INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE

Transkript

1 Møte 02/2015 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Fredag 16. januar kl i Winthersgt 8

2 Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato Møtetid kl. 15:00 Møtested Winthersgt 8 Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Ole Henrik Lia, Morten Fleischer, Gjertrud Eide, Tor Ellefsen, Ole Johnny Dahle, Bjarne Bryn, Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Leif Bryn og Hans Jørgen Rohde. Kopi av innkallingen sendes: Inger Auen (verneombud), Eidanger menighetskontor, Klevstrand menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, Eidanger m.råd, Brevik m.råd, Klevstrand m.råd, Porsgrunn m.råd og sogneprestene (Ivar Brobakken, Bjarte Tysvær, Aud Bergheim og Bjarne Imenes), samt revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 8. januar Meldingssaker 003 Prostens 10 minutter 004 Kirkesjefens 10 minutter Vedtakssaker Sak 003/15 Prekvalifiseringsgrunnlag Østre Porsgrunn kirke Vel møtt! Porsgrunn Ole Johnny Dahle Leder

3 DEN NORSKE KIRKE Winthersgate PORSGRUNN Tlf: Faks: Porsgrunn Møtebok Møtedato: Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Winthersgt 8 Tilstede: Ivar Gundersen, Elin Aasheim, Tor Ellefsen, Gjertrud Eide, Hans Jørgen Rohde, Ole Johnny Dahle, Ole Henrik Lia og Morten Fleischer. Meldt forfall: Leif Bryn og Bjarne Bryn. Fra administrasjonen møtte Kerstin Elisabeth Aas og Johannes Sørhaug. Sakliste Innkallingen og referat fra sist møte, 16. desember 2014, ble godkjent. Som eventueltsak tas opp et innspill fra ØPK-prosjektet. Meldingssaker 001 Prostens 10 minutter Orientering om brev sendt menighetsrådene og møter i forbindelse med sognegrenser 002 Kirkesjefens 10 minutter Status forsikringsoppgjør. Etter flere møter med overlevering av tilbud og krav ble partene enige om sluttoppgjør (påbud og rest inventar) Fellesrådet uttrykker tilfredshet over resultatet.

4 Sak 001/15 Driftsbudsjett 2015 Vedtak: Fellesrådet vedtar forslaget som sitt driftsbudsjett for Forslag driftsbudsjett hovedposter 2015 regnskap opprinnelig forslag pr budsjett 2014 budsjett 2015 Inntekter Brukerbetaling, salg, avgift, leieinntekter , , , Refusjoner/overføringer , , , Kalkulatoriske inntekter , , , Statlige tilskudd , , , Rammeoverføring kommune , , ,00 disposisjoner , ,00 sum inntekter , , ,00 Utgifter Lønn og sosiale utgifter , , , Kjøp av varer og tjenester , , , Kalkulatoriske kostnader , , , Tilskudd og gaver , , ,00 Sum utgifter , , ,00 Sak 002/15 Handlingsprogram I møtet ble alle innspill til handlingprogrammet, og administrasjonens forslag til prioritering vist. Som meldt i innkallingen ble det også lagt frem forslag til budsjett for prosjekt Østre Porsgrunn kirke: Vi har fått fram noen poster, og det er noe usikkerhet i hver av dem: Arkitektkonkurranse ,- Prosjektledelse ,- Prosjektering høsten ,- Annet ,- Interne kostnader kirkesjef ,- SUM uten interne kostnader ,- Hvis det kan settes av eks. mva så bør vi kunne styre innenfor og under det.

5 Med interne kostnader bør det være ,- eks mva. Det er selvsagt ikke noe mål å bruke disponeringen opp, men samtidig slipper vi å måtte be Fellesrådet om mer underveis i Hovedsaken er å styre prosjektet innenfor den totale rammen med mindre fokus på periodisering. Vedtak: Fellesrådet vedtar forslaget som sitt handlingsprogram for perioden , med ett tillegg: Innbruddsalarm Brevik kirke prioriteres i Handlingsprogrammet er vedlagt. Som budsjett for ØPK-prosjektet ble gjort følgende vedtak: Kr 5,0 eks mva bevilges til prosjekt Østre Porsgrunn kirke i Midlene hentes fra balansekonto «Brannerstatning investering». HANDLINGSPROGRAM PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD uprioritert Eidanger kirke elanlegg innvendig maling og kalking istandsette steingjerde og større port Herøya kirke elanlegg inngangsparti/glassfasade utvendig maling kirke og tårn belysning kirkerom Sliping av gulv kirkerom ny fyrkjele og opplegg for vannbåren varme renovering sanitæranlegg nytt ventilasjonsanlegg ny oppvaskmaskin oppgradering av uteanlegg Brevik kirke elanlegg utvendig maling vindu og dører utskifting av torvtak anneks delfinansiering belysning kirkerom Utvendig utbedring av murpuss og maling nytt tak kirke og tårn maling menighetssal renovering sanitær og vvs varmepumpe/takvifte innbruddsalarm 75000

6 Langangen kirke elanlegg reperasjon grunnmur og konstruksjon utvandig maling maling av gulv innbruddsalarm Stranda kapell elanlegg utvendig maling innvendig maling nytt gulv uthus Vestre kirke elanlegg utvendig maling innvendig maling våpenhus etablere nytt kjølerom kister maling gjerde Østre kapell elanlegg slipe og lakke gulv utvendig maling Stridsklev kirke utvendig oppgradering sum Eventuelt: Orientering om status i ØPK-prosjektet Fellesrådets administrasjon fikk tilsendt forslag til justert prekvalifiseringsgrunnlag like før fellesrådsmøtet. Kirkesjef og leder av fellesrådet vurderte dette som en så viktig sak at den ikke ble lagt fram som vedtakssak, men forslaget ble utdelt i møtet, og endringene etter forrige presentasjon ble sett på. Særlig ble fokus rettet mot Innledningsavsnittet og kulepunktene under konkurransemål og prosjektmål. Når det gjelder punktet om jury så har fellesrådet følgende innspill til forslaget: FR støtter forslaget om en jury på 7 medlemmer bestående av: - Leder av Fellesrådet, leder av Menighetsrådet, representant foreslått av Menighetsrådet, geistlig representant, kirkesjefen - To arkitekter oppnevnt av NAL Med Faveo Prosjektledelse AS som sekretær juryen

7 Etter drøfting av innhold og prosess konkluderte fellesrådet med følgende framdriftsplan for behandling av Grunnlaget for prekvalifisering: - Saken behandles i byggekomiteen i sitt ordinære møte 13/1. Videre bes Porsgrunn menighetsråd uttale seg om forslaget i sitt ordinære møte 14/1. Fellesrådet innkalles til å behandle denne saken fredag 16/1 kl Innkalling til dette møtet sendes etter byggekomiteens møte. For Johannes Sørhaug Kirkesjef

8 Arkivsak 12/00006 Dato: Arkivsak-navn: Ny Østre Porsgrunn Kirke Saksbehandler: js Dokumentnavn: Prekvalifiseringsgrunnlag Dokumentnummer: 12/ Løpenummer: /15 Arkivkode: Utvalgssaksnr.: 003/15 Saksfremstilling I fellesrådets møte 01/15 ble det under Eventuelt tatt opp Grunnlag for prekvalifisering til Plan- og designkonkurranse med begrenset deltagelse. Fellesrådet ønsket saken nærmere utredet, ga noen synspunkter og besluttet ekstraordinært møte for å behandle denne saken. Videre var fellesrådet opptatt av at Porsgrunn menighetsråd fikk anledning til å gi eventuelle innspill til anbefalingen fra byggekomiteen. Prekvalifiseringsgrunnlaget ble behandlet på nytt i byggekomiteens møte i går, tirsdag Menighetsrådet har saken til uttalelse i kveld, onsdag Menighetsrådets innspill/kommentarer tas med og gjøres kjent i fellesrådets behandling av saken. Byggekomiteens anbefaling har tatt hensyn til de kommentarer fellesrådet hadde i sitt møte Det gjelder særlig noen av formuleringene knyttet til mål- og kriterier. I tillegg ser dere at Juryen (punkt A9) fra byggekomiteen anbefales opprettholdt slik fellesrådet vedtok under behandling av Mandat for planleggingsfasen i sak 033/14, punkt 3. Byggekomiteens anbefalte prekvalifiseringsgrunnlag er vedlagt innkallingen. Forslag til vedtak Fellesrådet vedtar byggekommiteens anbefaling til prekvalifiseringsgrunnlag for Østre Porsgrunn kirke. Vedtak Vedtak: