KONGSVINGER KOMMUNE Presentasjon 17. september Optimale stabs- og støttetjenester

KONGSVINGER KOMMUNE Presentasjon 17. september Optimale stabs- og støttetjenester

Veiledning til PPT en Denne PPT en er ment som et hjelpemiddel / verktøy i forbindelse med presentasjon den 17. september. Presentasjonen den 17.september er ment for de andre delprosjektene, ansatte i organisasjonen og opponenter. Alle delprosjekt skal benytte denne malen og alle delprosjektene skal fylle ut innspill under hver av hovedoverskriftene. Skriv inn hele setninger, slik at PPT en kan benyttes som dokumentasjon i etterkant. Hvis delprosjektet har illustrasjoner eller figurer som beskriver / tydligjør fremstillinger så legges de inn i tillegg.

Mandat 1. Etabler en oversikt over stab, støtte og kontorfunksjoner slik som de er i dag. Hvordan er det organisert, hvem jobber innenfor stab / støtte (navn / antall) og hvilke oppgaver løses? 2. Beskriv hvilke stabs- / støtteoppgaver som må løses i fremtiden og hvilke ressurser trenger vi for å løse disse oppgavene? 3. Beskriv hvordan teknologi / IKT kan bidra til å effektivisere og kvalitetsutvikle stab / støttetjenestene? Beskriv hvilke arbeidsprosesser som kan effektiviseres med bruk av teknologi. 4. Avklar hvilke oppgaver stabs-/støttetjenestene bruker tid på i dag som det ikke er nødvendig å prioritere? 5. Beskriv hvordan vi organiserer oss for å oppnå mest mulig effektive støttetjenester, med høyest mulig kvalitet og best mulig kapasitet? 6. Beskriv hvordan vi organiserer arbeidet med utredning, analyse og strategi slik at organisasjonen ivaretar samfunnsutviklings- og tjenesteutviklingsperspektivet på en best mulig måte 7. Utarbeid en implementeringsplan for tiltakene / endringene som foreslås 8. Hvordan kan delprosjektet bidra til å redusere driftsnivået innen stab/ støttetjenester med 9 millioner?

Problemstillinger? Hvilke problemstillinger har gruppen hovedsakelig fokusert på / jobbet med? Hvordan skal vi organisere stabs- og støttetjenestene for å få bedre kvalitet med redusert ressursbruk? Hvordan organiserer vi utrednings-, analyse- og strategiarbeidet for å få bedre kvalitet, korte kommunikasjonslinjer og mer effektiv bruk av ressursene? Hovedpunkter fra mandat (kun det som er satt fokus på) Pkt 2: Beskriv hvilke stabs- / støtteoppgaver som må løses i fremtiden og hvilke ressurser trenger vi for å løse disse oppgavene? Pkt 6: Beskriv hvordan vi organiserer arbeidet med utredning, analyse og strategi slik at organisasjonen ivaretar samfunnsutviklings- og tjenesteutviklingsperspektivet på en best mulig måte

Anbefalinger Beskrivelse av anbefalinger og konklusjoner Enhetenes kontorfaglige ressurs samles i 1 enhet, sammen med dagens støttetjenester (service, personal og økonomi) Enheten organiseres med 1 enhetsleder og teamledere 1 enhet gir større fleksibilitet og mindre sårbarhet I dag utfører enhetenes kontorfaglige medarbeidere et stort antall oppgaver av svært ulik art. Mer spesialisering vil øke kvaliteten Den enkelte medarbeider tildeles oppgaver i tråd med egen kompetanse, og får bedre mulighet for faglig utvikling

Anbefalinger Beskrivelse av anbefalinger og konklusjoner Ny enhet med 1 leder - Stab / strategi, utvikling og analyse Enheten skal bestå av nøkkelkompetanse innen sentrale fagområder (oppvekst, helse, kommunikasjon, personal, Ikt, økonomi, samfunnsutvikling, næringsutvikling m.fl.) Prosjektlederstillinger vil i perioder være knyttet til enheten, men prosjektorganisering og enhetstilhørighet skal vurderes nøye i hvert enkelt tilfelle Enheten skal ha fokus på strategi, utvikling og analyse Stab / strategi, utvikling og analyse vil arbeide med saker til politisk behandling, og utrede saker i et samfunns- og tjenesteutviklingsperspektiv Leder for enheten skal legge til rette for samhandling innad i enheten, med nøkkelpersoner i resten av organisasjonen og med eksterne aktører

Anbefalinger Beskrivelse av anbefalinger og konklusjoner Rådmannsteam med færre faste medlemmer enn i dag Mer effektivt og fleksibelt team Skal prioritere strategi og utvikling Forutsetninger for å lykkes er at riktig kompetanse hentes inn i teamet avhengig av sak Rådmannen er nærmeste leder også for ledere som ikke er faste medlemmer i rådmannsteamet

Forslag til ny organisering Rådmann Kommunalsjefer Strategi og utvikling (Færrest mulig faste medlemmer) Stab 1 felles leder Strategi, analyse og utvikling (nøkkelkompetanse innen personal, økonomi, kommunikasjon, Ikt samfunn, oppvekst, helse, eventuelt andre) Støtte 1 felles leder Drift Kontorfag, personal, lønn, økonomi, servicetorg, doksenter, arkiv, politisk sekretariat (serve enhetene, men også rådmannsteam og stab med tjenester og drive regelstyrt saksbehandling) Enheter Tjenester til innbyggerne, regelstyrt saksbehandling (bør være færre enheter enn i dag for å bli mer robuste og bedre i stand til å takle uforutsette hendelser) Enheter Tjenester til innbyggerne og regelstyrt saksbehandling (bør være færre enheter enn i dag for å bli mer robuste og bedre i stand til å takle uforutsette hendelser) Enheter Tjenester til innbyggerne og regelstyrt saksbehandling (bør være færre enheter enn i dag for å bli mer robuste og bedre i stand til å takle uforutsette hendelser)

Anbefalinger Hvilke konkrete tiltak / løsninger foreslår gruppen? Delprosjektet har utarbeidet en spesifisert oversikt over oppgaver som fortsatt skal utføres, og hvilke som ikke skal utføres. Oversikten inneholder også oppgaver som skal gjøres mer effektivt enn i dag Hva er trekkene i anbefalingene? bedre tjenester - mer effektivitet - økt kompetanse - tydeligere roller - færre enheter færre ansatte

Anbefalinger Hvilke perspektiver snakker vi om? Prosjektgruppas mandat omfatter 66,7 årsverk fordelt på 73 personer Reduksjon med 15%, utgjør ca 10 årsverk og ca 6 mill i innsparing Reduksjon med 15%, innbærer en effektivisering tilsvarende ca 3 dager pr måneden pr årsverk

Anbefalinger Hva skal vi gjøre? Kritisk lederstøtte der vi skal opprettholde eller øke kvaliteten: stillingsutlysninger, søkerlister, brev og annen korrespondanse, bergning av ansiennitet, fraværsregistrering, tjenestetidsattester Brukerbetalinger, inntekter for utleie, salg osv Post og skanning av dokumenter Ikt-administratoroppgavene sentraliseres og sikres i forhold til sårbarhet (Oppad, Notus, Iplos m.fl.) Legevakt, veterinærvakt, elevlister, vitnemål, flyttemeldinger (elever)

Anbefalinger Hva skal vi ikke gjøre? Handle i butikker Utlegg som refunderes via lønn Lønnstrekk til gavekasser m.m. Ikke lenger ha egen AKAN-kontakt glemte matpakker, formidle beskjeder, oppbevare mobiltelefoner. Ikke lenger sørge for at brukere av hjemmetjenester kommer seg til frisør, får kjøpt seg klær. + ++ All post skal sorteres og skannes av doksenter Administrere nøkler og utleie av lokaler (ikke haller) Skriving av møtereferat o.a. for andre avvikles. Saksbehandler skal gjøre dette fullt ut selv, også inn i websak Servicetorget skal bli det som opprinnelig var planen. Det innebærer: Sentralbord skal være kun i Servicetorget. Teknologi kan redusere antall telefonsamtaler vesentlig Alle som skriver brev, møtereferat og andre dokumenter må selv skrive dette i datasystemene våre, og selv registrere det i websak Ikke lenger ha egen servicekiosk for elever, foresatte, pårørende og ansatte i skole og omsorg. Ikke lenger sørge for at elever kommer til lege, tannlege. Ikke lenger levere Flere saksbehandleroppgaver sentraliseres til Servicetorg, Barn og unge og Helse

Konsekvenser av forslagene Hvilke konsekvenser har forslagene som presenteres? I forhold til mål for tjenesteområdet Bedre tjenester utført av færre ansatte Enhetsleder vil ikke ha kontorfaglige ressurser fysisk til stede som i dag, men vil ha tilgang på kompetent bistand innen kritiske, klart definerte områder Kommunens fokus på strategi og utvikling økes Større utredninger skal løses av team som er riktig sammensatt fra starten. Hva som er riktig sammensetning vurderes nøye i hvert enkelt tilfelle Brukere Brukerne skal oppleve bedre kvalitet, og mer likeverdige tjenester En del brukerne må ta i bruk ny teknologi som erstatning for personlige møter. Disse endringene vil være mest merkbare der det i dag er lokale resepsjoner og sentralbord som nå foreslås erstattet med teknologiske løsninger og flytting av oppgaver

Konsekvenser av forslagene Hvilke konsekvenser har forslagene som presenteres? Ansatte Organisasjonsendringen vil gi større muligheter til innovasjon og utvikling Ansatte vil i større grad kunne tildeles oppgaver som er i tråd med vedkommendes kompetanse Noen ansatte vil sannsynligvis miste jobben, og andre vil få tilbud om nye oppgaver. Kommunens retningslinjer for nedbemanning vil bli fulgt Økonomi kort og lang sikt Forventet økonomisk effekt av tiltakene vil komme ved reduksjon av antall ansatte Umiddelbar effekt tas ut ved å ikke tilsette i ledige stillinger Det må arbeides aktivt med nedbemanning i 2013, samtidig som man tar i bruk teknologiske løsninger som bidrar til effektivisering Full effekt av alle tiltakene kan tas ut i 2014

Implementering Hvordan skal vi lykkes med å implementere de forslagene som gruppen foreslår Implementeringen må initieres fra rådmannen, og det må arbeides aktivt i hele organisasjonen Tydelig og dedikert ledelse i alle ledd vil være et suksesskriterium Muligheten for vellykket implementering vurderes som større dersom antall enheter reduseres Hva er hovedpunktene / momentene i en implementeringsplan? Vedtak om endret organisering Informasjon og kommunikasjon like stor åpenhet som prosjektperioden Tilsetting av nye ledere med riktig kompetanse Avklaring av arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling Kartlegging av kompetanse Nedbemanning