Tilstede på møtet NÆRØY KIRKELIGE Styre, Råd, utvalg mv. Nærøy kirkelige fellesråd Møtested Kolvereid Møtedato 20.06.12 Fra kl. 10.00 Til kl. 12.00 Medlemmer (Angi evt. hvem som er fraværende) Einar Eidshaug, Brynhild Løeng, Søren Skagemo, Otto Kjøglum, Tore Ramfjord, Liv Pedersen, Åse Johnsen, Lena Kjærstad, Brit-Karin Theimann Forfall: Camilla M. Vågan Varamedlemmer Andre Reidun Gutvik Korssjøen, kirkeverge Eldrid Ramstad, ansatterepresentant Behandlede saker Sak nr./år FS12 20 t.o.m. FS 12-28 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til Medlemmer, revisjon, rådmann
MØTEBOK Side : 2 Offentlig x Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.:f12-20 Sak: ORIENTERINGER OG REFERAT Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Orientering om aktuelle saker: 1. Referat fra AU den 25.05.12 2. Åpningstiden ved kirkekontoret i sommer blir tirsdag til fredag kl. 10.00 14.00. 3. Taket i konfirmantsalen i Salsbruket kirke ble restaurert i vår. Vi valgte også å få malt 4 vinduer som var blitt skiftet ut for noen år siden, men som ikke var blitt etterbehandlet. Utgifter totalt (inkl. mva) kr. 23.600,-. 4. Torsdag 31. mai gjennomførte vi en stabsdag for alle ansatte ved kirkekontoret. Vi hadde en gjennomgang av hva som er særegent med vår organisasjon, bl.a. to arbeidslinjer, hva det vil si å arbeide i kirken, etc., samt et tema med hovedvekt på kommunikasjon og samarbeid. Vi har mottatt støtte både fra bispedømmet og KA til en studietur i september, hvor vi vil forsette arbeidet med stabsutvikling. 5. Vi har nå mottatt vår nye kopimaskin. Den har allerede bidratt til en enklere arbeidshverdag. 6. Nærøy kommune ved Håvard Hernes har lovet oss branntilsyn i alle kirkene i løpet av høsten. Vi må også ha en gjennomgang av safene i kirkene, da vi mistenker flere for ikke å være godkjente ift dagens krav. 7. Det er nå nye lydanlegg i Lundring og Kolvereid. Gravvik ønsker også ny forsterker og en trådløs mikrofon til. Kirkevergen har søkt om fondsmidler fra
Den norske kyrkjas landsfond på inntil 25 000,- kr. til inndekning av del av utgiftene til lydanlegg. 8. Vi har kjøpt nytt kjøleskap til menighetshuset da det andre sluttet å virke. Vi har også gått til innkjøp av en vaskemaskin som skal være til felles benyttelse til både arbeidsklær, vaskeutstyr, duker, etc. for alle kirkene i Nærøy. Utgifter kom til sammen på kr 5.780,-. 9. Kirkevergen ansetter Dawit Andu Ghebremedhin, 36 år, fra Eritrea, som ekstrahjelp til kirkegårdsarbeid 5 uker i sommer, fom 25.06. tom 27.07. Orienteringen tas til etterretning. Vedr. punkt 6 i orienteringen bes kirkeverge undersøke om det foreligger en plan over arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling ved evt. brann, inkludert plan for brannøvelser. Hvis ikke, bør det utarbeides.
MØTEBOK Side : 4 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.:f12-21 Sak: ENDELIG GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR NÆRØY KIRKELIGE 2011 Vedlagte dokumenter (utsendt): Revisjonsberetning for 2011. Andre dokumenter (ikke utsendt): Årsregnskap og årsrapport 2011 SAKSOPPLYSNINGER: Regnskapet for 2011 hadde et merforbruk på kr. 160 110,-. I fellesrådsmøtet den 16.02.12, vedtok fellesrådet å bruke midler fra driftsfond 6510: Ekstarordinært vedlikehold kirker, pålydende kr. 155. 423,- til inndekning av merforbruket i 2011. Reelt merforbruk er da på kr. 4. 687, 29. Årsregnskap og årsrapport ble sendt til revisjon rett etter forrige fellesrådsmøte. Revisjonsrapporten er mottatt, årsrapport og årsregnskap er godkjent. Nærøy kirkelige fellesråd godkjenner revidert årsregnskap og årsrapport for 2011.
MØTEBOK Side : 5 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.:f12-22 Sak: REGNSKAPSPAPPORT FOR PERIODEN 01.01.12 31.05.12 Vedlagte dokumenter (utsendt): Regnskapsrapporter 01.01.12 31.05.12 Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNING: Regnskapet for januar til og med mai måned viser et mindreforbruk på kr. 2.798. Det betyr at vi ligger rimelig tett opp mot forventet forbruk. Imidlertid er ikke den forventede innsparingen på kr. 120 000 i løpet av 2012 inkludert i denne regnskapsoversikten. Følgende avvik kommenteres: Mindreforbruk på lønn skyldes i hovedsak at en ansatt har hatt 15 % ulønnet permisjon i sin faste stilling, samt at pensjonsinnskuddet har vært noe lavere enn forventet. Mottatt sykelønn-refusjon skyldes trosopplæringsleders svangerskapspermisjon. Hun var tilbake i stillingen den 18. april. Avd. trosopplæring har merforbruk på aktivitetsrelatert forbruksmateriell som skyldes oppstart av barnekroker i kirkene. Dette har vært en målrettet aktivitet, og kan forsvares ut ifra totalbudsjettet til avd. trosopplæring. Merforbruk på forbruksmateriell skyldes at fellesrådet legger ut for materiell til menighetsrådene. Dette faktureres menighetsrådene, og inntektsføres som refusjon fra menighetsrådene i regnskapet. Merforbruket på konto inventar og utstyr skyldes i hovedsak innkjøp av lydanlegg til kr. 45 000,-, orgelkrakk kr. 9500,- og snøfreser, kr. 35 400,-. Kirkevergen har søkt om fondsmidler, og skal i tillegg sende ut tiggerbrev til lokale organisasjoner og bedrifter i håp om å få økonomisk støtte til å dekke en del av utgiftene til lydanleggene. I tillegg har trosopplæringleder investert i kirkeløpere til 6 barnekroker for til sammen 29 760,-. Overføringer til bundne fond, er penger bevilget fra bispedømmet som skal dekke lønnsutgifter til prostesekretær ut året. SAKSVURDERING: Pr. i dag holder vi oss akkurat innenfor budsjettrammen, men dette er uten den forventede innsparingen på totalt 120 000 i løpet av hele 2012. Dette er nærmere utredet i sak F12-26 som omhandler fellesrådets økonomiske situasjon. Fellesrådet tar regnskapsrapporten til orientering.
MØTEBOK Side : 6 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.:f12-23 Sak: Utvidelse av gravplass og p-plass ved Steine og Kolvereid kirker Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): Brev til Nærøy kommune SAKSOPPLYSNING: Oppsummering av arbeidet fram til i dag: I fellesrådsmøtet den 19.12.11 hadde vi saken vedr. P-plass ved Kolvereid kirke og gravplass ved Steine kirke opp til første behandling. Fellesrådet gjorde da følgende vedtak: Kolvereid: Fellesrådet v/ kirkevergen ber kommunen om å utrede planer for utvidet parkeringsplass og flere gravplasser ved Kolvereid kirke, og ber om at planene innarbeides i kommende økonomiplan. Steine: Kirkevergen setter i gang prosessen og legger fram saken på neste møte. Utvidelse av parkeringsplassen ved Steine kirke tas med og inkluderes i samme sak. Kirkevergen sendte brev til Nærøy kommune den 08.02.12 med utgangspunkt i vedtakene og beskrivelse av dagens situasjon. Kirkevergen mottok svarbrev datert den 29.02.12 fra Nærøy kommune v/ Gretha M. Fosseng hvor de ba fellesrådet gi mer konkret tilbakemeling om ønsket samlet areal osv. Kirkevergen tok kontakt med Bjørn Gunnes hos bispedømmerådet som gav råd i forhold til videre arbeid og planlegging. Kirkegårdsutvidelse er et omfattende og krevende arbeid både med hensyn til utredning, planlegging og økonomi. Den nye kirkegårdsboka av Helge Klingberg tilsier at en kirkegårdsplan skal inneholde følgende deler: a) Oversiktsdel: beliggenhet, grenselinjer, trafikkforhold, plassering av gamle og nye gravfelt b) Teknisk del: gravminner med evt. særskilte bestemmelser, veger, bygninger, beplantning, inngjerding, planering, drenering, vannpost m.v. og gravplan c) Beskrivelse: jorddybde og jordbunnsforhold, illustrasjon av nåværende og framtidig situasjon. Fellesrådet har ikke økonomi til å forsvare dette arbeidet med egne midler. For å få innspill ift videre framdrift innkalte kirkevergen arbeidsutvalget til et møte den 19.03.12.
AU vedtok å starte neste fellesrådsmøte den 19. april med oppmøte på Steine kirkegård for å foreta en befaring og vurdering sammen med grunneier Terje Solbakk, Ivar Arne Aarmo og kirketjener Yngve Pedersen. Behovet for utvidet P-plass skulle vurderes samtidig. AU vedtok også å be om et møte med kommunen v/ ordfører og rådmann vedr. behovet for utvidet P-plass ved Kolvereid kirke, hvor fellesrådsleder skulle møte sammen med kirkevergen. Etter kirkebrannen i Vikna, ønsket vi også å ta opp spørsmål vedr. brannsikring av kirkebygg og inventar. Fellesrådsleder og kirkeverge ble invitert til et møte med ordfører og rådmann fredag den 13. april hvor vi drøftet følgende saker: Vedr. Kolvereid kirkegård og P-plass, er det særlig P-plassen som er et stort problem pr. i dag. Kommunen lovte å se på området i tilknytning til p-plassen for å vurdere mulighetene for utvidelse. Inntil videre påpekte de at vi bør organisere p-vakter når vi vet at det blir mange besøkende, for å sikre fri ferdsel til og fra kirken. Vi informerte også om endringen i gravferdsloven som stiller krav om tilrettelagte graver og andre livs- og trossamfunn, og at loven pålegger fellesrådet å ha et årlig møte med disse for å få innspill om deres ønsker og behov i tilknytning til gravferder. Vi vil invitere til et møte i vår eller tidlig høst. Da vil vi få kjennskap til evt. ønsker om eksempelvis gravlegging i uvigslet jord, slik at vi får det med i den videre planleggingen. Vedr. Steine kirkegård og P-plass, er det mangelen på gravplasser som er utgangspunktet for behovet for utvidelse. Med hensyn til behov for kvalifisert kompetanse, informerte vi om at tidligere kirkeverge Ivar Arne Aarmo har sagt seg villig til å utrede planer for en utvidet kirkegård. Det vil imidlertid innebære at kommunen bidrar med ekstra lønnsmidler, og at dette blir et eget prosjekt de må legge inn i sine budsjetter. Det haster med å få igangsatt dette arbeidet. Vi håper på positiv tilbakemelding fra kommunen vedr ekstra lønnsmidler slik at planleggingen kan komme i gang allerede i høst. Vi informerte også om behov for utvidelse av P-plassen i forlengelse med utvidelse av kirkegården. Videre orienterte vi om de andre vedlikeholdsbehovene ved våre kirker. Vi skulle også få tilbakemelding om kommunen kan bistå med årlig branntilsyn i våre kirker. Etter befaringen behandlet vi saken i fellesrådet, og gjorde følgende vedtak: Steine kirkegård og p-plass: Utvidelse av kirkegården på Steine må prioriteres. Grunneier deltok på befaringen den 19.april og er entydig positiv til en utvidelse. Med utgangspunkt i størrelse pr. kistegrav og antatt behov 30 år framover, vil behovet for utvidelsen tilsvare et areal på til sammen 3 mål, hvorav 2 mål til kirkegård og 1 mål til utvidet parkeringsplass. Fellesrådet ved kirkevergen ber Nærøy kommune gjennomføre forhandlinger og signering med grunneier, samt sette av nødvendige midler til disposisjon gjennom særskilt bevilgning til både planlegging, arealoverdragelse og utførelse av selve arbeidet. Kolvereid kirkegård og p-plass: Utvidelse av parkeringsplassen ved Kolvereid kirke må prioriteres. Fellesrådet ved kirkevergen ber kommunen om å se på området i tilknytning til parkeringsplassen for å vurdere mulighetene for utvidelse. Inntil videre må Kolvereid menighetsråd organisere parkeringsvakter ved større arrangement for å sikre fri ferdsel til og fra kirken. Fellerådet vil komme tilbake til et evt. behov for spesielle tilrettelagte gravplasser etter møtet med andre livs - og trossamfunn, samt en beregning av estimert behov for gravplasser ved Kolvereid kirkegård i et langtidsperspektiv. Vi ønsker også tilbakemelding vedr behovet for årlige branntilsyn i våre kirker.
Dette ble videreformidlet i et brev kirkevergen sendte til Nærøy kommune, Drifts- og utviklingsavdelingen den 09.05.12. Kirkekontoret fikk tidlig en positiv bekreftelse på forespørselen om branntilsyn. NA skrev deretter en artikkel om behovet for kirkegårdsutvidelse og større P-plass med utgangspunkt i brevet til kommunen. Da vi ikke hadde fått noen tilbakemelding vedr. kirkegården på Steine eller P-plassen på Kolvereid, ringte undertegnede til Gretha Fosseng den 13.juni for å høre om det har skjedd noe mer i saken. Hun svarte at hun hadde fått beskjed om å avvente videre oppfølging, inntil saken har vært politisk behandlet. Undertegnede sendte da en e-post til Håvard Hernes med kopi til ordfører og rådmann med forespørsel om disse sakene skal behandles på kommende kommunestyremøte. Rådmann Arnt Wendelbo sendte følgende svar på henvendelsen den 17.06: Jeg oppfatter det slik at vi først må få ned noe konkret på dette. Når det gjelder parkeringsplassen var det aktuelt å se på de alternativene som finnes og så foreta en kalkyle før vi går til pol. behandling. Når det gjelder Steine må en her ta stilling til størrelsen, deretter forhandle med grunneier. En smule plan er videre nødvendig for å beregne opparbeidelseskostnadene. Disse arbeidene burde ha vært kommet så langt at prosjektene kan innarbeides i budsjett 2013, eller kommende økonomiplan. Budsjettarbeidet starter i månedsskiftet juni/juli. Jeg vil i tilegg til dette oppdatere meg i forhold til status i de tekniske vurderingene. Kirkevergen inviterer Bjørn Gunnes fra Nidaros bispedømme til en befaring og felles rådslagning med Nærøy kommune, samt opprettholder kontakten med rådmannen i forhold til videre planlegging og framdrift i saken.
MØTEBOK Side : 9 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.: F12-24 Sak: Restaurering av vinduer og maling av Lundring kirke. Behandling av anbud. Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): Brev med forespørsel om anbud og innkomne anbud. SAKSOPPLYSNING: Oppsummering av arbeidet fram til i dag: Joar Hamlandsø og Yngve Pedersen var på befaring på Lundring den 16.03.12. Hamlandsø gav kirkevergen en muntlig rapport om funnene etter befaringen, da han verken hadde anledning til å lage en større skriftlig rapport eller levere anbud. Følgende hovedfunn ble notert av kirkevergen: -Vinduene er restaurerbare. Lundring kirke har originalvinduer med treplugger. De er derfor verdifulle og bør ikke skiftes ut. Det er også brukt gode materialer som holder lengre enn det som brukes i dag. - Vinduene i tårnet og i trappeoppgangen har vært skiftet ut tidligere. Noen av dem er punkterte, og bør skiftes. De øvrige bør males utvendig. - Vinduene på nordveggen må skrapes, kittes, freses i sprossene og males, men er ellers i god stand. - Vinduene på sørveggen er i dårligst forfatning. Nedre del av vinduene må sannsynligvis skiftes. Det har heller ikke vært tett mellom vindu og vannbrett, slik at det har blitt råte i underkarmen. Man kan i tillegg forvente å finne råte under disse vinduene. - I tillegg trenger kirken å males utvendig og i våpenhuset burde vegger og tak vært pusset opp/ malt og gulvet burde vært slipt og lakket. Da Hamlandsø selv ikke hadde anledning til å komme med anbud, anbefalte han kirkevergen å spørre Kjell Sæternes på Vikna. Han kunne heller ikke påta seg jobben av personlige årsaker, men anbefalte oss å spørre Anders Våseth som driver eget firma. Han leverte et skriftlig anbud den 18.04.12.
Da Lundring kirke er verneverdig, må det sendes søknad om godkjenning til Nidaros biskop og riksantikvaren. Søknaden skal inneholde beskrivelser og skisser av planlagt arbeid, samt at anbudene skal legges ved. I møtet den 19. april fattet fellesrådet følgende vedtak: Kirkevergen utarbeider en mer utførlig liste over vedlikeholdsbehovene ved Lundring kirke i samarbeid med Søren Skagemo, og innhenter flere anbud. Søren Skagemo og kirkevergen møttes den 26. april for å drøfte innholdet i brevene med forespørsel om anbud på restaurering av Lundring, Foldereid og Gamle Nærøy kirke. Brevet ble sendt til firmaene Astra og Multibygg den 04.05.12. Etter anbefaling fra Joar Hamlandsø ble det sendt en forespørsel om anbud på restaureringsarbeidet av vinduene på Lundring kirke til Tor Jonny Hansen den 09.05., en lokal snekker som har skaffet seg kompetanse på området. Jeg fikk aldri kontakt med Verdal snekkeri og Spillum Dampsag, og har derfor ikke sendt noen forespørsel dit. Skagemo og kirkevergen valgte å ta med Foldereid kirke i anbudsforespørselen for å få et samlet kostnadsoverslag da fellesrådet har begrensede lånemidler til disposisjon. Kirkekontoret har pr. i dag mottatt 2 anbud, fra Anders Våseth og Astra Bygg og Entreprenør AS. Multibygg og Tor Jonny Hansen har sagt seg interessert i å komme med anbud, men disse var ikke kommet kirkekontoret innen 19. juni. Kirkevergen kontakter Multibygg og Tor Jonny Hansen og ber om et skriftlig anbud som må være oss i hende innen 1. juli 2012. Kirkevergen innkaller til møte i arbeidsutvalget tirsdag 3. juli for behandling av innkomne anbud. Fellesrådet gir arbeidsutvalget mandat til å velge firma.
MØTEBOK Side : 11 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.: F12-25 Sak: Utbedringer av redskapshus og pauserom i Foldereid Vedlagte dokumenter (utsendt): Møtereferat og prisoverslag, e-post fra Liv Pedersen, Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNING: Kirketjener Terje Kvalø og kirkevergen var til stede under menighetsrådsmøtet i Foldereid den 18. april i år for å drøfte et mulig samarbeid vedr utbedringer av redskapshuset i Foldereid. I pauserommet er veggene angrepet av sopp og mugg. I tillegg er portene i svært dårlig forfatning. Etter befaring og drøfting i møtet, ble det konkludert med å sette ned en arbeidsgruppe som skulle beskrive utbedringsbehovene, foreslå løsninger og innhente priser. De utvalgte ble Aslaug Vevelstad Aune, (leder i minnefondet og leder av arbeidsgruppen), Knut Rosenvinge og Jann Inge Rosenvinge, Terje Kvalø. De hadde møte etter dugnaden på Foldereid den 9. mai. Kirkevergen mottok en oppsummering fra møtet samt et prisoverslag den 16. mai. Prisoverslaget fra arbeidsgruppen er pålydende kr. 55 300,-. Det inkluderer alt materiell unntatt pris på rør, som skal undersøkes nærmere. Arbeidet er i hovedsak tenkt utført på dugnad. I samråd med fellerådets leder, valgte kirkevergen å innkalle til et hastemøte i AU den 25.05, for å drøfte saken med flere og komme raskt i gang med en utbedringen. I tillegg til soppskadene som gjør pauserommet ubrukelig, er nå den ene porten i redskapshuset helt ødelagt, slik at det i realiteten står helt åpent. Da vi nærmer oss ferieavvikling, og ikke har neste fellesrådsmøte før den 20.juni, bør vi komme i gang med arbeidet så raskt som overhodet mulig. Kirkevergen har i tillegg fått vite at Foldereid kirke fyller 150 år i 2013. Fellesrådet har stram økonomi og lite penger til vedlikehold. Kirkevergen ba AU vurdere et samarbeid med Foldereid menighetsråd både mht de økonomiske og praktiske utfordringene. AU gjorde følgende vedtak:
