HEMNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 8. mai 2009 kl. 12.00 15.00. Møtested: Hemne rådhus, møterom Formannskapssalen. Saknr: 13/2009-19/2009. Arkivsaknr.: 156/2009. Møteleder: Geir Rostad Møtende medlemmer: Geir Rostad leder Erik Snekvik nestleder Ellen Ødegård Møtende varamedlemmer: Forfall: Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 13 15 16 17 18 19 14 /2009. Andre møtende: Per O. Johansen møtesekretær Ann Jorid Hyttnes Revisjon Midt-Norge IKS Torger Aarvaag rådmann sak 15 /2009 Oddbjørn Berg kommunalsjef sak 15 /2009 Randi Viken fagsjef regnskap sak 16 /2009 Merknader til innkallingen: Ingen merknader
Sak 13/2009 Godkjenning av protokoll fra møte 27.04.2009 Kontrollutvalget 08.05.2009 13/2009 fra kontrollutvalgets møte den 27.04.2009 godkjennes. fra kontrollutvalgets møte den 27.04.2009 godkjennes. Arkivsak: Sak 14/2009 Referatsaker Kontrollutvalget 08.05.2009 14/2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunal- og regionaldepartementet 03.04.2009: Skjerper habilitetsreglene. Jf. Ot.prp nr 50 (2008 2009) Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer i offentlig heleide selskaper). 2. Kommunal- og regionaldepartementet 03.04.2009: Flere kvinner inn i styrerommene. Jf. Ot.prp nr 57 (2008 2009) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kjønnsbalanse i styrene i aksjeselskaper som er eid av kommuner). 3. Innst. O. nr. 62 (2008-2009) Innstilling til Odelstinget fra kommunal- og forvaltningskomiteen om lov om endringer i kommuneloven og svalbardloven (om tillitskapende forvaltning mv. i kommuner og fylkeskommuner). Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 2
Sak 15/2009 Orienteringer fra rådmannen Kontrollutvalget 08.05.2009 15/2009 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelser til orientering. Rådmann Torger Aarvaag og kommunalsjef Oddbjørn Berg orienterte om aktuelle saker i henhold til kontrollutvalgets forespørsel, jf. sak KU-9/2009, og svarte på spørsmål. Følgende dokumenter ble fremlagt i møtet: 1. Notat av 05.05.2009 vedrørende Redegjørelser publisering kommunale avgifter og gebyrer. 2. Utdrag fra Plan- og bygningsloven (14.06.1985 nr 77) kap VII Reguleringsplan. 3. Utdrag fra Plan- og bygningsloven (27.06.2008 nr 71) kap 12 Reguleringsplan. 4. Notat vedrørende Redegjørelse om gruppeinndeling i matematikkfaget i ungdomsskolen. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelser til orientering. Arkivsak: Sak 16/2009 Årsregnskap for Hemne kommune for 2008 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget 08.05.2009 16/2009 Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet for Hemne kommune for 2008: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HEMNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i sak KU-16/2009 i møte den 08.05.2009 behandlet Hemne kommunes årsregnskap for 2008. Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er datert av rådmannen og fagsjef regnskap den 24.02.2009. I tillegg har rådmannen avgitt årsberetning datert den 25.03.2009. Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Hemne kommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 15. april 2009. 3
Årsregnskapet for Hemne kommune for 2008 viser et regnskapsmessig resultat på kr 0. Regnskapet viser videre at selve driften i kommunen, uttrykt ved brutto driftsresultat, går med ca 7,5 millioner kroner i underskudd. Det vil si at aktivitetsnivået er høyere enn det kommunens løpende inntekter tilsier. Sett i lys av at Hemne kommune også planlegger store investeringer fremover, vil kontrollutvalget anbefale at kommunen setter et sterkt fokus på økonomistyring, budsjettdisiplin og effektiviseringer i driften. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2008, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2008 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Hemne kommunes virksomhet for 2008 og for kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2008. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Hemne kommune for 2008 slik det er avlagt. Rådmannen v/ fagsjef regnskap Randi Viken orienterte om regnskapet for Hemne kommune for 2008 og svarte på spørsmål. Ann Jorid Hyttnes fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om revisjonen av årsregnskapet for Hemne kommune for 2008 og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet for Hemne kommune for 2008: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HEMNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i sak KU-16/2009 i møte den 08.05.2009 behandlet Hemne kommunes årsregnskap for 2008. Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er datert av rådmannen og fagsjef regnskap den 24.02.2009. I tillegg har rådmannen avgitt årsberetning datert den 25.03.2009. Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Hemne kommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 15. april 2009. Årsregnskapet for Hemne kommune for 2008 viser et regnskapsmessig resultat på kr 0. Regnskapet viser videre at selve driften i kommunen, uttrykt ved brutto driftsresultat, går med ca 7,5 millioner kroner i underskudd. Det vil si at aktivitetsnivået er høyere enn det kommunens løpende inntekter tilsier. Sett i lys av at Hemne kommune også planlegger store investeringer fremover, vil kontrollutvalget anbefale at kommunen setter et sterkt fokus på økonomistyring, budsjettdisiplin og effektiviseringer i driften. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2008, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2008 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Hemne kommunes virksomhet for 2008 og for kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2008. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Hemne kommune for 2008 slik det er avlagt. 4
Sak 17/2009 Årsmelding for kontrollutvalget for 2008 Kontrollutvalget 08.05.2009 17/2009 Kommunestyret Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for 2008. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for 2008. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Arkivsak: Sak 18/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Kontrollutvalget 08.05.2009 18/2009 Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. 5
Sak 19/2009 Eventuelt Kontrollutvalget 08.05.2009 19/2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Følgende saker ble tatt opp under eventuelt: a) Kontrollutvalgets møte i juni endring av møtedato Kontrollutvalgets møte i juni, som opprinnelig var berammet til fredag 26. juni, flyttes frem til fredag 12. juni 2009. b) Status Utviklingen i Hemne kommunes økonomi i 2009 Kontrollutvalget ønsker i sitt første møte etter sommerferien en orientering om den økonomiske situasjonen i Hemne kommune så langt i 2009, og gjerne med en prognose for året som helhet. 6