Norsk Bobil Og Caravan Club Avdeling Hammerfest Referat fra Ekstraorderinært Årsmøte 2015. Avholdt: 05.03.15, Kl 18.00 Sted: Hammerfest Kommunehus 2 etg Tilstede: 28 medlemmer. Som representant fra NBCC sentralt møtte Roald Moksnes & Ottar Kaspersen. Kl 20.00 (Etter sak 6) måtte ett medlem fratre, og det er derfor etter det kun 27 stemme berettige. Sak 1: Åpning og konstitusjon. Ottar Kaspersen, Landstyre medlem (avdeling Nordkapp) åpnet møtet, og ønsket alle medlemmer velkommen. Det ble referert til møteinnkallingen, som ble godkjent med kommentar om at punktet budsjett manglet, og nummereringen var feil. Det var satt opp følgende dagsorden: 1. Åpning og konstituering 2. Valg av møteleder, møtesekretær og to medlemmer til å underskrive protokollen 3. Årsberetning 2014 4. Regnskap 2014 5. Innkomne forslag 6. Budsjett 2015 7. Valg 8. Avslutning Dagsorden ble vedtatt og møtet erklært lovlig satt. Sak 2: Valg av møteleder, møtesekretær og to medlemmer til å underskrive protokollen. Møteleder: Ottar Kaspersen. Møtesekretær: Mona Lundmark. To til å underskive protokoll: Tone Holmgren og Bjørn Eliassen. Sak 3: Årsberetningen 2014 Karin Isaksen leser opp årsberetningen. Merknad på at styresammensetningen var feil, da det kun er satt opp styret etter det ekstraorderinære årsmøtet juni 2014, og ikke styrets sammensetning før 04.06.14. Styret før juni besto av Jan Åge Sundquist leder, Mona Lundmark Nestleder, og Jan Ove Sætermo 2. Vara medlem. De øvrige plassene i styret var uforandret. Godkjent med disse merknadene. (Merknad etter møtet: Undertegnede fant flere feil i årsberetningen. Dette er notert som merknad i årsberetningen, da den ble skrevet på nytt.)
Sak 4: Regnskap 2014 Regnskapet ble lest opp av Roald Moksnes. Kommentar på hvorfor forsikringsoppgjøret fortsatt står under inntekter. Resultat regnskapet enstemmig godkjent. Balanse regnskapet. Ved høye utbetalinger må det godkjennes av hele styret. Det kom kommentar fra medlem om at høyrente kontoen ikke øker, men hadde minket. Det kom da frem at det i 2009, var blitt overført kr 150 000,- fra høyrentekonto til budsjettkonto. Noe som vil kunne forklare det at høyrente kontoen ikke har økt, men minket. Uten noen form for papirer på møtet, ble det vanskelig å finne ut av dette. Men merknad og ønske fra medlem om at styret skal redegjøre for denne overførselen i ettertid på et medlemsmøte. Det var merknad fra sentralt hold at revisjonsrapporten burde innehold en merknad at avdelingen hadde svært høye kundefordringer (Kr 119 144,70). Dette skulle stått nedskrevet i revisjonsrapporten, siden det har en stor betydning for avdelingens økonomi. Det ble også stilt spørsmål fra ordstyrer hvordan revisjonen har foregått, og det kom da frem at regnskapet ble gjennomgått sammen med leder og nestleder, og revisor fikk da forevist en del bilag for kontroll. Og at arket revisjonsberetningen er skrevet på, var noe revisor fikk ferdig utfylt, som bare skulle signeres. Sak 5: Innkomne forslag Forslag fra Mona Lundmark: Manglende betaling av depositum, plassleie og strøm koster klubbens betalende medlemmer ganske mye. Forslag om å øke gebyret på purringer da dette koster mange tusen. Forlaget var enstemmig vedtatt i styret. Vedtak: Årsmøtet vedtok enstemmig at purregebyret og renter kan økes etter godkjente satser. Telefongodtgjørelse. Forslag fra styret. Forslag om å øke telefongodtgjørelsen for leder til kr 1000,- og kasserer til kr 500,- pr år. Møtegodtgjørelse. Forslag fra styret. Forslag om å øke møtegodtgjørelsen pr styremøte fra kr 200,- til kr 300,- 19 stemte for forslaget. 9 stemte imot forslaget. Vedtak om å øke godtgjørelsen til kr 300,- pr styremøte Forslag på møtet, fra Ottar Kaspersen. Siden avdelingen har store utestående fordringer, bl.a på strøm, ble det foreslått at de medlemmer som ikke betaler regningen, vil få sine strømbokser avlåst, inntil utestående beløp er gjort opp. Medlemmer som ikke betaler, må også forlate plassen. Vedtak: Dersom noen ikke betaler i henhold til forfall, skal avdelingen send ut 2 purringer. Dersom disse ikke betales, kan avdelingen benytte seg av namsmannen, ved utkastelse. Ved utestående fordringer på strøm, skal strømboks låses av, inntil regningen er gjort opp.