1. AU ber Foldereid menighetsråd undersøke om de har mulighet til å bidra med min. kr. 20 000,- til reparasjon av redskapshuset og opp-pussing av bårerommet. 2. Kirkevergen spør Knut Rosenvinge om han kan påta seg å være arbeidsleder for dugnadsarbeidet. Oppdraget innebærer: Bestilling/ innkjøp og kvittering for materiell i henhold til kostnadsoverslaget fra arbeidsgruppen Planlegging av dugnader Innkalling av arbeidsfolk og arbeidsledelse under dugnadene Kvalitetssikring av prisene i samråd med kirkevergen Knut Rosenvinge tilbys en godtgjøring for arbeidet etter avtale med kirkevergen. 3. Dreneringsarbeidet v/ kirkevergens stab igangsettes snarest mulig. Prosten kontaktet bispedømmet som informerte om at arbeidet med redskapshuset ikke måtte godkjennes av dem, derimot skal endringene i bårerom/ pauserom sendes dem for godkjenning, da rommet ligger i selve kirkebygget og innebærer både bruks - og fasade - endring pga innsetting av vindu. Knut Rosenvinge sa ja til å lede dugnadsarbeidet jfr. beskrivelsen ovenfor, og Foldereid menighetsråd har bevilget kr. 20 000,- av egne midler til dette prosjektet. Begge deler betyr svært mye for å få realisert dette arbeidet nå. Det er også bestilt container til treverk som skal rives. Dugnadsarbeidet er tenkt påstartet i disse dager. Utskifting av port og riving/ utskifting av råtebefengt treverk på redskapshuset prioriteres først. Pga uvanlig mange begravelser over lang tid, har kirkevergens ansatte ikke anledning til noe dreneringsarbeid inntil videre. Fellesrådet ber om at arbeidet settes i gang snarest mulig.
MØTEBOK Side : 13 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.12.12 Sak nr.: F12-26 Sak: Fellesrådets økonomiske situasjon Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER Fellesrådets budsjett for 2012 er skåret ned til et minimum av forventede utgifter, samt at forventede inntekter på festeavgiften var satt kunstig høyt. Hvis nåværende inntekter på festeavgift blir noenlunde de samme ut året, vil vi få inn ca halvparten av budsjetterte inntekter på festeavgift. For å få budsjettet i balanse, ble det også lagt inn en forventet innsparing på kr. 120 000 i løpet av 2012. SAKSVURDERING Vurdering av muligheten for innsparinger: Kirkevergen skal drifte et kontor med til sammen 15 ansatte, og sørge for forsvarlig drift og vedlikehold av 8 kirker, 8 kirkegårder og 1 menighetshus. De fleste og de største utgiftspostene styres ikke av kirkevergen, som lønn, pensjon, forsikring, husleie, etc. Energi er også en stor utgiftspost. Selv om vi kan øke fokuset enda mer på strømsparing, blir innetemperaturen også påvirket av vær - og vind- forhold. I tillegg er strømprisene uforutsigbare. De største utgiftspostene er det vanskelig å kutte ned merkbare summer på. Vi har også ansvar for flere store maskiner, som gravemaskin, senkeapparater, snøfresere, gressklippere, hengere, med mer, som hele tiden må være i løpende drift. Hvis noe går i stykker, må det repareres. På budsjettet har vi eksempelvis bare kr. 7000,- til sammen til reparasjoner innenfor avd. kirker og kirkegårder. Det sier seg selv at det skal utrolig lite til før dette beløpet overskrides. Servicen på gravemaskina i fjor kostet eksempelvis kr. 10.000 alene. Vi har også flere gressklippere i drift hele sommeren. De to store måtte på reparasjon nå i juni, midt i den travle gress-sesongen, sannsynligvis fordi vi ikke har kostet på årlig vedlikehold av gressklippere de siste årene. Jeg har enda ikke fått faktura på de reparasjonene, men kirkevergen har bedt om et tilbud på en serviceavtale for å vurdere det som et alternativ. Det er en mer forutsigbar utgift enn akutte reparasjoner. Kirkevergen har også bedt om et tilbud på leasing av en ny gressklipper (ca. kr. 100.000,- i innkjøp), for å sammenlikne det med dagens utgifter.
