Retningslinjer for tildeling av støtte

Transkript

1 1 2 3 Retningslinjer for tildeling av støtte Kapittel 1 Formål og virkeområde Virkeområde Disse retningslinjenes virkeområde er å regulere økonomiske støtteordninger som er å finne i Studentparlamentets budsjett. Retningslinjene er underlagt Studentparlamentets vedtekter og økonomireglement. 1.2 Formål Formålet er å regulere hvem som kan få støtte, hva det gis støtte til og hvem som behandler søknader om støtte. Kapittel 2 Lokale studentdemokratier 2.1 Definisjon Det øverste valgte studentorganet ved et eller flere institutt, eller ved et fakultet (Studentråd, Studentenes Fakultetsråd, o.l) 2.2 Støttetype Det kan søkes om driftstøtte. Driftstøtte disponeres fritt av studentorganet innenfor de avgrensninger som omtales i Krav til søker For å få driftsstøtte må studentorganet: - Være tilknyttet ett eller flere studier ved HiOA - Være demokratisk oppbygd - Ha et valgt styre på minimum tre personer - Ha eget organisasjonsnummer og bedriftskonto, med mindre man disponerer en konto under Høgskolen 2.4 Krav til søknaden Søknaden skal inneholde: - Vedtekter - Budsjett for kommende periode - Regnskap fra forrige periode - Oversikt over andre inntektskilder - En oversikt over planlagte aktiviteter - En oversikt over egenkapital Det kan i særskilte tilfeller ses bort fra enkelte av de ovennevnte kravene. Dette skal da begrunnes i søknaden. 1

2 Studentparlamentets (SP) plikter SP plikter å stille med den nødvendige assistanse til søkere. Dette innebærer hjelp til å oppfylle kravene som stilles i 2.3 og 2.4. SP plikter å opplyse om frister til aktuelle søkere i rimelig tid. SP forplikter seg også til å gjøre kjent for de organer som er nevnt i 2.1 hvilke muligheter de har til å søke støtte. Å gi tilbakemelding når en søknad er mottatt og opplyse om behandlingstid jf Avgrensninger Driftstøtte gis maksimalt 2 ganger pr. kalenderår innen frister satt av AU. Ved første utbetaling kan det maksimalt deles ut 75 % av midlene i budsjettposten. Det gis ikke støtte til - Alkohol - Aktiviteter som ikke retter seg mot studentene ved det angjeldende institutt eller fakultet - Aktivitet der formålet er økonomisk vinning 2.7 Særskilte tildelinger Det er mulig å søke om prosjektstøtte. For å få prosjektstøtte må studentgruppen: - Være tilknyttet ett eller flere studier ved HiOA - Ha en økonomiansvarlig Søknaden skal inneholde: - En detaljert prosjektbeskrivelse - Et detaljert budsjett som viser inntekter og utgifter - Vise at tiltaket fremmer det sosiale og/eller kulturelle miljøet ved HiOA - Vise tydelig hvilken gruppe studenter tiltaket retter seg mot Avgrensninger: - Støtten skal ikke brukes på alkohol - Tiltaket skal i hovedsak ikke rette seg mot andre enn HiOA-studenter - Tiltaket skal ikke ha som økonomisk vinning som formål Det kan i særskilte tilfeller ses bort fra enkelte av de ovennevnte kravene. Dette skal da begrunnes i søknaden. 2.8 Utbetaling Ved søknad om driftstøtte utbetales denne i det alle krav er oppfylt og søknaden er innvilget. Prosjektstøtte utbetales etterskuddsvis mot fremvisning av kvitteringer. I særskilte tilfeller kan SPs leder gi godkjenning til at bestillinger kan gjøres av prokurainnehaver i SP. Ingen andre enn prokurainnhaver kan gjøre bestillinger i SPs eller HiOAs navn

