres av Velferdstingets valgreglement Vedtak Vedtak fattes med simpelt flertall med mindre annet er særskilt bestemt. Ved stemmelikhet skal det stemmes om igjen. Ved andre gangs stemmelikhet faller forslaget Voteringsorden Når det legges frem flere enn to forslag skal de forslagene som ikke ligger til grunn for avstemmingen først settes opp mot hverandre. Det mest ytterliggående voteres over først, deretter det nest mest ytterliggående, og så videre. I tvilstilfeller er det opp til Kontrollkomite å avgjøre hvilket forslag som er mest ytterliggående. Det forslaget som gjenstår settes til slutt opp mot det forslaget som ligger til grunn Avvikelse Velferdstinget kan med 2/3 flertall velge å fravike forretningsorden Møtekritikk Siste sak på ethvert møte skal være møtekritikk. Møtekritikk protokollføres ikke. Side 11 av 29 Telefon:

12 4 Definisjoner 4.1 Organisasjoner og institusjoner VT VT-AU Velferdstingets arbeidsutvalg SiB Studentsamskipnaden i Bergen KS Kulturstyret KK Kontrollkomiteen UiB Universitetet i Bergen HiB Høgskolen i Bergen NHH Norges Handelshøyskole BIB BI Bergen NLA NLA Høgskolen HDH Haraldsplass Diakonale Høgskole KhiB Kunst- og designhøgskolen i Bergen BDH Betanien Diakonale Høgskole BAS Bergen Arkitekthøgkole MHB Markedshøyskolen i Bergen SKA Skrivekunstakademiet 4.2 Voteringsformer Prøvevotering Ikke-bindende avstemning for å kartlegge stemningen i VT. Simpelt flertall Når ett forslag har fått flest stemmer, der avholdne ikke telles med. Simpelt ⅔ flertall Når ett forslag har fått minst ⅔ av stemmene, der avholdne ikke telles med. Flertall Mer enn 50 % av de oppmøtte stemmer for. ⅔ flertall Minst ⅔ av de oppmøtte stemmer for. Enstemmig Samtlige av de oppmøtte stemmer for. Absolutt flertall Mer enn 50 % av Velferdstingets representanter stemmer for. Absolutt ⅔ flertall Minst ⅔ av Velferdstingets representanter stemmer for. 4.3 Debatt Innlegg Replikk Saksopplysning Sette strek Meldes med etablert tegn. Meldes med etablert tegn. Meldes med «time-out»-tegn. Saksopplysninger skal klargjære misforståelser under ordskifte. Saksopplysninger skal ikke forveksles med meningsytringer. Må forhåndsvarsles av ordstyrer. Ingen kan tegne seg til ordskifte etter at strek er satt. 4.4 Preferansevalg Kandidater Forslag på kandidater må være innkommet innen den frist som er fastsatt for det enkelte valg. Når kandidatforslag er mottatt skal de foreslåtte kandidatene straks kontaktes for å kunne bekrefte eller avkrefte sitt kandidatur Stemmeseddel Side 12 av 29 Telefon:

13 Stemmeseddelen skal, i alfabetisk rekkefølge, inneholde navnet på alle kandidatene som stiller til det aktuelle valg. Dersom stemmeseddel ikke er utarbeidet på forhånd kan blanke stemmesdler benyttes. Disse skal da være utformet på en slik måte at de der og da vanskelig lar seg kopiere. Stemmesedler deles ut og telles av Kontrollkomiteen. Velferdstinget kan velge å midlertidig supplere Kontrollkomiteen for å gjennomføre denne oppgaven. Medlemmer av Velferdstingets arbeidsutvalg eller styret i Studentsamskipnaden i Bergen kan ikke på noe tidspunkt sitte i Kontrollkomiteen Valgoppgjør (1) Forslag på kandidater skal leveres ordstyrerbordet innen den frist som møteleder oppgir. (2) Ved preferansevalg skal navnene på de foreslåtte kandidater være synlige i lokalet, og på stemmeseddelen skal velgeren i prioritert rekkefølge angi hvilke kandidater som ønskes valgt. Velgeren avgjør selv hvor mange av kandidatene vedkommende stemme på. (3) Navn på kandidater som ikke stiller til valg skal ikke telles med. (4) Antallet avgitte stemmesedler divideres med antallet representanter som skal velges økt med 1. Denne kvotienten økes med 0,01. Resultatet kalles valgtallet. (5) Deretter telles det opp hvor mange førstestemmer hver enkelt kandidat har fått. Har noen fått så mange stemmer på førsteplass at vedkommende når opp til valgtallet er vedkommende valgt til representant. (6) Har ingen kandidat så mange førstestemmer at vedkommende er valgt, og står det igjen flere kandidater enn det skal velges representanter, skal den kandidat som har lavest stemmetall som nummer 1 strykes fra alle stemmesedlene. Har to eller flere kandidater likt stemmetall avgjøres det ved loddtrekning hvem som skal strykes. (7) På de stemmesedlene der den strøkne opprinnelig sto først, skal det telles opp hvem som har rykket frem til førsteplass. Dette regnes som førstestemmer og kommer i tillegg til førstestemmene fra første opptelling. Er ikke dette tilstrekkelig til at noen kandidat når opp til valgtallet skal den som nå har det laveste stemmetall på førsteplass strykes. Slik fortsetter man til en kandidat når opp til valgtallet. (8) Når en kandidat på denne måten er valgt, skal det telles hvem som står på andreplassen på de stemmesedler der den valgte sto øverst. I oppgjøret videre skal disse regnes som førstestemmer for vedkommende kandidat, men disse stemmene teller bare med redusert vekt. (9) En stemmeseddels reduserte vekt kommer man fram til ved å dividere stemmeoverskuddet (antall førstestemmer fratrukket valget) med antall førstestemmer. Dette vekttallet multipliseres så med stemmeseddelens tidligere vekt. (10) Slik skal man fortsette med stryking av kandidater og med tildeling av overskuddsstemmer fra de valgte inntill det fastsatte antall representanter er valgt Opptelling av stemmer Kontrollkomiteen fungerer som tellekorps. Medlemmer av Velferdstinget, av Velferdstingets arbeidsutvalg eller av styret i Studentsamskipnaden i Bergen, samt medlemmer av det organ det er valg til kan ikke fungere som tellekorps. Kontrollkomiteen er unntatt fra denne regel Valgprotokoll Dokument som bekrefter at f.eks. A, B og C er valgt av forsamling X til verv Y for periode Z. Side 13 av 29 Telefon:

14 5 Instruks for Velferdstingets arbeidsutvalg 5.1 Generelt Denne instruksen gjelder for Velferdstingets arbeidsutvalg. Instruksen skal fungere retningsgivende mellom møter i Velferdstinget. Velferdstingets vedtekter, kapittel 1 4 er i alle tilfeller overordnet denne instruks. 5.2 Mandat Velferdstingets arbeidsutvalg er Velferdstingets utøvende organ. Arbeidsutvalget forvalter Velferdstingets vedtatte politikk, plikter å følge opp Velferdstingets vedtak, og disponerer midler i henhold til budsjett vedtatt av Velferdstinget. 5.3 Sammensetning Velferdstingets arbeidsutvalg består av fire medlemmer. Leder lønnes på 100%. Arbeidsutvalget velger selv nestleder som fungerer som leders stedfortreder. 5.4 Arbeidstid og ferie Leder har fast arbeidstid fra til alle virkedager. Arbeid utover 40 timer per uke kan tas ut som avspasering. Øvrige medlemmer i arbeidsutvalget har ikke fast kontortid. Ferieavvikling skjer etter avtale med SiB. 5.5 Kontor Velferdstingets arbeidsutvalg disponerer plass i kontorlandskap på Studentsenteret. Velferdstingets arbeidsutvalg representerer alle studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen, og kontorlandskapet med tilhørende utstyr skal behandles på en måte som respekterer dette. 5.6 Møter i Arbeidsutvalget Arbeidsutvalget skal avholde møte minst to ganger i måneden i perioden januar til mai og august til desember. Møtet skal helst avholdes på en fast dag til et fast tidspunkt. Arbeidsutvalget velger selv dag og tidspunkt. Leder er møteleder og er ansvarlig for innkalling, nestleder er protokollfører. Medlemmer av Velferdstingets arbeidsutvalg skal motta innkalling og protokoll til alle møter beskrevet under dette punkt. Medlemmer av Kontrollkomiteen skal motta kopi av innkalling og protokoll. 5.7 Møter i Velferdstinget Arbeidsutvalget har ansvar for å kalle inn til møter i Velferdstinget og har ansvar for å påse at alle sakspapir sendes ut i henhold til frister fastsatt i statuttene. 5.8 Ansvarsområder Arbeidsutvalget fordeler oppgaver seg i mellom Leder Leder har personalansvar og ansvar for Velferdstingets økonomi. Dette ansvaret kan ikke delegeres. Leder plikter å holde seg oppdatert på saker som behandles i styret i Studentsamskipnaden i Bergen, og skal stille på saker som Velferdstingets arbeidsutvalg anser som relevante. Leder skal være Velferdstingets ansikt utad, og etterstrebe å synliggjøre Velferdstingets politikk i media og relevante debatter. Side 14 av 29 Telefon:

15 5.8.2 Nestleder Nestleder er leders stedfortreder ved fravær. Nestleder har rett og plikt til å få innsikt i leders arbeid Andre råd og utvalg Arbeidsutvalget skal holde kontakt med relevante aktører som Studentsamskipnaden i Bergen, utdanningsinstitusjonene tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen, Bergen kommune, Hordaland fylkeskommune og andre velferdsting. 5.9 Økonomi Leder er ansvarlig for å ha kontinuerlig oversikt over utgifter og inntekter og påse at dette er i tråd med vedtatt budsjett. Leder skal holde resten av arbeidsutvalget løpende orientert om den økonomiske situasjonen og oversende økonomirapporter til Studentsamskipnaden i Bergen når det bes om dette Beløpsgrense Leder kan på fullmakt bestille varer eller tjenester på vegne av Velferdstinget. Alle fullmakter må være i henhold til vedtatt budsjett. Dersom arbeidsutvalget velger å bruke et beløp som overskrider kr 5 000, skal Velferdstinget orienteres om dette Reisevirksomhet Ved reiser dekker Velferdstinget kostnader tilsvarende billigste billett med fly, tog eller buss. Arbeidsutvalget avgjør selv hvem som får dekket reise. Det skal skrives reiseregning for alle reiser. Alle reiseutlegg skal dokumenteres med bilag, og disse skal legges ved reiseregningen Personalbespisning Arbeidsutvalget kan kjøpe inn mat til møter i Velferdstinget eller til andre møter og arrangement tilknyttet Velferdstingets aktivitet. Ved reisevirksomhet der mat ikke er inkludert i opplegget eller dekket av arrangør, kan arbeidsutvalget vedta å dekke utgiftene. Dette kan gjøres ved vedtak i forkant eller etterkant. Bilag kreves. Kosten dekkes i henhold til statens satser for kostgodtgjørelse ved reiser på mer enn 15 kilometer. Alkohol dekkes aldri Personsaker All informasjon om personsaker er unntatt offentligheten. Arbeidsutvalgets medlemmer plikter å sørge for at opplysninger om personsaker ikke er tilgjengelige for andre, og ingen dokumenter som inneholder personopplysninger skal lagres på Velferdstingets maskinpark. Personsaker skal ikke protokollføres. Arbeidsutvalget har likeverdig taushetsplikt under behandling av personsaker. Side 15 av 29 Telefon:

16 6 Instruks for Velferdstingets kulturstyre 6.1 Generelt Se paragraf Formål Kulturstyret er s utøvende organ for kulturpolitikk og er saksforberedende i kulturpolitiske spørsmål. Kulturstyret skal bidra til å styrke den kulturelle aktivitet og det sosiale tilbud til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen. Kulturstyret skal bidra til å profilere studentkulturen utad. Kulturstyret skal legge forholdene til rette ved å tildele økonomisk og praktisk støtte for å utvikle kulturtilbudet i omfang og kvalitet. Kulturstyret skal ikke selv drive kulturell aktivitet, men organisatorisk stimulere til dette. Side 16 av 29 Telefon:

17 7 Instruks for Velferdstingets budsjettkomité 7.1 Generelt Se paragraf Overordnet mål Det er en målsetning at midler fra Velferdstinget går til organisasjoner som når ut til og yter velferd for flest mulig av studentene tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen Underpunkter a) Semesteravgiften skal gå til studentvelferd. b) Tildelingen skal komme studenter til gode. Organisasjoner med et flertall av medlemmer som ikke er studenter tilknyttet SiB har ikke rett til å motta støtte fra Velferdstinget Krav til søknad Søknad om støtte fra Velferdstinget skal inneholde følgende: a) Informasjon om drift og historikk b) Oversikt over søkerorganisasjonens struktur. Her må det komme fram om søkerorganisasjonen er selvstendig eller underlagt en annen organisasjon. c) Informasjon om antall aktive medlemmer i organisasjonen, samt informasjon om hvor stor andel av de aktive medlemmene som er studenter. Studentoversikten skal, så sant det lar seg gjøre, inneholde en oversikt over institusjonstilhørigheten til studentmedlemmene. Dersom studentorganisasjonen driver informasjons- eller mediearbeid skal det legges ved statistikk med leser-/lytter-/seertall, samt besøkstall for organisasjonens nettsider. d) Økonomisk begrunnelse for søknaden. Her kreves detaljerte begrunnelser for hvorfor søkerorganisasjonen skal motta støtte fra semesteravgiften. e) Antatt budsjett for søknadsåret f) Budsjett for inneværende år. g) Årsregnskap og budsjett for de siste to årene, samt fullstendig balanseregnskap for organisasjonen. h) Rapport med informasjon om hvordan tidligere tildelte midler fra Velferdstinget har blitt benyttet. Søknaden skal sendes som et samlet pdf-dokument. 7.3 Budsjettkomiteens arbeid Utlysning Side 17 av 29 Telefon:

18 Budsjettkomiteen har ansvar for å lyse ut søknadsfrist og eventuelt informere tidligere søkerorganisasjoner om frister for søknader Søknader Budsjettkomiteen har ansvar for å lese gjennom søknader og opplyse søkerorganisasjoner om eventuelle manglende vedlegg eller annen relevant informasjon som bør være med. Opplysninger om mangel ved søknad må opplyses om innen rimelig tid før ettersendingsfristen er ute. Søkerorganisasjonene har ansvar for å overholde den oppsatte fristen. Blir den ikke overholdt, vil ikke søknaden bli behandlet Intervjuer Budsjettkomiteen skal gjennomføre intervjuer med samtlige av søkerorganisasjonene Innstilling Budsjettkomiteen har ansvar for å utarbeide en innstilling til fordeling av semesteravgiften. Innstillingen skal overleveres Velferdstingets arbeidsutvalg senest tre uker før budsjettmøtet. Innstillingen skal inneholde en kort presentasjon av hver enkelt søkerorganisasjon samt en vurdering av deres søknad. Innholdet i innstillingen er unntatt offentlighet frem til endelig innkalling er utsendt. Innholdet kan eventuelt offentliggjøres på pressekonferanse arrangert i samarbeid med Velferdstingets arbeidsutvalg. Budsjettkomiteens medlemmer må synligjøre ev. nåværende og tidligere verv i søkerorganisasjonene Budsjettmøte Alle medlemmer av budsjettkomiteen har møteplikt på budsjettmøtet Side 18 av 29 Telefon:

19 8 Instruks for Studentidrettsrådet 8.1 Navn, formål og endring Ved Studentsamskipnaden i Bergen (SiB) skal det være et rådgivende organ for idrett og mosjon, kalt Studentidrettsrådet (SIR) Instruks for SIR vedtas av Velferdstinget. 8.2 SAMMENSETNING OG TILHØRIGHET SIR har følgende sammensetning: Bergensstudentenes Allianseidrettslag: 3 representanter Norges Handelshøyskoles Idrettsforening: 2 representanter Høgskolen i Bergens Idresslag: 1 representant Juristforeningen Studentidrettslag: 1 representant Universitetes bedriftsidrettslag: 1 representant Universitetes karateklubb: 1 representant Student KRIK Bergen: 1 representant SiB idrett: 1 representant : 1 representant a) Representanter har tale-, forslag- og stemmerett. b) Observatører har tale-, og forslagsrett. c) SIR velger for ett år av gangen en leder som må være student. d) SIR kan innvilge andre observatørstatus. e) Alle representantene, bortsett fra UBIL og SiBs representanter, må være studenter tilknyttet SiB. 8.3 MØTEVIRKSOMHET SIR holder faste møter 2 ganger per semester og ellers til tider der det selv fastsetter. Møter skal innkalles av leder eller når minst to av representanter krever det. Møteinnkalling skal videreformidles til alle representanter og observatører senest to uker før møtet, og relevante saksdokumenter videreformidles senest en uke før møtet. SIR er vedtaksdyktig når et flertall av medlemmene er til stede. SIR bestemmer selv forretningsorden og stemmeavgivning kan gjøres med skriftlig fullmakt. I tilfelle av stemmelikhet, har leder dobbeltstemme. 8.4 PROTOKOLLFØRING Det skal føres referat fra hvert møte. SIR fastsetter selv referent, og referat distribueres til alle vedrørte parter innen to uker etter avholdt møte. 8.5 ARBEIDSOMRÅDE SIR er et samarbeidsorgan for idrettslige interesser blant studenter og ansatte ved læresteder tilknyttet SiB. SIR fungerer som et sakkyndig og rådgivende organ for SiB i saker som vedrører idrett og mosjon, og skal således blant annet avgi uttalelse om fordeling av treningstid og midler til studentidrettslag. Side 19 av 29 Telefon:

20 SIR skal kontrollere at tildelte treningstider disponeres i overensstemmelse med de kriterier som er lagt til grunn for tildelingen. SIR skal medvirke til at det legges særlig vekt på at anlegg og rom for idrett og mosjon kan bygges, drives og brukes i fellesskap av de legetime brukerne. SIR skal arbeide for at anlegg for idrett og mosjon skal driftes slik at det blir størst mulig bruk av anleggene og bredest mulig tilbud til alle brukergrupper fra læresteder tilknyttet SiB. Side 20 av 29 Telefon: