Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja

Transkript

1 Arkivsaksnr.: 14/ Arkivnr.: 034 Saksbehandler: Rådmann, Tore M. Andresen Organisasjonsforedling 2015 Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja Saken tas til orientering. ::: Sett inn rådmannens innstilling over denne linja Side 1 av 7

2 ... Sett inn saksopplysninger under denne linja Sammendrag: I Lunner kommune sier vi at det «aldri er for sent å gjøre det som klokt er». Det gir blant annet at vi stadig jakter på bedre praksis, klokere svar og kontinuerlig forbedring. Prosessen knyttet til å redusere rammene for tjenesteytingen både i 2014 og for 2015 aktualiserer behovet for å snu alle steiner på nytt. Inspirert fra en rekke besøk hos andre kommuner endrer vi vår egen praksis til det som vi tror vil være bedre for våre brukere. Lunner kommune har vært organisert som i dag siden Med bakgrunn i overnevnte er det i dag en god anledning til å spørre om en annen måte å organisere seg på er bedre for tjenesteytingen i Lunner. Rådmannen har invitert til en prosess hvor deltagerne gjennomførte en analyse av dagens organisering med vekt på dens sterke og svake sider. I tillegg ble det gjort en betraktning om dagens praksis, arenabruk og delegering. Forslaget til justert organisering mener vi er den klokeste organisering, den beste for i dag, og for dagene som kommer, gitt dagens forutsetninger og kjent fremtid. På denne måten vil brukerfokus styrkes, strategisk styring forankret i linja og mulighetene for læringsimplementering økes gjennom en tydeligere 2.nivåmodell. Saksutredning: Mandat Dagens organisering ble evaluert i forhold til: Reduserte økonomiske ressurser o Finnes det løsninger eller endringer som vil løse ytterligere økonomiske utfordringer gjøres dette også som del av OU-prosessen Endret fokus i Lunner i to-tre år Styring, innsikt og oversikt Jakt på bedre praksis, og dens implementering Samsvar mellom gitt ansvar og graden av involvering Dynamikk, kraft til endring Lederstøtte, tettere kobling mellom linjeansvaret, utvikling og fag Klarere sammenhenger mellom brukernes rettighet og nivå på levert tjeneste Økt samarbeid, mellom tjenester, frivillige, pårørende Mer samhandling og tverrfaglighet se utover egne områder Organisasjonslikhet med kommuner i omstilling Målsettingene er å bevare det gode vi har samtidig som vi endrer på svakhetene. Vi ønsker en organisasjonsklarhet som bidrar til en effektiv, endringsvillig og robust organisasjon, hvor vi gir godt koordinerte tjenester. Målsetningen kan oppnås gjennom å foredle eller forandre. Uansett vil det være avgjørende viktig at Lunner kommune viderefører og utvikler: Kontinuerlig utviklingsarbeidet Lea n i Lunner Parts og Trepartsarbeidets forankring i linjeorganisasjonen/hovedtillitsvalgt samarbeidet Arbeidsgiverdokumentets holdninger og verdier Tverrfaglighet Myndiggjorte medarbeidere Ansvar og myndighet på lavest mulig effektive nivå Tydeliggjøre roller og ansvar Arenabruk og deltakelse Tidsbruk Matrisearenaer, henter inn de som er relevante Side 2 av 7

3 Organiseringen av Lunner kommune har hatt og vil ha som formål og kjennetegn: o Åpen og tydelig kommunikasjon mot medarbeidere, innbyggere og omverden for øvrig for å sikre reel medvirkning o Tilgjengelighet for de som har behov for kommunens tjenester o Innovativ, endringsorientert og samfunnsaktiv o Effektiv og kvalitet i tjenesteutførelse o Tilgjengelig og likeverdig i vårt møte med innbyggerne o Attraktiv arbeidsgiver med myndiggjorte ledere og medarbeidere Deltakere i utredningsgruppen Rønnaug Braastad Tjenesteleder Eiendom&Infrastruktur Hege Brenna Tjenesteleder ØPS Eva Dahl Tjenesteleder Kalvsjø barnehage Ingvill Alisøy Tjenesteleder Flyktningtjenesten Ole Øystein Larsen Rådgiver arbeidsgiverpolitikk Jan Christensen Tjenesteleder IKT og Info Gunn Elin Rudi Tjenesteleder Areal Brita Mala Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Anne Berit Stavenes Tjenesteleder Malmgruben barnehage Kari Marie Engnæs Tjenesteleder Lunner barneskole Tore M. Andresen Rådmann Janicke Brechan Tjenesteleder Familie og oppvekst Ann Herborg Fagerli Tjenesteleder Tilrettelagte tjenester Bente Rudrud Kommunalsjef Wenche Smedsrud Tjenesteleder tildelingskontoret Kristin Haslestad Tjenesteleder LOS Hans Ivar Gustavsen Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Prosess Fremdriften i arbeidet foregikk slik: 22/9 Mandatavklaring, rammeverk og planlegging/oppgavefordeling ABC 7/10 Tverrfaglige diskusjoner, kartlegging og innspill arbeid i grupper 13/10 Tverrfaglige diskusjoner, kartlegging og innspill arbeid i grupper 5/11 og 18/11 Kreativ fase, analyse av mulige alternativer arbeid i grupper og plenum, anbefalinger 19/11 Lederkonferanse felles diskusjoner, anbefalinger om veien videre til rådmannens ledergruppe. desember Høring og involvering av alle berørte. Drøftingsmøter med tillitsvalgte Januar Merknadsbehandling og prosjektgruppas anbefaling til rådmannen 15/12 Konklusjon og plan for implementering Side 3 av 7

