Utskrift av møtebok for Dåfjord syd-vestre jaktfelt. Styremøte lørdag 11. Januar 2014 kl

Transkript

1 Utskrift av møtebok for Dåfjord syd-vestre jaktfelt. Styremøte lørdag 11. Januar 2014 kl Avholdt hos Karin Svendsen, Dåfjord Tilstede: Sissel Eliassen, Karin Svendsen og Thomas Austad på telefon fra Oslo. Forfall: Håkon Solli, Thomas Austad og Sverre Benum. Kommentar: Thomas Austad, Håkon Solli og Sverre Benum meldte forfall på så kort varsel at det ikke lot seg gjør å få innkalt vararepresentanter. Dette satte styret i en «nødsituasjon» m.h.t. at tidspunkt for årsmøte er orientert medlemmene. For å få gjennomført møtet deltok Thomas Austad på telefon fra Oslo. SAK 1/2014 GODKJENNING AV REFERAT FRA STYREMØTE 25. NOVEMBER 2013 Protokollen fra møtet ble gjennomgått. Protokoll godkjent og må signeres på neste styremøte. SAK 2/2014 MØTEGODTGJØRELSE OG STYREHONORAR Forslag fra styret: Styrehonorar bør fordeles på de forskjellige styremedlemmene i forhold til ansvar og arbeidsmengde. STYREHONORAR: Leder: Kr. 2000,- Sekretær: Kr. 1500,- Kasserer: Kr. 1500,- Styremedlem 1: Kr. 500,- Styremedlem 2: Kr. 500,- Kompensasjonen forutsetter at styremedlemmene møter på minimum 2/3 av styremøtene. Dersom det ikke skjer, reduseres beløpet etter oppmøte på styremøtene. Varamedlemmer får ikke godtgjørelse før de møter på 50% av styremøtene. 1. Styrehonorar fastsettes slik styret har foreslått. 2. Fastsatt styrehonorar etterbetales for 2011 og

2 SAK 3/2014 REGNSKAP 2013 og FORSLAG TIL BUDSJETT 2014 Gjennomgang av regnskap 2013: Viser fordringer på Kr. 4020,00, dette er to av deltagerne på årets jaktlag som ikke har betalt sin kjøttandel. Hessfjords andel av totale inntekter på Kr ,- er Kr. 3625,14 Gjennomgang av forslag til budsjett Budsjett 2014: Å tallfeste utbetaling til grunneierne kan skape forventninger som man evt. ikke kan innfri, da det er årsmøtet som skal fastsette størrelsen på utbetalinga til grunneierne. Oppgjør elgkjøtt oppleves svært optimistisk og reduseres til Kr ,-, ettersom man ikke vet hvordan tildelinga av dyr blir etter at minstearealet er satt ned i hele kommunen. 1. Sekretær tilskriver de grunneierne som har leid ut egen eiendom til elgjakt og påpeker deres ansvar i forhold til at oppgjøret for elgkjøttet ikke er betalt innen tidsfristene. 2. Punktet utbetaling til grunneier tas ut av Budsjett for Oppgjør elgkjøtt settes til Kr ,- på Budsjett for Det må settes av Kr. 6000,- til Styrehonorar, samt Kr ,- som kortsiktig gjeld for å sørge for at det er dekning dersom Årsmøtet vedtar at det skal etterbetales Styrehonorar for 2011 og Sette av Kr. 6000,- på budsjett for 2014 som kan benyttes til evt. ny digital oppmåling til tellende jaktbart areal for Dåfjord syd-vestre jaktfelt. (Se sak 8/2014). SAK 4/2014 ÅRSMELDING Leder sender årsmelding på mail til øvrige styremedlemmer for godkjenning før den legges ved innkalling til Årsmøte. SAK 5/2013 ARBEIDSPLAN FOR 2014 Leder sender Arbeidsplan på mail til øvrige styremedlemmer for godkjenning før den legges ved innkalling til Årsmøte. SAK 6/2014 VALG 1. Styret ber Sverre Benum kontakte valgkomitéen dersom han ikke ønsker å sitte i styret fram til Årsmøtet i

