Innføring av e-handel i Halden kommune E-handel Brukersamling DIFI 04. November 2015 Svein Andersen Innkjøpsrådgiver / Systemansvarlig Halden kommune
Fakta Halden kommune Fjord og festningsbyen 30 000 innbyggere 2350 ansatte Varer og tjenester for Kr. 500 000 000 Ca 70 rammeavtaler / kontrakter 3 årsverk innkjøpsavdelingen
Reisens start.
BAKTEPPE: Norges største akkumulerte underskudd ROBEK-kommune Konkurs? Stor politisk uro Nesten total utskiftning av ledelse Stor omstilling av organisasjonen 400 500 bestillere
Anskaffelsesstrategi 2013 2016, November 2012 Prosjektstart Mars 2013 Ressurser Organisering Styringsgruppe Prosjekteier Prosjektgruppe Difi Prosjektveiviseren.no
Fokusområder:
Kort om prosjektet: Full-integrert Visma Enterprise E-handelsplattformen 4 interne enheter og 4 leverandører som piloter Forutsetninger: Prosjektleder på plass senest Aug 2013 Tilstrekkelig med ressurser Enhetsleder lager rutiner og definerer bestiller Avsette midler til prosjekt og drift Konseptfasen og Planleggingsfasen Utrullingsplan
Mål: Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Virksomhetsmål Profesjonelle innkjøp, bedre tjenester og forankring i 100% av alle innkjøp skal foretas gjennom innkjøpssystemet organisasjonen Effektmål Riktigere og mere effektive Færre og mere kompetente Resultatmål innkjøp Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster bestillere 5 prosent besparelse på det totale innkjøpsvolumet. Mål Mål Resultatindikator Gevinst Riktigere og mere effektive innkjøp Maksimum 50 bestillere Resultatmål Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster 48 mill.kr. i løpet av 5 år
Utrulling
«Go Live» 16.01.2014 jf tidsplan
Avvik og utfordringer:
Status: Prosjekt «Innføring av e-handel i Halden kommune» avsluttet 01.09.2014 og overført til linje Antall bestillere er nå ca. 97 Hele organisasjonen er nå i drift med ehandel Volum i 2014 Kr. 2 900 000 med 837 ordrer Utvikling 2015 (pr. September): Kr. 6 000 000 for Januar med 1784 ordre
Status: Antall leverandør i innkjøpssystemet: Katalog:6 Formular:4 Ekstern nettbutikk:2 Kontroll og oppfølgning: Konsekvenser ved å ikke benytte e-handel Vedtatt av RLG 17 rutiner utarbeidet og implementert i HIKS (Halden kommunes internkontroll-system) Elektronisk overvåkning av utgående xml-filer som feiler Innkjøpsavdelingen har supportansvar Utarbeidelse av brukerveiledninger
Evaluering av prosjektet: Suksessfaktorer - Forankring i den administrative og politiske ledelsen - Prosjektet er gjennomført i regi av innkjøpsavdelingen - Helhetlig kontroll, fokuset har vært på tidsfrister, gjennomføring og oppfølging. Usikkerhet Organisasjonen har økonomiske og organisasjonsmessige utfordringer som bidrar til ekstra utfordringer i gjennomføring av prosjektet. Innkjøpsavdelingen har vært fleksibel og dynamisk i gjennomføringen. Fokuset har også vært på en praktisk og løsningsorientert tilnærming.
Evaluering av prosjektet: Utfordring med tekniske løsninger fra leverandør av ehandel modul. Systemet er nå levert. Utfordringer med å få kataloger og leverandører på plattformen. Tekniske utfordringer - «voksesmerter» hos leverandør og ikke god nok kvalitetssikring av installasjonen fra systemleverandør Å definere og få organisasjonen på plass mhp bestillere, godkjenner og opplæring har tatt mer tid og ressurser enn hva det var planlagt for i prosjektet Om styringsgruppen var klar over hvor krevende en innføring av et elektronisk innkjøpssystem, med de organisatoriske endringer dette medfører, er vi også usikre på Ulike kulturer og subkulturer i organisasjonen har bidratt til utfordringene
Gevinster e-handel «Er vi på rett spor - fremover?»
* Mål i prosjektet «Innføring av e-handel i Halden kommune» Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Virksomhetsmål Profesjonelle innkjøp, bedre tjenester og forankring i 100% av alle innkjøp skal foretas gjennom innkjøpssystemet organisasjonen Effektmål Riktigere og mere effektive Færre og mere kompetente Resultatmål innkjøp Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster bestillere 5 prosent besparelse på det totale innkjøpsvolumet. Mål Mål Resultatindikator Gevinst Riktigere og mere effektive innkjøp Maksimum 50 bestillere Resultatmål Oppnå både kvalitative og kvantitative gevinster 48 mill.kr. i løpet av 5 år Økonomiske hovedtall / kvalitative gevinster År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Prosjektutgifter 1000 000 450 000 200 000 200 000 200 000 Bruttogevinster 0 5 000 000 10 000 000 15 000 000 20 000 000 Nettogevinster 0 4 650 000 9 800 000 14 800 000 19 800 000 Kvalitative gevinster Færre bestillere, riktigere innkjøp. Redusert fakturahåndtering Smalere produktsortiment Redusert lekkasje fra rammeavtaler 100% av alle anskaffelser skal foretas gjennom ehandel
* Eksempel 1: Sykehjem - I dag Avd 1: Ole bestiller medisiner Lise bestiller bleier Kari bestiller møbler Nils bestiller med.forbruksmateriell Avd 2: Lene bestiller kontormateriell Anne bestiller medisiner Tor bestiller bleier Mari bestiller møbler Per bestiller med.forbruksmateriell Anett bestiller kontormateriell Bestillingsmetoder: Telefon Fax Epost Nettshop Møte med oppsøkende selger
* Eksempel 1: Sykehjem i nær fremtid Avd 1: Behovshaver 1 Behovshaver 2 Behovshaver 3 Behovshaver 4 Bestiller e-handel
* Eksempel 1: Sykehjem Gevinster Kommunikasjonsmetode, Behovshaver Bestiller: Epost Bestillingsmetode: Visma Enterprise e-handel Gevinster: Redusert tidsbruk på fagpersonell Mere tid til pasienter Bedre kvalitet på tjenestene Profesjonalisering av bestiller og innkjøp Redusert tidsbruk på fakturabehandling Økt avtalelojalitet Riktigere innkjøp Sporbarhet og bedre kontroll på alle innkjøp Gir gode data til bruk for nye avtaler bedre priser
* Eksempel 1: Teknisk I dag Brødrene Dahl: 2014 ca. 6,8 mill. Kr. 411 fakturaer Tidsbruk fakturabehandling: Ca 10 minutter pr faktura 10 min x 411 fakturaer: 68,5 timer Kostnader fakturabehandling: 68,5 timer x 350 kr./t: kr. 23 975 Renter / Gebyrer: kr. 1259
* Eksempel 1: Teknisk I nær fremtid Fakturabehandling: Alle bestillinger generert gjennom Visma Enterprise e-handel Fakturaer matcher automatisk mot ordre elektronisk
* Eksempel 1: Teknisk Gevinster Kommunikasjonsmetode, Behovshaver Bestiller: Epost Bestillingsmetode: Visma Enterprise e-handel Gevinster: Redusert tidsbruk på fagpersonell Mere tid til prosjektering / planlegging / drift Bedre kvalitet på tjenestene Profesjonalisering av bestiller og innkjøp Redusert tidsbruk på fakturabehandling Økt avtalelojalitet Riktigere innkjøp Sporbarhet og bedre kontroll på alle innkjøp Gir gode data til bruk for nye avtaler bedre priser
* Erfaringer fra andre:
* Veien videre.. «It s no use saying: We are doing our best. You have got to succeed in doing what is necessary.» Sir Winston Churchill.