Konklusjonen er at det også er urealistisk å se noen mulighet for innsparing på dette området. Her er det heller muligheter for budsjettoverskridelser. Vi har også gått til innkjøp av nye lydanlegg uten å ha full inndekning i budsjettet. Her har kirkevergen søkt om fondsmidler og skal i tillegg sende tiggerbrev til lokale næringsdrivende og ulike lag og foreninger i kommunen. Kirkevergen ser det om svært lite realistisk å spare 120 000 i driftsbudsjettet kr uten å iverksette drastiske innsparingstiltak som vil ramme ansatte og innbyggerne i Nærøy. Vurdering av muligheten for økte inntekter: Vår eneste reelle inntektskilde er festeavgiften. Den har ikke vært endret siden 2002, og er satt til kr. 50,- pr. år. Det har nettopp vært en landsomfattende undersøkelse vedr prisnivå på festeavgiften. Resultatene har enda ikke kommet, men de signalene kirkevergen har fått på de kursene hun har deltatt på, tilsier at vi ligger veldig lavt. Mange kommuner har økt festeavgiften til både 100,- og 150,- kr. Det er kommunestyret som fastsetter festavgiften, men fellesrådet kan foreslå endringer. 1. Kirkevergen bes utarbeide et saksfremlegg om økning av festeavgiften som forelegges fellesrådet i løpet av høsten 2012. Kirkevergen tar kontakt med kirkevergene i hele Nærøy prosti vedr. saken. 2. Kirkevergen orienterer Nærøy kommune v/ rådmannen om fellesrådets økonomiske situasjon.
MØTEBOK Side : 15 Offentlig X Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.: F12-27 Sak: MØTEPLAN for fellesrådsmøter høsten 2012 Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Kirkevergen har innhentet opplysninger om når det er formannskaps og kommunestyremøter i kommunen for å unngå at møtene våre legges samtidig. Kirkevergen er usikker på om vi skal ha 3 eller 2 møter i høst. Aktuelle møtedatoer i høst er: Torsdag 30. august Torsdag 18. oktober Fredag 14. desember Vi kan også fastsette to møter endelig, og ha det tredje som en mulighet hvis det blir behov. Fellesrådet vedtar fastsatt møteplan.
MØTEBOK Side : 16 Offentlig x Behandlet av: Fellesrådet Møtedato: 20.06.12 Sak nr.:f12-28 Sak: EVENTUELT Vedlagte dokumenter (utsendt): Andre dokumenter (ikke utsendt): 1. SIGNATURRETT OG PROKURA Sparebanken Midt Norge har tatt kontakt med kirkevergen da de har fått opplysninger fra Brønnøysundregisteret om at kirkevergen ikke står oppført med signaturrett og prokura. Hun står kun oppført som daglig leder av Nærøy kirkelige fellesråd. Kirkevergen har tatt kontakt med Brønnøysundregisteret for å be om riktig skjema, men ble da henvist til Statistisk Sentral Byrå, da det var spesielle ordninger for bl.a. kirkelige fellesråd. SSB bekreftet dette da kirkevergen tok kontakt. De ba om å få tilsendt kopi av vedtak på at kirkevergen har signaturrett og prokura på vegne av Nærøy kirkelige fellesråd. Nærøy kirkelige fellesråd bekrefter at kirkeverge Reidun Gutvik Korssjøen har signaturrett og prokura på vegne av Nærøy kirkelige fellesråd. Vedtaket signeres av leder Einar Eidshaug og videresendes Statistisk SentralByrå. 2. VAKTLISTE VEDR. BEMANNING AV BOD UNDER KOLVEREIDDAGENE Kirkevergen har bestilt bod til årets Kolvereid-dager. Vi synes det er viktig at kirken er synlig i lokalmiljøet også ved slike arrangement. I den anledning er det ønskelig med frivillige fra de ulike menighetsrådene i Nærøy til å bemanne boden sammen med ansatte på kirkekontoret. Lederne av menighetsrådene i Nærøy utfordres til å hjelpe kirkekontoret med skaffe aktuelle frivillige til å ta en vakt à to timer fra kl. 10.00 18.00 torsdag 9. august til lørdag 11. august. Det er utarbeidet brosjyrer med bilder og kort omtale av alle kirkene i Nærøy. Vi vil også servere kaffe og twist, med mer.