INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE

Transkript

1 Møte 1/2014 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Mandag 27. januar kl i Winthersgt 8

2 Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato Møtetid kl. 18:00 Møtested på Kirkesjefens kontor Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Ann Lisbeth Leifsen, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Ingrid Mjøen, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Bjarne Imenes), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 17 desember Meldingssaker 001 Prostens 10 minutter 002 Kirkesjefens 10 minutter Vedtakssaker Sak 001/14 Brannsikring Langangen kirke Sak 002/14 Livssynsnøytralt seremonibygg - Eidanger kirkegård Sak 003/14 Tørmo kapell - rehabilitering Sak 004/14 opprettelse av prosjektstilling, gravplass Vel møtt! Porsgrunn Ole Johnny Dahle Leder

3 Winthersgate PORSGRUNN Tlf: Faks: Porsgrunn Møtebok Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Kirkesjefens kontor Tilstede: Ivar Gundersen, Tor Ellefsen, Ann Lisbeth Leifsen, Morten Fleischer, Ole Johnny Dahle, Elin Aasheim og Hans Jørgen Rohde. Meldt forfall: Ingrid Sofie Mjøen, Ole Henrik Lia og Leif Bryn. Fra Administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. Innkallingen og referat fra sist møte, 26. november 2013, ble godkjent. Orienteringssaker 015 Prostens 10 minutter Orientering om bispevisitas i Klevstrand og Porsgrunn sogn. Prosten understreket biskopen fokus på strategisk tenking i menighetene. 016 Kirkesjefens 10 minutter Status byggekomite/prosjektleder. Kirkesjef og leder av byggekomité har sammen med kommunens eiendomsavdeling gjennomført intervju og har valgt ny prosjektleder. Hamin Rad fra AL-Høyer er engasjert som ny prosjektleder. Utvendig sprinkling av Eidanger kirke er satt ferdigstilt, og satt i drift Bystyrets vedtak i reguleringsplanen Bystyrets vedtak Handlingsprogram Tørmo kapell er stengt fra og med 13. desember 2013

4 Vedtakssaker Sak 031/13 Økonomirapport pr november 2013 Økonomirapporten tas til etterretning. Fellesrådet uttrykker tilfredshet for nytt oppsett av rapporten. Ved neste rapport blir avvik vist i egen kolonne. Sak 032/13 Driftsbudsjett 2014 Det ble fremmet 2 endringsforslag. Preluderingsmidler; overføring til menighetsrådene økes til kr Avgift for preludering økes til kr 750,-. Begge forslagene ble vedtatt Forslaget, med de beskrevede endringer, vedtas som fellesrådets budsjett for Administrasjonen orienterer menighetsrådene om andel preluderingsmidler, og gir samtidig opplysning om fellesrådets bidrag til hver menighet for kjøp av Norsk salmebok Administrasjonen koordinerer bestilling (sammen med det antall menighetsrådene selv ønsker å supplere bestillingen med, og avklarer eventuelt ønske om preging av bøkene. Sak 033/13 Handlingsprogram Forslaget vedtas som fellesrådets Handlingsprogram. For 2014 ble kr 0,5 mill disponert slik administrasjonen foreslo: Brevik kirke: Nytt kjøleaggregat for bårerom, kr Tørmo kapell: Nytt kjøleaggregat for bårerom, kr Eidanger kapell: Nytt kjøleaggregat for bårerom, kr Vestre kirke: Nødvendige reparasjoner av kirkeklokker, kr Herøya kirke: Utskifting av motor, med mer, kirkeklokker; kr Herøya kirke: Nye vinduer i inngangsparti, kr Buffer: kr Administrasjonen sender brev til menighetsrådene for å få innspill til disponering av vedlikeholdsposten for de neste årene i Handlingsprogrammet ( ).

5 Sak 034/13 Møteplan 1. halvår 2014 Forslaget vedtas som fellesrådets møteplan 1. halvår 2014: Mandag 27. januar Tirsdag 25. februar Tirsdag 25. mars Tirsdag 20. mai Tirsdag 17. juni Tidspunkt for møtene er kl Sak 035/13 Konstituering 2014 Ole Johnny Dahle, Klevstrand menighet, ble valgt som leder for ett år. Tor Ellefsen, Porsgrunn menighet, ble valgt som nestleder for ett år. For Johannes Sørhaug kirkesjef

6 Arkivsak 05/00048 Dato: Arkivsak-navn: Kirkebygg, vedlikehold, inventar og utstyr Saksbehandler: js Dokumentnavn: Brannsikring Langangen kirke Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /14 Arkivkode: 411 Utvalgssaksnr.: 001/14 Saksfremstilling Bystyret vedtok i sitt handlingsprogram å bevilge kr 3,5 mill til brannsikring av Langangen kirke. Fellesrådet har i flere år hatt fokus på kirkebyggenes brannsikkerhet. Bystyrets vedtak er i tråd med de vedtak fellesrådet har gjort. Bevilgningen er basert på erfaring fra sikring av Eidanger og Vestre Porsgrunn kirker. Kirkesjefen foreslår at prosjektet påbegynnes så fort som mulig, og gjennomføres med bistand fra kommunens eiendomsavdeling. Forslag til vedtak Brannsikring av Langangen kirke igangsettes. Vedtak

7 Arkivsak 05/00049 Dato: Arkivsak-navn: Kapeller, vedlikehold, inventar og utstyr Saksbehandler: js Dokumentnavn: Livssynsnøytralt seremonibygg - Eidanger kirkegård Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /14 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 002/14 Saksfremstilling Bystyret har i sitt siste budsjettvedtak bevilget kr 25 mill til dette prosjektet (5 mill i 2014 og 10 mill i hvert av de to påfølgende år Fellesrådet har hatt dette som innspill til budsjettbehandlingen siden 2007, og det ble da satt av midler til et forprosjekt. Forprosjektet ble avsluttet i 2009, og ut fra de kjente behov (innhold og størrelse) ble det gjort et kostnadsestimat på kr 35 mill. Kirkesjefen anbefaler at fellesrådet vedtar å sette prosjektet i gang. Videre anbefales at fellesrådet benytter kommunens prosjektmodell med kommunal prosjektleder for å realisere seremonibygg innen bevilget kostnadsramme. Administrasjonen ønsker at det skal legges vekt på tilstrekkelig antall sitteplasser, ca 300, og at det blir et bygg som blir oppfattet som verdig. Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar at prosjektet igangsettes med en kostnadsramme på kr 25 mill, og at kommunens prosjektmodell benyttes for gjennomføring av realisering av seremonibygget. Vedtak

8 Arkivsak 05/00049 Dato: Arkivsak-navn: Kapeller, vedlikehold, inventar og utstyr Saksbehandler: js Dokumentnavn: Tørmo kapell - rehabilitering Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /14 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 003/14 Saksfremstilling Rehabilitering av Tørmo kapell er nå fullfinansiert gjennom bystyrets siste budsjettvedtak. Det har vært reist spørsmål om behovet for kapell på Tørmo kirkegård. Bakgrunnen er at det er i underkant av 50 graverder årlig på Tørmo og at det er kort avstand til Vestre Porsgrunn kirke. Ved å bygge livssynsnøytralt seremonibygg på Eidanger vil dette behovet være dekket for hele fellesårdsområdet. Kostnadene til rehabilitering er beregnet til kr 8,5 mill. Ved eventuelt riving og etablering av klokketårn anslås en kostnad på ca kr 2,5 mill. I rehabiliteringsoverslaget ligger også noen kostnader knyttet til gravplassen på kr 1,0 mill. Fellesrådet har tidligere fått plan for rehabilitering forelagt og er kjent med innholdet i planen. Det har også vært kontakt mellom kommunens og fellesrådets ledelse om saken. Ut fra en helhetsvurdering anbefaler kirkesjefen at prosjektet med rehabilitering igangsettes. Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar at rehabilitering av Tørmo kapell igangsettes. Vedtak

9 Arkivsak 05/00107 Dato: Arkivsak-navn: Stillingsbeskrivelser, søknader, søkerlister Saksbehandler: js Dokumentnavn: opprettelse av prosjektstilling, gravplass Dokumentnummer: 05/ Løpenummer: /14 Arkivkode: 211 Utvalgssaksnr.: 004/14 Saksfremstilling Administrasjonen foreslår at det opprettes en prosjektstilling i inntil 3 år med hovedoppgaver knyttet mot gravplassforvaltning. Finansiering og kompetanse. Vi ønsker å rektruttere til en prosjektstilling med landskapsarkitektkompetanse eller tilsvarende. Det medfører en sannsynlig avlønning i lønnsramme 5, opp mot kr pr år inklusiv sosiale kostnader. Finansiering av stillingen foreslås gjennom å redusere kirketjenerstillingen i Porsgrunn menighet, der den av kirketjenerne som har 100% stilling slutter i august Det resterende finansieres med økte festeavgifter fra Arbeidsoppgaver i prosjektet. Administrasjonen ønsker at prosjektstillingen skal ha fokus på gravplassene i Porsgrunn. Utarbeidelse av gravplassplan for år framover Utarbeidelse av verneplan for gravminner med spesiell (kultur)historisk verdi samt kriterier for hva som skal vernes og hvor det skal plasseres. Utarbeidelse av plan for etablering av Navnet minnelund på Eidanger og vurdere om det er mulig med slik etablering også på Østre Porsgrunn kirkegård. Til stillingen legges også oppgave med å gjennomføre nødvendige oppmålinger og gjøre nødvendige tilpasning av gravene i samarbeid med kommunens GEOdata avdeling, på samme måte som nå er gjort på Tørmo. Det skal utarbeides nytt kartsystem for gravplassene i Porsgrunn. Kirketjenerfunksjonen. Administrasjonen foreslår å redusere kirketjenerstillingen til 40% i prosjektperioden. Dette sammenfaller bra med arbeidet med ny kirke der det, kan hende, blir behov for kirketjener med annen kompetanse. Vi mener 40% stilling vil være forsvarlig for å gjennomføre de kirkelige handlingene i perioden. Forslag til vedtak Fellesrådet oppretter en 3 års prosjektstilling fra august 2014 med arbeidsoppgaver og finansiering som beskrevet i saksfremstillingen. Vedtak