4 Hvordan skal vi lykkes med dette i ny organisasjon? Forutsetninger 5 styrker som videreføres i ny organisasjon Tjenestelederne har fått delegert rådmannsmyndighet til seg, med fullt ansvar for personal, økonomi og strategi Ansvarliggjøringen av tjenestelederne gir muligheter for raskt og effektivt å tilpasse driften Tjenestelederne har kompetanse på fagområdet de er satt til å lede Tjenestelederne/avdelingslederne har nærhet til de som skal ledes, og kan fremme medarbeiderskapet på en effektiv måte Spisskompetanse sentralt i organisasjonen 5 tema som er bedre ivaretatt i ny organisasjon Bedret mulighet for koordinering og informasjonsflyt mellom tjenestene og tjenestetilbudet Organisering som bidrar til likt nivå innenfor samme type tjeneste Større fagkompetanse ute tjenestene gjennom at rådgiverne er knyttet tettere opp til driften Ledere som har tydelig ansvar for både drift og utvikling - koordinering Klarere beslutningslinjer og ansvarsområder Det fremheves at Trepartssamarbeidet er en kritisk suksessfaktor, som videreføres uavhengig av ny organisasjon/modell. Arbeidet har også avdekket et behov for tydeligere rolleavklaringer og avstemming av disse gjennomgående i organisasjonen. For å lykkes i en stadig mer krevende og kompleks virksomhet er en tett kobling mellom rådmannens ledergruppe og tjenestelederne sentralt. Til dette grensesnittet hører oppmerksomhet på både drift og utviklingsaktiviteter, noe som er søkt løst i de organisasjons-modellene som er skissert. Lunner kommune har mange og godt kompetente ledere. For å sikre prioritering og gjennomføringsevne er godt lederskap i hele organisasjonen avgjørende. Organisering fra 1. mars 2015 Side 4 av 7

5 Organisasjonsforedling hva vil vi får til? Gjennom foredlet organisasjon og tydeligere ledelse vil vi få til økt brukerfokus, bedret styring og sikrer implementering av bedre praksis. Vi mener at den justerte organisasjonsmodellen vil vi en bedre samordnet tjeneste til det beste for tjenesteytingen og brukerne. Side 5 av 7

6 Jakten på stadig bedre praksis er viktig for utvikling av kommunen. I den justerte modellen mener vi det er lagt til rette for bedre læring, økt deling og tydeligere eierskap i linjen, både til drift og utvikling. Særlig er behovet for og forventingene til eierskap til strategisk utvikling i linjeorganisasjonen avgjørende for organisasjonsjusteringen. Ny organisering vil bety behov for tydeligere tverrfaglig samarbeid og deling av kunnskap på tvers av linjeorganisasjonen. Til dette blir relevante samhandlingsarenaer viktig. Det har lenge vært tema at psykiatri trenger annen organisering enn i dag. Dette ivaretas nå samtidig som helseområdet samordnes med resterende pleie og omsorg. Vi vil få en 2.nivåmodell som fremstår enklere for ansatte, brukere og ledere. Arenakart Det vil bli utarbeidet etter valg av organisering. Arenakartet vil i større grad være dynamisk, dvs settes sammen i forhold til det behovet som til enhver tid eksisterer. Slik vil noen arenaer være faste mens andre vil være midlertidig. Videre prosess Ledelse og organisering Lederrollene i organisasjonen vil bli håndtert først. Så langt det er mulig vil stillinger føres videre og ledere plasseres inn direkte. Stillingen som barnehageleder og barnehagefaglig rådgiver lyses ut internt. Når lederne for de respektive enheter er på plass vil øvrig organiseringsjusteringer gjennomføres. Politisk sekretariat og utviklingskoordinator organiseres direkte under Rådmann. Felles administrasjon Det foreslås opprettet en felles administrativ enhet, som inneholder blant annet personal, økonomi, IKT, arkiv og skatt. Enheten vil ligge som en stab/støttefunksjon under Rådmann, men følges opp driftsmessig av en kommunalsjef/ass. Rådmann. Organisering av felles administrativ enhet ferdigstilles innen utgangen av februar, og implementeres fra 1. mars. Bibliotek følges opp som i dag. Rådgiver Arbeidsgiverpolitikk organiseres under HR, og rapporterer i direkte linje til rådmann. Det iverksettes en egen aktivitet for gjennomgang av merkantile funksjoner i PLO og skole i etterkant av organiseringsprosjektet. TT/LOS Det etableres en felles stab for TT og LOS. Innholdet og organiseringen av Stab PLO utredes i løpet av februar, men implementering fra 1. mars Det forutsettes at staben organiseres som grupper med fagledere, som rapporterer til tjenesteledere/avdelingsledere. Oppfølgning av helsetjenester(lege/legevakt/fysio) er lagt til disse områdene, sammen med oppfølgning av kommuneoverlege. Oppvekst og integrering Voksenopplæringen (VO) og Flyktningtjenesten (FT) organiseres under «Oppvekst og Integrering». Får ansvar for oppfølgning av interkommunalt samarbeid Kultur. Skole Skolene organiseres videre som i dag. En rektor får plass i rådmannens strategiske ledergruppe, som deres representant. Denne rollen vil gå på omgang, og sirkuleres hvert 2. år. Barnehage Området er foreslått organisert i henhold til hovedtrekkene fra barnehageutredningen. Tverrfaglige arenaer og samhandling Arenakart, mandat og deltagere etableres av strategisk ledergruppe i mars med virkning fra 1. april. Side 6 av 7

7 DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Øvrige dokument: Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær... Sett inn saksopplysninger over denne linja Side 7 av 7