Analyse av kommunens administrative bemanning

Transkript

1 Fjell kommune Analyse av kommunens administrative bemanning Sammenlikning med andre kommuner RAPPORT 19.mars 2012

2 Oppdragsgiver: Rapportnr.: Rapportens tittel: Ansvarlig konsulent: Fjell kommune R7641 Analyse av kommunens administrative bemanning Odd Helgesen Dato: 19.mars

3 Analyse av kommunens administrative bemanning Innhold 1 NOEN NØKKELTALL ADMINISTRATIVE STILLINGER PR INNBYGGER SAMMENHENGEN MELLOM SAMLET BEMANNING OG ADMINISTRATIV BEMANNING SAMMENHENGEN KOMMUNESTØRRELSE, SAMLET BEMANNING OG ADMINISTRATIV BEMANNING ADMINISTRATIVE ANDELER STILLINGER OG LØNNSUTGIFTER 9 2 SAMMENLIKNING AV KOMMUNENS ADMINISTRATIVE STILLINGER ADMINISTRATIV LEDELSE MERKANTIL STØTTE TIL ADMINISTRATIV LEDELSE OG SEKRETARIAT FOR POLITISK LEDELSE ØKONOMI, REGNSKAP, SKATT/KOMMUNALE AVGIFTER, LØNN OG PERSONAL IKT, INNKJØP OG ADMINISTRASJON AV EVENTUELL KOMMUNAL BESTILLERENHET POST/ARKIV. SERVICETORG/RESEPSJON/SENTRALBORD. HUSTRYKKERI ORGANISASJONSUTVIKLING OG INFORMASJON STABS- OG STØTTETJENESTER TIL BESTEMTE TJENESTEOMRÅDER ANDRE STILLINGER MERKANTIL STØTTE OG ØKONOMISTØTTE I SKOLER, SYKEHJEM OG HJEMMETJENESTEN 13 3 ADMINISTRATIVE ÅRSVERK PR INNBYGGERE TIL DE ULIKE ADMINISTRATIVE FUNKSJONENE 14 Vedlegg [Skriv her] R7641 3

4 4

5 Analyse av kommunens administrative bemanning Forord I denne rapporten presenteres resultatene fra en analyse av Fjell kommunes administrative bemanning. Analysen tar utgangspunkt i KOSTRA-definisjonene av administrasjon. Den administrative bemanningen i Fjell sammenliknes med bemanningen i en del andre store kommuner. Arbeidet er gjennomført av Odd Helgesen Høvik, Agenda Kaupang AS R7641 5

6 6

7 Analyse av kommunens administrative bemanning 1 Noen nøkkeltall 1.1 Administrative stillinger pr innbygger I figur 1-1 nedenfor viser vi en sammenlikning av kommunens administrative stillinger pr innbyggere. Kommunene er sortert etter stigende folketall. Figuren viser at Fjell kommune har færre administrative stillinger pr innbygger enn flere av de andre kommunene vi har sammenliknet Fjell kommune med. Blant de store kommunene i vårt utvalg er det kun Eidsvoll kommune som har en lavere bemanning. 12,00 Administrative stillinger pr innbyggere sortert etter stigende folketall 10,00 Administrative stillinger pr innbyggere 8,00 6,00 4,00 2,00 Eidsvoll Kongsberg Askøy Ringerike Moss Fjell 2012 Tønsberg Bodø R² = 0,7138 Sarpsborg 0, Folketall Gjerdrum Figur 1-1 Administrative stillinger pr innbyggere. 1.2 Sammenhengen mellom samlet bemanning og administrativ bemanning Den administrative bemanning er selvfølgelig også et resultat av hvor stor den kommunale aktiviteten er. Større aktivitet medfører større behov for administrativ støtte. Bruttodriftsutgifter blir gjerne brukt som en målestokk for kommunenes aktivitetsnivå. I dette tilfellet har vi brukt kommunens samlede bemanning som et uttrykk for kommunenes aktivitetsnivå. I neste figur har vi fremstilt sammenhengen mellom kommunenes samlede bemanning og administrative bemanning. Figuren forteller oss at det naturlig nok - er stor grad av samvariasjon mellom kommunenes aktivitetsnivå og størrelsen på kommunens administrasjon. R7641 7

8 Sammenhengen mellom administrativ bemanning og samlet bemanning Bodø 140 R² = 0,9605 Sarpsborg 120 Administrativ bemanning Ringerike Kongsberg Moss Askøy Fjell 2012 Eidsvoll Tønsberg Samlet bemanning Figur 1-2 Sammenhengen mellom kommunenes samlede bemanning og administrative bemanning. 1.3 Sammenhengen kommunestørrelse, samlet bemanning og administrativ bemanning Figur 1-2 forteller oss at den samlede administrative bemanningen i Fjell er lavere enn man skulle forvente, gitt Fjell kommunes størrelse og aktivitetsnivå. Dette kan også leses ut fra neste figur der vi har satt sammen opplysninger om kommunestørrelse, kommunens samlede bemanning og administrative bemanning i en og samme figur. 8

9 Analyse av kommunens administrative bemanning Sammenheng mellom kommunestørrelse, samlet bemanning og administrativ bemanning Folketall og bemanning Eidsvoll Fjell 2012 Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Folketall, målt i 100 innbyggere 208,7 227,2 248,19 252,85 289,65 303,3 400,06 480,04 529,52 Samlet bemanning, målt i 10 årsverk 103, , ,9 182,2 250,9 286,5 289 Administrative årsverk 48,6 54,4 70,35 67,6 89,28 70,4 101,9 155,8 142 Figur 1-3 Sammenheng mellom kommunestørrelse, samlet bemanning og administrativ bemanning 1.4 Administrative andeler stillinger og lønnsutgifter I tabellen nedenfor blir kommunenes administrative andeler (årsverk) sammenliknet med hva KOSTRA sier om hvor stor andel kommunenes lønnsutgifter til administrasjon utgjør i prosent av kommunenes samlede lønnsutgifter. For de fleste kommunes del ser vi at KOSTRA-tallene er høyere enn hva vi har kommet fram til når det gjelder de administrative stillingenes andel av samlet bemanning. Tabell 1-1 Administrative andeler i denne undersøkelsen, sammenliknet med kommunenes lønnsutgifter i prosent av samlet lønn. Kommuner med mer enn innbyggere Eidsvoll Fjell 2012 Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Folketall pr Administrativ andel - vår undersøkelse 4,71 4,18 4,94 4,54 4,91 3,86 4,06 5,44 4,91 Lønnsutgifter til administrasjon i prosent av samlet lønn. Kilde: KOSTRA 6,8 6,8 6,5 6,4 7,8 6 5,2 7,6 6,6 R7641 9

10 2 Sammenlikning av kommunens administrative stillinger I dette kapitlet gir vi en oversikt av hvor mange årsverk Fjell kommune og en del andre større kommuner har til administrativ ledelse og ulike administrative funksjoner. 2.1 Administrativ ledelse Under administrativ ledelse har vi regnet rådmann, assisterende rådmann, kommunalsjef og eventuelt andre ledere med ansvar for oppfølging av resultatenheter/virksomhetsområder. Tabell 2-1 Årsverk administrativ ledelse. Kommuner med mer enn innbyggere Administrativ ledelse Eidsvoll Fjell 2012 Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Rådmann Assisterende rådmann Kommunalsjefer Andre ledere med oppfølgningsansvar 2 5, Sum 5 6, Merknad: Eidsvoll. Under andre lederstillinger er regnet ledere for to oppvekstsentre. 2.2 Merkantil støtte til administrativ ledelse og sekretariat for politisk ledelse Bemanning av de ovennevnte oppgavene er fremstilt i neste tabell. Undersøkelsen viser altså at det er en del forskjeller mellom kommunene når det gjelder bemanningen av merkantil støtte til administrativ ledelse og sekretariat for politisk ledelse. Det kan se ut som om innsatsen er noe uavhengig av kommunestørrelse. Tabell 2-2 Årsverk til sekretærfunksjoner. Sekretærfunksjoner Eidsvoll Fjell 2012 Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Merkantil støtte til administrativ ledelse 2 0,5 0, ,6 1, Sekretariat for politisk ledelse 2 2 2,8 4 1,8 2,5 1,5 4,5 2,5 Sum 4 2, ,8 5,1 2,75 8,5 3,5 Merknad: Bodø kommune. I sekretariat for politisk ledelse er inkludert 1 årsverk som internasjonal koordinator 2.3 Økonomi, regnskap, skatt/kommunale avgifter, lønn og personal Det kan i noen tilfeller være vanskelig å avgjøre hvor mye innsats som brukes til de oppgavene som er listet opp i tabellen under. Vi har derfor valgt å samle dem i en tabell. Tabellen viser at kommunenes innsats knyttet til de administrative oppgavene som inngår i tabell 2-3 i stor grad øker i takt med kommunestørrelse, selv om det er noen unntak fra denne regelen. 10

11 Analyse av kommunens administrative bemanning Tabell 2-3 Årsverk til økonomi, regnskap, skatteoppkreving, innkreving av kommunale avgifter/gebyrer, lønn og personal. Økonomi, regnskap, skatt/kommunale avgifter, lønn og personal Eidsvoll Fjell 2012 Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Økonomi 3 4, , ,3 Regnskap 5 2,4 6,4 3 5,48 7,8 7,8 10 8,5 Skatteoppkreverfunksjon 6,5 3,3 9 2,6 8 9,2 13, Innkreving av kommunale avgifter og gebyrer 2 0 1,5 1,5 3 2, ,5 Lønn 4 3 3,8 4,6 6 5, ,3 Personal ,9 8, ,45 21,8 9 SUM 24,5 21,8 38,6 24,4 34,48 33,6 44,45 74,8 68,6 Merknad: Kongsberg. Kommunens andel til skatteoppkreverfunksjon er anslått av oss. Andel av befolkning er brukt som fordelingskriterium. 2.4 IKT, innkjøp og administrasjon av eventuell kommunal bestillerenhet Kommunenes innsats til de ovennevnte tjenestene er framstilt i tabell Tabell 2-4 IKT, innkjøp og administrasjon av kommunal bestillerenhet. Kommuner med mer enn innbyggere IKT, innkjøp og adm av kommunal besttillerenhet Eidsvoll Fjell 2012 Kongberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg IKT-drift og IKT-utvikling 1,4 5, ,8 9, Innkjøp 0,7 1 0, Administrasjon av bestillerenhet Juridisk konsulent 0 1 1,5 1, ,8 Sum 3,1 7,7 12,8 10,7 17,8 10, ,8 2.5 Post/arkiv. Servicetorg/resepsjon/sentralbord.Hustrykkeri Vi har sett det som naturlig å se post/arkiv i sammenheng med ressursbruk til servicetorg/resepsjon/sentralbord. Det er ganske store forskjeller mellom kommunene med hensyn til hvor mange årsverk som brukes til post/arkiv og til servicesenter/resepsjon/sentralbord. Forskjellene kan ikke alene forklares med ulikheter i kommunestørrelse. Tabell 2-5 Post/arkiv. Servicetorg/resepsjon/sentralbord. Hustrykkeri. Kommuner med mer enn innbyggere Post/arkiv. Servicetorg/resepsjon/sentr albord. Hustrykkeri Eidsvoll Fjell 2012 Kongberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Post/arkiv 4 6,1 2, ,3 5 11,5 4,2 Servicetorg/resepsjon- /sentralbord 2 3 4,3 3 3,8 2 6, ,8 Hustrykkeri Sum 6 9,1 6, ,8 9,3 12,6 26, Organisasjonsutvikling og informasjon Sju av åtte kommuner i denne kommunegruppen oppgir at de bruker hele eller deler av stillinger til formålene organisasjonsutvikling og informasjon. R

12 Tabell 2-6 Organisasjonsutvikling og informasjon. Organisasjonsutvikling og informasjon Eidsvoll Fjell 2012 Kongberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Organisasjonsutvikling , Informasjon , ,8 Sum ,1 4, ,8 2.7 Stabs- og støttetjenester til bestemte tjenesteområder Poenget har vært å undersøke om kommunene har satt av særskilte ressurser til oppfølging og utvikling av de store tjenesteområdene slik som skole, barnehage, pleie- og omsorg. Som nevnt innledningsvis skal faglige stabsstillinger som bidrar til utvikling/koordinering og direkte brukerrettede oppgaver av bestemte tjenester, knyttes til de funksjonene som de aktuelle tjenestene sorterer inn under. Vi innser at avgrensing mellom faglig stillinger og eventuelle administrative stillinger på dette området kan være vanskelig. Følgende tall er innrapportert. Tabell 2-7 Stabs- og støttetjenester til bestemte tjenesteområder. Kommuner med mer enn innbyggere Stabstillinger Eidsvoll Fjell 2012 Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Pleie- og omsorg 0 0, ,8 8 6,3 Barnehager , Grunnskole 0 0, ,8 3 2 Samfunn ,1 0 Kultur/oppvekst fellesadm 3 Andre områder 4 2,6 10,4 Sum 4 3, ,5 21, ,3 Merknad: Fjell kommune. Under andre områder hører administrativ støtte til helsesjef (0,1 årsverk), administrativ støtte til sosialsjef inkl. barnevern (2,0 årsverk) og administrativ støtte til NAV-kontor (0,5 årsverk). Tønsberg kommune. Kommunen har en antakelse om at noen av stabsstillingene ikke burde vært registrert som administrative. Kommunen har i denne runden ikke hatt anledning til å gjøre en nærmere vurdering av dette. 2.8 Andre stillinger I tabellen nedenfor har vi tatt med andre administrative stillinger som det har vært vanskelig å innplassere i tabellene ovenfor. Tabell 2-8 Andre stillinger.. Andre stillinger Eidsvoll Fjell 2012 Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Rådmannens stab 0,4 5 Eiendomssjefen Leder av fellestjenester Sikkerhetsleder 0 0 0, Merkantil støtte ansettelsesprosesser 0 0 2, Diverse oppgaver , Sum 0 0,4 0 3,4 5, Merknad: Fjell kommune. 0,4 årsverk i rådmannens stab er stilling i prosjektstab hos rådmannen 12

13 Analyse av kommunens administrative bemanning 2.9 Merkantil støtte og økonomistøtte i skoler, sykehjem og hjemmetjenesten I kartleggingen spurte vi også om hvor mye ressurser/årsverk som kommunen har satt av til merkantil støtte og økonomistøtte på skoler, i sykehjem og i hjemmetjenesten.dette er stillinger som ikke omfattes av hva KOSTRA definer som administrasjon og kommer i tillegg til den administrative støtten som virksomhetene får fra kommunens sentraladministrasjon. Resultatene vises i tabellen nedenfor. Tabell 2-9 Merkantil og økonomistøtte på skoler, sykehjem og i hjemmetjenesten.. Administrativ nærstøtte Eidsvoll Fjell Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Skoler 6,00 10,00 9,93 9,90 12,50 10,00 16,30 19,85 15,40 Sykehjem 3,00 1,00 0,00 1,00 20,40 3,00 3,40 7,00 11,15 Hjemmetjenestene 2,00 1,50 0,00 1,00 0,00 7,30 7,65 30,85 0,00 Sum 11,00 12,50 9,93 11,90 32,90 20,30 27,35 57,70 26,55 Merknad: Sarpsborg. Administrativ nærstøtte til sykehjem dekker også hjemmetjenesten. R

14 3 Administrative årsverk pr innbyggere til de ulike administrative funksjonene For lettere å kunne foreta en samlet vurdering av kommunenes administrative bemanning har vi laget en samletabell der vi viser årsverk pr innbygger til de samlefunksjonene som er presentert ovenfor. Tabell 3-1 Årsverk pr innbyggere til ulike administrative funksjoner. Kommuner med innbyggere. Årsverk pr innbyggere til Eidsvoll Fjell Kongsberg Askøy Ringerike Moss Tønsberg Bodø Sarpsborg Admnistrativ ledelse 0,24 0,36 0,28 0,47 0,48 0,16 0,10 0,19 0,11 Merkantil støtte/sekretariat for politisk ledelse 0,19 0,11 0,12 0,20 0,10 0,17 0,07 0,18 0,07 Økonomi, regnskap, skatt/kommunale avgifter, lønn og personal 1,17 1,18 1,56 0,96 1,19 1,11 1,11 1,56 1,30 IKT, innkjøp og adm av kommunal besttillerenhet 0,15 0,18 0,52 0,42 0,61 0,36 0,40 0,37 0,56 Post/arkiv. Servicetorg/resepsjon/sentr albord. Hustrykkeri 0,29 0,38 0,28 0,40 0,34 0,31 0,31 0,55 0,32 Organisasjonsutvikling og informasjon 0,10 0,18 0,08 0,08 0,16 0,07 0,02 0,06 0,07 Stabs- og støttetjenester til bestemte tjenesteområder 0,19 0,00 0,00 0,00 0,00 0,12 0,53 0,33 0,19 Andre stillinger 0,00 0,09 0,00 0,13 0,20 0,03 0,00 0,00 0,06 SUM 2,33 2,48 2,83 2,67 3,08 2,32 2,55 3,25 2,68 14