Sak 6: Budsjett 2015 Budsjett for avdelingen. Forslag Fjerne reisegodtgjørelse på kr 4500,- på kostnadssiden. (Avdelingen betaler 500,- kr pr døgn til styremedlem som er på reise for avdelingen) 16 stemmer for å fjerne den. 12 stemmer for å beholde den. Vedtak at reisegodtgjørelsen fjernes. Grasrotandelen har tidligere vært vedtatt brukt på alle medlemmer. Den har de senere årene vært brukt for å få regnskapet til å gå i balanse med inntekter/utgifter. Med å fjerne reisegodtgjørelsen på kr 4500,- fra utgiftssiden, kan 4500,- av de 7500,- det er budsjettert skal komme inn på grasrotandelen, brukes til en sammenkomst for alle medlemmer. Vedtatt budsjett avdeling 127: Konto Regnskap 2014 Budsjett 2015 Inntekter Grasrotandelen 3320 6708,10 7500 NBCC Sentralt medlems inntekter 3300 28300 29000 Rente inntekter 8050 251,59 200 Sum Inntekter 35259.69 36700 Utgifter Styrehonorar 6710/5330 17250 18500 Møtekostnader 6860 2832,90 6500 Gaver/Oppmerksomhet 7430 418 2000 Hjemmeside/Avisannonser 7320 4664,4 1000 Profileringartikler 7460 0 1000 Bank gebyr 7770 1462.82 1500 Sammenkomst alle medlemmer 0 4500 (Del av grasrotandel) Region Gebyr 1840 1700 Sum Utgifter 28468.12 36700 Budsjett for Skaidi: Forslag fra styret. Bort med Canal Digital (Kostnadsbesparelse kr 5000,-) 20 stemmer for å beholde det. 8 stemmer for å fjerne det. Vedtak: Canal Digital beholdes. Det kom på årsmøtet opp at et medlem sa seg villig å ta Canal Digital på seg selv. Dette gjør at utgiften går ned blir 1200,- pr år. Bytte Regnskapsbyrå Enstemmig vedtatt at styret skal bytte regnskapsbyrå, for å spare utgifter
Økning av Plassleie: Økning av plassleie pr år kr 450,- for å få høyere inntekter. Dette er nødvendig for å få regnskapet mer i balanse. 27 stemmer for å øke plassleien. 1 stemme for å beholde den slik den er. Vedtak: Plassleien øker med 450,- eks MVA kr pr år. Vedtatt budsjett Skaidi 2015: Konto Regnskap 2014 Budsjett 2015 Inntekter Salg Rekvisita 3010 3000 0 Lodd salg Skaidi 3110 3480 3500 Strøminntekter 3910 97 929,50 90 000 Plassleie 64x4153,7 eks MVA 3600 245 936,16 269 990 Sommerleie + div 3990 0 0 Rente Inntekter 8050 5361,03 4500 Sum Inntekter 355 706, 69,- 367 990,- Utgifter Arr. Kostnader Påsken 2015 7440 3076,40 2000 Strøm 6340 72 834,68 85 000 Septik Tømming 6320 7000 10 000 Brøyting 6400 21 172 22 000 Reparasjon /Vedlikehold 6620 1007,20 20 000 Mobil/telefon 6900 1251 1500 Internett 6905 2774,4 3000 Vaskemiddel/Papir 6560 2604,56 3000 Canal Digital 6565 4449,44 1200 Forsikring 7500 11 796,15 13 000 Eiendoms- og Festeavgift 7750 6620,40 7000 Betaling av lån + renter 2242/2244 115 000 134 000 Kontor Rekvisita 6800 2411,19 3000 Honorar Regnskap 6720 29 197,60 22 000 Tapte Fordringer leie 7830 0 1000 Tapte Fordringer Strøm 7835 1823 1000 Driftsmateriale 6550 9541 8000 Vedlikehold Strøm 6620 1007,20 5000 Annonse 7320 6617,20 6000 Arr. Kostnader St.Hans 7442 0 0 Gebyr inkasso 7550 0 1000 Renteutgifter 8150 16 595,55 24 000 Bankgebyr 7770 1462,82 2000 Sum Utgifter 318 241,79 374 700,- Underskudd -6710,- Det ble på årsmøtet vedtatt et underskudd på 10760,- Når undertegnede kontrollregnet tallene, ble underskuddet noe lavere. Da summeringen i inntekstsiden i utgangspunktet var feil. Legger samtidig merke til at Bankgebyr står oppført både på avdelingen og Skaidi (Konto 7770, Kr 1462,82 noe som er feil, men det er ikke fjernet, da dette er et vedtatt budsjett). Den ene plassen med et budsjett på kr 1500,- den andre plassen med et budsjett på kr 2000,-
Sak 7: Valg Ett innkommet forslag. Roald Moksnes leste opp et brev, hvor Jan Ove Sætermo stilte seg disponibel til å være med i styret som alt utenom kasserer/sekretær, med forbehold om styrets øvrige sammensetning. Forslag på leder: Benkeforslag/Innkommet skriftlig forslag. Kjersti Sollien Iversen: 14 stemmer. Jan Ove Sætermo: 13 stemmer. Kjersti Sollien Iversen valgt som leder av avdelingen. Benkeforslag på øvrige kandidater, ingen motkandidater på resterende verv. Leder: Kjersti Sollien Iversen 2 år Nestleder: Bjørn Andor Eliassen 1 år Sekretær: Ann Inger Rønquist 1 år Kasserer: Wenche Myrland Tollefsen 2 år Styremedlem; Arild Mauno 2 år Styremedlem: Jan-Åge Sundquist 2 år Styremedlem: Frode Johannessen 1 år 1 Vara: Sissel Fredriksen 1 år 2 Vara: Kjetil Jacobsen 1 år Revisor: Kine Rønquist 2 år Vara Revisor: Nils Mathisen 1 år Ridder Kollegiet: Leder: Mona Lundmark 1 år Medlem: Karin Isaksen 1 år Medlem: Bjørn Wiik 1 år Valgkomité: Leder: Dag Ove Mikalsen 1 år Medlem: Rolf Magnus Mauno 1 år Medlem: Rikhardur Johnasson 1 år Vara: Anita Mathisen 1 år Plasskomité: Velges av styret. Sak 8: Avslutning Ordstyrer Ottar Kaspersen takket så mye for oppmøtet og gratulerte de nyvalgte i styret. Årsmøtet avsluttet 20.35 Referatet er skrevet av leder Kjersti Sollien Iversen, etter møtet.