3 Kapittel 3 Prosjektstøtte til sosiale og kulturelle tiltak 3.1 Definisjon Med sosiale og kulturelle tiltak regnes tiltak, prosjekter eller arrangement (heretter bare kalt tiltak) som fremmer det sosiale og kulturelle miljøet ved HiOA. 3.2 Krav til søknaden - Må inneholde en detaljert prosjektbeskrivelse - Må inneholde et detaljert budsjett som viser inntekter og utgifter - Vise at tiltaket fremmer det sosiale og/eller kulturelle miljøet ved HiOA - Vise at tiltaket skal være åpent for alle HiOA-studenter - Inneholde en markedsføringsplan der dette er naturlig 3.3 Avgrensninger - Støtten skal ikke brukes på alkohol - Tiltaket skal i hovedsak ikke rette seg mot andre enn HiOA-studenter - Tiltaket skal ikke ha som økonomisk vinning som formål 3.4 Utbetaling Innvilget støtte utbetales etterskuddsvis. Før midlene kan utbetales må regnskap for tiltaket med originalkvitteringer leveres I særskilte tilfeller kan SPs leder gi godkjenning til at bestillinger kan gjøres av prokurainnehaver ved SP. Ingen andre enn prokurainnehaver kan gjøre bestillinger i SPs eller HiOAs navn. 3.5 Generelle bestemmelser Ved økonomiske store prosjekter kan Studentparlamentet, gjennom Arbeidsutvalget, kreve at det rapporteres underveis i planleggingen og gjennomføringer av prosjektet. Ved eventuelt overskudd kan Studentparlamentet, ved arbeidsutvalget, kreve pengene tilbakeført. Kapittel 4 Studentforeninger 4.1 Virkeområde Nystartede studentforeninger ved HiOA, som ikke har mottatt oppstartstøtte før, kan søke opptil kr i oppstartstøtte. 4.2 Krav til søker - Foreningen må klart vise at det er en forening som er rettet mot HiOAs studenter - Den skal ha et styre og vedtekter - Den skal kunne fremvise en aktivitetsplan og et forslag til budsjett - Den skal ha mer enn 5 medlemmer og mer enn 50 % skal være registrerte studenter ved HiOA - Være registrert som studentforening hos SiO 109 3

4 Utbetaling Innvilget støtte utbetales etterskuddsvis. Før midlene kan utbetales må regnskap for tiltaket med originalkvitteringer leveres I særskilte tilfeller kan SPs leder gi godkjenning til at bestillinger kan gjøres av prokurainnehaver ved SP. Ingen andre enn prokurainnehaver ved SP kan gjøre bestillinger i SPs eller HiOAs navn. Kapittel 5 Saksgang 5.1 Saksbehandler Arbeidsutvalget kan, hvis det ønsker det, behandle søknader på inntil kr. Overstigende søknadsbeløp skal behandles av Arbeidsutvalget er da saksforberedende organ og skal komme med en innstilling til Arbeidsutvalget kan i særskilte tilfeller avvise å behandle søknader som er klart i strid med søknadskriteriene. Dette skal skje i samråd med Kontroll- og organisasjonskomiteen (KOK). Søker skal da opplyses om grunnlaget for avvisningen umiddelbart. 5.2 Behandlingstid Søknader som faller inn under Arbeidsutvalget mandat skal som hovedregel være behandlet innen 2 uker etter mottatt søknad. Søker har da krav på svar innen en uke etter søknaden ble behandlet. Søknader som faller utenfor Arbeidsutvalgets mandat skal opp til behandling i det neste mulige møtet i Søker har da krav på svar innen en uke etter møtet fant sted. 5.3 Klageadgang Søker har adgang til å klage på vedtak gjort av Arbeidsutvalget. Arbeidsutvalget er i disse tilfeller første klageinstans, deretter går klagen til Ved avslag av søknad, eller ved vesentlig avkortning av søknadsbeløp skal søker i svarbrevet informeres om adgangen til å klage. 5.4 Behandlede søknader Arbeidsutvalget skal orientere Studentparlamentet om behandlede søknader på møter i

5 141 Kapittel 6 Generelle Bestemmelser Diskriminering Søkere som utestenger eller på annen måte negativt forskjellsbehandler, eller som oppfordrer andre til slik forskjellsbehandling, kan ikke innvilges støtte fra 6.2 Habilitet Alle søkere samt personer som deltar i saksbehandlingen, er inhabile i det de er i styret eller på annen måte har særlige interesser i prosjektets eller organets virksomhet. I tillegg gjelder forvaltningslovens bestemmelser om habilitet. 6.3 Virketid Disse retningslinjer gjelder fra 1. november 2011, med revideringer gjort Endringer Endringer av disse retningslinjer kan bare skje med kvalifisert flertall og kan bare gjøres av 5