3 2. Sekretæren tilskriver valgkomitéen med oversikt over hvem som er på ordinært valg. SAK 7/2014 ENDRING AV VEDTEKTER 1. 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering, sier: Ordinært årsmøte skal avholdes innen 1. Mars. Saker som medlemmene ønsker å ta opp på årsmøtet skal være innkommet til styret innen 15. januar. Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering: «Ordinært årsmøte skal avholdes innen 20. februar og på samme dato som årsmøte for Soltinddalen sameie. Saker som medlemmene ønsker å ta opp på årsmøtet skal være kommet inn til styret innen 31. desember. 6 ÅRSMØTET punkt 6.3 Årsmøtet skal, sier: Velge leder, 4 styremedlemmer og to vararepresentanter for to år om gangen, men slik at to styremedlemmer og én vararepresentant er på valg hvert år. Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTE, punkt 6.3. Årsmøtet skal: «Årsmøtet skal velge leder, 4 styremedlemmer og to vararepresentanter for to år om gangen, men slik at 2 styremedlemmer og 1 vararepresentant er på valg i partallsår og 3 styremedlemmer og 1 vararepresentant er på valg i oddetallsår.» Velge revisor for to år Styret har diskutert saken og ønsker å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTE punkt 6.3 Årsmøtet skal: «Årsmøtet skal velge 1 revisor for 1 år». 2. Sameiet Karanes har innsigelser i forhold til kunngjøring av årsmøtet med tre ukers varsel, begrunnelsen legges ved. 1. B. Ad Samordning av tidsfrister m.m. (ref. deres brev av ) 2. Forslaget om den beskrevne samordning begrunnes med at det vil gjøre det lettere å samle flere til årsmøtene. 3. Dersom dette er et ønske bør også møtetidspunktet kunngjøres for medlemmene minst 8 uker før. 4. Da vil de fleste ha mulighet til å sette av datoen for årsmøtene. 5. Gnr./bnr. 7/4 Karanes anmoder om at det føyes til et 4de punkt i styrets forslag til vedtak: 6. 4) Tidspunktet for årsmøtet skal kunngjøres med minst: 8 ukers varsel 7. For Sameiet Karanes 3

4 Kristian Hansen Rolf Karanes Margaret Sæther Gerd K. Hestnes sign. sign. sign. sign. 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering, sier: Styret er ansvarlig for å sende innkalling til årsmøtet. Innkallinga skal skje skriftlig med minst tre ukers varsel. Styret har diskutert saken og ønsker ikke å endre VEDTEKTENE 6 ÅRSMØTET punkt 6.1 Konstituering. Begrunnelse: Styret skal etterstrebe og sende ut varsel om årsmøtetidspunkt til grunneierne så tidlig som mulig for å imøtekomme ønsket, men formell innkalling kan ikke skje før man vet at regnskapet vil være avsluttet og revidert tidsnok til møtet. SAK 8/2014 KOMMUNESTYREVEDTAK VEDR. REDUKSJON AV MINSTEAREAL. Informasjon fra leder: 1. Minstearealet er redusert fra dekar til 6000 dekar for tildeling av dyr til elgjakta. Minstearealregelen er gjeldende i hele Karlsøy kommune. 2. Målplandokumentet som var til behandling i Kommunestyremøtet i Desember 2013, ble oversendt til «Viltnemda» for realitetsbehandling. Om Målplandokumentet blir endelig vedtatt uten endringer, vil det bety at man får tellende areal opp til 300m. Totalt nytt tellende areal, vil evt. kunne gi større tildeling av dyr. samt at noen eiendommer vil kunne få større uttelling i forhold til utbytte av elgjakta. Hvem som evt. skal stå for ny oppmåling er ikke avklart pr. dato, om kommunen tar ansvar for det eller man må forestå dette selv. Leder har kontaktet Brendeløkken som har foretatt digital oppmåling for oss tidligere, og mener at ny oppmåling ikke vil komme på mer enn ca. Kr. 6000,- Man setter av Kr. 6000,- på budsjett for 2014 som kan benyttes til evt.ny digital oppmåling til tellende jaktbart areal for Dåfjord syd-vestre jaktfelt. SAK 9/2014 SAMARBEID MED HESSFJORD Styret sender over saka til endelig behandling i Årsmøte 2013 SAK 10/2014 ENHETSREGISTERET Leder informerer om at dette vil være i orden til Årsmøtet for

5 Møtet slutt Kl Tromsø Rett avskrift Karin Svendsen 5